PinkRoccade Local Government bv Flight Forum 159 | 5657 DD Eindhoven Postbus 57010 | 5605 AA Eindhoven T 040 207 49 00 F 040 207 49 70 HELPDESK 040 207 48 99
Gemeente xxxx
W www.pinkroccadelocalgovernment.nl E
[email protected]
KvK 27322975
DATUM
4 juli 2012
BIJLAGE(N)
Opdrachtformulier
ONS KENMERK
UW KENMERK
-
INLICHTINGEN BIJ
Uw accountmanager
DOORKIESNUMMER
<doorkiesnummer>
ONDERWERP
Abonnement betaald onderhoud en KOC
Geachte , Met veel genoegen introduceren wij hierbij een nieuwe abonnementsvorm voor betaald onderhoud en het gebruik van de helpdesk (KOC). Sinds jaar en dag worden de ontwikkelkosten die te maken hebben met nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving en/of standaarden verrekend op basis van de zogenoemde Regeling Betaald Onderhoud. Deze met de GebruikersVereniging PinkRoccade Local Government (GV) overeengekomen regeling behelst dat deze kosten op basis van een vooraf door de GV te accorderen business case aan de betrokken klanten mogen worden doorberekend (eventueel na afronding van een audit op de uitgevoerde werkzaamheden). Tevens zijn er in het verleden met uw gemeente afspraken gemaakt over het gebruik van de helpdesk (KOC). Afhankelijk van de aard van de melding / klantvraag brengt PinkRoccade hiervoor op basis van nacalculatie additionele kosten in rekening (de zogenaamde betaalde KOCcalls). Voor beide regelingen geldt dat er in de ogen van veel gemeenten sprake is: 1. 2. 3.
4.
budgettaire onvoorspelbaarheid met soms flinke pieken in de jaarlijkse kosten; kostenverhogende administratieve lasten (veel facturen); een beperkte stimulans om de ontwikkelkosten beperkt te houden (betaald onderhoud) en/of de toegankelijkheid van de documentatie en de gebruiksvriendelijkheid van de applicaties te verbeteren (KOC); een onbedoelde financiële drempel om de vele mogelijkheden van de applicaties optimaal te benutten (KOC).
Daar waar de genoemde regelingen destijds weliswaar op basis van zorgvuldige overwegingen tot stand zijn gekomen, zijn ze zeker in het huidige tijdsgewricht in toenemende mate onderwerp van discussie of zelfs een bron van irritatie. Daarom hebben we in nauwe samenwerking met de GV een nieuw voorstel ontwikkeld voor de afwikkeling van zowel betaald onderhoud als de betaalde KOC-calls. Hierbij is het onze gezamenlijke inzet geweest om een aantrekkelijk voorstel te ontwikkelen waarin alle bovengenoemde effecten tot een minimum beperkt worden. Inmiddels heeft het bestuur (DB/AB) van de GV dit voorstel unaniem aangenomen en is het aan de leden gepresenteerd tijdens de Algemene Leden Vergadering van 21 juni jl. in Volendam. 4 juli 2012 1/5
Abonnement t.b.v. betaald onderhoud / KOC Het voorstel omvat de introductie van een abonnement voor betaald onderhoud en KOC-calls. Met dit abonnement weet uw gemeente zich tegen vooraf bekende, vaste en gemiddeld lagere kosten verzekerd van alle ontwikkelingen in het kader van het betaald onderhoud en een nagenoeg ongelimiteerd gebruik van het KOC(1.
Vergoeding abonnement De vergoeding voor dit abonnement is gelijk aan:
de door u betaalde gemiddelde kosten per jaar (over de periode 2005-2011) voor betaald onderhoud en betaalde KOC-calls (incl. het servicecontract technische helpdesk); minus een korting van 20%.
In uw situatie bedrage de kosten van het abonnement derhalve: Onderwerp
Waarde
Gemiddelde kosten per jaar in de periode 2005-2011
€
36.422,00
AF: korting 20%
-
7.285,00
Vergoeding abonnement betaald onderhoud / KOC
€
29.138,00
Samengevat is dit abonnement dus 20% goedkoper dan de gemiddelde kosten over de laatste 7 jaar (onderliggende cijfers zijn op verzoek beschikbaar) waarbij het risico op overschrijding van de kosten verder bij PinkRoccade berust. Afgezet ten opzichte van het jaar met de hoogste kosten (48.040 euro) bedraagt het verschil zelfs 18.902 euro. Voor gemeenten die (geheel of gedeeltelijk) gebruik maken van de Pink Private Cloud (hosting) geldt overigens nog een extra korting die afhankelijk van de samenstelling kan oplopen tot 5%. Mocht u gebruik maken van de Pink Private Cloud, dan kan uw accountmanager u desgewenst informeren over de voor uw gemeente van toepassing zijnde extra korting.
Uitbreidingen / opzeggingen Bij aanschaf van nieuwe producten zullen deze automatisch toegevoegd worden aan het abonnement. Eventuele opzeggingen zullen uiteraard leiden tot een neerwaartse aanpassing van de abonnementsvergoeding. Daartoe berekenen wij een zogenaamd mutatiepercentage. Dit percentage is gelijk aan de verhouding tussen de voor u berekende abonnementsvergoeding en uw totale huur- en onderhoudsvergoeding (voor producten van PinkRoccade) per 1 januari 2012.
(1 zulks op basis van een zogenaamde fair use policy
4 juli 2012 2/5
Het zo berekende mutatiepercentage zal in het geval van uitbreidingen en/of opzeggingen vermenigvuldigd worden met de voor het betreffende product geldende jaarlijkse huur- en/of onderhoudsvergoeding. De abonnementsvergoeding zal dienovereenkomstig worden aangepast. Het voor uw gemeente berekende mutatiepercentage bedraagt: Onderwerp
Waarde
Huur en onderhoudsvergoeding PinkRoccade-producten per 1/1/2012
€
184.162,00
Berekende abonnementsvergoeding
€
29.138,00
Mutatiepercentage (29.138/184.162)
15,8%
Speciale regeling 2012 Om het voor uw gemeente zo aantrekkelijk mogelijk te maken om tijdig in te schrijven voor dit nieuwe abonnement, geldt voor die gemeenten die uiterlijk 1 oktober 2012 een abonnement afsluiten een speciale regeling. Hierbij wordt u niet alleen in de gelegenheid gesteld om met terugwerkende kracht te profiteren van de voordelen van het nieuwe abonnement, maar ontvangt u eenmalig ook nog een extra korting op de abonnementsvergoeding 2012. De nu bekende betaald onderhoud-projecten hebben betrekking op:
Logisch Ontwerp 3.8 GBA BAG-WOZ koppelvlak op basis van StUF 3.10 Single Euro Payments Area (SEPA) StUF 3.10 en uitbreiding RSGB op de Makelaarsuite Uitbreiding nummering KvK vanwege Europese regelgeving
De kosten van de deze projecten bedragen ca. € 0,90 per inwoner. Deze en eventuele andere aanpassingen worden echter aan u ter beschikking gesteld voor een bedrag gelijk aan de berekende abonnementsvergoeding onder aftrek van: 1. 2.
een eenmalige korting van nog eens 20% op de abonnementsvergoeding; een creditnota voor alle in 2012 (1/1/12 – 30/9/2012) gemaakte kosten voor betaalde KOC-calls (incl. de kosten van het servicecontract technische helpdesk).
De voor uw gemeente geldende extra korting bedraagt 5.828 euro te vermeerderen met de bovengenoemde creditnota.
4 juli 2012 3/5
Samengevat levert dit het volgende beeld op: Onderwerp
Waarde
Abonnementsvergoeding volgens bovengenoemde berekening
€
29.138,00
AF: eenmalige extra korting (20% x 29.138 euro)
-
5.828,00
Speciale regeling 2012
€
23.310,00
AF: creditnota betaalde KOC-calls (incl. servicecontract technische helpdesk)
PM
Betaald onderhoud 2012
inclusief
KOC-calls periode 1/10/12 – 31/12/12
inclusief
Aanvullende afspraken Naast de in dit voorstel beschreven condities gelden de navolgende aanvullende afspraken:
De looptijd van het abonnement is 3 jaar en gaat in op 1 januari 2013. De abonnementsvergoeding betreft zowel betaald onderhoud als het KOC. Afzonderlijke afname is niet mogelijk Overeenkomstig het voorstel draagt PinkRoccade het risico m.b.t. de eventuele overschrijding van het voor betaald onderhoud benodigde budget. In het geval van buitenproportionele investeringen (lees: meer dan 25.000 uur per kalenderjaar of betaald onderhoud-projecten die leiden tot volledige nieuwbouw van een applicatie) zullen de GV en PinkRoccade in overleg treden over aanvullende financiering. Dit voorstel vervangt alle bestaande regelingen met betrekking tot betaald onderhoud. Het product CiVision WIZ valt buiten het bereik van deze regeling. Vooralsnog gelden hiervoor aparte afspraken. Eventueel nog niet afgenomen betaald onderhoud-offertes (van vóór 2012) zullen weliswaar worden meegenomen in de berekening van de gemiddelde waarde, maar dienen indien gewenst separaat te worden afgenomen. Niet deelnemende gemeenten zullen voor de noodzakelijke ontwikkelingen in de categorie betaald onderhoud dan ook een separate offerte ontvangen (o.b.v. de Algemene Leveringsvoorden van PinkRoccade). Voor niet deelnemende gemeenten blijven de huidige afspraken m.b.t het gebruik van het KOC ongewijzigd. Gedurende het laatste jaar van de abonnementsperiode zullen de GV en PinkRoccade deze nieuwe abonnementsvorm evalueren. De deelnemende gemeenten zullen o.b.v. deze evaluatie en de dan bekende informatie tijdig een eventueel aangepast voorstel ontvangen voor verlenging van de overeenkomst. Het voorstel geldt onder de voorwaarde dat minimaal 60% van alle klanten voor 1 oktober 2012 besluiten om deel te nemen aan deze nieuwe abonnementsvorm. Mocht dit percentage onverhoopt niet behaald worden, dan zullen de GV en PinkRoccade opnieuw in overleg treden over alternatieve mogelijkheden danwel de voorzetting van de bestaande regelingen.
4 juli 2012 4/5
Tot slot We rekenen erop dat we met deze nieuwe abonnementsvorm een passende oplossing hebben gevonden voor de onbedoelde bijeffecten van de huidige regelingen, en tegelijkertijd verder vorm en inhoud hebben gegeven aan onze ambities op het vlak van klanttevredenheid. U sluit dit abonnement af door het bijgevoegde opdrachtformulier getekend aan ons op te sturen. Dat kan per post, per mail ([email protected]). Heeft u nog vragen of wilt u een toelichting dan kunt u uiteraard contact opnemen met uw accountmanager (Naam AM) via telefoonnummer (Telefoonnummer AM). Met vriendelijke groet, PINKROCCADE LOCAL GOVERNMENT B.V.
Frank van de Vinne Directeur Marketing & Sales
4 juli 2012 5/5
