Mata Kuliah -Management EventModul ke:
15
Teknik dan Praktk Pengelolaan Event 2
Fakultas
FIKOM Program Studi
Marketing Communication and Advertising
Ardhariksa Z, M.Med.Kom
Run Down Run down script adalah suatu bentuk dari penjabaran kegiatan yang telah direncanakan dalam bentuk tabel. Digunakan oleh suatu kepanitiaan untuk sebuah merancang sebuah kegiatan.
Tujuan • Acara bisa tersusun secara rapi • Melakukan control terhadap tugas anggotanya. • Untuk memahami jalannya atau alur dari suatu acara. • Memudahkan evaluasi terhadap kegiatan.
ISI RUN DOWN
Bermacam-macam pada variable yang diperlukan oleh panitia kegiatan , sehingga bentuk dari run down adalah padat dan jelas.
BAGIAN RUN DOWN
1.Suatu acara biasanya diletakkan pada sumbu Y (Vertikal) atau pada arah menurun. 2. kelengkapan acara yang disusun menurut sumbu X (horisontal) pada bagian ini setiap kepanitiaan berhak menentukan isi acara.
LANGKAH MEMBUAT RUN DOWN
• Menentukan suatu urutan acara. • Tentukan estimasi waktu yang memungkinkan. • Penggolongan suatu acara. • Estimasi waktu . • Menentukan variable kelengkapan .
SIAPA YANG DAN KAPAN HARUS MEMBUAT RUNDOWN ?
• Rundown secara garis besar dibuat oleh seorang ketua panitia, dibantu dengan personil SC dan panitia yang lainnya. • Setelah ketua panitia membuat garis besar rundown, langkah selanjutnya adalah menyerahkan kepada masing-masing koordinator seksi untuk membuat rincian dari rundown tersebut. • Run Down harus dibuat begitu Job Description telah selesai disusun.
Pukul
Contoh Rundown “MARCOMM BREAKTROUGH CONFERENCE”
09.00-10.00 10.00-10.15
Acara
Pengisi Acara
Waktu
Open Gate Pembukaan -Menyanyikan Lagu Indonesia Raya -Menyanyikan Lagu Mars UMB Sambutan-sambutan: -Sambutan Ketua Pelaksana -Sambutan Ketua Hima Pariwara -Sambutan Kaprodi Marcomm -Sambutan Dekan FIKOM* -Sambutan Rektor/Wakil Rekor* -Adlibs sponsor -Membacakan Biodata/CV moderator -MC mempersilahkan moderator masuk
Absensi MC
Moderator
11.10-12.00 12.05-12.20
Moderator memperkenalkan diri, membacakan Biodata/CV pembicara Materi Pembicara 1 Sesi Tanya-Jawab
12.25-12.30
Pemberian Plakat dan Cinderamata
12.30-13.20
ISOMA
MC, Pembicara, Moderator, 50 menit Peserta seminar
13.25-13.35 13.40-13.55
Stand Up Komedi Kuis
Comic MC, Peserta seminar
14.00-14.10
Moderator kembali masuk dan membacakan Biodata/CV Pembicara ke 2
Moderator
14.15-15.05
Materi Pembicara 2
Wahyu Aditya
15.10-15.25
Sesi Tanya jawab
15.25-15.30 15.35-15.40
Kesimpulan materi Pemberian cinderamata dan plakat Pembicara dan Moderator Penutup -Adlibs Media partner
Peserta seminar, moderator, 15 Menit pembicara Moderator 5 Menit Kaprodi marcomm/Ketua 5 Menit pelaksana MC 5 Menit
10.20-10.45
10.45-10.50
10.55-11.05
15.40-15.45
60 Menit 15 Menit
-Agung Mukti Setyawan -Samuel Christian - Dra. Yoyoh Hereyah, M.Si
5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit 5 Menit
MC 5 Menit 10 Menit
Moch Ainur Rifki 50 Menit Peserta Seminar, Moderator, 15 Menit Pembicara Kaprodi Marcomm/Ketua 5 Menit Pelaksana
10 Menit 15 Menit 10 Menit 50 Menit
Evaluasi Setelah Event MEETING EVALUASI DAPAT DILAKUKAN SECARA INTERNAL SETELAH ACARA SELESAI, SEKALIGUS SEBAGAI ACARA PEMBUBARAN PANITIA. EVALUASI INI BERTUJUAN MENDAPATKAN FEEDBACK DARI SELURUH TIM TENTANG KELEBIHAN DAN KEKURANGAN EVENT YANG TELAH TERSELENGGARA
Tidak lebih dari tiga minggu setelah konprensi, kirinkan kepada klien anda sebuah binder post-conference yang mencakup :
SALINAN DARI SEMUA MATERIAL PEMASARAN, FLYER SPONSORSHIP, FORMULIR REGISTRASI, PROGRAM ONSITE, PROGRAM FINAL, SKENARIO, DAN SALINAN DARI DOKUMEN DOKUMEN LAINNYA YANG DIHASILKAN UNTUK KONPRENSI, DAFTAR REGISTRASI DAN STATISTIK REGISTRASI YANG TERAKHIR, DAFTAR TERAKHIR PARA PESERTA PAMERAN, SPONSOR DAN PEMBICARA, SALINAN DARI FORMULIR EVALUASI DAN LAPORAN TENTANG EVALUASI, SEMUA DATABASE DIKEMBANGKAN TERMASUK PARA PESERTA, PEMBICARA, PESERTA PAMERAN, SPONSOR DAN DATABASE MARKETING APAPUN YANG DIKEMBANGKAN, DALAM FORMAT ELEKTRONIK.
Terima Kasih Ardhariksa Z., M.Med.Kom
