Nota mandaat 2007 Deze nota behoort bij de mandaatregeling Bergen 2007 zoals vastgesteld door de burgemeester respectievelijk het college van burgemeester en wethouders op De mandaatregeling is in 2002 uitgebreid herzien. Omdat op onderdelen wet- en regelgeving zijn gewijzigd en de organisatiestructuur is aangepast, is actualisatie van de mandaatregeling en het bijbehorend mandaatregister noodzakelijk. Ook de door de accountant in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek geplaatste opmerkingen zijn hierin meegenomen.
Betekenis mandaatregeling. Mandaatverlening is een vorm van vertegenwoordiging in het publiekrecht waarbij de gemandateerde bevoegd is in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De burgemeester, respectievelijk burgemeester en wethouders blijven zelf verantwoordelijk voor de namens hem/hen genomen besluiten. De bestaande bevoegdheidsverdeling wordt – anders dan bij delegatie - niet doorbroken. Het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke bevoegdheid heeft en dat het mandaat heeft verleend, wordt de mandaatgever of mandans genoemd. Degene aan wie het mandaat wordt verleend, noemt men de gemandateerde of mandataris. Er dient onderscheid te worden gemaakt tussen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat. 1. Onder afdoeningsmandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen. 2. Een ondertekeningsmandaat houdt in, dat door een bestuursorgaan genomen besluit namens hem kan worden ondertekend. Dit moet ook blijken uit het besluit. Ondertekeningsmandaat is geen mandaat in de zin van artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) – de bevoegdheid tot het nemen van besluiten wordt immers niet gemandateerd - en zal dan ook slechts bij uitzondering worden verleend. Met mandatering wordt enerzijds beoogd de organisatie te optimaliseren (korte procedures, vergroting klantgerichtheid, verantwoordelijkheid laag in de organisatie), en anderzijds het bestuur in de gelegenheid te stellen zich met de hoofdlijnen van het uit te voeren beleid bezig te houden. Bij de opzet van het mandaatsysteem is uitgegaan van de huidige organisatiestructuur en cultuur. De volgende uitgangspunten worden daarbij gehanteerd: a. bij het mandateren van bevoegdheden wordt gestreefd naar een slagvaardige, efficiënte en klantgerichte organisatie: in principe wordt zo laag mogelijk in de organisatie gemandateerd, namelijk op afdelingsniveau. Afhankelijk van het taakveld en werkwijze kunnen hierin per afdeling verschillen optreden. b. alleen zaken die relatief vaak voorkomen of besluiten die als routinematig kunnen worden gedefinieerd, kunnen worden gemandateerd. Een uitzondering hierop geldt voor die gevallen waarbij gelet op het spoedeisende karakter direct optreden geboden is en niet gewacht kan worden op de formele besluitvorming door het bevoegd bestuursorgaan (bestuursdwang/last onder dwangsom). c. een mandaat tot het beslissen op een bezwaar- of beroepschrift wordt niet verleend; d. de inhoudelijke mandaatbesluiten dienen te stroken met de bevoegdheden in het kader van budgethouderschap; Het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan kan een algemeen mandaat of een mandaat voor een bepaald geval verlenen. Hieraan kunnen voorschriften worden verbonden. Ook kan het bevoegd orgaan aanwijzingen geven over het uitoefenen van de bevoegdheid. Het intrekken van een algemeen mandaat dient – conform de wijze van verlening - schriftelijk te gebeuren. Mandaat behoeft geen wettelijke grondslag. Als de wettelijke regeling niets bepaald over mandaat heeft het bestuursorgaan in beginsel de bevoegdheid om te mandateren. Uitzonderingen hierop worden geregeld in artikel 10:3 van de Awb: ondermeer is hiervan sprake als de aard van de bevoegdheid zich tegen mandaat verzet of de wettelijke regeling mandaat niet toestaat.
1
Aandachtspunten: 1. De mandaatregeling bevat de algemene voorwaarden waaronder mandaat wordt verleend. Soms zullen nadere regels moeten gelden. Dit kan bij het betreffende mandaatbesluit worden aangegeven. 2. Mandaatverlening dient zorgvuldig te worden overwogen en nauwgezet (helder en duidelijk) te worden geformuleerd. Onbevoegd genomen besluiten kunnen door de rechter worden vernietigd, anderzijds kunnen burgers hieraan – onder omstandigheden – rechten ontlenen. Ook bevoegdheidsoverschrijdend handelen kan een bestuursorgaan binden. 3. Consultatieverplichting De gemandateerde zal voordat hij een besluit neemt na moeten gaan of een door hem te nemen besluit beleidsmatige aspecten heeft (artikel 4 Mandaatregeling). Is dit het geval dan dient de gemandateerde vooraf in overleg te treden met het sectorhoofd, die vervolgens bepaalt of het te nemen besluit moet worden voorgelegd aan het bevoegd bestuursorgaan dan wel of de ambtenaar de zaak zelf kan afdoen. Routinematige, gebonden besluiten kunnen zo zonder vertraging doorgang vinden, terwijl daar waar overleg en afstemming is geboden, het sectorhoofd als consultant (o.m. naar de afdelingshoofden) vroegtijdig bij het besluitvormingsproces wordt betrokken. Wanneer sprake is van besluitvorming met een bepaalde zwaarte en/of wanneer er bepaalde financiële risico’s zouden kunnen ontstaan wordt het mandaat opgedragen aan het sectorhoofd. Te denken valt aan een mandaat boven een bepaald bedrag. Een aantal arbeidsrechtelijke mandaten horen vanuit hun aard thuis op sectoraal niveau. 4. Vervangbaarheid In de mandaatregeling is bepaald dat vervanging geschiedt door de hiërarchisch hogere: bij afwezigheid van het afdelingshoofd, is dit het sectorhoofd, vervolgens de gemeentesecretaris. De plaatsvervanger ondertekent de stukken met zijn eigen naam en niet “per opdracht” of “bij afwezigheid”. 5. Ondermandaat Er is sprake van ondermandaat als de gemandateerde een aan hem ondergeschikte ambtenaar machtigt om de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. De voorschriften die gelden voor het betreffende mandaat, gelden ook voor het ondermandaat. Ondermandaat is toegestaan, tenzij dit expliciet in het mandaatregister is uitgezonderd. Indien bepaalde bevoegdheden aan meerdere ambtenaren worden verleend is het van belang om duidelijke beleidsregels en instructies op te stellen. Dit voorkomt tegenstrijdige besluitvorming. Criteria voor het verlenen van ondermandaat: - er moet sprake zijn van veelvuldige, gelijksoortige, wettelijk sterk gebonden uitvoeringsbesluiten; - vanuit het oogpunt van interne controle zijn er geen bezwaren verbonden aan de mandaatverlening - toezicht op besluitvorming door afdelingshoofd/sectorhoofd; - ondermandaat aan lagere ambtenaren na verkregen instemming door college c.q. burgemeester. 6. Mandaat aan niet-ondergeschikten Ook als de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, kan mandaat worden verleend. De gemandateerde moet dan wel instemmen met het mandaat. Soms verbiedt de wet een dergelijk mandaat. Een mandaat aan ondergeschikten dient te voorzien in waarborgen voor een adequate taakuitoefening, zoals instructies en controle. Van een dergelijk mandaat dient terughoudend gebruik te worden gemaakt. 7. Mandaat aan collegeleden Het opdragen van de uitoefening van bevoegdheden van B&W aan leden van het college is geregeld in artikel 168 Gemeentewet. Er is sprake van een bijzondere vorm van mandaatverlening.
2
Een mandaat van het college aan een portefeuillehouder zal gelet op het besturingsconcept (integraal management, bevoegdheden laag in de organisatie) nagenoeg niet nodig zijn: informatie en consultatie zijn, daar waar beleidsaspecten aan de orde zijn, gewaarborgd. Een eventueel mandaat zal zich dan ook beperken tot incidentele bijzondere situaties, zoals de uitvoering van een concreet collegebesluit of ingeval van een spoedeisende zaak. De positie van het college zal zich ten aanzien van besluiten die in mandaat zijn genomen vooral beperken tot controle en zonodig sturing achteraf. Managementinformatie kan middels de reguliere planning- en controlcyclus worden verstrekt. 8. Schakelbepaling Artikel 10:12 Awb bepaalt dat de mandaatregels overeenkomstig van toepassing zijn op a. het verlenen van volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen aan personen die werken binnen de eigen organisatie; b. het verlenen van een machtiging aan deze personen tot het verrichten van andere rechtshandelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. (bijvoorbeeld niet-schriftelijke beslissingen) De schakelbepaling is alleen van toepassing op volmacht en machtiging aan ondergeschikten. 9. Ondertekening van brieven (geen besluiten) Behalve het ondertekenen van besluiten die zijn genomen op grond van mandaatverlening worden door het ambtelijk apparaat in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van genomen besluiten (schriftelijk verstrekken van gegevens en informatie, opvragen van inlichtingen, bescheiden en adviezen) brieven verzonden. Het gaat kortom om alle gewone correspondentie die geen rechtsgevolgen heeft. Inherent aan de uitoefening van zijn functie kan de ambtenaar deze zelf in eigen naam ondertekenen. Hierbij is geen sprake van een ondertekeningsmandaat. In de praktijk kan de behoefte bestaan bepaalde bevoegdheden in een mandaat te regelen, alhoewel er strikt genomen geen sprake is van een besluit ingevolge de Awb. Zo ligt in ieder geval vast, dat het bestuursorgaan heeft ingestemd met de wijze van uitoefening van een bepaalde bevoegdheid door een daartoe aangewezen ambtenaar.
Beheer van mandaten Mandaat is een instrument dat continue zorg verdient. Als gevolg van wijzigingen in wetten en verordeningen, veranderingen van taakvelden moeten mandaten in de praktijk regelmatig worden aangepast. Een wijziging/aanpassing van een mandaat wordt door de verantwoordelijke afdeling zelf voorbereid. Het concept-besluit wordt alvorens het ter besluitvorming naar het college gaat ter toetsing voorgelegd aan afdeling bestuur. Na besluitvorming zorgt de afdeling bestuur voor de verwerking van het mandaat in het mandaatregister. Een schriftelijk verleend mandaat is een besluit dat conform artikel 3:42 Awb moet worden bekendgemaakt. Door het mandaatregister ter inzage te leggen wordt voldaan aan het bekendmakingsvereiste. De afdeling Bestuur (coördinatiepunt) zorgt voor publicatie in de gemeentelijke bladen en de website. Van de wijze waarop en de mate waarin wordt omgegaan met gemandateerde bevoegdheden wordt in algemene zin regelmatig verslag gedaan aan de mandaatgever. Regelmatig dient de regeling te worden geëvalueerd en bijgesteld.
Advisering mandaatregeling Ingevolge artikel 25, lid 1, sub e van de Wet op de Ondernemingsraden dient de mandaatregeling en bijbehorend register ter advisering aan de ondernemingsraad te worden voorgelegd. Er is immers sprake van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming. De OR heeft op 15 januari 2007 geadviseerd in te stemmen met de mandaatregeling.
3
MANDAATREGELING BERGEN 2007
Het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester van Bergen, ieder voor zover het hun of zijn bevoegdheden betreft; overwegende dat het wenselijk is ter bevordering van een snelle, klantgerichte afdoening van de stukken, alsmede ter bevordering van de efficiency van de gemeentelijke organisatie daar waar mogelijk bevoegdheden te mandateren aan daartoe aan te wijzen ambtenaren op basis van het daarvoor op te stellen mandaatregister gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften; gelet op het bepaalde in het Reglement ambtelijke organisatie 2006;
BESLUITEN I.
II.
de bevoegdheden, zoals vermeld in de bij dit besluit behorende mandaatregister, per organisatie-onderdeel op te dragen aan de daarbij genoemde functionarissen en met inachtneming van de in deze lijst vermelde specifieke bepalingen van toepassing te verklaren ten aanzien van de uitoefening van het onder punt I van dit besluit bedoeld mandaat de volgende algemene bepalingen vast te stellen.
Artikel 1 Definities 1. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. 2. Onder volmacht wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke handelingen te verrichten. 3. Onder machtiging wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Artikel 2 Uitoefening van bevoegdheden 1. Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever. 2. Bij de uitoefening van bedoelde bevoegdheid wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, verordeningen en beleidsregels in acht genomen. 3. Het mandaat wordt verleend binnen het kader van het door het bevoegd orgaan te stellen beleid en binnen toegekende budgetten en begroting.
Artikel 3 Uitzonderingen De besluitvormings- en ondertekeningsbevoegdheid is voorbehouden aan het bevoegd bestuursorgaan als a. er sprake is van het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het stellen van nadere regels en het vaststellen van beleidsregels; b. er sprake is van het beslissen op bezwaar- en beroepschriften; c. er sprake is van stukken gericht aan andere bestuursorganen/colleges behoudens in zaken met een niet-beleidsmatig/routinematig karakter d. door of namens het bestuursorgaan te kennen is gegeven dat het besluitvormings- en ondertekeningsbevoegdheid niet wordt opgedragen;
4
Artikel 4 Beleidsaspecten 1. Indien sprake is van een namens burgemeester en wethouders te nemen besluit met beleidsaspecten overlegt de gemandateerde (niet zijnde het sectorhoofd) vooraf met het verantwoordelijk sectorhoofd. Indien het sectorhoofd dit nodig acht wordt het besluit voorgelegd aan de portefeuillehouder die vervolgens bepaalt of het besluit ter besluitvorming wordt voorgelegd aan burgemeester en wethouders; 2. Bij een namens de burgemeester te nemen besluit met beleidsaspecten overlegt de gemandateerde (niet zijnde sectorhoofd) vooraf met het verantwoordelijk sectorhoofd. Indien het sectorhoofd dit nodig acht wordt het besluit ter besluitvorming voorgelegd aan de burgemeester; 3. Stukken worden geacht beleidsaspecten te bezitten als: a. het besluit zou leiden tot strijdigheid c.q. afwijkingen met ingezet beleid, richtlijnen of voorschriften. b. zij bestuurlijk/politiek gevoelig zijn en kennisneming van het gemeentebestuur gewenst is; c. uit het te nemen besluit niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien, waaronder in elk geval wordt verstaan: uitgaven buiten een functionele begrotingspost of bij overschrijding van een begrotingspost. d. indien de betrokken portefeuillehouder, de burgemeester of de secretaris zulks kenbaar heeft gemaakt.
Artikel 5 Vervanging Ingeval van afwezigheid van de gemandateerde wordt de bevoegdheid door de (naast)hogere leidinggevende in zijn plaats uitgeoefend.
Artikel 6 Ondermandaat 1. De gemandateerde is bevoegd tot verlening van ondermandaat voor zover dit niet expliciet in het register is uitgezonderd. Het besluit tot het geven van ondermandaat gebeurt schriftelijk en kan alleen na verkregen instemming van college c.q. de burgemeester. De gemandateerde is verantwoording schuldig aan de mandaatgever. 2. Op ondermandaat zijn de overige bepalingen van deze regeling van toepassing.
Artikel 7 Integraliteit 1. Als het te nemen besluit meer dan een afdeling aangaat, dient overeenstemming te bestaan over de wijze van afdoening. Bij het verkrijgen van overeenstemming wordt de normale overlegstructuur gevolgd. 2. Indien vervolgens geen overeenstemming wordt bereikt legt de gemandateerde de zaak voor aan het betreffende bestuursorgaan.
Artikel 8 Ondertekening 1. Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Een ter uitvoering van het mandaat opgemaakt stuk wordt als volgt ondertekend: “naam van het bestuursorgaan, namens deze(n), gevolgd door de functieaanduiding, zijn handtekening, en de eventuele titel, voorletters en achternaam van de mandaatontvanger”. 2. Bij ondermandaat geschiedt de ondertekening op dezelfde wijze. De in eerste instantie gemandateerde functionaris wordt niet genoemd in de ondertekening.
Artikel 9 Afleggen van verantwoording Over de wijze waarop en de mate waarin met gemandateerde bevoegdheden wordt omgegaan wordt door de gemandateerde aan de mandaatgever periodiek verslag gedaan.
Artikel 10 Volmacht, machtiging Dit besluit is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke handeling zijn.
5
Artikel 11 Slotbepalingen 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag volgende na die van de bekendmaking. 2. De mandaatregeling Bergen 2002 en alle andere besluiten voor zover deze betrekking hebben op de in het mandaatregister genoemde bevoegdheden worden ingetrokken. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als “Mandaatregeling Bergen 2007”.
Bergen, Burgemeester en wethouders van Bergen, De secretaris de burgemeester,
G.B. Kuipers
C.W.H.M. Klaverdijk
De burgemeester
C.W.H.M. Klaverdijk
6
