Lean focus op planning blijft. de sleutel naar efficënte inzet. van mensen en middelen

“Lean focus op planning blijft focus op planning de sleutelblijft naar inzet de efficënte sleutel naar efficiënte inzet van mensen en middelen” van mensen en middelen” Lean-project op de dienst elektrofysiologie Lean-project op deZOL dienst Neuro-Fysiologische onderzoeken

Projectleider: Tine Verheyden, hoofdverpleegkundige – Projectsponsor: Chantal Desticker, divisiemanager Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Ziekenhuis Oost-Limburg Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

LEAN = Naar ons zelf kijken, met een frisse, creatieve en open blik onze processen en procedures herbekijken; En ons de vraag stellen of de methode die we al jarenlang gebruiken in de huidige context nog de juiste is Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Projectorganisatie Stuurgroep

Projectgroep

Werkgroep

Werkgroep

•Neemt beslissingen en valideert fasen van het project. •Bewaakt en stuurt bij. • Komt 6-8 wekelijks samen. •In de projectgroep wordt het project opgevolgd en worden de afhankelijkheden bewaakt. •De projectgroep doet de voorbereiding van de besluitvorming. • Komt wekelijks tot 2 wekelijks samen. •In de werkgroepen gebeurt het inhoudelijk werk en worden deelprojecten uitgewerkt.

Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

4 Opleidingsdagen i.s.m. 1. Definieer 2. Meten 3. Analyseer en verbeter

4. Verbeter en controleer Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Opleidingsdag 1: Definieer • Een projectstructuur • “Sense of urgency” vastleggen

• De “meetfase” voorbereiden • “Een aantal workshops doen” • Projectfiche = werkfiche =communicatie-instrument Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg


Toepassing project EEG: Probleemstelling • Inefficiënte agendaplanning – Veel dal- en piekmomenten – Veel niet-geplande onderzoeken – Wisselende urgentie

• Lange wachttijden – Boekingsproblemen bij gecombineerde onderzoeken – Wachttijd 5 weken voor ambulant EEG Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Toepassing project EEG: Projectbeschrijving “Haalbare efficiënte planning van de onderzoeken binnen de dienst EEG voor zowel ambulante als gehospitaliseerde patiënten. Herorganisatie van het inboeken van onderzoeken. Efficiënte uitvoering van de geplande en niet-geplande onderzoeken binnen de dienst EEG. Duidelijke afspraken rond "dringende" aanvragen met alle betrokken afdelingen. “


Toepassing project EEG: Doelstellingen Omschrijving projectwaarde wachttijden

personeelstevredenheid

Indicator

Target

wachttijden binnen de afgesproken norm,

norm wachttijden afstemmen met stakeholder(s)

toename personeelstevredenheid bij volgende enquete

geen negatieve klachten over overbelaste agenda

credituren-verlof

agendabezetting

streefdoel credituren=0, verlofdagen einde van het jaar=0 bezettingsgraad


bezetting 90%

Toepassing project EEG: De projectfiche (1) Algemeen

Project Naam

leanproject: agendaplanning en agendauitvoering dienst EEG

Dienst / Zorgprogramma

GEEG/PP4

Projectleider

Tine Verheyden

Project sponsor

Chantal Desticker

Relevante begrotingsjaren

4 maanden

Programma Leden stuurgroep Tine verheyden (GEEG, B35, GRNE), Erik Christiaens (Afsprakenbeheer), Eric Janssen (IZ), Philip Janssen (HB+MC), Dr Raets (diensthoofd neurologie), Nicole Engelen (coord, spoedgevallen), Dorthy Schreurs (NIC), Anita vuylsteke (pediatrie), Liesbeth Paulissen (EEG AD°)

Leden projectgroep Teamleden Probleemstelling

personeel EEG, personeel CAB, neurologen

Beschrijving probleemstelling /actuele situatie / current state: Inefficiënte agendaplanning van dienst EEG met veel piek- en dalmomenten, veel niet-geplande onderzoeken met wisselende urgentiegraad. Ook de moeilijkheid van boeken bij gecombineerde onderzoeken binnen de EVP, waardoor fouten bij het boeken gebeuren en de wachttijden enorm oplopen

Proces dat wordt geïmpacteerd Objectief van het project

Relatie met strategie van het ziekenhuis/zorgprogramma

Scope project

planning en uitvoering van de onderzoeken efficiênt en haalbaar maken Toekomstige situtatie (To Be): Haalbare efficiënte planning van de onderzoeken binnen de dienst EEG voor zowel ambulante als gehospitaliseerde patiënten. Herorganisatie van het inboeken van onderzoeken. Efficiênte uitvoering van de geplande en niet-geplande onderzoeken binnen de dienst EEG. Duidelijke afspraken rond "dringende" aanvragen met alle betrokken afdelingen. Hoe relateert het project zicht tot de strategie van het ziekenhuis/dienst/zorgprogramma? Realisatie van groei: efficiënt en optimaal gebruik van huidige capaciteit en mogelijkheden- Kostenefficiënte werking-taakuitzuivering (boeken door vpk?)klantgerichttijd (wachttijden) Wat omvat het project? Wat omvat het niet?

IN

agendaplanning en personeelsplanning binnen dienst EEG

OUT

planning andere onderzoeken of combinaties van onderzoeken waaronder EEG , planning raadpleging neurologie


Toepassing project EEG: De projectfiche (2) Stakeholders en betrokken afdelingen

Dienst CAB (afsprakenbureel)

Omschrijving betrokkenheid / afhankelijkheid agendaplanning

2

IZ

dringende EEGaanvragen

1

HB+MC

dringende EEgaanvragen

1

Verpleegafdeling neurolgie

agendaplanning

1

Verpleegafdeling pediatrie

agendaplanning

1

NIC


1

Spoedgevallen


1

Raadpleging neurologie

dringende EEGaanvragen/agendaplanning

2

EEG

agendaplanning/efficiënte uitvoering van onderzoeken

18

neurologen

dringende EEgaanvragen

2

Erik Christiaens

aanmaak agenda

4

Liesbeth Paulissen

Leanproject:EEG agendaplanning campus AD (gekoppeld aan geheugenraadpleging)

1

Projectwaarde + indicator

Omschrijving projectwaarde wachttijden

personeelstevredenheid

credituren-verlof

x

Inschatting mensdagen

Indicator

Target

wachttijden binnen de afgesproken norm,

norm wachttijden afstemmen met stakeholder(s)

toename personeelstevredenheid bij volgende enquete

geen negatieve klachten over overbelaste agenda

streefdoel credituren=0, verlofdagen einde van het jaar=0


Toepassing project EEG: De projectfiche (3) Implementatiestappen

Implementatie Belangrijkste stappen

Uitvoering Startdatum

Einddatum

S1 objectieve tijdsmeting van de verschillende OZ (chronometer)

1-02-2012

1-03-2012

S2 objectiveren van het aantal dringende EEG/maand+bron van aanvraag S3 uitwerking nieuwe agenda ifv afstemming met alle stakeholders S4 opleiding en implementatie nieuwe agenda en nieuwe boekingswijze S5 evaluatie nieuwe agenda met stakeholders

1-02-2012

1-03-2012

1-03-2012

1-04-2012

1-04-2012

1-05-2012

15-05-2012

1-06-2012

Investering

%

Item / categorie

Nieuwe einddatum

Kost (EURO of minstens beschrijving)

Extern personeel

0

Apparatuur

0

Informatica

0

Verbouwingen

0

Inrichting

0

Divers: tijdsinvestering stakeholders+tijdsinvestering opleidingsuren+aanmaak nieuwe agenda

Risico's

Risico's

Maatregelen

wachttijden

Scoring

complexiteit: boeken+aanvragen vanuit verschillende diensten met wisselende urgentiegraad wisselende urgentie graad

buffers in agenda inbouwen

afhankelijkheid van andere diensten: tegenwerking?

duidelijke afspraken

Terugverdienwaarde 3 Kwaliteitsverbetering 2

2,8

Haalbaarheid 3 Strategische waarde

Waarom wordt afgeweken?

3


Opleidingsdag 2: Meten Controleer

Definieer

Verbeter

Meet

Analyseer Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Waarom meten ? – Objectief en juist startpunt analyse – Effect van verbetering kunnen meten (nulmeting en nameting) – Om te kunnen sturen – Instrument bij het verbetertraject (sense of urgency creëren)


Wat meten? • Voor je meet altijd observeren • Een exacte beschrijving geven van wat je gaat meten • Ondubbelzinnig, geen discussie achteraf • Meetbaar • Datacollectieplan


Toepassing project EEG: Meten = weten • Objectieve duur van een onderzoek (chronometer) • Objectivering van het aantal dringende EEG’s per maand • Wachttijd ambulant/gehospitaliseerd onderzoek • Bezettingsgraad van de agenda • Afstemming met stakeholders i.v.m. urgentiegraad van een onderzoek Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Toepassing project EEG: Het datacollectieplan EEG DATA COLLECTIE PLAN Meting

Type (X of Y, variabele of attribuut)

Eenduidige definitie

duur EEG

minuten

duur start EEG-einde

uitgangspt voor correcte agenda

duur EVP

minuten

duur start EVP-einde

uitgangspt voor correcte agenda chronometer

aantal dringende EEG

inbouwen in agenda

telling

#gehosp/#amb pt telling

inbouwen in agenda

telling

aanvragers dringende EEG

basis tot afspraken met stakeholders

aantal dringende EEG

Data tags (voor stratificatie) Waarom meten we dit?

Hoe gaan we meten?

Hoeveel gaan we meten?

Waar gaan we meten?

Wie?

104 maand februari

dienst EEG

vpk-hoofdvpk

maand februari

dienst EEG

vpk-hoofdvpk

maand februari

maand februari

dienst EEG

vpk-hoofdvpk

maand februari

maand februari

dienst EEG

vpk-hoofdvpk

maand februari

maand februari

dienst EEG

vpk-hoofdvpk

chronometreren


Wanneer gaan we meten?

Toepassing project EEG: Duur van een EEG 15min


Toepassing project EEG: Dringende EEG’s

25

Aantal onderzoeken

20

15

10

5

0

NIC

IZ

Spoed

MC Dienst


B35

HB

raadpl

Toepassing project EEG: Duur EVP : batterij 2 8

7

Aantal onderzoeken

6

5

4

3

2

1

0 57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

Aantal minuten


70

71

72

73

74

75

76

77

78

Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg 27/feb

26/feb

25/feb

24/feb

23/feb

22/feb

21/feb

20/feb

19/feb

18/feb

17/feb

16/feb

15/feb

14/feb

13/feb

12/feb

11/feb

10/feb

9/feb

8/feb

7/feb

6/feb

5/feb

4/feb

3/feb

2/feb

1/feb

Aantal onderzoeken

Toepassing project EEG: Verdeling patiënten EVP

12

10

8

6 gehosp

amb

4

2

0

Toepassing project EEG: Metingen Huidige schatting

Na meting

EEG (tijd)

15min

20min

EEG aan bed (tijd)

15min

40min !!

EVP (tijd)

Enkel : 45min Enkel : 45min Dubbel :75 min Dubbel : 70min

Verhouding AMB/GEHOSP

hoog


55%/45%

Opmerking

Er werd geen rekening gehouden met transport van en naar de afdeling

Toepassing project EEG: Input van stakeholders • IZ en NIC vraagt om in halve dagdelen te kunnen plannen (slot voorzien) • Dit slot kan eveneens gebruikt worden voor andere dringende onderzoeken • Slots voorzien voor gehospitaliseerde patiënten • Afspraak: dringende EEG-aanvragen via de neuroloog (om wildgroei te vermijden) Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Opleidingsdag 3: analyseer en verbeter Controleer

Definieer

Verbeter

Meet

Analyseer


Verzamel je ideeën “brainstorm”


Waarom?

Stel 5x de ‘waarom’ vraag, zo kom je tot de eigenlijke oorzaak van het probleem

Waarom?

Waarom? Waarom? Waarom? p. 26

7 + 1 categorieën van verspilling

“De goed georganiseerde werkplek”: 5S


Het verbeterbord


Opleidingsdag 4: Verbeter en controleer Controleer

Definieer

Verbeter

Meet

Analyseer


Opleidingsdag 4: Verbeter en controleer • Maak fouten onmogelijk (poka-yoké) • Werk volgens het pull-principe • Creëer flow • Omgaan met weerstand • Service-level-agreements • Projectopvolging (verbeterbord) • Het belang van leiderschap, constructief feedback geven Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Toepassing project EEG: Nieuwe agenda MAANDAG

DINSDAG

WOENSDAG

DONDERDAG

OUD VM

NM

NIEUW VM

NM

EEG

EVP gehospitaliseerd

EEG gehospitaliseerd

EVP ambulant

EEG dringend aan bed

EEG+EVP gehospitaliseerd

EEG ambulant

Boeking door IZ zelf


VRIJDAG

Toepassing project EEG: Resultaten (1) • Wachttijd voor ambulant EEG 5 weken 4 werkdagen • Wachttijd EEG voor gehospitaliseerde patiënt 4 werkdagen 1 werkdag • Urgente EEG’s worden binnen het halve dagdeel uitgevoerd • Inboeken kan door IZ zelf gebeuren: – Minder tijdsverlies door telefoons – Per half dagdeel Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013 Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Toepassing project EEG: Resultaten (2) • Credituren van de verpleegkundigen <20u/pp en alle verlofdagen werden opgenomen in 2012 • Personeelstevredenheid: enquête in januarifebruari 2013 met respons voor dienst EEG van 80%, resultaten worden verwacht voor de zomer van 2013


Toepassing project EEG: Continue opvolging • • • •

Via het verbeterbord Maandelijkse opvolging van de wachttijden Opvolging credituren Opvolging medewerkerstevredenheid


Congres ZORG VOOR MEER MET MINDER!-27.03.2013Tine Verheyden, Ziekenhuis Oost-Limburg

Lean focus op planning blijft. de sleutel naar efficënte inzet. van mensen en middelen

Recommend Documents