Nooit te oud om het te doen 10 TIPS OM EEN VRIJWILLIGERSBEURS OP TE ZETTEN
2
Nooit te oud om het te doen
10 TIPS OM EEN VRIJWILLIGERSBEURS OP TE ZETTEN
Het is zover. U wilt een vrijwilligersbeurs opzetten. Maar hoe begint u eraan, waar moet u aan denken? Hieronder vindt u 10 tips. 3
tip 1 ZOEK PARTNERS Heeft uw stad/gemeente een loket vrijwilligerswerk dat bereid is om mee te werken? Indien niet, neem dan contact op met de schepen sociaal beleid, iemand van de gemeentelijke administratie of OCMW en vraag om medewerking. Betrek de lokale adviesraden: seniorenraad, cultuur-, welzijns-, sportraad ... Vraag aan de seniorenraad of er een vrijwilliger-ouderenconsulent is die kan meewerken. Neem contact op met de verenigingen & organisaties die werken met vrijwilligers bv. een dienstencentrum, rusthuis, natuurvereniging, sportclub ... en maak ze warm om mee te doen. Vraag wie kandidaat is om mee te werken in een werkgroep die deze beurs voorbereidt. Neem een kijkje op de website www.vrijwilligerswerk.be voor een overzicht van organisaties in uw gemeente die vrijwilligers zoeken, of vraag een lijst bij het Steunpunt Vrijwilligerswerk. Neem persoonlijk contact op of plaats een oproep in het gemeentelijk informatieblad. Bekijk het ruim. Vrijwilligerswerk vindt u overal: binnen welzijn en gezondheid, jeugd, seniorenwerkingen, milieu, cultuur, toerisme, onderwijs ... Stel een ‘trekker’ aan die de werkzaamheden coördineert.
tip 2 WAT IS DE OPZET? De basis is een vrijwilligersbeurs met standen van organisaties die werken met vrijwilligers. Daar kunt u nog andere activiteiten aan toevoegen zoals een info- of vormingsmoment, een lezing, diavoorstelling, video, demonstratie, kinderopvang, animatie ... (voor vorming kunt u informeren bij Arch’éduc of Vorming plus Oost-Brabant of zij willen meewerken , www.archeduc.be,
[email protected], www.vormingplusoostbrabant.be,
[email protected], voorzie hiervoor in een budget) Hebt u lokale troeven die u kunt uitspelen, doe dat dan. Luister de beurs op met bv. een optreden van een lokaal groepje, of een demonstratie van een vereniging. 4
tip 3 LOCATIE EN DATUM Kies een locatie: houd hierbij rekening met de bereikbaarheid (centraal gelegen, parkeerterrein, openbaar vervoer) en de toegankelijkheid (voor minder mobiele mensen). Vraag de gemeente of ze ruimtes ter beschikking wil stellen. Maak gebruik van de bestaande uitleendiensten bij de gemeente en/of provincie. Datum: vermijd een datum waarop al andere festiviteiten gepland zijn in de buurt, net als de woensdagnamiddag en de schoolvakantiedagen (opvang kinderen en kleinkinderen). Hoeveel en welke lokalen hebt u nodig? Houd rekening met de opzet: biedt u iets te drinken aan? Is er een vormingsmoment? Wordt er in kinderopvang voorzien?
tip 4 FINANCIEEL GEDEELTE Wie vraagt de subsidie aan? Wie houdt de boekhouding bij? Begroot de kosten, maak een financieel plan op en houd de bewijsstukken van uitgaven bij voor de verantwoording van de provinciale subsidie.
5
tip 5 PROMOTIE HOE BEREIKT U DEELNEMENDE ORGANISATIES? Doe dit lang genoeg op voorhand, minstens 3 maanden. Plaats een oproep in uw eigen infoblad en in het gemeentelijk infoblad. Plaats een oproep op de website van uw gemeente en/of uw eigen organisatie. Via het provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk krijgt u een lijst van organisaties waarmee u per mail kunt contact opnemen.
HOE BEREIKT U UW BEZOEKERS? Via de infobladen van organisaties, verenigingen en de gemeente. Via de website van de gemeente en/of organisaties. Via de rubriek ‘evenementen’ in ‘Uit in Vlaanderen’. Hiervoor registreert u zich op www.uitinvlaanderen.be/pers en vult u het evenement in. Steden en gemeenten baseren hun evenementenpagina’s op deze informatie. Mond- tot -mondreclame werkt! Vertel uw vrienden en kennissenkring over de beurs, deel folders uit op vergaderingen en activiteiten, in bibliotheken, culturele centra, dienstencentra, de post en alle publieke plaatsen. Sommige gemeenten hebben een lichtreclame met bewegende tekst voor aankondigingen. Vraag uw gemeente om de beurs erin op te nemen. Maak gebruik van het campagnemateriaal van de provincie: uitrolpanelen met foto’s, invulaffiches, raamposters, logo provincie… Dit materiaal vraagt u aan bij het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk.
6
Gebruik het logo van het provinciaal steunpunt vrijwilligerswerk en het logo van de provincie.
PLAN EEN PERSMOMENT Maak een persbericht of persuitnodiging en verspreid dit enkele dagen vooraf. De provincie kan hierbij helpen.
tip 6 INFORMEER TIJDIG DE DEELNEMENDE ORGANISATIES Hoe schrijven ze zich in voor de beurs (mail, per post ...)? Wat is de einddatum voor de inschrijving? Maak een lijst met contactadressen, e-mails en telefoonnummers van de deelnemende organisaties. Hoeveel plaats krijgt elke stand? Inventariseer wat de deelnemende organisaties nodig hebben: een tafel, een paneel ... (eventueel uit te lenen bij gemeente of provincie) Heeft men stroom nodig op de beurs?
7
tip 7 MAAK EEN PLANNING VOOR DE DAG ZELF Hoe laat worden de standen opgebouwd? Waar melden de organisaties zich aan, waar komen ze binnen met hun materiaal? Hoe laat opent de beurs voor het publiek? Wie opent de dag? De voorzitter, burgemeester, schepen? Wanneer sluit u op welke wijze af? Wie helpt opruimen?
tip 8 LOGISTIEKE ONDERSTEUNING Hebt u een geluidsinstallatie nodig of tentoonstellingspanelen? Elke sociaal-culturele vereniging, welzijnsvereniging of jeugd- sportvereniging en gemeentelijke dienst kan gratis terecht bij de provinciale uitleendienst voor tal van materiaal: kijk op www.uitleendienst.vlaamsbrabant.be Is er voldoende licht? Zijn er voldoende tafels en stoelen? Zijn er projectieschermen, beamers, laptops nodig? Is er een internetverbinding? Wie verzorgt de drank, de bar, de catering? Is er een vestiaire?
8
Zijn de toiletten duidelijk aangeduid? Vraag naambordjes voor elke stand bij het steunpunt. Geef deelnemende organisaties een naambadge. Maak met de naambadge duidelijk wie vrijwilliger is en wie medewerker van een organisatie.
tip 9 SUGGESTIES VOOR DE ORGANISATOREN Maak een grondplan van de deelnemende organisaties op de beurs, zodat u weet welke organisatie waar staat. Hang een paneel met concrete vacatures op aan de ingang van uw beurs. Beelden trekken de aandacht. U kunt organisaties uitnodigen een film, een fotoreportage, een powerpointpresentatie van hun werking te laten afspelen. U kunt een ‘speeddating’ opzetten. Hierbij kunnen bezoekers op een korte tijd heel wat contacten leggen met organisaties waar ze anders misschien niet op zouden afstappen. HOE WERKT DIT? U zet de deelnemende organisaties op een rij aan één kant van een lange tafel, de bezoekers aan de andere kant. Iedere bezoeker zit dus tegenover één organisatie. Gedurende 5 minuten stelt de organisatie zich voor en kan de bezoeker vragen stellen. Na 5 minuten schuiven de bezoekers één plaats op. Als de kandidaten interesse hebben voor een bepaalde organisatie kunnen ze later na de dating naar de stand gaan voor wat meer informatie. Zorg dat zowel de organisatie als de potentiële vrijwilliger iets kan noteren. Laat mensen (eventueel) inschrijven voor de speeddating die op een welbepaald moment start.
9
Zorg voor een informele ontmoetingsplaats,, bv. cafetaria of zithoek. Maak afdrukken van de vacatures van de website www.vrijwilligerswerk.be in een straal van 10 km rondom uw gemeente. Hang ze op of leg ze ter inzage. Deze vacatures kunt u ook aanvragen bij het steunpunt vrijwilligerswerk. Zorg voor een mogelijkheid om ter plaatse de vacaturebank via het internet te raadplegen. Zet er iemand bij die kan helpen zoeken. Hoe meer dit medium bekend wordt, hoe beter! Een wedstrijd of spelelement met een te winnen prijs brengt wat actie en maakt elk gebeuren aantrekkelijk. U kunt bv. een zoektocht organiseren waarbij de bezoekers bij elke stand een letter moeten zoeken die samen een woord vormen.
tip 10 SUGGESTIES VOOR DEELNEMENDE ORGANISATIES Deze beurs helpt u een gezicht te geven aan uw organisatie. Gebruik daarom beeldmateriaal van uw werking, van uw groep vrijwilligers (foto’s, dia’s, film ...). Laat enkele vrijwilligers een getuigenis neerschrijven over waarom ze vrijwilliger zijn, of wat het voor hen de moeite maakt. Maak de getuigenis niet te lang en hang deze in vergrote versie op. Geef duidelijke informatie over verzekering en kostenvergoeding. Zoek leuke aantrekkelijke titels voor uw vacatures. Beschrijf zo concreet mogelijk wat het werk inhoudt: wat is het werk voor de vrijwilliger, hoe vaak per week, hoeveel uur per keer? Zorg dat u een (visite)kaartje met uw gegevens kunt meegeven. Neem uw tijd voor het leggen van contacten. Informeren is belangrijk, een goed contact nog meer.
10
MEER INFORMATIE? Voor meer informatie kunt u terecht bij: het Provinciaal Steunpunt Vrijwilligerswerk, Ingrid Tack, 016-26 73 98,
[email protected] de Provinciale Cel Ouderen, Annemie Balcaen, 016-26 73 29,
[email protected] www.vlaamsbrabant.be/vrijwilligerswerk http://webu.vlaamsbrabant.be/uitleendienst www.vrijwilligerswerk.be Beleidsinformatie: gedeputeerde Monique Swinnen, 016-26 70 57,
[email protected]
11
12
