Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis

VISITATIE RAPPORT

Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis

IN HOU DSOP G AV E

Inhoudsopgave Voorwoord

4

Inleiding

5

Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Inleiding 1.2 Missie 1.3 Stakeholders 1.4 Beleidsprioriteiten van het ministerie 1.5 Bestuur 1.6 Operationaliseren van beleidsontwikkeling 1.7 Positionering museum in samenleving 1.8 Toekomstvisie

6 6 7 7 8 8 9 9 10

Hoofdstuk 2: Publiek 2.1 Inleiding 2.2 Vaste presentatie 2.3 Tentoonstellingsprogramma 2.4 Publieksbegeleiding 2.5 Evenementen 2.6 Marketing en PR 2.7 Toegankelijkheid in nieuwe media

11 11 11 12 12 13 13 14

Hoofdstuk 3: Collectie 3.1 Inleiding 3.2 Collectiebeleid 3.3 Collectiebeheer 3.4 Digitale toegankelijkheid collectie 3.5 Activering en mobiliteit collectie

15 15 15 16 16 17

Hoofdstuk 4: Wetenschap 4.1 Inleiding 4.2 Kwaliteit en kwantiteit onderzoek 4.3 Wetenschappelijke omgeving 4.4 Kwaliteitsborging en output 4.5 Delen van de kennis met derden

18 18 18 18 19 19

Hoofdstuk 5: Bedrijf 5.1 Inleiding 5.2 Organisatie 5.3 Personeel 5.4 Planning en Control 5.5 Veiligheid 5.6 Kwaliteitszorg 5.7 Sponsoring 5.8 Huisvesting

20 20 20 21 21 21 22 22 23

2

IN HOU DSOP G AV E

Hoofdstuk 6: Samenvatting en conclusies 6.1 Inleiding 6.2 Conclusies algemeen 6.3 Conclusies publiek 6.4 Conclusies collectie 6.5 Conclusies wetenschap 6.6 Conclusies bedrijf

24 24 24 25 26 26 27

Bijlage I: Visitatie basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea

28

Bijlage II: Programma visitatiebezoek

38

Bijlage III: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea

39

3

VOOR WOOR D

Voorwoord Wat is natuurlijker dan dat ook een natuurhistorisch museum evolueert? De organisatie van het Natuurhistorisch Museum Naturalis wordt de komende jaren tot het Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis (NCB Naturalis) omgebouwd door samenvoeging van het ‘oude’ Naturalis met het Zoölogisch Museum Amsterdam en het Nationaal Herbarium Nederland. Aldus moet een vooraanstaand krachtig onderzoeksinstituut ontstaan met hechte banden met de academische wereld, uitblinkend in wetenschapscommunicatie en met fraaie aansprekende en drukbezochte tentoonstellingen. Naturalis heeft er voor gekozen juist nu het visitatieproces te doorlopen als afsluiting van een oude en als opening van een nieuwe fase in de ontwikkeling van Naturalis. Het zelfevaluatierapport, een uiterst belangrijk element in het gehele proces, ademt ook nadrukkelijk de geest van overgang naar een nieuwe uitdagende situatie waarvoor nog veel geregeld en ‘uitgevonden’ moet worden. De visitatiecommissie waardeert deze opstelling zeer en heeft ook zonder schroom niet alleen gekeken naar verleden en heden, maar ook naar aspecten van de toekomst. Dat maakt het proces niet altijd eenvoudiger, maar zeker boeiend. Veel is er nog te doen. Goed kan altijd beter. Onze gesprekspartners bleken zonder uitzondering gepassioneerd en met overtuiging betrokken te zijn bij Naturalis, de nieuwe toekomst en hun eigen rol daarin. Met betrokkenheid wordt Naturalis van een toonaangevend Nationaal Natuurhistorisch Museum tot een internationaal gerespecteerd Nederlands Centrum voor Biodiversiteit en onderdeel van een krachtig internationaal netwerk met een spraak- en smaakmakende wetenschappelijke en publieksfunctie. De visitatiecommissie dankt alle gesprekpartners voor de plezierige en openhartige gesprekken en wenst alle betrokkenen veel succes bij de overgang naar NCB Naturalis. Dhr. drs. R.R.H.M. van der Zijl, voorzitter

4

IN L EIDIN G

Inleiding Dit rapport beschrijft de bevindingen van de visitatiecommissie van het Nationaal Natuurhistorisch Museum Naturalis die de volgende vragen als leidraad heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Om deze vragen te beantwoorden is in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld die bestond uit de volgende leden: - Dhr. Dr. F. van Eijkern, interim manager bij Boer & Croon Strategy & Management Group, - Mw. Drs. M.E.C. Pernot, algemeen directeur Vereniging Eigen Huis, - Mw. Dr. C. Pisani, algemeen directeur van het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen te Brussel, - Dhr. drs. R.R.H.M. van der Zijl, voormalig directeur De Efteling, tevens voorzitter, Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. R.E. Roskam MA, MSc. De commissie heeft haar eigen werkwijze bepaald en de volgende instrumenten gekozen. Ten eerste heeft zij kennis genomen van de inhoud van de zelfevaluatie en bijlagen van januari 2010 van het museum die zijn opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in bijlage I. Om de inhoud van het rapport te staven aan de werkelijkheid heeft ten tweede een visitatiebezoek plaatsgevonden op 26 februari 2010. Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling (bijlage II). Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het einde van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie en het managementteam van het museum. De definitieve bevindingen van de commissie zijn tenslotte neergelegd in het voorliggende rapport. De beoordeling heeft plaatsgevonden conform de richtlijnen ‘Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea’ (bijlage III). Dit beoordelingskader heeft hierbij gediend als richtinggevend en zeker niet als dwingend keurslijf. In dit kader is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf beoordelingsgebieden, te weten: algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk beoordelingsgebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen die in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Tevens vindt u per deelvraag, al dan niet nader uitgewerkt en toegelicht, de bevindingen en het oordeel van de commissie. In hoofdstuk 6 is een samenvattend oordeel van de commissie opgenomen.

5

HOO FDS T UK 1: A LGEMEEN

1 Algemeen 1.1 Inleiding Het Nationaal Natuurhistorisch Museum Naturalis is ontstaan uit een fusie tussen het Rijks Museum van Natuurlijke Historie en het Rijksmuseum van Geologie en Mineralogie in Leiden aan het einde van de jaren tachtig. De instituten waren sinds de jaren zestig uitgegroeid tot instellingen met een internationale allure, maar de collecties waren slecht toegankelijk voor publiek. Het doel van de fusie was om de collecties die toen al van internationaal formaat waren, toegankelijk te maken voor het publiek. Gekozen werd om de nieuwe organisatie te huivesten in Leiden in een nieuw gebouw. In 1998 werd het Nationaal Natuurhistorisch Museum geopend. Naast het moderne museumgebouw met een op maat gemaakt concept verrees een spraakmakende depottoren om de collectie in onder te brengen. Met de fusie van Naturalis, het Nationaal Herbarium Nederland en het Zoölogisch Museum Amsterdam in januari 2010 tot het Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis (hierna NCB Naturalis) is de organisatie begonnen aan een nieuwe fase in haar bestaan. De totstandkoming van NCB Naturalis is een prestatie van formaat en het laten versmelten van de verschillende organisaties vormt een buitengewoon grote uitdaging voor alle medewerkers van Naturalis. De zelfevaluatie geeft een goed beeld van de organisatie, maar is beschrijvend van karakter. De organisatie vergelijkt zich nauwelijks met andere natuurhistorische en museale organisaties en is niet ingegaan op de externe omgeving. De commissie had meer vergelijkende gegevens verwacht. Daarmee lijkt de organisatie zelf informatie te missen die van belang is voor de voortgang van het fusieproces. Uit de zelfevaluatie en andere documenten blijkt dat het museum diepgaand nadenkt over hoe de nieuwe organisatie vorm moet worden gegeven. De commissie onderkent dat dit proces geen sinecure is en vindt het jammer dat het geen kennis heeft kunnen nemen van concrete plannen en uitwerkingen bij met name de publiekskant van het museum. De commissie is na de gesprekken nog niet geheel overtuigd dat er bewust een goede balans wordt gezocht tussen de wetenschappelijke kant en de publieke kant van de organisatie, omdat in de zelfevaluatie, de bijlagen en de gesprekken de wetenschappelijke kant en ambities sterk worden benadrukt. De commissie is van mening dat het museum zich te bescheiden opstelt. Gezien de hoeveelheid energie en tijd die gestoken moet worden in het fusieproces, is deze bescheidenheid begrijpelijk. Juist nu Naturalis tot NCB Naturalis is gefuseerd, mogen de ambities op een hoger niveau worden gesteld. Dit geldt niet alleen voor de museale en publiekskant van het museum, maar juist ook voor de wetenschappelijke tak van de organisatie. Het is verheugend dat er al een aantal internationale topwetenschappers zich heeft gemeld bij NCB Naturalis die de wetenschappelijke ambitie verder zal stimuleren. De commissie heeft uit de zelfevaluatie en de gevoerde gesprekken opgemaakt dat Naturalis/ NCB Naturalis gedegen nadenkt over het fusieproces, maar heeft ook moeten constateren dat een aantal aspecten op met name publieke kant van de organisatie de nodige aandacht behoeven. Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3).

6


1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij de beleidsontwikkeling consequent toe. De missie van Naturalis is als volgt geformuleerd: Wij willen onze unieke natuurhistorische collectie gebruiken om een wezenlijke bijdrage te leveren aan de kennis van en de waardering voor de natuur bij een zo groot mogelijk deel van de Nederlandse samenleving. Wij willen daarom HET natuurhistorische museum van Nederland zijn, opererend binnen een internationaal netwerk. De missie is opgesteld in 1994 en geeft ruimte aan nieuwe ontwikkelingen, maar bakent tegelijk ook de activiteiten van Naturalis duidelijk af. De missie heeft drie kernthema’s: collectie, het streven hét natuurhistorisch museum in Nederland te zijn en het streven een netwerk met een museum te zijn. De commissie is van mening dat de missie zelfvertrouwen uitstraalt, maar dat ze voorbij gaat aan andere natuurhistorische collecties in Nederland. De commissie is verheugd dat het museum actief deelneemt in de oprichting van het Stichting Nederlandse Natuurhistorische Collecties, waarin instellingen met natuurhistorische collecties zullen gaan samenwerken. De commissie vraagt zich wel af of het uitgangspunt, een netwerk met een museum, wel juist is, aangezien een museum juist functioneert in een netwerk. Recent is bij de fusie tot NCB Naturalis is een nieuwe missie geformuleerd: De missie van NCB Naturalis is een toegankelijk archief te zijn van de diversiteit van het leven op aarde waarmee de stamboom van het leven kan worden gereconstrueerd en begrepen; en kennis van de natuur uit te dragen en zo mensen bewuster te maken van een duurzaam gebruik van grondstoffen uit de levende natuur. Veranderende omstandigheden als de discussie over biodiversiteit (extern) en de fusie tot NCB (intern) hebben een herdefiniëring van de missie noodzakelijk gemaakt. De museale publiekstaak ontbreekt echter in de nieuwe missie van NCB Naturalis. De commissie wil het museum aanbevelen de missie van NCB Naturalis te herdefiniëren om de specifieke publiekstaak van het museum een plaats te geven. Het museum geeft in de zelfevaluatie aan dat de huidige missie niet in één krachtige zin aangeeft waar het museum voor staat en niet aangeeft wat de waarden van het museum zijn. Aangezien de missie de functie heeft om de organisatie sturing te geven, is een breder geformuleerde missie wenselijk. Samenvattend oordeel over de huidige missie: voldoende (mits aangevuld) 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij de beleidsontwikkeling en –evaluatie NCB Naturalis, heeft door de opbouw van de organisatie een breed spectrum aan belanghebbenden. De stakeholders van het museum en de wetenschappelijke tak verschillen van elkaar, maar kennen ook een overlap. Het museum definieert de rijksoverheid als de belangrijkste belanghebbende, maar benoemt ook alle personen en organisaties die belangrijk zijn voor het bereiken van de doelstellingen. De commissie constateert dat Naturalis/NCB Naturalis een breed beeld heeft van deze groep, maar dat het de stakeholders niet heeft gespecificeerd en gegroepeerd. Dit belemmert het museum bij het betrekken van de verschillende belanghebbenden bij de beleidsontwikkeling. Het is ook niet geheel duidelijk geworden in hoeverre de partijen en organisaties zijn betrokken bij het proces van zelfevaluatie. De commissie acht het raadzaam om de belanghebbenden goed in kaart te brengen om de gezamenlijke belangen van stakeholders en NCB Naturalis te kunnen verweven in de beleidsontwikkeling. Dit is zeker van belang bij de ontwikkeling van een nieuwe vaste presentatie. Samenvattend oordeel over het betrekken van de stakeholders: voldoende

7


1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft hier invulling aan. In de zelfevaluatie geeft het museum aan dat door de aard van de collectie het niet natuurlijk is om alleen naar het cultuurbeleid te kijken. Natuur- en wetenschappelijk beleid worden in toenemende mate belangrijker voor de organisatie. Dit wordt nog eens benadrukt door de fusie tot NCB Naturalis. Naturalis toont aan dat het door het maken van drie verschillende stappen (informeren, afstemmen en implementeren) niet alleen de beleidsprioriteiten kent, maar aan de prioriteiten ook invulling weet te geven. De commissie is minder overtuigd van het streven om actief, vanuit de eigen kennis en expertise, bij te dragen aan de beleidsagenda en -ontwikkeling. Het museum concludeert terecht dat dit nieuwe actualiteit heeft gekregen vanwege de crisis in biodiversiteit. De commissie wil Naturalis dan ook adviseren om zelfverzekerder en zichtbaarder op te treden in het maatschappelijke debat dat wordt gevoerd op het gebied van biodiversiteit en milieuvraagstukken. Samenvattend oordeel over de invulling van de beleidsprioriteiten rijksoverheid: goed

1.5 De Raad van Toezicht (het bestuur) krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol. Met de fusie tot NCB Naturalis verandert de relatie met de Raad van Toezicht enigzins. In de oude situatie bestond de directie uit één lid, een directeur. In de nieuwe situatie zal de directie bestaan uit twee personen. Een goede samenwerking met en het aanleveren van relevante informatie aan de Raad van Toezicht is vanzelfsprekend van groot belang. Op dit moment krijgt de Raad van Toezicht een uitgebreid kwartaalverslag.1 Dit verslag geeft inhoudelijke en financiële onderwerpen weer, er wordt inzicht gegeven in de stand van zaken ten opzichte van de begroting. De commissie wil het museum adviseren om de kwartaalverslagen samen te laten gaan met goed bij de organisatie passende prestatie indicatoren. De ontwikkeling van deze indicatoren is ook voor de directie van grote waarde De commissie complimenteert de directie en de Raad van Toezicht met de goede interactie tijdens het proces van fuseren. De Raad van Toezicht is goed op de hoogte van de gang van zaken in de organisatie en ondersteunt de directie in de nieuwe fase van de organisatie. Samenvattend oordeel over het bestuur: goed

1

De commissie kreeg na de visitatie extra informatie omtrent de inhoud van bijlagen die aan de Raad van Toezicht verstrekt worden.

8


1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkelingen te vertalen naar concrete plannen en activiteiten. NCB Naturalis werkt met vijf resultaatgebieden: collectie, onderzoek, educatie, informatiediensten en publiek. Per resultaatgebied worden vierjaarlijkse doelstellingen geformuleerd die zijn afgeleid van de missie. Per jaar worden (deel)plannen en activiteiten vastgesteld. Naast de activiteiten binnen de resultaatgebieden wordt er projectmatig gewerkt door interdisciplinaire teams. NCB Naturalis geeft aan dat de vertaling van de missie naar doelstellingen per resultaatgebied de operationalisering van het beleid heeft verbeterd. Het museum geeft daarbij als verbeterpunt aan dat de doelstellingen niet altijd een duidelijk verband hebben met de strategische doelen. De commissie sluit zich bij deze conclusie aan. NCB Naturalis bevindt zich midden in het proces van ontwikkeling van een nieuwe organisatie. Dit maakt het vertalen van beleidsontwikkelingen naar concrete activiteiten niet gemakkelijk. De commissie mist in de zelfevaluatie de concretisering die wel naar voren kwam in de gevoerde gesprekken. Uit deze gesprekken is duidelijk geworden dat activiteiten en projecten voortvloeien uit het beleid en dat er in veel gevallen samenwerkingsverbanden worden aangegaan met externe partijen. Samenvattend oordeel over de vertaling van beleidsontwikkeling: goed

1.7 Het museum is overtuigend in het bepalen van zijn positie in de samenleving De fusie tot NCB Naturalis is een prestatie van groot formaat. De commissie is van mening dat de fusie een goede en relevante keuze is geweest voor de toekomst van het museum als één van de grote Taxonomic Facilities (TAF) in Europa. Als taxonomisch en wetenschappelijk instituut heeft NCB grote ambities op nationaal en internationaal niveau. De commissie kan op dit moment geen oordeel geven over de algehele positiebepaling van NCB Naturalis in de toekomst op nationaal en internationaal niveau wegens gebrek aan gegevens. Het museum positioneert zich door middel van de collectie, taxonomische expertise en internationale netwerken. Deze drie aspecten geven voornamelijk de positie in de wetenschap weer en niet zozeer de positie van de organisatie in de samenleving. Door zijn activiteiten en de fusie tot NCB Naturalis en de daarbij geformuleerde doelstellingen, neemt het museum wel degelijk een positie in, maar de organisatie weet dit nog niet concreet te formuleren. De commissie vindt in de zelfevaluatie, de bijlagen en de gevoerde gesprekken voldoende aspecten die de positie van het museum bepalen. Dit komt met name tot uiting in de verschillende projecten, de diversiteit van de educatieve programma’s en de geformuleerde visie voor NCB Naturalis. Het advies aan het museum is om aandacht te schenken aan de positiebepaling aan de publiekskant van het museum. De commissie heeft het vertrouwen dat in combinatie met een heldere doelgroepen analyse het museum in de toekomst overtuigend zijn positie kan bepalen. Samenvattend oordeel over positiebepaling in de samenleving: voldoende

9


1.8 De toekomstvisie van het museum is actueel en relevant De toekomstvisie van het Nationaal Natuurhistorisch Museum Naturalis is voor dit criterium niet meer relevant. De commissie velt daarom een oordeel over de toekomstvisie van NCB Naturalis. NCB Naturalis wil een knooppunt worden in een netwerk van informatie op het gebied van biodiversiteit. NCB Naturalis ziet twee ontwikkelingen: een toename in het werken met genetische informatie en groeiende mogelijkheden van het web voor kennisdeling. Juist door de bundeling van de krachten van de te integreren organisaties wil NCB Naturalis het doel om een knooppunt te zijn in een internationaal netwerk verwezenlijken. De commissie acht deze visie met betrekking tot biodiversiteit zeer actueel en relevant, maar maakt daarbij wel de kanttekening dat de concretisering nog veel aandacht behoeft. Dit geldt met name voor de publieksaspecten van de organisatie en voor collecties die buiten de definities vallen van biodiversiteit. Het museum wordt geadviseerd om bij de concretisering van de visie en de doelstellingen een goede balans te zoeken tussen de wetenschappelijke en publieksgerichte ambities. Samenvattend oordeel over de actualiteit en relevantie van de visie: excellent

10

HOO FDS T UK 2: PUBLIEK

2 Publiek 2.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). .

2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum De vaste opstelling is in gebruik genomen bij de opening van het nieuwe gebouw in 1998. Het concept ‘Systeem Aarde’ is sindsdien op kleine punten aangepast. Het museum heeft en krijgt nog altijd veel waardering voor het concept. De vaste presentatie geeft een breed overzicht van het verzamelgebied van het museum, waarbij niet alleen de vele onderwerpen worden behandeld, maar ook de belangrijke taxonomische rangen. De opstelling is echter op (interactieve) aspecten sleets en het concept kent zijn beperkingen. Daarnaast is het concept voor bezoekers niet altijd even duidelijk en kan de gebruiksvriendelijkheid van de objectinformatie verbeterd worden. De representatie van de collectie is ondergeschikt gemaakt aan het ‘Systeem Aarde’. Het museum grijpt de fusie tot NCB en de voorgenomen verbouwing van het Pesthuis dan ook aan om een nieuwe presentatie te ontwikkelen die een representatief beeld geeft van de verzamelingen en de diverse doelgroepen kan bedienen. Het museum heeft op dit moment een aantal pilots lopen om de aantrekkelijkheid voor volwassen bezoekers te vergroten. De kernwoorden die het museum gebruikt bij de ontwikkeling van de nieuwe presentatie richten zich op een presentatie met een meer visuele en esthetische vormgeving dan nu het geval is. Daarnaast wil het museum in de toekomst meer van zijn collecties laten zien. Er kan geen oordeel gegeven worden over de nieuwe ontwikkelingen, daar deze nog erg pril zijn. De commissie wil het museum aanbevelen om de resultaten van de publieksonderzoeken te benutten bij de ontwikkeling van de vaste presentatie, waarbij de verschillende didactische benaderingen voor diverse doelgroepen van belang is. De balans tussen de wetenschappelijke en educatieve aspecten van de presentatie zijn voor een organisatie als NCB van grote betekenis. Daarnaast is het belangrijk om heldere en meetbare doelstellingen met betrekking tot de vaste opstelling en de bijbehorende publieksbegeleiding te formuleren. Samenvattend oordeel over de vaste presentatie: goed

11


2.3 De programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit Naturalis organiseert twee grote tijdelijke tentoonstellingen per jaar; een familie-tentoonstelling en een tentoonstelling die meer gericht is op (natuur)liefhebbers. De commissie is van mening dat de uitvoering van deze tentoonstelling en de bijbehorende activiteiten van goede kwaliteit is. Daarbij moet wel de kanttekening geplaatst worden dat de verhouding tussen vaste opstelling en de tijdelijke tentoonstellingen niet optimaal is. De huidige vaste opstelling neemt verhoudingsgewijs veel ruimte in ten opzichte van de tijdelijke presentaties. Bij de ontwikkeling van een nieuwe vaste opstelling is het aan te bevelen om naar een optimale verhouding te streven om de aantrekkelijkheid van het geheel te bevorderen. Het toevoegen van opstellingen die langer dan de normale tentoonstellingsduur worden gepresenteerd, kunnen herhaalbezoek aantrekkelijker maken. Daarnaast wil de commissie het museum aanbevelen om bij de ontwikkeling en de programmering van tijdelijke tentoonstellingen te focussen op de verschillende beoogde doelgroepen van het museum. Samenvattend oordeel over de kwaliteit van programmering en implementatie van tijdelijke tentoonstellingen: goed

2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen De educatieve tak van het museum is goed ontwikkeld, maar is naar de mening van de commissie te veel gericht op kinderen. De verschillende doelgroepen binnen de groep volwassen bezoekers worden minimaal bediend, waardoor het verschil in kwaliteit van publieksbegeleiding voor kinderen en volwassen aanzienlijk is. De structuur van het concept Aarde en de reden waarom bepaalde voorwerpen getoond worden, is niet altijd even duidelijk voor bezoekers. Voor kinderen op het basis- en voortgezet onderwijs zijn er veel verschillende programma’s ontwikkeld die zich richten op diverse leeftijden en onderwerpen. De kwaliteit van de educatieve programma’s voor scholieren is goed. Het verbaast de commissie dat ondanks de goede kwaliteit en het diverse aanbod van educatieve programma’s het aantal schoolbezoeken relatief laag is vergeleken bij vergelijkbare instellingen in Europa. In de zelfevaluatie heeft het museum een aantal maatregelen genoemd om het aantal schoolbezoeken te verhogen, waaronder het aantrekken van een sales medewerker educatie en een proef met het vervoersbedrijf Connexxion. De commissie adviseert het museum om de resultaten van de voorgenomen maatregelen te meten. Daarnaast is het van belang, zeker wegens de ontwikkeling van een nieuwe vaste opstelling, aandacht te schenken aan publieksbegeleiding van verschillende groepen volwassen bezoekers. Het museum trekt verhoudingsgewijs meer lager opgeleide bezoekers dan andere musea, wat een goed resultaat is. Wanneer publieksbegeleiding van volwassenen op verschillende niveaus kan worden aangeboden, zou het museum bezoekers van een diverse opleidingsniveau beter kunnen bedienen. Samenvattend oordeel over de didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding: voldoende

12


2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Naturalis organiseert op jaarbasis een aantal evenementen, waarvan een deel met externe partners als de Universiteit Leiden en MuseumGroep Leiden. De commissie is van mening dat het aantal evenementen mager is en beoordeelt dit criterium als net voldoende. Uit de zelfevaluatie blijkt dat het museum dit onderkent. De organisatie is voornemens om een programmeur voor evenementen aan te stellen. De functie wordt ingesteld om een programmeringbeleid te formuleren dat meer inhoudelijke samenhang heeft en dat beter aansluit bij de doelstellingen van het museum. Wanneer de beoogde doelgroepen goed worden geïntegreerd in het programmeringbeleid, heeft de commissie er vertrouwen in dat Naturalis een goed evenementenprogramma weet op te zetten. Een ander aspect is het gegeven dat het museum tegen de maximale capaciteit voor het ontvangen van bezoekers aanloopt. Dat geldt zeker voor de piekperiodes in de voor- en najaarsvakantie. De commissie erkent dat in deze periodes evenementen nog meer druk zouden leggen op het gebouw, maar evenementen kunnen zich juist ook richten op doelgroepen die op dit moment onderbelicht blijven en die buiten de piekperiodes naar het museum kunnen komen. Samenvattend oordeel over evenementen: net voldoende

2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing- en PR-instrumenten De materialen van het museum hebben een goed verzorgd uiterlijk en het museum heeft een duidelijke en heldere huisstijl. Naturalis staat in de top 10 van de best bezochte Nederlandse musea en bezoekers waarderen het museum met gemiddeld een 8,25. De commissie is desondanks van mening dat Naturalis meer bezoekers en scholieren zou kunnen trekken als marketing en communicatie instrumenten effectiever zouden worden ingezet. Het museum heeft door analyses en onderzoek een goed beeld van de samenstelling van de groep bezoekers, maar heeft niet kunnen aantonen op welke manier de verkregen informatie ingezet wordt. Naar de mening van de commissie ligt de oorzaak van het niet effectief kunnen inzetten van instrumenten in de spreiding van de verantwoordelijkheid en budget voor de uitvoering van het marketingbeleid over de verschillende afdelingen. Naturalis concludeert zelf ook dat de versnippering van de verantwoordelijkheid en budgetten niet tot het behalen van gewenste doelstellingen, (meer bezoekers, meer natuurliefhebbers en meer herhaalbezoeken) heeft geleid. Het museum heeft deze spreiding dan ook stopgezet. De communicatie is zeer gericht op kinderen en in veel mindere mate op andere gewenste doelgroepen. Het museum erkent dat de doelgroep ‘moeders met kinderen’ een grote en belangrijke doelgroep is, maar heeft nog geen activiteiten of instrumenten ontwikkeld om deze doelgroep aan te spreken. NCB Naturalis wil in de toekomst meer samenhang aanbrengen in het marketingbeleid dat gecombineerd wordt met een evenementen-, vrienden-, en sponsorbeleid. De commissie is het met deze bundeling van activiteiten eens, maar vraagt zich af of het voeren van twee verschillende brands geen alternatief zou kunnen zijn. De museale tak en de wetenschappelijke tak van de gefuseerde organisatie vragen waarschijnlijk om een andere benadering. De museale tak Naturalis richt zich direct op het publiek en vormt daarmee het gezicht van NCB Naturalis, terwijl de wetenschappelijke tak (NCB) zich richt op onderzoeksorganisaties en universiteiten. Het opdelen van het merk NCB in twee merken (voor intern gebruik) kan voor de effectiviteit van de inzet van marketing en communicatie-instrumenten een grote verbetering betekenen. Samenvattend oordeel over de marketing en PR: onvoldoende

13


2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media De website en onderliggende websites van Naturalis bieden aan verschillende doelgroepen informatie. Het museum heeft in samenwerking met andere partners verschillende websites en databases, bijvoorbeeld natuurinformatie.nl, nederlandsesoorten.nl en walvisstrandingen.nl. Door samen te werken met verschillende (natuur)organisaties betrekt Naturalis een grote groep personen die bij deze organisaties zijn aangesloten. Naturalis bereikt op deze manier ook niet reguliere museumbezoekers. Het museum kan in deze groepen (amateuronderzoekers, liefhebbers e.d.) gezien worden als nieuwkomer, aangezien de organisatie wetenschappelijk is ingesteld. Naturalis is, net als andere natuurhistorische musea in Europa bezig met het organiseren van citizen science als waardevolle aanvulling op het eigen wetenschappelijke werk. Het engageren van deze organisaties heeft Naturalis de mogelijkheid gegeven om zich in bestaande netwerken te begeven. Het zoeken naar nieuwe netwerken via social communities verdient aanbeveling om ook nieuwe groepen te betrekken die niet bij bovenstaande organisaties betrokken zijn. Het zoeken van dergelijke netwerken is van belang in het kader van de doelstelling om meer publieke bewustwording te genereren in de samenleving over biodiversiteit en milieu gerelateerde kwesties. De websites trekken jaarlijks meer dan vier miljoen bezoekers en kent nu verschillende links en pagina’s met informatie en verslagen van projecten, onderzoek en andere activiteiten. Het aanbod is groot wat de overzichtelijkheid niet ten goede komt. Vele bezoekers maken gebruik van de mogelijkheid om informatie en beelden te uploaden, maar van een social community is geen sprake. De mogelijkheden voor social communities liggen onder handbereik door de al aanwezige betrokkenheid van particulieren. De commissie mist op de website interactieve onderdelen en aansluiting bij social communities zoals Hyves en Facebook. Juist doordat het milieu en biodiversiteit in het middelpunt van de belangstelling staan, laat het museum hier een grote kans liggen om verschillende en nieuwe doelgroepen te benaderen. De commissie hoopt dat Naturalis aan de voorgenomen plannen om bestaande websites verder door te ontwikkelen en gebruikers een actievere rol te geven, vorm weet te geven. De commissie beoordeelt de website(s) van Naturalis als voldoende, maar acht de aanwezigheid in sociale media nog als onvoldoende. Samenvattend oordeel over de toegankelijkheid in nieuwe media: voldoende

14

HOO FDS T UK 3: COL L EC T IE

3 Collectie 3.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3).

3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot De collectie van Naturalis omvat circa vijftien miljoen objecten. De collectie bestaat uit dieren, fossielen, gesteenten, mineralen en planten en een kleine collectie historische en kunsthistorische voorwerpen. Het museum beschikt over een acquisitieplan, een afstotingsplan en een conserveringsplan. Het acquisitieplan omschrijft de criteria voor selectie en acquisitie per deelcollectie op een zeer heldere manier. Hoewel het museum nog maar tien procent van de gehele collectie heeft kunnen registreren, heeft Naturalis niet alleen een zeer goed beeld gevormd van de eigen collecties, maar heeft ook goed in kaart weten te brengen waar de collecties aangevuld moeten worden. De commissie is van mening dat het collectiebeleid van het museum excellent is, maar wil daarbij nog een kleine aantekening maken. In het acquisitie- en het afstotingsplan staan de selectiecriteria duidelijk omschreven. Op basis daarvan is het mogelijk om tot afstoting over te kunnen gaan van objecten die in andere instellingen, zowel nationaal als internationaal, beter op hun plaats zouden zijn. Uit de zelfevaluatie en de gesprekken bleek dat er in de organisatie weinig animo is voor afstoting. De commissie begrijpt dat in het licht van de werkzaamheden om de overige negentig procent te registreren en de enorme toename van de collectie in de nabije toekomst, dit onderwerp geen prioriteit gegeven wordt. Afstoting van collecties naar andere instellingen kan echter de relatie en de samenwerking, specialisatie en netwerkvorming met andere instellingen nog verder bevorderen en de collectieonderdelen wellicht toegankelijker maken voor publiek en professionals. Als laatste wil de commissie het museum aanbevelen om bij het stellen van prioriteiten relevante keuzes te maken bij de registratie van de collecties die door de fusie aan de huidige collectie worden toegevoegd. Bij de prioritering is het meewegen van de doelstellingen voor zowel de wetenschappelijke (taxonomische) als de publieke kant van het museum van groot belang. De uitbreiding van de collectie tot 37 miljoen voorwerpen is buitengewoon groot en registratie van die collecties is één van de grootste uitdagingen waar het museum voor staat. De splitsing van de afdelingen Collectie en Onderzoek in twee afzonderlijke afdelingen is in dit licht naar de mening van de commissie een goede keuze geweest. Samenvattend oordeel over het collectiebeleid: excellent

15


3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering Het onderwerp collectieregistratie is in het voorgaande criterium al aan de orde gekomen. De achterstanden in registratie en het uniform maken van de verschillende bestaande registratiesystemen verdient, zoals het museum ook zelf aangeeft, permanente aandacht. Het museum is vier jaar geleden overgegaan op de ontwikkeling van een centraal registratiesysteem. Dit centrale registratiesysteem zal naar verwachting worden gebruikt bij de registratie van de nieuwe collecties. Het bijeenbrengen van de verschillende databases in één systeem mag zeer succesvol genoemd worden. De commissie is onder de indruk van de werkzaamheden op het gebied van conservering. Uit het rapport van de Erfgoedinspectie blijkt dat het museum zeer goed op de hoogte is van de bewaaromstandigheden en dat de organisatie de wijze van opslag per deelcollectie probeert te maximaliseren. Daarnaast is het museum actief in het bestuderen en verwerven van nieuwe bewaartechnieken, met name voor nieuwe deelcollecties als DNA samples en deep frozen tissues. Het museum werkt aan de invoering van de internationale standaard voor collectiemanagement, Spectrum. Daarnaast worden de werkwijzen die zijn opgenomen in het Vademecum Naturalis regelmatig geactualiseerd. Samenvattend oordeel over de het collectiebeheer: goed 3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek Naturalis staat aan de vooravond van de migratie van de verschillende databases die in de loop der jaren zijn ontstaan, wat een aanzienlijke prestatie is en de toegankelijkheid en beschikbaarheid verbetert. Het museum geeft in de zelfevaluatie aan dat aan het onderwerp digitalisering een hoge prioriteit wordt gegeven. De commissie sluit zich daar bij aan. De digitaliseringgraad van de collectie is met tien procent niet groot. De lage digitaliseringgraad is verklaarbaar uit het karakter van natuurhistorische collecties. Dergelijke collecties bestaan veelal uit series en deze wijze van verzamelen is van groot belang voor (taxonomische) studie van de collectie. De waarde van de collectie ligt vooral besloten in de informatie die besloten is in de collecties en die door middel van studie zichtbaar gemaakt kan worden. De commissie voelt zich genoodzaakt om twee beoordelingen te geven. Wanneer de digitaliseringgraad vergeleken wordt met andere (rijks)musea in Nederland is deze laag, maar wanneer het percentage echter vergeleken wordt met andere vergelijkbare internationale instellingen is Naturalis al vergevorderd met digitaliseren van zijn collecties. De commissie is van mening dat de publiekskant van de collectie onderbelicht lijkt. Dit uit zich vooral in de gebruiksvriendelijkheid van de databases en links naar databases op de website van Naturalis. De geboden informatie over de collectie is uitgebreid en divers, maar voor nietwetenschappelijke bezoekers is de toegang tot die informatie niet altijd makkelijk te vinden. De organisatie meldt in de zelfevaluatie dat met ondersteuning van de FES-gelden een grootschalig digitalisering van de collecties zal worden gestart. De focus bij deze digitalisering ligt op de collecties die centraal komen te staan bij het onderzoek van NCB Naturalis. De commissie wil benadrukken dat de publieke kant van NCB Naturalis bij dit grootschalige digitaliseringsproject meegenomen zou moeten worden. Ook gezien het doel om publieke bewustwording over milieu- en natuurvraagstukken te bevorderen. Samenvattend oordeel over de digitale toegankelijkheid: onvoldoende/voldoende

16


3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan Het museum voert bij de operationalisatie van de waarde van de collectie het motto: ‘ontsluiten, ontsluiten, ontsluiten’ om het gebruik van de collectie te stimuleren. De in het voorgaande criterium genoemde digitaliseringproject moet het gebruik van de collecties door derden bevorderen. Voorheen werd het museum wel vergeleken met Fort Knox, maar het museum heeft dit beeld weten om te buigen naar die van een organisatie die zijn collecties openstelt voor derden. Het museum moet echter nog een grote slag maken om collectie-eenheden breder toegankelijk te maken. Het museum voert een strikt, maar gezien de cijfers ook ruimhartig bruikleenbeleid. Om de veiligheid te borgen, worden voorwerpen alleen in bruikleen gegeven als de betreffende instelling is opgenomen in het Museumregister van de Stichting Museumregistratie. Daarnaast weten veel professionele en amateuronderzoekers het museum en zijn collecties te vinden. Het museum staat zeer open tegenover deze bezoeken, omdat het in veel gevallen bijdraagt aan de verrijking van kennis over de collectie. Als laatste wil de commissie de rondleidingen voor het publiek door de depottoren noemen. De commissie is zeer positief over dit initiatief, maar vindt het jammer dat maar een zeer beperkt deel van het publiek hiermee bereikt wordt. In de plannen voor een nieuw NCB depot zijn ook plannen opgenomen voor een ‘open depot’. De commissie juicht dit plan van harte toe en zou een suggestie willen toevoegen aan het idee van een ‘open depot’. Nu het museum een nieuwe vaste opstelling ontwikkelt, zou de mogelijkheid meegenomen kunnen worden van een ‘etalage’ waar bezoekers medewerkers van NCB Naturalis aan het werk zien. Vergelijkbare opstellingen bij restauraties bij andere musea hebben goede ervaringen opgeleverd. Het publieke belang van het hebben van collecties is niet makkelijk om goed zichtbaar te maken aan het publiek, maar door mogelijkheden te zoeken om collecties en het werken met collecties te presenteren kan het draagvlak worden vergroot. Samenvattend oordeel over de activering van de collectie: voldoende

17

HOO FDS T UK 4: W E T EN SCH A P

4 Wetenschap 4.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). .

4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum Taxonomisch onderzoek wordt door Naturalis centraal gesteld in het onderzoeksbeleid. Het museum ziet dit onderzoek als ruggengraat en als unique selling point, omdat er in Nederland geen andere instellingen zijn die dit soort onderzoek uitvoeren. Door de samenwerking tussen taxonomen en specialisten op thematisch gebied kunnen resultaten ingezet worden in het wetenschappelijke en maatschappelijk domein. De samenhang van het onderzoek dat gedaan wordt bij Naturalis is vergelijkbaar met andere internationale natuurhistorische musea. De commissie concludeert dat de kwantiteit en de diversiteit van het onderzoek goed is, maar dat om de wetenschappelijke ambities van het museum te kunnen verwezenlijken de kwaliteit van het onderzoek sterk verbeterd moet worden. Het is de commissie niet geheel duidelijk geworden wat de referenties van het museum zijn bij het bepalen van de wetenschappelijke kwaliteit. Een dergelijke referentie zou raadzaam zijn om de vermeldingen in de Science Citation Index te kunnen wegen. Een goede stap in de verbetering van de kwaliteit is de nieuw in te stellen Wetenschappelijke Raad naast de al bestaande Museale Adviesraad. De samenstelling van deze raad zal gezocht worden in het internationale veld. De commissie proeft ook bij de organisatie het streven naar een hogere kwaliteit in plaats van een grotere kwantiteit. De recente aanmelding van enkele topwetenschappers uit het buitenland geeft een hoopvol beeld ten aanzien van de wetenschappelijke kwaliteit. Samenvattend oordeel over het wetenschappelijk onderzoek: voldoende/goed

4.3

Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours

De rol van taxonomie is belangrijk voor onderzoek in het algemeen. Zoals in §4.2 al werd aangegeven, wordt taxonomisch onderzoek nog maar door weinig instellingen gedaan, maar het gebruik van de resultaten van het onderzoek is wijd verspreid. Daarmee draagt Naturalis op nationaal en internationaal vlak bij aan het wetenschappelijke discours. Wanneer in de toekomst de kwaliteit van de wetenschappelijke output verhoogd wordt, ontstaan er voor de organisatie mogelijkheden om zich actief te mengen in het discours. Zeer positief is dat Naturalis een beleid voert om artikelen te publiceren in open access tijdschriften of open access te bewerkstelligen.

18

HOO FDS T UK 4: W E T EN SCH A P

De commissie wil bij dit criterium nog een opmerking toevoegen over de bijdrage van Naturalis aan het maatschappelijke discours. De onderwerpen milieubescherming en biodiversiteit staan internationaal in het middelpunt van de belangstelling. De commissie vindt het jammer dat Naturalis zich weinig zichtbaar mengt in het maatschappelijke debat. De mogelijkheden en de kennis zijn binnen de organisatie aanwezig en de commissie beveelt het museum aan om zich actiever te mengen in het maatschappelijke debat. Ook omdat dit de positie van het museum in de samenleving zal versterken. Samenvattend oordeel over de bijdrage aan het wetenschappelijk discours: goed

4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde De nu bestaande Wetenschappelijke Raad geeft vrijblijvende adviezen, maar aan deze adviezen wordt wel opvolging gegeven. Sinds een aantal jaar kent het museum een programma van fellowships voor buitenlandse onderzoekers. Het stimuleren van samenwerking met internationale en nationale universiteiten en instellingen en de publicaties die er uit voortkomen bevorderen de kwalitatieve output van het onderzoek. NCB Naturalis zou gezien de wetenschappelijke ambities misschien een visitatie in overweging kunnen nemen die zich richt op de wetenschappelijke taken en activiteiten van het instituut. Positief, zeker voor de toekomst, is de leidende rol die Naturalis op zich heeft genomen bij het Europese project EDIT (European Distributed Institute of Taxonomy). Dit network of excellence houdt zich bezig met de uitvoering en ontwikkeling van onder andere opleidingsaspecten, evaluatiecriteria van onderzoekers en gezamenlijke totaalinventarisaties. Opleidingsaspecten zijn een belangrijk thema bij de kwaliteitsborging, omdat zoals bij meer musea het personeelsbestand vergrijst. Naturalis zoekt naar mogelijkheden om de kennis die is opgebouwd door te geven aan nieuwe generaties onderzoekers. Samenvattend oordeel over de kwaliteitsborging van onderzoek: voldoende

4.5 Het museum deelt haar kennis met derden open en doelgroepgericht In §4.3 werd al aangegeven dat Naturalis zijn publicaties bij voorkeur publiceert bij open access tijdschriften. De website biedt aan derden een divers en uitgebreid aanbod aan informatie. De website is ondanks de al eerder aangestipte overvloed aan links, een goede portal voor verschillende doelgroepen als kinderen, scholen, natuurliefhebbers, professionele onderzoekers en amateuronderzoekers. Zoals al eerder aangegeven kan de gebruiksvriendelijkheid en de overzichtelijkheid van de website en onderliggende pagina´s beter ten aanzien van de publiekskant van het museum. De commissie concludeert dat Naturalis haar kennis deelt en de houding van de organisatie en ongetwijfeld ook van de toekomstige organisatie open is. Samenvattend oordeel over de kennisdeling met derden: goed

19

HOO FDS T UK 5: BEDRI J F

5 Bedrijf 5.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3).

5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum De organisatie van Naturalis kent drie sectoren met bijbehorende resultaatgebieden afdelingen: Publiek, Collectie en Onderzoek. Daarnaast kent de organisatie een aantal ondersteunende afdelingen. De directeur vormt het Managementteam samen met de drie adjunct-directeuren die tevens hoofd zijn van één van de sectoren. Naturalis had voor de fusie 135 fte en dit zal als gefuseerde organisatie groeien naar circa 200 fte. In 2005 werd de sector Collectie & Onderzoek gesplitst in twee aparte sectoren. Gezien de huidige fusie tot NCB en de explosieve groei van collecties als gevolg van de fusie, is dit een goede keuze geweest. Op enkele afdelingen is de werkdruk groter dan in andere delen van de organisatie. Zo is de druk op de afdeling collectieregistratie groot. Met de komst van de nieuwe collecties zal deze druk naar verwachting verder toenemen. Er is echter geen mogelijkheid tot uitbreiding van het aantal fte’s om knelpunten op te lossen, wegens de kosten die ermee gemoeid zijn. Het museum werkt wel op sommige afdelingen met 0-urencontracten en flexwerkers. De commissie veronderstelt dat de subsidies vanuit de FES onder andere ingezet kunnen worden om de druk op deze afdelingen te verlichten. De fusie tot NCB zal grote veranderingen brengen in de omvang en samenstelling van de gehele organisatie. Met name de omvang van de sectoren onderzoek en collecties neemt toe. De verschillende stafafdelingen worden onderbracht in één sector met een eigen eindverantwoordelijke. Ook in de sector Publiek zijn veranderingen te verwachten door de voorgenomen vernieuwing van de vaste presentaties. De organisatie loopt een aanmerkelijk risico dat de sector Publiek ondergesneeuwd raakt door de enorme groei van de sectoren Collectie en Onderzoek. Dat risico is aanwezig omdat er grote nadruk ligt op de wetenschappelijke taken binnen NCB Naturalis. Zie ook de aanbeveling omtrent de herformulering van de missie in §1.2. Samenvattend oordeel van de commissie over de organisatie van het museum: goed

20


5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum In de situatie voor de fusie was de organisatie van het museum in kwalitatief opzicht goed in staat een optimale bijdrage te leveren aan de verwezenlijking van de doelstellingen. In de zelfevaluatie geeft Naturalis aan dat door bezuinigingen er op sommige afdelingen, bijvoorbeeld collecties, knelpunten zijn ontstaan. Desondanks is de personeelstevredenheid hoog. In de gevoerde gesprekken kwam de betrokkenheid en de bevlogenheid van het personeel zeer duidelijk naar voren. De organisatie en de processen en procedures zullen met de komst van Zoölogisch Museum Amsterdam en het Nationaal Herbarium Nederland een grote verandering doormaken en dit proces zal grote aandacht behoeven. De commissie is dan ook positief over het voornemen om een integratiemanager aan te stellen om het fysieke fusieproces in goede banen te leiden. Daarnaast is een goed doordacht personeelsbeleid zeer belangrijk. De commissie is niet geheel overtuigd dat het huidige personeelsbeleid dat aansluit bij de nieuwe situatie en wil dit aanmerken als verbeterpunt voor de nabije toekomst. Samenvattend oordeel van de commissie over het personeel van het museum: voldoende

5.4 De (financiële) planning & control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen Naturalis kent verschillende budgethouders en is er trots op dat er zelden overschrijdingen plaatsvinden van het budget. Het museum mag daar terecht tevreden over zijn, maar het heeft de commissie verbaasd, dat er geen kostendragers zijn geïdentificeerd. De commissie beveelt het museum sterk aan om gestalte te geven aan projectbudgettering om de kosten goed in kaart te brengen en te beheersen. Deze analyse is voor de toekomstige organisatie van groot belang om de verschillende geldstromen van de wetenschappelijke en publieks- en museale afdelingen goed te managen. Het museum beschikt over een meerjarenplanning en kwartaal- en maandrapportages en ieder kwartaal vindt er een gesprek plaats met de adjunct-directeuren aan de hand van Balance Score Cards. Samenvattend oordeel over de planning & controlcyclus: goed

5.5 De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het museum beschikt over een beveiligingsplan, een BHV-plan en een calamiteitenplan collectie. De verantwoordelijkheid ligt bij het Hoofd Publieksbegeleiding. De personeelsleden die lid zijn van het BHV-team krijgen regelmatig een training. Daarnaast houdt de organisatie met regelmaat oefeningen. Ervaringen naar aanleiding van deze oefeningen worden gebruikt om de bestaande procedures aan te passen of te verbeteren. Verder worden medewerkers door middel van verschillende communicatiemiddelen op de hoogte gehouden van wijzigingen. Samenvattend oordeel over de opvolging van calamiteiten: goed

21


5.6 Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde Het museum heeft een aanzienlijke lijst van verschillende kwaliteitszorgprocessen en heeft ook een goed overzicht van processen per sector. De processen en protocollen zijn echter niet met elkaar geïntegreerd. Het museum geeft in de zelfevaluatie aan dat een integrale wijze van kwaliteitsmanagement wenselijk is. De commissie onderschrijft deze wens. Daarnaast is het beschrijven van werkprocessen binnen de verschillende sectoren belangrijk nu de organisatie met 65 fte wordt uitgebreid. De fusie is een goed moment om de diverse kwaliteitszorgprocessen in de gehele organisatie door te lichten en met elkaar te integreren. Samenvattend oordeel over de kwaliteitszorg: voldoende/goed

5.7 Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide De verantwoordelijkheid van het werven van sponsoren en fondsen voor activiteiten ligt evenals marketing bij de verschillende sectoren en afdelingen. Naturalis is succesvol geweest in het verkrijgen van subsidies en fondsen voor projecten, maar heeft vooralsnog geen gestructureerd sponsorbeleid. Dit heeft de commissie zeer verwonderd. Een museum als Naturalis, dat een hoge aaibaarheidsfactor heeft en een directe relatie heeft met actuele onderwerpen als biodiversiteit en het milieu, zou minstens één grote sponsor (anders dan de BankGiroLoterij) aan zich moeten kunnen binden. In de toekomst is het centraal en actief werven van sponsoren en fondsen van uitermate groot belang gezien de ambities van de organisatie, de toenemende bezuinigingen en de eisen met betrekking tot de Normering Inkomsten Basisinfrastructuur. De commissie is van mening dat er voor Naturalis vele mogelijkheden liggen om grote en kleine organisaties en sponsoren langdurig aan zich te binden. Sponsorrelaties dragen niet alleen bij aan de financiële middelen van NCB Naturalis, maar kunnen ook een belangrijke rol vervullen in de marktcommunicatie van het museum. De ontwikkeling van een corporate sponsorbeleid ziet de commissie als een stap in de goede richting. De commissie wil het museum aanbevelen om bestaande contacten die via de verschillende afdelingen zijn ontstaan uit te bouwen of nieuw leven in te blazen en gebruik te maken van de opgebouwde expertise en ervaring binnen de verschillende afdelingen. Sponsoren en fondsen zijn niet alleen belangrijk om doelstellingen en ambities te realiseren, maar dragen bij aan de verankering van het museum in de samenleving. De commissie is in dat kader ook positief over het opstarten van een vriendenvereniging in 2009. Samenvattend oordeel over het sponsorbeleid: slecht

22


5.8 De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit Voor de huidige situatie is de huisvesting in orde. Zij het dat het museum een aantal verbeterpunten ziet met betrekking tot de zichtbaarheid en duidelijkheid van de toegang tot het museum en het gebruik van de ruimtes in het Pesthuis. De kwaliteit van de huisvesting, zeker van het nieuwe gebouw en depot, is goed. Het op maat ontworpen gebouw voldoet nog steeds, maar biedt weinig ruimte aan andere en/of nieuwe concepten. Nu de organisatie in omvang van collecties en personeel flink is toegenomen, zijn er plannen ontwikkeld voor een aanpassing van het entreegebied, een andere functietoewijzing van het Pesthuis en nieuwbouw bij het huidige complex aan de Darwinweg. Deze ontwikkeling zal zeker leiden tot goede huisvesting van presentaties, collectie en personeel. Een aandachtspunt bij deze ontwikkeling is dat met het creëren van geschikte huisvesting voor de vaste en tijdelijke presentaties de doelstellingen aangaande het publiek nog niet verwezenlijkt zijn. De commissie beveelt het museum aan om de verschillende niveaus van publieksbegeleiding en een goede doelgroepenanalyse mee te nemen in de ontwikkeling. Samenvattend oordeel over de huisvesting: goed

23

HOO FDS T UK 6: S A MEN VAT T EN DE CO N CLUSIES

6 Samenvattende conclusies 6.1 Inleiding Het nieuwe Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis dat in januari 2010 ontstond uit drie verschillende organisaties en het proces dat voorafging aan het ontstaan van NCB Naturalis kan worden aangemerkt als een prestatie van formaat. De nieuwe organisatie staat echter voor een aantal grote uitdagingen. Niet alleen moeten er drie verschillende organisaties samengesmeed worden tot één integrale organisatie, maar collecties, registratiesystemen en werkwijzen moeten samensmelten. Een dergelijke fusie vereist een scherpe focus op heldere doelstellingen. De wetenschappelijke tak van het oude Naturalis was altijd al van groot belang in de organisatie, maar in de gefuseerde instelling wordt aan de wetenschap en wetenschappelijke samenwerkingsverbanden terecht veel belang gehecht. NCB Naturalis is een instelling waar Nederland trots op kan zijn. De collecties worden op een goede wijze bestudeerd, beheerd en gepresenteerd. De afgelopen jaren is er met succes veel energie en tijd in de gewenste fusie gestoken. De commissie is onder de indruk van hetgeen Naturalis heeft weten te bereiken en hoopt dat de bevindingen en aanbevelingen NCB Naturalis de toekomstige fase zal ondersteunen.

6.2 Conclusies algemeen In de nieuw ontstane organisatie ligt veel nadruk op de wetenschappelijke taak van NCB Naturalis, maar de instelling is er van overtuigd dat de museale en publieksfunctie niet ondergesneeuwd zal raken. In de nieuw geformuleerde missie van NCB wordt de museale en publieksfunctie niet expliciet genoemd. Het is echter noodzakelijk om de museale functie in de missie op te nemen om deze te borgen in de organisatie. Het is van groot belang om in de toekomstvisie de publieke bewustwording in de samenleving over natuur- en milieuonderwerpen expliciet op te nemen. De in de visie geformuleerde doelstellingen van NCB Naturalis zijn zeer actueel op maatschappelijk en wetenschappelijk vlak en passen zeer goed bij de nieuwe organisatie. Om de doelstellingen te verwezenlijken doet het museum er goed aan om zijn belanghebbenden te definiëren en te groeperen om hen op een effectieve wijze in te kunnen zetten bij de beleidsontwikkeling. De commissie denkt daarbij vooral ook aan de belanghebbenden aan de publieke zijde van de organisatie.

24


6.3 Conclusies publiek Sinds de opening van het museum in 1998 is de vaste opstelling nauwelijks gewijzigd. Hoewel de vaste presentatie nog steeds gewaardeerd wordt, vormt het concept een keurslijf waarin niet alle collecties van Naturalis naar voren kunnen komen. Sommige onderdelen van de presentatie zijn sleets geworden. Naturalis is recent gestart met het ontwikkelen van een nieuwe vaste opstelling die een representatief beeld geeft van de verzamelingen van NCB Naturalis. Ter ondersteuning heeft het museum een aantal pilots gestart om de aantrekkelijkheid voor volwassen bezoekers te vergroten. Naturalis wordt aangeraden om de kennis van deze pilots en publieksonderzoeken in te zetten bij de ontwikkeling van de nieuwe presentatie en de educatieve ondersteuning van de presentatie. Natuurhistorische musea trekken traditiegetrouw veel kinderen aan. Het museum zou naast deze doelgroep meer volwassen bezoekers en meer herhaalbezoeken willen trekken. De ontwikkeling van de nieuwe opstelling moet Naturalis aantrekkelijker maken voor genoemde groepen. Een andere verhouding tussen vaste presentatie en tijdelijke tentoonstellingen waarbij meer ruimte wordt toebedeeld aan tijdelijke en/of semi-permanente tentoonstellingen zal waarschijnlijk bijdragen aan de aantrekkelijkheid van het museum. De educatieve programma’s van het museum zijn zeer divers en de uitvoering is goed. Vergeleken bij andere Europese instellingen is het aantal schoolbezoeken relatief laag. Het museum heeft echter al stappen gezet om het aantal schoolbezoeken te verhogen. De publieksbegeleiding is nu sterk gericht op kinderen en het verdient aanbeveling om in de nieuwe opstelling de publieksbegeleiding van volwassenen aandacht te schenken. Naturalis heeft een goed beeld van de samenstelling van zijn bezoekers, maar heeft niet aan kunnen tonen dat die gegevens ingezet worden voor activiteiten en beleidsontwikkeling. Naturalis heeft zelf geconcludeerd dat de versnippering van de verantwoordelijkheid voor marketing en communicatie over de verschillende afdelingen niet heeft geleid tot het behalen van de gewenste doelen. Naturalis wil in de nabije toekomst het marketing en communicatiebeleid beter aan laten sluiten bij het evenementen-, vrienden- en sponsorbeleid. De voorgenomen stappen en maatregelen worden door de commissie als zeer positief beoordeeld.

25


6.4 Conclusies collectie NCB Naturalis heeft een zeer goed collectiebeleid. Hoewel er knelpunten zijn met betrekking tot de registratie van de collectie, heeft NCB Naturalis een goed overzicht van de verschillende collecties. De FES-gelden die verkregen zijn om de fusie te ondersteunen zullen onder andere ingezet worden voor de registratie van de nieuwe collecties. In het verleden bestonden er verschillende databases die de toegankelijkheid niet bevorderden, maar deze worden alle ondergebracht in één registratiesysteem. NCB Naturalis mag bijzonder trots zijn op deze ontwikkeling. Het beheer van de collectie wordt op een goede manier uitgevoerd, waarbij ontwikkelingen in collectiebeheer en andere inhoudelijke ontwikkelingen als DNA samples goed worden gevolgd. Digitalisering van de collectie is gezien de grote omvang geen sinecure. Hoewel veel informatie over de collecties toegankelijk is via de website (en gerelateerde databases) van NCB Naturalis, mag er aandacht worden geschonken aan de gebruiksvriendelijkheid van de websites en gerelateerde databases. De commissie onderschrijft dat het belang van de collecties met name besloten ligt in de wetenschappelijk informatie, maar acht het van wezenlijk belang dat het belang van deze collecties ook overgebracht worden aan het publiek. De voorganger van NCB Naturalis, het nationaal Natuurhistorisch Museum Naturalis, werd vroeger wel beschreven als een zeer gesloten instelling. NCB Naturalis mag terecht trots zijn dat de instelling deze beeldvorming heeft weten om te buigen in een imago van een open en toegankelijke instelling voor zowel wetenschappers als publiek.

6.5 Conclusies wetenschap NCB Naturalis is één van de weinige instellingen in Europa die op deze schaal taxonomisch onderzoek doet. Dit onderzoek wordt gezien als de ruggengraat van de instelling en als unique selling point. De kwantiteit en de diversiteit van de wetenschappelijke activiteiten van de instelling is goed. NCB Naturalis heeft voor de toekomst grote ambities ten aanzien van het wetenschappelijke onderzoek. De commissie is van mening dat deze ambities passen bij de doelstellingen, maar dat de kwaliteit van het onderzoek verhoogd moet worden om deze ambities te kunnen verwezenlijken. Het instellen van een Wetenschappelijke Adviesraad is een goede stap in deze richting.

26


6.6 Conclusies bedrijf Het ´oude´ Naturalis was een redelijk grote organisatie en de fusie tot NCB Naturalis doet de instelling fors groeien. Het proces om van de drie organisatie één geïntegreerde organisatie te maken vormt een grote uitdaging. Om dit proces in goede banen te leiden, zal NCB Naturalis een coördinator aanstellen. De commissie onderschrijft dit zeer, maar wil wel opmerken dat de organisatie zich nog niet geheel bewust is van de forse veranderingen die zullen plaatsvinden in de nabije toekomst. De commissie raadt NCB Naturalis daarom ook aan om zorg te dragen dat de gehele organisatie goed voorbereid is op het fusieproces. Een goed personeelsbeleid is daarbij van groot belang. De financiële huishouding van NCB Naturalis is gezond. De commissie raadt echter aan om kostendragers te identificeren, projectbudgettering toe te passen c.q. te verfijnen en de kosten goed in kaart te brengen. Dergelijke instrumenten zijn van belang om de verschillende geldstromen van de wetenschappelijke en publieks- en museale afdelingen te kunnen beheersen. Het museum kent verschillende kwaliteitszorgprocessen en heeft de wens aangegeven om deze processen te integreren. De fusie tot NCB Naturalis is een goed moment om aan deze integratie vorm te geven. De commissie heeft het sponsorbeleid helaas een slechte beoordeling moeten geven. De onderwerpen natuur, milieu en biodiversiteit staan in het middelpunt van de belangstelling, zowel nationaal als internationaal. Het is daarom verwonderlijk dat NCB Naturalis geen grote sponsor aan zich heeft weten te binden, maar het NCB Naturalis ontwikkelt op dit moment een corporate sponsorbeleid en een vriendenvereniging.

27

BI J L AGEN

Bijlage 1: Visitatie: basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea. Protocol visitatie t.b.v. museale visitatiecommissies Opdracht 1) De opdrachtgever voor een visitatie is de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 2) De visitatiecommissie geeft in haar rapport antwoord op de volgende vragen. a. De relevantie van de missie en de doelstellingen b. De wijze waarop de instelling omgaat met de beleidsprioriteiten van de minister c. De kwaliteit van de organisatie d. De productiviteit en het publieksbereik e. De condities voor continuïteit. Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen, en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Samenstelling 3) De VRM draagt, in overleg met de te visiteren instelling leden voor de visitatiecommissie voor aan de minister van OCW. De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap benoemt de leden na advies door de Raad voor Cultuur. 4) De visitatiecommissie bestaat, afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de te visiteren instelling, uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Binnen de commissie is tenminste expertise aanwezig op de volgende terreinen: a. Algemene bedrijfsvoering b. Museale bedrijfsvoering c. Kwaliteitszorg als onderdeel van het bedrijfsproces d. Het terrein of de terreinen waarop de te visiteren instellingen actief zijn 5) De commissiesecretaris is geen lid van de visitatiecommissie. 6) De visitatiecommissie is internationaal samengesteld. Werkwijze 7) De visitatiecommissie bepaalt haar eigen werkwijze. Zij verantwoordt deze in haar rapport, inclusief een explicitering van het beoordelingskader dat zij heeft gehanteerd. 8) Tenminste de volgende instrumenten staan de visitatiecommissie voor het beantwoorden van de vragen ter beschikking: a. Het zelfevaluatierapport van de te visiteren instelling b. De bijlagen bij het zelfevaluatierapport c. De handleiding zelfevaluatie van de VRM, inclusief de bijlage d. Gesprekken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling. Onder deze ten minste i. de directie van de instelling ii. de Raad van Toezicht van de instelling iii. medewerkers uit alle geledingen van de instelling iv. externe stake-holders (denk aan bezoekers, gemeente, samenwerkings-partners, opdrachtgevers, sponsoren) 9) Indien binnen de visitatiecommissie een onoverbrugbaar verschil van inzicht bestaat inzake de beoordeling van (een aspect van) het gevisiteerde museum, wordt dit in het rapport inzichtelijk gemaakt. 10) De secretaris van de visitatiecommissie ondersteunt de commissie, vraagt tijdig de documenten op bij de te visiteren instelling, zorgt voor de verspreiding daarvan onder de leden van de commissie, doet verslag van de bijeenkomsten en schrijft in opdracht van de commissie het eindrapport. Het eindrapport wordt onder verantwoordelijkheid van de commissie vastgesteld.

28

BI J L AGEN

11) Het visitatieproces omvat tenminste vijf fases: a. De voorbereiding van het bezoek aan de te visiteren instelling. Deze omvat de bestudering van de door de instelling aangeleverde documenten en een bijeenkomst ter kennismaking, taakverdeling en bespreking van de eerste bevindingen. b. Het bezoek aan de instelling. Deze bijeenkomst duurt minimaal een en maximaal twee dagen. Op de bezoekdag worden de gesprekken met de betrokkenen uit de instelling en de externe stakeholders gevoerd. Aan het einde van de dag wordt aan de directie van het museum een eerste indruk teruggegeven op basis van de gesprekken. c. De conceptfase. Hierin wordt overeenstemming bereikt over de bevindingen op basis van een eerste ruw conceptrapport dat door de secretaris is opgesteld op basis van de gesprekken op de bezoekdag. d. Het vaststellen van het conceptrapport dat aan de directie van de gevisiteerde instelling voor wederhoor wordt aangeboden. e. De definitieve vaststelling van het eindrapport, waarin verwerkt de reactie op het wederhoor van de directie van de gevisiteerde instelling. Vervolgens biedt de visitatiecommissie haar eindrapport aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aan. 12) Het visitatierapport omvat in elk geval de volgende onderdelen a. Beschrijving van de gevolgde procedure, inlcusief toelichting op de activiteiten. b. Een overzicht van alle personen met wie de commissie heeft gesproken. c. Een explicitering van het beoordelingskader dat de commissie heeft gehanteerd. d. Een zelfstandig leesbare beoordeling per onderdeel van de zelfevaluatie. 13) De doorlooptijd van een visitatieproces is maximaal 12 maanden. De visitatiecommissie verricht haar werkzaamheden binnen maximaal 6 maanden. Daaraan vooraf gaat het proces van zelfevaluatie binnen de te visiteren instelling. 14) Na toezending van het definitieve rapport aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap draagt de VRM zorg voor het openbaar maken van het rapport. Criteria en wijze van samenstellen van de commissies 15) De VRM stelt, in overleg met de te visiteren instelling, een lijst van potentiële leden van de visitatiecommissie. samen. Potentiële leden worden vooraf gepolst om hun principebereidheid tot toetreding tot één of meer visitatiecommissies vast te stellen. 16) De leden van de visitatiecommissie zijn in de vijf jaar voorafgaand aan de visitatie niet in dienst geweest bij het te visiteren museum, hebben in diezelfde periode geen opdrachten vervuld voor het te visiteren museum en van hen is in dezelfde periode geen projectvoorstel of sollicitatie afgewezen. 17) De leden van de visitatiecommissie zijn in de commissie opgenomen vanwege hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Zij hebben in relatie tot de visitatie geen ander belang dan een zo getrouw mogelijk beeld te geven van hetgeen door hen tijdens het visitatieproces is of wordt gevonden. 18) Indien een kandidaat-commissielid vooraf feiten kent die hem/haar zouden kunnen belemmeren in zijn/ haar onafhankelijkheid, dient dit kandidaat-lid dit onverwijld te melden en zich terug te trekken uit de commissie. Indien tijdens het visitatieproces dergelijke feiten blijken aan het betrokken lid of een der andere leden, dient ook daaruit de conclusie getrokken te worden dat het betrokken lid zich terugtrekt. 19) De voorzitter van de commissie wordt door de commissieleden uit haar midden benoemd. De verdere taakverdeling tussen de commissieleden wordt eveneens binnen de commissie afgesproken. 20) Bij de samenstelling van een visitatiecommissie ten behoeve van een museum, heeft de directie van dat museum het recht om aan te geven welke potentiële commissieleden niet in aanmerking komen. Van dit recht kan uitsluitend gebruik worden gemaakt op grond van een (vermeend) gebrek aan onafhankelijkheid, zoals beschreven in punt 17. 21) De directie van het museum kan eventueel specifieke deskundigheid in de visitatiecommissie vragen. Indien deze specifieke deskundigheid niet beschikbaar is binnen de lijst, zal deze van buiten worden aangetrokken. Een lid van een visitatiecommissie dat op deze manier is aangetrokken, kan geen voorzitter van de commissie zijn, en is geen lid van een commissie van 3 leden. 22) De leden van de visitatiecommissie ontvangen voor hun deelname aan de commissie vacatiegeld van het ministerie van OCW. Tevens worden alle ten behoeve van de visitatie gemaakte onkosten vergoed. Hierbij zijn tenminste inbegrepen: reis- en verblijfkosten voor alle bijeenkomsten, inclusief het instellingsbezoek.

29

BI J L AGEN

Handleiding Voor zelfevaluatie van museale instellingen

Inleiding Voor u ligt een geannoteerde inhoudsopgave voor een zelfevaluatierapport, dat u in de gelegenheid stelt het handelen in uw museum tegen het licht te houden. Het maken van een zelfevaluatie is de eerste (en belangrijkste) stap in het visitatietraject dat u recent bent aangegaan. Dit traject wordt na het opstellen van uw zelfevaluatie voortgezet door de visitatiecommissie die zich op grond van het rapport, andere documenten en gesprekken met leden van uw organisatie en externe stake-holders een oordeel zal vormen over de kwaliteit van uw organisatie en de producten die u levert. Na hoor en wederhoor zal het rapport van de visitatiecommissie worden gepubliceerd. Het zelfevaluatierapport is het schakelpunt tussen uw interne kwaliteitszorg en de externe kwaliteitsbeoordeling door de visitatiecommissie. Het doel van deze exercitie is dat u een beter, completer en extern gevalideerd inzicht krijgt in de kracht en zwaktes van uw eigen organisatie. Daardoor wordt u in staat gesteld nog beter te sturen op de doelen die u in uw museum wilt bereiken en kunt u na verloop van tijd nog beter vaststellen of, hoe en tegen welke kosten u deze doelen bereikt hebt. Het geeft u instrumenten in handen om de kwaliteit van uw museum verder te versterken. Tegelijkertijd biedt het een maatschappelijke verantwoording van de wijze waarop u in uw museum uw maatschappelijke rol invult en deze steeds aan de eisen van de tijd aanpast. Aan de beoordeling van de visitatiecommissie wordt door de subsidiegever geen direct gevolg gehangen in de vorm van een subsidiebesluit. Wel acht de subsidiegever het van belang dat langs deze weg maatschappelijk verantwoording wordt afgelegd. De zelfevaluatie van het museum is een document dat uitsluitend bestemd is voor het museum zelf en de visitatiecommissie. De commissieleden zijn gebonden aan geheimhouding van de documenten en informatie die u hen aanlevert. Zij publiceren slechts hun eigen bevindingen, en waar relevant wordt daarin verwezen naar hetgeen u heeft aangeleverd. Indien daarbij vertrouwelijke informatie in het geding is (bijvoorbeeld informatie over uw beveiliging) prevaleert het (veiligheids) belang van het museum.

Uitgangspunten Quality is in the eye of the beholder. Zeker in een complexe organisatie is kwaliteit geen eenduidig begrip. Kwaliteit is ook niet altijd meetbaar. Voor musea komt daar nog bij dat de grote onderlinge verschillen met zich meebrengen dat ook de ambitieniveaus sterk uiteen lopen. Daarom is voor deze inhoudsopgave gekozen voor een kader, waarvan per instelling –beargumenteerd- kan worden afgeweken. Doel van het visitatieproces is immers, om te bezien of u uw doelen voldoende relevant heeft beschreven, of ze in uw organisatie voldoende leven en of de organisatie er in voldoende mate op is ingericht en aan werkt om ze te bereiken. Uw doelen, uw ambities zijn daarmee de norm waaraan u wordt getoetst. Daarmee zijn de uitkomsten van visitaties relatief, maar in principe altijd relevant voor het betrokken museum. De vraag die gesteld wordt is: is het museum fit-for-purpose; is het in staat de zelfbepaalde doelen te bereiken. Quality is in the eye of the beholder. Een tweede uitgangspunt van het proces, dat voortkomt uit deze stelling is dat een visitatieproces door de hele organisatie wordt uitgevoerd. Door met elkaar het gesprek aan te gaan over de vragen die worden gesteld, ontstaat het meerdimensionale beeld van kwaliteit. En ontstaat het gesprek over de vraag wat hoe beter kan om de gestelde doelen te bereiken. Maar allereerst ontstaat het gesprek over de doelen zelf en hun relevantie. En daarmee wordt al bij de zelfevaluatie draagvlak ontwikkeld voor verbetering. Daarbij is het heel simpel: een visitatiecommissie komt praten met uw medewerkers, dus is het verstandig dat zelf eerst te doen! Quality is in the eye of the beholder. Deze uitspraak is nog op een derde manier relevant als uitgangspunt van het visitatieproces: Zijn de doelen die het museum zichzelf stelt, voldoende relevant in de maatschappelijke werkelijkheid? Door deze vraag te stellen, onderwerpen musea zich aan de maatschappelijke wens tot het afleggen van verantwoording, het steeds opnieuw vaststellen van de maatschappelijke relevantie van musea als dragers van het collectief geheugen en afstandelijke beschouwers van het heden. Om deze dimensie te belichten, worden ook uw stake-holders (het publiek, sponsoren, samenwerkingspartners) betrokken bij de visitatie. 3.

Het kan zijn dat u in uw organisatie de indeling van werkzaamheden anders heeft vormgegeven dan in de hoofdstukindeling zoals opgenomen in deze inhoudsopgave. Om het voor de visitatiecommissie hanteerbaar te houden, verzoeken wij u de indeling echter te volgen. U kunt bij de beschrijving van uw organisatie steeds de meest betrokken medewerkers betrekken, ook als ze in uw organisatie ergens anders geplaatst zijn.

30

BI J L AGEN

Quality is in the eye of the beholder. De vierde en laatste wijze waarop dit uitgangspunt relevant is, gaat over de samenstelling van de visitatiecommissie. De commissies worden samengesteld per te visiteren museum. Ze zijn interdisciplinair samengesteld om op die manier een zo breed mogelijke blik in uw museum te kunnen werpen. U kunt aangeven welke disciplines u in uw commissie terug wilt zien, en waarom. Voorts kunt u het aangeven als u bepaalde mensen graag of juist niet in de commissie wilt zien. Het belangrijkste criterium bij het samenstellen van de commissie is echter de onafhankelijkheid van de leden van de commissie: geen (voormalige) medewerkers, geen “vriendjes”en geen “vijanden”. In het protocol vindt u de uitgangspunten van onafhankelijkheid. Daarnaast wordt de commissie natuurlijk ook samengesteld op basis van beschikbaarheid van de betrokkenen.

Opzet van de inhoudsopgave De start van het visitatieproces is de zelfevaluatie. U heeft zichzelf de opdracht gegeven uw organisatie te beschrijven. Dat doet u in vijf hoofdstukken3: Algemeen, Publiek, Collectie, Wetenschap en Bedrijf. Hiermee wordt naar verwachting de gehele museale organisatie in beeld gebracht, waar mogelijk in onderlinge samenhang. In de hoofdstukken belicht u de aspecten: t In- en externe relevantie t In- en externe productiviteit t Efficiency t Leiderschap Belangrijk voor de beoordeling van kwaliteit zijn de werkprocessen; wat komt er in, wat wordt er aan toegevoegd, wat komt er uit en hoe wordt een en ander geëvalueerd. Om die reden verzoeken wij u om in uw rapportage ook steeds aandacht te besteden aan deze proceskenmerken: t Doelstellingen t Programma t Personeelsinzet t Inzet voorzieningen t Interne kwaliteitszorg t Resultaten Bij de beschrijving van uw organisatie zult u gebruik maken van in uw museum bestaande documenten (plannen, evaluaties, verslagen van vergaderingen, producten). Voeg deze bij uw zelfevaluatie bij, zodat de visitatiecommissie een dieper inzicht kan ontwikkelen dan uitsluitend op grond van de zelfevaluatie zelf. Ook op de dag dat de visitatiecommissie bij u op bezoek komt, dienen deze documenten voor de commissie beschikbaar te zijn. Om u behulpzaam te zijn bij de beschrijving van uw organisatie, is in de bijlage een uitputtende vragenlijst opgenomen. Deze kan goede dienst doen als checklist, om te voorkomen dat een element van uw werkzaamheden aan de aandacht ontsnapt, en om te zien op welke wijze over de verschillende aspecten en proceskenmerken kan worden gerapporteerd. U zult in de vragenlijst in ieder hoofdstuk vragen tegenkomen die betrekking hebben op sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen. Door dergelijke vragen te stellen, wordt u uitgedaagd zelf een analyse te maken van de stand van zaken in uw museum. U hoeft de vragenlijst niet steeds te volgen, maar waar u elementen niet beschrijft, zal daarbij wel een toelichting nodig zijn vanuit het motto: pas toe of leg uit. In het geval u bijvoorbeeld geen wetenschappelijke functie vervult, hoeft u niet alle vragen op dat terrein te beantwoorden. Voor de visitatiecommissie is het in dat geval echter wel van belang te weten op grond waarvan dat besluit is genomen, of die situatie is ontstaan. Dit onder andere om te voorkomen dat (in het genoemde voorbeeld) de focus van de visitatie alsnog naar het ontbreken van de wetenschappelijke functie wordt getrokken, waardoor mogelijk relevantere aspecten onderbelicht raken.

31

BI J L AGEN

Vragenlijst Bijlage bij de zelfevaluatie

1. Algemeen In dit hoofdstuk wordt algemene informatie verzameld. Het gaat dan om de informatie waaraan in de volgende hoofdstukken de museale functies worden opgehangen. Kern is de missie van het museum, de wijze waarop het museum zich in de samenleving positioneert en de wijze waarop deze algemene missie doorwerkt in de museale organisatie en werkwijze. 1) Heeft u de missie van het museum omschreven? Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Wanneer is deze missie geschreven, danwel voor het laatst herzien? a. Wie waren betrokken bij de laatste beschrijving/herziening van de missie? Waren dit eigen medewerkers of ook externen? b. Is uw Raad van Toezicht betrokken geweest? Hoe? 3) Betrekt u bezoekers (scholen, vrienden van het museum, andere organisaties en/of individuen) bij de ontwikkeling van de missie en het beleid van het museum? a. Zo ja hoe? Voeg eventuele documenten bij. 4) Is beschreven hoe de missie van het museum doorwerkt in - Collectieplan - Tentoonstellingsplannen - Beleidsplannen - Bedrijfsplan - Marketingplannen Genoemde documenten bijvoegen. 5) Wanneer is de missie voor het laatst benut voor het nemen van een (strategische) beslissing? a. Voor welke beslissing? b. Hoe is dat gebeurd? c. Wat was de uitkomst van de beslissing? 6) Op welke manier en over welke onderwerpen wordt de Raad van Toezicht geïnformeerd? Voeg verslagen van de drie laatstgehouden Raad van Toezicht-vergadering bij. 7) Is de missie van het museum vertaald in concrete doelstellingen? a. Zo ja, waar; document bijvoegen. 8) Is voor het ontwerp van de missie van het museum een omgevingsanalyse gemaakt? a. Zo ja, document bijvoegen. b. Zo nee, waarom niet? 9) Acht u uw missie intern en extern relevant? Geef argumenten Acht u uw missie ambitieus? Geef argumenten Acht u uw missie haalbaar? Geef argumenten 10) Is beschreven wanneer en hoe de missie in uw organisatie opnieuw tegen het licht wordt gehouden? 11) Heeft het museum recent een SWOT-analyse laten uitvoeren? Zo ja, document bijvoegen. a. Wat is gebeurd met de uitkomsten van de analyse? 12) Worden er in uw museum, al dan niet in samenwerking met derden, maatschappelijk relevante activiteiten ontplooid die buiten de traditionele museale taken vallen? a. Zo ja, welke en op welke manier zijn deze activiteiten opgehangen aan uw missie? b. Beschrijf doel, werkwijze en uitkomsten van deze activiteiten en/of voeg relevante documentatie bij. 13) Zijn er verbeterpunten (al dan niet voortkomend uit de SWOT-analyse) die momenteel op de agenda van het museum staan, maar die nog niet zichtbaar zijn in het vervolg van deze zelfevaluatie? 14) Heeft u plannen, prioriteiten, contouren van toekomstig beleid die nog niet in de vorm van beleidsdocumenten zijn neergeslagen maar die wel relevant zijn voor de (toekomstige) positionering van het museum? Zo ja, kunt u deze beschrijven?

32

BI J L AGEN

2. Publiek In dit hoofdstuk wordt aandacht gevraagd voor alle aspecten van het publieksgerichte werk; vaste en tijdelijke presentaties, publieksbegeleiding, educatie, samenwerking met scholen en andere organisaties, marketing en PR. 1) Hoe beschrijft u uw publiek? a.Heeft u dit ergens beschreven? b. Zo ja, waar; document bijvoegen. 2) Geef inzicht in de publiekscijfers (aantallen, doelgroepen) over de afgelopen drie jaar. a. Kunt u in uw publieksbereik een trend waarnemen (groeiend, gelijkblijvend, krimpend, wijziging in de samenstelling) en zo ja, kunt u aangeven waar deze trend uit voortkomt? 3) Zijn deze veranderingen door u gezocht of spontaan ontstaan? a. Indien gezocht; waarom en hoe heeft u deze verandering gezocht? b. Welke instrumenten heeft u hierbij benut? Indien relevant: documenten bijvoegen. 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw publieksfunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Welke instrumenten heeft u benut om uw publiek te beschrijven? (vb. algemeen of specifiek publieksonderzoek, omgevingsanalyse, andere instrumenten) 6) Wanneer heeft u voor het laatst uw publiek beschreven? Wie in (en buiten) de organisatie zijn daarbij betrokken geweest? 7) Is uw huidige publiek het door u gewenste publiek? a. Waarom wel/niet? b. Indien niet, wat doet u om het door u gewenste publiek aan te trekken? c. Hoe heeft u deze inzet verankerd in uw organisatie? Wie is verantwoordelijk? 8) Werkt u samen met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties ter bevordering van uw publieksbereik? a. Zo ja, met wie en hoe? b. Gebeurt dit planmatig? Zo ja, voeg het plan bij. c. Zo nee, hoe ontstaan samenwerkingsverbanden en zijn deze ad-hoc of blijvend? d. Wie is verantwoordelijk voor de samenwerking met scholen en/of andere maatschappelijke organisaties? 9) Heeft u een vriendenvereniging of –stichting? a. Zo ja, welke rol vervult deze vereniging of stichting? b. Betrekt u de vereniging of stichting bij uw (publieks-)beleid? Zo ja hoe? c. Hoe vaak en waarover vergadert u met uw vriendenvereniging of –stichting? Voeg verslagen van recente vergaderingen bij. 10) Op welk moment in de ontwikkeling van een tentoonstelling wordt de educatieve functie in uw museum daarbij betrokken? 11) Hoe oordeelt u over de didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding bij tentoonstellingen? a. Evalueert u deze specifiek? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. Zo nee, waarop baseert u uw oordeel? 12) Hoe stelt u vast voor welke doelgroep(en) u specifieke begeleiding bij uw tentoonstellingen maakt? 13) Voert u systematisch onderzoek uit omtrent de tevredenheid van uw publiek? Zo ja, op welke wijze? Voeg uitkomsten over de afgelopen 3 jaren bij. Zo nee, waarom niet? 14) Indien u tevredenheidonderzoek uitvoert onder uw publiek, kunt u aangeven wat u doet met de uitkomsten daarvan? a. Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van dit onderzoek? b. Hoe meet u of deze opvolging het gewenste resultaat heeft? c. Geef waar mogelijk op deze vraag antwoord voor de onderdelen educatie, presentatie, horeca, winkel. 15) Welke activiteiten verricht u om uw (of uw gewenste) publiek aan zich te binden? Voeg voorbeelden van uitgevoerde (tentoonstelling-/evenementen-)plannen bij. Voeg evaluaties van tentoonstellingen/ evenementen bij. 16) Hoe stelt u vast of een activiteit het gewenste resultaat heeft gehad?

33

BI J L AGEN

a. Wie bepaalt het gewenste resultaat? b. Worden gewenste resultaten kwantitatief en/of kwalitatief vastgesteld? 17) Heeft u een marketingplan? Heeft u een PR-plan? a. Zo ja, voeg het betreffende document bij. Zo nee, waarom niet? b. Geef aan (indien niet in het document beschreven) hoe uw marketing en PR passen in uw missie.

3. Collectie In dit hoofdstuk gaat het om de collectie: behoud en beheer, registratiegraad, aankoop en afstoten, mobiliteit van de collectie. NB Voor openluchtmusea: betrek ook de onroerende collectie in de beantwoording! 1) Heeft u een collectieplan? Zo nee, waarom niet? Zo ja, voeg het bij. a. Hoe is uw collectieplan opgehangen aan uw missie? 2) Hoe is het collectieplan tot stand gekomen? a. Wie (in- en extern) waren betrokken? b. Wie was verantwoordelijk? 3) Wanneer is het collectieplan voor het laatst herzien? Wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? a. Wordt het collectieplan benut voor beslissingen over aankoop en afstoten van collectieonderdelen? 4) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw collectiefunctie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 5) Hoe is de digitale registratiegraad van uw collectie? a. Op welke manier (type programma, eigen, aangekocht of in samenwerking met anderen ontwikkeld) registreert u uw collectie? b. Voor wie is de digitale registratie toegankelijk? c. Welke activiteiten heeft u beschreven/voert u uit om de registratiegraad te verhogen? d. Op welke termijn dient de gehele collectie geregistreerd te zijn? Wie is verantwoordelijk en hoe controleert u of u op schema ligt? 6) Is uw collectie en/of informatie daarover digitaal toegankelijk voor publiek? a. Zo ja, is dat uitsluitend via uw eigen website of ook via samenwerkingsverbanden? b. Welke informatie over uw collectie is digitaal of anderszins beschikbaar voor het publiek? c. Hoe is dit georganiseerd? d. Wie beslist over de toegankelijkheid van informatie? e. Hoe en hoe vaak wordt geëvalueerd of de informatie die beschikbaar zou moeten zijn, dat ook is? f. Hoe beoordeelt u welke informatie beschikbaar moet zijn voor welke doelgroep? 7) Publiceert u over uw collectie? a. Zo ja, in welke media? b. Zijn dit eigen publicaties of externe publicaties? c. Ten behoeve van welke doelgroep(en) publiceert u? d. Voeg voorbeelden van publicaties toe. 8) Hoe vaak wordt de collectie door uw medewerkers gebruikt, voor welke doelen? a. Hoe vaak wordt uw collectie door derden gebruikt? Voor welke doelen? b. Hoe registreert u het gebruik van de collectie? c. Hoe, op welke criteria beoordeelt u een aanvraag voor gebruik door derden van de collectie? 9) Geeft u objecten uit uw collectie in bruikleen aan andere musea en/of andere instellingen? a. Zo ja, op welke wijze beoordeelt u de betrouwbaarheid van de bruikleennemer? b. Welke eisen stelt u aan de bruikleennemer? i. Ten aanzien van de veiligheid van de objecten ii. Ten aanzien van de klimatologische omstandigheden waarin het object terechtkomt iii. Ten aanzien van eventuele verzekeringskosten c. Voeg relevante documentatie toe.

34

BI J L AGEN

10) Heeft u een calamiteitenplan voor uw collectie? a. Zo nee, waarom niet? b. Zo ja, wanneer is dit voor het laatst herzien? c. Wanneer is dit voor het laatst getoetst? d. Door wie is het getoetst? Was dit intern of extern? e. Voeg documenten bij. 11) Participeert uw museum in (internationale) uitwisselingsnetwerken voor tentoonstellingen? a. Zo ja, als bruikleennemer en/of als bruikleengever? b. Hoe vergewist u zich van de betrouwbaarheid van uw partner als u bruikleengever bent? c. Controleert u deze betrouwbaarheid ook gedurende de bruikleenperiode? d. Hoe toont u uw betrouwbaarheid aan in het geval u bruikleennemer bent? 12) Heeft u een klimaatplan? a. Zo nee waarom niet? b. Zo ja, voeg document bij. c. Op welke wijze worden de benodigde fysieke omstandigheden van de collectie bepaald, hoe worden deze gewaarborgd en hoe worden deze gemonitord? d. Hoe borgt u de kennis over de ideale bewaaromstandigheden in uw museum? e. Hoe wordt ervoor gezorgd dat uw museum up-to-date blijft ten aanzien van de kennis over de (klimatologische) behoeften van uw collectie? 13) Heeft u een eigen restauratie-atelier? a. Hoe wordt hier de kennis en kunde op het terrein van de restauratie up-to-date gehouden? b. Wie is daarvoor verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de kennis en kunde daadwerkelijk op peil wordt gehouden? 14) Participeert uw museum in (wetenschappelijk) onderzoek naar beheerstechnieken, restauratietechnieken danwel anderszins? Zo ja, voeg relevante documentatie bij. a. Welke rol speelt uw museum in dergelijk onderzoek? b. Wordt dit onderzoek onderworpen aan in- of externe kwaliteitsbeoordeling? c. Zo ja, voeg het meest recente rapport bij. 15) Voeg de twee meest recente rapporten van de Erfgoedinspectie bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele daarin beschreven onvolkomenheden tegemoet te komen? b. Wie is verantwoordelijk? c. Hoe controleert u of de acties zijn uitgevoerd en of ze effectief zijn?

4. Wetenschap In dit hoofdstuk wordt ingezoomd op de wetenschappelijke functie die musea vervullen. Het gaat dan om wetenschappelijke en maatschappelijke relevantie van het uitgevoerde onderzoek, de planmatigheid van het onderzoek en de wijze waarop over het onderzoek wordt gerapporteerd. 1) Wordt in uw museum wetenschappelijk onderzoek gedaan aan de collectie? 2) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw wetenschappelijke functie? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 3) Heeft u een plan voor het wetenschappelijk onderzoek? Zo ja, voeg het document bij. Zo nee, waarom niet? a. Welke doelstellingen heeft u met uw wetenschappelijk beleid? Onderbouw uw keuzes. b. Geef aan hoe de programmering van uw wetenschappelijk onderzoek past in uw missie en uw wetenschappelijk beleid. c. Hoe controleert u of het onderzoek dat wordt verricht voldoet aan de afspraken in het plan? Wie is verantwoordelijk? 4) Wordt in uw museum vrij wetenschappelijk onderzoek, los van de collectie (eventueel in opdracht van derden) gedaan? Zo ja, wat en waarom. Voeg voorbeelden van publicaties toe. 5) Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek (%) wordt extern gefinancierd?

35

BI J L AGEN

6)

7)

8) 9)

a. Wie zijn de voornaamste opdrachtgevers? b. Hoeveel van het wetenschappelijk onderzoek wordt in samenwerking met derden (universiteiten, onderzoeksinstituten, musea, etc) uitgevoerd? c. Hoeveel % van het wetenschappelijk onderzoek door eigen medewerkers vindt plaats in het buitenland? Waar en waarom? Wie financiert dit? Hoe is de tijdbesteding van de wetenschappelijke staf gemiddeld verdeeld over wetenschappelijk onderzoek aan de collectie, vrij wetenschappelijk onderzoek, onderzoek in opdracht van derden, onderzoek ten behoeve van publiekstaken en andere taken? a. Hoe oordeelt u over deze verdeling van de tijd? Wordt door het museum gestuurd op kwantiteit en/of kwaliteit van de wetenschappelijke productiviteit? Zo ja, waaruit blijkt dat? Wie is daarvoor verantwoordelijk? a. Hoe beoordeelt u de wetenschappelijke kwaliteit van een publicatie? b. Is dit intern of extern? c. Wie beslist of een publicatie plaatsvindt? Op welke wijze wordt de wetenschappelijke productie van het museum kwantitatief en kwalitatief beoordeeld? Door wie en wat was het oordeel daarvan? Voeg eventuele documenten bij. Op welke wetenschappelijke output bent u het meest trots? Op welke het minst? Voeg de betreffende output bij.

5. Bedrijf In dit hoofdstuk wordt de organisatorische inbedding van de museale functies beschreven. Voorts worden de werkprocessen van de ondersteunende functies (p&o, financiën, beveiliging) beschreven. 1) Voeg het organogram van uw organisatie bij. a. Is dit passend bij uw organisatie? Zo ja, beargumenteer, zo nee, waarom niet? b. Wat doet u om het organigram passend te maken? 2) Heeft u een personeelsplan? Zo ja, voeg document bij. Zo nee, waarom niet? a. Wie is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid in uw organisatie? b. Hoe is de p&o-functie in de organisatie verankerd? 3) Welke kracht, zwakheden, kansen en bedreigingen ziet u ten aanzien van uw bedrijfsvoering? a. Benoem de knelpunten. b. Geef uw oordeel over (het belang van) de knelpunten. c. Heeft u een verbeterplan? Zo ja, documentatie bijvoegen. 4) Voert u personeels tevredenheidonderzoek uit? a. Zo ja, voeg de meest recente uitkomsten bij. i. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventueel geconstateerde klachten tegemoet te komen? ii. Wie is daarvoor verantwoordelijk? iii. Hoe controleert u of de acties worden uitgevoerd en of ze effectief zijn? b. Zo nee, hoe weet u wat er speelt onder uw medewerkers? 5) Hoe is het werkoverleg in uw organisatie geregeld? 6) Worden functioneringsgesprekken gehouden? a. Worden beoordelingsgesprekken gehouden? b. Wie is verantwoordelijk voor de verslaglegging en de opvolging van afspraken uit deze gesprekken? 7) Hoe is het verloop van het ziekteverzuim in de afgelopen twee jaar? a. Indien beschikbaar; geef een analyse van het verloop. 8) Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van uw gebouwen)? a. Heeft u een onderhoudsplan voor uw gebouw? Zo ja, voeg toe. b. Op welke wijze is dit plan tot stand gekomen? c. Wie zijn bij de ontwikkeling van het plan betrokken? d. Wie bij de uitvoering ervan? e. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van het onderhoudsplan?

36

BI J L AGEN

9) Wie is verantwoordelijk voor het signaleren van problemen aan het gebouw, die om bouwkundige aanpassingen vragen? a. Wordt de oplossing daarvan in plannen ondergebracht? Zo ja, voeg voorbeelden toe. b. Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van dergelijke plannen? c. Wie voert uit? d. Hoe controleert u de (kwaliteit van de) uitvoering van de aanpassingen? 10) Doet u systematisch aan interne kwaliteitszorg? a. Voor de hele organisatie of voor delen daarvan? b. Welke kwaliteitszorgsystemen benut u intern? Voeg voorbeelden bij, waar mogelijk van enkele jaren. c. Welke instrumenten benut u voor de opvolging van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 11) Evalueert u uw projecten? Zo ja, hoe? Voeg voorbeelden van evaluaties bij, waar mogelijk van enkele jaren. a. Welke instrumenten benut u voor de aanpak van geconstateerde kwaliteitsproblemen? 12) Voeg de twee meest recente begrotingen en jaarrekeningen, inclusief accountantsrapportage, bij. a. Is uw museum financiëel gezond? b. Stuurt u op kostenbewustzijn? Hoe? 13) Hoe is uw planning en control cyclus georganiseerd? Voeg eventuele documenten bij. 14) Heeft u een sponsorbeleid? Zo ja, voeg eventuele documenten bij. Zo nee, waarom niet? 15) Heeft u een beveiligings/veiligheidsplan? Zo nee, waarom niet. Zo ja, document bijvoegen. a. Wanneer is dit beveiligingsplan voor het laatst herzien, wanneer is het voor het laatst geraadpleegd? b. Worden de werkprocessen zoals in het veiligheidplan beschreven in de praktijk getoetst? Door wie? Wie is verantwoordelijk voor het plan? 16) Hoe worden medewerkers op de hoogte gesteld van wijzigingen in het veiligheidsplan? Hoe worden medewerkers betrokken bij het veiligheidsplan? 17) Wordt regelmatig geoefend op mogelijke calamiteiten? Zo ja, voeg de evaluatie van de laatste twee oefeningen bij. a. Welke acties heeft u ondernomen om aan eventuele geconstateerde onvolkomenheden tegemoet te komen? Wie is verantwoordelijk? Hoe controleert u of de acties effectief zijn geweest?

37

BI J L AGEN

Bijlage 2: Programma van het visitatiebezoek 09.00 - 09.30 uur

Directie Bert Geerken - Directeur

09.30 - 10.00 uur

Management team Paul Voogt – Adjunct-directeur Publiek, Jan van Tol-Adjunct-directeur Onderzoek René Dekker - Adjunct-directeur Collectie Hans Dautzenberg - Directiesecretaris

10.00 - 10.30 uur

Pauze

10.30 - 11.15 uur

Publiek Kees Hendriks - Hoofd Educatie & Informatiediensten Peter Zuure - Hoofd Ontwikkeling en Productie Jeroen van Drongelen – Hoofd Publieksdiensten

11.15 - 11.45 uur

Bedrijf Koen Berkenbosch – Hoofd Financiële Administratie Jannet Wiersma – Hoofd Personeel & Organisatie Leo Radder – Hoofd Interne Services

11.45 - 13.30 uur

Pauze, lunch en rondleiding

13.30 - 14.00 uur

Wetenschap Leo Kriegsman- Hoofd Geologie Pim Arntzen – Onderzoeker Bert Hoeksema – Hoofd Mariene Zoölogie

14.00 - 14.30 uur

Collectie Caroline Pepermans – Hoofd Collectiebeheer Kees van den Berg – Hoofd Collectiebehoud Marian van der Meij – Applicatie Manager

14.30 - 15.00 uur

OR Vanessa Neuerburg Marc de Hart

15.00 - 15.30 uur

Pauze

15.30 - 16.00 uur

Externen Jacques van Alphen – Hoogleraar Dierecologie Universiteit Leiden / Lid WeRa Naturalis Erik Smets – Directeur Nationaal Herbarium Nederland / bestuurder NCB Naturalis Steven Engelsman – Directeur Museum Volkenkunde

16.00 - 16.30 uur

Raad van Toezicht Louise Vet – vice-voorzitter

16.30 - 17.15 uur

Beraad Moment voor commissie om resultaten samen te vatten en terugkoppeling voor te bereiden

17.15 – 17.45 uur

Terugkoppeling directie en leden management team

38

BI J L AGEN

Bijlage 3: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissies musea Uitgangspunt is dat ieder museum naar zijn eigen normen wordt beoordeeld. Dat vraagt een heldere uiteenzetting van die normen en een poging die toetsbaar te maken. De vraag aan de visitatiecommissies valt dan in drie delen uiteen: - Heeft het museum een helder beeld van de norm waarnaar men streeft? - Is die norm voor dit museum relevant? (voldoende en niet te ambitieus) - Voldoet het museum aan die norm? Voor de uitwerking van deze vraag gaat het uiteraard niet uitsluitend om mooie woorden, al dan niet op papier, maar om de confrontatie tussen die woorden en de uitvoeringspraktijk. Om het antwoord van het museum te kunnen beoordelen kan gebruik worden gemaakt van een beoordelingsschaal van maximaal vijf punten: slecht, onvoldoende, voldoende, goed, excellent. In het navolgende wordt structuur geboden aan het visitatierapport en aan de commissies meegegeven over welke zaken in ieder geval een oordeel dient te worden gegeven, in de vorm van een aantal statements per hoofdstuk. Uiteraard zal een commissie ook buiten deze statements een oordeel kunnen geven en in de gelegenheid zijn de statements van een toelichting te voorzien.

1 Algemeen slecht 1

Het museum heeft een relevante missie en past die bij beleidsontwikkeling consequent toe

2

Het museum kent zijn stake-holders en betrekt hen op relevante momenten bij beleidsontwikkeling en –evaluatie

3

Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft daar invulling aan

4

De Raad van Toezicht (het bestuur) krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol

5

Het museum slaagt er in de beleidsontwikkeling te vertalen naar concrete plannen en activiteiten

6

Het museum is overtuigend in het bepalen van zijn positie in de samenleving

7

De toekomstvisie van het museum is actueel en relevant

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

39

BI J L AGEN

2 Publiek 1

De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum

2

De programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit

3

De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen

4

Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum

5

Het museum benut op een effectieve manier marketing- en PR-instrumenten

6

Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

slecht

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

3 Collectie

1

Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot

2

Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering

3

De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek

4

Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan

4 Wetenschap

1

De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum

2

Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours

3

De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde

4

Het museum deelt haar kennis met derden open en doelgroepgericht

40

BI J L AGEN

5 Bedrijf slecht 1

De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum

2

Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het museum

3

De (financiële) planning & control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen

4

De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd

5

Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde

6

Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide

7

De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit

onvoldoende

voldoende

goed

excellent

41

Nederlands Centrum voor Biodiversiteit Naturalis

Recommend Documents