INGEKOMEN
06 JAN 2015 mr. drs. Ulco Wieringa
GEMEENTE VEENENDAAL
Con11ufttJncy & MeditJtlon
Aan het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling "Instituut voor Werkvoorziening Zuid-Oost Utrechr ter attentie van de heer F. Dieleman Postbus 1100 3900 BC Veenendaal.
111111 11111111
06 jan 201511002
Ondeiwerp: advies situatie IW4. Nijmegen, 4 januari 2015
Geacht bestuur, U heeft onze commissie opdracht gegeven aan U advies uit te brengen over de situatie bij IW4. Dat advies treft U aan als bijlage bij deze brief. Wij hebben ten behoeve van onze advisering afzonderlijke gesprekken gevoerd met een comité van ongeruste medewerkers, met de directeur en met de Ondernemingsraad van IW4. Omdat het comité persisteerde in het niet met naam bekend willen worden bij (de directie èn het bestuur van) IW4, hebben wij niet kunnen beoordelen in welke mate het comité representatief is. Een verdere toelichting op onze aanpak en werkwijze vindt U in ons advies.
Hoogachtend ,
De commissie: Drs . W. Bezemer (Bezemer & Kuiper) . Mr. E.J. Schubad (Bezemer & Kuiper). Mr. drs. U.M. Wierings (Consultancy & Mediation).
Bijlage: advies d.d. 22 december 2014 .
E:
[email protected] P: Berg en Dalseweg 136 6522 BX Nijmegen T: 06-24831276
u
MfN Registennediator KvK nr.: 57008787 IBAN : NL 67 INGB0002234955
Gemeenschappelijke Regeling "Instituut voor Werkvoorziening Zuid-Oost Utrecht"
IW4
ADVIES
UITGEBRACHT DOOR DE COMMISSIE BESTAANDE UIT: Mevrouw drs. W. Bezemer De heer mr. E.J. Schubad De heer mr.drs. U.M. Wieringa
22 december 2014
Inleiding en opdracht Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling "Instituut voor Werkvoorziening Zuid-Oost Utrecht" (afgekort GR IW4) heeft onze commissie opdracht gegeven een advies uit te brengen over de situatie bij IW4. Aanleiding daarvoor was een brandbrief over 'misstanden' afkomstig van een comité dat zich de spreekbuis noemt van ongeruste medewerkers (hierna te noemen het Comité). Deze brandbrief was gericht aan de gemeenteraden van Veenendaal, Rhenen, Renswoude en de Utrechtse Heuvelrug, en is verschenen in het AD (Algemeen Dagblad) van 22 oktober 2014. De leden van het Comité wilden zich niet bekend maken en communiceerden via de mail. Het Algemeen Bestuur heeft aan een daartoe gevormde externe commissie gevraagd om gesprekken te voeren met zowel het Comité dat de brief stuurde als de directeur van IW4, eventueel aangevuld met gesprekken met het bestuur en/of de OR. Doel van de gesprekken is de direct en indirect betrokken partijen te horen en op basis van hoor en wederhoor te adviseren tot eventueel verdergaand onderzoek en/of concrete maatregelen.
Commissie De opdracht is verstrekt aan een commissie bestaande uit mevrouw drs. W. Bezemer, de heer mr. E.J. Schubad (Bezemer & Kuiper) en de heer mr.drs. U.M. Wieringa (Ulco Wieringa Consultancy & Mediation ). De opdrachtgevers hebben voor deze samenstelling gekozen, omdat daarmee zowel expertise beschikbaar was op het terrein van sociale veiligheid op het werk als kennis en ervaring in de sociale zekerheid.
Aanpak/werkwijze/verantwoording In overleg met de opdrachtgever (in de persoon van de secretaris van het algemeen bestuur de heer F. Dieleman) is besloten afzonderlijk gesprekken te voeren met achtereenvolgens: het Comité; de directeur van IW4; de Ondernemingsraad van IW4. Van de gesprekken zijn verslagen opgesteld die ter ondertekening zijn aangeboden aan de gesprekspartners. Deze zijn geretourneerd, voorzien van correcties en/of kanttekeningen. Het Comité persisteert in het niet met naam bekend willen worden bij (de directie en bestuur van) IW4. Om die reden zijn de gespreksverslagen niet over en weer aan de verschillende gesprekspartners aangeboden en werden zij niet bijgevoegd aan de onderhavige rapportage en advies. De commissie heeft niet alleen gesprekken gevoerd maar heeft ook gebruik gemaakt van documenten die zowel vanuit de opdrachtgever als door bovengenoemde gesprekspartners zijn verstrekt. Daarbij gaat het om de brandbrief en ander materiaal van het Comité, het recent gehouden MTO en de enquête van de SP. Wij hebben de gesprekken met alle betrokkenen als zeer openhartig ervaren. In de ogen van de commissie toonden de gesprekpartners zich zeer betrokken. In de gesprekken met het Comité werden deels ook individuele eigen ervaringen naar voren gebracht. Het is niet aan onze commissie om daar uitspraken over te doen. Het zijn natuurlijk zaken die mensen sterk raken en naar alle waarschijnlijkheid zijn ze van invloed op hoe mensen de totale situatie bij IW4 beleven en beoordelen. Voor ons zijn ze voor een deel verhelderend geweest om gevoel te krijgen bij wat er speelt binnen IW4.
2
Door diverse gesprekspartners werd naar voren gebracht dat IW4 een gewoon bedrijf is met bijzondere mensen. Het is goed deze context in beeld te houden. De SW is sterk in beweging. Medewerkers zijn afkomstig uit diverse doelgroepen (sw-ers, wwb-ers, etc.) met meer of minder beperkingen of met een bepaalde afstand tot de arbeidsmarkt. Met dat gegeven moeten zo bedrijfsmatig mogelijk goede prestaties worden geleverd met teruglopende overheidsbijdragen. Dat is uiteraard van invloed op het werken binnen een dergelijk bedrijf. ·
Bevindingen op basis van de gevoerde gesprekken en verstrekte documenten
Algemeen Aanleiding voor de opdracht van het Algemeen Bestuur aan onze commissie was de brandbrief van een comité van ongeruste medewerkers over mogelijke misstanden bij IW4. In deze brandbrief zijn van die mogelijke misstanden een aantal voorbeelden genoemd. Een voorbeeld betrof een medewerker die ondanks een chemokuur zou moeten werken. De betrokken medewerker heeft dat voorbeeld zelf in de krant ontzenuwd. Het voorbeeld van het reguleren van plaspauzes is door de OR in zijn context geplaatst en daarmee sterk gerelativeerd. Een ander voorbeeld betrof het ernstige bedrijfsongeval dat had plaatsgevonden. Volgens de gebruikelijke procedures heeft de Arbeidsinspectie dat ongeval onderzocht. Volgens dat rapport zijn de voorschriften voldoende in acht genomen. Wat onverlet laat dat een dergelijk ongeval bijzonder te betreuren valt. Zo beschouwd geeft de brandbrief geen aanleiding voor een verdergaand onderzoek en evenmin tot het onmiddellijk treffen van maatregelen. Daarbij moet wel aangetekend worden dat onze commissie niet de opdracht had voor een uitgebreid feitenonderzoek, doch op basis van verkennende gesprekken met het comité , de algemeen directeur en de Ondernemingsraad eerste bevindingen in deze rapportage kan neerleggen. Op basis van de gevoerde gesprekken en de verstrekte documenten komen wij tot de volgende bevindingen. 1.
Ten aanzien van de bedrijfsvoering, organisatiestructuur en samenwerking met de Ondernemingsraad Strikt bedrijfsmatig is er door IW4 het nodige bereikt. Met behulp van een logische organisatiestructuur boekt IW4 redelijke resultaten. IW4 is tegelijkertijd ook opener en meer marktgericht geworden. In afwijking van wat in de brandbrief gesteld wordt, blijkt de formele overlegstructuur met de Ondernemingsraad naar behoren geregeld te zijn. De directie en de Ondernemingsraad (OR) overleggen en werken samen, de structuur van advies- en instemmingsaanvragen (WOR) wordt zorgvuldig in acht genomen. De OR heeft een volwaardige samenstelling, heeft externe ondersteuning (secretariaat), wordt extern getraind, heeft een zekere positie en is evenwichtig samengesteld uit de diverse geledingen binnen IW4.
2.
Ten aanzien van verzuimbeleid en arbeidsomstandigheden IW4 kent een voor een SW-bedrijf relatief laag ziekteverzuimpercentage. Dat lijkt het gevolg van een actief ziekteverzuimbeleid met eigen regie model waarin de leidinggevende primair verantwoordelijk is voor verzuimbegeleiding. De leidinggevenden zijn getraind in de begeleiding van verzuimende medewerkers. Zij hebben ook trainingen 3
gehad over het omgaan met medewerkers met een psychische handicap. De bedrijfsarts vanuit de extern gecontracteerde arbodienst is, op dagdelen, op de locatie van IW4 aanwezig. Een eigen regie model ten aanzien van verzuimbegeleiding vraagt veel eigen verantwoordelijkheid van leidinggevenden en medewerkers. Een mogelijk risico is dat leidinggevenden 'op de stoel van de bedrijfsarts' gaan zitten. Belangrijk is dus dat er in trainingen, maar ook in overleg met de bedrijfsarts, voortdurend oog blijft voor de grenzen van dit eigen regie model. Belangrijk zijn natuurlijk de arbeidsomstandigheden. Zeker gezien de doelgroepen binnen IW4 luistert dat heel nauw. In de gesprekken en soms ook in documenten zijn diverse voorbeelden naar voren gebracht, waarbij medewerk(st)ers vanuit ARBOperspectief in voor hen nare omstandigheden terecht zijn gekomen. Zoals al eerder opgemerkt zijn die voorbeelden weliswaar niet altijd juist gebleken, maar ze tonen oprechte bezorgdheid voor de doelgroep en voor de arbeidsomstandigheden. Ons beeld is dat daar op zich de nodige aandacht voor is. Preventie en nazorg op ARBO-gebied blijven in een SW-bedrijf altijd van eminent belang. Elke schrijnende situatie is er één teveel. Bij de vertrouwenspersonen van IW4 bleken de afgelopen periode geen meldingen binnen gekomen te zijn. Naar verluidt bleek de klachtenprocedure niet geheel op orde, waar de Inspectie SZW recent op wees. Inmiddels werden door IW4 nadere maatregelen genomen om dit weer op orde te krijgen. Vanwege de (veel) grotere kwetsbaarheid van de SW branche ten aanzien van het vóórkomen van ongewenst gedrag (TNO onderzoek) is een goed werkende structuur van interne en/of externe vertrouwenspersonen van groot belang. Ook dient de mogelijkheid tot het indienen van een formele klacht breed bekend zijn. Ondanks mogelijke individuele situaties die afwijken, is de commissie van mening dat er in het algemeen voldoende oog is voor het belang van goede arbeidsomstandigheden, waarbij het beleid op het terrein van ongewenst gedrag meer aandacht behoeft.
3.
Ten aanzien van de beleving van de zakelijke, bedrijfsmatige benadering Een belangrijke bevinding is dat er de nodige discrepantie bestaat tussen de zakelijke, sterk bedrijfsmatige benadering van de directie enerzijds en de beleving van sommige medewerkers anderzijds. Deze laatste groep legt de nadruk op de 'beschutte' omgeving waarbinnen de traditionele SW doelgroep kon werken. Het tempo van verandering baart hen zorgen, men is onzeker over de nabije toekomst. De directie sorteert voor op deze veranderingen, speelt hier bedrijfsmatig op in en wil tempo' maken. Een voorbeeld is de aanstaande verruiming van de werktijden, waarbij de directie een fors terugdringen van het financiële tekort denkt te kunnen realiseren. Door sommige medewerkers wordt deze maatregel, hoewel ingezet in nauw overleg met de Ondernemingsraad, als zeer ingrijpend ervaren. Men maakt zich zorgen over het eigen welzijn, maar toont zich ook bezorgd voor andere medewerkers, die vanuit hun beperking minder belastbaar zijn en/of baat hebben bij een vaste structuur/dagindeling die door de nieuwe werktijden onder druk komt te staan. De Ondernemingsraad heeft geen formele instemming op deze maatregel gegeven, doch kwam met de directie een pilotvorm met vaste evaluatiemomenten overeen. Het recente MTO en de gesprekken daarover illustreren wel de nodige zorgen. Enerzijds blijkt bijvoorbeeld uit de respons op het MTO een sterke betrokkenheid van de medewerkers bij hun werk en bij hun arbeidsomstandigheden . 4
Anderzijds blijkt echter uit de gesprekken naar aanleiding van dat MTO onzekerheid ten aanzien van de toekomst en bezorgdheid over ARBO-zaken. Tevens blijkt men over het algemeen niet tevreden met de formele en informele communicatie. Ook ten aanzien van de leidinggevenden worden nogal wat kritische opmerkingen geplaatst. Hoewel ook de commissie kritisch is over de non-representativiteit van de SP-enquête , kan niet genegeerd worden dat de kritiek die in deze enquête wordt geventileerd ook herkenbaar is in het MTO. Dergelijke kritiek is in elke organisatie ongewenst, maar zeker in "een bedrijf met bijzondere mensen". Het risico bestaat dat kritiek van medewerkers over de onderlinge omgang en de sociale veiligheid uitmonden in discussies over concrete voorbeelden. Discussies die dan mogelijk beslecht worden met "gelijk" of "ongelijk". Daar zijn bedrijfs- en medewerkersbelangen over het algemeen niet mee gediend. Fundamenteler is de betreffende situaties te analyseren op verbetermogelijkheden.
Conclusies Algemeen 1. De organisatiestructuur van IW4 is logisch, de bedrijfsvoering lijkt op eerste oog goed georganiseerd. De communicatie met de medezeggenschap, dus tussen directie en Ondernemingsraad lijkt naar behoren georganiseerd. Directie en Ondernemingsraad werken samen in een professionele samenwerkingsstructuur, met inachtneming van de bepalingen van de WOR 2. Het ziekteverzuimbeleid lijkt adequaat georganiseerd te zijn in de vorm van een 'eigen regie model', waarbij de leidinggevende een belangrijke rol heeft toebedeeld gekregen in preventie en verzuimbegeleiding. Men moet alert blijven op de verhouding tussen 'eigen regie· en de professionele eindverantwoordelijkheid van de bedrijfsarts in de beoordeling ziek/niet-ziek. Het beleid op het terrein van ongewenst gedrag moet aangescherpt worden. 3. IW4 werkt bedrijfsmatig en marktgericht. De balans tussen dit bedrijfsmatige denken en handelen en de bijzondere positie van groepen medewerkers met beperkingen behoeft blijvende aandacht. Hiervoor zal de komende periode meer oog dienen te komen.
Advies Binnen de SW staan ingrijpende veranderingen op stapel. De SW-doelgroep wordt tevens geconfronteerd met andere veranderingen binnen het sociale domein. Dat zorgt voor onrust en ook voor gevoelens van onveiligheid. Dat doet zich ook bij IW4 voor, wellicht nog versterkt door de mogelijke samenwerking met Permar. Wij plaatsen ons advies in die context. Gezien onze bevindingen vraagt de situatie zoals wij die verkend hebben in deze fase enerzijds niet om een verdergaand extern of intern onderzoek, maar anderzijds wel om een systematisch verbeterplan dat door de directie in nauw overleg met de Ondernemingsraad zal worden opgesteld. Dat plan zou over een langere periode de acties moeten bevatten die tot een fundamenteel betere beleving leiden in elk geval ten aanzien van communicatie over 'waar gaat het bedrijf naar toe' en 'waarom wordt er gekozen voor het nemen van bepaalde maatregelen'.
5
Een dergelijk plan is weliswaar primair de verantwoordelijkheid van de directie, maar de OR is daar vanuit haar rol nauw bij betrokken. De Raad van Commissarissen beoordeelt de kwaliteit van het plan en beoordeelt of de overeengekomen resultaten worden behaald. Gezien de grote dynamiek in de SW-sector, gezien de mogelijke gevoeligheid van verbeteracties e.d. is het verstandig dat exact wordt vastgelegd dat periodiek over de voortgang van het plan wordt gerapporteerd en dat het waar nodig tussentijds wordt bijgesteld. De betrokkenheid van de deelnemende gemeenten bij IW4 is groot. Zowel vanuit een maatschappelijk als vanuit een financieel perspectief. Wij adviseren u dan ook om te bepalen op welke wijze de gemeenten over de planvorming en over de voortgang van het verbeterplan geïnformeerd wensen te worden. Elke organisatie heeft belang bij een goed evenwicht tussen formele en informele communicatie. Dat evenwicht is er naar ons gevoel bij IW4 nog niet. Dat is onder meer af te leiden uit het MTO en de gesprekken daarover. De ontstane situatie, met alle publiciteit daarover, maakt het creëren van een dergelijk evenwicht er niet eenvoudiger op. In die publiciteit zijn ook gevoelige persoonlijke situaties aan de orde gesteld. Naast nauwe betrokkenheid van de OR, is het is van groot belang dat medewerkers tijdens dit verbeterproces de mogelijkheid krijgen ergens hun verhaal te doen. Wij adviseren daarvoor tijdelijk een extern meldpunt in te richten, waar vertrouwelijk en mogelijk ook op anonieme basis door medewerkers meldingen gedaan kunnen worden. Dit meldpunt dient geanonimiseerd te rapporteren aan de directie en OR Tenslotte: zoals reeds werd toegezegd zullen de vertrouwenspersonen en de klachtencommissie ongewenste omgangsvormen opnieuw worden geïnstalleerd en/of beter bekend gemaakt worden aan het personeel. Gezien de gerezen situatie bevelen wij aan dit met voortvarendheid te doen.
Drs. W. Bezemer Mr. E.J. Schubad Mr.drs. U.M. Wieringa
. 1
6
