Modul ke:
MANAGEMENT PR Pokok Bahasan Communication Audit In PR Activities
Fakultas
Ilmu Komunikasi Program Studi
PUBLIC RELATIONS www.mercubuana.ac.id
Dewi S. Tanti, M.I.Kom.
DEFINITION
• Audit Komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.
Istilah “ Audit Komunikasi” berada dalam lingkup pembahasan komunikasi organisasi “Audit Komunikasi” mengisyaratkan bahwa komunikasi adalah nyawa kehidupan organisasi (lifeblood of an organization) Gerald Gollhadber (dalam Andre Hardjana,2000:10) :”Sebagaimana pemeriksaan yang dilakukan oleh para akuntan dan para dokter memberikan informasi yang di butuhkan untuk menjaga kesehatan klien-kliennya, demikianlah audit komunikasi memberi informasi dini yang dapat mencegah terjadinya suatu kehancuran besar”.
9 “Audit
Komunikasi” atau “communication audit” adalah “ Sebuah struktur konseptual dan methodologis…. (yang digunakan) untuk pemeriksaan proses-proses komunikasi didalam organisasi (Greenbaum dalam Hardjana,2000:9)
9Audit Komunikasi bersifat “komprehensif dan dapat di pertanggung jawabkan secara akademik”
KEGUNAAN AUDIT Fungsi Organisasi : - Konformitas - Adaptasi - Morale - Institusionalisasi Fungsi Komunikasi - Regulatif - Inovatif - Integratif - Informatif/instruktif
SAAT MELAKUKAN AUDIT • Sebelum manajemen melakukan perubahan • Setelah manajemen membuat perubahan • Terjadinya hal-hal yang “ganjil” dalam organisasi : - Perbedaan pandangan antara manajemen dan karyawan - Biaya tagihan telepon melonjak - Keluar masuk karyawan tinggi - dll. • Untuk pemeriksaan rutin (check-up)
TUJUAN POKOK MENGADAKAN AUDIT KOMUNIKASI • • • • • •
Menentukan “lokasi” dimana kelebihan muatan atau kekurangan muatan informasi’ Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau kepada sumber-sumber informasi; Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi secara khusus mengukur sejauhmana kepercayaan antar pribadi dukungan keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan; Mengenali jaringan-jaringan yang aktif operasional (rumor) pesanpesan sosial dan pesan kedinasan; Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek. Mengenali katagori-katagori tentang peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong- positif maupun negatif.
LANJUTAN • Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi dalam berkaitan dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi. • Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap dan perilaku, praktek-praktek kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis Audit Komunikasi
ALASAN POKOK PENYELENGGARAAN AUDIT KOMUNIKASI • Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik; • Ingin membuat diagnosis tentan masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma; • Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi; • Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal.
LANJUTAN • Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatankegiatan komunikasi • Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark); • Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok banding yang sudah ditetapkan; • Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi Komunikasi dalam organisasi; • Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru;
TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI Memberikan informasi dini untuk mencegah terjadinya suatu kehancuran besar dalam suatu organisasi Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi (: memastikan komunikasi menopang terhadap kehidupan organisasi.
RUANG LINGKUP AUDIT KOMUNIKASI • Berdasarkan jenisnya : 1. Mini Audit 2. Total Audit • Berdasarkan Obyek Audit : 1. Audit Media Komunikasi 2. Audit Komunikasi di dalam organisasi 3. Audit komunikasi keorganisasian
PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT (MECHANISM) • • • •
Menemukan apa yang “kita “ perkirakan; Menemukan apa yang “mereka “perkirakan; Mengevaluasi segala perbedaan; Membuat sejumlah rekomendasi;
RENCANA KERJA AUDIT KOMUNIKASI SISTEM KOMUNIKASI ORGANISASI •
Tahap 1 : Pencarian fakta 1. Selidiki unit organisasi dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan fungsional, ciri-ciri personal, dan faktor-faktor situasional; 2. Catat-jenis-jenis pengendalian dalam sistem komunikasi organisasi; 3. Tentukan kebijakan-kebijakan organisasi yang berkaitan dengan jaringankomunikasi dasar; 4. Catat secara lengkap semua kegiatan komunikasi termasuk unsur-unsur komunikasi penting, metode-metode teknis dan peralatan-peralatan yang digunakan;
•
Tahap 2 : Analisis 1. Slidiki dan klasifikasi kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatan komunikasi menurut jaringan-jaringan komunikasi untuk mencapai pemahaman yang lebih besar tentang sistem komunikasi organisasi.
LANJUTAN 2. Gunakan berbagai teknik pengukuran untuk memperoleh data yang mencerminkan tingkat pencapaian ke tujuan-tujuan dari jaringan komunikasi. 3. Catat-kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem komunikasi organisasi tersebut dalam kaitannya dengan faktor-faktor situasional, termasuk struktur, proses dan kepemimpinan. •
Tahap 3 : Evaluasi dan Pelaporan 1. Tarik kesimpulan-kesimpulan sementara tentang kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem komunikasi organisasi secara keseluruhan. 2. Bicarakan kesimpulan-kesimpulan sementara tersebut dengan para pejabat manajemen yang berkepentingan.
LANJUTAN 3. Buat kesimpulan –kesimpilan akhir yang menunjukkan dimana letak pusat-pusat efektivitas dan efisiensi komunikasi; 4. Sebutkan beberapa rekomendasi yang bermanfaat untuk melakukan perubahan program ataupun program penunjang komunikasi dengan rincian lengkap yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi tersebut.
LANGKAH-LANGKAH DALAM AUDIT PELAKSANAAN AUDIT KOMUNIKASI •
Studi Kelayakan (feasibility study)
•
Pertemuan Perkenalan ( Introductory meeting);
•
Alat-alat Pengukuran profil (profile Instrumens);
•
Tindak lanjut dari penggunaan alat-alat pengukuran profil (followup of profele instruments)
•
Pengumpulan data dari unit-unit yang saling melengkapi (complementary unit data collection)
•
Analisis dan menjahit data (Analysis and meshing of data);
•
Pertemuan untuk analisis data;
•
Laporan sementara; (interm report)
•
Pembentukan kelompok-kelompok tugas
•
Evaluasi oleh kelompok-kelompok tugas ;
LANJUTAN • Pertemuan lengkap kelompok-kelompok tugas; • Laporan akhir; • Pertemuan laporan akhir • Penyerahan laporan kepada pimpinan organisasi
METODE AUDIT KOMUNIKASI ¾ Kuantitatif (survey): dengan cara berfikir hypotetico-deductive ¾ Kualitatif (fenomenologi) : dengan cara berfikir grounded-theory
METODE KUANTITATIF AUDIT KOMUNIKASI DENGAN SURVEY • B-1-1 Jenis : 9 9
- Deskriptif : menjelaskan satu variabel - Eksplanatif : menjelaskan hubungan antar variabel (bivariat, multivariat)
TAHAPAN AUDIT KOMUNIKASI DENGAN SURVEY o Tentukan jenis audit komunikasi yang mau dilakukan (audit media komunikasi; audit komunikasi di dalam organisasi, atau audit komunikasi keorganisasian) o Kuasai “konsep atau teori” yang berlaku untuk masing-masing jenis audit. o Jabarkan/operasionalisasikan “konsep/teori” itu kedalam” variabel”
TAHAPAN … ( LANJUTAN )
• Kemudian atas dasar operasionalisasi konsep itu buatlah pertanyaan/kuisioner audit terbuka, tertutup atau setengah terbuka. Perhatikan rencana analisis data secara statistik; apakah deskriptif (univariat) atau eksplanatif (bivariat, multi variat).
TAHAPAN…. (LANJUTAN) Tentukan “populasi dan sampel yang akan diwawancarai secara berstruktur tadi. Teknik penarikan sampel apa yang mau di pakai ? Sebarlah kuesioner agar di isi oleh responden bisa : 1. Face to face 2. Self adminisgtrated 3. By phone Lakukan dulu pre-test sebelum turun lapangan.
TAHAPAN…. (LANJUTAN)
• Pengolahan data : perhatikan kelengkapan dan kebenaran jawaban; • Analisis data : - Deskriptif : Mean, Median, Modus - Eksplanatif : Menguji hubungan / pengaruh • Penyajian Data dan Hasil Analisis : Distribusi Frekuensi (Tallus), Grafik Balok,… • Laporan (bahasa mesti komunikatif).
VARIABEL POKOK DALAM AUDIT KOMUNIKASI INTERNAL DARI SUATU ORGANIASI •
Kewenangan dan Tanggung jawab;
•
Saluran informasi; jaringan komunikasi;
•
Kontak dengan ligkungan;
•
Pengharapan atau ekspektasi;
•
Interaksi;
•
Jenis dan aspek pesan;
•
Bentuk pesan atau mediakomunikasi
•
Motivasi;
•
Tujuan-tujuan
•
Fungsi-fungsi operasional;
•
Struktur organisasi;
•
Keterampilan karyawan;
KUESIONER UNTUK AUDIT KOMUNIKASI MINI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI • • • •
Aspek Manajemen; Organisasi; Kegiatan-kegiatan komunikasi; Umpan Balik;
PERTANYAAN-PERTANYAAN DASAR UNTUK AUDIT KOMUNIKASI •
Masing-masing pertanyaan dalam daftar masih harus di jabarkan lagi dan dirinci menjadi beberapa pertanyaan lagi, sehingga dapat memperjelas jawaban yang diperoleh dari responden.
•
Contoh : 1. Apa faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi sistem komunikasi ? 2. Apa faktor-faktor struktural yang mempengaruhi sistem Komunikasi ? 3. Apa saja dampak dari rasa tertekan (stres) dan rasa takut pada kegiatankegiatan komunikasi dalam dalam organisasi? 4 .Apa hubungan antara mekanisasi dan kegiatan komunikasi ? 5. Bagaimana komputer dapat digunakan untuk membuat simulasi tentang masalah-masalah komunikasi dan berbagai kegiatan komunikasi.? 6. Apa saja variasi bentuk komunikasi non verbal yang terdapat dalam organisasi.
METODE KUALITATIF : AUDIT KOMUNIKASI DENGAN FGD • B-2-1 Sifat : Eksploratif : menggali data dari lapangan. • Menemukan pola-pola jawaban. • Membuat “teori” berdasarkan temuan data (grounded theory)
B-2-2 Tahapan 9 Tentukan jenis audit yang mau di lakukan 9 Tetapkan data yang ingin digali 9 Buatlah “guide line” pertanyaan FGD; 9 Tentukan “ siapa “ yang akan menjadi anggota FGD 9 Tunjuk seorang moderator untuk memandu FGD 9 Record perbincangan dalam FGD
TAHAPAN.. (LANJUTAN) • Olah dan analisis hasil diskusi FGD Temukan “Grounded theory” • Laporan • Catatan : Dalam pelaksanaan : Metode Kuantitatif dan Metode Kualitatif bisa bersifat saling melengkapi.
LAPORAN : WUJUD DARI PROPOSAL 9 Laporan hasil Audit Komunikasi adalah realisasi dari proposal (TOR) Audit Komunikasi 9 Latar belakang, fokus, dan tujuan kajian pada proposal”dibuktikan” dalam laporan 9 Metode audit dalam proposal terlihat di pakai dalam laporan. 9 Manfaat audit yang di janjikan, muncul dalam bentuk rekomendasi dalam laporan.
BAGIAN – B SISTIMATIKA ISI LAPORAN ISI LAPORAN MELIPUTI : 1. Executive Summary 2. Latar belakang masalah 3. Fokus Kajian 4. Tujuan kajian 5. Landasan konseptual 6. Metode yang di pakai (Kuanti, Kuali) 7. Hasil audit (hasil analisis data) 8. Intepretasi, kesimpulan, dan rekomendasi 9. Lampiran-lampiran (hasil olah data)
ISI LAPORAN… (LANJUTAN)
Executive Summary Berisi : 1. Background 2. Purpose 3. Methode 4. Result 5. Implication
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN) Latar Belakang Bagian berisi gambaran masalah atau atmosfir organisasi hingga penting dan perlu bagi korporasi untuk diaudit. Fokus Kajian Bagian ini berisi ruang lingkup audit komunikasi Yang akan di kaji dalam lingkup/jenis masalah yang di audit.
ISI LAPORAN… (LANJUTAN) Tujuan Kajian Nyatakan tujuan kajian sesuai dengan latar belakang dan fokus kajian. Bila mana perlu tulis, tujuan utama dan di tunjang oleh jabaran tujuan-tujuan rinciannya. Landasan Teoritis Muatlah hasil tinjauan kepustakaan yang berisi “teori/konsep” dan contoh-contoh hasil audit yang relevan dengan masalah yang dikaji sebagai bentuk “state of the art” .Sertakan “footnote” atau referensi”
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN) Metode Audit Paparkan metode audit yang di pakai. Tunjukkan “jalan fikiran” yang di pakai dalam mengaudit. Jelaskan tahapan riset yang di lalui, mulai dari proses pengumpulan data hingga rekomendasi yang akan diberikan. Hasil Audit Beberkanlah hasil analisis terhadap data yang terkumpul : 1. - Kuantitatif : - Statistik Deskriptif - Statistik Eksplanatif 2. - Kualitatif - Deskriptif tebal (thick description) Berikan pula catatan-catatan penting terhadap data yang menonjol.
ISI LAPORAN… (LANJUTAN)
1. Interpretasi, Kesimpulan, ekomendasi 2. Interpretasi berisi hasil diskusi antara hasil temuan/hasil analisis dan landasan teoritis 3. Kesimpulan berisi temuan-temuan penting dari hasil kajian dan interpretasi. 4. Rekomendasi berisi berisi saran-usulan untuk perusahaan base on hasil kajian.
ISI LAPORAN.. (LANJUTAN)
Penutup Laporan sebaiknya bukan saja lengkap, obyektif, tetapi juga menarik. Kepiawaian berbahasa penting dalam membuat laporan. Laporan memiliki dimensi Retoris ( penyampaian yang menarik) Eksplorasi kemampuan anda untuk mengartikulasikan hasil kajian sehingga dirasakan “kehadiran hasil kajian itu” oleh pembaca.
Terima Kasih Dewi S. Tanti, M.I.Kom.
