Categoriemanagement voor inhuur van derden PIANOo-Congres 4 juni 2009 Annemiek Jacobs: Projectmanager Bert Zwiep: Senior Interim inkoopadviseur 1
Agenda • • • •
Aanleiding onderzoek Opzet onderzoek Analyses Inkoopstrategieën
2
1
Aanleiding onderzoek • Dynamisch Aankoopsysteem niet werkbaar • Zoeken naar oplossing met als aandachtspunten: – – – –
Zowel rechtmatig én doelmatig Uitgaven meer dan 12 mln euro Leveranciers meer dan 100 Aandacht voor de vent in plaats van de tent
3
Opzet onderzoek 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Probleemanalyse Analyse van de inkoop in Enschede (volume + beleid) Analyse van relevante literatuur + aanvullingen Analyse juridische aspecten Longlist diensten beoordelen o.b.v. modellen Opstellen nieuwe pakketindeling Ontwikkelen inkoopstrategie per subpakket
4
2
Gebruikte analyses • • • • • • • •
Inkoopportfolioanalyse van Kraljic Inkooppositieanalyse van Kraljic Dienstenclassificatie van Van der Valk Prijsvariabiliteit Invloed op het primaire proces Wettelijk kader Klantenwens Leveranciersmarkt (spelers in de regio) 5
Opdracht tijdens presentatie Tijdens de presentatie worden de analyses uitgelegd en toegelicht met twee voorbeelden: ICT advies en Vertaaldiensten. Opdracht: Bepaal voor u zelf bij iedere analyse waar u de dienst Interim management voor uw organisatie zou plaatsen. 6
3
Inkoopportfolioanalyse Hoge totaalkosten
Invloed op financieel resultaat
Lage totaalkosten
Hefboomproduct
Strategisch product
Alternatieve leveranciers Afnemer domineert
Moeilijk om te wisselen Kritisch voor kostprijs/levering
Concurrentiestelling
Samenwerking ICT advies
Routineproduct
Knelpuntproducten
Aanbod en diversiteit groot Bewerkelijk
Monopolistische markt Leverancier domineert
Administratieve/logistieke kosten zo laag mogelijk Vertaaldiensten
Veiligstellen/alternatieven
Algemeen voorhanden Grote leveranciersmarkt
Toeleveringsrisico
Weinig aanbod krappe leveranciersmarkt
7
Inkooppositienanalyse Hoog
Oogsten
Vertaaldiensten
Midden
Evenwicht
ICT-advies
Laag
Diversificatie ICT-advies Laag
Midden
Hoog
Macht van leveranciers t.o.v. de eigen onderneming
8
4
Dienstenclassificatie
Hoog
Instrumentele diensten ICT-advies Gericht op: Integreren met primaire processen
Impact op interne gebruikers
Diensten als half fabrikaat Vertaaldiensten Gericht op: Optimale pasvorm, zowel kwalitatief als kwantitatief en optimalisatie verwerking
Consumptiediensten
Componentendiensten
Gericht op: zo makkelijk mogelijk uitvoeren primaire taken en zo rendabel mogelijk leveringsproces
Gericht op: Optimale pasvorm, zowel kwalitatief als kwantitatief
Laag Laag
Impact op klanten
Hoog
9
Invloed op primaire proces Inhuur met veel invloed op primaire proces
Kwaliteiten adviseur
Beleidsondersteunende inhuur
Continuïteit van levering Kwaliteiten leverancier
ICT-advies Ondersteuning bedrijfsvoering
Continuïteit en snelheid levering Kwaliteiten leverancier
Uitbesteding
Directe beschikbaarheid Kwaliteiten leverancier Betrouwbaarheid
Vertaaldiensten
10
5
Prijsvariabiliteit (Telgen, 2000) Vraag: hoeveel leveranciers benaderen: a. Kans op betere aanbieding b. Maar ook: hogere interne en externe kosten Dus: Onderzoek prijsvariabiliteit in de potentiële markt? Hoge prijsvariabiliteit: veel leveranciers Lage prijsvariabiliteit: weinig leveranciers
ICT advies Vertaaldiensten 11
Wettelijk kader Overschrijdt de waarde het drempelbedrag? Is het een 2a dienst of een 2b dienst? Stap 1: CPV codelijst. Indien niet in lijst opgenomen........ Stap 2: resultaatsverplichting of inspanningsverplichting Resultaatsverplichting => volledig regime van toepassing (2a) Inspanningsverplichting => beperkt regime van toepassing (2b) ICT advies: 2a dienst
Vertaaldienst: < drempelwaarde 12
6
Voorbeeld 1: vertaaldiensten Inkoopportfolioanalyse
Routineproduct
Inkooppositieanalyse
Oogsten
Dienstenclassificatie
Halffabrikaat
Invloed op primair proces
Uitbesteding
Prijsvariabiliteit
Laag
Wettelijk kader
Onder drempelbedrag
Inkoopstrategie: Raamovereenkomst met één leverancier Drie jaar met optie tot verlenging 1 jaar Centraal inkoop, decentraal gebruik contract Meervoudig onderhands =>
Vermindering administratieve kosten en directe beschikbaarheid 13
Voorbeeld 2: ICT advies Inkoopportfolioanalyse
Hefboomproduct
Inkooppositieanalyse
Evenwicht - diversificatie
Dienstenclassificatie
Instrumentele dienst
Invloed op primair proces
(Beleids)ondersteunend
Prijsvariabiliteit
Hoog
Wettelijk kader
2a dienst
Inkoopstrategie: Raamovereenkomst met meerdere leveranciers o.b.v. vooraf overeengekomen tarief 3 jaar met optie tot verlenging 1 jaar Minicompetitie op kwaliteit (o.b.v CV’s) Openbaar aanbesteden Decentrale inkoop (vanuit ICT-afdeling) => Concurrentie en sturing op kwaliteit met behoud van leveringszekerheid 14
7
Nu zelf: Interim management Inkoopportfolioanalyse
?
Inkooppositieanalyse
?
Dienstenclassificatie
?
Invloed op primair proces
?
Prijsvariabiliteit
?
Wettelijk kader
?
Wat zou uw best passende inkoopstrategie nu zijn? 15
Interim management voor Enschede Inkoopportfolioanalyse
Hefboomproduct
Inkooppositieanalyse
Oogsten
Dienstenclassificatie
Instrumentele dienst
Invloed op primair proces
Inhuur met veel invloed op primair proces
Prijsvariabiliteit
Hoog
Wettelijk kader
2a dienst
Inkoopstrategie: Lege overeenkomst op persoonlijke titel (Utrechts model) op basis van een maximum tarief en minimale eisen met een grote hoeveelheid leveranciers (Zeeuws model) Minicompetitie op basis van geschiktheid en prijs 1e openbaar aanbesteden 2e meervoudig onderhands Centrale inkoop met decentraal gebruik Concurrentie en sturing op kwaliteit met behoud van leveringszekerheid 16
8
Contact Annemiek Jacobs Telefoon 053-4815173 E-mail
[email protected] Bert Zwiep Telefoon E-mail
06-54673870
[email protected]
17
9
