Met Microsoft Dynamics CRM kan Cyclomedia zijn expansieplannen uitvoeren
Bij CycloMedia was een snelle implementatie van Microsoft Dynamics CRM noodzakelijk om de sterke groei en expansie naar het buitenland op te vangen.
Inleiding CycloMedia Technology BV is een bedrijf dat omgevingen fotografisch in beeld brengt door middel van 3600 panoramafoto‟s. Hiermee voorziet het bedrijf in een sterk groeiende behoefte aan het realistisch en nauwkeurig in kaart brengen van ons land. Om de aangeboden diensten, de contacten en de vragen van de klanten inzichtelijk en beheersbaar te houden heeft men gekozen voor Microsoft Dynamics CRM 3.0 als centraal punt in de organisatie. Behalve klanten hebben ook relaties als leveranciers, partners en contactpersonen een plek gekregen in Microsoft Dynamics CRM. Het CRM-systeem (Customer Relationship Management) is tevens een bron van informatie met verkoopcijfers en in het verleden geleverde producten. ”Ons doel is om de koers van onze onderneming op basis van cijfers en kengetallen snel en accuraat te sturen”, aldus Tony Rook, voorheen werkzaam bij Fujitsu Glovia en QED, nu projectmanager bij CycloMedia. Ook spreken we met Caroline van Hasselt, marketing communicatie manager sinds april 2005. Enthousiast presenteren zij „hun‟ bedrijf.
Het bedrijf Al sinds 1991 heeft CycloMedia ervaring met het systematisch en grootschalig in beeld brengen van omgevingen met 3600 panoramafoto‟s, de zogenaamde cyclorama‟s. Deze beelden worden gemaakt vanaf de openbare weg met een door CycloMedia zelf ontwikkelde technologie. De cyclorama‟s worden gebruikt door gemeenten, provincies, makelaars, financiële instellingen, verzekeringsmaatschappijen en instanties voor de openbare orde en veiligheid. Kortom, iedereen die foto‟s nodig heeft van een plek in Nederland kan bij CycloMedia terecht. CycloMedia is sterk groeiend; in een jaar tijd is het aantal medewerkers gegroeid van 25 naar 85, wat grotendeels te maken heeft met de groei van het aantal buitendienstmedewerkers. Men is namelijk
versneld bezig heel Nederland in beeld te brengen, om daarna de uitrol naar het buitenland in gang te zetten. Ter illustratie: zeven dagen per week zijn er nu 27 auto‟s met 50 medewerkers op de weg om deze klus in Nederland te klaren!
Bestaande systeem niet berekend op expansieplannen Vóór de invoering van Microsoft Dynamics CRM werd er gewerkt met een inmiddels verouderd klantcontactsysteem. Het was niet gebruiksvriendelijk en kon niet geïntegreerd worden met andere producten, zoals bijvoorbeeld Outlook. Het systeem was in het geheel niet flexibel. Een antwoord op een vraag als “Welke klant heeft wanneer wat gekregen”, viel niet uit het systeem te halen, aldus Tony Rook. Tevens schatte men in dat het oude systeem de expansie in de toekomst niet kon bijhouden.
Bij voorkeur Microsoft-software Er is gekeken naar software-oplossingen van diverse leveranciers. Vrij snel is gekozen voor Microsoft Dynamics CRM gezien de herkenbaarheid van de gebruikersinterface en de integratiemogelijkheden met andere Microsoft producten, zoals Microsoft Office en SharePoint. Tony Rook: “Het is onze bedoeling dat de software zo dicht mogelijk bij onze mensen staat. Zij moeten er immers voor zorgen dat de juiste informatie in het systeem terecht komt. Hoe gemakkelijker het voor de mensen is om ermee te werken, des te groter is de kans dat ze er ook echt mee wíllen werken.”
Uitrol werd een uitdaging Als begeleider bij de implementatie is Microsoft Partner Newtel Essence gevraagd, gezien de al bestaande relatie met dit bedrijf. De nieuwste versie van Microsoft Dynamics CRM, versie 3.0 kwam eind 2005 op de markt op het moment, waarop CycloMedia de beslissing nam ermee aan de gang te willen gaan. De documentatie was toen nog niet gereed, er waren nog geen trainingen opgezet en er waren nog geen migratiehulpmiddelen beschikbaar om bestaande gegevens over te zetten. De interne uitrol is gerealiseerd via een zelf on. wikkelde training, nadat een aantal medewerkers eerst zelf een webtraining had gevolgd voor een eerdere versie van Microsoft CRM. Onder meer met informatie die gevonden werd in de vele Newsgroups van Microsoft konden enkele vraagstukken vlot worden opgelost. Tony Rook: “Dat de implementatie toch binnen een tijdsbestek van zes weken gelukt is pleit voor de kwaliteit van deze
software”. Overigens zijn op dit moment voor Microsoft Dynamics CRM 3.0 volop hulpmiddelen, trainingen en documentatie beschikbaar. Voor de invoering van Microsoft Dynamics CRM - is een interne projectgroep opgezet, die bezig blijft met het optimaliseren van de CRM-omgeving. Dit is een proces dat eigenlijk nooit zal stoppen en de projectgroep zal dan ook voor dit doel blijven bestaan. Projectmanager Tony Rook geeft andere gebruikers het advies om zo‟n projectgroep op te richten én in stand te houden, teneinde de effectiviteit van de CRM-functionaliteit steeds verder op te voeren, zodat het niet alleen de gebruikers maar ook het management bijstaat in hun rol.
Bron van informatie als oplossing Microsoft Dynamics CRM is voor CycloMedia de centrale opslagplaats geworden voor informatie, die soepel vanuit Microsoft Office en Outlook kunnen worden geraadpleegd. Caroline van Hasselt: “Al onze relaties zijn in het systeem ingevoerd, zowel de klanten als de leveranciers en de partners. Ook andere contactpersonen die relevant zijn, zijn ingevoerd. Veel e-mailverkeer, taken en afspraken worden met één druk op de knop in het CRM-systeem vastgelegd, een proces dat overigens bijna automatisch gaat. Zo is er een integratie gemaakt met Microsoft Exchange, waardoor de respons op marketingcampagnes die vanuit Microsoft Dynamics CRM worden opgestart automatisch bij het juiste contact in het systeem wordt vastgelegd. Niets komt meer op losse papiertjes terecht”, aldus Caroline van Hasselt, “en daarnaast kunnen we de effectiviteit van Marketing Campagnes snel vaststellen.” Tony Rook vult aan: “Ook de gesprekken met klanten worden in het CRM-systeem vastgelegd, evenals offertes en een bijbehorende verkoopkans of „sales forecast‟. Door uit het CRM-systeem rapporten te genereren, worden beslissingen genomen op basis waarvan het management de organisatie runt.”
Voordelen Bij CycloMedia zijn management en medewerkers enthousiast. Dat enthousiasme is ontstaan door het gebruiksgemak en de flexibiliteit van de software. Men merkt dat de beschikbare informatie beter en vaker wordt gedeeld met anderen, wat mede te danken is aan de vele mogelijkheden om de ingevoerde gegevens te raadplegen. Zo kunnen de gegevens worden bereikt vanuit Outlook, maar ook via internet door middel van de webinterface van Outlook. De laatste blijkt in de dagelijkse praktijk van CycloMedia zelfs de voorkeur te genieten.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 werkt ook nauw samen met Word en Excel. Tony Rook: “Wij houden bij in welke gemeente wij foto‟s maken en hebben gemaakt. Tot voor kort was het voor onze salesafdeling een groot probleem om hier snel zicht op te krijgen. Vanuit CRM kan nu heel eenvoudig een Excel-rapport worden geproduceerd, dat precies laat zien waar in welke gemeente gereden is. De Office-CRM koppeling sluit daarmee precies aan bij wat onze medewerkers graag willen. Daarnaast is de software zeer flexibel, omdat er van alles aan toe te voegen en aan te passen is, zonder dat daar programmeerkennis voor nodig is. We kunnen de standaardfunctionaliteit volledig afstemmen op de rol en de manier van werken van onze medewerkers en van ons bedrijf.”
Kosten ondergeschikt De sterke groei en onze toekomstverwachtingen maakten de investering in Microsoft Dynamics CRM noodzakelijk. Het was een puur strategische keuze om de software aan te schaffen. Tony Rook: “Ik vind dat er een marktconforme prijs aan deze software hangt, al heeft deze niet meegespeeld bij de aanschaf van het product. De investering was gewoon noodzakelijk voor een beter inzicht en het beter bedienen van onze relaties.”
De toekomst CycloMedia is een sterk groeiend bedrijf. Men is druk bezig met het in beeld brengen van Nederland en staat op het punt om zich te richten op de uitrol naar het buitenland. Er zullen verkoopkantoren komen in België, Engeland en in Duitsland. Dat betekent dat het aantal gebruikers van de CRMsoftware alleen maar zal stijgen.
Eisen
Gebruiksvriendelijke software
Integratie met andere Microsoft producten
Mogelijkheid tot produceren van vele soorten overzichten
Hoge mate van aanpasbaarheid
Overzichtelijke rapportage voor management
Voordelen
Gebruiksgemak
De informatie wordt beter en vaker gedeeld
Integratie van met Microsoft Exchange, zoals met marketingacties
Aanpassen standaardfunctionaliteit aan rol van de medewerkers
Flexibele rapportage en toegang tot de opgeslagen informatie
Voor aanpassingen geen programmeerkennis nodig
Herkenbare interface verhoogt acceptatie door gebruikers
Naadloze samenwerking met andere Microsoft producten
Producten
Microsoft Dynamics CRM - www.microsoft.nl/crm
Links
CycloMedia - www.cyclomedia.nl
Newtel Essence - www.newtelessence.nl
