MODUL PENGGUNAAN © Biro Hukum Kementerian Keuangan - 31 Januarri 2017
ii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL......................................................................................................
i
DAFTAR ISI................................................................................................................ ii BAB I
Pendahuluan................................................................................................ 1
a. Sekilas Aplikasi.............................................................................................. 1 b. Implementasi Aplikasi Simfoni dalam Program Perencanaan....................... 1 c. Pengguna Aplikasi.......................................................................................... 3 d. Fitur dan Kemudahan Aplikasi...................................................................... 4 BAB II Memulai Aplikasi......................................................................................... 5 a. Memulai Aplikasi Simfoni (Login)................................................................. 5 b. Antar Muka Aplikasi Umum........................................................................... 5 c. Mengubah Password Pengguna...................................................................... 7 d. Keluar dari Aplikasi (Logout)......................................................................... 7 BAB III Manajemen Rancangan Peraturan............................................................... 8 a. Inventarisasi Menambah Item Peraturan Baru................................................................... 8 Smart Search..................................................................................................`10 Mengubah Data/Informasi Item Peraturan................................................... 11 Menghapus Item Peraturan........................................................................... 11 b. Mapping dan Cleansing Pemetaan oleh Koordinator Biro................................................................... 11 Pemetaan oleh Koordinator Bagian............................................................... 11 Pengkategorian oleh Koordinator Subbagian................................................ 12 c. Monitoring Melakukan Update Status Peraturan.............................................................. 12 Edit dan Hapus Status Peraturan................................................................... 13 d. Pelaporan Filter Tampilan Peraturan.............................................................................. 13
2
BAB I PENDAHULUAN
SEKILAS APLIKASI Simfoni merupakan Perangkat Lunak berbasiswebyang dirancang khusus untuk membantu kegiatan monitoring rencana penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan di Lingkungan Kementerian Keuangan yang meliputi Rancangan Peraturan Pemerintah (RPP), Rancangan Peraturan Presiden (RPerpres), Rancangan Peraturan Menteri Keuangan (RPMK), dan Rancangan Keputusan Menteri Keuangan (RKMK) dalam rangka mendukung program perencanaan penyusunan rancangan peraturan yang matang. Hal di atas sejalan dengan amanat Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 yang menyebutkan bahwa perluasan perencanaan peraturan perundang-undangan (tidak hanya Prolegnas dan Prolegda) dilakukan untuk menciptakan proses pembentukan perundang-undangan yang terencana, terpadu, dan sistematis. Aplikasi Simfoni digunakan sebagai salah satu terobosan dalam mendukung pelaksanaan Program Perencanaan Peraturan Perundang-Undangan di Lingkungan Kementerian Keuangan(Program Perencanaan). Hal tersebutsejalan dengan prinsip-prinsip pelaksanaan proses legislasi (legislation process) yang baik yang menekankan pada efisiensi dan transparansi. IMPLEMENTASI APLIKASI SIMFONI DALAM PROGRAM PERENCANAAN Program perencanaan, dalam kaitannya dengan penggunaan aplikasi Simfoni, terdiri atas empat tahap yakni:
3
1. Inventarisasi Kebutuhan a.
Pada akhir tahun guna mempersiapkan Program Perencanaan tahun berikutnya, Biro Hukum melalui Surat Sekretaris Jenderal meminta kepada unit organisasi Eselon I pengusul untuk mengirimkan usulan rancangan peraturan kepada Biro Hukum. Masing-masing Eselon II Unit Pengusul menyampaikan tanggapan melalui surat pimpinan unit Eselon I kepada Menteri Keuangan yang ditembuskan ke Sekretaris Jenderal dan Biro Hukum.
b.
Penyampaian tanggapan melalui surat tersebut disertai dengan input data usulan rancangan peraturan oleh koordinator Eselon II ke dalam aplikasi Simfoni. Proses input data tersebut menghasilkan satu profil untuk setiap satu rencana peraturan.
2. Mapping dan Cleansing a.
Koordinator Biro memetakan usulan-usulan tersebut untuk ditangani oleh Koordinator Bagian dan Koordinator Subbagian sebagai person in charge (PIC) sesuai tugas dan fungsinya. Proses mappingkepada Koordinator Subbagian juga bisa dilakukan oleh Koordinator Bagian. Perubahan PIC bisa dilakukan ditengah proses penyusunan peraturan apabila suatu peraturan perundangan dinilai lebih relevan dengan bagian atau subbagian tertentu.
b.
Hingga tahap ini, aplikasi Simfoni memasukkan semua item peraturan ke dalam kelompok Daftar Tunggu (Pending List). Selanjutnya Koordinator Subbagian melakukan penelaahan terhadap tiap usulan rancangan peraturan untuk kemudian menyetujui atau menolak (cleansing) usulan dari Unit Pengusul. Usulan yang disetujui diklasifikasikan ke dalam kelompok Daftar Prioritas sebagai kelompok peraturan yang diprioritaskan untuk diselesaikan dalam tahun berjalan. Sistem secara otomatis memberikan kode perencanaan berupa ID unik atas usulan yang disetujui. Usulan peraturan yang ditolak akan tetap berada di Pending List. Selain masuk ke dalam Daftar Prioritas, suatu usulan peraturan dapat pula masuk ke dalam kelompok Kumulatif Terbuka ataupun Diluar Perencanaan.
3. Monitoring Penyusunan peraturan merupakan suatu proses yang dinamis dimana dimungkinkan adanya perubahan data maupun pembaharuan status tahapan penyusunan suatu peraturan. PIC Biro Hukum dapat langsung melakukan update status, sedangkan update status oleh PIC Unit Pengusul akan terlebih dahulu diperiksa oleh PIC Biro Hukum untuk disetujui, dilakukan penyesuaian atau ditolak. Masing-masing PIC, baik Unit Pengusul maupun Biro Hukum, dituntut untuk secara konsisten, tertib, dan tepat waktu 4
melakukan input data dan update status. Keterlambatan input data akan mengakibatkan informasi mengenai progress suatu peraturan tidak lagi relevan dan tidak akurat. 4. Pelaporan Setiap akhir tahun atau ketika dibutuhkan sewaktu-waktu, Kepala Biro Hukum menyampaikan laporan kepada Sekretaris Jenderal dan Menteri Keuangan tentang perkembangan program perencanaan penyusunan peraturan perundangan di lingkungan Kementerian Keuangan. Masing-masing unit Eselon I/II pengusul dapat mencetak daftar ataupun rekap rencana penyusunan peraturan yang disusulkannya. PENGGUNA APLIKASI Secara umum, pengguna aplikasi Simfoni dibagi menjadi dua kelompok yakni: 1.
Unit organisasi pengusul rancangan peraturan (Unit Pengusul) Unit Pengusul merupakan unit organisasi di Lingkungan Kementerian Keuangan yang
memprakarsasi penyusunan rancangan peraturan Perundang-undangan. Kelompok ini terdiri dari dua level koordinator yakni Koordinator Eselon I dan Koordinator Eselon II. 2.
Biro Hukum Biro Hukum sebagai pusat koordinasi perencanaan peraturan perundang-undangan di lingkungan Kementerian Keuangan memiliki tugas melakukan koordinasi dan monitoring rancangan peraturan dari masing-masing unit pengusul terkait yang kemudian hasilnya dikompilasi dan dilaporkan kepada pimpinan secara periodik. Pengguna aplikasi di Biro Hukum terdiri dari tiga pengguna yakni, Koordinator Biro, Koordinator Bagian, dan Koordinator Subbagian. Koordinator Biro berfungsi sebagai Administrator utama aplikasi Simfoni, Koordinator Bagian merupakan PIC Eselon III Biro Hukum, sedangkan Koordinator Subbagian merupakan PIC Eselon IV Biro Hukum. Pemberlakuan sistem level koordinator merupakan bentuk pembatasan akses dimana pengguna hanya dapat mengedit datanya sendiri. Misalnya, seorang Koordinator Eselon II hanya dapat mengedit dan melakukan update status atas item peraturan yang diusulkan oleh Unit Eselon II tersebut. Di sisi Biro Hukum, seorang Koordinator Bagian hanya dapat mengedit dan melakukan update status atas item peraturan yang didisposisikan kepada bagiannya. Hal ini juga berlaku untuk Koordinator Eselon I dan Koordinator Subbagian. 5
FITUR DAN KEMUDAHAN APLIKASI Beberapa manfaat dan kemudahan yang ada pada aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Otomatisasi proses kompilasi informasi monitoring rancangan peraturan. Penyimpanan data secara terintegrasi pada server. Penyimpanan data status rancangan peraturan secara kronologis dalam satu sistem yang terintegrasi. Pencetakan laporan daftar informasi monitoring rancangan peraturan yang dapat diseleksi sesuai dengan kriteria yang diinginkan sehingga lebih informatif. DashboardLaporan yang membantu menampilkan summary informasi rancangan peraturan secara realtime. Menyediakan Early Warning System terkait kontrol waktu penyelesaian proses penyusunan rancangan peraturan. Kemudahan pengaksesan aplikasi melalui jaringan internet di Lingkungan Kementerian Keuangan.
BAB II MEMULAI APLIKASI
MEMULAI APLIKASI SIMFONI (LOGIN) Untuk memulai menggunakan aplikasi Simfoni, perangkat komputer yang digunakan oleh pengguna harus terhubung dengan internet. Langkah-langkah memulai aplikasi Simfoni adalah sebagai berikut: 1. Buka browser internet, lalu buka halaman aplikasi Simfoni dengan mengetikkan alamat http://www.simfoni.kemenkeu.go.id pada addres bar. 2. Pengguna akan diarahkan untuk masuk ke halaman login:
3. Masukkan username dan password, tekan Masuk (Enter). 4. Pada layar akan muncul halaman depan Aplikasi Simfoni. ANTAR MUKA APLIKASI UMUM Setelah pengguna berhasil melakukan proses login, pada layar perangkat komputer akan muncul halaman depan Aplikasi Simfoni seperti tampak pada gambar di bawah. Berikut adalah penjelasan dari item-item pada halaman depan aplikasi Simfoni: a. Account Saya : menampilkan nama pengguna yang sedang digunakan. Profil Pengguna mempunyai 3 drop down menu yaitu: Ubah Password
untuk mengubah sandi (password) sebagai akses memasuki aplikasi Simfoni.
Ganti Profil
untuk mengubah profil pengguna
Log Out
untuk keluar dari aplikasi.
a
b
c
d
b. Side Bar Menu Berisi beberapa pilihan menu, yaitu: Dashboard Depan
menu ini berisi dua submenu yaitu: untuk mengakses halaman depan aplikasi.
Laporan
untuk menampilkan pelaporan informasi monitoring peraturan perundang-undangan dalam aplikasi Simfoni.
Daftar Rencana
menu ini digunakan untuk menampilkan daftar rencana peraturan perundang-undangan
Monitoring
Digunakan untuk menampilkan antar muka untuk melakukan update status rancangan peraturan perundang-undangan per periode
Penyelesaian
menu ini menampilkan peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan dan/atau diundangkan.
c. Berita dan Informasi d. Monintoring Data
: menampilkan berita dan informasi penting seputar aktivitas di Lingkungan Kementerian Keuangan. : menampilkan rekapitulasi progress penyusunan peraturan per periode.
MENGUBAH PASSWORD PENGGUNA Pengguna dianjurkan untuk mengubah password akunnya secara berkala demi menjaga keamanan dan kerahasiaan data. Pembaharuan password dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. b. c. d.
Pada halaman depan Simfoni, klik profil pengguna di sisi kanan atas sehingga muncul menu dropdown. Klik menu Ubah Password . Ketik password lama, kemudian ketik password baru dan ulang password baru. Klik simpan dan password telah berhasil diubah.
KELUAR DARI APLIKASI (LOGOUT) Logout dilakukan jika aplikasi Simfoni telah selesai digunakan atau ingin melakukan login dengan profil koneksi yang lain. Logout dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Arahkan kursor ke menu Profil Pengguna sampai menu dropdown muncul. Klik menu Log Out. Pengguna akan diarahkan ke halaman login. Tutup browser apabila pengguna tidak lagi menggunakan aplikasi.
BAB III MANAJEMEN RANCANGAN PERATURAN
A.
INVENTARISASI
MEMBUAT USULAN BARU Proses pengusulan rancangnaperaturan hanya dapat dilakukan oleh pengguna unit pengusul. Langkah-langkah penambahan item peraturan adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.
Klik menu Daftar Rencana pada Sidebar menu. Pada antar muka daftar rencana klik tombol Usulan Baru. Pada layar akan muncul antar muka dengan kolom-kolom isian data terkait peraturan yang harus diisi sebagai berikut:
Isian / Field
Keterangan
Kode Perencanaan
kolom ini akan terisi secara otomatis oleh sistem
Judul Rancangan
diisi dengan judul rancangan peraturan yang diusulkan
Alias
diisi dengan kata kunci yang akan memudahkan dalam pencarian.
Jenis
pilih jenis peraturan yang diusulkan.
Target Penyelesaian
pilih tanggal, bulan, dan tahun yang menjadi target penyelesaian penyusunan peraturan.
Unit Terkait
diisi dengan unit-unit terkait yang terlibat dalam penyusunan rancangan peraturan
Latar Belakang
Diisi dengan latar belakang penyusunan rancangan peraturan
Dasar Hukum
Diisi dengan daftar dasar hukum penyusunan rancangan peraturan
Sasaran
Diisi dengan sasaran penyusunan rancangan peraturan
Maksud dan Tujuan
Diisi dengan maksud dan tujuan penyusunan rancangan peraturan
Pokok Pengaturan
Diisi dengan daftar pokok pengaturan penyusunan rancangan peraturan
Peraturan Terkait
Diisi dengan daftarperaturan terkait dengan penyusunan rancangan peraturan
Keterangan
Diisi dengan informasi lain yang dianggap relevan berkenaan dengan penyusunan rancangan peraturan
Keterangan: Sistem secara otomatis akan memberikan Kode Perencanaan berupa kode unik dengan ketentuan sebagai berikut: Kode unit eselon II
Berupa inisial yang telah tersimpan dalam sistem.
Contoh:
.
Kode jenis peraturan 1
RPP
2
RPerpres
3
RPMK
4
RKMK
.
Nomor unik Nomor urut penginputan item peraturan ke dalam sistem secara keseluruhan.
SJ3.1.0032 artinya item peraturan tersebut diprakarsai oleh Biro Hukum Sekretariat Jenderal, berupa Rancangan Peraturan Pemerintah, dan merupakan item ke32 yang diinput ke dalam SImfoni.
Isian Deskripsi Detail biasanya berupa daftar rincian. Untuk menjaga kerapian input data, pengguna dapat memanfaatkan pengaturan format tulisan yang telah disediakan pada atas tiap kolom isian. 4.
Pastikan data telah diisi dengan benar lalu klik Simpan. Data secara otomatis akan masuk ke daftar “Diusulkan” sebelum dilakukan pemetaan dan penelaahan oleh PIC Biro Hukum.
MENGUBAH DATA USULAN RANCANGAN PERATURAN Edit data dapat dilakukan oleh PIC Biro Hukum maupun PIC Unit Pengusul dengan persetujuan dari PIC Biro Hukum. Proses Edit data item peraturan dilakukan dengan langkahlangkah berikut: 1.
Cari item peraturan yang akan dilakukan edit data pada antar muka Daftar Rencana: a. Melalui search bar sehingga muncul profil peraturan yang dicari, atau b. Melalui kelompok peraturan sehingga muncul tabel daftar peraturan. 2. Klik kanan item yang ingin diubah, dan klik Edit.
3. 4.
Ubah/tambahkan data pada kolom isian. Klik Simpan.
MENGHAPUS ITEM PERATURAN Penghapusan item peraturan hanya dapat dilakukan oleh administrator atau PIC Biro Hukum dengan persetujuan Administrator. Langkah untuk menghapus item peraturan sebagai berikut: 1. 2.
Cari item peraturan yang akan dihapus pada antar muka Daftar Rencana. Klik kanan item yang ingin diubah, dan klik Hapus.
3.
Pada layar akan muncul verifikasi penghapusan. Klik Ya bila ingin melanjutkan proses penghapusan.
4.
Item rencana penyusunan peraturan telah dihapus.
B. MAPPING DAN CLEANSING PEMETAAN OLEH KOORDINATOR BIRO Koordinator Biro memetakan usulan-usulan peraturan dari Unit Pengusul kepada Koordinator Bagian dengan cara sebagai berikut: 1. 2.
Cari dan pilih item peraturan yang akan dilakukan pemetaan pada antar muka Daftar Rencana.. Klik kanan item peraturan tersebut lalu klik Persetujuan.
3. 4.
Pada jendela Mapping Produk Hukum, tentukan PIC Eselon III Biro Hukum. Klik Simpan.
PEMETAAN OLEH KOORDINATOR BAGIAN Koordinator Bagian memetakan usulan-usulan peraturan kepada Koordinator Subbagian dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Cari dan pilih item peraturan yang akan dilakukan pemetaan pada antar muka Daftar Rencana. Klik kanan item peraturan tersebut lalu klik Persetujuan. Pada jendela Mapping Produk Hukum, tentukan PIC Eselon IV Biro Hukum. Klik Simpan.
PENGKATEGORIAN OLEH KOORDINATOR SUBBAGIAN Koordinator Subbagian melakukan penelaahan untuk kemudian menyetujui atau menolak usulan rancangan peraturan dari Unit Pengusul. Proses persetujuan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Cari dan pilih item peraturan yang akan dilakukan pemetaan pada antar muka Daftar Rencana. Klik kanan item peraturan tersebut lalu klik Persetujuan. Pada jendela Mapping Produk Hukum, tentukan kelompok item peraturan melalui kolom Pengkategorian. Klik Simpan. Secara otomatis item peraturan tersebut akan berpindah kelompok.
Gambar 4 Jendela Mapping Produk Hukum C. MONITORING MELAKUKAN UPDATE STATUS PERATURAN Update Status merupakan salah satu fungsi utama dari aplikasi Simfoni. Item peraturan yang ada dalam sistem aplikasi dimonitor statusnya setiap waktu dalam proses penyusunannya. Update status bisa dilakukan oleh PIC Biro Hukum terkait (koordinator subbagian) maupun koordinator dari Unit Pengusul dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Buka menu Monitoring pada Sidebar Menu akan muncul dropdown daftar periode selama satu siklus perencanaan. Pilih periode yang perlu dilakukan proses update. Setelah itu akan muncul daftar peraturan yang perlu diupdate pada periode tersebut Cari item peraturan yang akan dilakukan update status pada antar muka Monitoring. Klik kanan item peraturan tersebut dan pilih Update.
5.
Akan muncul jendela terkait dengan proses update yang akan dilakukan sebagai berikut.
6.
Isikan status perkembangan rancangan peraturan meliputi Kelompok Tahapan, Status diajukan, dan sebagainya. Klik Salin Status Terakhir untuk mengisi status diajukan secara otomatis dengan menyalin status pada periode sebelumnya. Klik Simpan. Status baru telah ditambahkan ke timeline status rancangan peraturan tersebut. Pengguna dapat juga melampirkan file atau berkas ke dalam setiap item status penyusunan peraturan dengan cara yakni melalui antar muka Monitoring klik kanan pada item peraturan lalu klik Lampiran.
7. 8. 9.
10. Akan muncul antar muka Lampiran sebagaimana gambar dibawah. Pada tahap ini pengguna dapat mengupload file-file terkait apabila diperlukan.
Catatan: proses update status hanya bias dilakukan ditanggal yagn telah ditentukan oleh Administrator.
D. PELAPORAN
Untuk melihat matriks status penyelesaian rencana penyusunan peraturan perundangundangan dilakukan dengan langkah sebagai berikut: 1. 2.
Klik dashboard lalu Klik laporan Pada baris atas terdapat beberapa kolom terkait dengan Parameter Laporan, tentukan Jenis Laporan, Eselon I, Eselon II, Jenis Peraturan, elompok, dan Tahap Penyelesaian dan sebagainya. 3. Klik Refresh 4. Pengguna dapat melihat secara komprehensif rancangan peraturan yang diusulkan dalam satu halaman pratinjau. 5. Klik Cetak untuk mencetak laporan.
