NEVI Contract Management-dag De kracht van organiseren Best practice bij Nationale-Nederlanden
1
Programma
• Nationale-Nederlanden in vogelvlucht • Mission statement Sourcing • Organisatie Sourcing incl. contractmanagement • De rol van de contractmanager/vendormanager • Discussie: dilemma’s & uitdagingen
2
Over Nationale-Nederlanden Nationale-Nederlanden is met ruim 5 miljoen particuliere en zakelijke klanten een van de grootste en meest toonaangevende verzekeraars van Nederland. Met deskundige medewerkers, goede producten en een uitstekende verhouding tussen prijs en kwaliteit is Nationale-Nederlanden al 170 jaar actief in verzekeren. Wat er ook gebeurt, Nationale-Nederlanden zet zich dagelijks in om de beste oplossingen te bieden voor haar klanten.
3
Nationale-Nederlanden: grote getallen • Jaarlijks premie-inkomen van € 3,5 miljard • Totale beleggingen ter hoogte van € 67 miljard • 6300 medewerkers
Particulieren
Zakelijk
Corporate Clients
2 miljoen klanten
250.000 MKB ondernemingen
280 bedrijven
4
Nationale-Nederlanden is breed gepositioneerd in Nederlandse markt Merken
Klanten
Distributie
Producten
Intermediair / NN Internet, Call en Adviseurs / Directe kanalen van ING bank
Collectief Pensioen / Individueel Leven / Banksparen / Inkomensverzekeringen / Particuliere en Bedrijven Schadeverzekeringen
Gespecialiseerd intermediair
Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen voor medische en zakelijke professionals
Actuariële adviesbureaus
Advies en administratieve diensten t.b.v. pensioenfondsen
Twintig vestigingen
Risico- en verzekeringsadvies aan ondernemers en particulieren
• 2 miljoen particuliere klanten in schade, hypotheken en aanvullend pensioen • 250.000 MKB bedrijven in schade- en inkomensverzekeringen en pensioenen • 280 Corporate werkgevers en 1,3 miljoen werknemers in pensioen
Assets
55 miljard aan assets van klanten
5
Een verzekeraar met ambitie • Nationale-Nederlanden wil in 2016 het favoriete verzekeringsbedrijf van Nederland zijn. Voor klanten, investeerders en medewerkers. • Een bedrijf met lef dat de bescherming en ondersteuning biedt die Nederlanders nodig hebben om met vertrouwen door het leven te gaan. Een bedrijf waarop Nederland kan terugvallen op de momenten waarop het er op aan komt. • Een bedrijf dat vanuit haar 170 jaar ervaring de toon zet in de sector, en vanuit haar expertise een actieve rol in de economische en sociale ontwikkeling van de samenleving speelt. • Een bedrijf dat optimaal gebruik maakt van de kracht, energie en ideeën van haar klanten en partners om haar organisatie en dienstverlening continue te verbeteren. En voor medewerkers zijn we het bedrijf waar je graag wilt werken. • Een bedrijf dat zo een gezond en duurzaam resultaat levert.
6
Kernwaarden (principes)
7
Sourcing staat voor… Professionele en betrouwbare dienstverlening op het gebied van financiële transparantie en procurement met als doel een zichtbare en waardevolle bijdrage te leveren aan de resultaten van de BU’s, gebaseerd op een sustainable relatie met leveranciers door resultaatgerichte, inlevende en supertevreden medewerkers in proactieve samenwerking met andere disciplines binnen en buiten NationaleNederlanden.
8
Missie Sourcing
• Waarom? - Wij als Sourcing dragen maximaal bij aan de doelstellingen van Insurance Benelux. - Wij werken in een inspirerende werkomgeving voor Sourcing professionals.
• Hoe? - Wij zijn een deskundige en betrouwbare partner voor onze interne opdrachtgevers, en we kopen compliant diensten en producten in met een goede prijs/kwaliteit verhouding.
• Wat? -
Convenant management Resource management Procurement Category management Contract management Vendor management
Simon Sinek – How great leaders inspire action
9
Inleiding Een Category Strategy is een gezamenlijk plan van interne klant, inkoop en contractmanagement. Het doel is de wens van de klant om te zetten in gerichte en gecoördineerde acties en strategieën op het gebied van contract- en inkoopmanagement. Rekening houdend met interne en externe omstandigheden. Hierdoor wordt een integrale aanpak bereikt voor het verwerven en beheren van een product of dienst, gericht op de lange termijn (5 jaar)
Organisatie Sourcing Maandelijks overleg gericht op professionalisering van de discipline, tools & templates, en kennisdeling op het vakgebied MarCom & Doc. Mgt.
Professional Services
Asset Mgt. & Business Services
Contract Management
Procurement
Category Management
Facility Management, Real Estate & Travel
Resource Management
Maandelijks overleg gericht op professionalisering van de categorie, kennisdeling over de markt, de organisatie en de opdrachten, en link naar EurAsia
IT & Telecom
11
Vooruitblik
2012
12
De rol van de Contractmanager
Contract Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
• Volwassenheid van de beheers- en uitvoeringsorganisatie van het contract bewaken en verbetervoorstellen formuleren • Verzamelen en beheren van klantbehoefte en marktgegevens voor het contract en toegankelijk maken voor alle deelnemers van een tenderteam • Op basis van de gegevens binnen de financiële systemen bijhouden van de spend. Ook buitencontractuele inkopen worden hierin mee genomen. • Het signaleren van- en doen van voorstellen voor besparingen en quick wins op basis van bovenstaand verzamelde data • Stakeholder management: overzicht stakeholders m.b.t contract bijhouden
Contract
De contractmanager is als onderdeel van het category team verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van bovengenoemde data en levert dit als input voor het category plan
Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
• Verantwoordelijk voor het bewaken van de scope van het contract, trends signaleren en doen van voorstellen voor uitbreiding • Inventariseren waar eventuele verschuivingen van de vraag in het contract zitten. Het bijhouden van gebruik per sub Category • Analyseren en bijhouden van de prijsopbouw en het verzamelen van de costdriver informatie uit het gebruik van het contract • Bijhouden van de productkennis (mede voor bovenstaande) en kennis van de keten. contractmanager is productspecialist binnen sourcing
Contract
De contractmanager is als onderdeel van het Category team verantwoordelijk voor het analyseren, bijhouden en aanleveren van voor het contract relevante data en kennis
Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
• Verantwoordelijk voor: het opstellen van relevante KPI’s die leiden tot het gestelde doel voor het contract en weergeven of het doel bereikt is. • Het leveren van input voor de sourcing strategie en business case op basis van de analyse in de voorgaande stappen • Verantwoordelijk voor het definiëren van de risico’s tijdens de looptijd van het contract m.b.t. het bereiken van het doel en het behalen van de KPI’s • Het schrijven en uitvoeren van het implementatieplan van het contract
Contract
De contractmanager is als onderdeel van het Category Team verantwoordelijk voor het aanleveren van besturingselementen die leiden tot het bereiken van het doel van het contract en de category
Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
• De Contractmanager levert inhoudelijke kennis voor het onderhandelingsproces en is aanwezig bij de onderhandelingen daar waar dat vereist is. • De contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken en bijsturen van de prestaties van de leverancier binnen het contract op basis van de besturingselementen die gedefinieerd zijn. • De Contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken van de risico’s en eigenaar van de correctieve acties bij het optreden van risico’s m.b.t. het bereiken van het doel en het behalen van de KPI’s • De contractmanager is verantwoordelijk voor de communicatie binnen het contract met de leverancier en de opdrachtgever. • De contractmanager is verantwoordelijk voor tijdige beëindiging of verlenging
Contract
De contractmanager is verantwoordelijk voor het verzamelen en bijhouden van alle relevante contract, prijs en marktinformatie die benodigd is voor het managen van het contract en het signaleren en bijsturen als deze informatie afwijkt van de uitgangspunten in het contract
Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
• Op basis van de uitnutting van het contract en de ervaringen, rapportages, soort contract zal gedurende de executiefase diverse momenten van bijstelling plaatsvinden. De contractmanager is verantwoordelijk voor het bijhouden en rapporteren van deze zg, Lessons Learned naar het Category team • De contractmanager levert input voor de vendor rating • De contractmanager zal bewaken en signaleren indien de prestaties van het contract niet meer in lijn zijn met de markt(omstandigheden) of indien de gekozen leverancier niet meer de meest geschikte is. • De contractmanager is verantwoordelijk voor het bewaken van een correcte en onverstoorde prestatie van de leverancier tijdens de transitiefase naar een andere leverancier
Contract
De contractmanager is verantwoordelijk voor het bereiken van de doelen van het contract, het bewaken van de alignment hiervan met de business requirements en het realiseren en rapporteren van verbeterpunten p
Gegevens verzamelen -> Beoordelen -> Bijsturen -> Presteren
Doel
Discussie: dilemma’s & uitdagingen • Van reactief naar pro-actief - Early involvement van Sourcing is een key succesfactor. Welke rol kan de contractmanager hierbij spelen?
• Software Asset Management is een grote uitdaging - Welke ervaring hebben jullie hiermee? - Welke tips/adviezen kunnen jullie geven?
• Hoe kan de contractmanager helpen bij kostenreductie? - Wat is de taakstelling? - Waar liggen de uitdagingen bij de realisatie? - Hoe meten we de bijdrage?
• Review is een belangrijk instrument voor contractmanagement - Welke ervaring hebben jullie hiermee? - Welke tips/adviezen kunnen jullie geven?
19
