Met Microsoft Dynamics AX blijft Van Ommen zijn concurrentie voor
Groothandel Van Ommen worstelde met een ERP-systeem dat niet meer paste bij de hedendaagse werkwijze van de medewerkers en de exportdoelstellingen van het bedrijf. Microsoft Dynamics AX sluit veel beter aan op de moderne marktfilosofie van Van Ommen.
Van Ommen is één van de marktleiders in de verspanende sector. Verspanen is de verzamelterm voor een aantal gereedschapstechnieken, zoals boren, frezen en zagen, waarbij materiaal wordt verwijderd totdat de gewenste vorm is ontstaan. Van Ommen voert een aantal merken onder private label en levert zo'n 20.000 artikelen uit voorraad vanuit Beekbergen aan zijn dealers. Jaarlijks realiseren de veertig medewerkers een omzet van ongeveer 10 miljoen euro. Het bedrijf richt zich op de Nederlandse markt, maar ook op export naar België en Frankrijk. Strategisch gezien wordt vooral die export steeds belangrijker, omdat Van Ommen nieuwe buitenlandse markten wil veroveren. IT-manager Mark Hollaar vertelt over de overstap naar Microsoft Dynamics AX en de samenwerking met Microsoft Gold Certified Partner HSO.
Vandaag bestellen, morgen in huis Mark Hollaar: “Als technische groothandel dient Van Ommen steeds opnieuw zijn toegevoegde waarde aan te tonen. Het bedrijf opereert in een markt waarin een korte levertijd een van de belangrijkste klantbehoeften is. Snelle orderintake en uitlevering zijn strategisch belangrijk voor Van Ommen, vooral omdat export een kernactiviteit wordt en daar meer bij komt kijken dan bij uitleveringen binnen Nederland. Dit alles vraagt om een professioneel en flexibel ERP/CRM systeem.” Van 1997 tot medio 2005 werkte Van Ommen met een ERP platform gebaseerd op Digis en Iris van Progress. Gezien de beperkingen van dit systeem vond Van Ommen het noodzakelijk uit te kijken naar alternatieven. Marcel Kroon van Microsoft partner HSO: “Van Ommen had met Progress/Digis een verouderd systeem, dat niet aansloot bij de nieuwe communicatie- en verkoopkanalen via e-mail en internet."
Mark Hollaar van Van Ommen onderschrijft deze opvatting. "Een tekstgebaseerde omgeving als Progress/Digis biedt vandaag de dag te weinig mogelijkheden. Zo kregen we meer en meer te maken met applicaties met een grafische gebruikersinterface, terwijl onze orderhandling nog via de tekstgeoriënteerde Progress applicatie liep. De kloof tussen die twee platforms werd almaar groter en we liepen steeds vaker tegen de grenzen aan. Zo waren er geen mogelijkheden voor automatische functies om e-mail te beantwoorden, had onze afdeling Inkoop veel moeite om zijn forecast te maken, ontbrak een CRM module om het contact met onze klanten te onderhouden enzovoort." Van Ommen kwam tot de conclusie dat een meer toekomstgerichte applicatie gewenst was, een die meer aansluit op de hedendaagse manier van zakendoen, met een grafische gebruikersomgeving en voldoende uitbreidingsmogelijkheden met het oog op de toekomst.
De weg naar een nieuwe oplossing Hollaar over het (veelal telefonische) verkoop- en orderproces: "De orderintake verloopt bij ons zeer snel. Verkoper en klant praten op het niveau van artikelnummers en hebben het bijvoorbeeld over „artikelgroep 11500‟ met de „subartikelen 0100, 0200‟. Voor een buitenstaander heel specialistisch maar voor Van Ommen en zijn klanten alledaagse materie. Op deze manier verwerken we zo'n 300 orders per dag met gemiddeld zes orderregels per order." Voor Van Ommen is een snelle orderafhandeling cruciaal, omdat de handelsonderneming zich daarmee kan onderscheiden van zijn concurrenten. De nieuwe applicatie moet daarop aansluiten en moet de snelle uitlevering van bestellingen zelfs nog verder verbeteren. Mark Hollaar: "Na intern een wensen- en eisenpakket te hebben gedefinieerd werd een zogenaamde "longlist" met oplossingen opgesteld. De keuze voor Microsoft Dynamics AX, voorheen Axapta, was strategisch de meest logische, mede omdat de snelheid en de integratie met de reeds in gebruik zijnde Microsoft Office producten grote voordelen zijn. Andere kandidaten die we bekeken hebben, zoals Real, SAP en Oracle vielen hierdoor af." Hollaar: "Vervolgens hebben we gezocht naar een geschikte Microsoft partner met expertise op Dynamics-gebied. HSO trad als beste naar voren. Een goede partner is voor ons essentieel, omdat duidelijk was dat er de nodige energie gestoken moest worden in de opbouw van het artikelbestand en in
specifieke aanpassingen op het gebied van de orderentry.” Van Hollaar verklaart deze noodzakelijke aanpassingen met een beschrijving van het vrij unieke bedrijfsproces bij Van Ommen: "Wij pakken om naar kleinere verpakkingseenheden. We stellen bijvoorbeeld kokertjes samen met daarin tien boren (uit de voorraad) en een verpakkingssticker erop. Zo hebben we 20.000 van die omgepakte artikelen, allemaal met eigen stickers van diverse merken, waaronder ook ons huismerk Phantom. Daar dient de IT op aangepast te kunnen worden, en die vrijheid heb je in Microsoft Dynamics AX."
“We hebben beslist de juiste keuze gemaakt en met Microsoft Dynamics AX een goede ERP-tool in handen om de komende jaren onze strategische (export)doelstellingen te realiseren.” Mark Hollaar, IT-manager bij Van Ommen BV
Ingebruikname van Microsoft Dynamics AX Rond december 2005 was Microsoft Dynamics AX „live‟. In de aanloop daar naartoe werd één key-user benoemd die het aanspreekpunt werd voor zijn afdelingscollega's. Hollaar: “De key-users zijn vanaf het begin bij de overstap betrokken geweest. De uitrol heeft een half jaar geduurd en in die tijd was er wekelijks een key-user overleg. Daarbij werd een zogenoemde interne „issuelijst‟ opgesteld met verbeterpunten, waarvan een aantal een hogere prioriteit had dan bijvoorbeeld de zogenaamde "nice to haves", dus de niet absoluut noodzakelijke verbeterpunten. In december was iedereen getraind en werd er al volop in de nieuwe omgeving gewerkt. Het key-user overleg vindt nog steeds plaats; de issuelijst wordt nu eens in de drie maanden nader bekeken, want we blijven continu op zoek naar verbeteringen." Over de acceptatie onder de gebruikers weet Hollaar te melden: “We hadden een gevarieerde gebruikersgroep, omdat een aantal van hen nog weinig ervaring had met de Windows werkomgeving. Deze groep gebruikers had wat meer aanpassingstijd nodig, maar de meeste gebruikers zagen meteen de voordelen en pikten Microsoft Dynamics AX snel op."
Voordelen
Met Microsoft Dynamics AX is de doelstelling, een snelle orderafhandeling, bereikt. Hollaar: “Dynamics AX heeft de voorraadbeheersing en forecasting sterk verbeterd. Dit komt mede door het inzetten van de add-on „Slim4‟. Klant en verkoper kunnen nu communiceren op artikelniveau, er is meteen te zien wat op voorraad is, orderregels kunnen snel aangemaakt worden enzovoort. Zodra een klant belt, zien we op het orderscherm automatisch zijn gegevens verschijnen. Daartoe hebben we een CTI-koppeling gemaakt, een koppeling tussen het computernetwerk en de telefooncentrale met nummerherkenning. Het zorgt ervoor dat een orderintake weer net even efficiënter en vlotter verloopt. Al dit soort verbeteringen en voorzieningen was vroeger onmogelijk, daarom draagt Dynamics AX daadwerkelijk bij aan het hoog houden van onze filosofie om bestelde artikelen de volgende dag te kunnen uitleveren.” Verder wijst Mark Hollaar op de diverse rapportages, die met Dynamics AX gegenereerd kunnen worden: “Ons management heeft nu snel inzage in de stand van zaken. Hoeveel zit er in orderportefeuille, hoeveel moet er ingekocht worden enzovoort. Op die vragen krijgen ze meteen antwoord. En mocht een bepaalde parameter in de rapportage ontbreken, is die gemakkelijk toe te voegen.”
Toekomstplannen Hollaar heeft zelf een programmeerachtergrond en heeft bij HSO een aanvullende opleiding gehad om zich te specialiseren op het Microsoft platform. Dat stelt hem in staat om veel aanpassingen zelf te doen. Complexe zaken blijven in vertrouwde handen van HSO. Hollaar: “Op de issue-lijst staat nu de nieuwe kortingsstructuur die van Ommen recent in gebruik heeft genomen. Deze moet op korte termijn in het systeem verwerkt worden.” Voor de langere termijn heeft Hollaar een uitbreiding van het Customer Relationship Management op de planning staan: “De CRM functionaliteit beperkt zich op dit moment nog tot het vastleggen van bezoekverslagen door onze buitendienstmedewerkers, maar nu we een tijdje met het Microsoft Dynamics platform hebben gewerkt weten we dat daar veel en veel meer uit te halen is.”
Eisen
Toekomstgerichte applicatie i.v.m. exportgroei
Geen tekstgeoriënteerde omgeving meer
Gemakkelijk aanpasbaar aan veranderende bedrijfsprocessen
Forecasting en voorraadbeheer
Voordelen
Snelle orderintake en -verwerking
Aanpassingen en integratie op alle niveaus mogelijk
Soepele acceptatie door gebruikers
Producten
Microsoft Dynamics AX - www.microsoft.nl/ax
Links
Van Ommen BV - www.vanommen.nl
HSO - www.hsombs.com
