EVENT MANAGEMENT Proposal Event Sponsorship Modul ke:
SUHENDRA, S.E., M.Ikom
Fakultas
Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi
Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
1. Proposal Event Sponsorship • Proposal event sponsorship berfungsi sebagai alat komunikasi antara Event Organizer (EO) dan calon perusahaan pemberi sponsor (sponsorship). • Sesuai fungsinya, maka proposal event sponsorship harus mampu menjelaskan apa keuntungan yang akan didapat oleh kedua belah pihak. • Sehingga Event Organizer perlu mempelajari calon perusahaan pemberi sponsor tersebut.
1. Proposal Event Sponsorship • Proposal event sponsorship juga harus menjelaskan siapa yang akan menjadi pengunjung event yang akan diselenggarakan, sehingga perusahaan merasa yakin bahwa event tersebut bisa dijadikan sebagai sarana komunikasi yang baik antara pengunjung event dan produk perusahaan. • Intinya, event harus mempunyai nilai yang akan berpengaruh pada perusahaan pemberi sponsor
1. Proposal Event Sponsorship • William O’Toole dan Phiyllis Mikolaitis (2007:137) menjelaskan bahwa dalam istilah pemasaran, sebuah proposal event tidak hanya sekedar dokumen yang menjual sebuah jasa atau layanan. • Proposal event merupakan dokumen yang padat informasi dan memberikan solusi atas kebutuhan spesifik dari klien, yaitu sebagai media komunikasi pemasaran bagi klien. • Klien (calon pemberi sponsor) tentunya tidak sembarangan untuk menggelontorkan sejumlah dana pada event tersebut.
1. Proposal Event Sponsorship • Klien harus mengetahui kredibilitas penyelenggara (Event Organizer). Sebagai pintu masuk klien mengetahui kredibilitas Event Organizer adalah dengan membaca proposal event yang disajikan. • Bentuk dan isi proposal event harus merefleksikan profesionalisme dari Event Organizer penyelenggara event. • Proposal harus mampu mencerminkan bahwa Event Organizer memiliki pengetahuan khusus dan luas, serta pengalaman dan komitmen kepada klien.
1. Proposal Event Sponsorship • Pembuatan proposal event sponsorship tidak ada yang standard dan baku. • Proposal dapat berupa dokumen yang hanya terdiri dari satu halaman saja, beberapa halaman dengan detil yang lengkap atau berupa naskah presentasi. • Tapi yang perlu diperhatikan adalah bahwa setiap proposal yang ditujukan bagi perusahaan atau perorangan, harus mencerminkan pengetahuan pembuat proposal terhadap perusahaan atau perorangan yang akan membacanya. • Hal ini dimaksudkan untuk memberikan perhatian kepada perusahaan atau perorangan calon sponsor.
1. Proposal Event Sponsorship • Proposal yang dibuat Event Organizer, umumnya akan disampaikan kepada perusahaan dan dipresentasikan di hadapan orang yang berkepentingan untuk memberikan dana sponsor. • Namun, di era komunikasi multimedia ini, dengan penggunaan teknologi, khususnya teknologi informatika, proposal tidak harus berbentuk dokumen yang perlu diantarkan secara fisik, tapi bisa disampaikan melalui email.
1. Proposal Event Sponsorship • Terkadang Event Organizer tidak perlu presentasi langsung. Klien dapat membaca proposal yang diemail. • Karena tidak bisa bertatap langsung dan mempresentasikan proposal, maka Event Organizer harus mampu membuat proposal yang menarik dan mampu menjelaskan benefit apa yang akan didapatkan oleh perusahaan pemberi dana sponsor?
2. Format Paket Proposal Event Natoradjo (2011:138) menjelaskan bahwa format yang digunakan dalam menyusun proposal sponsorship bervariasi tergantung tipe, cakupan, dan skala event. Umumnya, terdiri dari ; a) Surat Pengantar b) Isi Proposal c) Lampiran ketentuan dan syarat-syarat umum sponsorship. d) Lampiran formulir kepesertaan. e) Lampiran desain press kits dan bahan-bahan publikasi lainnya.
2. Format Paket Proposal Event a) Surat Pengantar • Surat pengantar berfungsi sebagai sarana memperkenalkan event kepada calon sponsor. • Surat pengantar dibuat oleh penyelenggara atau penanggungjawab pelaksana acara (event director) ditujukan kepada calon sponsor. • Isinya berupa ajakan dan imbauan untuk ikut berpartisipasi sebagai sponsor di dalam sebuah event. • Dalam surat pengantar biasanya diuraikan secara ringkas mengapa, apa, kapan, dan di mana event akan diselenggarakan.
2. Format Paket Proposal Event a) Surat Pengantar
2. Format Paket Proposal Event b) Isi Proposal • Event organizer harus mengantisipasi proposal dengan segala keperluannya untuk melakukan bisnis yang unggul. • Event organizer harus mempersiapkan proposal dengan baik, penuh dengan ide kreatif dan memaksimalkan konvergensi multimedia dengan desain proposal yang menarik
2. Format Paket Proposal Event b) Isi Proposal Noor (2013:222) menjelaskan apa saja yang perlu ada dalam suatu proposal event sponsorship, yaitu: • • • • •
• • • •
Surat Pengantar Halaman Judul Daftar Isi Isi Proposal Profile Penyelenggara Event (Event Organizer) : Pada bagian ini dijelaskan siapa penyelenggara dan penanggungjawab pelaksana acara. UMUM ; Visi – Misi EO KHUSUS : Event sejenis yang pernah diselenggarakan, Rekanan Proyek dan Profilnya : nama-nama organisasi, instansi, atau perusahaan pendukung acara. Nama-nama yang berada di balik penyelenggaraan event perlu dicantumkan untuk menunjukkan bonafiditas EO.
2. Format Paket Proposal Event c) Lampiran ketentuan dan syarat-syarat umum sponsorship. • Setiap event mempunyai serangkaian ketentuan dan persyaratan yang diajukan dalam proposal. • Bagian ini sangat penting dari sebuah proposal sponsorship event. • Pada bagian ini disebutkan dengan lengkap tentang ; 9 Hak dan kewajiban serta syarat-syarat kepesertaan sponsor pada event.
2. Format Paket Proposal Event c) Lampiran ketentuan dan syarat-syarat umum sponsorship. 9 Harga penawaran yang diajukan penyelenggara untuk setiap jenis kepesertaan sponsor. 9 Manfaat dan keistimewaan yang akan diperoleh sponsor. 9 Kewajiban-kewajiban tambahan yang harus dilaksanakan baik oleh sponsor atau penyelenggara/ pelaksana acara.
2. Format Paket Proposal Event c) Lampiran ketentuan dan syarat-syarat umum sponsorship. 9 Jadwal acara dan bagaimana pengaturan kegiatan sponsor akan dilaksanakan pada event (bentuk kegiatan, jadwal kegiatan, PIC, dan sebagainya). 9 Waktu dan tanggal terakhir (deadline) bagi sponsor menyatakan kepesertaannya pada event. 9 Klausul antara lain tentang force majeure, kelalaian dan arbitrase.
2. Format Paket Proposal Event d) Lampiran formulir kepesertaan. • Formulir ini berfungsi sebagai surat perjanjian dan kesepakatan calon untuk menjadi sponsor pada event dan ditandatangani oleh pihak sponsor di atas materai. • Formulir ini memuat identitas sponsor secara lengkap, jenis-jenis kepesertaannya, dan jumlah investasi yang dikeluarkan oleh sponsor.
2. Format Paket Proposal Event e) Lampiran desain press kits dan bahan-bahan publikasi lainnya. Melampirkan desain press kit dan materi-materi publikasi lainnya sebagai sarana untuk promosi event
Daftar Pustaka O’Toole, William dan Mikolaitis, Phyllis. 2007. Corporate Evant Management. PPM. Jakarta Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta.
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom
