NAAR EEN DOELGERICHTE VERENIGING Rapport Commissie Toekomst Terebinth in opdracht van de Algemene Vergadering
Joke van der Brug en Wim Cappers
Den Haag en Velp, 15 maart 2013
Opdracht Aanleiding voor het instellen van de commissie is een bestuurscrisis. Nadat Peter Henssen in september 2011 als voorzitter was aangetreden, stapte het nieuwe bestuur reeds vlak na de algemene vergadering van 21 april 2012 op. Op 10 november boog de algemene vergadering zich over de problemen. Diverse oplossingen passeerden de revue. Niemand bleek voor opheffing van de organisatie te zijn. Een variant waarbij De Terebinth een vriendenclub wordt die een tijdschrift uitbrengt, kon evenmin op steun rekenen. Zonder meer op zoek gaan naar een nieuw bestuur en overgaan tot de orde van de dag ging volgens de algemene vergadering voorbij aan dieper liggende problemen. De varianten om op te gaan in andere organisatie en, met name, om de activiteiten opnieuw in een stichting onder te brengen, konden wel op bijval rekenen. Een commissie bestaande uit Joke van der Brug en Wim Cappers is ingesteld om de haalbaarheid van een stichting te onderzoeken. Tevens is de commissie gevraagd advies uit te brengen over de taken van de vernieuwde organisatie en over de personen die hieraan leiding moeten geven. De commissie mag zelf bepalen wie ze om advies vraagt. De commissie dient voor de algemene vergadering op 27 april 2013 een advies uit te brengen. Achtergrond Aanleiding voor de oprichting van De Terebinth was een brief uit 1985 van de toenmalige minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur Elco Brinkman aan de gemeenten.1 Hierin verzocht hij de lokale overheden meer aandacht te schenken aan in historisch opzicht waardevolle begraafplaatsen en gedenktekens door ze te inventariseren. In 1986 werd Stichting de Terebinth opgericht om het herstel van zorg rond dood en rustplaats te bevorderen. Via acties tot behoud van begraafplaatsen, het verrichten van inventarisaties, het organiseren van excursies, aandacht voor rituelen, het opzetten van een documentatiecentrum, de uitgave van een contactorgaan en pogingen om de starre wet- en regelgeving op het terrein van gedenktekens te versoepelen, probeerde het bestuur de doelstellingen te realiseren. Het succes van Stichting de Terebinth was wisselend en de inzet van de bestuursleden nam na verloop van tijd af. Daarom is in 1991 naast de stichting een vereniging opgericht. De ongeveer 250 donateurs, particulieren en instellingen als begraafplaatsen, werden leden om zo meer activiteiten te kunnen ontplooien. In de jaren negentig verdubbelde het ledental en was er veel daadkracht. Het contactorgaan werd een heus tijdschrift, in 1993 werd de eerste buitenlandse reis georganiseerd en in 1997 kwam een landelijke organisatie van regionale adviseurs tot stand. In 2001 is de ondertitel van de vereniging gewijzigd in Vereniging voor Funeraire Cultuur. De oude ondertitel lag moeilijk in de mond terwijl de nieuwe beter aansloot bij de activiteiten. De regionale adviseurs bleven zich inzetten voor het behoud en het inventariseren van begraafplaatsen, de vereniging kreeg een website, de redactie startte de reeks Funeraire Cultuur, er kwam een gratis digitale Nieuwsbrief, er werden contacten gelegd met verwante 1
Zie voor een geschiedenis van de eerste tien jaar W. Cappers. 'Een kruin als kroon: tien jaar Terebinth'. De Terebinth, X (1996-4) 59-60.
2
organisaties in binnen- en buitenland en de buitenlandse reizen namen een hoge vlucht. Met deze activiteiten probeerde de verenging uitdrukkelijk de samenleving als geheel van het belang van een kwalitatief hoogwaardige funeraire cultuur te overtuigen. Opnieuw werd niet alles een succes. De aanwas stokte en het ledental liep zelfs terug. Slechts enkele regionale adviseurs waren actief. De reeks Funeraire Cultuur kon vanwege onvoldoende financiële middelen en een tegenvallende verkoop niet worden voltooid. De digitale Nieuwsbrief werd gestopt door gebrek aan kopij en een tegenvallend aantal abonnees. Het documentatiecentrum dat door de wisseling van bureaumedewerkers regelmatig van locatie veranderde, werd opgedoekt en de bescheiden bibliotheek kwam terecht in het Nederlands Uitvaart Museum Tot Zover. Ten slotte stopte ook de geregelde organisatie van buitenlandse funeraire reizen, onder meer, omdat de belangstelling afnam. De slapende Stichting de Terebinth werd uit kostenbesparing in 2003 opgedoekt. Tot het matige resultaat droeg eveneens bij dat De Terebinth in ruim een kwart eeuw liefst tien besturen telde. Drie keer, in 1992, in 2008 en recent in 2012, was een interim bestuur nodig om orde op zaken te stellen. Aanpak De commissie is als volgt te werk gegaan. Op 8 december heeft ze samen met oud-voorzitter Harry Arkesteijn in Arnhem de problemen in kaart gebracht en de werkwijze bepaald. Aan de hand van een stel vragen heeft de commissie eerst met twaalf leden gesprekken gevoerd.2 Daarnaast heeft de commissie goed gebruik kunnen maken van enkele verenigingsdocumenten en het jubileumboek.3 Na een nieuwe bespreking van de commissie in Arnhem op 27 januari 2013 is het rapport geschreven. Na een vergadering van de commissie met het interim-bestuur op 8 maart in Amersfoort is het rapport op enkele punten verduidelijkt. Analyse Richten we de blik op de opeenvolgende besturen, dan vertoonden sommige bestuurders 'haantjesgedrag'. Ook liet de deskundigheid in zowel bestuurlijk als inhoudelijk opzicht wel eens te wensen over. Sommige bestuurders namen te veel hooi op hun vork. Niet zelden was er sprake van een tekort aan leiding doordat bestuurders onvoldoende betrokkenheid toonden bij het werk van de diverse werkgroepen. Leden die iets nieuws wilden ondernemen, vonden vaak geen onderdak bij De Terebinth. Ze haakten af of gingen buiten de vereniging aan de slag. Het resultaat was dat de vereniging links en rechts werd ingehaald door initiatieven als 2
In alfabetische volgorde: Leon Bok, Anita van Breugel, Rindert Brouwer, Wim Dubbelman, Henk de Feijter, Hans Hagenbeek, Vital van Looveren, Teun Oosterbroek, Joan Patijn-Bijl de Vroe, Wim Vlaanderen, Ada Wille en Flos Wisse Smit-Kooman. 3 'Concept Ambitiestatement De Terebinth'. Niet uitgegeven rapport bestuur Vereniging de Terebinth, november 2008. J.P.B. Hagenbeek. 'Structuurvoorstel voor de Terebinth 2009 en verder'. Niet uit gegeven rapport in opdracht van het bestuur van Vereniging de Terebinth, november 2008. P. Henssen. 'Leden enquête 25 jarig jubileum 2011'. Niet uitgegeven enquête in opdracht van het bestuur van Vereniging de Terebinth, 2011. R. Brouwer en P. Henssen, ed. Over 25 jaar. De toekomst van de funeraire cultuur. S.l, 2011. 'Manifest'. Terebinth, XXVI (2012-1) 15.
3
succesvolle tijdschriften en websites. Diverse bestuurders toonden ook schroom voor activiteiten met een commerciële inslag. Hierdoor kwamen projecten niet of onvoldoende van de grond. Ten slotte hebben de opeenvolgende bestuurders niet voldoende contact gelegd en onderhouden met de leden, met verwante organisaties en met overheden. Het is een misvatting om te denken dat alleen bestuurders steken hebben laten vallen. De werkgroepen functioneerden evenmin altijd naar behoren. Ook hier lopen ego's rond die niet het belang van De Terebinth voorop stellen. Er is sprake van een schimmige mailcultuur, onvoldoende discipline omdat niet allen de democratisch tot stand gekomen standpunten van de vereniging aanvaarden en uitdroegen. Leden van werkgroepen die praktisch bezig zijn en zij die over funeraire cultuur schrijven, hebben niet altijd waardering voor elkaars werk. Veel regionale adviseurs vatten hun taak te vrijblijvend op, er is te weinig uitwisseling van kennis en ervaring en het team mist al jaren een coördinator die de regionale adviseurs bindt en stimuleert. Rapporten worden niet in de vereniging verspreid. De logistiek van de excursies laat soms te wensen over. Inhoudelijk is er veelal sprake van meer van hetzelfde. De excursies trekken vaak dezelfde mensen. Er is een gebrek aan afwisseling door bijvoorbeeld nu eens een excursie te organiseren voor leken en professionals en dan weer de nadruk te leggen op de historie of het groen in de funeraire cultuur. Hoewel de redactie redelijk draait, kan het tijdschrift meer aandacht besteden aan het inhoudelijke werk van De Terebinth voor het behoud van funeraire cultuur. Ten slotte vertonen ook individuele leden soms solistisch gedrag. Zij nemen in naam van De Terebinth initiatieven zonder dat de vereniging van deze activiteiten op de hoogte is gesteld. Doordat niet alleen besturen maar ook werkgroepen en leden steken hebben laten vallen, komt De Terebinth onvoldoende toe aan het realiseren van haar doelstellingen. Te veel energie van de vereniging gaat verloren aan interne zaken. Er is een eilandjescultuur ontstaan en er heerst een slechte sfeer in de vereniging. Hierdoor haken leden af en is er onvoldoende aanwas van met name jongeren. De Terebinth krimpt en vergrijst. Als de vereniging al wat doet, gebeurt dit op te kleine schaal en is het soms gebaseerd op onvoldoende deskundigheid. Het gebrek aan deskundigheid, samenwerking en daadkracht hebben De Terebinth een slechte naam bezorgd. Tussenbalans De commissie meent dat opgaan in verwante organisaties niet voor de hand ligt. Voor de Landelijke Organisatie van Begraafplaatsen is de funeraire cultuur een onderdeel van het beheer van begraafplaatsen. Het Nederlands Uitvaart Museum Tot Zover stelt funeraire objecten ten toon en verzamelt daarover data. Bovenal blijkt De Terebinth ondanks de problemen vitaal te zijn. Veel leden vinden het opkomen voor het behoud van de funeraire cultuur ter plekke door een onafhankelijke, landelijke organisatie nog steeds belangrijk. De commissie adviseert om De Terebinth als zelfstandige organisatie te laten voortbestaan. De commissie zet ook vraagtekens bij het opzetten van een nieuwe organisatie. Meerdere leden bepleiten weliswaar de terugkeer naar een stichting. Zo kan makkelijker een slagvaardig bestuur worden samengesteld. Andere leden zijn voorstander van de verenigingsstructuur omdat die democratischer is en leden kan mobiliseren. De analyse van 4
de problemen wijst bovenal uit dat De Terebinth last heeft van onvoldoende waardering voor ieders deskundigheid en ervaring, het negeren van gemaakte afspraken en weinig respect voor elkaars positie in de vereniging. Niet zozeer de structuren vormen het probleem als wel de personen die daaraan invulling geven. De commissie adviseert daarom de verenigingsstructuur te handhaven. In het vervolg doet de commissie enkele aanbevelingen om te komen tot een deskundige, eensgezinde en daadkrachtige Terebinth. Eerst is een bondige omschrijving nodig van de doelstellingen en daarmee van het centrale begrip funeraire cultuur. Doelstellingen De Terebinth houdt zich met name bezig met het behoud van funeraire cultuur in de materiële betekenis die aanwezig is in kerken, op kerkhoven, in en rond crematoria en vooral op begraafplaatsen. De vereniging heeft daarbij oog voor de pluriformiteit en de cultuurlandschappelijke context. De Terebinth maakt zich ook sterk voor een kwalitatief hoogstaande funeraire cultuur in de toekomst waarbij telkens wordt gestreefd naar een evenwicht tussen persoonlijke wensen en het, historische, aanzien van begraafplaatsen. In nauwe aansluiting daarop helpt De Terebinth bij het in stand houden van of het nieuw leven inblazen van immateriële aspecten die bij deze materiële cultuur aansluiten. Hierbij kunnen we denken aan uitvaartrituelen als asbezorging op begraafplaatsen en herdenkingsrituelen als Allerzielen. Werkgroepen Voor het bereiken van deze doelstellingen heeft De Terebinth diverse werkgroepen nodig. Deze werkgroepen houden contact met het bestuur en leggen jaarlijks aan het bestuur inhoudelijk en financieel verantwoordelijkheid af. Bovenal moeten de diverse podia hun krachten bundelen door goed samen te werken. De Terebinth bezit in de eerste plaats een netwerk van regionale adviseurs dat het behoud van de funeraire cultuur actief ondersteunt via adviezen en steun aan lokale actiegroepen, via inventarisaties en restauraties. De regionale adviseurs dienen ook als aanspreekpunt voor leden in hun regio's. Bij het maken van afspraken over het vervaardigen van rapporten wordt vastgelegd of De Terebinth een vergoeding krijgt. Tevens wordt bedongen dat De Terebinth inhoudelijk over het rapport mag publiceren. De coördinator moet de regionale adviseurs ondersteunen en enthousiasmeren. De redactie doet van deze activiteiten inhoudelijk verslag, stelt daarnaast zelf belangrijke aspecten van de funeraire cultuur aan de orde en reflecteert op deze onderwerpen. Het komt de aantrekkingskracht van zowel het tijdschrift als de vereniging ten goede als er scheiding komt tussen het blad dat uitsluitend over funeraire cultuur gaat en een los katern of een mailing waarin het wel en wee van de vereniging uit de doeken wordt gedaan. Ter verdieping van onze kennis van de funeraire cultuur onderzoekt de redactie de mogelijkheid om een jaarboek uit te brengen.
5
Via de werkgroep excursies en lezingen kunnen leden én niet-leden kennis maken met de funeraire cultuur met de daaraan gekoppelde problemen en vernieuwingen. De leden paren inhoudelijke kennis aan kennis van de logistiek rond excursies en lezingen inclusief eventuele verzekeringen en de financiële verantwoording. Om de diverse geledingen in het ledenbestand en de samenleving te bedienen en de diverse aspecten van de funeraire cultuur aan bod te laten komen, zorgt de werkgroep voor variatie in het aanbod. De werkgroep kan in aansluiting op de algemene vergadering ook een excursie of een lezing organiseren. Ook onderzoekt de werkgroep de mogelijkheid om een Terebinthdag van de Funeraire Cultuur in te stellen. Via lezingen, excursies, filmverslagen van projecten en thematische bijeenkomsten kunnen leden en geïnteresseerde buitenstaanders elkaar jaarlijks ontmoeten en bijpraten. Tijdens deze dag kan eventueel het jaarboek worden gepresenteerd. De werkgroep organiseert jaarlijks de Thijs IJzermanlezing, al dan niet gekoppeld aan de algemene vergadering of de Terebinthdag van de Funeraire Cultuur. Ten slotte stimuleert de werkgroep het houden van lezingen en excursies tijdens de Week van de Begraafplaats en de Open Monumentendagen. Het is wenselijk dat er een werkgroep public relations komt. Tot haar taken kan het actueel houden van de website door de webmaster behoren en het beheren van een twitter account. De werkgroep zou ook verantwoordelijk kunnen worden voor het bemensen en bevoorraden van stands. De werkgroep kan verder voorlichting geven over funeraire cultuur aan scholen en ouderenbonden. Niet in de laatste plaats kan deze werkgroep public relations zorgen voor tastbare voordelen. Nieuwe leden krijgen een introductiepakket met een publicatie van De Terebinth, een recent tijdschrift en folders. Leden krijgen korting op excursies en lezingen. Tijdens de Terebinthdag van de Begraafplaats kan een uit te geven jaarboek met reductie worden verkregen. De vereniging zou voorts de werkgroep wet- en regelgeving nieuw leven in kunnen blazen. Zo kan ze op lokaal en nationaal niveau bij overheden en kerkgenootschappen invloed uitoefenen op het aanpassen van regels en de openbaringmaking van tarieven. Ook kan de werkgroep zich inzetten voor het plaatsen van begraafplaatsen en gedenktekens op monumentenlijsten. Om de onafhankelijkheid en de daadkracht te ondersteunen kan De Terebinth verder een werkgroep subsidies en fondsen opzetten. Dit groepje zou desgewenst ook kunnen assisteren bij het werven van advertenties voor het tijdschrift. De Terebinth houdt contact met verwante organisaties via bestuurders en leden die daarmee al een band hebben. De vereniging werkt waar mogelijk met deze instellingen samen. Zo profiteert De Terebinth van hun kennis en ervaring. De bundeling van krachten komt de funeraire cultuur ten goede.4 De werkgroep buitenland onderhoudt de contacten met verwante organisaties over de grens. Het eigene van onze funeraire cultuur komt hierdoor beter uit de verf.
4
Van belang zijn met name de Landelijke Organisatie van Begraafplaatsen, het Nederlands Uitvaart Museum Tot Zover, www.dodenakkers.nl, de Kerkhovencommissie van de Stichting Oude Groninger Kerken, de Stichting Funerair Erfgoed Limburg, de Rijksdienst voor Funerair Erfgoed, het Nederlands Centrum voor Volkscultuur en Cultureel en Immaterieel Erfgoed en het Centrum voor Thanatologie.
6
Bestuursorganen Namens de algemene vergadering als hoogste vertegenwoordiging van de leden, opereert als centraal verenigingsorgaan het bestuur, bijgestaan door de bureaumedewerker. Naast dit dagelijkse bestuur bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester is er een algemeen bestuur bestaande uit in elk geval de beheerder van een begraafplaats. Zo houdt het bestuur direct feeling met de uitvaartbranche. De bestuurders houden het realiseren van de doelen in het oog, zij zijn de bindende factor met de leden, zij verdelen onderling het onderhouden van de contacten met de werkgroepen, zij tonen actieve betrokkenheid bij het werk van de werkgroepen en stimuleren de leden. Het bestuur verantwoordt zich bij de algemene vergadering. Bij bestuurswisselingen dient vanwege de continuïteit één lid van het dagelijks bestuur te blijven zitten. Actiepunten Voor elke werkgroep die omwille van de taakverdeling en de continuïteit uit tenminste twee leden moet bestaan, dient er een taakomschrijving te zijn. Hierin staat hoe de werkgroep wordt samengesteld, wie de leden benoemt, wat de taken zijn, hoe de werkgroep de financiën regelt en op welke wijze de werkgroep aan het bestuur en daarmee aan de algemene vergadering verslag doet van haar activiteiten en de daarmee verband houdende kosten en baten. De werkzaamheden van de regionale adviseurs staan al in het Huishoudelijk Reglement beschreven. Krachtens ditzelfde reglement bestaat er ook al een redactiestatuut. Gezien de inhoud van dit rapport let het bestuur bij het benoemen van werkgroepleden op hun bereidheid om daadwerkelijk wat te doen, hun deskundigheid en met name hun vermogen om in een goede sfeer te communiceren en samen te werken. De activiteiten van de werkgroepen sorteren het grootste effect wanneer ook professionals als lid in de werkgroepen actief kunnen zijn. Zo profiteert De Terebinth van hun kennis en kunde. De professionals moeten voor hun aandeel bij eventuele opdrachtgevers een honorarium kunnen bedingen. Hierover en over een eventuele financiële bijdrage van de opdrachtgevers aan de vereniging zijn afspraken nodig. Om het potentieel aan bestuurders te vergroten stelt de commissie voor de Statuten zo te wijzigen dat ook gekwalificeerde bestuurders onbezoldigd van buiten kunnen worden aangetrokken. Het elektronisch versturen van vergaderstukken bij het beleggen van een algemene vergadering zou ook mogelijk moeten worden. Daarnaast dienen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te worden doorgenomen zodat eventuele andere noodzakelijke wijzigingen kunnen worden meegenomen. Oproep Actieve leden moeten iets graag willen en goed kunnen. Bovenal moeten ze uitstekend met elkaar kunnen samenwerken. Dat geldt voor de samenwerking in én tussen de werkgroepen. Alleen dan ontstaat er weer een optimistische sfeer en keren de transparantie, de betrokkenheid en het enthousiasme terug. Zo kan het ledental opnieuw groeien en dat vergroot de inbedding van de vereniging in de samenleving. Dan kan De Terebinth weer 7
daadkrachtig en succesvol naar buiten treden omwille in het belang van het behoud van de funeraire cultuur.
8
