MANAJEMEN MUTU MANAJEMEN OPERASIONAL MINGGU KEDUA BELAS BY. MUHAMMAD WADUD, SE., M.SI. FAKULTAS EKONOMI UNIV. IGM
POKOK BAHASAN • • • • •
PENGERTIAN MANAJEMEN MUTU TQM DAN IMPLEMENTASINYA HOUSE OF QUALITY DAN TABLE OF TABLES PERALATAN KENDALI MUTU
PENGERTIAN SECARA UMUM • MUTU ADALAH SUATU ATRIBUT PENTING DAN MERUPAKAN PEMBEDA SUATU PRODUK ATAU SESEORANG TERHADAP PRODUK ATAU ORANG LAINNYA. • MUTU ADALAH SUATU DERAJAT ATAU KELAS DARI KEUNGGULAN ATAU KEKAYAAN KEBENDAAN • MUTU ADALAH KARAKTERISTIK DARI SUATUPRODUK YANG MENGGAMBARKAN HAKIKAT INDIVIDUAL YANG NYATA DARI PRODUK YANG BERSANGKUTAN
PENGERTIAN (AHLI) • MENURUT JM JURAN (1995) MENYATAKAN MUTU MEMILIKI BANYAK MAKNA DIANTARANYA ADA TIGA YANG SERING DIPAKAI BAIK DALAM KHAZANAH KEILMUAN MAUPUN DALAM PRAKTIK. – MUTU ADALAH KEISTIMEWAAN PRODUK YANG MENJAWAB KEBUTUHAN KONSUMEN – MUTU ADALAH BEBAS DARI CACAT ATAU DEFISIENSI – MUTU ADALAH KESESUAIAN DENGAN TUJUAN PENGGUNAAN
• FANDY & ANASTASIA (1995) DEFINISI MUTU ADALAH ; – MEMENUHI STANDAR YANG DIHARAPKAN OLEH PELANGGAN ATAU KONSUMEN – MEMENUHI SEMUA KEBUTUHAN PARA PELANGGAN PERTAMA KALI DAN SETIAP SAAT – MENYEDIAKAN PRODUK DAN JASA KEPADA PARA PELANGGAN KITA YANG SECARA KONSISTEN DAPAT MEMENUHI KEBUTUHAN DAN PENGHARAPAN MEREKA – UNGGUL DAN ISTIMEWA – MENGHASIKAN PRODUK TERBAIK – KONSISTENSI DAN KAPABILITAS
• TERRY HILL (2000) MENYATAKAN DUA FUNGSI YANG BERBEDA TUGAS DAN PERAN DALAM PEMBUATAN PRODUK DAN JASA YAITU PENJAMINAN MUTU (QUALITY ASSURANCE) DAN PENGENDALIAN MUTU (QUALITY CONTROL) • KAORU ISHIKAWA PENJAMINAN MUTU ADALAH JAMINAN DARI PRODUSEN BAHWA PRODUK YANG DIHASILKAN ATAU DISEDIAKAN MEMENUHI SPESIFIKASI MUTU YANG DIHARAPKAN OLEH KONSUMEN • KAORU ISHIKAWA PENGENDALIAN MUTU ADALAH MENGEMBANGKAN MENDESAIN MEMPRODUKSI DAN MEMBERIKAN LAYANAN PRODUK BERMUTU YANG PALING EKONOMIS PALING BERGUNA DAN SELALU MEMUASKAN PELANGGAN
MANAJEMEN MUTU • TAHAPAN PERKEMBANGAN MUTU DIBEDAKAN DALAM LIMA TAHAP : – QUALITY INSPECTION ERA, PADA ERA INI TANGGUNG JAWAB ATAS MUTU DILETAKKAN PADA QUALITY INSPECTOR.\ – STATISTICAL QUALITY CONTROL ERA, DALAM ERA INI TANGGUNG JAWAB ATAS MUTU DILETAKKAN PADA ENGINEERING DEPARTEMENT – QUALITY ASSURANCE , DITANDAI DENGAN ADANYA IMPLEMENTASI TOTAL QUALITY CONTROL, TOTAL QUALITY MANAJEMEN, DAN QUALITY CONTROL CIRCLE. – STRATEGIC QUALITY ERA, DIDASARKAN PADA INTERNASIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO) – QUANTUM LEAP QUALITY ERA, SUATU FALSAFAH MUTU BERUSAHA MEWUJUDKAN PENINGKATAN MUTU SECARA DRAMATIS, HAL INI DITANDAI DENGAN IMPLEMENTASI SIX SIGMA
PENGELOLAAN MUTU DI INDONESIA • DI INDONESIA PENGELOLAAN MUTU DIDASARKAN PADA PP NO. 15 TAHUN 1991. • MENRISTEK SELAKU KETUA DEWAN STANDARISASI NASIONAL BERTUGAS UNTUK MEMBANTU PRESIDEN RI UNTUK MENYUSUN, MENERAPKAN DAN MELAKUKAN PENGAWASAN ATAS PENGGUNAAN SNI OLEH PERUSAHAAN ATAU ORGANISASI. • UNTUK MENJAGA MUTU DAN MEMBERIKAN PERLINDUNGAN KEPADA KONSUMEN MAKA PEMERINTAH MEMBENTUK BADAN STANDARISASI NASIONAL.
• SEKARANG INI KEDUDUKAN TUGAS DAN FUNGSI WEWENANG BSN DI ATUR DALAM PP NO. 102 TAHUN 2000 – MENGOORDINASIKAN PENGEMBANGAN KEBIJAKAN SERTA PERUNDANGAN-UNDANGAN MENGENAI STANDARISASI NASIONAL – MENGEMBANGKAN DAN MENSOSIALISASIKAN SNI – MENGEMBANGKAN PENILAIAN KESESUAIAN – MENINGKATKAN PERSEPSI MASYARAKAT TENTANG PENGGUNAAN STANDAR DAN PENILAIAN KESESUAIAN – MEMFASILITASI DAN MENINGKATKAN PARTISIPASI MASYARAKAT DALAM STANDARISASI NASIONAL – MEWAKILI KEPENTINGAN INDONESIA DALAM BERBAGAI FORUM STANDARISASI MUTU DI TINGKAT REGIONAL DAN INTERNASIONAL
TQM DAN IMPLEMENTASINYA • TQM ADALAH FILOSOFI MANAJEMEN DILANDASKAN ATAS SEPERANGKAT PRINSIP DAN DIDUKUNG OLEH SEPERANGKAT PERALATAN TEKNOLOGI DAN METODOLOGI YANG TELAH TERUJI DAN ANDAL. • DARI BERBAGAI DEFINISI TQM MENGANDUNG UNSUR POKOK SEPERTI AKTIVITAS SISTEMATIS, EFEKTIF DAN EFISIEN, PEROLEHAN LABA, KETERSEDIAAN, PRODUK DAN JASA, MUTU DAN PELANGGAN
• CIRI-CIRI TQM ; – FOKUS ORGANISASI IALAH UNTUK MEMUASKAN KEBUTUHAN PELANGGAN – MENGEMBANGKAN DAN MEMBERDAYAKAN POTENSI SDM YANG DIMILIKI ORGANISASI SECARA SEMPURNA – MELIBATKAN SEMUA PERSONEL ORGANISASI – MENGELOLA PROSES BISNIS SECARA KESELURUHAN – PENGELOLAAN ORGANISASI DIDASARKAN FAKTA DAN DATA SHAHIH. – MEMBERIKAN NILAI TAMBAH KEPADA MASYARAKAT – TIGA MACAM KOMPONEN MANAJERIAL TQM : • SISTEM PENJAMINAN MUTU • TEKNIK DAN PERALATAN MUTU • KERJA TIM
HOUSE OF QUALITY DAN TABLE OF TABLES
3 RANCANGAN KARAKTERISTIK MENURUT PERSEPSI INDUSTRI
1 PERSYARATAN PELANGGAN
4 MATRIKS HUBUNGAN SPESIFIKASI KEINGINAN PELANGGAN DAN PERSYARATAN INDUSTRI 6 PENILAIAN ANTARA CAPAIAN NILAI DAN TARGET, BAIK ASPEK TEKNIK MAUPUN NILAI
2 PERBANDINGAN DENGAN PESAING (BENCHMARKING)
GAMBAR RUMAH TSB MERUPAKAN SEBUAH MATRIKS RUMAH MUTU YANG MENGHUBUNGSILANGKAN KEBUTUHAN DARI PELANGGAN DAN PERSYARATANMUTU SPESIFIK YANG TELAH DITETAPKAN PERUSAHAAN.
PERALATAN KENDALI MUTU • AFFINITY DIAGRAM, SUATU ALAT YANG MENGUMPULKAN SEJUMLAH BESAR DATA LISAN (GAGASAN, PENDAPAT) DAN MENGORGANISASINYA KE DALAM PENGELOMPOKAN INFORMASI BERDASARKAN PADA HUBUNGAN ALAMI DATA YANG BERSANGKUTAN • BRAIN STORMING, SUATU ALAT YANG DIGUNAKAN OLEH TIM KERJA YANG ADA UNTUK MELAKUKAN EKSPOLARASI YANG KREATIF ATAS PILIHAN ORGANISASI DI DALAM SUATU LINGKUNGAN BEBAS DARI KRITIK • CAUSE AND EFFECT DIAGARAM ATAU FISHBONE DIAGRAM, SUATU ALAT GRAFIS YANG DIGUNAKAN UNTUK MENGIDENTIFIKASI, MENYORTIR DAN MENUNJUKAN SEBAB AKIBAT SUATU MASALAH.
MUTU JASA • DIMENSI MUTU JASA : – RELIABILITY, KEANDALAN YAITU KEMAMPUAN UNTUK MEMBERIKAN PELAYANAN YANG SESUAI DENGAN JANJI YANG DITAWARKAN – RESPONSIVENESS, TANGGAPAN YAITU RESPON ATAU KESIGAPAN KARYAWAN DALAM MEMBANTU PELANGGAN – ASSURANCE, JAMINAN YAITU KEMAMPUAN KARYAWAN MEMILIKI PENGETAHUAN MENGENAI PRODUK SECARA TEPAT, RAMAH, PERHATIAN DAN SOPAN DALAM PELAYANAN – EMPHATY, PERHATIAN YAITU PERHATIAN DARI PERUSAHAAN KEPADA PELANGGAN – TANGIBLES, BUKTI FISIK YAITU PENAMPILAN FASILITAS, KEBERSIHAN, KERAPIAN, KENYAMANAN RUANGAN, KELENGKAPAN PERALATAN KOMUNIKASI, DAN PENAMPILAN
IMPLEMENTASI TQM: PENGENDALIAN DAN PERBAIKAN MUTU
PENDAHULUAN TQM TQM DAPAT DIIMPLEMENTASIKAN DENGAN MENGGUNAKAN TIGA PROSES MANEJERIAL, YAITU PERENCANAAN, PENGENDALI DAN PERBAIKAN. KETIGA ISTILAH TERSEBUT DIKENAL DENGAN TRILOGI JURAN, YAITU : 1. PERENCANAAN MUTU (QUALITY PLANNING)
- MENGEMBANGKAN PRODUK DAN PROSES UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN PELANGGAN. 2. PENGENDALIAN MUTU (QUALITY CONTROL) - MENGEVALUASI KINERJA AKTUAL MEMBANDINGKAN STANDAR DAN BERTINDAK MENANGANI PENYIMPANGAN.
DENGAN
3. PERBAIKAN MUTU (QUALITY IMPROVEMENT) - MENINGKATKAN KINERJA MUTU KE TINGKAT YANG DIKEHENDAKI.
15
Waktu tunggu (menit)
10
Puncak sporadis Zona awal pengendalian mutu
Perbaikan Mutu
Pengendalian mutu (selama operasi)
Perencanaan mutu
Zona baru pengendalian mutu
5 0
Pelajaran yang diperoleh
DIAGRAM TRILOGI JURAN
waktu
PENGENDALIAN MUTU PENGENDALIAN MUTU = PENGENDALIAN PROSES TERDIRI ATAS BEBERAPA KEGIATAN : • MENGEVALUASI KINERJA NYATA PROSES • MEMBANDINGKAN KINERJA DENGAN TUJUAN MUTU • MELAKUKAN TINDAKAN JIKA ADA PENYIMPANGAN
PROSES
PENGGERAK
SENSOR
TUJUAN
PENILAI
SIKLUS UMPAN BALIK PADA PENGENDALIAN PROSES
● SENSOR = ALAT PENDETEKSI KHUSUS
CONTOH :
INSTRUMEN PENGUKUR (TERMOMETER, METERAN AIR, METERAN LISTRIK DAN SEBAGAINYA)
PANCA INDRA MANUSIA (SASARAN MANUSIA)
DIAGRAM KENDALI (CONTROL CHART)
INDEKS HARGA KONSUMEN
● PRESISI DAN AKURASI SENSOR
PRESISI
: KEMAMPUAN SENSOR MEMPRODUKSI HASIL YANG SAMA PADA PENGUJIAN ULANG
AKURASI : KEMAMPUAN SENSOR MEMBERI KEBENARAN (NILAI YANG SESUAI DENGAN NILAI SESUNGGUHNYA)
PRINSIP PENGENDALIAN MUTU INPUT
PROSES
feedforward
OUTPUT
feedback PENGUKURAN
tindakan koreksi
REGULATOR
PENILAIAN
SIKLUS PENGENDALIAN “Feedback” dan “Feedforward”
SPESIFIKASI
KARAKTERISTIK PENGUKURAN ● YANG DIUKUR : BAHAN, PROSES ATAU PRODUK ● CARA PENGUKURAN √ PANCA INDRA (SENSORI)
√ INSTRUMEN (PH METER, TERMOMETER, FLOWMETER, DSB) √ AUTOMATIC ATAU MANUAL ● TITIK PENGUKURAN
√ PENERIMAAN BAHAN (MENTAH, SEMI PROSES) √ SELAMA PROSES √ SEBELUM DISTRIBUSI (PRODUK AKHIR)
UNIT PENGUKURAN ● OFF – LINE : SAMPLING SECARA MANUAL → LABORATORIUM → ANALISIS
● AT – LINE TEMPAT
: SAMPLING SECARA MANUAL → ANALISIS DI
● ON – LINE
: SAMPLING OTOMATIS → ANALISIS OTOMATIS
● IN – LINE PRODUK
: MENGGUNAKAN SENSOR TERHADAP ALIRAN
SUMBER VARIASI DALAM PROSES PRODUKSI
● MATERIALS
● ENVIRONMENT ● METHODS & MEASURES
● MACHINES, EQUIPMENTS & TOOLS ● PEOPLE
TITIK-TITIK PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI PRODUK HASIL PERTANIAN MATERIALS
ENVIRONMENT
METHODS & MEASURES
PROCESS CONTROL MATERIAL SUPPLY
RECEIVING INSPECTION
PROCESSING
MACHINES, EQUIPMENT & TOOLS
RECEIVING INSPECTION
PEOPLE
DISTRIBUTION
PENGERTIAN PERBAIKAN MUTU - “PERBAIKAN” → PENCAPAIAN TINGKAT KINERJA DIBANDINGKAN KEADAAN SEBELUMNYA - PERBAIKAN MUTU : SUATU PENDEKATAN SISTEMATIS UTNUK MEMPERBAIKI SUTAU SISTEM MUTU - PERBAIKAN MUTU MENCAKUP : √ MEMPERBAIKI “FITNESS FOR USE” (MUTU RANCANGAN) √ MENGURANGI DEFFECT AND ERROR (MUTU KESESUAIAN)
MENINGKATKAN “FITNESS FOR USE” (MUTU RANCANGAN) • • • •
MUTU YANG LEBIH BAIK BAGI PENGGUNA PANGSA PASAR MENINGKAT HARGA JUAL LEBIH TINGGI REPUTASI MENINGKAT
MENGURANGI “DEFECT” DAN “ERROR” (MENINGKATKAN MUTU KESESUAIAN)
• MENURUNKAN HARGA PRODUK DAN KEKESALAN KONSUMEN • MENURUNKAN BIAYA PRODUKSI • MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS • MENURUNKAN VOLUME (PENYIMPANAN)
FIRE FIGHTING VERSUS IMPROVEMENT MASALAH MUTU SPORADIS VERSUS MASALAH KRONIS (JURAN, 1988)
Buruk 20
<- kenaikan sporadis -> fire fighting Kinerja (%) 10
Gain Kronis -> Improvement Baik 0 Waktu
SIKLUS PENGENDALIAN DAN PERBAIKAN MUTU (KAMPRAATH DAN MERCELIS, 1981)
INPUT
PERBAIKAN RANCANGAN (SPESIFIKASI)
PROCESS
OUTPUT
TINDAKAN KOREKSI
PENGUKURAN
MASALAH
REGULATOR
INSIDENTAL
Evaluasi (pengujian) MASALAH STRUKTURAL
ANALISIS
STANDARD SPESIFIKASI
PENDEKATAN UMUM PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN (ANNEX ISO-9004 : 2000)
– MELAKSANAKAN PROYEK-PROYEK TEROBOSAN : MEREVISI DAN MEMPERBAIKI PROSES YANG ADA SAAT INI MENG-IMPLEMENTASIKAN PROSES BARU DILAKUKAN “TIM LINTAS FUNGSIONAL” – MELAKUKAN LANGKAH-LANGKAH KECIL : PERBAIKAN PROSES DILAKUKAN PADA PROSES YANG ADA OLEH MASINGMASING PELAKU PROSES
PROYEK-PROYEK TEROBOSAN (BREAKTHROUGH PROJECTS) • MENERAPKAN PERANCANGAN ULANG PROSES • TINGKAT PERBAIKAN BISA MENCAPAI 50% - 1000% • PRINSIP UMUM MELIPUTI ANTARA LAIN : 1. 2. 3. 4.
MENGURANGI PEKERJAAN TANGAN (MANUAL) MENGURANGI LANGKAH PROSES MENYUSUN PROSES SECARA PARALEL DARIPADA BERURUTAN MELIBATKAN PERSONIL KUNCI LEBIH AWAL UNTUK MENCEGAH KESALAHAN
LANGKAH PENTING PERBAIKAN PROSES SUATU SISTEM 1.MENETAPKAN PROSES – MENGUMPULKAN INFORMASI TENTANG PROSES – MENDOKUMENTASIKAN PROSES – MEMBUAT DIAGRAM ALIR
2. MENGANALISIS PROSES – KONDISI PROSES – KONDISI SETIAP LANGKAH PROSES (SUB PROSES) – PELUANG PERBAIKAN
3. PERANCANGAN ULANG PROSES – MENGGUNAKAN HASIL ANALISIS – MENDOKUMENTASIKAN PERBAIKAN (PENGURANGAN WAKTU, BIAYA, WASTE, TURNOVER PEGAWAI, KECELAKAAN DAN BAHAYA, PENINGKATAN MUTU, KONDISIKERJA, PROVIT DAN KEPUASAN PELANGGAN)
PERANGKAT PERBAIKAN MUTU SEVEN TOOLS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
CHECK SHEET FLOWCHART SCATTER DIAGRAM HISTOGRAM PARETO ANALYSIS CONTROL CHART COURSE AND EFFECT DIAGRAM
PERSYARATAN POKOK UNTUK PERBAIKAN MUTU • MELATIH KARYAWAN MENGENAI METODA STATISTICAL PROCESS CONTROL (SPC) • MENERAPKAN SPC SEBAGAI BASIS OPERASI HARIAN • MEMBANGUN TIM KERJA DAN MENDORONG KETERLIBATAN KARYAWAN • MENGGUNAKAN PERANGKAT PEMECAHAN MASALAH DALAM TIM KERJA • MEMBANGUN RASA MEMILIKI TERHADAP OPERATOR DALAM PROSES
BEBERAPA METODA PERBAIKAN MUTU 1. SIKLUS PDCA / PDSA DEMING SIKLUS DEMING (PDSA)
PLAN
DO CHECK/STUDY ACT
RINCIAN KEGIATAN • MEMPELAJARI PROSES • MENGANALISIS MASALAH/PENYEBAB • MENYUSUN RENCANA PERBAIKAN • MENCOBA RENCANA PERBAIKAN • MENGUKUR KINERJA • MENGEVALUASI HASIL • MEREVISI RENCANA JIKA TIDAK BERHASIL • MEN-STANDARISASI JIKA BERHASIL
2. MODEL SIX SIGMA : DMAIC KEGIATAN
PERBAIKAN PROSES
PERANCANGAN (ULANG) PROSES
- Identifikasi masalah - Tetapkan tujuab perbaikan - Pemetaan proses
- Identifikasi masalah khusus - Identifikasi peningkatan persyaratan pelanggan
- Mengukur kinerja proses saat ini
- Mengukur kinerja proses saat ini
ANALIZE
- Analisis kinerja proses - Membuat hipotesis penyebab masalah - Verifikasi akar masalah
- Identifikasi praktek-praktek terbaik - Evaluasi rancangan proses saat ini - Identifikasi peluang perancangan ulang
IMPROVE
- Menyusun alternatif solusi penghilangan akar masalah - Menguji solusi - Standarisasi hasil uji solusi
- Merancang proses baru - Uji coba rancangan baru - Standarisasi proses sesuai hasil uji coba rancangan baru
CONTROL
- Mengukur kinerja proses sesuai - Mengukur kinerja proses baru kondisi perbaikan - Melakukan evaluasi terhadap kinerja - Lakukan tindakan koreksi jika ada proses baru ketidak sesuaian
DEFINE
MEASURE
3. BENCHMARKING • MENCARI PRAKTEK-PRAKTEK TERBAIK • ADA BEBERAPA JENIS : A. INTERNAL B. COMPETITIVE C. FUNCTIONAL D. GENERIC • LANGKAH-LANGKAH BENCHMARKING : – MEMILIH SUBYEK – MEMILIH PERUSAHAAN PEMBANDING – MENGUMPULKAN INFORMASI EKSTERNAL – ANALISIS DATA DAN MENERAPKAN PERBAIKAN – EVALUASI PENINGKATAN KINERJA
LATIHAN (1). JELASKAN SUMBER VARIASI PADA PROSES PRODUKSI HASIL PERTANIAN (2). JELASKAN PERBEDAAN SIKLUS PENGENDALIAN “FEEDBACK” DENGAN “FEEDFOWARD”
(3). APA YANG DIMAKSUD DENGAN SENSOR PADA PROSES PENGENDALIAN MUTU ? TERANGKAN PERBEDAAN ANTARA PRESISI DAN AKURASI !
(4). JELASKAN SIKLUS PDCA DEMING (5). JELASKAN BEBERAPA PENDEKATAN UNTUK PERBAIKAN MUTU !
Daftar Pustaka Gasperz, Vincent. 2005. Total Quality Management. PT Gramedia Pustaka Utama. Luning.P.A., Marcelis.W.J. dan Jongen.W.M.F. 2002. Food Quality Management, A Techno-Managerial Approach. Wageningen Pers. JURAN.J.M. dan F.M. GRYNA. Juran’s Quality Control Handbook.1998. McGrawHILL Book Company, Network. Miranda dan Amin W.T. 2002. Six Sigma : Gambaran Umum. Penerapan dan Metode-Metode yang Digunakan Untuk Perbaikan. Harvarindo. Tenner.A.R.dan I.J.Detoro.1992. Total Quality Management. Addison-Wesley Publishing Company.
