WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de WATERSPORTVERENIGING WIJNHAVEN te Dordrecht als bedoeld in artikel 24 van de statuten Gewzijzigd in de Algemene Ledenvergadering van 2 maart 2015
Hoofdstuk 1: Artikel 1.1
Doel van de vereniging Doelstellingen
Ontleend aan artikel 2 van de statuten.
De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen en het bevorderen van de watersport in het algemeen en het in eigendom nemen, verhuren en beheren van watersportfaciliteiten in het bijzonder, alsmede de behartiging van de belangen van haar leden en al diegenen die een ligplaats hebben in de Wijnhaven te Dordrecht. Het in het artikel 2 van de statuten omschreven doel tracht de vereniging onder meer te bereiken door: 1. het verwerven en in stand houden van de benodigde accommodatie 2. het bevorderen van een sociale band tussen de leden 3. het deelnemen aan en zelf organiseren van tochten 4. alle andere wettige middelen Hoofdstuk 2:
Leden
Artikel 2.1
Categorieën van leden 1 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
1. 2.
De verschillende categorieën leden worden genoemd in artikel 4 van de statuten. De algemene ledenvergadering kan, op voordracht van het bestuur een lid benoemen tot erelid indien een lid zich onderscheidt door een jarenlange buitengewone inzet van (extra) werkzaamheden. De mate van inzet, zwaarte van de functie, uitzonderlijke meerwaarde en voorbeeldfunctie in de vereniging dienen te worden meegenomen bij de afweging om iemand als zodanig te benoemen. Ereleden zijn vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van contributie. 3. Indien iemand lid wenst te worden van de vereniging maar er naar het oordeel van het bestuur (nog) geen ligplaats is voor diens boot, kan hij op de wachtlijst worden geplaatst als wachtlijst-lid. Wachtlijst-leden zijn jaarlijks een wachtlijst-bijdrage verschuldigd. Het bestuur beslist over de volgorde van toewijzing van ligplaatsen. 4. Indien een boot eigendom is van twee of meer personen, kan duo-lidmaatschap of gezins-lidmaatschap worden aangevraagd. Zij wijzen één van hen aan tot direct verantwoordelijke jegens de vereniging. Per gezins- of duolidmaatschap kan in de ALV slechts één stem worden uitgebracht. Artikel 2.2 Toelating 1. Degene, die als lid wil worden toegelaten, geeft zich daartoe schriftelijk op bij de secretaris met behulp van een daarvoor bestemd aanmeldingsformulier. Minderjarigen moeten de aanmelding door hun wettelijke vertegenwoordiger laten tekenen. 2. Degene die als lid wil worden toegelaten kan een lid van de vereniging opgeven als referentie. 3. Twee leden van het bestuur winnen inlichtingen in over en beoordelen de aanvraag van degene die als lid wil worden toegelaten en fungeren in die zin als ballotagecommissie. Artikel 2.3 Beëindiging lidmaatschap 1. Opzegging door een lid geschiedt schriftelijk of per e-mail aan de secretaris. De secretaris bevestigt de opzegging en stelt de ledenadministratie op de hoogte. De opzegging wordt geacht te zijn geëffectueerd indien de opzegging heeft plaatsgevonden door middel van een aangetekend schrijven of is bevestigd door de secretaris. 2. Een lid dat zijn lidmaatschap opzegt tussen 1 januari en 1 juli van het lopende jaar, betaalt vanaf de datum van opzegging nog 6 maanden lidmaatschap. Indien het lid het jaarlijks liggeld volledig heeft voldaan, heeft hij recht op restitutie van een deel van het reeds betaalde liggeld. Indien het lid zijn lidmaatschap opzegt tussen 1 juli en 1 november, is hij het volledige jaarlijkse liggeld in dat jaar verschuldigd, en heeft hij geen recht op restitutie van reeds betaald liggeld. Opzegging van het lidmaatschap tussen 1 november en 31 december van het lopende jaar, wordt beschouwd als te zijn gedaan per 1 januari van het jaar daaropvolgend. Het lid is dan nog 6 maanden liggeld verschuldigd in het volgende jaar. 3. Een wachtlijst-lid, dat zijn wachtlijst-bijdrage niet tijdig betaalt, wordt geschrapt van de wachtlijst. Het wachtlijst-lidmaatschap komt dan te vervallen. 4. Een opzegging die niet voldoet aan het in het vorige lid bepaalde, doet het lidmaatschap één verenigingsjaar voortduren. 5. Bij overlijden van het lid eindigt het lidmaatschap van de vereniging, tenzij diens partner dan wel een bloedverwant in de eerste graad (kind of ouder) binnen 8 weken na overlijden van het lid aangeeft lid te willen worden van de vereniging. Indien het lidmaatschap overgaat op een partner, is deze geen entreegeld verschuldigd. Indien het
2 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
lidmaatschap overgaat op een kind of een ouder van het overleden lid, dan is deze de borg verschuldigd die van nieuwe leden wordt gevraag (zie artikel 3.1, lid 5). Artikel 2.4 Introductie 1. Ieder lid heeft recht van introductie, met dien verstande dat het bestuur dit recht kan beperken. De geïntroduceerden hebben toegang tot de terreinen en lokalen van de vereniging en zij mogen, al naar bekwaamheid, zulks ter beoordeling door of namens het bestuur, van de materialen van de vereniging gebruik maken. 2. Een zelfde introducé kan niet vaker dan tweemaal per kalenderjaar voor één dag worden geïntroduceerd, tenzij het bestuur anders beslist. 3. Leden, die hun vaartuigen met toestemming van het bestuur bij de vereniging hebben neergelegd, kunnen ten behoeve van het gebruik van hun vaartuigen introducés meenemen, mits dit geen overlast geeft voor de verenigingsactiviteiten. Artikel 2.5 Sancties 1. Overtreding van dit reglement dan wel van door het bestuur vastgelegde regels, kan door het bestuur worden bestraft met een berisping, boete of schorsing. Het bestuur kan hiertoe een overzicht opstellen van de maximale boetes per soort overtreding. 2. De onder lid 1 van dit artikel genoemde boete kan ten hoogste eenmaal een jaarlidmaatschap bedragen. 3. Een lid aan wie een boete, berisping of schorsing is opgelegd, kan hiertegen in beroep gaan bij de algemene ledenvergadering. Artikel 2.6 Schorsing (op basis van artikel 7 van de statuten) en ontzetting 1. Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen voor een door het bestuur vast te stellen periode doch maximaal 3 maanden, wanneer het lid in strijd handelt met zijn lidmaatschapsverplichtingen of door handelingen of gedragingen die het belang van de vereniging in ernstige mate schaden. Gedurende de tijd dat een lid is geschorst, kan hij geen gebruik maken van de faciliteiten van de vereniging. 2. Van een besluit tot schorsing ingevolge het voorgaande lid, staat de betrokkene binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit, beroep open op de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld, waarbij hem tevens op de mogelijkheid van beroep wordt gewezen. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het lid geschorst. 3. Indien na de periode van schorsing doch uiterlijk 3 maanden na aanzegging van de schorsing, door het bestuur wordt geconstateerd dat het lid geen verandering heeft gebracht in de feiten die aanleiding waren voor de schorsing, dan kan het bestuur besluiten tot ontzetting uit het lidmaatschap, conform artikel 8 lid 4 van de statuten. Artikel 2.7 Rechten van leden 1. Elk lid heeft toegang tot de steigers en de gebouwen van de Wijnhaven en kan gebruik maken van de nutsvoorzieningen op de steigers. Artikel 2.8 Verplichtingen van leden 1. Leden worden geacht de regels van de vereniging te kennen en na te leven. Deze zijn vermeld in de statuten, het huishoudelijk reglement, en zo nodig op de website of de mededelingsborden als aanwijzingen van het bestuur. 3 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
2.
Leden dienen zich te houden aan de regels die in het algemeen gelden voor jachthavens, respectievelijk die specifiek gelden voor de havens in Dordrecht. In het bijzonder betreft dit de bepalingen in het Besluit Jachthavens, en het Huurcontract van de gemeente Dordrecht met de vereniging WSV Wijnhaven. 3. Leden zijn verplicht om hun boot en hun box in de haven goed te onderhouden. Indien het onderhoud ernstig te wensen over laat, kan het bestuur het lid een aanwijzing geven om het vereiste onderhoud te plegen. Deze aanwijzing wordt schriftelijk gegeven. 4. Een ieder is gehouden in haven orde, rust en zindelijkheid te betrachten, de veiligheid in acht te nemen en te voorkomen, dat hij/zij door gedrag of kleding aanstoot geeft. 5. Leden zijn verplicht de aanwijzingen van de havenmeester op te volgen. Het is leden niet toegestaan om zonder toestemming van de havenmeester een ligplaats van een ander in gebruik te nemen. 6. Leden zijn verplicht hun contributie, liggeld, kosten electra, boetes en eventuele andere financiële verplichtingen, die voor hen door de vereniging zijn aangegaan, binnen de daarvoor aangegeven tijd te voldoen. 7. Van leden wordt verwacht dat zij een bijdrage leveren aan de nodige werkzaamheden. Hierbij valt te denken aan onderhoud van de accomodatie en deelname aan commissies. 8. Indien een individueel probleem in conflict komt met het verenigingsbelang prevaleert het verenigingsbelang. 9. Leden zijn verplicht bij veranderen van huisadres en/of van e-mail adres zulks terstond aan de secretaris door te geven. 10. Indien een lid wordt geroyeerd conform de bepalingen in de statuten van de vereniging, dient hij terstond zijn boot te verwijderen uit de haven. Artikel 2.9 Aansprakelijkheid 1. Het bestuur is bevoegd, indien naar haar oordeel daartoe aanleiding bestaat, schade aan eigendommen van de vereniging op de veroorzaker daarvan te verhalen. 2. Alle werkzaamhede die in de haven worden uitgevoerd door de leden, zijn de verantwoordelijkheid van de leden. Het bestuur accepteert geen enkele aansprakelijkheid voor schade die ontstaan is als gevolg van het uitvoeren van werkzaamheden aan de boot dan wel aan de steigers in de haven. 3. De vereniging heeft ter beperking van haar risico’s een aantal verzekeringen afgesloten.
Hoofdstuk 3:
Financiële verplichtingen van de leden
Artikel 3.1 Entreegeld 1. Voor ieder nieuw lid geldt een entreegeld van eenmaal het jaarlijks liggeld. Het entreegeld dient te worden voldaan in het jaar van aanmelding, en kan desgewenst worden voldaan in 12 maandelijkse termijnen via automatische incasso. 2. Indien een lid na verloop van tijd een andere boot in de haven wenst te leggen waarvoor een hoger liggeld verschuldigd is, dient het lid het opnieuw het entreegeld te betalen onder de onder 1. geschetste condities, maar onder aftrek van het entreegeld dat reeds voor de vorige boot is betaald. 3. Aan een lid dat zich, na uittreding, binnen vijf jaar weer als lid aanmeldt, wordt geen entreegeld in rekening gebracht, tenzij hij een grotere boot in de haven wenst te leggen
4 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
waarvoor een hoger entreegeld betaald had moeten worden. In dat geval geldt het bepaalde onder punt 2. 4. Bij opzegging van het lidmaatschap bestaat geen recht op restitutie van het reeds betaalde entreegeld. 5. Nieuwe leden betalen een borg van € 80 voor het gebruik van electriciteitsmeters, een sleutel voor het toegangshek, en voor eventuele overige vorderingen die ontstaan op het lid. Bij opzegging van het lidmaatschap en na verrekening van eventuele uitstaande vorderingen op het lid, krijgt het lid (het restant van) de borg retour.
Artikel 3.2 Contributies De door de leden verschuldigde contributies, als bedoeld in artikel 6 lid 1 van de statuten en overige financiële verplichtingen worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De vereniging kent een basiscontributie; dit is de contributie voor een gewoon lid. Gezinsen duo-leden betalen samen eenmaal de basiscontributie. Alle contributieregelingen zijn afgeleiden van de basiscontributie en worden jaarlijks vastgesteld bij de vaststelling van de begroting. Artikel 3.3 Liggeld 1. Het liggeld is gebaseerd op de prijs per m2 boxmaat. 2. Het tarief per m2 boxmaat wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV bij het vaststellen van de begroting. 3. Het liggeld wordt jaarlijks in het eerste kwartaal geïncasseerd. 4. Leden, die niet meer in het bezit zijn van een boot, betalen, zolang zij geen andere boot hebben aangeschaft, gedurende een periode van twee jaar jaarlijks het liggeld dat verschuldigd zou zijn voor de vorige boot. Indien zij na twee jaar geen andere boot in de haven hebben gelegd, vervalt het lidmaatschap van de vereniging. 5. Leden die geen gebruik maken van hun ligplaats voor hun boot, betalen het liggeld dat zij verschuldigd zouden zijn voor hun boot. 6. Voor volgboten. welke aan het worden afgemeerd is een liggeld verschuldigd waarvan de hoogte door de ALV wordt vastgesteld. 7. Een vaartuig dat de lengte van 4 meter te boven gaat kan niet meer als volgboot worden aangemerkt. Artikel 3.4 Gebruik van nutsvoorzieningen 1.
Jaarlijks wordt de verbruikte hoeveelheid stroom per boot opgenomen. Elk lid is gehouden het door hem in totaal verbruikte aantal KWh te betalen aan de vereniging indien de hoeveelheid verbruikte KWh per jaar groter is dan 25 KWh. Daartoe stuurt de penningmeester tenminste eenmaal per jaar een factuur. Passanten betalen een vast bedrag per dag, op basis van de lengte van hun boot. 2. Leden en passanten kunnen gebruik maken van de watertappunten op de steigers, mits zij zelf een waterslang aankoppelen. De kosten van het waterverbruik zijn inbegrepen in het liggeld, tenzij het bestuur in individuele situaties anders beslist. Artikel 3.5 Betaalwijze
5 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement 1.
19 januari 2015
Leden moeten binnen 4 weken na factuurdatum alle financiële verplichtingen, zoals genoemd in artikel 3.1, 3.2, 3.3, en 3.4 overmaken. Wordt niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald, dan wordt een met € 10 verhoogde toeslag verzonden met vermelding dat over 4 weken een vordering naar een incassobureau gaat.
Indien een vordering overgaat naar een incassobureau, worden de kosten van de incasso, vermeerderd met wettelijke rente, in rekening gebracht. Het bestuur krijgt op dat moment het recht van retentie. 3. Indien een lid ook na hetgeen in lid 2 bepaald is, niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet, heeft het bestuur het recht om het lid te royeren, beslag te leggen op de boot van het lid, dan wel de boot van het lid uit de haven te laten verwijderen. De eigenaar is aansprakelijk voor de kosten voor het verwijderen van het vaartuig uit de haven. Het bestuur heeft het recht om tot automatische incasso over te gaan bij gebleken achterstand in betaling in vorige jaren. 4. Leden die aantoonbaar niet in staat zijn om het liggeld in één keer te voldoen, kunnen toestemming krijgen van het bestuur om in enkele termijnen per jaar te betalen. Hierover worden afspraken gemaakt door het betreffende lid en de penningmeester. 5. Leden die meer dan 1000 KWh stroom per jaar gebruiken, zijn verplicht om maandelijks een voorschot-bedrag te betalen. De hoogte van dat bedrag wordt bepaald door de penningmeester. 2.
Hoofdstuk 4 Haven Artikel 4.1 Ligplaatsen voor leden 1. De boxen in de haven zijn bestemd voor boten van de leden van de vereniging. 2. Aan de achterzijde van de steigers worden geen (volg)boten aangemeerd, met uitzondering van die plaatsen die door het bestuur daarvoor specifiek zijn aangewezen. 3. Het bestuur beslist over de indeling van de haven en de toedeling van boxen aan leden. Daarbij zijn criteria als maten van de boot, en soort boot, doorslaggevend. 4. Leden, die met een andere boot ligplaats aan de steiger willen nemen, dienen toestemming van het bestuur te hebben. Een verzoek daartoe moet schriftelijk worden ingediend. In dat verzoek is omschreven de lengte, breedte, diepgang en hoogte van de nieuwe boot en tevens wordt een foto van het schip bijgevoegd. Het bestuur kan een andere ligplaats aanwijzen dan eerder werd ingenomen. Bij weigering is beroep mogelijk bij de algemene vergadering. 5. Het is de leden niet toegestaan hun ligplaats onder te verhuren aan een ander, ook niet als deze ander lid is van de vereniging. Toedeling van ligplaatsen geschiedt altijd door het bestuur. Artikel 4.2 Ligplaatsen voor niet-leden 1. Indien boxen onbenut zijn, kunnen deze aan wachtlijst-leden of passanten worden ver huurd voor een bepaalde periode (variërend van een dag tot een jaar). Zij betalen een tarief per strekkende meter, zoals vastgesteld door de ALV. Het bestuurslid verant woordelijk voor de indeling van de haven, beslist over de toedeling van onbenutte boxen. 2. Ten behoeve van passanten kent de vereniging een passantenregeling.
6 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
Hoofdstuk 5:
19 januari 2015
Bestuur
Artikel 5.1 Ontslag en schorsing 1. Voor een besluit tot ontslag of schorsing als bedoeld in artikel 11 van de statuten is een meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen vereist. 2. De bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun ontslag te nemen. 3. Nieuw benoemde bestuursleden aanvaarden hun functie terstond en nemen op het rooster van aftreden de plaats van hun voorgangers in. Artikel 5.2 Vacatures 1. Indien ten gevolge van tussentijdse vacatures het aantal bestuursleden beneden het in artikel 11 lid 1 van de statuten genoemde aantal personen is gedaald, blijft het bestuur bevoegd de lopende zaken van de vereniging af te handelen. In de vervulling van de vacatures zal worden voorzien op de eerstvolgende algemene ledenvergadering. 2. Het bestuur draagt voor elke vacature één kandidaat voor, welke voordracht tenminste 14 dagen voor de dag der vergadering aan de leden moet worden bekend gemaakt. Door leden, tezamen uitbrengend tenminste 10 geldige stemmen, kunnen medekandidaten worden gesteld. De naam van een medekandidaat, voorzien van de 10 geldige stemmen, moet tenminste 5 dagen voor de dag van de vergadering aan het bestuur bekend worden gemaakt. Artikel 5.3 Bevoegdheden, werkwijze en besluitvorming 1. Het bestuur laat zich onder zijn verantwoordelijkheid bijstaan door: - commissies, waarvan de leden door het bestuur worden benoemd en ontslagen; - werkgroepen met bijzondere opdrachten, waarvan de leden voor de duur van de opdracht door het bestuur worden benoemd en ontslagen;. 2. Indien de vereniging een of meer werknemers in dienst heeft, is het bestuur verantwoordelijk, met dien verstande dat slechts één bestuurslid namens de vereniging als opdrachtgever optreedt . 3. Met uitzondering van de kascommissie valt iedere commissie of werkgroep onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. 4. De voorzitter bepaalt waar en wanneer een bestuursvergadering wordt gehouden, doch is verplicht een vergadering bijeen te roepen op verzoek van tenminste 2 bestuursleden. 5. Het bestuur vergadert minimaal 4 maal per jaar. 6. De voorzitter stelt de agenda vast in overleg met de secretaris, doch is verplicht een bepaald onderwerp op de agenda te plaatsen op verzoek van tenminste 2 bestuursleden. 7. Besluiten worden door het bestuur genomen met meerderheid van uitgebrachte stemmen. Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Bij staking van stemmen beslist een onafhankelijk bestuurslid. Stemming over zaken geschiedt mondeling, stemming over personen geschiedt, indien een bestuurslid dit verzoekt, schriftelijk met ongetekende briefjes. 8. Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die door de voorzitter en de secretaris, na goedkeuring door de overige aanwezige bestuursleden, worden vastgesteld. 9. De in het vorige lid bedoelde goedgekeurde notulen en de daarbij gemaakte besluiten en/of uit te voeren acties zijn ter inzage op de website.
7 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
10. Ieder
bestuurslid draagt binnen het kader van zijn taak en aandachtsgebieden verantwoordelijkheid voor de daarmede verband houdende interne en externe informatie, die van belang kan zijn voor de leden van de vereniging
Artikel 5.4 Rooster van aftreden 1. Het rooster van aftreden van de bestuursleden wordt vastgesteld conform het bepaalde in artikel 11 lid 9 van de statuten. 2. Jaarlijks treedt een deel van het bestuur af, echter in een zodanige combinatie dat niet tegelijkertijd aftreden de voorzitter met secretaris of penningmeester, dan wel tegelijkertijd secretaris en penningmeester. 3. Jaarlijks wordt het rooster van aftreden met de namen van de bestuursleden gepubliceerd. Artikel 5.5 Kostenvergoedingen 1. Bestuursleden en leden van commissies en werkgroepen zijn onbezoldigd en ontvangen geen presentiegelden. 2. Het bestuur is bevoegd om kosten, die ter hare beoordeling noodzakelijkerwijs door leden voor de vereniging zijn gemaakt, op vertoon van factuur of nota te vergoeden. Artikel 5.6 Beleid 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het huishoudelijk reglement en legt dit ter informatie voor aan de algemene ledenvergadering. Het huishoudelijk reglement is te raadplegen via de website. 2. Het bestuur maakt een meerjaren beleidsplan en legt dit voor aan de ALV. 3. Het beleidsplan moet richting en inhoud geven aan de activiteiten van het bestuur.. 4. Het beleidsplan moet vierjaarlijks worden geactualiseerd. 5. Naast het jaarlijks uit te brengen jaarverslag moet jaarlijks een financiële begroting worden opgemaakt en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Deze begroting omvat naast een staat van baten en lasten ook een investeringsbegroting en een voorstel voor alle tarieven voor het betreffende begrotingsjaar. Artikel 5.7
Taken en verantwoordelijkheden
Artikel 5.7.1. De Voorzitter: 1. geeft leiding aan de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering; 2. vertegenwoordigt de vereniging naar buiten; 3. onderzoekt en bemiddelt bij meningsverschillen aangaande de vereniging tussen bestuursleden, commissies, werkgroepen en/of leden; 4. onderhoudt contacten met de commissies en woont jaarlijks één of meerdere van hun vergaderingen bij; 5. treedt, bij afwezigheid van de penningmeester, als gemachtigde op om te beschikken over de financiële rekeningen van de vereniging; 6. bereidt met de secretaris de bestuursvergaderingen voor; 7. is verantwoordelijk voor de volgende aandachtsgebieden: - p.r.-beleid - sponsoring - externe contacten met stakeholders als de gemeente, KNWB, besturen van andere watersportverenigingen, etc.
8 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
Artikel 5.7.2. De Secretaris: 1. draagt zorg voor het opmaken van de notulen. Tijdens vergaderingen kan de secretaris zich laten bijstaan door een notulist; 2. draagt verantwoordelijkheid voor alle van de vereniging uitgaande stukken, voor het houden van kopieën daarvan, voor het bewaren van deze kopieën en de ingekomen stukken in het archief; 3. draagt zorg voor het archief; 4. draagt zorg voor het bijeenroepen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen; 5. draagt zorg voor de publicatie van wijzigingen in statuten en reglementen; 6. draagt zorg voor een adequate ledenadministratie en bevoegdhedenadministratie en archiveert deze gegevens tweemaal per jaar (per 1 april en per 1 oktober); 7. draagt zorg voor een uniforme wijze van vastlegging van verenigingsgegevens; 8. bewaakt en verantwoordt de uitgaven en inkomsten van het secretariaat; 9. draagt zorg voor een adequate communicatie tussen bestuur en leden; 10. Fungeert als meldpunt voor de aanmelding van nieuwe (wachtlijst)leden en deelt deze informatie met de penningmeester.
Artikel 5.7.3. De Penningmeester: 1. is verantwoordelijk voor het beheer van de gelden van de vereniging; 2. is verantwoordelijk voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en doet alle door het bestuur en de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgaven; 3. is verantwoordelijk voor het boeken van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging; 4. is verantwoordelijk voor alle bij de vereniging uitgaande stukken voor zover deze betrekking hebben op de uitvoering van de hierboven onder 1, 2 en 3 vermelde taken; 5. presenteert in de jaarvergadering de balans per einde verenigingsjaar, de exploitatierekening over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar; 6. beheert de assurantieportefeuille en het bouwfonds; 7. draagt zorg voor en beheert de contracten met derden. Artikel 5.7.4. De Commissaris Havenzaken; 1. geeft leiding aan de commissies voor technisch onderhoud en de havenmeesters; 2. legt verantwoording af aan het bestuur over het gevoerde beleid van de commissie GHT; 3. woont bij of laat zich vertegenwoordigen op externe bijeenkomsten op het gebied van aangelegenheden betreffende Havenzaken; 4. bewaakt en verantwoordt uitgaven en inkomsten van de commissies; 5. is verantwoordelijk voor de correspondentie en de verslaglegging van bijeenkomsten van de commissies, mede ten behoeve van bestuursvergaderingen; 6. Is bevoegd om schepen te verleggen zonder voorafgaand overleg met de eigenaar van het schip als dit in het belang is van de haven of eigendommen van de vereniging dan wel de leden. Namens de commissaris mogen de havenmeesters eveneens deze bevoegdheid uitoefenen. 7. is verantwoordelijk voor de volgende aandachtsgebieden: - onderhoud en schoonmaak van gebouwen, haven, terreinen, steigers, goederen; 9 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
- havenindeling en aanspreekpunt voor (nieuwe) leden voor Havenzaken; - milieu- en ARBO zaken, incl legionella beheersplan; - inkoop van onderhoudsmaterialen en gereedschappen; - contact met en roosters voor de vrijwilligers die werken aan het onderhoud van de haven; - de aanwezigheid (roosters) van de Havenmeesters
Artikel 5.7.5. Vice-Voorzitter 1. De leden van het bestuur wijzen uit hun midden een vice-voorzitter aan, die bij ontstentenis van de voorzitter zijn taken waarneemt. 2. de vice-voorzitter kan worden aangesproken op zijn kennis in de breedste zin, voor het uitvoeren van speciale opdrachten 3. Geeft leiding aan de Commissie Communicatie, waarin o.a. is begrepen: 4. - beheer en onderhoud van de website 5. - zorgdragen voor het opstellen en uitgeven van de Nieuwsbrief
Hoofdstuk 6:
Algemene Ledenvergadering
Artikel 6.1 Voorzitterschap en verslag 1. De algemene ledenvergaderingen worden geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf. 2. Van elke vergadering worden door de secretaris notulen gemaakt, die door de voorzitter en de secretaris, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, worden vastgesteld. Artikel 6.2 Besluitvorming 1. Het ter algemene ledenvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend. 2. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het eerste lid bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 3. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. 4. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 5. Indien bij de verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen, die het grootste aantal der uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is degene verkozen die bij de tweede stemming de meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien ook bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot. 10 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
6.
Indien de stemmen staken over een voorstel niet rakende de verkiezing van personen, dan is het verworpen. 7. Stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangt. Stemmingen over personen geschieden altijd schriftelijk. Schriftelijke stemming geschiedt met ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt. Artikel 6.3 Kascommissie 1. De in artikel 16 lid 3 van de statuten bedoelde kascommissie, bestaat uit twee leden en twee vervangende leden. Deze leden zijn minimaal 18 jaar oud en tenminste 2 jaar lid van de vereniging. 2. Jaarlijks treedt één lid van de commissie af en wordt zijn plaats ingenomen door één vervangend lid en wordt een nieuw vervangend lid benoemd. Men mag niet meer dan twee achtereenvolgende jaren lid zijn van de kascommissie. De kandidaatstelling voor vervangend lid geschiedt jaarlijks in de algemene ledenvergadering. 3. Op schriftelijk voorstel van de commissie wordt door de algemene ledenvergadering décharge aan het bestuur verleend voor het gevoerde beheer en beleid.
Hoofdstuk 7:
Commissies, werkgroepen en ledensecretariaat
Artikel 7.1 Commissies 1. De commissies hebben tot doel het bestuur te ondersteunen. 2. De in artikel 5.3 lid 1 van dit reglement bedoelde commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur. 3. De taken van de commissies zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. 4. Een opdracht, die een commissie van het bestuur krijgt, moet passen binnen het taakgebied van die commissie. 5. De leden van de door het bestuur ingestelde commissies worden vermeld op de website. 6. Commissieleden hebben een zittingsduur van vier jaren. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd, behoudens de bevoegdheid van het bestuur om in bepaalde gevallen langere dan wel kortere herbenoeming toe te staan. Elke commissie maakt een rooster van aftreden, waarbij elk jaar éénderde van het aantal leden aftreedt. Artikel 7.2 Werkgroepen 1. Een werkgroep heeft tot doel het ondersteunen van het bestuur of commissies door het uitvoeren van éénmalige opdrachten van beperkte duur. Zie artikel 5.3 lid 1 2. De leden van een werkgroep worden benoemd door het bestuur. 3. Opdrachten aan een werkgroep worden altijd schriftelijk geformuleerd. 4. Een werkgroep rapporteert aan het bestuur. Artikel 7.3
Redactie Website
De website wordt beheerd door een daartoe ingestelde commissie. Deze commissie heeft als doel het inrichten en onderhouden van een website, bedoeld om bezoekers en leden te informeren over de Wijnhaven en de activiteiten van de vereniging.
11 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
Artikel 7.4 Sponsorcommissie 1. De sponsorcommissie heeft tot doel: het realiseren van extra financiële middelen voor de vereniging. De financiële middelen zullen zo veel mogelijk worden gezocht in relatie tot door de vereniging te begeren goederen en/of uit te voeren projecten. 2. De commissie rapporteert over haar bevindingen aan de voorzitter. 3. De commissie zal voor het verwezenlijken van haar doelstellingen de volgende regels in acht nemen: - de belangen van de vereniging mogen niet geschaad worden; - sponsors dienen van onbesproken gedrag te zijn; - het sponsorbeleid is ondergeschikt aan de belangen of activiteiten van de vereniging of haar leden. Artikel 7.5 Ledensecretariaat 1. Het ledensecretariaat heeft tot doel: het verschaffen van informatie aan geïnteresseerden en kandidaat-leden over de activiteiten van de vereniging, alsmede het verzorgen van een meldingsadministratie, die moet voldoen aan de wettelijke normen en inrichtingseisen. 2. De verantwoordelijkheid voor de ledenadministratie berust bij de secretaris. 3. In de in het vorige lid bedoelde ledenadministratie worden van ieder (kandidaat)-lid de volgende gegevens opgenomen: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer (vast en mobiel), e-mailadres, bankrekeningnummer, naam, type en maten (LxBxD) van de boot alsmede een kopie van het verzekeringsbewijs. Daarnaast kunnen nog, op basis van vrijwilligheid, beroep en/of bezit van EHBO-diploma, hobby’s en deskundigheden worden geregistreerd (zie inschrijfformulier). 4. Indien het kandidaat-lid niet direct een ligplaats in de haven toegewezen krijgt, wordt door het ledensecretariaat een wachtlijst aangelegd. 5. De van de (kandidaat)-leden verkregen gegevens worden verstrekt aan de penningmeester. Artikel 7.6 Archivering 1. De archivering vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de secretaris. 2. Het archief heeft tot doel: het ordenen, rubriceren en duurzaam opslaan van geschriften en beeldmateriaal de WSV Wijnhaven betreffende. 3. Het recente archief bevindt zich in een ruimte welke slechts toegankelijk is met toestemming van de archivaris. 4. De archivaris heeft het volledige beheer van het archief. Zonder zijn toestemming is het niet mogelijk dat men zich toegang verschaft tot het archief, archiefmateriaal in te zien of mee te nemen. Wanneer archiefmateriaal wordt uitgeleend dient dit geregistreerd te worden. Artikel 7.7 Commissie gebouwen, haven en terreinen 1. De commissie gebouwen, haven en terreinen verzorgt het onderhoud van de roerende en onroerende zaken van de vereniging. 2. De commissie draagt zorg voor een verantwoorde exploitatie van de haar toegewezen roerende en onroerende zaken. 3. De commissie houdt een register bij van de in lid 1 bedoelde roerende en onroerende zaken. Dit register is de basis voor onderhoud, afschrijving en vervanging. 4. De commissie zorgt voor de aanwezigheid van adequate veiligheidsmiddelen op het gebied van brandpreventie, EHBO en reddingsmiddelen. 12 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
5.
De commissaris gebouwen, haven en terreinen vertegenwoordigt de commissie in het bestuur en de algemene ledenvergadering. 6. De commissie verzorgt en beheert het sleutelplan. 7. De commissie dient jaarlijks een begroting in voor de onder haar ressorterende werkgebieden.
Hoofdstuk 8:
Gebouwen, haven en terreinen (GHT)
Artikel 8.1 Algemeen 6. De GHT staan ten dienste van de leden van de vereniging en zijn zodanig ingericht dat ze het doel van de vereniging ondersteunen. Het schoon houden en het onderhouden van de accomodatie (steigers en het gebouw) geschiedt volgens een vaststaand onderhoudsplan. 7. De commissaris GHT wijzigt tenminste één maal per kwartaal de code van het slot op de toegangspoorten. Een wijziging van de code wordt tijdig vooraf bekend gemaakt. 8. Op de steiger hebben het bestuur en de commissies de beschikking over een publicatiebord. Elke commissaris is verantwoordelijk voor de door hem daarop aangeboden informatie. Artikel 8.2 Douches en toiletten 1. De commissaris GHT draagt er zorg voor dat er douches en toiletten voor zowel dames als heren aanwezig zijn. 2. De leden dragen er zorg voor dat de sanitaire ruimten na gebruik schoon worden achtergelaten. 3. Het bestuur heeft een Legionella beheersplan vastgesteld. Zie document bestuurlijke zaken. Artikel 8.3 Werkplaats 1. Het gebruik en beheer van de werkplaats en de daarin opgestelde machines is voorbehouden aan leden van de commissie GHT. 2. De werkplaats is alleen bestemd voor gebruik voor verenigingsactiviteiten.
Artikel 8.4 Terreinen 1. Auto’s moeten op de parkeerplaatsen aan de openbare weg worden geparkeerd. 2. Auto’s moeten zodanig worden geparkeerd dat de buren vrije toegang houden tot hun percelen. 3. Fietsen moeten geplaatst worden in de daarvoor bestemde fietsenrekken op steigers. Het is niet toegestaan fietsen elders op de steigers te plaatsen.
Hoofdstuk 9:
Financiën
Gedeeltelijk ontleend aan artikel 10 van de statuten.
Artikel 9.1 Overige inkomsten 1. De inkomsten van de vereniging bestaan uit contributies, entreegelden, liggelden en passantengelden. 2. Overige inkomsten van de vereniging zijn:
13 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
a.
Giften van donateurs en begunstigingen: Dit zijn inkomsten waarvan het bestuur, indien de schenker niet expliciet een bestemming aangeeft, de bestemming bepaalt. Deze inkomsten worden door de penningmeester zichtbaar verantwoord, tenzij de schenker anders wenst. b. Inkomsten uit sponsoring: De vereniging kent een sponsorbeleid, dat door de sponsorcommissie wordt ingevuld onder verantwoordelijkheid van de voorzitter. De inkomsten worden zichtbaar verantwoord door de penningmeester. Het bestuur bepaalt de bestemming van de gelden. Aan een sponsor wordt een contract aangeboden waarin tenminste vermeld staan de hoogte van het bedrag, de looptijd van het contract en de eventuele tegenprestatie. c. Inkomsten van rondvaartbedrijven die voor recreatieve doeleinden incidenteel gebruik willen maken van de steigers. Artikel 9.2 Inkomsten en uitgaven 1. De inkomsten en uitgaven worden jaarlijks begroot en aan de algemene ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. Aan deze begroting liggen diverse plannen ten grondslag, zoals beleidsplan, onderhoudsplan en investeringsplan. De commissarissen dienen jaarlijks een deelbegroting in bij de penningmeester. Hierin staan de verwachte kosten en opbrengsten. Artikel 9.3 Verslaglegging 1. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. 2. De jaarlijkse verslaglegging van de penningmeester moet bestaan uit een financieel jaarverslag, voorzien van een accountantsverklaring, een begroting, en een investeringsplan.
Hoofdstuk 10:
Veiligheid
Artikel 10.1 Algemeen 1 Ieder lid van de vereniging is verantwoordelijk voor de veiligheid van zichzelf en zijn mede-opvarenden. Zij nemen op eigen gezag en risico deel aan het bevaren van het vaarwater en ondernemen als zodanig een zelfstandige vaarreis. 2 Het bestuur kan veiligheidsvoorschriften en –adviezen geven maar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de naleving daarvan. 3 Leden zijn gehouden om geen onveilige situaties te laten ontstaan op en aan de steiger, zoals het laten liggen van materialen op de steiger, en onvoldoende bevestiging van boten aan de steigers. 4 Het bestuur en commissieleden kunnen eenieder die slecht veiligheids- of slecht voorbeeldgedrag vertoont, aanwijzingen geven of – in geval van herhaling – als lid schorsen. Artikel 10.2 Gebouwen en materiaal 1. De commissaris GHT draagt zorg voor het aanwezig zijn van reddingsmiddelen, zoals reddingsboei, reddingslijn en AED apparaat. Verder dient één EHBO-set aanwezig te zijn. 2. De commissaris GHT zorgt voor voldoende blusmiddelen 3. De commissaris GHT zorgt voor voldoende inbraakwerende maatregelen.
14 van 15
WSV Wijnhaven Huishoudelijk reglement
19 januari 2015
Artikel 10.3 Wettelijke Voorschriften 1. Het bestuur heeft een ”intentie en beleidsverklaring bestuur m.b.t.ARBO” vastgesteld. 2. Het bestuur heeft een Legionella Beheersplan opgesteld en goedgekeurd . 3. Het bestuur heeft een onderhoudsplan Gebouwen, Haven en Terreinen opgesteld en goedgekeurd. 4.
Artikel 10.4 Veiligheid, gezondheid en respectvolle omgangsvormen 1.Veiligheid, gezondheid en respectvolle omgangsvormen De vereniging rekent de zorg voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van leden, en passanten tot haar taken. Een belangrijk aspect van welzijn zijn respectvolle omgangsvormen, respectievelijk het voorkomen van ongewenste omgangsvormen. Dat vraagt primair om een gezamenlijke inspanning van alle leden samen, waarbij ieder binnen de vereniging zijn eigen verantwoordelijkheid dient te nemen. Het bestuur is verantwoordelijk voor een gezonde en veilige vaaromgeving. 2. Beleidsverklaring bestuur Het bestuur richt zich op de bevordering van een sfeer binnen de vereniging waarin ongewenste omgangsvormen niet voorkomen. Gebeurtenissen die daarop betrekking hebben zullen snel, grondig en met inachtneming van de privacy van betrokkenen worden onderzocht. Als eerste stap worden daarbij de persoon of personen, waarop deze gebeurtenissen betrekking hebben, geïnformeerd. Wanneer het om vermeende strafbare feiten gaat, worden hetzij de betrokkenen gewezen op de mogelijkheid om aangifte bij de politie te doen, hetzij doet het bestuur direct aangifte bij de politie. 3. Positie van klager en aangeklaagde, sancties en beroepsmogelijkheid Leden kunnen een klacht indienen bij het bestuur. Vanaf het moment dat een klager/klaagster een interne klacht bij het bestuur indient is de potentiële aangeklaagde bekend. De aangeklaagde moet, ongeacht de aard en ernst van de klacht, kunnen rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door de vereniging. De vereniging hanteert als uitgangspunt dat de klacht snel, grondig en zorgvuldig wordt onderzocht, waarbij hoor en wederhoor worden toegepast. Bij schuldig bevinding besluit het bestuur over passende maatregelen, in het zwaarste geval ontzetting uit het lidmaatschap.
Hoofdstuk 11:
Slotartikel
Artikel 11 Algemeen In alle voorkomende gevallen waarin de Statuten, het Havenreglement dan wel het Huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
15 van 15
