Benoemingsprocedure bestuursleden voor het bestuur van de Vereniging scholen der EBG te Zeist 1. Begripsbepalingen In dit document wordt verstaan onder: ALV
de algemene leden vergadering van de vereniging
bestuur
het bestuur van de vereniging, als bedoeld in artikel 7 van de statuten
bestuurder
een lid van het bestuur
bestuursreglement
het bestuursreglement als bedoeld in artikel 8 statuten
directeur
de directeur met mandaat als bedoeld in artikelen 7 en 9 van de statuten
MR
de aan de Comeniusschool verbonden medezeggenschapsraad
herbenoeming
benoeming van een zittend bestuurslid dat herkiesbaar is voor een tweede termijn van zes (6) jaar.
statuten
de statuten van de vereniging
vacature
de situatie waarin een bestuurslid
vereniging
(i) niet herkiesbaar is voor een tweede termijn van zes (6) jaar; (ii) vrijwillig is afgetreden of vrijwillig af zal treden; (iii) is ontslagen door de algemene vergadering; (iv) geen lid meer is van de vereniging; (v) is overleden; (vi) onder curatele is gesteld; (vii) is ontzet (geroyeerd) uit het bestuur. Vereniging scholen der Evangelische Broedergemeente (EBG) te Zeist
2. Benoeming en Herbenoeming 1. Een bestuurder wordt overeenkomstig artikel 6 van de statuten door de algemene vergadering benoemd uit een bindende voordracht door het bestuur voor een termijn van zes (6) jaar. 2. De algemene vergadering kan aan de voordracht het bindend karakter ontnemen door een met ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van die vergadering (zie statuten artikelen 6 en 12). 3. Een bestuurder kan worden herbenoemd voor een tweede termijn van zes (6) jaar. Herbenoeming geschiedt door de algemene vergadering, bij bindende voordracht door het bestuur en met inachtneming van het hiervoor in artikelen 6 en 12 bepaalde. In geval de
tweede termijn van een bestuurder eindigt wordt een open vacature gesteld ter invulling van de opengevallen bestuurspost. 3. Profielschets 1. Bij het ontstaan van een vacature stelt het bestuur een profielschets van de beoogde bestuurder op. 2. De profielschets bevat naast algemene vereisten ook specifieke eisen waaraan de beoogde bestuurder moet voldoen. De specifieke vereisten kunnen onder meer betrekking hebben op affiniteit met de portefeuille die moet worden belegd. 3. De directeur wordt in de gelegenheid gesteld te adviseren over elementen die z.i. in de specifieke eisen opgenomen dienen te worden. 4. Het bestuur stelt de profielschets vast. 4. Selectiecommissie 1. Het bestuur stelt een selectiecommissie in waarin - naast de voorzitter van het bestuur – tevens één of twee andere bestuurders zitting hebben, al naargelang de wens voor een bepaalde samenstelling. 2. Betreft de vacature de voorzitter, dan neemt de vice-voorzitter of de penningmeester zijn plaats in de selectiecommissie in. 3. De selectiecommissie heeft tot taak de werving en selectie procedure ten uitvoer te brengen teneinde een voorstel aan het bestuur te doen voor een voor te dragen bestuurder. 4. De selectiecommissie wijst uit haar midden één lid aan welke als contactpersoon zal optreden voor personen die zich kandidaat stellen voor de betreffende bestuurders vacature. 5. Indien gewenst dragen ondersteunende diensten van de vereniging ( b.v. adm. bureau, notulist van het bestuur) zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de selectiecommissie. 5. Bekendmaking 1.
De leden van de vereniging worden ten minste een week voor de openbaarmaking van de vacature en de profielschets voor de beoogde bestuurder in kennis gesteld van: a. de termijn waarop de vacature openbaar gemaakt zal worden; b. indien van toepassing, de omstandigheid dat de aftredende bestuurder zich voor herbenoeming beschikbaar houdt; c. de mogelijkheid om zich kandidaat te stellen; d. de mogelijkheid aan de voordracht het bindende karakter te ontnemen door een met ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene leden vergadering; e. de datum van de algemene leden vergadering waarop het bestuur voornemens is tot benoeming over te gaan.
2. Openbaarmaking van de vacature en de profielschets vindt plaats via de website van de school, publicaties verzorgd door de EBG te Zeist, website Verus en lokale/regionale media onder vermelding van: a. de termijn voor een schriftelijke reactie; b. het correspondentieadres van de selectiecommissie; c. de benodigde gegevens van de contactpersoon vanuit de selectiecommissie; d. de mogelijkheid bij de selectiecommissie een informatiepakket op te vragen; e. de datum van de vergadering waarop het bestuur voornemens is tot benoeming over te gaan.
2
6. Selectie 1. Zo spoedig mogelijk na de afloop van de termijn voor een schriftelijke reactie maakt de selectiecommissie een selectie uit de ingekomen reacties van ten hoogste vier personen per vacature. Ze hanteert hierbij in elk geval de profielschets. 2. De selectiecommissie plant gesprekken met de geselecteerde kandidaten en nodigt hen daartoe uit. 3. Tijdens de gesprekken wordt de kandidaat in de gelegenheid gesteld zijn kandidatuur nader toe te lichten en vragen te stellen met betrekking tot de te vervullen vacature. De selectiecommissie bevraagt de kandidaat op de profielschets. 4. Indien de selectiecommissie daar aanleiding toe ziet volgt een tweede gespreksronde met ten hoogst twee kandidaten. 5. Op basis van de verzamelde informatie formuleert de selectiecommissie een enkelvoudige voordracht voor het bestuur. 6. Het bestuur neemt de voordracht over, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten. In dat geval bepaalt het bestuur vanaf welk onderdeel de procedure dient te worden herhaald. 7. Op de wijze van omgaan met de kandidatuur is zo veel als mogelijk de in de vigerende cao opgenomen sollicitatiecode van toepassing. 7. Benoeming door de algemene leden vergadering 1. Het bestuur roept een algemene leden vergadering bijeen met vermelding in de agenda van de voordracht tot benoeming van de beoogde bestuurder. 2. In de agenda geeft het bestuur aan wie het voordraagt, of het gaat om herbenoeming of om de vervulling van een vacature en dat de voordracht bindend is. Tevens geeft het bestuur aan dat aan de voordracht het bindende karakter ontnomen kan worden door een met ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene leden vergadering. 3. Ter vergadering vraagt de voorzitter aan de algemene leden vergadering de voorgedragen kandidaat te benoemen. Wanneer het bindend karakter van de voordracht door één of meer leden wordt betwist vindt daaromtrent een eerste stemming plaats. 4. Wanneer twee derden van de uitgebrachte stemmen voor het voorstel stemmen het bindend karakter aan de voordracht te ontnemen, geeft de voorzitter de voordracht als zodanig in stemming. Bij deze tweede stemming wordt de bestuurder alsnog benoemd als een volstrekte meerderheid van stemmen voor de voordracht wordt verkregen . 5. Wordt het bindend karakter van de voordracht niet ontnomen dan wordt de bestuurder benoemd bij volstrekte meerderheid van stemmen.. 6. Wanneer bij de in artikel 6 bedoelde stemming geen volstrekte meerderheid wordt verkregen voor de voordracht, bepaalt het bestuur vanaf welk onderdeel de procedure herhaald zal worden. 7. Op het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering is artikel 11 van de statuten van toepassing. Toelichting: Algemeen: Deze procedurebeschrijving gaat uit van een bindende voordracht voor de benoeming van een bestuurder vanuit het bestuur. De sollicitatiecode is te vinden als bijlage van de CAO-PO. Ze bevat regels m.b.t. geheimhouding, terugzending of vernietiging van gegevens van de sollicitanten, tegengaan van discriminatie e.d.
3
BIJLAGE: BENOEMINGSPROCEDURE voor lid Bestuur Vereniging Scholen der EBG te Zeist
Van belang zijnde documenten: - profielschets Bestuur; - statuten van de Vereniging Scholen der EBG te Zeist; Inleiding De werving en selectie van leden van het bestuur geschiedt via een open procedure. De procedure is conform de beginselen van ‘goed onderwijs, goed bestuur’. De bestuur bestaat uit ten minste vijf personen. De samenstelling van het bestuur c.q. de benoeming van leden van het bestuur vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en statuten (artikel 6). 1. Benoemingsadviescommissie - Uiterlijk tien werkdagen na het bekend worden van het ontstaan van een vacature wordt een benoemingsadviescommissie ingesteld. - De voorzitter van het bestuur beoordeelt, na overleg met de medebestuurders en na adviserend overleg met de directeur of de vacature dient te worden opengesteld. - Indien de voorzitter van het bestuur besluit de vacature open te stellen, wordt er zo snel mogelijk een benoemingsadviescommissie ingesteld. - De benoemingsadviescommissie bestaat uit de voorzitter van het bestuur (tevens voorzitter van de benoemingsadviescommissie) en een lid van het bestuur. De gemandateerde directeur kan als adviseur aan de commissie worden toegevoegd. - De voorzitter van de benoemingsadviescommissie bewaakt de procedure. - De aan de benoemingsadviescommissie verstrekte informatie is strikt vertrouwelijk. - Het advies van de benoemingsadviescommissie is in principe bindend, er kan slechts gemotiveerd van worden afgeweken. 2. De Profielschets - De voorzitter stelt in overleg met de medebestuurders en de directeur een profielschets op waarin minimaal zijn opgenomen de functienaam en functie-eisen. - Indien deze afwijkt van de vingerende profielschetsen, wordt - conform het Medezeggenschapsreglement- om advies gevraagd. - Na dit advies stelt het bestuur de definitieve profielschets vast. 3. Bekendmaking vacature De voorzitter en de directeur dragen zorg voor de bekendmaking van de vacature en doen dit uiterlijk vijf werkdagen na vaststelling van de definitieve profielschets. De te plaatsen advertentie bevat in ieder geval de volgende gegevens: -
naam en adres van de stichting; beschrijving van de werkzaamheden; beschrijving van de bevoegdheden; functie-eisen; plaats in de organisatie; bijzonderheden selectieprocedure; sollicitatietermijn; naam, telefoonnummer, e-mailadres contactpersoon; vergoeding.
4
4. Werving - De vacature wordt direct opengesteld. - De werving geschiedt door middel van een advertentie in de daartoe geëigende media, de website van de Comeniusschool, publicaties verzorgd door de EBG te Zeist, website van Verus, VTOI en – indien nodig – lokale/regionale media.. 5. Sollicitaties - De sollicitaties worden gericht aan de voorzitter van de benoemingsadviescommissie. - De voorzitter verstrekt desgevraagd aanvullende informatie aan de sollicitanten. - Sollicitanten ontvangen uiterlijk één week na ontvangst van hun sollicitatie een ontvangstbevestiging. In de ontvangstbevestiging wordt in ieder geval de termijn genoemd waarbinnen naar verwachting de gesprekken zullen plaatsvinden. - De administratie van de school zorgt er voor dat de leden van de benoemingsadviescommissie een kopie van de sollicitatiebrieven ontvangen en verzorgt de administratieve afhandeling. 6. Selectie - Uiterlijk twee weken na sluiting van de sollicitatietermijn komt de benoemingsadviescommissie bijeen ten einde een selectie uit te voeren op basis van de binnengekomen sollicitaties. Deze selectie vindt plaats op basis van de functie-eisen en de opgestelde profielschets. - Uiterlijk één week na de bijeenkomst van de commissie, ontvangen afgewezen kandidaten een bericht van de afwijzing. - Uiterlijk één week na de bijeenkomst van de commissie krijgen geselecteerde kandidaten een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Dit gesprek vindt uiterlijk vier weken na ontvangst van de sollicitatie plaats en wordt gevoerd door de voltallige benoemingsadviescommissie. - De benoemingsadviescommissie wint referenties in. De sollicitant dient hiertoe vooraf toestemming te geven. De voorzitter van de benoemingsadviescommissie wint de referenties in en doet hiervan verslag aan de commissie. - Indien de benoemingsadviescommissie dat nodig acht, kan een vervolggesprek plaatsvinden. - Uiterlijk één week na het laatst gehouden gesprek brengt de benoemingsadviescommissie bij een vacature lid bestuur een voordracht uit aan het bestuur. De voordracht bevat beargumenteerd de naam van de sollicitant die men benoembaar acht en gaat vergezeld van de sollicitatiebrief en CV. Bij voorkeur bevat de voordracht een eerste en een tweede keus. Deze procedure is vastgesteld in de bestuursvergadering van 29 juni 2015
5
