MOD WVG- afdeling Ondersteuning Werking

Archiefbeheersplan departement WVG

MOD WVG- afdeling Ondersteuning Werking

MOD WVG- afdeling Ondersteuning Werking Inhoudstafel SECRETARIAAT EN STAF ............................................................................................................................... 3 PERSONEELSBEHEER ........................................................................................................................................... 3 Serie: Personeelsdossiers ............................................................................................................................................ 3 Serie: afdelingsdoelstellingen ..................................................................................................................................... 4 Serie: Parlementaire vragen ........................................................................................................................................ 5 Serie onderwerpsmappen: Personeel .......................................................................................................................... 6 Onderwerpsmap: Afdeling OW .................................................................................................................................. 7 Onderwerpsmap: Personeel - Reglementeringen ....................................................................................................... 8 Serie: verlofkaarten .................................................................................................................................................... 9 Onderwerpsmap: Telefoonlijst ................................................................................................................................. 10 Onderwerpsmap: Vorming + verlof.......................................................................................................................... 11 Onderwerpsmap: Bestelling abonnementen ............................................................................................................. 12

ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................. 13 Organiseren van de werking van de eigen dienst ........................................................................................ 13 Onderwerpsmappen: documenten omtrent de eigen werking ................................................................................... 13 Serie: Klachten en klachtendecreet ........................................................................................................................... 15

Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen ............................................................................................ 16 Serie: Infoco-overleg ................................................................................................................................................ 16 Serie: IT-overleg ....................................................................................................................................................... 17 Serie: IT-aanspreekpunten Departement WVG ........................................................................................................ 18

Inlichten van het afdelingshoofd .................................................................................................................. 19 Onderwerpsmap: communicatie ............................................................................................................................... 19 Serie: Bottom-up ...................................................................................................................................................... 20 Onderwerpsmap: verhuis Ellips ................................................................................................................................ 21 Onderwerpsmap: IT beveiliging ............................................................................................................................... 22 Onderwerpsmap: IT budget ...................................................................................................................................... 23 Onderwerpsmap: IT – Management Informatiesysteem (MIS) ................................................................................ 24 Onderwerpsmap: Logistiek ....................................................................................................................................... 25 Onderwerpsmap: PIWFAMA ................................................................................................................................... 26 Onderwerpsmap: TOF .............................................................................................................................................. 27 Onderwerpsmap: Werkgroep apparaatskredieten ..................................................................................................... 28 Onderwerpsmap: VIPA ............................................................................................................................................ 29

Coördinatie van en bijdragen in projecten .................................................................................................. 30 Onderwerpsmap betreffende het project ‘Arco’ ....................................................................................................... 30 Onderwerpsmap betreffende het project ‘IT Vlaamse Service Bus’ ......................................................................... 31 Onderwerpsmap betreffende het ICT-investeringsplan ............................................................................................ 32

IT-BEHEER ........................................................................................................................................................ 33 Serie dossiers: vastleggingsdossiers WVC ............................................................................................................... 33 Serie dossiers: vastleggingsdossiers WVG ............................................................................................................... 34 Onderwerpsmap: Telewerk ....................................................................................................................................... 35 Serie dossiers: VPN .................................................................................................................................................. 36

LOGISTIEKE ONDERSTEUNING ........................................................................................................................... 37 Serie: facturen van de catering ................................................................................................................................. 37

CICOV ............................................................................................................................................................. 38 Serie: Financiële info en besluiten ............................................................................................................................ 38 Serie: Gebouwenbeheer ............................................................................................................................................ 39

MILIEU .............................................................................................................................................................. 40 Serie: Milieubeleid ................................................................................................................................................... 40

LOGISTIEK ........................................................................................................................................................ 41 MATERIEEL BEHEER .......................................................................................................................................... 41 Opvolgen van de werking en materiële uitrusting ....................................................................................... 41 Serie dossiers: bureelbenodigdheden, papier, meubilair, kledij, planten .................................................................. 41

1 oktober 2010

1



Serie dossiers: bestekken vanuit Bestuurszaken ....................................................................................................... 42 Serie dossiers: mobiele telefonie WVC .................................................................................................................... 43 Serie dossiers: mobiele telefonie WVG .................................................................................................................... 44 Serie dossiers: PV’s van gestolen gsm’s ................................................................................................................... 45 Serie dossiers: vaste telefonie WVC ......................................................................................................................... 46 Serie dossiers: vaste telefonie WVG ........................................................................................................................ 47 Serie: inschrijvingsformulieren voor de sinterklaasactie Ministerie WVG ............................................................... 48 Serie: Beheer van de wagens .................................................................................................................................... 49

ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................. 50 Coördinatie van en bijdragen in projecten .................................................................................................. 50 Serie dossiers: Logistieke dossiers voor BBB .......................................................................................................... 50 Onderwerpsmap: Interne dienst bescherming en preventie ...................................................................................... 51 Onderwerpsmap: Telefoniecontracten ...................................................................................................................... 52 Onderwerpsmap: Tussenoverlegcomité (TOC4) + Hoog Overlegcomité (HOC) ..................................................... 53

BOEKHOUDING................................................................................................................................................ 54 FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................................... 54 Uitvoeren van de vastlegging, vereffening en ordonnancering in het kader van de jaarlijkse begroting ... 54 Serie: dossiers inzake vastleggingen en ordonnanties met bijhorende opdrachten tot betaling ................................ 54 Serie: dossiers inzake de uitgaven op geldvoorschotten ........................................................................................... 56

Uitvoeren van de ontvangsten (inning) en de uitgaven (betaling) in het kader van de begroting ............... 57 Serie: dossiers inzake de ontvangsten ....................................................................................................................... 57

Briefwisseling met het Rekenhof .................................................................................................................. 58 Serie: opmerkingen van het Rekenhof ...................................................................................................................... 58

Participeren aan werkgroepen inzake boekhouding en begroting .............................................................. 59 Serie: notulen van de werkgroep Orafin ................................................................................................................... 59

COMMUNICATIE ............................................................................................................................................. 60 ADMINISTRATIEF BEHEER ................................................................................................................................. 60 Verslaglegging Vlaamse Regering .............................................................................................................. 60 Serie: notulen van de Vlaamse Regering .................................................................................................................. 60

FINANCIEEL BEHEER ......................................................................................................................................... 61 Opmaak bestelbrieven en offertes en facturatie abonnementen .................................................................. 61 Serie: Bestellingen en facturen van abonnementen, boeken en documentatie .......................................................... 61 Serie: Betalingen van publicaties, exclusief tijdschrift Weliswaar (DAB CICOV) ................................................. 62 Serie: Betalingen i.v.m. organisatie van evenementen, congressen, studiedagen,… en andere informatieverstrekking.............................................................................................................................................. 63

ADVIES EN ONDERSTEUNING BIJ COMMUNICATIECAMPAGNES .......................................................................... 64 Serie: selectieprocedure communicatiebureaus, overeenkomst en facturen van geselecteerde bureaus ................... 64

ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING ................................................................................................................ 65 Serie dossiers: folders en brochures.......................................................................................................................... 65 Serie: Ontwikkeling van websites............................................................................................................................ 66 Onderwerpsmap: communicatieadvies en -ondersteuning ........................................................................................ 67 Onderwerpsmap: Evenementen en studiedagen ....................................................................................................... 68

IT-TEAM ............................................................................................................................................................. 69 IT-BEHEER ........................................................................................................................................................ 69 Verzorgen van de informatica-voorzieningen en exploitatie ....................................................................... 69 Serie: werkaanvragen ............................................................................................................................................... 69 Serie: Projectfiches ................................................................................................................................................... 70 Onderwerpsmap: Beveiliging ................................................................................................................................... 71 Onderwerpsmap: Kennis IT...................................................................................................................................... 72 Onderwerpsmap: Overleg ......................................................................................................................................... 73 Serie: Tijdschriften ................................................................................................................................................... 74 Onderwerpsmap: Managementorganen .................................................................................................................... 75

Klasseren van documenten .......................................................................................................................... 76 Onderwerpsmap: Projecten....................................................................................................................................... 76 Serie: verslagen project Klint en Klare ..................................................................................................................... 77 Serie dossiers: contracten ......................................................................................................................................... 78

1 oktober 2010

2



Secretariaat en staf Personeelsbeheer A. BESCHRIJVING

Serie: Personeelsdossiers

B. DRAGER

Papier/digitaal

D. ORDENING

Dit is een bundeling van allerlei kopieën van PLOEG-dossiers, arbeidsongevallen, verminderde prestaties Dit gaat o.m. over verloven, mutaties, ontslagen, indiensttreding en een kopie van het contract van de personeelsleden,… Papier 1e niveau: alfabetisch Digitaal 1e niveau: alfabetisch (enkel evaluatieverslagen)

E. DATERING

?-…

C. INHOUD

Dep. WVG/MOD/Personeel WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_09_Personeelszaken

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Op de homedirectory van het afdelingssecretariaat: omwille van vertrouwelijkheid worden deze documenten niet op de server geplaatst. Papier Digitaal 1 jaar nadat het 1 jaar nadat het Werkplek personeelslid uit dienst is personeelslid uit dienst is getreden getreden Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / Kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief. De originelen worden bijgehouden door de afdeling Personeel. Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwdossier. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief (zie sub H)

3



A. BESCHRIJVING

Serie: afdelingsdoelstellingen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Jaarlijks worden afdelingsdoelstellingen geformuleerd, die passen in de doelstellingen die het beleidsdomein WVG vooropstelt.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Chronologisch per jaar

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_08_Doelstellingen

G. BEWAARTERMIJN

Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

/

1 jaar

/

/

5 jaar

/

H. VERANTWOORDING I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Beleidsmatige dossiers komen in aanmerking voor permanente bewaring

4



A. BESCHRIJVING

Serie: Parlementaire vragen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Deze serie bevat een overzicht van de verschillende parlementaire vragen.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Chronologisch per jaar en per parlementaire vraag

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_13_Parlementaire_vragen

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

2 jaar

/

/

3 jaar

/

H. VERANTWOORDING

Deze parlementaire vragen worden op het Kabinet bewaard.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze parlementaire vragen worden op het Kabinet bewaard (schaduwarchief)

5



A. BESCHRIJVING

Serie onderwerpsmappen: Personeel

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Deze documenten bevatten informatie over:  Duurzame ontwikkeling (o.a. aanspreekpunt)  PEP  Statutaire bepalingen betreffende invulling van vacatures  Personeelsbezetting  Startbaners  Tijdsregistratie  Overzicht evaluatoren  Personeelsvergaderingen

D. ORDENING

Papier Per thema Digitaal /

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/Personeel Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden elders bewaard. Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwarchief. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


6



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Afdeling OW

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Deze documenten bevatten de volgende informatie over:  Samenstelling afdeling OW (aantallen)  Reisvorderingen NMBS  Specifieke individuele gevallen (bv. bijzondere werktijdregeling)  Stageovereenkomsten/-reglementering  Vorming  Vlimpers (o.a. werkstromen)  Medische attesten (kwartaaloverzichten) Papier Per thema Digitaal /

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/Personeel

C. INHOUD

Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Schaduwarchief. De originelen worden bijgehouden door de afdeling Personeel. Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwdossier. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


7



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Personeel - Reglementeringen

B. DRAGER

Papier/Server

D. ORDENING

Deze documenten bevatten de volgende informatie over:  Omzendbrieven VR  Dienstorders MVG/CSG  Dienstnota’s WVC (o.a. veiligheidsmaatregelen en richtlijnen) Papier 1. Per thema 2. chronologisch Digitaal 1. Per thema 2. chronologisch

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/Personeel Juridisch team

C. INHOUD

Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 1 jaar 1 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten dienen enkel ter documentatie van de interne werking en zijn eveneens elektronisch beschikbaar(schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


8


A. BESCHRIJVING

Serie: verlofkaarten

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING


Elk personeelslid vult zijn verlofdagen in in Vlimpers. Op het afdelingssecretariaat wordt een verlofkaart bijgehouden waarop het aantal opgenomen verlofdagen bijgehouden wordt. 1e niveau: per team Papier 2e niveau: alfabetisch Digitaal /

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Na 1 jaar is het administratief nut verdwenen.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De toegevoegde waarde is nihil

9



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Telefoonlijst

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze map bevat de telefoongids van de personeelsleden van het departement WVG en de adressenlijst van de Vlaamse overheid Telefoonlijst: 1e niveau: per administratie Papier 2e niveau: per afdeling Adressenlijst: 1e niveau: alfabetisch Digitaal /

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze map dient bewaard te worden, op voorwaarde dat de telefoongids en de adressenlijst voortdurend up-to-date gehouden wordt.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze map wordt steeds up-to-date gehouden

10



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Vorming + verlof

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze map bevat (voor het lopende jaar) een overzicht van de opleidingen gevolgd door de personeelsleden van afdeling OW en formulieren tot aanvragen van bepaald verlof 1e niveau: per team Papier 2e niveau: alfabetisch Digitaal /

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/Personeel Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Het heeft enkel zin om de meest recente gegevens te bewaren. Verouderde documenten mogen vernietigd worden. Deze documenten worden correct bijgehouden door de afdeling Personeel (schaduwarchief). Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


11



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Bestelling abonnementen

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Deze map bevat (voor het lopende jaar) een overzicht van de abonnementen voor boeken, lidmaatschap + facturen (kopie)

D. ORDENING

Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf Facturen: Dep. WVG/MOD/OW/Boekhouding WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_04_Bestelling_documentat ie

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN


Papier 1 boekhoudkundig jaar na betaling van de factuur

Digitaal 3 jaar

Interne archiefruimte middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten dienen enkel ter controle en mogen na één boekhoudkundig jaar na betaling van de factuur vernietigd worden (schaduwarchief) Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


12



Administratief beheer Organiseren van de werking van de eigen dienst A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmappen: documenten omtrent de eigen werking

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Deze serie omvat onder meer:  Aanvraagformulieren  Archivering  Beleidsraad  Begroting – bestaansmiddelen  Brandveiligheid  Dienstvoertuigen  Deontologische code  Gids van de Vlaamse overheid  Hotels  Herstructurering Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden  Informatie informateur  Infolijn  Intranet  Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA)  Loopbaan en Ontwikkeling voor uitvoerende functies (LOU)  Management ondersteunende diensten (MOD)  Milieuzorg  Nieuwjaarskaarten  Procesimplementatie en personeelsplanning (PIP/PEP)  Procedures reisvorderingen  Post – postogrammen  Formulieren schuldvordering  Tussenoverlegcomité (TOC)  Tussenschotten / reserves hangklassement  Verzekering Papier Per thema Digitaal /

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

1 oktober 2010

Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder

Papier

Digitaal

1 jaar

/

/ / /

13




Externe / archiefruimte Dit zijn echt werkdocumenten. Eens ze niet meer gebruikt worden of niet meer up to date worden gehouden, mogen ze worden vernietigd. Dit varieert natuurlijk van document tot document. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

14



A. BESCHRIJVING

Serie: Klachten en klachtendecreet

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

De onderzoeken naar en de antwoorden op klachten van de burger over de dienstverlening van het Departement WVG (cfr. Vlaams klachtendecreet). Een dossier bestaat uit de klacht, gegevens van het onderzoek naar de klacht en de verstuurde antwoorden. Ook de presentaties omtrent klachtenmanagement Papier Chronologisch per jaar Digitaal Chronologisch per jaar

E. DATERING

2006-…

C. INHOUD

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Departement WVG/afdeling Beheersmonitoring WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_11_klachtenmanagement


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

2 jaar

5 jaar

3 jaar

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Dit gaat om de klachten over de werking van de afdeling Ondersteuning Werking die conform het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen werden ingediend.

15



Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen A. BESCHRIJVING

Serie: Infoco-overleg

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de agenda’s, documenten en verslagen en actiepunten van de Infoco vergaderingen (organisatiebreed informatica-overleg).

D. ORDENING


E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf 2005-2007: WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_Overleg\Infoco 2008-… WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_Overleg\_IT_activite itenoverzicht Papier Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze verslagen hebben slechts een beperkt administratief nut en bevatten weinig beleidsbepalende informatie.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

16



A. BESCHRIJVING

Serie: IT-overleg

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de agenda’s, documenten en verslagen en actiepunten van de ITvergaderingen (informaticaprojecten en dagelijkse IT-werking)

D. ORDENING


E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf 2005-2007: WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_02_Overleg\IT-overleg 2008-… WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_Overleg\_IT_activite itenoverzicht Papier Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze verslagen hebben slechts een beperkt administratief nut en bevatten weinig beleidsbepalende informatie.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

17



A. BESCHRIJVING

Serie: IT-aanspreekpunten Departement WVG

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de agenda’s, documenten en verslagen en actiepunten van de ITaanspreekpunten vergaderingen (dagelijkse IT-werking).

D. ORDENING


E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf 2005-2007: WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_02_Overleg\IT_aanspre ekpunten 2008-… WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_Overleg\_IT_activite itenoverzicht Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN


Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze verslagen hebben slechts een beperkt administratief nut en bevatten weinig beleidsbepalende informatie, al te lange bewaring heeft dus weinig nut. Vernietigen

BESTEMMING



J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

18



Inlichten van het afdelingshoofd A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: communicatie

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over:  algemeen/diversen  communicatie-opportuniteiten 2004-2009  websites WVG en communicatie  overleg kabinet – administratie Papier Per thema Digitaal /

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie

C. INHOUD

Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 6 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden best gedurende een legislatuur bijgehouden. Daarna hebben deze documenten geen administratief nut meer en kunnen deze verwijderd worden. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

19


A. BESCHRIJVING

Serie: Bottom-up

B. DRAGER

Server


D. ORDENING

Deze serie bevat de bottom-up rapportering (maandelijkse rapportering van de werkzaamheden aan de directieraad van het Departement WVG) van de volgende groepen:  Communicatieteam  IT-team  Financieel team  Logistiek team  Afdeling VIPA Papier / Digitaal Chronologisch

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\01_DEP\06_01_Algemeen\06_01_05_Bottom_ups

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

/

1 jaar

/

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

20



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: verhuis Ellips

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Deze documenten bevatten informatie over:  Nota’s en adviezen IF

D. ORDENING


E. DATERING

2005-2006

F. BEWAARNIVEAU

Nota’s en adviezen IF: Dep. BZ/IVA Facilitair Management

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar na verhuis

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten worden elders bewaard (schaduwarchief).

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


21



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: IT beveiliging

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over:  algemeen/diversen  WVG-Veiligheidsoverleg  Stuurgroep Strategisch ICT-Veiligheid  Operationeel veiligheidsplan WVG  Coördinatiecel Vlaams e-government van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (CORVE) Papier Per thema Digitaal Per thema

E. DATERING

2004-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Beveiligingsconsulent WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_01_Beveiliging

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

5 jaar

5 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten zijn belangrijk ivm IT-beveiliging.

I. DEFINITIEVE

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

22



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: IT budget

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over:  algemeen/diversen  budget en DDIR  IT en financiële rapporteringen Papier Per thema Digitaal /

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

IT en financiële rapporteringen: eIB: Dep. WVG/secretariaat-generaal

C. INHOUD

Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwarchief. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


23



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: IT – Management Informatiesysteem (MIS)

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de agenda’s, documenten en verslagen van de werkgroep IT-MIS.

D. ORDENING


E. DATERING

2005-2006

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/Kenniscentrum/

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

3 jaar


2 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


24



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Logistiek

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

D. ORDENING E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Deze documenten bevatten informatie over:  Algemeen/diversen  Wagenpark  Interne milieuzorg  Reprografie  Telefonie  IVA Facilitair Management Papier Per thema Digitaal Per thema 2005-…  Wagenpark en interne milieuzorg: interne milieuzorg  Reprografie: Dep.BZ/IVA Facilitair Management  Telefonie: Dep.BZ/eIB WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_05_05_Reprografie WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_05_11_Milieubeleid\Departe ment WVG WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_05_08_Vervoer WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_05_06_Telefonie_Faxen Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

1 jaar

?

2 jaar

/

?

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten worden elders bewaard (schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


25



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: PIWFAMA

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de verslagen en de voorbereidingen van PiWFaMa, de Permanente Interdepartementale Werkgroep Facility Management.

D. ORDENING


E. DATERING

2005-2006

F. BEWAARNIVEAU

Dep.BZ/IVA Facilitair Management

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

3 jaar


2 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


26



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: TOF

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Dit zijn de verslagen en de voorbereidingen van de TOF, het Tactisch Overleg Facilitair Management

D. ORDENING

Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

/


2 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


27



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Werkgroep apparaatskredieten

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Dit zijn de verslagen en de voorbereidingen van de werkgroep apparaatskredieten.

D. ORDENING


E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU


G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

/


2 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


28


A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: VIPA

B. DRAGER

Papier/server


D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over verschillende thema’s betreffende de afdeling VIPA:  VIPA-begroting  VIPA - Coördinatiecommissie  VIPA – Kabinet  VIPA-procedure  VIPA: technisch-financieel  VIPA – Zorgstrategische commissie  VIPA - PPS Papier Per thema Digitaal Per thema

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep.WVG/VIPA WVG_DEP_F\08_VIPA\

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

3 jaar

3 jaar


/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De originelen worden elders bewaard (schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


29



Coördinatie van en bijdragen in projecten A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap betreffende het project ‘Arco’

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Deze documenten betreffen het project ‘Arco’ (de implementatie van een Document Management Systeem). De inhoud bestaat uit: budget, internet, docroom-scanning, escrow, rollen, WAV-exploitatie-capaciteit, stuurgroep, licenties en de werkgroep (verslagen) Papier Per onderwerp Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/IVA Zorg en Gezondheid/projectleider Arco WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_Projecten\ORKA

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

3 jaar

3 jaar


/

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


30



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap betreffende het project ‘IT Vlaamse Service Bus’

B. DRAGER

Papier/server + CD-rom

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze documenten betreffen het project ‘IT Vlaamse Service Bus (VSB)’. De inhoud bestaat uit: CORVE, VSB-VPR (Verrijkt PersonenRegister), KSZ (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid), VSB/VPR-budget, VSB/VPR-problemen, Cronos, E-government, Dmp, systeemwoordenboek. Dit betreft ook de bestekken voor VPR, de offertes, de vastleggingsdossiers, cd-roms over VPR. Papier Per thema CD-rom Willekeurig Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/IT WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_05_KSZ_VPR

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal/CD-rom

3 jaar

3 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten worden reeds correct bijgehouden door de projectleider.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

31



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap betreffende het ICT-investeringsplan

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Deze documenten betreffen documenten rond het project ‘ICTinvesteringsplan. De inhoud bestaat uit: verschillende projectfiches, het ICT-investeringsplan, verslagen van de werkgroep, nota’s beleidsraad betreffende ICT-investeringsplan Papier Per thema Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2006-2008

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Staf en secretariaat WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_Projecten\ICT_Inves teringsplan Papier Digitaal

C. INHOUD

H. VERANTWOORDING

Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden correct bijgehouden door de verschillende projectleiders.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

32



IT-beheer A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: vastleggingsdossiers WVC

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

Dit zijn dossiers i.v.m. vastleggingen. Eigenlijk bestaat dit uit vijf series: nota Controleur van de Vastleggingen (CVL), vastleggingsfiche, offerte, vastleggingbulletins en facturen. EDS-T stuurt ook maandelijks een vorderingsstaat op. Papier Chronologisch per vroegere administratie WVG Chronologisch per vroegere administratie WVC(enkel nota CVL Digitaal + vastleggingsfiche)

E. DATERING

2001-2006

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf Verschillende paden: WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_05_WAV_CVL\Oude_s tructuur WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_06_WAV_Vorderingsst aten\Oude_structuur WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_WAV_Documentati e WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_WAV_Opvolging Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN


1 jaar

10 jaar

9 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING

KB van 25/11/1952 facturen, vastleggingen en ordonnanties artikel 1792 en 2270 BW: offertes

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze documenten hebben geen toegevoegde waarde

33



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: vastleggingsdossiers WVG

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

Dit zijn dossiers i.v.m. vastleggingen. Eigenlijk bestaat dit uit zes series: nota CVL, vastleggingsfiche, offerte, vastleggingbulletins, bestel-en annulatiebrieven en facturen. EDS-T stuurt ook maandelijks een vorderingsstaat op Chronologisch per nieuwe entiteit WVG (nota + fiche + offerte + Papier vastleggingsbulletin) Chronologisch per nieuwe entiteit WVG (enkel nota CVL + Digitaal vastleggingsfiche) + vorderingsstaat Bestel-en annulatiebrieven: willekeurig

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf Verschillende paden: WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_05_WAV_CVL\BBB_st ructuur WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_06_WAV_Vorderingsst aten\BBB_structuur WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_WAV_Documentati e WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_WAV_Opvolging WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_07_Bestelenannulatiebrieven Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN


3 jaar

10 jaar

7 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING

KB van 25/11/1952 facturen, vastleggingen en ordonnanties artikel 1792 en 2270 BW: offertes

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


34



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Telewerk

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Dit is: nota over tussenkomst in breedbandverbindingen voor nieuwe telewerkprojecten Departement WVG, lijst met telewerkers, telefonieprofielen, afsprakenkader voor personeelsleden OW en VIPA Papier Willekeurig Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/Personeel WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_08_Thuiswerk

C. INHOUD

Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 1 jaar 3 jaar Interne archiefruimte 2 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De originelen worden bijgehouden door de afdeling Personeel. Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwdossier. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


35


A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: VPN

B. DRAGER

Server


D. ORDENING

Deze serie bevat de volgende dossiers  Algemene informatie  Verslagen Belgacom  Vorderingsstaten van de verschillende entiteiten mbt BHV VPN Papier / Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_10_VPN

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

3 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


36



Logistieke ondersteuning A. BESCHRIJVING

Serie: facturen van de catering

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Na een vergadering wordt de koffie e.d. betaald door de afdeling aan de DAB Catering. Deze facturen worden gekopieerd als controle op een correcte facturatie, waarna ze naar de boekhoudcel worden doorgestuurd voor betaling. Papier Chronologisch Digitaal Zaalreservatie

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Boekhouding

C. INHOUD

Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 1 jaar Zaalreservatie Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten dienen enkel ter controle en mogen al snel vernietigd worden.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zaalreservatie = het beleidsdomeinoverschrijdende zaalreservatiesysteem van de dienste van de Vlaamse overheid

37



CICOV A. BESCHRIJVING

Serie: Financiële info en besluiten

B. DRAGER

Server

D. ORDENING

Deze serie bevat de volgende documenten:  Dagprijzen  Overzicht delegaties  Begroting  Besluiten Papier / Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Domein Groendaalheyde WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_02_CICOV

C. INHOUD

Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek / 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten dienen enkel ter info en worden op Domein Groendaalheyde bewaard (schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief

38


A. BESCHRIJVING

Serie: Gebouwenbeheer

B. DRAGER

Server


D. ORDENING

Deze serie bevat de volgende documenten:  Erfpachtovereenkomst  Nota’s  Verslagen vergaderingen  Dossierfiches  Advies IF  … Papier Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2008-…

F. BEWAARNIVEAU

Domein Groendaalheyde WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_02_CICOV

C. INHOUD

Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek / 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten dienen enkel ter info en worden op Domein Groendaalheyde bewaard (schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief

39



Milieu A. BESCHRIJVING

Serie: Milieubeleid

B. DRAGER

Papier en server

C. INHOUD

Deze serie bevat verschillende milieuactieplannen

D. ORDENING

Papier Willekeurig Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Secretariaat en Staf WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_06_11_Milieubeleid_Departe ment_WVG Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN



3 jaar

3 jaar

/

/

/

/

Deze documenten zijn belangrijk ivm milieu WVG

Bewaren

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

40



Logistiek Materieel beheer Opvolgen van de werking en materiële uitrusting A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: bureelbenodigdheden, papier, meubilair, kledij, planten

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

Dit zijn bestellingen van bureelbenodigdheden, papier, meubilair, kledij, planten voor WVG, op basis van aanvragen of als aanvulling op de voorraad in het magazijn en kleine verhuizingen en prestaties van derden. De dossiers van deze bestellingen bestaan uit aanvragen, facturen, bestelbonnen, leverbonnen, schuldvorderingen, offertes… 1e niveau: Chronologisch Papier 2e niveau: Per productgroep 1e niveau: Chronologisch Digitaal 2e niveau: Per productgroep (bestelbonnen) Vanaf eind 2007: Logis (Accessapplicatie)

E. DATERING

1995-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Logistiek WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_03_Economaat WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_09_Planten WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_01_Logis WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_12_Post Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN


1 jaar

10 jaar

9 jaar

/

/

/


Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


41



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: bestekken vanuit Bestuurszaken

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Dit zijn bestekken vanuit het departement AZF die de leveranciers van papier voorstellen.

D. ORDENING

Papier 1e niveau: Per produktgroep Digitaal /

E. DATERING

2004-2006

F. BEWAARNIVEAU

Dep.BZ/IVA Facilitair Management Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 3 jaar / Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden elders bewaard. Dit zijn echt werkdocumenten. Eens ze niet meer gebruikt worden of niet meer up to date worden gehouden, mogen ze worden vernietigd. Dit varieert natuurlijk van document tot document. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

42



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: mobiele telefonie WVC

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Dit zijn de facturen betreffende de mobiele telefoons van medewerkers van WVC.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Per personeelslid

E. DATERING

Digitaal: 2001-2006

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_02_GSMDep. WVG/MOD/OW/Boekhouding

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

/

6 jaar

/

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Deze documenten bezitten geen toegevoegde waarde

43



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: mobiele telefonie WVG

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de facturen betreffende de mobiele telefoons van medewerkers van WVG.

D. ORDENING

Papier Per entiteit Digitaal Per personeelslid

E. DATERING

Papier: 2007-… Digitaal: 2007-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_02_GSMDep. WVG/MOD/OW/Boekhouding

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

1 jaar

6 jaar

5 jaar

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


44



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: PV’s van gestolen gsm’s

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de processen-verbaal van de gestolen gsm’s van de medewerkers van WVC/WVG.

D. ORDENING


E. DATERING

2004-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Logistiek

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

administratief nut

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

1 jaar

6 jaar

5 jaar

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


45



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: vaste telefonie WVC

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Dit zijn de facturen betreffende de vaste telefoons van medewerkers van WVC.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Per afdeling (verbruik telefoon)

E. DATERING

Digitaal: 2000- 2005

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/boekhouding WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_06_Telefonie_Faxen

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

/

6 jaar

/

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


46



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: vaste telefonie WVG

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de facturen betreffende de vaste telefoons van medewerkers van WVG.

D. ORDENING

Papier Per afdeling Digitaal Per afdeling (verbruik telefoon)

E. DATERING

Papier: 2007-… Digitaal: 2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/boekhouding WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_06_Telefonie_Faxen

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

1 jaar

6 jaar

5 jaar

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


47



A. BESCHRIJVING

Serie: inschrijvingsformulieren voor de sinterklaasactie Ministerie WVG

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Dit zijn inschrijvingsformulieren waarmee ouders die werkzaam zijn bij de Vlaamse Gemeenschap voor hun kinderen een geschenk kunnen kiezen ter gelegenheid van sinterklaas. Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Sociale Dienst

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

1 jaar

/

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

Deze documenten hebben geen administratief nut meer.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


48


A. BESCHRIJVING

Serie: Beheer van de wagens

B. DRAGER

Papier


D. ORDENING

Het betreft hier documenten betreffende de administratieve opvolging van deze vervoeropdrachten en de planningen. - bestelbonnen (vooral van herstellingen) - boetes: kopie - bijhouden van de uren van de chauffeurs - inschrijvingsbewijs - verzekering - herstellingen Papier Per auto Digitaal Willekeurig

E. DATERING

1995-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep.BZ/IVA Facilitair Management Boetes: persoon die PV betaald heeft WVG_DEP_F\06_OW\06_06_Logistiek\06_06_08_Vervoer Papier Digitaal

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden correct bijgehouden door de IVA Facilitair Management. Deze documenten moeten niet bewaard blijven, maar ze zijn wel bruikbaar als opvolgingsdocumenten en mogen dus bewaard blijven in het schaduwdossier. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


49



Administratief beheer Coördinatie van en bijdragen in projecten A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: Logistieke dossiers voor BBB

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Huisvestingsdossiers en uitrustingsdossiers van voor de BBB-hervorming Deze serie bevat de volgende documenten: huurcontracten, vragen voor werken, meubilair, plannen, agenda’s en verslagen van de werkgroep, kopieën van facturen, prijsoffertes van de verhuis, aanvraag container,… Papier Per dienst Digitaal /

E. DATERING

?-…

C. INHOUD

 F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

 

Huurcontracten, agenda’s en verslagen van de werkgroep, facturen, prijsoffertes van de verhuis, aanvraag container: Dep.BZ/IVA Facilitair Management Plannen: Dep.BZ/IVA Facilitair Management Vragen voor werken, meubilair: Dep. WVG/MOD/OW/Logistiek Papier Digitaal


H. VERANTWOORDING

Schaduwarchief

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

3 jaar

/

/

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


50



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Interne dienst bescherming en preventie

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over: verslagen, documentatie, uitnodigingen, ontruimingsoefening Markies, samenstelling en opleiding brandploegen. 1e niveau: per thema Papier 2e niveau: chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2004-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep.BZ/GDPB

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

/


/

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


51



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Telefoniecontracten

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Deze documenten bevatten informatie over: verslagen, documentatie, openbare aanbestedingen, onderhandelingen

D. ORDENING


E. DATERING

2001-2003

F. BEWAARNIVEAU

Dep.BZ/eIB

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

/


/

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


52



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Tussenoverlegcomité (TOC4) + Hoog Overlegcomité (HOC)

B. DRAGER

Papier

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over het Tussenoverlegcomité 4 en het Hoog Overlegcomité Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest en het Entiteitsoverlegcomité Departement WVG (EOC): agenda, briefwisseling omtrent deze vergaderingen en verslagen. Papier Chronologisch Digitaal /

E. DATERING

2000-…

F. BEWAARNIVEAU

HOC: Departement WVG/MOD/OW/Logistiek TOC4: Departement WVG/MOD/Personeel

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

Papier

Digitaal

1 jaar

/


2 jaar

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


53



Boekhouding Financieel beheer Uitvoeren van de vastlegging, vereffening en ordonnancering in het kader van de jaarlijkse begroting A. BESCHRIJVING

Serie: dossiers inzake vastleggingen en ordonnanties met bijhorende opdrachten tot betaling

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Hierbij gaat het om vastleggingen, ordonnanties. Betaling:  Betaling op bestaansmiddelen: (facturen)  Betaling op beleidskredieten: (subsidies + facturen) Algemeen: Vastleggingen: Als het goedgekeurde dossier terugkomt van Controleur van de Vastleggingen (CVL) gaat dit terug naar de dossierbehandelaar (entiteit)  Ordonnantie - Categorie 1: na controle Rekenhof gaat dossier inzake subsidies terug naar entiteit, facturen blijven bij de boekhouding - Categorie 2: Eerst bij boekhouding, daarna naar entiteit - Vereffenaar kort: originele facturen blijven bij de boekhouding

D. ORDENING

Papier Chronologisch in functie van het dossier Digitaal /

E. DATERING

2007-…

F. BEWAARNIVEAU

Bij de dossierbehandelaar of bij het Rekenhof Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte 9 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De serie moet minimum 10 jaar bewaard worden bij de dossierbehandelaar of de boekhouding, gerekend vanaf 1 januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft. Art.26 Comptabiliteitsdecreet (nog niet in voege) Vernietigen

BESTEMMING

1 oktober 2010

54


J. OPMERKING

1 oktober 2010


Zie sub H

55



A. BESCHRIJVING

Serie: dossiers inzake de uitgaven op geldvoorschotten

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Hierbij gaat het om vastleggingen, ordonnanties. Betaling:  Betaling op bestaansmiddelen: bovenbouw en personeelsuitgaven (enkel facturen)  Betaling op beleidskredieten: administratie GMW + GZ ( facturen→documentaties + buitenlandse zendingen)



D. ORDENING

Geldvoorschotten op bestaansmiddelen: dossier in tweevoud:

Origineel van de stukken(factuur) + kopie van de bestelbon, kwartaalstaat (Rekenhof)  Kopieën van de stukken (Boekhouding) Bij de bundels zijn er tevens: rekeninguittreksels 1e niveau: per rekenplichtige Papier 2e niveau: Chronologisch in functie van betaaldatum Digitaal /

E. DATERING

2000-2007 geen verrichtingen meer vanaf 2008

F. BEWAARNIVEAU

Rekenhof Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek Ontvangstrekeningen: 1 jaar / Interne archiefruimte Ontvangstrekeningen: 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte Uitgavenrekening: 30 jaar kelder Externe / archiefruimte De originelen worden elders bewaard. De serie moet minimum 6 jaar bewaard worden bij de rekenplichtige , gerekend vanaf 1 januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft. Termijn: 30 jaar bij rekening en verantwoording einde beheer: KB 25/11/1952 art.1 Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Alle betalingen worden per kwartaal naar het Rekenhof gestuurd + deze worden ook op de boekhouding bijgehouden. In principe worden vanaf begrotingsjaar 2007 geen nieuwe uitgaven meer aangerekend op de uitgavenrekeningen en worden deze per 1 januari 2008 volledig afgeschaft.

56



Uitvoeren van de ontvangsten (inning) en de uitgaven (betaling) in het kader van de begroting A. BESCHRIJVING

Serie: dossiers inzake de ontvangsten

B. DRAGER

Papier/server Hierbij gaat het om: rekeninguittreksels kwartaalstaten

C. INHOUD

D. ORDENING

opdrachten tot boeking vastgesteld recht opdrachten tot betaling derdengeld Dit hangt samen met de geldvoorschotten-rekening Hierbij gaat het over de terugvordering van subsidies, terugbetaling van wedden, ten onrechte betalingen, boetes ikv doping,… Opdracht van de inhoudelijk bevoegde afdeling, verantwoording. Vordering per nummer (lopende dossiers) Papier Volgens afsluitingsdatum (gesloten dossiers) Digitaal Exceltabel

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Boekhouding

G. BEWAARTERMIJN


H. VERANTWOORDING

KB 25/11/1952 art.1

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

Papier

Digitaal

1 jaar

6 jaar

5 jaar

/

/

/

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


57



Briefwisseling met het Rekenhof A. BESCHRIJVING

Serie: opmerkingen van het Rekenhof

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

De papieren versie gaan naar de inhoudelijk bevoegde afdeling. De boekhouding krijgt een kopie per mail. De formulering van het antwoord gebeurt door de inhoudelijk bevoegde afdeling en gaat naar de boekhouding (papier). De boekhouding houdt een kopie bij. Het origineel gaat naar het Rekenhof. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

…-2006

F. BEWAARNIVEAU

Brief van het Rekenhof: entiteiten Antwoord op brief: Rekenhof

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN

Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte Kelder Externe archiefruimte

Papier

Digitaal

5 jaar

5 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De originelen worden elders bewaard (schaduwarchief).

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief (zie sub H) Vanaf 2007 overgedragen naar Afd. Beheersmonitoring, archief tot en met 2006 blijft op de boekhouding.

58



Participeren aan werkgroepen inzake boekhouding en begroting A. BESCHRIJVING

Serie: notulen van de werkgroep Orafin

B. DRAGER

Digitaal

D. ORDENING

Dit zijn de agenda’s, verslagen en bijlagen van de werkgroep Orafin. Men wil vooral een forum aanbieden om moeilijkheden en de stand van zaken te bespreken op een interdepartementaal niveau. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch

E. DATERING

P: …- 2004 D:2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Financiën en Begroting

C. INHOUD

Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 1 jaar 1 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten worden elders bewaard. Dit zijn echt werkdocumenten. Eens ze niet meer gebruikt worden of niet meer up to date worden gehouden, mogen ze worden vernietigd. Dit varieert natuurlijk van document tot document. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

59



Communicatie Administratief beheer Verslaglegging Vlaamse Regering A. BESCHRIJVING

Serie: notulen van de Vlaamse Regering

B. DRAGER

Server

D. ORDENING

Dit zijn de agenda’s, stukken, notulen en beslissingen die genomen worden tijdens het overleg van de Vlaamse regering, evenals de bijhorende stukken. Papier / Digitaal Chronologisch

E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

DAR/Kanselarij en Voorlichting WVG_DEP_P\06_OW\06_07_Documentatie\Vlaamse_Regering

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

6 maanden

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De originelen worden elders bewaard(schaduwarchief)

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

60



Financieel beheer Opmaak bestelbrieven en offertes en facturatie abonnementen A. BESCHRIJVING

Serie: Bestellingen en facturen van abonnementen, boeken en documentatie

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD

Dit zijn kopieën van facturen van abonnementen en publicaties

D. ORDENING


E. DATERING

?-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie Papier

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Digitaal

Werkplek 1 jaar / Interne archiefruimte middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Overeenkomstig het KB van 1952 bedraagt de bewaartermijn voor originele facturen 6 jaar. Met de inwerkingtreding van het Vlaams Comptabiliteitsdecreet, die is voorzien tegen 1 juli 2007 zal de termijn worden opgetrokken tot 10 jaar. De bewaartermijn voor het schaduwarchief bedraagt 1 jaar. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


61


1.1.1


Opmaak bestelbrieven en overeenkomsten, offertes en facturatie

A. BESCHRIJVING

Serie: Betalingen van publicaties, exclusief tijdschrift Weliswaar (DAB CICOV)

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Copywriting, vormgeving, drukwerk, mailing (buiten raamcontract met een communicatiebureau). Deze serie bevat de volgende documenten: Bestek, prijsoffertes, jurerings-en toewijzingsverslag, bestelbrief of overeenkomst, eventueel vastleggingsdossier, factuur. Papier Thematisch Digitaal Thematisch (bestek, jurerings-en toewijzingsverslag, bestelbrief)

E. DATERING

1999-…

C. INHOUD

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

Bestek, prijsoffertes, jurerings-en toewijzingsverslag, bestelbrief, kopie van factuur: Dep.WVG/MOD/OW/Communicatie of DAB CICOV (afhankelijk van wie de opdracht uitschrijft) Factuur + vastleggingsdossier: DAB CICOV WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_09_Financiën\06_03 _09_02_Boekhouding Papier Digitaal Gedurende looptijd van de Werkplek opdracht en tot na de / betaling van de factuur Interne archiefruimte 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte De serie moet minimum 6 jaar bewaard worden bij de dossierbehandelaar, gerekend vanaf 1 januari volgend op het jaar waarop het boekhoudstuk betrekking heeft. KB 25/11/1952 art.1 Met de inwerkingtreding van het Vlaams Comptabiliteitsdecreet, die is voorzien tegen 1 juli 2007 zal de termijn worden opgetrokken tot 10 jaar.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


62



A. BESCHRIJVING

Serie: Betalingen i.v.m. organisatie van evenementen, congressen, studiedagen,… en andere informatieverstrekking.

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

(buiten raamcontract met een communicatiebureau) Huren zalen, technisch materiaal, sprekersvergoedingen, drukwerken m.b.t. evenement (uitnodiging, map, verslagboek), mailings, aankoop van mediaruimte, betalingen wanneer kabinetsmedewerkers deelnemen aan buitenlandse congressen,… Deze serie bevat de volgende documenten: Bestek, prijsoffertes, jurerings-en toewijzingsverslag, bestelbrief, overeenkomsten, eventueel vastleggingsdossier, eventuele borgstelling, factuur Papier Thematisch Digitaal Thematisch (bestek + bestelbrief)

E. DATERING

1995-…

C. INHOUD

H. VERANTWOORDING

Bestek, prijsoffertes, jurerings-en toewijzingsverslag, bestelbrief, overeenkomsten, vastleggingsdossier, borgstelling, kopie van factuur: Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie Originele factuur: Rekenhof WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_09_Financiën\06_03 _09_02_Boekhouding Papier Digitaal Factuur: 1 boekhoudkundig jaar na betaling van de Werkplek 3 jaar factuur Borgstelling: 1 jaar Interne archiefruimte 4 jaar middenkern Interne / archiefruimte 6 jaar kelder Externe / archiefruimte Borgstelling: persoonlijke rechtsvordering: 10 jaar. Art. 2262bis Burgerlijk Rechtboek.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010


63



Advies en ondersteuning bij communicatiecampagnes A. BESCHRIJVING

Serie: selectieprocedure communicatiebureaus, overeenkomst en facturen van geselecteerde bureaus

B. DRAGER

Papier

C. INHOUD D. ORDENING

Deze dossiers omvatten jureringsverslagen, adviezen Inspectie van Financiën (IF), overeenkomsten, offertes, facturen Papier Chronologisch Digitaal

E. DATERING

1999-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

Interne archiefruimte middenkern

Papier Overeenkomst, lopende bestellingen: Tijdens duur overeenkomst Bestek, kandidaatstellingen, dossiers niet geselecteerde bureaus + voor afgehandelde opdrachten: offertes, bestelbrieven, vastleggingen, facturen: gedurende 3 jaar

Digitaal /

H. VERANTWOORDING

/ Interne archiefruimte kelder Externe / archiefruimte De originelen worden bijgehouden bij het team Communicatie. Het Rekenhof heeft deze dossiers niet.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

64



Administratieve ondersteuning A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: folders en brochures

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Dit zijn de folders en brochures die opgemaakt worden door het Team Communicatie

D. ORDENING

Papier Willekeurig Digitaal Thematisch

E. DATERING

1995-…

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Eén exemplaar: Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie. Elke publicatie waar voor een wettelijk depotnummer werd aangevraagd wordt bewaard door de centrale bibliotheek van de DAR en door de Koninklijke Bibliotheek van België. Voor folders en bondige brochures geldt geen depotplicht. WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_14_Publicaties Papier Digitaal Eén exemplaar tot 1 jaar Werkplek nadat de brochure of folder 5 jaar inhoudelijk achterhaald is. Interne Ten minste één exemplaar archiefruimte gedurende 3 jaar middenkern Ten minste één exemplaar moet ook permanent Interne bewaard worden en mag na / archiefruimte 10 jaar overgedragen kelder worden naar het Algemeen Rijksarchief Externe / archiefruimte De verplichtingen met betrekking tot het wettelijk depot worden vervuld door de Centrale Bibliotheek van de DAR (in afspraak met de Koninklijke Bibliotheek van België). Voor publicaties die geen depotnummer hebben, maakt het product deel uit van het dossier (= verantwoording van de betaling). Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

65



A. BESCHRIJVING

Serie: Ontwikkeling van websites

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Dit gaat over de ontwikkeling van websites, screening naar kwaliteitscriteria, aanvragen voor websites naar toegankelijkheid, stuurgroepvergaderingen rond intra/inter/extranet, aankoop domeinnamen, overeenkomsten/factuur voor externe hosting. Papier Thematisch (facturatie domeinnamen, externe hosting) Digitaal Thematisch

E. DATERING

1999-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_17_Websites

C. INHOUD

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

H. VERANTWOORDING

I. DEFINITIEVE

Papier Aankoop domeinnamen + hosting: looptijd van de overeenkomst Andere documenten: 1 jaar

Digitaal 5 jaar

Interne archiefruimte 5 jaar middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Facturen: Overeenkomstig het KB van 1952 bedraagt de bewaartermijn voor originele facturen 6 jaar. Met de inwerkingtreding van het Vlaams Comptabiliteitsdecreet, die is voorzien tegen 1 juli 2007 zal de termijn worden opgetrokken tot 10 jaar. De bewaartermijn voor het schaduwarchief bedraagt 1 jaar. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

66



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: communicatieadvies en -ondersteuning

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Deze documenten bevatten informatie over:  Nieuwsbrieven voor communicatieverantwoordelijken  Communicatieplannen  Adressengids (actualiseren van www.vlaanderen.be/adressen)  Huisstijl Vlaamse overheid  Adressen van externe communicatiebureaus, drukkerijen, enz.  Toepassing en adviezen i.v.m. gedragscode voor communicatie door de Vlaamse overheid en toepassing van de Sperperiode  Procedures voor aanmaak van websites + kwaliteitsvereisten Papier Thematisch Digitaal Thematisch

E. DATERING

2000-…

C. INHOUD

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_11_Huisstijl WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_01_Adressen

Papier

G. BEWAARTERMIJN


Digitaal

Werkplek 3 jaar 3 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Dit zijn echt werkdocumenten. Eens ze niet meer gebruikt worden of niet meer up to date worden gehouden, mogen ze worden vernietigd. Dit varieert natuurlijk van document tot document. Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

67



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Evenementen en studiedagen

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Deze map bevat documenten die verband houden met de organisatie en de communicatie van evenementen en studiedagen: afspraken, verslagen werkvergaderingen, draaiboeken, technische fiches voor de organisatie, mailinglijsten, deelnemerslijsten, contactgegevens medeorganisatoren, documenten van congresmap,… Papier Thematisch Digitaal Thematisch

E. DATERING

1995-…

C. INHOUD

Dep. WVG/MOD/OW/Communicatie F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_F\06_OW\06_03_Communicatie\06_03_08_Congressen_Evenemente n

Werkplek

G. BEWAARTERMIJN

Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

Papier Tot 6 maanden na een evenement

Digitaal 5 jaar

5 jaar

/

/

/


Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Vaak worden evenementen en studiedagen jaarlijks of tweejaarlijks georganiseerd waarbij de vorige editie als startpunt gebruikt wordt voor de organisatie. Andere studiedagen zijn ad hoc-opdrachten.

68



IT-team IT-beheer Verzorgen van de informatica-voorzieningen en exploitatie A. BESCHRIJVING

Serie: werkaanvragen

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

D. ORDENING

E. DATERING

F. BEWAARNIVEAU

G. BEWAARTERMIJN

Dit zijn werkaanvragen aan EDS Telindus. Daarnaast bestaan er ook offertes van de werkaanvragen. Deze documenten worden vanaf 2005 vervangen door een programma ‘Ariba’ dat alles automatisch regelt en bijhoudt. Alle mailverkeer betreffende werkaanvragen wordt in mappen op de mailserver bijgehouden en in beperkte hoeveelheid op homedirectory. Er is tevens een opvolging van het IT-budget van de verschillende entiteiten + IT-behoeften. 1e niveau: Per vroegere administratie Papier 2e niveau: Chronologisch Digitaal Per vroegere administratie Papier: …- 2005: werkaanvragen Papier: …-…: offertes Digitaal: 2005-… Dep. WVG/MOD/OW/secretariaat en staf Verschillende paden: WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03_WAV_Documentati e WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_WAV_Opvolging WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_11_WAV_opvolging WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_01_Beheer_en_Beleid\I T-behoeften_2007 Papier Digitaal Werkplek Interne archiefruimte middenkern Interne archiefruimte kelder Externe archiefruimte

3 jaar

3 jaar (Ariba)

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De bewaring van deze documenten dient enkel ter opvolging en controle.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Zie sub H

69


A. BESCHRIJVING

Serie: Projectfiches

B. DRAGER

Server


D. ORDENING

Dit zijn de fiches die opgesteld worden als antwoord op de rondvraag welke IT-projecten ze willen opstarten. Deze voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de projectverantwoordelijke. Papier / Digitaal Per project

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Beveiligingsconsulent

C. INHOUD

Papier Werkplek

/

Digitaal 10 jaar na afloop van het project

H. VERANTWOORDING

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte In het operationeel veiligheidsplan moet er een inventaris zijn van de belangrijkste informaticaprojecten op gebied van veiligheid.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

70



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Beveiliging

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Dit is een digitale map betreffende alles over IT-beveiliging: externe en interne projecten, machtigingen van de Privacycommissie (PC) en Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), veiligheidsdocumentatie, WVC-verleende adviezen, WVC veiligheid Papier Per project (machtigingen van de PC en KSZ) Digitaal Per project

E. DATERING

2005-…

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/Beveiligingsconsulent WVG_DEP_F\06_OW\06_05_Informatica\06_05_01_Beveiliging

C. INHOUD

Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek 5 jaar 5 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Er is geen digitaal alternatief. Het zijn originele stukken, sommige zijn met handtekening (machtigingen)+ verslagen van het veiligheidsoverleg

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

71



Inlichten van de personeelsleden betreffende IT

A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Kennis IT

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Handleidingen van applicaties of programma’s, tips & trics, lijst van ITcontactpersonen, presentaties van infosessies, IT-procedures.

D. ORDENING

Papier / Digitaal Per thema en chronologisch

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_02_Kennis Papier

Digitaal

H. VERANTWOORDING

Werkplek / 10 jaar Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte / kelder Externe / archiefruimte Deze documenten hebben geen contractuele waarde, wel belangrijk voor de personeelsleden.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

72



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Overleg

B. DRAGER

Server

D. ORDENING

Dit zijn de verslagen en de voorbereidingen van de werkgroepen belangrijk voor WVG:  Ariba gebruikersgroep  BBB transities  BCM beveiligingsmanagement  BIA  CAG  CMDB-werkgroep  Consumentenpanel  DMP  GIDO  GKB  Infoco  MIS-plenaire  MOVI  SIOF  SOBO  TOF  Werkgroep personeelsgegevens Papier / Digitaal Per werkgroep en chronologisch

E. DATERING

2006-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_03\Overleg

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

10 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING


I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief

73



A. BESCHRIJVING

Serie: Tijdschriften

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Deze map bevat kopieën van verschillende tijdschriften

D. ORDENING

Papier / Digitaal Per tijdschrift en chronologisch

E. DATERING

2009…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_12_Tijdschriften

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

3 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De originele tijdschriften worden bijgehouden door het Kenniscentrum.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief

74



A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Managementorganen

B. DRAGER

Server

C. INHOUD

Deze map bevat nota’s gericht aan beleidsraad, directieraad, managementcomité, CAG

D. ORDENING

Papier / Digitaal Per managementorgaan

E. DATERING

2008-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_14_Managementorgane n WVG_DEP_F\06_OW\06_01_Algemeen\06_01_14_Notas_Directieraad Papier Digitaal

G. BEWAARTERMIJN


/

3 jaar

/

/

/

/

H. VERANTWOORDING

De originele documenten worden elders bijgehouden

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Schaduwarchief

75



Klasseren van documenten A. BESCHRIJVING

Onderwerpsmap: Projecten

B. DRAGER

Server

D. ORDENING

Dit betreft de documentatie (verslagen stuurgroep + aanverwante informatie, handleidingen, mbt de volgende projecten:  Active Directory  BOB-tool IVA JW  BOB-tool  CORVE  Data-architectuur WVG  Docroom  Generieke mailadressen  Mailarchivering  Ondersteunende systemen  Ontvangst en controle  ORKA  Printermigratie  Uitfasering WVC-mailadressen  VISTA_windows 7 Papier / Digitaal Per thema en chronologisch

E. DATERING

2002-…

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_Projecten

C. INHOUD

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

3 jaar

/

/

/

/


Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

76



A. BESCHRIJVING

Serie: verslagen project Klint en Klare

B. DRAGER

Papier/server

D. ORDENING

Dit betreft de documentatie mbt het project Klint en Klare (verslagen stuurgroepen + aanverwante informatie (projectvoorstel, bestelling, proces verbaal, facturen,…) De afspraken van de stuurgroep hebben een contractuele waarde Aanverwante documenten: oorspronkelijke werkaanvraag , projectvoorstel, bestelling, proces verbaal, facturen,…) Papier Chronologisch (documenten van voor 2005) Digitaal Chronologisch (2005-2066)

E. DATERING

2001- …

F. BEWAARNIVEAU

Dep. WVG/MOD/OW/IT WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_04_Projecten\Klint en Klare Papier Digitaal

C. INHOUD

Werkplek

5 jaar

10 jaar * (vnl. op de server)

H. VERANTWOORDING

Interne archiefruimte / middenkern Interne / archiefruimte 5 jaar kelder Externe / archiefruimte *: 10 jaar bewaren, aangezien de beslissingen van de stuurgroep en de aanverwante documenten een juridische waarde hebben.

I. DEFINITIEVE

Bewaren

G. BEWAARTERMIJN

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

De documenten met juridische waarde die enkel op papier zouden bestaan, zijn gedigitaliseerd. De papieren versie dient wel 10 jaar bewaard te worden in een algemeen archief (eventueel op afstand, vanwege de juridische waarde)

77



A. BESCHRIJVING

Serie dossiers: contracten

B. DRAGER

Papier/server

C. INHOUD

Offertes, contractafspraken, sommige bestekken, gunningen en facturen in samenwerking met de volgende firma’s of volgende projecten:  Combell  Cronos  DWH  Toepassingsmanagement BHV  Graydon  ICT-contract  Lastgeving  MOSS BHV en BHV+

D. ORDENING

Papier Willekeurig Digitaal Willekeurig

E. DATERING

2000- …

F. BEWAARNIVEAU

WVG_DEP_P\06_OW\06_05_Informatica\06_05_08_Contracten

G. BEWAARTERMIJN


Papier

Digitaal

/

10 jaar *

/

10 jaar *

/

/

H. VERANTWOORDING

Er bestaat momenteel nog informatie die bewaard wordt op digitale wijze, maar ook nog op papier. Toch dienen de papieren versies behouden te blijven in een ruimer archief (mag op afstand zijn), vanwege de contractuele, juridische waarde.

I. DEFINITIEVE

Vernietigen

BESTEMMING

J. OPMERKING

1 oktober 2010

Mag na vervaldatum contract vernietigd worden

78

MOD WVG- afdeling Ondersteuning Werking

Recommend Documents