MOD WVG - afdeling Personeel

Archiefbeheersplan departement WVG

MOD WVG - afdeling Personeel

MOD WVG afdeling Personeel Inhoudstafel

BELEID ................................................................................................................................................................. 4 UITVOEREN VAN DE MANAGEMENTOVEREENKOMST........................................................................................... 4 2011/PERS/001 - Serie: afdelingsdoelstellingen ........................................................................................................ 4

UITVOEREN PERSONEELSBELEID ......................................................................................................................... 5 2011/PERS/003 - Serie: complexe ad hoc dossiers .................................................................................................... 5 2011/PERS/092 - Serie: rapporteringsverplichtingen Sociale Maribel ....................................................................... 6 2011/PERS/004 - Serie: personeelsplanning .............................................................................................................. 7 2013/PERS/002 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord ............................................................................................... 8

PARLEMENTAIRE VRAGEN EN KABINETSNOTA’S ................................................................................................. 9 2011/PERS/016 - Serie: parlementaire vragen ........................................................................................................... 9 2011/PERS/017 - Serie: kabinetsnota’s .................................................................................................................... 10

MANAGEMENTADVISERING ....................................................................................................................... 11 ADVISERING MANAGEMENT .............................................................................................................................. 11 2011/PERS/018 - Serie: recurrente advisering en rapportering ................................................................................ 11 2011/PERS/019 - Serie: ad hoc advisering en rapportering ...................................................................................... 12 2011/PERS/020 - Serie: juridische advisering .......................................................................................................... 13

OVERLEGFORA ............................................................................................................................................... 14 VOORBEREIDING, PARTICIPATIE EN OPVOLGING VERGADERINGEN.................................................................... 14 2011/PERS/005 - Serie: stafvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel.................................................. 14 2011/PERS/009 - Serie: afdelingsvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel ......................................... 15 2011/PERS/010 - Serie: vergaderingen tussenoverlegcomité 4 ................................................................................ 16 2011/PERS/011 - Serie: vergaderingen Entiteitsoverlegcomité DWVG .................................................................. 17 2013/PERS/001 - Serie: vergaderingen Werkgroep “Welzijn op het Werk Ellips” .................................................. 18 2011/PERS/014 - Serie: interdepartementale overlegorganen .................................................................................. 19 2013/PERS/008 - Serie: beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen ................................................................. 20

TEAMVERGADERINGEN ..................................................................................................................................... 21 2011/PERS/064 - Serie: teamvergaderingen team Afwezigheidsbeheer en Welzijn ................................................ 21 2011/PERS/023 - Serie: teamvergaderingen team Loonadministratie ...................................................................... 22 2013/PERS/004 - Serie: teamvergaderingen team Loopbaanbeheer......................................................................... 23 2013/PERS/005 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsadministratie ............................................................. 24 2011/PERS/050 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsbewegingen ............................................................... 25 2011/PERS/087 - Serie: teamvergaderingen team Gegevensbeheer ......................................................................... 26 2011/PERS/070 - Serie: teamvergaderingen team HRM .......................................................................................... 27 2011/PERS/088 - Serie: werkgroep IT – aanspreekpunten DWVG ......................................................................... 28

SOCIAAL SECRETARIAAT ............................................................................................................................ 29 BEHEER PERSONEELSDOSSIERS ......................................................................................................................... 29 2011/PERS/053 - Serie: personeelsdossier statutairen ............................................................................................. 29 2011/PERS/054 - Serie: personeelsdossier contractuelen ......................................................................................... 30

VERLONING....................................................................................................................................................... 31 Opstellen van besluiten ................................................................................................................................ 31 2011/PERS/024 - Serie: schaal- en salarisverhogingen ............................................................................................ 31 2011/PERS/025 - Serie: vertragingen/versnellingen ................................................................................................ 32

Huurgelden .................................................................................................................................................. 33 2011/PERS/026 - Serie: huurgelden ......................................................................................................................... 33

Ordonnanties en vastleggingen ................................................................................................................... 34 2011/PERS/028 - Serie: eindejaarsvastleggingen ..................................................................................................... 34

Negatieve fiscale fiches ............................................................................................................................... 35 2011/PERS/029 - Serie: negatieve fiches ................................................................................................................. 35

24 januari 2014

1



Prestatiestaten en premies ........................................................................................................................... 36 2011/PERS/058 - Serie: prestatiestaten en premies .................................................................................................. 36

Attesten ........................................................................................................................................................ 37 2011/PERS/030 - Serie: schadegevallen – ante inwerkingtreding Rekendecreet ..................................................... 37 2013/PERS/011 - Serie: schadegevallen – post inwerkingtreding Rekendecreet ..................................................... 38 2011/PERS/031 - Serie: bijdragen Orde der Geneesheren ........................................................................................ 39

VERGOEDINGEN EN TOELAGEN ......................................................................................................................... 40 2011/PERS/032 - Serie: managementtoelagen (LBH) .............................................................................................. 40 2011/PERS/033 - Serie: functioneringstoelagen (LBH) ........................................................................................... 41 2011/PERS/034 - Serie: buitenlandse zendingen...................................................................................................... 42 2011/PERS/035 - Serie: reis- en verblijfkosten – ante ORAFIN 2010 ..................................................................... 43 2011/PERS/036 - Serie: reis- en verblijfkosten – post ORAFIN 2010 ..................................................................... 44 2011/PERS/037 - Serie: reisvorderingen .................................................................................................................. 45 2011/PERS/038 - Serie: Ticket Online ante inwerkingtreding Rekendecreet ........................................................... 46 2013/PERS/006 - Serie: Ticket Online post inwerkingtreding Rekendecreet ........................................................... 47 2011/PERS/039 - Serie: woon-werkverkeer ante inwerkingtreding Rekendecreet ................................................... 48 2013/PERS/007 - Serie: woon-werkverkeer post inwerkingtreding Rekendecreet ................................................... 49 2011/PERS/042 - Serie: gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk ............................................................................ 50 2011/PERS/043 - Serie: toelagen rekenplichtigen .................................................................................................... 51 2011/PERS/044 - Serie: bijzondere prestaties ante inwerkingtreding Rekendecreet ................................................ 52 2013/PERS/010- Serie: bijzondere prestaties post inwerkingtreding Rekendecreet ................................................. 53

GEZONDHEID EN WELZIJN ................................................................................................................................. 54 2011/PERS/065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving ........................................................................ 54 2011/PERS/066 - Serie: arbeidsgeneeskunde ........................................................................................................... 55 2011/PERS/067 - Serie: arbeidsongevallen .............................................................................................................. 56

ERETEKENS ....................................................................................................................................................... 57 2011/PERS/068 - Serie: eretekens ............................................................................................................................ 57

FACTUREN ........................................................................................................................................................ 58 2011/PERS/045 - Serie: facturen .............................................................................................................................. 58

MAALTIJDCHEQUES .......................................................................................................................................... 59 2011/PERS/046 - Serie: rapporten maaltijdcheques ................................................................................................. 59 2011/PERS/047 - Serie: specifieke dossiers en alternatieve telling maaltijdcheques ............................................... 60

KINDERBIJSLAG ................................................................................................................................................ 61 2011/PERS/048 - Serie: kinderbijslag – opgaven CDVU ......................................................................................... 61

CUMULATIES ..................................................................................................................................................... 62 2011/PERS/062 - Serie: cumulaties .......................................................................................................................... 62

LEGITIMATIEKAARTEN ...................................................................................................................................... 63 2011/PERS/063 - Serie: legitimatiekaarten .............................................................................................................. 63

VLIMPERS ......................................................................................................................................................... 64 VOORBEREIDING, PARTICIPATIE EN OPVOLGING VERGADERINGEN VLIMPERS................................................... 64 2011/PERS/093 - Serie: Vlimpersforum en Vlimperswerkgroep ............................................................................. 64 2011/PERS/094 - Onderwerpsmap: documenten Vlimpers ...................................................................................... 65

DATABEHEER VLIMPERS ................................................................................................................................... 66 2011/PERS/095 - Serie: data-input en -archivering .................................................................................................. 66 2011/PERS/096 - Serie: Vlimpershelpdesk .............................................................................................................. 67

SELECTIE EN REKRUTERING ..................................................................................................................... 68 SELECTIES EN SPONTANE SOLLICITATIES........................................................................................................... 68 2011/PERS/051 - Serie van onderwerpsmappen: selectiedossiers............................................................................ 68 Verduidelijking: afspraken schoning selectiedossiers .............................................................................................. 69 2011/PERS/052 - Serie: spontane sollicitaties .......................................................................................................... 70 2011/PERS/055 - Serie van onderwerpsmappen: bevorderingen ............................................................................. 71 2011/PERS/056 - Onderwerpsmap: uitstap .............................................................................................................. 72 2011/PERS/057 - Onderwerpsmap: VRGT .............................................................................................................. 73 2011/PERS/059 - Serie: forfaitaire schadevergoedingen .......................................................................................... 74

JOBSTUDENTEN ................................................................................................................................................. 75 2011/PERS/061 - Serie: jobstudenten....................................................................................................................... 75

HRM ..................................................................................................................................................................... 76 Prestatiemanagement .................................................................................................................................. 76 Dossierbeheer PLOEG ................................................................................................................................ 76 2011/PERS/073 - Serie: PLOEG-dossier.................................................................................................................. 76 2011/PERS/074 - Serie: managementtoelagen ......................................................................................................... 77 2011/PERS/075 - Serie: functioneringstoelagen....................................................................................................... 78

24 januari 2014

2



HRM ................................................................................................................................................................. 79 Bevragingen en onderzoek ........................................................................................................................... 79 2011/PERS/076 - Serie: personeelspeilingen ........................................................................................................... 79 2011/PERS/077 - Serie: exit-bevragingen ................................................................................................................ 80

Schoolstages ................................................................................................................................................ 81 2011/PERS/079 - Serie: schoolstages ....................................................................................................................... 81

Interne vertrouwenspersoon ........................................................................................................................ 82 2011/PERS/080 - Serie: dossiers intern vertrouwenspersoon ................................................................................... 82

Individuele dossiers ..................................................................................................................................... 83 2011/PERS/081 - Serie: individuele dossiers ........................................................................................................... 83

COMPETENTIEMANAGEMENT ............................................................................................................................ 84 2011/PERS/082 - Serie: vacatureberichten ............................................................................................................... 84

VORMING .......................................................................................................................................................... 85 Vormingsregistratie ..................................................................................................................................... 85 2011/PERS/083 - Serie: individuele vormingsdossiers ante 2013 ............................................................................ 85 2013/PERS/009 - Serie: individuele vormingsdossiers post 2013 ............................................................................ 86

Maatopleidingen (vormingsdossiers op niveau van de entiteit) .................................................................. 87 2011/PERS/084 - Serie: maatopleidingen (=Vormingsdossiers op niveau van de entiteit) ...................................... 87

Rapportering................................................................................................................................................ 88 2011/PERS/085 - Serie: rapportering vorming ......................................................................................................... 88

PROJECTEN ...................................................................................................................................................... 89 2013/PERS/012 – Onderwerpsmap: Best Workplaces DWVG 2013 ....................................................................... 89

COMMUNICATIE ............................................................................................................................................. 90 2013/PERS/003 - Serie: intranetsite ......................................................................................................................... 90 2011/PERS/006 - Serie: communicatie naar personeelsverantwoordelijken ............................................................ 91

INTERNE WERKING ....................................................................................................................................... 92 BEHEER VAN GEGEVENS.................................................................................................................................... 92 2011/PERS/090 - Serie: IT ....................................................................................................................................... 92

ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................. 93 2011/PERS/021 - Serie: briefwisseling .................................................................................................................... 93 2011/PERS/022 - Serie: coördineren van de werking van de afdeling ..................................................................... 94

GESCHRAPTE FICHES ................................................................................................................................... 95

24 januari 2014

3



Beleid Uitvoeren van de managementovereenkomst A. BESCHRIJVING

2011/PERS/001 - Serie: afdelingsdoelstellingen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD D. ORDENING

Jaarlijks worden door de staf van de afdeling doelstellingen geformuleerd, die passen in de doelstellingen die het departement WVC/het departement WVG vooropstellen. Papier / Digitaal Chronologisch per jaar

E. DATERING

2002-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_01_Beleid\07_P_01_02_afdelingsdoelstellingen

G. BEWAARTERMIJN

Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

/

6 jaar

/

/ /

H. VERANTWOORDING I. DEFINITIEVE BESTEMMING

Bewaren Beleidsmatige dossiers komen in aanmerking voor permanente bewaring.

J. OPMERKING

24 januari 2014

Sinds 2011 worden de doelstellingen in MONDE (opvolgingsinstrument voor de managementovereenkomst van het Departement WVG) opgeladen.

4



Uitvoeren personeelsbeleid A. BESCHRIJVING

2011/PERS/003 - Serie: complexe ad hoc dossiers

B. DRAGER

Papier/Server

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze serie bestaat uit verschillende dossiers die omwille van de inhoud, de scoop of de politieke impact het niveau van een team overschrijden. Bijvoorbeeld:  initieel dossier Sociale Maribel + verschillende uitbreidingen  dossier BGDA/Actiris Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_01_Beleid\07_P_01_06_ad hoc dossiers

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

1 jaar

9 jaar

/

9 jaar

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Bewaren Beleidsmatige dossiers met politieke impact komen in aanmerking voor permanente bewaring

5



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/092 - Serie: rapporteringsverplichtingen Sociale Maribel

B. DRAGER

Papier/Digitaal

C. INHOUD

D. ORDENING E. DATERING F. BEWAARNIVEAU

Deze serie bestaat uit 2 componenten: Een eerste component omvat de stukken opgesteld in het kader van een rapporteringsverplichting Sociale Maribel. Jaarlijks wordt gerapporteerd aan de RSZPPO over het aantal personeelsleden, het aantal VTE en de loonlast over personeelsleden aangeworven in het kader van de Sociale Maribel. Deze rapportering geeft voor het rapporteringsjaar de gevraagde gegevens weer op maandbasis en op het niveau van het individu. In deze rapportering worden alle personeelsleden ressorterend onder de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap aangeworven in het kader van de Sociale Maribel opgenomen (deze personeelsleden Sociale Maribel zitten verspreid over diverse entiteiten van de ministeries WVG en CJSM). De tweede component omvat de jaarlijkse rapportering over de totale tewerkstelling (personeelsaantallen in VTE) binnen de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap voor wat de sectoren jeugd, sport en cultuur betreft. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ?-… Digitaal: ?-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_04_Projecten\07_P_04_02_Sociale maribel Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE BESTEMMING

J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek / 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Vanaf het derde kwartaal 2013 valt eerste component weg doordat de informatiedoorstroom vanaf dan via de DMFA-aangifte zal verlopen. De rapportering over het werkjaar 2012 (rapportering in 2013) zal de laatste rapportering zijn die via e-mail verloopt (opm. mogelijk moet er nog op de oude manier gerapporteerd worden over de 2 eerste kwartalen van 2013). Vernietigen

Vernietigen indien deze informatie op een ander niveau terug te vinden is.

6



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/004 - Serie: personeelsplanning

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Voor 1998 werden jaarlijks wervingsplannen opgesteld. Elke werving moest in zulk plan vervat zitten opdat ze zou kunnen doorgaan. Vanaf 1998 werd de PIP/PEP-methode geïmplementeerd en gehanteerd voor personeelsplanning. Na de hervorming van de Vlaamse administratie (BBB) werd in 2006 de startformatie voor de nieuwe entiteiten opgesteld. Na verloop van tijd beschikte elke entiteit over een eigen personeelsplan. Deze personeelsplannen worden periodiek geactualiseerd. Papier Chronologisch (per jaar) Digitaal 1. thematisch (= personeelsplan vs. actualisatie) 2. chronologisch Wervingsplannen: ?-1999 PIP/PEP: 1998-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_05_Organisatiebeleid\07_P_05_01_Personeelsplanne n Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

1 jaar

1 jaar

9 jaar

/

9 jaar

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Bewaren Merk op dat sinds BBB er een evolutie was: 1) eigenaarschap personeelsplannen ligt bij de entiteiten 2) er is een evolutie met een steeds toenemend belang voor digitale dragers wat personeelsplannen betreft. Merk op dat sinds 2010 de personeelsplannen van de entiteiten van het min. WVG ook binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers (module arbeidsplaatsbeheer) geregistreerd worden.

7



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/002 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord

B. DRAGER

Server

D. ORDENING

De MOD WVG-afdeling Personeel bereidt een insteek voor voor de onderhandelaars voor de overheid in het kader van de onderhandelingen tussen overheid en vakbonden betreffende het sectoraal akkoord. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch per jaar

E. DATERING

2009-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. BZ wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_07_Vakbond\07_Sectoraal akkoord Papier Digitaal

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


/

6 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

24 januari 2014

Het gaat niet om de stukken van (de onderhandelingen over) het Sectoraal Akkoord zelf. Deze stukken zijn terug te vinden bij het Departement BZ dat verantwoordelijk is voor de (administratieve) organisatie van de onderhandelingen over het Sectoraal Akkoord.

8



Parlementaire vragen en kabinetsnota’s A. BESCHRIJVING

2011/PERS/016 - Serie: parlementaire vragen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

De antwoorden op de parlementaire vragen.

D. ORDENING

Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Per nummer gestelde vraag

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

wvg_dep_pers\07_P_01_Beleid\07_P_01_03_parlementaire vragen Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek / 6 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden gedurende een legislatuur bijgehouden. Schaduwarchief Vernietigen

Deze documenten worden bijgehouden bij het Vlaams parlement

9



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/017 - Serie: kabinetsnota’s

B. DRAGER

Server


Informatiedoorstroming op vraag van de kabinetten via schriftelijke procedure Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/diensten sg wvg_dep_pers\07_P_01_Beleid\07_P_01_04_kabinetsnota's

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Papier

Digitaal

/

6 jaar

/

/

/

/

Deze documenten worden gedurende een legislatuur bijgehouden. Vernietigen Schaduwarchief. Kabinetsnota’s vanaf 2006 worden gearchiveerd door het Secretariaat-generaal. Ze worden ook bewaard bij het kabinet van de bevoegde minister.

10



Managementadvisering Advisering management A. BESCHRIJVING

2011/PERS/018 - Serie: recurrente advisering en rapportering

B. DRAGER

Server/Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Een aantal rapporteringen die periodiek aan de DDIR WVC werden bezorgd. (budgettaire ruimte, PEP as is-actualisatie, vorming, ziekteverzuim…) Dergelijke rapporteringen worden ook voor de directieraden en/of leidend ambtenaren van de entiteiten van het ministerie WVG voorbereid (bv. vormingsrapport, welzijnsrapport, statistieken doelgroepenbeleid, rapportering loonuitgaven…). Doel van deze adviezen en rapporten is een managementbesluitvorming over aspecten van het personeelsbeleid te schragen Papier Chronologisch Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

5 jaar

10 jaar

5 jaar

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Dergelijke adviezen en rapporten worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd. Er is geen unieke bewaarlocatie voor de digitale opgeslagen adviezen, deze worden thematisch ingebed in de personeelsserver.

11



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/019 - Serie: ad hoc advisering en rapportering

B. DRAGER

Server/papier


Ad hoc adviezen en rapporten aan het management met het oog op een managementbesluitvorming over aspecten van het personeelsbeleid. Papier onderwerp Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Papier

Digitaal

5 jaar

10 jaar

5 jaar

/

/

/

. Vernietigen Het gaat slechts om ad hoc adviezen Dit soort adviezen en rapporten worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd.

12



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/020 - Serie: juridische advisering

B. DRAGER

Server/papier

C. INHOUD

Ad hoc adviezen aan het management met de focus op juridische context

D. ORDENING

Papier Onderwerp Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\ 07_P_11_Sociaal secretariaat – juridisch advies wordt thematisch ingebed Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

6 jaar

6 jaar

/

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Het gaat slechts om ad hoc adviezen Deze adviezen worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd

13



Overlegfora Voorbereiding, participatie en opvolging vergaderingen A. BESCHRIJVING

2011/PERS/005 - Serie: stafvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

D. ORDENING

De stafvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel is een periodiek overleg tussen teamverantwoordelijken, stafmedewerkers en afdelingshoofd waar de werking van de afdeling besproken wordt. Na elke vergadering wordt een verslag en een afsprakenrooster opgesteld. Soms worden er ook documenten rondgedeeld. Papier 1. Chronologisch Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

2003-…

F. BEWAARNIVEAU

wvg_dep_pers\07_P_02_Managementorganen\07_P_02_06_Staf MOD WVG - afdeling Personeel

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

7 jaar

/

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Bewaren In 2013 wordt de bewaartermijn uitgebreid tot 7 jaar. Dit stelt geen problemen naar het verleden toe: in de praktijk werden stafverslagen ouder dan 3 jaar niet vernietigd. Er wordt geen papieren component meer bijgehouden.

14



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/009 - Serie: afdelingsvergadering van de MOD WVG afdeling Personeel

B. DRAGER

Server

C. INHOUD D. ORDENING E. DATERING F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Alle personeelsleden van de MOD WVG – afdeling Personeel komen minstens eenmaal per jaar samen rond een aantal thema’s. Papier / Digitaal Chronologisch per jaar 2001-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_05_Afdeling\07_P_03_05_ 01_Afdelingsvergadering Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/

/

/

/


Bewaren Kan interessant zijn voor de interne werking van een afdeling

J. OPMERKING

24 januari 2014

In 2013 wordt de bewaartermijn uitgebreid tot 7 jaar. Dit stelt geen problemen naar het verleden toe: in de praktijk werden stafverslagen ouder dan 3 jaar niet vernietigd. Er wordt geen papieren component meer bijgehouden.

15



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/010 - Serie: vergaderingen tussenoverlegcomité 4

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie bevat de verslagen van de TOC4-vergaderingen, de aangebrachte agendapunten, de briefwisseling omtrent deze vergaderingen, de uitnodigingen, de opmerkingen bij de verslagen en de aanwezigheidslijsten. Papier Chronologisch Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar Papier: 1995 – 2006 Digitaal: dec 2004-2006 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_08_WVC\05_Vakbond\07_ P_02_08_05_01_TOC 4 Papier Digitaal 5 jaar (verslagen en Werkplek 10 jaar briefwisseling) Interne archiefruimte 5 jaar (verslagen) middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren Sinds 2004 wordt een verkorte versie van het verslag digitaal ter beschikking gesteld.

16



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/011 - Serie: vergaderingen Entiteitsoverlegcomité DWVG

B. DRAGER

Papier/server


Na de implementatie van BBB wordt het vakbondsoverleg op het niveau van het departement WVG opgenomen binnen het Entiteitsoverlegcomité departement WVG (EOC DWVG) Papier Chronologisch Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar Papier: vanaf april 2006Digitaal: vanaf april 2006Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_07_Vakbond

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Papier 10 jaar (enkel stukken met natte handtekening)

Digitaal 10 jaar (alle stukken)

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren Na overleg met de beleidsdomeinarchivaris in februari 2012 worden enkel de stukken met een natte handtekening op papier bewaard. Voor alle andere stukken wordt het papieren archief vernietigd, daar voor elk stuk er ook een digitale versie is

17



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/001 - Serie: vergaderingen Werkgroep “Welzijn op het Werk Ellips”

B. DRAGER

Papier/server


Op de werkgroep Welzijn op het Werk Ellips overleggen werkgever en vakorganisaties over gebouwgebonden materies. Het DWVG nam van 2006 tot 2011 het voorzitterschap en secretariaat op. Papier Chronologisch Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar Papier: vanaf april 2006-2011 Digitaal: vanaf april 2006-2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_07_Vakbond

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


Papier 10 jaar (enkel stukken met natte handtekening)

Digitaal 10 jaar (alle stukken)

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren (naar analogie EOC) Eind 2011 legt de secretaris-generaal van het dep. WVG zijn voorzitterschap van deze werkgroep (dat hij sinds BBB - april 2006 opnam) neer. Na scherpstelling met de beleidsdomeinarchivaris blijkt dat dit archief na schoning overgeheveld moet worden aan de rechtsopvolger.

J. OPMERKING In overleg met de beleidsdomeinarchivaris worden enkel de stukken met een natte handtekening op papier bewaard. Voor alle andere stukken wordt het papieren archief vernietigd, daar voor elk stuk er ook een digitale versie is.

24 januari 2014

18



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/014 - Serie: interdepartementale overlegorganen

B. DRAGER

Papier/Server

C. INHOUD

De verslagen van interdepartementale werkgroepen die door het afdelingshoofd bijgewoond worden:  Permanente Interdepartementale Werkgroep Personeelsbeleid (PIWP)  Interdepartementale Taskforce Personeelsmigratie  Werkgroep multilaterale weddekredieten

D. ORDENING

Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

?-2006 

F. BEWAARNIVEAU 

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

Adviezen: Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_08_WVC\01_inter departementaal wvg_dep_pers\07_P_08_Vlimpers wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_01_Beleidsdomein overschrijdend Overige documenten: dep. BZ Papier Digitaal

Werkplek / 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De verslagen zijn schaduwarchieven, de originelen worden elders bewaard. Enkel de adviezen die in functie van deze overlegorganen opgesteld worden, zijn originele documenten die 3 jaar bewaard moeten worden. Vernietigen De verslagen van de PIWP, de Interdep. Taskforce Personeelsmigratie en het Vlimpersforum kunnen via het intranet geconsulteerd worden. Na BBB wordt de PIWP het “Tactisch overlegorgaan P&O”. Mag worden vernietigd omdat het slechts om een schaduwarchief gaat. Deze fiche is uitdovend

24 januari 2014

19



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/008 - Serie: beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

De adviezen die de MOD WVG-afdeling Personeel formuleerde voor beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen als het College van Ambtenaren-Generaal (CAG), het Tactische Overleg Personeel en Organisatie (TOPO)…

Die adviezen worden overgemaakt aan de WVG-vertegenwoordiger in het overlegorgaan die hiervan gebruik maakt om het WVGstandpunt tijdens het overleg te vertolken. D. ORDENING

Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_01_Beleidsdomeinoverschr ijdend Papier Digitaal Werkplek / 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De verslagen zijn schaduwarchieven want de originele verslagen worden elders bewaard bij de entiteit die het secretariaat van deze overlegorganen waarneemt, bv. bij beleidsdomein DAR voor het CAG. Enkel de adviezen die in functie van deze overlegorganen opgesteld worden, zijn originele documenten die 3 jaar bewaard moeten worden.


Vernietigen

J. OPMERKING

Opmerking voor de Rijksarchivaris: cf. de pre-BBB interdepartementale overlegorganen

24 januari 2014

20



Teamvergaderingen A. BESCHRIJVING

2011/PERS/064 - Serie: teamvergaderingen team Afwezigheidsbeheer en Welzijn

B. DRAGER

Papier/Server

C. INHOUD D. ORDENING E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team Afwezigheidsbeheer en Welzijn. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ? – feb. 2011 Digitaal: 2003-2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

1 jaar

7 jaar

/ / / /


Vernietigen In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt.

J. OPMERKING

24 januari 2014

In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukken/besprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden.

21



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/023 - Serie: teamvergaderingen team Loonadministratie

B. DRAGER

Digitaal


G. BEWAARTERMIJN

Deze serie bevat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team Loonadministratie Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch Papier: 2000 – 2006 Digitaal: 2006- feb. 2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/ wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/

/

/

/



J. OPMERKING

24 januari 2014


22



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/004 - Serie: teamvergaderingen team Loopbaanbeheer

B. DRAGER

Papier/Server


F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Deze serie omvat de verslagen van de teamvergaderingen van het team Loopbaanbeheer Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: / Digitaal: feb. 2011-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_01 _Team loopbaanbeheer Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/ / / /



J. OPMERKING

24 januari 2014


23



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/005 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsadministratie

B. DRAGER

Papier/Server


F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Deze serie omvat de verslagen van de teamvergaderingen van het team Personeelsadministratie Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: / Digitaal: feb. 2011-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_02 _Team personeelsadministratie Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/ / / /



J. OPMERKING

24 januari 2014


24



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/050 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsbewegingen

B. DRAGER

Papier/Server


G. BEWAARTERMIJN

Deze serie bevat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team personeelsbewegingen. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ? – … Digitaal: 2003-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/ / / /



J. OPMERKING

24 januari 2014


25



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/087 - Serie: teamvergaderingen team Gegevensbeheer

B. DRAGER

Papier/ digitaal


G. BEWAARTERMIJN

Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team gegevensbeheer. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ? – … Digitaal: 2003-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team wvg_dep_pers\07_P_03_Overlegfora\07_P_03_06_Team\07_P_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/ / / /



J. OPMERKING

24 januari 2014


26



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/070 - Serie: teamvergaderingen team HRM

B. DRAGER

Papier/Server


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team HRM. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ? – … Digitaal: 2003-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_02_Overlegfora\07_P_02_06_Team\07_P_02_06_04 _Teamvergaderingen Team HRM Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

7 jaar

/

/

/

/

. Vernietigen In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukken/besprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden.

27



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/088 - Serie: werkgroep IT – aanspreekpunten DWVG

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

De verslagen van de werkgroep IT-aanspreekpunten

D. ORDENING

Papier / Digitaal 1.Chronologisch per jaar 2.alfabetisch

E. DATERING

Digitaal: ?-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD OW wvg_dep_pers\07_P_09_Interne werking\07_P_09_01_Informatica Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek / 1 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Dit is een schaduwarchief. De originele documenten worden door het secretariaat van dit overleg bijgehouden. Vernietigen

Kan worden vernietigd aangezien het slechts om een schaduwarchief gaat.

28



Sociaal secretariaat Beheer personeelsdossiers A. BESCHRIJVING

2011/PERS/053 - Serie: personeelsdossier statutairen

B. DRAGER

Papier/Server/Vlimpers

E. DATERING

Deze serie bevat de personeelsdossiers van statutaire personeelsleden. In een personeelsdossiers worden alle stukken verzameld die de loopbaan van een personeelslid juridisch en administratief documenteren. Het personeelsdossier bestaat uit volgende mappen:  Administratieve loopbaan  Geldelijk loopbaan  Ziekte  Pensioen  Arbeidshandicap Papier Alfabetisch Digitaal / ?–…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel

C. INHOUD

D. ORDENING

Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek / / Interne archiefruimte Levende dossiers middenkern Interne 110 jaar vanaf geboorte / archiefruimte personeelslid kelder Externe / archiefruimte De personeelsdossiers worden in het personeelsarchief in de interne archiefruimte bewaard. Het personeelsdossier van een statutair personeelslid verliest pas na 110 jaar na geboorte van het personeelslid zijn administratief nut. Daartegenover staat dat er elementen van deze dossiers al eerder vernietigd/overgedragen mogen worden. Dit wordt verder opgelijst in de vernietigingslijsten/overdrachtslijsten van de personeelsdossiers (cf. bijlage componenten personeelsdossier). Nog te onderzoeken is of deze bewaartermijn kan herzien worden voor personeelsdossiers ingevoerd in Capelo (2010 en later).


Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren… komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

29



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/054 - Serie: personeelsdossier contractuelen

B. DRAGER

Papier/Server/Vlimpers Deze serie bevat de personeelsdossiers van de contractuele personeelsleden. In een personeelsdossier worden alle stukken verzameld die de loopbaan van een personeelslid juridisch en administratief documenteren.

C. INHOUD

D. ORDENING

Het dossier bevat de volgende mappen  Administratieve loopbaan  Geldelijke loopbaan  Ziekte  Arbeidshandicap Papier Alfabetisch Digitaal /

E. DATERING

Papier: ? – …

F. BEWAARNIVEAU

departement WVG/MOD WVG - afdeling Personeel

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

/

110 jaar / / /


Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren… komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

30



Verloning Opstellen van besluiten A. BESCHRIJVING

2011/PERS/024 - Serie: schaal- en salarisverhogingen

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

De individuele besluiten betreffende de schaal- en salarisverhogingen worden opgenomen in de dossiers. Voor BBB werden lijstbesluiten opgemaakt die in aparte mappen worden bijgehouden Papier Chronologisch (lijsten) Digitaal /

E. DATERING

1996 -2006

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loonbaanbeheer

C. INHOUD

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier 110 jaar na geboorte personeelslid

Digitaal /

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De lijsten hebben een blijvend belang en moeten permanent bewaard worden tot 50 jaar na pensionering van de laatste betrokkene. Deze stukken kunnen om praktische redenen niet in de individuele personeelsdossiers geïntegreerd worden . Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief (dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren… komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

31



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/025 - Serie: vertragingen/versnellingen

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

De basisdocumenten die nodig zijn om de salarisbesluiten ivm een vertraging/versnelling in de loopbaan goed te keuren. Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

?-2006

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer

C. INHOUD

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Papier 110 jaar na geboorte personeelslid

Digitaal /

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze informatie wordt in de eerste plaats bijgehouden in het PLOEGklassement. Dit blijkt echter niet voor alle dossiers het geval te zijn. Vandaar dat dit klassement, dat hoofdzakelijk een schaduwarchief is noodzakelijk blijft (vooral ihkvCapelo).


Vernietigen

J. OPMERKING

Mag worden vernietigd omdat het slechts een schaduwarchief is.

24 januari 2014

32



Huurgelden A. BESCHRIJVING

2011/PERS/026 - Serie: huurgelden

B. DRAGER

Papier


Sommige personeelsleden wonen in een woning die eigendom is van de Vlaamse overheid. De verschuldigde huur wordt meteen op hun loon ingehouden. Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

1996 -2009

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek permanent / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De stukken hebben een blijvend belang en moeten permanent bewaard worden tot 50 jaar na pensionering van de laatste betrokkene. Deze stukken kunnen om praktische redenen (slechts 1 origineel stuk dat op verschillende betrokkenen van toepassing is) niet in de individuele personeelsdossiers geïntegreerd worden . Vernietigen Sinds 2009 maken stukken betreffende huurgeld deel uit van het individueel dossier. In vorige versies van het archiefbeheersplan werd deze serie de “serie: huisbewaarders” genoemd. Doordat er geen overhevelingen van deze serie gebeurden, kan een naamsverandering zonder problemen doorgevoerd worden.

33



Ordonnanties en vastleggingen

A. BESCHRIJVING

2011/PERS/028 - Serie: eindejaarsvastleggingen

B. DRAGER

Papier


Dit zijn de overzichtlijsten van de eindejaarsvastleggingen (salaris/VG/EJT/Vergoedingen en toelagen) Papier chronologisch Digitaal /

E. DATERING

?-2011

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 5 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief, daar de boekhouding het integrale klassement van eindejaarsvastleggingen bijhoudt Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

34



Negatieve fiscale fiches A. BESCHRIJVING

2011/PERS/029 - Serie: negatieve fiches

B. DRAGER

Digitaal


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Dit zijn overzichtslijsten van de negatieve fiscale fiches 281.25 die periodiek worden verstuurd naar de belastingsadministratie en de betrokken personeelsleden. Papier / Digitaal Chronologisch P: ?-2007 D: 2006-2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer


Papier

Digitaal

/

5 jaar

/

/

/

/

Na 5 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut. Vernietigen

De individuele gegevens zijn in elk individueel personeelsdossier terug te vinden Sinds 2011 veranderde de werkwijze en is een eventuele negatieve fiche in Vlimpers terug te vinden.

35



Prestatiestaten en premies A. BESCHRIJVING

2011/PERS/058 - Serie: prestatiestaten en premies

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Prestatiestaten zijn fiches die de effectieve prestaties van de gesubsidieerde personeelsleden weergeven. Deze prestatiestaten zijn ook verantwoordingstukken voor premies die de Vlaamse overheid als werkgever ontvangt. Deze serie bevat ook een onderwerpsmap met de overzichten van de gestorte premies.

D. ORDENING

Papier Chronologisch; Alfabetisch op personeelslid Digitaal /

E. DATERING

?-2013

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Papier

Digitaal

5 jaar

/

/

/

/

/

Zie BVR 27/10/93 – de bewaartermijn wordt niet wettelijk bepaald Deze stukken hebben geen blijvend belang Vernietigen Sinds 2013 worden de gegevens die voordien op prestatiestaten werden ingevuld rechtstreeks door de personeelswerker in een online toepassing ingegeven.

36



Attesten A. BESCHRIJVING

2011/PERS/030 - Serie: schadegevallen – ante inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier/Digitaal


F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Een klassement waarbij de correspondentie/documenten van de ingediende schadedossiers wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. Papier Papier Digitaal Digitaal 2006 -2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_10_Informatie_en_controle\02_Tools\05_Schadedoss iers Papier Digitaal Werkplek 1 jaar 6 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Na 1 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het externe archiefdepot. . Vernietigen Dit is een schaduwarchief qua facturen (originele facturen worden bewaard binnen de boekhouding). Deze stukken krijgen evenwel een analoge bewaartermijn omdat het gaat om verantwoordingsstukken: de aanvraagformulieren en de analyse motiveren de betaling en worden binnen de MOD WVG-afdeling Personeel bewaard.

37



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/011 - Serie: schadegevallen – post inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier/Digitaal


F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Een klassement waarbij de correspondentie/documenten van de ingediende schadedossiers wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid 2012 -… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_10_Informatie_en_controle\02_Tools\05_Schadedoss iers Papier Digitaal Werkplek 1 jaar 7 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 6 jaar archiefruimte Na 1 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het externe archiefdepot. . Vernietigen Dit is een schaduwarchief qua facturen (originele facturen worden bewaard binnen de boekhouding). Deze stukken krijgen evenwel een analoge bewaartermijn omdat het gaat om verantwoordingsstukken: de aanvraagformulieren en de analyse motiveren de betaling en worden binnen de MOD WVG-afdeling Personeel bewaard.

38



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/031 - Serie: bijdragen Orde der Geneesheren

B. DRAGER

Papier


Een klassement waarbij de correspondentie/dossiers betreffende de bijdragen die voor de artsen tewerkgesteld binnen het ministerie WVG worden bijgehouden. Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Alfabetisch per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

2003 - 2007

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loonadministratie

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Papier

Digitaal

5 jaar

/

/

/

/

/

Na vijf jaar is alle administratief nut van deze documenten vervallen. Vernietigen Gegevens m.b.t. de uitbetaling zijn in de individuele dossiers terug te vinden Deze fiche is uitdovend.

39



Vergoedingen en toelagen A. BESCHRIJVING

2011/PERS/032 - Serie: managementtoelagen (LBH)

B. DRAGER

Papier


Een klassement waarbij de correspondentie/dossiers van deze specifieke premies wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

1997 -…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief: deze lijst is een kopie van een origineel dat door het team HRM wordt bijgehouden. Het gaat louter om werkdocumenten. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring) Deze documenten dienen op termijn aan de betreffende personeelsdossiers te worden toegevoegd.

J. OPMERKING

Opmerking bij definitieve bestemming/opmerking door RA: dit is een schaduwarchief, de originele stukken worden bijgehouden door het team HRM. Merk op: samen met futo’s zijn mato’s prestatietoelagen, een gelijklopende bewaartermijn lijkt logisch De bewaartermijn werd in 2013 van 5 naar 3 jaar teruggebracht.

24 januari 2014

40



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/033 - Serie: functioneringstoelagen (LBH)

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

De lijst met de personeelsleden die een functioneringstoelage ontvangen.

D. ORDENING

Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2006 -…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief: deze lijst is een kopie van een origineel dat door het team HRM wordt bijgehouden Vernietigen

J. OPMERKING De bewaartermijn werd in 2013 van 5 naar 3 jaar teruggebracht.

24 januari 2014

41



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/034 - Serie: buitenlandse zendingen

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Een klassement waarbij de correspondentie/documenten betreffende de buitenlandse zendingen van personeelsleden van het Departement WVG wordt bijgehouden Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden.

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid

E. DATERING

2008-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_10_Informatie en

controle\02_Tools\08_Buitenlandse dienstreizen Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 2 jaar 7 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Na 2 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het archiefdepot. Vernietigen In 2013 wordt de bewaartermijn verhoogd van 5 jaar naar 7 jaar. Motivering: de stukken van deze serie staven een betaling. Gezien de looptijd van deze serie hoeft deze fiche niet uitgesplitst worden.

42



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/035 - Serie: reis- en verblijfkosten – ante ORAFIN 2010

B. DRAGER

Papier


Deze serie bevat originele vervoersbewijzen en terugvorderingsformulieren die kosten gemaakt bij binnenlandse dienstreizen bewijzen Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

?- 31/12/2009

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek / / Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Vernietigen

Deze documenten bevatten geen essentiële informatie

43



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/036 - Serie: reis- en verblijfkosten – post ORAFIN 2010

B. DRAGER

Papier


Deze serie bevat originele vervoersbewijzen en terugvorderingsformulieren die kosten gemaakt bij binnenlandse dienstreizen bewijzen Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

1/1/2010- …

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie/team Papier

G. BEWAARTERMIJN

Digitaal

Werkplek / / Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Enkel voor het IVA ZG werden nog documenten bewaard tot eind 2011. Vanaf 1/1/2012 worden ook voor het IVA ZG de reis- en verblijfkosten via Orafin iExpense afgehandeld.

H. VERANTWOORDING Dit is een zuiver schaduwarchief want de originele documenten worden sinds de implementatie van ORAFIN 2010 door de boekhouding (MOD WVG-afdeling Ondersteuning Werking) bijgehouden. I. DEFINITIEVE BESTEMMING

J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen

schaduwarchief

44


A. BESCHRIJVING

2011/PERS/037 - Serie: reisvorderingen

B. DRAGER

Papier/digitaal

C. INHOUD


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Een reisvordering is een document dat het personeelslid aan het loket van een NMBS-station kon inruilen voor een biljet (in het kader van een dienstreis). De controlestroken van dit document worden door de NMBS terugbezorgd aan de administratie. Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand Overzichtslijsten van de gebruikte reisvorderingen per entiteit en Digitaal per prestatiemaand ? – januari 2008 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_06_Vergoedingen Papier Digitaal Werkplek / 6 jaar Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Op basis van deze vorderingen werden de facturen gecontroleerd en rapporten voor de verschillende entiteiten opgesteld Vernietigen

Uitdovende serie nav implementatie ticket online

45



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/038 - Serie: Ticket Online ante inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier/digitaal

C. INHOUD

Rapporten met een overzicht van de on-line bestelde treinbiljetten.

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit Digitaal 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit

E. DATERING

01/2008 - 2011

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN


Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_06_Vergoedingen Papier Digitaal Werkplek / 6 jaar Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Op basis van deze rapporten worden de facturen gecontroleerd en wordt aan het lijnmanagement gerapporteerd over de dienstreizen met de trein. Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

46



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/006 - Serie: Ticket Online post inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier/digitaal

C. INHOUD

Rapporten met een overzicht van de on-line bestelde treinbiljetten.

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit Digitaal 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit

E. DATERING

2012-…

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_06_Vergoedingen Papier Digitaal Werkplek / 7 jaar Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 6 jaar archiefruimte Op basis van deze rapporten worden de facturen gecontroleerd en wordt aan het lijnmanagement gerapporteerd over de dienstreizen met de trein. Op 1/1/2012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wordt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

47



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/039 - Serie: woon-werkverkeer ante inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Aanvraagformulieren/correspondentie ivm NMBS, De Lijn, MIVB…

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

?-2011

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_06_Vergoedingen Papier Digitaal Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Vernietigen

Deze documenten bevatten geen essentiële informatie

48



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/007 - Serie: woon-werkverkeer post inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Aanvraagformulieren/correspondentie ivm NMBS, De Lijn, MIVB…

D. ORDENING


E. DATERING

2012-…

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_06_Vergoedingen Papier Digitaal Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 6 jaar archiefruimte Deze documenten worden 7 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Op 1/1/2012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. Vernietigen Deze documenten bevatten geen essentiële informatie

49



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/042 - Serie: gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Aanvraagformulieren toelage voor gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand Digitaal /

E. DATERING

2012-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 9 jaar archiefruimte op basis van deze origineel gehandtekende documenten gebeurt de uitbetaling van de betreffende toelage (=> alligneren op bewaartermijnen factuur) Op 1/1/2012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. In 2013 wordt bewaartermijn opgetrokken naar 10 jaar, allignering met de regelgeving (verjaringstermijnen op achterstallen)


Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

50



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/043 - Serie: toelagen rekenplichtigen

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Dit zijn de aanvragen voor de uitbetaling van een toelage rekenplichtige

D. ORDENING


E. DATERING

2003-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer/team Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 9 jaar archiefruimte Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd

Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

51



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/044 - Serie: bijzondere prestaties ante inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Aanvraagformulieren/correspondentie ivm de vergoedingen voor bijzondere prestaties zoals: 1. prestaties op zater-, zon- en feestdagen 2. permanentietoelagen 3. toelagen voor ploegenarbeid 4. verstoringstoelagen 5. overuren Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

?-2011

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 5 jaar archiefruimte Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen gelijkgeschakeld met die van een factuur Vernietigen Deze documenten bevatten geen essentiële informatie Het leeuwendeel van de informatie omtrent bijzondere prestaties wordt bewaard binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers

52



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/010- Serie: bijzondere prestaties post inwerkingtreding Rekendecreet

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Aanvraagformulieren/correspondentie ivm de vergoedingen voor bijzondere prestaties zoals: 1. prestaties op zater-, zon- en feestdagen 2. permanentietoelagen 3. toelagen voor ploegenarbeid 4. verstoringstoelagen 5. overuren Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid Digitaal /

E. DATERING

2012-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 6 jaar archiefruimte Deze documenten worden 7 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen gelijkgeschakeld met die van een factuur Op 1/1/2012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar.


J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Deze documenten bevatten geen essentiële informatie Het leeuwendeel van de informatie omtrent bijzondere prestaties wordt bewaard binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers

53



Gezondheid en welzijn A. BESCHRIJVING

2011/PERS/065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving

B. DRAGER

Papier/Vlimpers


Deze serie bevat de stukken betreffende de gezondheidscontrole bij aanwerving Papier chronologisch Digitaal chronologisch Papier: 1980 – … Digitaal: 2002-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek / 15 jaar Interne archiefruimte 15 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Na verwerking op de werkplek, worden deze stukken overgeheveld naar het globale personeelsdossier De juridische bewaartermijn van 15 jaar wordt verantwoord door art . 85 van KB van 28/05/2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring) Naamswijziging van de serie in 2013: voordien “medische controle”. De periodieke gezondheidscontroles worden gevat onder de rubriek arbeidsgeneeskunde.

54



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/066 - Serie: arbeidsgeneeskunde

B. DRAGER

Papier/Vlimpers


Deze serie bevat de stukken betreffende periodieke (aanvragen tot) gezondheidsbeoordelingen, preventieve geneeskunde, risicoanalyse, griepvaccinaties.. Papier Chronologisch Digitaal Vlimpers Papier: 1980 – … Digitaal: 2002-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek tijdelijk / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze stukken worden na verwerking overgeheveld naar het personeelsdossier. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

55



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/067 - Serie: arbeidsongevallen

B. DRAGER

Papier/Vlimpers


Deze serie bevat de aangifteformulieren, de registratie, opvolging en briefwisseling omtrent arbeidsongevallen Papier submap in personeelsdossier Digitaal …. Papier: 1980 – … Digitaal: 2002-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier Tot afsluiten dossier arbeidsongeval

Digitaal /

/ / / /


J. OPMERKING

24 januari 2014

Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring) Sinds 2007 is het mogelijk dat op vraag van een personeelslid dat een arbeidsongeval had en rente ontvangt, Medex de beslissing over de rente herziet. Vandaar dat de arbeidsongevallendossiers waarin rente uitgekeerd wordt, niet uit het personeelsdossier verwijderd mogen worden. Voor dossiers zonder rente is een dergelijke langere bewaartermijn niet nodig. (zie “componenten personeelsdossier”)

56



Eretekens A. BESCHRIJVING

2011/PERS/068 - Serie: eretekens

B. DRAGER

Papier/Vlimpers

C. INHOUD


Deze serie bevat de voorbereidende lijsten die worden aangeleverd vanuit Vlimpers, de individuele invulbladen, de collectieve voordrachtstaten en besluiten van de federale overheid tot toekenning van eretekens (per nationale orde), de briefwisseling, de K.B.’s… Papier 1.Chronologisch per jaar 2.per promotie 3.per soort Digitaal Vlimpers Papier: 2001-… Digitaal: 2002-… departement WVG/MOD WVG - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 5 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Na 5 jaar verliezen deze stukken hun administratief nut. Het K.B. van het ereteken wordt opgenomen in het individuele dossier. Vernietigen

Bevat geen informatie van essentieel belang

57



Facturen A. BESCHRIJVING

2011/PERS/045 - Serie: facturen

B. DRAGER

Papier


Uitbetaling van facturen mbt de dienstverlening van de MOD WVGafdeling Personeel (NMBS, De Lijn, MIVB, MedConsult, IDEWE, Jobpunt Vlaanderen…) Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2006 -…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling OW

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014


Papier

Digitaal

3 jaar

/

/

/

/

/

Schaduwarchief – originelen worden bewaard bij de boekhouding Vernietigen In 2013 wordt de bewaartermijn owv administratief nut opgetrokken naar 3 jaar

58



Maaltijdcheques A. BESCHRIJVING

2011/PERS/046 - Serie: rapporten maaltijdcheques

B. DRAGER

Papier


Rapporten m.b.t. het beheer van de maaltijdcheques met vermelding van de acties en berekeningen, bv. n.a.v. laattijdige aanvraag verlof Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. Per entiteit Digitaal /

E. DATERING

01/07/2007 - 2012

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek / 2 jaar Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte op basis van deze rapporten zijn vaak manuele ingrepen gebeurd bij de berekening van het aantal maaltijdcheques. Voor de interne werking is het belangrijk dat hier tijdelijk een spoor van terug te vinden is. Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

59



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/047 - Serie: specifieke dossiers en alternatieve telling maaltijdcheques

B. DRAGER

Papier/digitaal?


F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

originele gehandtekende lijsten die als basis dienen voor de alternatieve telling van de maaltijdcheques + prestatiestaten specifieke dossiers (bv. personeelsleden gedetacheerd naar federaal kabinet) Papier 1. Chronologisch per prestatiemaand Digitaal 1. Chronologisch per prestatiemaand 01/07/2007 - 01/04/2011 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep\07_P_11_Sociaal__secretariaat\07_P_11_10_MC\Alternatieve telling Papier Digitaal Werkplek / 10 jaar Interne archiefruimte 1 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 9 jaar archiefruimte deze documenten zijn de verantwoordingsstukken voor de berekening van de maaltijdcheques volgens de alternatieve telling en voor de specifieke dossiers. + bewaartermijn opgetrokken tot 10 jaar owv regelgeving “verjaringstermijn op achterstallen” Vernietigen

Bewaartermijn wordt in 2013 opgetrokken tot 10 jaar

60



Kinderbijslag A. BESCHRIJVING

2011/PERS/048 - Serie: kinderbijslag – opgaven CDVU

B. DRAGER

CD Rom/ papier

C. INHOUD

D. ORDENING

E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Betalingen van kinderbijslag bijgehouden in - Een afgesloten digitale archief (access-toepassing “gswvc”) waarin de betaling van de kinderbijslag tem oktober 2004 wordt opgenomen. - Een lopend digitaal archief (word) - Een papieren archief 1. Chronologisch (jaar) 2. Chronologisch (maand) 3. Papier Personeelslid Digitaal 1. Per personeelslid 2. Chronologisch Digitaal (cd-roms):  GSWVC ?-10/2004  WORD: 10/2004- 1/8/2009 Papier: 10/2004 - 1/8/2009 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\07_P_09_Verloning\Kinderbijslag Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

1 jaar

10 jaar (cd-rom)

/

/

/

/


Vernietigen Essentie terug te vinden in de personeelsdossiers

J. OPMERKING

24 januari 2014

Op 1 augustus 2009 werden de taken rond kinderbijslag van de MOD WVG-afdeling Personeel overgeheveld naar het Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum (GVDC) binnen het beleidsdomein Bestuurszaken. De bijhorende documentenstromen werden ook op die datum afgesloten.

61



Cumulaties A. BESCHRIJVING

2011/PERS/062 - Serie: cumulaties

B. DRAGER

Papier/server


Deze serie bevat de documenten betreffende de registratie en goedkeuring van cumulaties Papier Chronologisch Digitaal ongeordend

E. DATERING

1997 – 2013

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministatie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal_secretariaat\07_P_11_15_Cumulaties

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

tot pensionering betrokken personeelslid

tot pensionering betrokken personeelslid

/ / / /

H. VERANTWOORDING

Deze documenten zijn relevant voor het pensioendossier

I. DEFINITIEVE

Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring)

BESTEMMING

J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze documenten worden bijgehouden in een aparte map op de werkplek, maar zouden best geïntegreerd worden in het personeelsdossier. Vanaf eind 2013 worden deze integratieoefening aangevat, ook voor de historische dossiers.

62



Legitimatiekaarten A. BESCHRIJVING

2011/PERS/063 - Serie: legitimatiekaarten

B. DRAGER

Papier/Server


F. BEWAARNIVEAU

Deze serie bevat de aanvragen voor de legitimatiekaarten die worden toegereikt aan personen met controlebevoegdheden. Papier Chronologisch Digitaal Alfabetisch Papier: 1994 - … Digitaal 1994 -… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_14_Legitimatiekaarten Papier Digitaal Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


1 jaar

1 jaar

Interne archiefruimte / middenkern Interne archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De originelen zijn in handen van de personeelsleden. Er wordt eveneens digitaal een overzichtslijst bijgehouden. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief (dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

63



Vlimpers Voorbereiding, participatie en opvolging vergaderingen Vlimpers A. BESCHRIJVING

2011/PERS/093 - Serie: Vlimpersforum en Vlimperswerkgroep

B. DRAGER

Papier/Vlimpers


Deze serie omvat de documenten en de verslagen van het Vlimpersforum en de Vlimpers werkgroep Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: 2003-… Digitaal:2003-… Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum Papier

G. BEWAARTERMIJN

Digitaal

Werkplek 1 jaar 5 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Dit is een schaduwarchief. De originele documenten worden door het secretariaat van dit overleg bijgehouden.

H. VERANTWOORDING Omwille van het belang voor de interne werking wordt de bewaartermijn voor digitale documenten in 2013 van 1 naar 5 jaar gebracht. I. DEFINITIEVE BESTEMMING

Vernietigen. Mag worden vernietigd aangezien het om een schaduwarchief gaat.

J. OPMERKING

24 januari 2014

64



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/094 - Onderwerpsmap: documenten Vlimpers

B. DRAGER

Papier/Vlimpers

C. INHOUD

Deze serie omvat de documenten rond testscenario’s, presentaties,..


Papier naargelang onderwerp Digitaal naargelang onderwerp Papier: 2003-… Digitaal:2003-… GVDC Wvg_dep\07_P_08_Vlimpers Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Digitaal

Werkplek 1 jaar 5 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Dit is een schaduwarchief van de documenten die door de Vlimperswerkgroep en GVDC aangereikt worden ifv de dagelijkse werking.


Vernietigen

J. OPMERKING

Mag worden vernietigd aangezien het om een schaduwarchief gaat In 2013 wordt de digitale bewaartermijn owv administratief nut tot 5 jaar opgetrokken.

24 januari 2014

65



Databeheer Vlimpers A. BESCHRIJVING

2011/PERS/095 - Serie: data-input en -archivering

B. DRAGER

Vlimpers


De elektronische component van de personeelsdossiers: de invoer van gegevens in het Vlimperssysteem. Papier / Digitaal Vlimpers

E. DATERING

Digitaal: 2003-…

F. BEWAARNIVEAU

GVDC

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

/

Interne archiefruimte / middenkern Interne 110 jaar archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Cf. personeelsdossiers. Deze gegevens worden binnen de Vlimpersdatabank bewaard. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

24 januari 2014

66



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/096 - Serie: Vlimpershelpdesk

B. DRAGER

Digitaal

C. INHOUD

De fouten in het Vlimperssysteem worden door deze helpdesk gelogd.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Case-id

E. DATERING

Digitaal:2002-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loopbaanbeheer

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier

Digitaal

/

1 jaar

/ / / /

Deze serie heeft geen administratief nut meer na verwerking.


Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

67



Selectie en rekrutering Selecties en spontane sollicitaties A. BESCHRIJVING

2011/PERS/051 - Serie van onderwerpsmappen: selectiedossiers

B. DRAGER

Papier/Digitaal

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze serie bestaat uit onderwerpsmappen met alle documenten van een selectie of individuele screeningen. Elke onderwerpsmap bevat alle documenten betreffende één procedure, zoals de advertentie, de procedure, het CV, de functiebeschrijving, het resultaat van de procedure… Papier 1. Per entiteit 2. per afdeling 3. chronologisch Digitaal 1. Per entiteit 2. per afdeling 3. chronologisch

E. DATERING

2000 – …

F. BEWAARNIVEAU

P: Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM D: wvg_dep_p\07_P_07_Selectie en rekrutering

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier

Digitaal

Lopende

10 jaar

10 jaar

/ /

Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek.


Bewaren na schoning Zie de door de Rijksarchivaris gevalideerde afspraak over de schoning van de selectiedossiers (volg. pg.)

J. OPMERKING

24 januari 2014

Merk op: er is ook een vacaturetool = een Accessdatabank waarin de voortgang van selectieprocedures wordt geregistreerd. Deze tool legt ook de link tussen Vlimpers/arbeidsplaatsbeheer en specifieke selectieprocedures

68



Verduidelijking: afspraken schoning selectiedossiers Onderdeel selectiedossier

Bewaren (B) of vernietigen (V)

Overzicht procedure

B

Vacaturebericht

B

Wervingsmotivering (= nota)

B

Offerte + advertentie

B: 1 print advertentie V: overige documenten

Correspondentie (incl. Werk-wijzer)

B: e-mailcorrespondentie Werk-wijzer V: overige documenten

Selectiedossier

B: PV cv-screening V: overige documenten

Correspondentie naar kandidaten

V

PV + rangschikking (= laureaat + werfreserve)

B

24 januari 2014

69



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/052 - Serie: spontane sollicitaties

B. DRAGER

Papier/Digitaal


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie bevat de onderwerpsmap met spontane sollicitaties en de antwoordbrieven. Papier 1. per niveau (A, B, C of D) 2. chronologisch (per jaar) Digitaal / 2004 – … Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_10_Informatie en controle\02_Tools\07_Vacature databank Papier Digitaal Werkplek 2 jaar 2 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Na twee jaar worden deze spontane sollicitaties niet meer bevraagd en verliezen deze documenten dus hun relevantie voor de organisatie. Vernietigen De informatie omtrent spontane sollicitaties wordt geregistreerd in een Accessdatabank

70



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/055 - Serie van onderwerpsmappen: bevorderingen

B. DRAGER

Papier/Digitaal


G. BEWAARTERMIJN

Per bevorderingsprocedure wordt een onderwerpsmap opgesteld met de stukken en de resultaten van de verschillende fases van de bevorderingsprocedure. Papier Chronologisch (per jaar) Digitaal Chronologisch (per jaar) P: ? - … D: 2008 -… P: Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM D: wvg_dep_pers07_P_13_Vertrouwelijk Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

/

10 jaar

10 jaar

/

/

/


Bewaren na schoning Definitieve bestemming te aligneren op bewaartermijnen selectieprocedures, want bevorderingen zijn hier een variant op. Daarom bewaren na schoning cf. fiche 2011/PERS/051.

J. OPMERKING

Het persoonlijke bevorderingsbesluit en de persoonlijke vrijstelling voor generieke proeven bevindt zich in het personeelsdossier. De organisatie van de procedure en keuzes van de directieraad van DWVG hierin, de contactname met selectiebureau’s/Jobpunt, de wervingsreserves en duurtijd en bevragingen daarvan bevinden zich in de serie bevorderingen

24 januari 2014

71



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/056 - Onderwerpsmap: uitstap

B. DRAGER

Papier


Een map met de dossiers rond de verschillende uitstaprondes. Deze zijn nog lopende zolang er personeelsleden in uitstap zijn. Papier Chronologisch (per jaar) Digitaal /

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

/

10 jaar

/

/

/


Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

72



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/057 - Onderwerpsmap: VRGT

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Het dossier omtrent de overheveling van de Vlaamse Vereniging voor Respiratoire Gezondheidszorg en Tuberculosebestrijding naar het departement WVC. Dit is nog steeds lopende: de personeelsleden van VRGT hebben een aantal statutair verankerde voordelen. Papier Chronologisch (per jaar) Digitaal /

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Loonadministratie

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN



Papier 110 jaar na geboortedatum personeelslid

Digitaal /

/

/

/

/

Bewaartermijn aangepast mho Capelodossier Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

73



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/059 - Serie: forfaitaire schadevergoedingen

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze serie omvat de forfaitaire schadevergoedingen die aan de RVA betaald moesten worden. Deze schadevergoedingen werden opgelegd wanneer een vacature niet snel genoeg ingevuld werd. In de loop van 2006 werd deze procedure geschrapt. Papier Chronologisch (per jaar) Digitaal /

E. DATERING

?-2006

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/ Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek / / Interne archiefruimte 10 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze stukken hebben geen blijvend belang – ze worden 10 jaar bijgehouden ter verantwoording Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

74



Jobstudenten A. BESCHRIJVING

2011/PERS/061 - Serie: jobstudenten

B. DRAGER

Papier/Server


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Deze serie bevat de documenten omtrent registratie en goedkeuring van jobstudenten o.a. functiebeschrijvingen, kandidaturen, briefwisseling... Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: 1997 – … Digitaal: 1997 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_11_Sociaal secretariaat\07_P_11_02_Instroom\08_Vakantietewerkstelling Papier Digitaal Werkplek 2 jaar 2 jaar Interne contracten: 110 jaar na archiefruimte geboorte middenkern Interne archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Na 1 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut, op de contracten na. De contracten worden langer bijgehoudenen in de interne archiefruimte - middenkern bewaard. In de zomer 2013 werd vastgesteld dat het contract van jobstudenten tot 110 jaar na geboorte bewaard dient te worden. Dit doordat bepaalde periodes van tewerkstelling als jobstudent kunnen meetellen voor de pensioenberekening. Aangezien de gegevens van jobstudenten niet in CAPELO (Elektronisch loopbaandossier voor de PDOS) kunnen ingevoerd worden, dienen de studentenovereenkomsten op papier aan de PDOS worden bezorgd mho het pensioendossier. Daartegenover staat dat de andere elementen van deze dossiers al eerder vernietigd/overgedragen mogen worden. Na 1 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut, op de contracten na. Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

75



HRM Prestatiemanagement Dossierbeheer PLOEG

A. BESCHRIJVING

2011/PERS/073 - Serie: PLOEG-dossier

B. DRAGER

Papier /Server/Vlimper Talent PLOEG

C. INHOUD


G. BEWAARTERMIJN

Deze documenten zijn de evaluaties van de personeelsleden in het kader van het personeelsevaluatiesysteem PLOEG (Plannen, Leiding geven, Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden). Naast de eigenlijke evaluaties kan het PLOEG-dossier ook documenten zoals opvolgingsgesprekken, Bottum-up evaluaties (BUE), planningen, waardering in het kader van de functioneringstoelagen… bevatten Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: 2001 – … Digitaal: 2001-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_10_HRM\07_P_10_01_HRthemas\07_P_10_01_09_Prestatiemanagement Papier Digitaal Tot 1 jaar nadat Werkplek 1 jaar personeelslid is uit dienst getreden Interne Tot 1 jaar nadat het archiefruimte personeelslid is uit dienst middenkern getreden Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte


Naar analogie met personeelsdossiers, indien daarin bewaard. BUE’s etc worden owv het vertrouwelijke karakter enkel digitaal binnen de map “vertrouwelijk” bewaard (= beperkte toegangsrechten). Merk op dat dergelijke documenten ook digitaal worden ontvangen.

J. OPMERKING

24 januari 2014

In het kader van de implementatie van Vlimpers Talent worden vanaf de planning en evaluatie 2012 de functiebeschrijvingen, planningen en evaluaties van het Departement WVG en agentschap Zorginspectie in Vlimpers bewaard.

76



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/074 - Serie: managementtoelagen

B. DRAGER

Papier


Een klassement waarbij de correspondentie/dossiers/motivering van deze specifieke premies wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per (sub)entiteit Digitaal /

E. DATERING

1997 -…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM Papier

G. BEWAARTERMIJN

Digitaal

Werkplek 5 jaar / Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden niet in het personeelsdossier geïntegreerd. Het gaat om beslissingen van een minister/een leidend ambtenaar die impact hebben op meerdere personeelsdossiers.

H. VERANTWOORDING In 2013 wordt de bewaartermijn voor deze stukken bijgesteld van 10 naar 7 jaar (cf. Rekendecreet). Er wordt ook beslist deze stukken niet meer over te hevelen naar de externe archiefruimte I. DEFINITIEVE BESTEMMING

J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Managmenttoelagen = “mato”

77



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/075 - Serie: functioneringstoelagen

B. DRAGER

Papier


De lijst van de personeelsleden die een functioneringstoelage ontvangen en de bijhorende motivering. Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Per (sub)entiteit Digitaal /

E. DATERING

2004 -…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 5 jaar / Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden niet in het personeelsdossier geïntegreerd. Het gaat om beslissingen van een directieraad die impact hebben op meerdere personeelsdossiers. In 2013 wordt de bewaartermijn voor deze stukken bijgesteld van 10 naar 7 jaar (cf. Rekendecreet) Vernietigen Functioneringstoelage = “futo”

78



HRM Bevragingen en onderzoek A. BESCHRIJVING

2011/PERS/076 - Serie: personeelspeilingen

B. DRAGER

Papier/Server

C. INHOUD


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat de verschillende documenten opgesteld in het kader van de Personeelspeiling. Het gaat in de eerste plaats om het algemene rapport, maar ook om de oplijsting van open commentaren en om analyses en benchmarks aangereikt door BZ. De MOD WVG-afdeling Personeel neemt in deze de rol van HR Business Partner voor het DWVG op. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: ?-… Digitaal: ?-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM


Papier

Digitaal

3 jaar

20 jaar

/

/

/

/

Dit overstijgt de informatie die centraal gearchiveerd wordt bij BZ: er zijn immers ook componenten die niet publiek gemaakt worden (bv. open commentaren) In 2013 wordt de digitale bewaartermijn naar 20 jaar opgetrokken. Vernietigen . In 2013 wordt deze serie “personeelsbevragingen” naar “personeelspeilingen” omgevormd. Stukken van vroegere nieuwkomersbevragingen of bevragingen ivm diversiteitsbeleid zijn niet meer relevant. Nieuwe personeelsbevragingen met een specifieke scope (bv. Best Workplaces) worden in een aparte fiche weergegeven. We willen benadrukken dat het opbouwen van een historische reeks om tendensen af te leiden belangrijk is.

79



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/077 - Serie: exit-bevragingen

B. DRAGER

Papier /Server


Deze serie omvat de vragenlijsten/enquêtes van personeelsleden die de organisatie verlaten alsook de resultaten van de verwerking van deze enquêtes. Papier Chronologisch Digitaal Geen Papier: ?-… Digitaal: ?-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\ 07_P_16_HRM (tijdelijk)\07_P_16_01_HRThemas\07_P_16_01_06_Personeelsbevragingen\EXIT Papier Digitaal Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Enquêtes: tot na verwerking Enquêtes: Tot na verwerking Resultaten: 1 jaar Resultaten: 5 jaar

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De ingevulde enquêtes/vragenlijsten hebben geen administratief nut meer na verwerking. Na vijf jaarverliezen de resultaten van de verwerkte enquêtes hun administratief nut. Vernietigen

.

80



Schoolstages

A. BESCHRIJVING

2011/PERS/079 - Serie: schoolstages

B. DRAGER

Papier


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat de documenten m.b.t. schoolstages o.a. stageovereenkomst, aanvraag medisch onderzoek, briefwisseling… Papier 1. Chronologisch 2. Op naam stagiair Digitaal / Papier: 2005-… Digitaal: 2005-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\informatie en controle\arbeidsgeneeskunde Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

5 jaar

5 jaar

/

/

/

/

Na 5 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut. Vernietigen Gegevens schoolstages geïntegreerd in eenzelfde databank als gegevens arbeidsgeneeskunde

81



Interne vertrouwenspersoon A. BESCHRIJVING

2011/PERS/080 - Serie: dossiers intern vertrouwenspersoon

B. DRAGER

Papier/digitaal


Deze serie omvat de individuele dossiers van personen die beroep doen op een intern vertrouwenspersoon. Het gaat o.a. om pesten, Ongewenst Seksueel Gedrag op het Werk (OSGW), problemen rond PLOEG en andere werkconflicten. Papier Op naam personeelslid Papier: -… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\Z:\07_P_13_Vertrouwelijk Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 2 jaar 2 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden 2 jaar na afsluiten vernietigd owv privacyredenen. Het is de ambitie om te evolueren naar een louter digitaal klassement Vernietigen

.

82



Individuele dossiers A. BESCHRIJVING

2011/PERS/081 - Serie: individuele dossiers

B. DRAGER

Papier


G. BEWAARTERMIJN

Deze serie omvat de individuele dossiers omtrent  Loopbaanontwikkeling  Coaching Papier Alfabetisch op naam personeelslid ? -… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM


Papier

Digitaal

2 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

BESTEMMING

Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren…komen in aanmerking voor permanente bewaring)

J. OPMERKING

Qua definitieve bestemming, opm. tav de Rijksarchivaris: dit zijn geen stukken die in het individuele dossiers ingebed horen te worden.

I. DEFINITIEVE

24 januari 2014

83



Competentiemanagement A. BESCHRIJVING B. DRAGER C. INHOUD D. ORDENING E. DATERING F. BEWAARNIVEAU

2011/PERS/082 - Serie: vacatureberichten Papier/server De vacatureberichten die voor de verschillende vacatures opgesteld worden Papier Alfabetisch op functie Digitaal Alfabetisch op functie Papier: ?-… Digitaal: ?-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_07_Selectie en rekrutering Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 2 jaar 15 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte In vorige archiefbeheersplannen werden deze stukken functiebeschrijvingen genoemd. De naamgeving van de serie werd gecorrigeerd: het gaat wel degelijk om vacatureberichten (= de langere omschrijving van een jobinhoud waarnaar in het in de pers gepubliceerde bericht verwezen wordt en dat kandidaten voor een functie kunnen raadplegen) en niet om functiebeschrijvingen (het document dat deel uitmaakt van de PLOEG-cyclus en in het PLOEG-dossier vervat zit). Merk op dat deze vacatureberichten ook ingebed worden in de selectiedossiers. Dit is dus eigenlijk een schaduwarchief dat (voornamelijk) op de server wordt bijgehouden omwille van het administratieve nut. Bewaren

Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten

84



Vorming Vormingsregistratie A. BESCHRIJVING

2011/PERS/083 - Serie: individuele vormingsdossiers ante 2013

B. DRAGER

Papier /Server


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat de vormingsaanvragen, inschrijvingen voor studiedagen of cursussen, … Papier 1. Chronologisch 2. alfabetisch Digitaal 1. Chronologisch 2. alfabetisch Papier: 1998 -2013 Digitaal: 1994-2013 Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Z:\07_P_10_Informatie en controle\02_Tools\17_Voming Papier Digitaal Werkplek 1 jaar 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 9 jaar archiefruimte Deze documenten worden 6 jaar bijgehouden: ze bevatten immers de originele facturen. Na inwerkingtreding van het Vlaams comptabiliteitsdecreet wordt dit 10 jaar. Vernietigen Facturen bevatten geen essentiële informatie. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen voor en na 2013 omwille van de organisatieverandering: interne verschuiving teams en opstart Vlimpers Talent Leren.

85



A. BESCHRIJVING

2013/PERS/009 - Serie: individuele vormingsdossiers post 2013

B. DRAGER

Papier /Server


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat de vormingsaanvragen, inschrijvingen voor studiedagen of cursussen, … Papier 1. Chronologisch 2. alfabetisch Digitaal 1. Chronologisch 2. alfabetisch Papier: 2013 -… Digitaal: 2013-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie Z:\07_P_10_Informatie en controle\02_Tools\17_Voming Papier Digitaal Werkplek 1 jaar 7 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe 6 jaar archiefruimte In 2013 wordt beslist om de individuele vormingsdossiers 7 jaar ipv 10 jaar te bewaren. Vernietigen [naar analogie met vorige fiche] Facturen bevatten geen essentiële informatie. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen voor en na 2013 omwille van de organisatieverandering: interne verschuiving teams en opstart Vlimpers Talent Leren.

86



Maatopleidingen (vormingsdossiers op niveau van de entiteit) A. BESCHRIJVING

2011/PERS/084 - Serie: maatopleidingen (=Vormingsdossiers op niveau van de entiteit)

B. DRAGER

Papier /Server


Deze serie omvat de vormingsplannen, markstudies, marktbevragingen, organisatie vorming ( contracten lesgevers, evaluatieformulieren, facturen, inhoud lespakketten),… Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: 2001-… Digitaal ?-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_16_HRM (tijdelijk)\07_P_16_02_Vorming Papier

G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Digitaal

Werkplek 1 jaar 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne archiefruimte / kelder Externe 9 jaar archiefruimte Deze stukken worden 10 jaar bijgehouden. 7 jaar volstaat qua motivering betaling (Rekendecreet), maar het team HRM verkiest een bewaartermijn tot 10 jaar omwille van het administratief nut. Bewaren

Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten.

87



Rapportering A. BESCHRIJVING

2011/PERS/085 - Serie: rapportering vorming

B. DRAGER

Papier /Server

C. INHOUD

Deze serie omvat de rapportering vorming


G. BEWAARTERMIJN

Papier Digitaal Papier: 2000-… Digitaal: ?-…

Chronologisch Chronologisch

Papier: Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team HRM wvg_dep_pers\07_P_16_HRM (tijdelijk)\07_P_16_02_Vorming Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

10 jaar

10 jaar

/ / / /

H. VERANTWOORDING


J. OPMERKING

24 januari 2014

Bewaren

Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten.

88



Projecten A. BESCHRIJVING

2013/PERS/012 – Onderwerpsmap: Best Workplaces DWVG 2013

B. DRAGER

Papier /Server

C. INHOUD


G. BEWAARTERMIJN

In 2012-2013 nam het DWVG deel aan het onderzoek Best Workplaces 2013 (= Beste Werkgeversonderzoek, georganiseerd door Vlerick). Deze onderwerpsmap bevat de stukken van de verschillende inhoudelijke componenten (personeelsbevraging + cultuuraudit) van dit onderzoekstraject, de resultaten en de presentaties. Ook de administratieve component van dit onderzoek is hierin opgenomen. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Papier: 2012 – … Digitaal: 2012-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_04_Projecten\07_P_04_13_Best_Workplaces_2013 Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

10 jaar

10 jaar

/

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Bewaren Deze onderwersmap heeft bij uitstek een beleidsmatige component omwille van de analyse van het DWVG en de input die dit onderzoek oplevert voor het toekomstige personeelsbeleid.

89



Communicatie A. BESCHRIJVING

2013/PERS/003 - Serie: intranetsite

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

D. ORDENING

In deze werkgroep worden technische en inhoudelijke bijsturingen aan de website van de afdeling besproken. Ook de in het kader van de SharePointCMS opgezette sjablonen (bv. wieis-wie-dummypagina) en de Anysurferrapporten (= toetsing van de intranetsite aan de toegankelijkheidsnormen door een externe organisatie) behoren tot deze serie. Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch

E. DATERING

2004-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_12_Communicatie\01_P_12_01_Intranetsite

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

3 jaar

/

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Door frequente veranderingen verandert de relevantie van de opeenvolgende bijsturingen

90



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/006 - Serie: communicatie naar personeelsverantwoordelijken

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

D. ORDENING E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

De MOD WVG - afdeling Personeel organiseert halfjaarlijkse vergaderingen om de personeelsverantwoordelijken van de subentiteiten (= ankerpunt qua personeelsmaterie in elke subentiteit) op de hoogte te houden van de ontwikkelingen inzake personeelsmateries. Via een SharePoint-platform wordt informatie met de personeelsverantwoordelijken gedeeld. Ad hoc stroomt informatie door via e-mail. Papier / Digitaal 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch 2000-… Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_P_12_Communicatie\01_P_12_02_Personeelsverantwoo rdelijken Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

/

3 jaar

/

/

/

/


J. OPMERKING

24 januari 2014

Vernietigen Opmerking voor validering gewijzigde definitieve bestemming door RA: het gaat hier om de doorstroom van operationele informatie. Er is geen sprake van beleidsmatige documenten.

91



Interne werking Beheer van gegevens

A. BESCHRIJVING

2011/PERS/090 - Serie: IT

B. DRAGER

Digitaal


G. BEWAARTERMIJN


J. OPMERKING

24 januari 2014

Deze serie omvat o.a. de werkaanvragen, mappenstructuur van de server ( BOB-tool), hard & software, intranetsite,.. Papier chronologisch Digitaal chronologisch Digitaal: ?-… Papier: departement WVG/MOD afdeling Ondersteuning en Werking Digitaal: wvg_dep_pers\07_P_09_Interne werking\07_P_09_01_Informatica Papier Digitaal Werkplek 1 jaar permanent Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Het papieren archief is een schaduwarchief. Het digitale archief is cruciaal voor de werking van de afdeling. Papieren archief vernietigen. Het papieren archief mag worden vernietigd aangezien het slechts om een schaduwarchief gaat.

92



Administratief beheer A. BESCHRIJVING

2011/PERS/021 - Serie: briefwisseling

B. DRAGER

Server/papier

C. INHOUD

In- en uitgaande briefwisseling van het afdelingshoofd

D. ORDENING

Papier 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier

Digitaal

1 jaar

6 jaar

5 jaar

/

/

/

Deze documenten verliezen hun administratief nut.


Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

93



A. BESCHRIJVING

2011/PERS/022 - Serie: coördineren van de werking van de afdeling

B. DRAGER

Server/papier


Het gaat om formats die het secretariaat gebruikt om de interne werking van de afdeling in goede banen te leiden: regularisatieformulieren, verlofplanning, servicetijd. Papier Personeelslid Digitaal Personeelslid

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Departement WVG/MOD - afdeling Personeel/Staf + secretariaat wvg_dep_pers\07_P_09_Interne werking\07_P_09_02_Secretariaat

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING


Papier

Digitaal

1 jaar

1 jaar

/

/

/

/

Deze documenten verliezen hun administratief nut.


Vernietigen

J. OPMERKING

24 januari 2014

94



Geschrapte fiches                  

2011/PERS/002 - Serie: jaarafspraken en evaluaties 2011/PERS/007 - Serie: werkgroep intranetsite (geïntegreerd in nieuwe fiche intranetsite) 2011/PERS/012 - Serie: verslagen van de Departementale Directieraad (DDIR) 2011/PERS/013 - Serie: verslagen van het College van Afdelingshoofden (COVA) 2011/PERS/015 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord 2011/PERS/027 – Serie: ordonnanties 2011/PERS/040 - Serie: fietsvergoedingen (sinds 2012 rechtstreeks in personeelsdossier geïntegreerd waar aanvraag nog op papier gebeurt) 2011/PERS/041 - Serie: moeilijk bereikbare arbeidsplaatsen (sinds 2012 rechtstreeks in personeelsdossier geïntegreerd waar aanvraag nog op papier gebeurt) 2011/PERS/049 - Serie: kraamgeld 2011/PERS/060 - Serie: facturen Jobpunt Vlaanderen – er is geen reden waarom deze facturen als een aparte serie zouden blijven bestaan, is geïntegreerd in de serie facturen. 2011/PERS/065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving – fiche is overbodig want stukken gaan rechtstreeks naar personeelsdossier 2011/PERS/069 - Serie: lijsten prikklok – deze informatie is opgenomen in het digitaal systeem Interflex, deze fiche is zonder voorwerp 2011/PERS/071 - Serie: Intern HRM netwerk 2011/PERS/072 - Serie: Schaduwarchief overkoepelende overlegorganen Vorming en HRM – deze overlegorganen bestaan niet meer, relevantie archief is er niet: schaduwarchief 2011/PERS/078 - Serie: schaduwarchief PRO 2011/PERS/086 - Serie: proeftijd – historische fiche team Personeelsbewegingen, zonder voorwerp na teamhervorming 2011 want geïntegreerd in personeelsdossier 2011/PERS/089 - Serie: ad hoc rapportering (valt onder “ad hoc advisering en rapportering”) bij “managementadvisering 2011/PERS/091 - Serie: recurrente rapportering (valt onder “recurrente advisering en rapportering”) bij “managementadvisering

24 januari 2014

95

MOD WVG - afdeling Personeel

Recommend Documents