ACCOUNT MANAGEMENT Administration Skill Modul ke:
Fakultas
Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi
Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
SUHENDRA, S.E., M.Ikom
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu kata ad (intensif) dan ministrare (melayani, membantu, atau mengarahkan). Jadi pengertian administrasi adalah melayani secara intensif (Rahmat, 2013:24). Administrasi menurut Purwanto (1998:10) adalah kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan dalam mencapai suatu tujuan. Administrasi dalam bahasa Inggris ”administration” berarti ”mengelola (to manage), atau menggerakan (to direct). Sedangkan dalam bahasa Belanda ”administratie” mempunyai pengertian tata usaha mencakup manajemen kegiatan-kegiatan organisasi (bestuur) dan manajemen sumber daya, seperti finalsial, personel, dan gudang (bebeer). Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan memberi layanan dalam mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola materi ke arah suatu tujuan yang ditetapkan dalam organisasi (Nawawi, 2009:30).
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill Ilmu administrasi secara filosofis mengkaji hal-hal berikut : 9Pengorganisasian seluruh jenis obyek administrasi yang diarahkan pada pencapaian tujuan. 9Sistem kerja sama dalam melaksanakan tugas dan kewajiban administrasi, 9Pedoman kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok orangorang ke arah pencapaian tujuan bersama. 9Proses tata kerja dalam organisasi secara sinergis. 9Penyelenggaraan usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. (Rahmat, 2013:26).
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill
Menurut Admosudiro (1980) dikutip (Nawawi, 2009:32), administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata uhsaha (clerical work, office work). Administrasi dalam arti sempit atau tata usaha pada hakekatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi. Kegiatan administrasi meliputi kegiatan mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan. Administrasi sebagai ”rangkaian kerjasama” merupakan pengertian administrasi dalam arti luas. Administrasi adalah keseluruhan proses aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efisien melalui orang lain (Stephen P. Robbins, 1983).
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill Menurut The Liang Gie, dikutip (Rahmat, 2013:30), unsur-unsur administrasi sebagai berikut : Organisasi, yaitu unsur pertama dari administrasi yang merupakan tempat menjalankan kegiatan-kegiatan administrasi. Dalam organisasi dikelompokkan orang-orang, tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan antar pekerja atau unit-unit tugas. Manajemen, yaitu menggerakan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama tercapai. Komunikasi, yaitu menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Kepegawaian, yaitu mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama yang bersangkutan. Keuangan, yaitu rangkaian mengelola keuangan pembelanjaan dan pertanggungjawaban keuangan.
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill
Administrasi bisnis
merupakan suatu tata susunan yang mengklasifikasikan dan menjelaskan setiap tahaptahap pekerjaan dalam bisnis yang disajikan secara jelas dan tegas serta terencana.
Secara umum administrasi bisnis disusun dan dibuat untuk mewujudkan berbagai tujuan, yaitu ; Menciptakan arah pekerjaan tertata sesuai dengan visi dan misi manajemen perusahaan. Membangun pengawasan dan bisa menghindari kesalahan yang mungkin timbul selama pekerjaan dilakukan. Menumbuhkan kepercayaan kepada para stakeholder terhadap kinerja perusahaan, baik jangka pendek dan jangka panjang.
1. Konsep Dasar Adminsitration Skill
Keahlian administrasi (administration skill) adalah keahlian dalam melakukan rangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan secara efisien melalui orang lain. Kegiatan tersebut meliputi : 9 Perencanaan (Planning), 9 Pengorganisasian (Organizing), 9 Pelaksanaan (Actuating), 9 Pengawasan (Controlling), dan 9 melakukan Evaluasi (Evaluating).
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management Tanggung jawab Account Executive (AE) pada agency advertising adalah memiliki keterampilan administrasi (Administration Skill). Seperti yang diuraikan targetjobs.co.uk, tanggung jawab advertising account executive meliputi : konsultasi dengan klien mengenai kampanye iklan yang akan dibuat, presentasi saat pitching, konsep dan biaya, mengajukan proposal penawaran dan konsep kreatif, negosiasi budget dan jadwal pelaksanaan, memonitor progres pekerjaan dan membuat laporan pekerjaan kepada klien setiap tahapan, mengirimkan hasil produksi untuk dipreview oleh klien, melakukan supervisi pada setiap tahapan, membuat administrasi keuangan.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management
Home » Careers advice » Job descriptions » Advertising account executive: job description
Advertising account executive: job description Advertising account executives or handlers liaise with clients and agency staff in the administration of advertising campaigns and the co--ordination of associated work. What does an advertising account executive do? Typical employers | Qualifications and training | Key skills Advertising account handlers are employed by advertising agencies to administer the accounts of a small number of clients (between one and five companies), for whom they are the key contact. They are required to know the client and understand exactly what it is that they do and what it is that they want to sell. Their responsibilities could include: consulting clients about campaign requirements presenting campaign pitches and costs to clients passing proposals to appropriate media/creative staff negotiating time--scales and budgets monitoring work progress and keeping in contact with clients at all stages delivering final products for review report writing staff supervision financial administration The work can be pressurised with tight deadlines. Starting salaries can range from £18,000 to £24,000 and can rise to up to £40,000 with experience. Some account executives are paid a commission as part of their salary. Promotion is normally into senior managerial positions such as account manager or managing executive.
Typical employers of advertising account executives Advertising account executives are typically employed in the media, with advertising agencies, or in the advertising departments of large companies. Specialist publications advertising vacancies include: Campaign, Marketing, The Drum, Media Week and Marketing Week.
Qualifications and training required Any degree subject is acceptable for entry into the profession, but business, marketing, or management degrees can be particularly helpful. Employers often value appropriate skills and personality more highly than relevant work experience. It is important, however, to have a good ttps://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/276947-advertising-account-executive-job-description
Lalu apa fungsi keahlian administrasi (administration Skill) bagi Account Management? ”Account” menurut Rhenald Kasali (1993:29) dalam agency advertising adalah ”Client”. Idawati dalam ”Effective Account Management” (2015:8) menjelaskan Account Management” pada prinsipnya adalah mekanisme mengelola Account (Client). Dalam mekanisme tersebut, dibutuhkan administration skill meliputi POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), dan evaluasi (Evaluating).
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management Mari kita bahas uraian tugas dan tanggungjawab Account Executive satu persatu, sesuai dengan proses administrasi Fayol’s elements;
a) Perencanaan (Planning). Semua kegiatan administrasi harus didasarkan pada perencanaan yang matang dengan mengukur kemampuan, situasi dan kondisi. Perencanaan merupakan salah satu syarat wajib bagi setiap kegiatan administrasi. Account Executive melakukan perencanaan mengenai proses produksi iklan dan media placement, biaya produksi dan biaya media placement, merencanakan time schedule untuk memastikan setiap tahapan berjalan sesuai jadwal.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management b) Pengorganisasian (Organizing). Pengorganisasian (organizing) adalah suatu kegiatan administrasi dengan menghubungkan orang-orang yang terlibat dalam organisasi dan melakukan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab secara terinci berdasarkan bagian dan bidangnya sehingga terintegrasikan hubungan kerja yang sinergis. Dalam agensi iklan, Account Executive melakukan berbagai organizing, yaitu ; melakukan koordinasi, menghubungkan dan membagi tugas serta wewenang kepada departemen kreatif (creative department), departemen produksi (Production department), departemen media (media department), dan departemen keuangan (finance departement), dengan mutu pekerjaan, batas waktu (deadline), dan kreativitas yang sesuai dengan kebutuhan klien.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management c) Pelaksanaan (Actuating). Menggerakan dan memastikan tahapan sesuai perencanaan.
pelaksanaan
seluruh
Account Ececutive agensi periklanan menggerakan dan memastikan pelaksanaan seluruh tahapan sesuai perencanaan kepada tiap departemen.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management d) Pengawasan (Controlling). Yaitu pengawasan terhadap kegiatan-kegiatan dengan menilai relevansinya dengan rencana (planning) yang sudah ditetapkan. Dipertanyakan pula tentang kuantitas dan kualitas hasil yang dicapai serta penggunaan biaya dan anggarannya, sesuai dengan standar yang sudah ditentukan atau tidak, mengadakan perbandingan, baik melalui laporan maupun pengawasan ke tempat dilakukannya kegiatan pekerjaan.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management Account Ececutive memastikan :
harus
tidak adanya hambatan/ kesulitan dalam hubungan kerja dengan klien dengan cara mengantisipasi masalah atau ketidak puasan klien, dan segera mengambil langkahlangkah untuk mengatasinya. terjaganya kualitas pekerjaan sesuai spesifikasi dan waktu yang dibutuhkan oleh klien. Tidak terjadinya mulai pengarahan proposal/ strategi proses, hingga kreatif.
kesalahan sejak klien, pengajuan promosi/ iklan, hasil pekerjaan
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management Memastikan dan bertanggung jawab kepada klien terhadap originalitas kreativitas, baik dari segi konsep, isi, maupun pengembangannya. Memastikan bahwa seluruh kualitas equipment dan pendukung lainnya yang digunakan saat produksi sesuai dengan budget yang dikeluarkan, sehingga kualitas produksi sesuai dengan planning.
2. Fungsi Administration Skill bagi Account Management e) Evaluasi (Evaluating). Evaluasi yaitu menilai semua kegiatan untuk menemukan indicator yang meneyebakan sukses atau gagalnya pencapaian tujuan, untuk dijadikan bahan kajian berikutnya. Dengan mengetahui kesalahan atau kekurangan, upaya perbaiakan dan problem solving yang tepat dapat dilakukan. Seorang Account Executive akan melakukan evaluasi berdasarkan masukan dari klien, maupun berdasarkan temuan-temuan seluruh tahapan. Indikator keberhasilan adalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction).
3. Filing & Documentation File atau arsip dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Arsip didefinisikan Deserno dan Kynaston ialah sebagai dokumen dalam semua media yang memiliki historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen (Sukoco, 2007). Sedangkan menurut Purwadarminta (2003) Arsip ialah simpanan atau kumpulan surat-surat penting. Filing atau administrasi kearsipan Menurut Mulyono (1985:3) adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: Penyimpanan, Penempatan, dan Penemuan kembali.
3. Filing & Documentation Administrasi kearsipan atau filling adalah kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan, dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-perhitungan, atau informasi-informasi lainnya yang dilakukan dengan tepat, hingga ketika diperlukan arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan cepat. Dokumen dari kata document dalam bahasa Inggris yang artinya sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk di kumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk disebarkan. Poerwadarminta (2007) mendefinisikan dokumen adalah Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian). Sedangkan menurut J. Badudu (1976) dokumen adalah Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.
3. Filing & Documentation
Dokumentasi adalah : 9Semua kegiatan penyimpanan photo.
yang
berkaitan
dengan
photo,
dan
9Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti suatu kejadian. 9Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi. 9Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan. 9Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb. 9Penyimpanan bukti-bukti.
3. Filing & Documentation Filling dan Documentation adalah bentuk pertanggungjawaban kinerja Account Executive periklanan. File-file dan document-document harus tersimpan dengan baik, dan ketika diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Khusus dokumen, harus dilampirkan sebagai bukti pertanggungjawaban kepada klien. Dokumen-dokumen yang biasanya diserahkan dalam bentuk laporan pertanggungjawaban adalah ; Foto-foto behind the scene, mulai dari praproduksi, produksi, dan paskaproduksi. Storyline dan Storyboard. Kwitansi-kwitansi atau bukti pembayaran atas biaya-biaya yang dikeluarkan selama praproduksi, produksi, dan paskaproduksi sesuai BOQ (Bill of Quantity). Kontrak kerja talent. Surat Tanda Lulus Sensor (STLS).
3. Filing & Documentation File-file yang harus disimpan (filing) adalah semua surat menyurat bukan saja surat yang ditujukan kepada klien atau dari klien, tapi semua surat keluar masuk selama proses praproduksi, produksi, dan paskaproduksi, kontrak kerja dengan klien, kontrak kerja dengan tim produksi, jadwal pelaksanaan kerja (time schedule), client brief, creative brief, media brief, proposal, dan lain-lain.
4. Korespondensi Bisnis Korespodensi bisnis adalah aktivitas komunikasi melalui media surat menyurat untuk menunjang aktivitas bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Priyatna, dan Elvinaro (2009:79) mendefinisikan surat sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Dewi (2006:81) surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada fihak lain, baik atas nama pribadi atau kedinasan
4. Korespondensi Bisnis Untuk membuat surat yang baik, harus memenuhi kriteria-kriteria berikut; Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika. Menarik, padat, dan jelas. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat. Selain memiliki kriteri, surat juga mewakili fungsi, yaitu; Sebagai sarana komunikasi. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan atau permintaan serta permohonan berupa buah pikiran atau agagasan. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isis surat menggambarkan citra penulis. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan (filing) dan dilihat kembali jika diperlukan. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah organisasi/ perusahaan/instansi/lembaga (Satata, dkk, 2012:176).
4. Korespondensi Bisnis Account Executive harus memiliki keahlian korespondensi bisnis. Dalam interaksinya dengan klien Account Executive berkomunikasi tidak hanya melalui tatap muka atau telepon, tapi melalui surat menyurat (korespondensi). Di era internet ini, surat tidak harus melalui pos, tapi bisa melalui e-mail. Surat yang berhubungan dengan legalitas dan membutuhkan materai serta tanda tangan basah dan stempel perusahaan, maka sebaiknya selain diemail (setelah di-scan), maka dikirim langsung.
4. Korespondensi Bisnis Bagian-bagian penting dalam korespondonesi bisnis, yaitu: a)Kepala Surat b)Tanggal Surat c)Nomor Surat d)Lampiran e)Hal Surat f)Alamat Surat g)Salam Pembuka h)Tubuh Surat i)Salam Penutup j)Penanggung Jawab Surat
Daftar Pustaka 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14)
Arifin, Zaenal E. 1996. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Pressindo. Jakarta Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia. Mawar Gempita. Jakarta. Idawati, Maryam. 2015. Effective Account Management. Persada Utama Tirta Lestari. Jakarta. J.S. Marjo. 1990. Surat Menyurat Lengkap. Aneka Ilmu. Semarang. KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 Morissan, M.A. 2010. Periklanan Komunikasi Pemasaran Terpadu. Kencana. Jakarta. Mulyono, dkk. 1985. Dasar-dasar kearsipan . Liberty. Surabaya. Nawani, Ismail. 2009. Perilaku Administrasi. ITSpress. Surabaya. Poerwadarminta, W. 2003. Kamus umum Bahasa Indonesia. Balai Pustaka. Jakarta Purwono. 2009. Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Universitas Terbuka. Jakarta. Rahmat. 2013. Filsafat Administrasi. Pustaka Setia. Bandung. Rhenald Kasali. 1993. Manajemen Periklanan: Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Pustaka Utama. Jakarta Sukoco, B. M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Erlangga. Surabaya Satata, Sri. Suswandari, Devi, Suhardjono. 2012. Bahasa Indonesia. Mitra Wacana Media. Jakarta.
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom
