EVENT MANAGEMENT MENYEBARKAN PROPOSAL EVENT KAMPUS Modul ke:
SUHENDRA, S.E., M.Ikom
Fakultas
Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi
Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggaraan event kampus memiliki alternatif untuk mencari sumber dana, diantaranya dukungan sponsor. • Biasanya sponsor akan mendanai jika event yang diselenggarakan sesuai dengan perusahaannya. • Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa pasar yang sama.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Goldblatt (2002) mengungkapkan berbagai langkah harus dipertimbangkan penyelenggara acara sebelum menjalin kerjasama dengan sponsor, diantaranya; apakah jenis event yang akan diselenggarakan? Misalnya seminar, workshop, bazar. Apa jasa-jasa pemasaran yang akan ditawarkan kepada sponsor? Peluang apa yang tersedia dan menarik bagi sponsor? Misalnya, sponsor bisa memasarkan produknya, atau produk sponsor menjadi obyek seminar atau workshop, dan berbagai benefit lainnya bagi sponsor.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Pada prinsipnya pemberi sponsor tidak hanya melihat keuntungan langsung saja, tapi event yang diselenggarakan harus mampu meningkatkan citra yang akan dibangung event terhadap perusahaan pemberi sponsor. • Crompton (1994) dalam Baldwin dkk mengungkapkan tentang hubungan yang saling menguntungkan antara pemberi sponsor dan event. • Hubungan tersebut terlihat pada gambar di bawah ini;
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Melihat kepentingan yang harus sama-sama dibangun antara event dan bisnis seperti pada gambar tersebut, tentunya harus diketahui dengan jelas apa tujuan perusahaan menjadi sponsor dan apa tujuan event ingin mendapatkan sponsor? • Misalnya dalam event “seminar dan workshop fotografi smartphone”, sponsor potensial yang dipilih adalah produsen smartphone, terutama yang mengandalkan fitur camera sebagai andalannya.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggara event akan memberikan benefit kepada brand smartphone tersebut agar produknya digunakan untuk workshop dan brand mendapatkan kesempatan pula untuk melakukan direct selling melalui booth yang disediakan penyelenggara. • Adanya kesesuaian antara produk dengan tema seminar dan workshop tentunya menjadi daya tarik bagi produsen smartphone.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Penyelenggara event akan memberikan benefit kepada brand smartphone tersebut agar produknya digunakan untuk workshop dan brand mendapatkan kesempatan pula untuk melakukan direct selling melalui booth yang disediakan penyelenggara. • Adanya kesesuaian antara produk dengan tema seminar dan workshop tentunya menjadi daya tarik bagi produsen smartphone.
1. SPONSOR SEBAGAI SUMBER DANA EVENT
• Pihak penyelenggara event pun mendapatkan keuntungan dengan pertukaran hubungan antara sponsor dan event. • Penyelenggara event akan mendapatkan sejumlah dana atau produk yang relevan dengan tema seminar/ workshop, bahkan mampu meningkatkan citra event jika sponsor tersebut merupakan brand ternama.
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
• Sponsor merupakan kontrak komersial yang berisi kontribusi perusahaan kepada penyelenggara event atas sejumlah uang atau produk. • Selain memiliki kesamaan tujuan, perlu diperhatikan dalam memilih sponsor adalah apakah target pengunjung event sesuai dengan target konsumen pemberi sponsor?
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
• Setelah mencari dan memilih sponsor potensial yang memiliki kesamaan tujuan dengan event yang akan diselenggarakan, Natoradjo (2011) menjelaskan bahwa penyelenggara perlu melakukan pendekatan dalam mengidentifikasi dan mencari sponsor yang patut dijadikan mitra event tersebut, yaitu ; a) Menentukan jumlah dana yang diperlukan dari pihak sponsor. Perlu diketahui bahwa tidak semua sponsor memiliki kemampuan finansial yang sama.
2. MEMILIH SPONSOR YANG SESUAI EVENT
b) Menghubungi asosiasi, pemasok, dan distributor produk-produk perusahaan agar dapat memperoleh informasi tentang para sponsor. c) Menghubungi agen-agen periklanan untuk menanyakan apakah klien mereka tertarik dan berminat menjadi sponsor event. d) Melakukan penelitian dari majalah, media online, atau website perusahaan untuk mengetahui kegiatan perusahaan yang akan dipilih menjadi sponsor event.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
•
Setelah penyelenggara event kampus menetapkan siapa yang akan menjadi sponsor potensial, maka tim marketing event harus segera menghubungi calon sponsor.
•
Hal penting yang harus diperhatikan ketika akan menghubungi sponsor adalah mengetahui nama, alamat, dan jabatan orang yang adala dalam perusahaan yang dituju.
•
Meskipun secara standar proses pengelolaan sponsor setiap perusahaan berbeda-beda, tetapi dengan mengetahui orang yang ada di perusahaan tersebut akan lebih memudahkan kontak untuk menghubungi sponsor
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Setelah proposal selesai disiapkan, maka proposal dapat dikirim langsungg ke perusahaan potensial melalui kurir, diantar langsung, atau melalui email. Jika melalui email, perlu diperhatikan adalah “attachment”. • Proposal yang diupload harus ditulis lengkap, misalnya “Proposal Event Smart Fotografi…Smartphone! Uiversitas Mercu Buana”, jangan cuma menuliskan “Proposal”, apalagi cuma “untitled”.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Jangan pernah mengirim massal proposal ke perusahaan-perusahaan potensial. • Maksudnya jangan sekali-kali mengirimkan proposal secara bersamaan ke semua perusahaan potensial dalam satu email. • Selain sangat tidak beretika, membuat perusahaan calon pemberi sponsor tidak enak melihatnya uliskan “Proposal”, apalagi cuma “untitled”.
3. MENGHUBUNGI SPONSOR POTENSIAL
• Isi email pada body email harus singkat dan jelas. Tidak perlu bertele-tele. • Langsung to the point menjelaskan apa eventnya? Diselenggarakan kapan dan dimana?
Sumber : Ahmad Arib
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Dalam penyelenggaraan event kampus yang membutuhkan sponsor, perlu diperhatikan bahwa proses untuk mendapatkan sponsor dapat memakan waktu cukup panjang. Antara 12 – 18 bulan (Goldblatt : 2002). • Untuk event kampus sebagai tugas akhir mata kuliah event management, paling minimal butuh waktu 2 – 3 bulan, bahkan bisa lebih. • Dengan demikian agar dapat melakukan persiapan secara efektif, penyelenggara event kampus harus mempertimbangkan waktu jauh-jauh hari sebelum memutuskan bekerjasama dengan sponsor
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Waktu sangat berharga, waktu adalah segalanya. Untuk itulah perlu dibuat timeline event dan action plan agar dapat terkontrol seluruh aktivitas selama pre event. • Waktu yang meleset akan berakibat fatal, karena akan berdampak pada mundurnya aktivitas-aktivitas lainnya. Bahkan berpotensi gagalnya penyelenggaraan event. • Sehingga seluruh divisi harus fokus pada timeline dan action plan yang sudah dibuat. Jika terjadi hambatan dan deadline, maka harus segera dilakukan plan B atau dicarikan solusi untuk memperlancar penyelenggaraan event.
4. WAKTU ADALAH SEGALANYA
• Waktu adalah segalanya, sehinga diperlukan komunikasi yang baik antara tim marketing penyelenggara event dengan calon sponsor potensial. • Jangan hanya menunggu untuk dihubungi, tapi menjemput bola menanyakan perkembangan proposal yang diajukan. • Sebaiknya jangan hanya berkomunikasi via telepon atau email, berusahalan agar bisa bertemu langsung. Biar bagaimana pun komunikasi tatap muka (face to face) akan lebih berdampak positif dibandingkan berkomunikasi dengan media lainnya.
Daftar Pustaka Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Thesis : http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/20122010 28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom
