MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER. MODUL Event Management (3 SKS) Disusun oleh Dra Lidia Evelina MM. Tantangan Event

MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER Fakultas Ilmu Komunikasi Jurusan Marketing Communication Universitas Mercu Buana Jakarta

7

MODUL Event Management (3 SKS)

Disusun oleh Dra Lidia Evelina MM

POKOK BAHASAN:

Tantangan Event DESKRIPSI  Dalam penyelenggaraan sebuah event, akan ditemui berbagai kendala baik dalam masa persiapan maupun pelaksanaan Event itu. Masalah-masalah akan timbul dari berbagai faktor dari dalam maupun dari luar event organizer.  Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana Anda sebagai Event Organizer tidak hanya mengelola event tetapi juga mampu mencari solusi dari permasalahan yang dihadapi dan menjadikannya tantangan tersendiri dan membuat event tersebut menjadi sebuah event yang menarik. Tentunya ini merupakan seni tersendiri.

TUJUAN INSTRUKSIONAL Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat :

1. Mengidentifikasi semua permasalahan yang dihadapi dari event dan memilahmilah berdasarkan skala prioritas untuk dihadapi.

2. Memahami dan mampu mengatasi permasalahan tersebut

dengan sebaik

mungkin tanpa merugikan pihak manapun.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Dra Lidia Evelina MM EVENT .MANAGEMENT

MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER 3. Memahami permasalahan event dan menjadikannya sebuah seni tersendiri untuk mengolah permasalah dan menjadikannya sebuah tantangan demi kesuksesan event itu.

Hambatan adalah tantangan Bagaimana mengelola permasalahan-permasalah yang muncul dalam penyelenggaraan event merupakan sebuah proses, membutuhkan ketekunan, kesabaran dan optimisme. Selain, pakem tadi, satu hal yang dapat diambil sebagai pegangan ialah instuisi alias feeling bisnis. Anda dapat bersahabat dengan permasalahan yang dihadapi dan menjadikannya sebagai tambahan energi baru yang memacu adrenalin Event Organizer untuk lebih agresif, lebih taft dan akhirnya Anda akan terbiasa dalam menghadapi masalah-masalah tersebut. Menjadi Event organizer, Anda harus mencintai pekerjaan yang Anda garap dan hal yang terpenting lainnya adalah Fokus pada proyek event yang tengah Anda jalani. Ini penting untuk kesuksesan sebuah event. Untuk sementara jangan pikirkan yang lain selain event yang Anda hadapi. Berikanlah waktu dan tenaga Anda secara total dan yakinkan pada diri Anda bahwa Event ini harus sukses. Dengan tersendirinya Anda termotivasi untuk menyukseskan event yang Anda buat. Banyak faktor yang akan menghambat sebuah event. Hambatan akan terjadi pada Event organizer pemula. Event organizer berpengalaman di satu bidang event juga akan menemukan banyak hambatan untuk yang baru pertama kali diadakan.

Tantangan yang dihadapi EO •

Internal

•

Eksternal

Hambatan sekaligus tantangan yang berasal dari lingkungan Event organizer sendiri. Ketidaksiapan dari orang-orang yang berada di dalam Event organizer menjadi kendala utama, mungkin waktunya tidak cukup dan mereka masih mempunyai pekerjaan lain selain menangani event tersebut. Hal lainnya adalah masalah permodalan, apakah event organizer tersebut mempunyai modal minimal yang bisa mengoperasikan kegiatan event pada tahap awal.

Hambatan yang berasal dari faktor-faktor eksternal seperti hubungan dengan media (wartawan) maupun pemasangan iklan, dengan para supplier, kebijakan pemerintah, bencana alam, gejolak masyarakat akibat tekanan ekonomi, masalah politik seperti kerusuhan, pembom-an, dan lain sebagainya.



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER

Internal barier Hambatan yang biasanya dihadapi oleh event organizer terletak bagaimana EO mampu mencarikan modal awal untuk biaya operasional event. Di samping itu EO juga harus mengerti mengenai orang-orang yang akan terlibat, apakah mereka itu merupakan orang yang tepat artinya orang yang Anda tunjuk untuk menjadi bagian dari proyek event itu merupakan orang yang tepat dan tentunya juga mereka mau terlibat secara total. 3 persoalan pokok yang akan menjadi hal penting, yaitu permasalahan dalam: 1. Permodalan 2. Kesiapan SDM 3. Pembagian tugas yang jelas

Permodalan • •

Bermodalkan kepercayaan dengan para stakeholder akan meminimalkan modal dalam bentuk cash. Misalnya: EO dapat membayar tanda jadi saja untuk pemesanan venue hotel. Bila belum memiliki relasi, maka kita diwajibkan membayar 30 % uang muka (DP) atau bahkan 50 % dari total pembayaran. Jelas terlihat bila Anda memiliki relasi atau akses yang kuat, maka uang cash yang dikeluarkan untuk venue pada tahap awal pelaksanaan bisa dikurangi. Dan anggarannya bisa dipergunakan untuk keperluan lain yang lebih penting.

Kesiapan SDM Jadikanlah proyek event ini sebagai suatu pekerjaan untuk dinikmati bukan merupakan suatu beban. Ciptakan unsur Work, leisure dan learning dan harus entertaining, fun dan penuh kemerdekaan.

•

• •

Pilihlah SDM sesuai dengan bidang yang dikuasainya dan tentu saja minta kesediaannya dan menyanggupi dan bila sudah ada komitmen menjadi lebih mudah untuk memberikan pengarahan. Sesuaikan jadwal mereka dengan Event tersebut. Pastikan mereka siap dalam melaksanakan tugas tersebut dengan penuh tanggung jawab.

Pembagian Tugas



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER Pembagian tugas tidak jelas sering menimbulkan kesimpangsiuran dan akhirnya menimbulkan banyak permasalahan dan saling tuding menyalahkan satu sama lain. Hal itu terjadi disebabakan berbagai faktor yang akan dibahas di abwah ini. •

Buatlah daftar pembagian tugas dengan jelas. Pembagian tugas dibuat sejelas mungkin dan perlu ditanyakan kepada penerima tugas, apakah mereka sudah mengerti segala sesuatu yang menjadi hak dan kewajiban. Masing-masing pihak penerima tugas juga perlu diberitahukan bila ada hal-hal khusus yang terjadi dan masih tercakup dalam bagian mereka, langkah apa yang seharusnya diambil kepada siapa mereka harus bertanya. Pastikan tugas yang mereka terima itu tidak membuat mereka kebingungan.

•

Buatlah juga daftar periksa seluruh pekerjaan. (Check list) Daftar periksa ini juga berguna untuk memantau segala sesatu yang berhubungan dengan persiapan dan pelaksanaan event yang berfungsi supaya semua tidak yang terlewatkan atau ada barang yang tertinggal.

•

Buatlah time schedulle Jadwal kerja ini sangat penting untuk mengukur rencana yang sudah kita tetapkan meleset atau tidak dan kita bisa mengambil tindakan yang dianggap perlu,

•

Bagikanlah daftar tersebut ke anggota Event organizer Jangan lupa untuk membagikan jadwal tersebut kepada semua anggota yang terlibat agar mereka mengetahui pula secara keseluruhan persiapan event tersebut sehingga kalau terjadi keterlambatan bisa saling mengingatkan.

•

Buatlah rapat koordinasi Rapat koordinasi perlu diadakan secara berkal guna mengontrol sampai sejauh mana tugas-tugas yang telah didistribusikan sudah dijalankan. Bila ada kendala, maka cepat dicarikan solusi. Di sisi lain, rapat koordinasi juga diperlukan untuk memantau perkembangan yang terjadi dan mengambil langkah-langkah selanjutnya atau kebijakan yang sekiranya dapat lebih mengefektifkan dan mengefisienkan dalam operasional pelaksanaan event tersebut.

Eksternal Barier 1. Kejadian luarbiasa/Unpredictable 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Event lainnya Event Kontraktor dan para suplier lainnya Media Partner Organisasi, lembaga, komunitas Sponsorhip Peserta Pengunjung Perijinan



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER 10. Keamanan dan kenyamanan

Kejadian luarbiasa/Unpredictable •

Faktor alam Kejadian yang menimpa Alam Indonesia memang tidak dapat diprediksi, misalnya terjadi tsunami, gempa tektonik, banjir.Untuk hal ini manusia tidak dapat menahannya tetapi hanya bisa mengalihkan. Hal tersebut tidak terduga namun sebagai EO harus kreatif untuk mengantisipasinya, misalnya dengan mengganti hari pelaksanaan.

•

Peristiwa Nasional dan peristiwa besar lainnya

•

Kebijakan Pemerintah Tanpa diduga sebelumnya bahwa dalam proses pemasaran event atau pada pelaksanaan event ada kebijakan pemerintah khususnya dalam bidang ekonomi seperti kenaikan bahan bakar minyak tanah sehingga perhatian masyarakat terpusat pada masalah tersebut dan mengabaikan tentang event Anda.

•

Faktor Cuaca

Mungkin EO lupa bahwa ada peristiwa besar di daerah tersebut, misalnya pilkada atau peristiwa bom sehingga masyarakat tersedot perhatiannya ke masalah tersebut.

Event yang diselenggarakan di out door, kenyataannya akan menemui banyak masalah seperti turunnya hujan yang menyebabkan genangan. Teriknya matahari juga menambah deretan masalah yang dihadapi oleh event organizer karena akan banyak pengunjung yang pingsan. Anda harus mengantisipasi hal tersebut. Event yang diselenggarakan di Indoor juga terkait dengan faktor cuaca. Cuaca yang kurang menguntungkan akan membuat event tersebut sepi dari pengunjung. Event organizer bisa berunding dengan pihak venue agar tercipta suatu solusi misalanya untuk event pameran, bisa ditambah hari pamerannya. Event organizer juga bisa menambah suatu acara yang mampu menyedot perhatian pengunjung, tentunya butuh juga dipromosikan.

2. Event lainnya • • •

Seharusnya kita menjajaki apakah event yang kita buat tersebut mampu menyedot pengunjung meskipun ada event lain yang diselenggarakan bertepatan dengan event kita atau pelaksanaannya tidak berbeda jauh. Untuk mengatasi hal ini, Perlu diadakan pemantau apakah ada event serupa dengan event kita, kalau ada, apakah beda segment atau tidak. Lakukan



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER analisa sejak awal supaya tidak banyak pihak yang merasa dirugikan, seperti peserta maupun sponsor atau pendukungacara.

3. Event kontraktor dan suplier •

•

EO memiliki beberapa rekanan Event kontraktor dan suplier. Bila satu berhalangan, EO dapat menggunakan lainnya. Sebagai event organizer sangatlah perlu mempunyai data base para suplier atau kontraktor event alasanya karena Anda tidak mungkin hanya mengandalkan pada satu supplier atau kontraktor saja. Hal ini disebabkan para suplier maupun kontraktor tersebut juga menangani pekerjaan dari Event organizer di luar Anda. Bisa terjadi suatu ketika event yang Anda buat, waktunya bersama dengan event yang lain sehingga mereka tidak bisa melayani permintaan Anda. Pilihlah suplier dan kontraktor event yang mempunyai komitment karena sangat berpengaruh terhadap kesuksesan event. Anda jangan hanya berpikir untuk mendapatkan suplier atau kontaktor dengan harga seminim mungkin saja. Mengapa ? Suplier maupun kontraktor adalah partner Anda menuju kesuksesan. Anda tentunya tidak inginkan kalau backdrop atau panggung yang dibangun oleh kontraktor event yang Anda tunjuk tiba-tiba roboh dan menimbulkan huru-hara bahkan korban! Anda juga tidak ingin kalau sound system dari suplier Anda tiba-tiba tidak keluar suara atau suaranya tidak seperti yang Anda harapkan ! Untuk itu, carilah suplier atau kontarktor yang terpercaya dan memegang komitment penuh seta bertanggung jawab terhadap alat-alat yang disediakannya. Semua itu, akan berjalan baik bila suplier dan kontraktor event juga tidak saja menyediakan barang dan jasa yang baik tetapi masalah ketepatan waktu juga sangat berpengaruh pada hal lainya. Sebagai contoh, Kontraktor pameran harus bekerja dengan waktu yang sangat minim, yaitu mulai bekerja jam 10 malam dan harus selesai sebelum jam enam pagi dan mereka harus mengerjakan banyak hal seperti pemasangan stand, instalasi listrik, carperting, pemasangan papan nama dan untuk banyak stand belum ditambah pembuatan panggung dalam waktu yang boleh dibilang sangat singkat hanya sekita 8 jam.

4. Media Partner •

Pilihlah media partner yang mempunyai pengaruh signifikan terhadap event Anda. Media yang Anda pilih mungkin bisa mewakili dari media yang Ada,



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER seperti dari media cetak, media TV, Media radio. Gunanya untuk mengcover calon peserta atau pengunjung yang hanya melihat dan mendengar dari satu media saja. •

Selektif dalam memilih media partner. Jangan terlalu banyak media yang diajak bekerjasama. Pertimbangkan baik buruknya. Biasanya media partner itu akan mendapat imbalan berupa promosi seperti membuka stand di area event. Kalau terlalu banyak stand yang grastis utnuk para media partner, akan mengurangi pemasukan dari Event organizer.

•

Penentuan media partner didasari beberapa faktor utama seperti apakah profil pembaca merupakan target utama kita dalam event tersebut.

5. Organisasi, Lembaga, Komunitas •

Kerjasama akan berjalan dengan baik bila ada koordinasi yang baik pula. Melakukan kerjasama dengan organisasi, lembaga dan komunitas tertentu merupakan hal yang tidak ringan. Mengapa demikian, karena harus mengetahui kebijakan, peraturan, prosedur dan hal penting lainnya yang ada pada organisasi, lembaga dan komunitas tersebut di atas. Misalnya Anda harus tahu kapan jadwal pertemuan rutin mereka, siapa yang menjadi kontak person atau yang berhak menjadi decision maker, semua butuh waktu dan bisa jadi agak rumit karena terkadang mereka sulit untuk ditemui.

•

Perlu diingat pula oleh Event Organizer bahwa kita harus tahu dengan tepat siapa yang menjadi penentu/pengambil kebijakan atau orang kunci dari organisasi, lembaga atau komunitas tersebut. Bisa jadi Anda sudah melakukan pendekatan dengan orang yang Anda anggap bisa membantu penyelenggaraan Event yang Anda buat ternyata orang yang Anda maksud sama sekali tidak mempunyai wewenang atau ada orang lain yang lebih dipercaya atau “dipatuhi” oleh anggotanya, katakanlah suara orang itu lebi didengar meskipun dia bukanlah pejabat ketua dari lembaga, organisasi maupun komunitas tersebut.

6. Sponsorship •

Jelaskan semuanya secara rinci dan tertulis dalam bentuk MOU (Memorandum Of Understanding/surat Kesepakatan).

•

Segala bentuk sponsorship (Barang, Barter promo, terutama uang perlu koordinasi yang baik.

7. Peserta Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB


MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER • Bekerjasama dengan perusahaan-perusahaan, organisasi, media atau

kelompok lainnya. Untuk mendapatkan peserta terkadang tidaklah semudah seperti yang kita bayangkan. Meskipun Event Organizer Anda sudah melakukan promosi melalui media Above the line dan bellow the line. Anda bisa memanfaatkan keanggotaan dari perusahaan yang terkait dengan event Anda atau juga dengan organisasi maupun kelompok-kelompok yang memiliki anggota aktif yang bisa menjadi calon peserta. Untuk melakukan publisitas event, Anda perlu pula bekerjasama dengan media internal karena Anda akan mendapatkan peserta yang sesuai dengan target dari event tersebut. Biasanya, beberapa media massa cetak maupun elektronik juga memiliki buletin internal dan maillist seperti majalah, tabloid, radio sudah memiliki pelanggan yang tergabung dalam keanggotaan interaktif sebuah media yang selalu mendapat kiriman informasi tentang kegiatan media tersebut, Anda bisa memanfaatkan media tersebut untuk mencari caon peserta bagi event Anda. Tentu saja Anda harus memberikan imbalan yang disepakati dengan pihak media tersebut seperti pemasangan logo, kesempatan promosi lainnya.

•

Pembayaran di awal diberikan ekstraordinary. Bisa terjadi Anda membutuhkan tambahan dana dari pembayaran, ini dimungkinkan. Namun, tentunya Anda harus juga bersikap adil dengan memberikan rangsangan berupa imbalan yang menarik kepada peserta yang bersedia mengeluarkan uang jauh-jauh hari. Bentuknya bisa berupa diskon khusus, tempat khusus, penambahan fasilitas atau hal lainnya .

•

Dengan memberikan rangsangan berupa diskon, potongan untuk pembayaran dalam jumlah tertentu. Prinsip one get one atau peserta yang berhasil mendapatkan peserta lainnya akan mendapatkan potongan dalam jumlah tertentu. Penerapan pemesanan lebih dari satu pada perusahaan, organisasi atau kelompok yang sama diberikan keringanan berupa potongan, misalnya biaya untuk 1 (satu) peserta Rp 250.000,- sedangkan pemesanan untuk 2 (dua) orang hanya dikenakan Rp 400.000,- berarti ada potongan sebesar Rp 50.000,- perorang. Bisa juga diberikan secara gratis bagi peserta dari perusahaan, kelompok atau organisasi yang memesan dengan kelipatan 10 peserta.

8. Pengunjung •

Pengunjung dapat dikondisikan, misalnya dengan transportasi antar jemput kepada sekelompok orang.

memberikan

Kekurangan pengunjung atau pengunjung sepi dalam sebuah event akan berdampak buruk bagi sebuah event. Ebagai contoh, Event pameran buku lebih banyak sepinya dibanding dengan event konser musik. Bagaimana upaya mengatasi hal ini ?



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER Jawabnya Anda harus menciptakan atau mendatangkan pengunjung. Untuk mendatangkan pengunjung Event organizer dapat menginformasikan melalui organisasi, komunitas atau sekolah, perguruan tinggi maupun kelompok-kelompok lainnya. Saat ini, sudah ada pula suatu organisasi kalau tidak mau dikatakan perusahaan yang menyediakan orang-orang berdasarkan segmen yang Anda minta, misalnya Event anak-anak, Anda membutuhkan anak-anak usia balita hingga usia Sekolah Dasar, segment tersebut dapat didatangkan tentu saja dengan imbalan tertentu.

9. Perijinan

10.

•

Pastikan perijinan sudah Anda urus dengan baik artinya ijin resmi tertulis dan bila ada tembusan Anda mengetahui dengan pasti tembusan tersebut telah sampai kepada orang yang tepat.

•

Namun, di dalam prakteknya di Indonesia banyak hal yang harus kita ketahui mengenai masalah perijinan ini, meskipun ijin sudah didapat dan EO sudah pula menyampaikan tembusannya kepada pihak berwenang, namun saja Anda harus mengetahui kebiasaan atau kebijakan di lokasi tempat penyelenggaraan event.

•

Sebagai Contoh: Pada sebuah program event dari Green peace, di Monumen Nasional (MONAS), bangunan yang berbentuk rumah Adat Riau yang terbuat dari bambu dan menelan biaya kurang lebih Rp 30.000.000 yang sedianya akan digunakan dalam pameran meskipun sudah mengantongi ijin, tetap saja dibongkar oleh kantib wilayah setempat dengan alasan mereka tidak tahu menahu mengenai perijinan sehingga mereka meroboh paksa. Jelas dalam kasus ini EO dirugikan.

•

Ijin sudah diurus tapi Anda perlu tahu, faktor di luar jalur resmi yang harus Event organizer tempuh, misalnya mengadakan pendekatan khusus terlebih dahulu supaya mereka merasa dihargai, meskipun Anda menunjukan surat ijin resmi. Tentunya juga mungkin, EO juga harus berbagi rejeki dengan sekedar memberi uang rokok.

Keamanan dan Kenyamanan Keamanan dan kenyamanan merupakan faktor yang harus dipenuhi oleh event organizer. Juga merupakan merupakan pertimbangan penting bagi orang yang akan hadir pada event tersebut. Bisa saja orang berubah pikiran untuk tidak jadi ahdir karena alasan keamana dan kenyamanan.

Pembatalan VS Kepercayaan



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER Ada hal penting yang perlu dibahas dalam topik mengenai hambatan ini. Hambatan terbesar terjadi bila event itu dengan berat hati karena beberapa penyebab terpaksa dibatalkan. Pembatalan-pembatalan yang terjadi dengan mudah bisa mengurangi kepercayaan masyarakat dan merusak nama. Dalam beberpa kasus, kurang lancarnya penjualan tiket berkaitan dengan pembatalan yang ada. Bahkan ketika akan menampuilkan artis baru, pertanyaan “dibatalin nggak?” sering terdengar dari masyarakat. Pertanyaan seperti ini sulit untuk dijawab mengingat pembatalan konser bisa terjadi kapan saja. Meskipun ada refund, uda hari setelah pembatalan dan dibayar penuh tanpa potongan, sulit untuk mengubah persepsi itu. Pembatalan-pembatalan yang terjadi menimbulkan was-was. Pasalnya, setiap pembatalan yang ada, selalu membawa event organizer kepada pekerjaan lain yang cukup merepotkan. Banyak hal yang harus diurus belum lagi dihadapkan dengan umpatan atau makian orang yang kesal karena merasa dirugikan.

Contoh Kasus Konser Perdana JAVA Musikindo sebuah contoh nyata bahwa kegagalan yang juga kata lain dari rugi secara finansial merupakan sebuah keberhasilan yang tertunda. EO ini menjadikan kegagalan mereka sebagai suatu pelajaran berharga dan bangkit menjadi promotor di bidang event musik papan atas. Bagaimana cara mereka mengelola semua permasalahan menjadi sebuah tantangan di masa mendatang dalam event yang lebih besar lagi kita simak kisah yang dikutip dari buku ”WOW ” yang ditulis Carry Nadeak. Belajar, belajar, belajar dan terus belajar Selalu ada masa ketika kita melakukan sesuatu untuk pertama kalinya. Masa seperti itu biasanya adalah yang paling sulit untuk dijalani. Ini juga berlaku buat JAVA Musikindo saat mengerjakan proyek perdananya, yaitu konser Saigon Kick tahun 1994. Kendali yang ada di tangan JAVA Musikindo hanyalah mengurus artis. Tugas ini dijalani dengan susah payah oleh Melanie Subono. Walau memiliki pengalaman lebih banyak dibandingkan dengan personel JAVA Musikindo lainnya, Melanie masih saja keteteran. Melihat rumitnya airport saja, Melanie sempat kebingungan. Konser perdana itu makin rumit dikerjakan, karena Saigon Kick tak hanya tampil di Jakarta. Kota Bandung, Surabaya, dan Denpasar juga disambangi band ini. Saya hanya menyaksikan segalanya dari kejauhan. Kecuali konser yang digelar di Jakarta, saya tidak meyaksikan pertunjukan di tiga kota lainnya. Pasalnya, saat itu saya sering mengadakan perjalanan bisnis ke luar negeri. Hasil pertama JAVA Musikindo itupun bisa ditebak. Tanpa pengalaman berarti, konser itu jauh dari sukses. Di Jakarta, venue hanya terisi setengah dari kapasitas Jakarta Convention Center. Di Bandung, pemandangan yang sama terlihat. Malah, konser di Kota Kembang itu dibumbui kekacauan di sektor perizinan. Sampai lagu pertama Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB


MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER dimainkan Saigon Kick, barulah izin keramaian diberikan aparat setempat. Mungkin Cuma di Surabaya dan Bali yang bisa dibilang cukup banyak mendatangkan penonton. Kekacauan seperti itu tak pernah terlintas sebelumnya di kepala Adrie. Namun, tiap kesalahan buat saya (Adrie Subono) adalah pelajaran. Memang kendali, adalah benang merah dari pelajaran pertama itu. Ketika mempersiapkan konser Saigon Kick, Adri sama sekali belum memiliki hal yang disebut di atas. Tapi bukan berarti Adrie sama sekali lepas tangan. Ia sangat well-informed dengan perkembangan yang ada, terutama karena rapat JAVA selalu dilakukan di rumah. Saigon Kick adalah entrance fee yang harus dibayar Adrie untuk masuk ke bisnis promotor. Harganya mahal dan menyakitkan. Tapi, Adrie tidak pernah kapok. Konserkonser berikutnya kembali digelar JAVA Musikindo. Supergroove menyusul di belakang Saigon Kick. Kami menggelar pertunjukan Supergroove di M-Club, di kawasan Blok M. Pelajaran dari Konser ini ialah pemilihan tempat pertunjukan (Venue). Pada proyek ketiga, ”Jakarta Pop Alternative Festival”, JAVA Musikindo mencoba format outdoor. Ini pun tak tanggung-tanggung. JAVA Musikindo mendatangkan enam artis. Tiga band berasal dari luar negeri, yaitu, Foo Fighter, Beastie Boys, dan Sonic Youth. Ketiganya adalah ”muntahan” dari acara ”Big Day Out” yang digelar di Perth, Australia. Sisa penampil lainnya adalah band dalam negeri, yaitu Pas Band, Netral, dan Nugie. Mereka adalah band pembuka acara itu. Konser outdoor pertama yang digelar JAVA Musikindo itu dilangsugkan di Parkir Timur Senayan, Jakarta. Banyak sekali pelajaran yang diperoleh Adri lewat festival tadi. Pemilihan artis adalah yang pertama. Nugie ternyata tak cocok dengan barisan band lain, dan segmen penonton yang hadir saat itu. Walhasil, Nugie mendapat sambutan jelek, bahkan dilempari penonton. Adri juga mendapat pelajaran bagaimana memperlakukan Band pembuka. Pas Band, Netral, dan Nugie masing-masing hanya diberi jatah tampil 20 menit. Sementara artis luar negeri diberi jatah 1 jam. Tentu saja band lokal protes. Pas Band termasuk yang paling reaktif ketika itu. JAVA Musikindo dianggap diskriminatif. ”Kita sudah bebas dari penjajah tapi masih dijajah bangsa sendiri!” kata salah satu personel band itu (Saya lupa yang mana) sambil mempertontonkan, maaf bokongnya. Saya (Adrie) tidak marah dengan perlakuan band itu, walau mereka sendiri akhirnya meminta maaf. Buat saya, protes semacam itu adalah cambuk buat belajar dan memperbaiki diri. Sejak peristiwa itu, saya selalu berusaha membawa band lokal dalam tiap konser yang digelar JAVA Musikindo. JAVA Musikindo juga belum bisa mengatur akomodasi secara efektif dan efisien. Seluruh artis yang tampil di festival itu diinapkan di Hotel Equatorial (sekarang hotel Milenium), yang berada di kawasan Tanah Abang. Ini perkara mau hemat saja. Hotel itu lebih murah ketimbang yang lain, terutam yang dekat ke venue. Belakangan kesulitan timbul ketika membawa artis ke venue. Rombongan itu harus berhadapan dengan kemacetan Jakarta. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB



Saya (Adrie) juga belajar menentukan hari konser festival itu. ”Pop Alternatif Festival” digelar pada saat yang bersamaan dengan musim ulangan umum. Acara yang dimulai sejak pukul 10.00 pagi hingga menjelang magrib itu tak banyak mendatangkan penonton. Venue hanya diisi sekitar 10.000 penonton. Padahal, dengan tiket seharga Rp 55.000, 00 yang termasuk murah karena band yang tampil ada enam, mestinya penonton yang datang bisa lebih banyak. Sejak saat itu, saya mulai mempelajari tanggal-tanggal penting untuk target audience. Pengaturan tempat pertunjukan juga belum maksimal. Sekeliling venue memang dipagari kontainer, yang telah dilumuri oli. Tapi, itu tak menghalangi penonton tanpa tiket untuk naik ke atasnya. Bagian depan panggung hanya ditutupi oleh sejumlah pedagang makanan. Lay out seperti ini memang disengaja untuk mendapatkan suasana festival. Namun, banyak pentonton gelap memasuki venue dari situ. Di konser outdoor pertama itu, banyak penonton yang jatuh pingsan karena sengatan matahari. Cuaca ini juga membuat beberapa penonton tak terkendali. Entah sengaja atau tidak, satu mobil JAVA Musikindo, yang berfungsi sebagai ticket box, hancur ulah beberapa penonton. Pemeriksaan terhadap barang bawaan penonton juga belum maksimal. Saya (Adri) sempat malu, karena justru sekuriti artislah yang menemukan seorang penonton di tengah-tengah ribuan lainnya yang membawa handycam. Kru JAVA Musikindo juga belum pandai mengelola wartawan. Kami masih melakukan pemilahan kepada mereka. Akibatnya, media yang meliput acara itu sangat sedikit jumlahnya. Kalupun ada, artikel mereka keesokan harinya berisi ”Kekacauan” yang terjadi selama acara berlangsung. Banyak aspek yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan keamanan dan kenyamanan. Pasalnya penonton yang datang banyak sekali, dan mayoritas dari mreka adalah anak baru gede alias ABG. Di konser ini untuk pertama kalinya JAVA Musikindo membuat lay out itu tempat pertunjukkan secara detail. Misalnya, dimana posisi petugas keamanan, petugas kesehatan, toilet, barikade, tempat parkir dan sebagainya. Untuk tempat parkir, misalnya, dua minggu sebelum hari-H, kru JAVA Musikindo telah mengajukan kerjasama dengan pengelola gedung di sekitar venue. Semua detail tadi adalah perubahan yang mendasar, yang membuat konser outdoor ini benar-benar berbeda dibandingkan dengan pertunjukkan sebelumnya. Lay out ini penting buat paparan ke pihak kepolisian guna mendapatkan izin pertunjukan. Tantangan outdoor berikut buat JAVA Musikindo ialah pada Februari 2004, saat konser Korn. Band yang mengusung musik keras ini akan manggung di areal Pekan Raya Jakarta. Secara umum pertunjukan outdoor yang diselenggarakan JAVA Musikindo memang tak terlalu banyak. Namun, itu bukan sinyal bahwa JAVA Musikindo kapok Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB


MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER menyelenggarakan konser outdoor, walaupun harus diakui bahwa menyelenggarakan konser indoor jauh lebih menyenangkan. Konser outdoor lebih membuat jantung berdebar-debar. Production cost-nya juga lebih tinggi, karena harus menempatkan orang, rambu-rambu, menyewa ruang ganti untuk artis, memasang penyejuk ruangan di tenda, barikade yang lebih banyak, sistem keamanan yang harus lebih baik, dan sebagainya. Namun, keuntungan menggelar konser outdoor lebih banyak, karena promotor bisa menjual tiket lebih banyak akibat kapasitas venue yang lebih besar. Konser yang digelar bersamaan hari AIDS, itu sempat dihantui berbagai isu, misalnya, isu bakal ada penonton yang membawa jarum suntik berisi virus HIV. Isu semacam ini sempat menciutkan nyali Kru JAVA Musikindo. Karena itu, pemeriksaan lebih intensif dilakukan atas penonton kekuatiran itu ternyata tak terbukti sampai konser berakhir, Mengajak band lokal ini secara finansial sebenarnya menambah biaya. Pasalnya, kami mengambil kebijakan untuk memperlakukan mereka sama seperti band utama. Mulai dari kalungan bunga ketika check-in di hotel, diberi jatah jumpa pers, diberi liaison office, sampai interview. Tapi, di balik semua itu, saya ingin memberi kesempatan kepada band lokal untuk belajr dari artis asing tentang apa saja yang mereka bisa pelajari. Pada saat yang sama, adanya band pembuka sama sekali tak lantas membuat bisa menaikkan harga tiket, atau mengangkat angka penjualan tiket. Penonton masih melihat artis utama yang bakal tampil. Karena sering menampilkan band lokal, banyak yang menginginkan saya (adrie) menggelar konser buat mereka. Adrie selalu menampik keinginan tersebut. Sebab, buat saya, hal itu sama dengan mengambil jatahperiuk nasi orang lain. Pertunjukan lain yang juga memberi pelajaran penting buat JAVA Musikindo ialah ketika Boyzone tampil di bengkel Night Park. Saat itu sekitar 5.000 orang menyaksikan konser tadi. Venue yang cukup sempit, penonton yang membludak, membuat suasana menjadi panas. Dorong mendorong di antar penonton yang histeris tak bisa dihindari. Yang kasihan adalah penonton yang berdiri di barisan depan, yang terdorong sampai ke bibir panggung. Kalau dibiarkan, korban pingsan pasti banyak sekali. Waktu itu, JAVA Musikindo belum berpikir untuk menambah blower penyejuk udara di bawah panggung, seperti yang dilakukan saat ini. Karena itu, saya mengambil keputusan untuk menghentikan pertunjukkan. Keputusan itu disetujui oleh kepala keamanan Boyzone. Si kepala keamanan lalu menyetop pertunjukan, kemudian baru saya naik ke panggung. Dari atas, saya meminta penonton untuk tidak saling dorong. ”Kalau kalian tidak berhenti, konser akan dihentikan, ” kata Adrie lewat pengeras suara. Cara ini terbukti jitu, sebab penonton, yang kebanyakan remaja putri, mulai tenang. Konser pun kembali berlangsung, dan berakhir tertib.



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER Kalau saja langkah tadi tidak diambil, nama JAVA Musikindo bisa tercoreng. Inilah yang sebenarnya saya (Adrie) jaga sewaktu memikirkan langkah tadi. Sekarang, JAVA Musikindo menggunakan teknik pressure breaker dalam tiap konsernya, terutama untuk kelas festival. Dengan teknik ini, tekanan dari penonton di bagian belakang ke depan hisa diredam berkat penempatan bariakde di antara kedua kelompok penonton itu. Pelajaran-pelajaran penting lainnya banyak diperoleh kru JAVA Musikindo dari manajer tur artis. Misalnya, bagaimana menangani penonton yang pingsan, yang ternyata tak mudah. Petugas medis tidak boleh membungkuk saat mengangkat tubuh orang yang pingsan, khususnya pada pertunjukan indoor. Begitu ia ikut membungkuk, kebutuhan oksigen juga bertambah. Padahal di tempat itu oksigen sedang tipis-tipisnya karena banyak orang. Yang harus dilakukannya ialah menarik kerah bajunya. Persoalan di venue bukan hanya berkaitan dengan penonton. Wartawan, khususnya pewarta foto dan juru kamera, juga kadang kala membawa persoalan sendiri. Biasanya sebelum konser dimulai, pewarta foto dan juru kamera diberi kesempatan mengabdikan pertunjukan berdasarkan jatah yang telah disepakati antara promotor dan manajemen artis. Aturan internasional yang tidak tertulis menyebutkan bahwa pada tiga lagu pertama, pewarta foto dan juru kamera boleh mengabdikan pertunjukan itu. Di sinilah masalahnya. Kerap terjadi manajer artis menyimpang dari kesepakatan yang ada jatah yang mestinya tiga lagu, disunat menjadi dua lagu, dengan alasan yang diada-adain. Misalnya karena durasi lagu panjang. Itu belum apa-apa. Kadang manajer artis mengurangi jumlah pewarta foto dan juru karena yang bisa masuk ke venue. Perilaku majer artis seperti ini sangat menyulitkan posisi saya. Di satu sisi saya memahami kondisi yang dialami manajer artis. Bisa jadi sang manajer lupa akan kesepakatan yang ada karena ia tak hanya berhubungan dengan satu promotor. Di sisi lain, saya ingin melayani wartawan Indonesia sebaik mungkin. Kalau kondisinya sudah seperti itu, biasanya saya melakukan negoisiasi diadakan di lapangan, yang kerap menjadi ajang adu argumentasi ini berubah menjadi ajang adu urat leher bila si manajer sama sekali tak mau mengerti kondisi yang ada dan tetap bersikukuh mempertahankan sikapnya. Makanya, saya selalu minta salinan kesepakatan itu di bawa ke venue. Soal wartawan, baik itu wartawan tulis maupun foto, memang cukup rumit. Jumlah mereka dari satu konser ke konser lain makin banyak. Bila dalam konser Alanis Morissette jumlahnya ”Cuma” 100 orang, di konser lain bisa bertambah. Rekor wartawan yang paling banyak meliputi konser JAVA Muikindo teradi saat konser The Corrs. Jumlahnya sampai 400 orang wartawan. Sebagai pembanding, di Singapura, jumpa pers kelompok No Doubt hanya dihadiri oleh wartawan dari tiga media. Banyaknya wartawan ini kadang menimbulkan pertanyaan tersendiri dari manajemen artis. Mereka seakan tidak percaya sebuah konser diliput begitu banyak



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER media massa. Saya biasanya mencoba menjelaskan bagaimana hal itu bisa terjadi. Untungnya, mereka bisa mengerti. Belajar tegas tak hanya berlaku untuk manajemen artis saja. Hal yang sama juga saya terapkan saat berhadapan dengan perusahaan rekaman yang artisnya didatangkan JAVA Musikindo. Saya selalu berusaha tegas agar tugas promotor dan perusahaan rekaman tidak saling tumpang tindih. Misalnya, dalam pemilihan band pembuka. Saya kerap menolak usulan mereka agar band pembuka berasal dari label yang sama. Alasannya bisa dipastikan seragam: target penonton yang dibidik belum terus sesuai dengan artis utama. Menentukan honor artis Sepanjang hampir satu dekade menggeluti bisnis promotor, saya juga belajar menentukan honor artis. Betapapun populernya artis, kisaran honornya tak selalu harus tinggi. Satu hal harus diingat bahwa artis yang kondang di luar negeri belum tentu laku dijual di sini. Makanya, peran naluri dagang yang tajam dan pengetahuan musik yang cukup sangat dibutuhkan di sini. Sebagai rujukan pertama, saya sering membuka situs celebrity-access.com. masuk ke situs ini harus menjadi anggota terlebih dahulu, karena di dalamnya banyak informasi penting, terutama yang menyangkut honor artis, walau tidak terlalu presisi. Siapa agen artis juga tercantum di sana. Bahkan di situs ini tersedia fomulir isian elektronik bila promotor ingin mengajukan tawaran honor buat si artis, dan pengajuan jadwal manggung. Informasi tadi ancar-ancar buat saya sebelum menentukan harga sendiri. Jangan berpikir bahwa tawar menawar dengan agen artis bakal seperti di film-film action. Tawar menawar di sini persis seperti membeli sayuran di pasar. Turun-naiknya harga visa Cuma beberapa ribu dollar saja. Menunggu jawaban atas tawaran yang diajukan itulah yang membuat jantung berdebar-debar. Saya tidak tahu darimana sumber informasi agen ketika mengatakan kutipan harga yang ditawarkan JAVA Musikindo terlalu rendah. Bisa jadi karena melihat prestasi penjualan kaset artis tersebut di Indonesia. Kadang masalah pembajakan oleh agen sekedarkan mementahkan angka tawaran JAVA Musikindo. Ada satu pelajaran penting yang diperoleh dalam konteks honor artis ini, yaitu memperbarui angka honor yang telah diajukan ketika kepastian kedatangan artis masih mengambang. Angka itu juga harus diperbaharui ketika popularitas artis mulai menurun. Ini Adrie dari Java Musikindo alami pada konser Ronan Kiting. Honornya saya biarkan sama dengan saat ia hendak didatangkan pertama kali. Padahal, sesudah deal, Ronan membatalkan kedatangannya yang kedua kali cukup jauh, hampir setahun. Sementara itu, popularitasnya juga mulai menurun akibat tak ada lagu hit dari album terakhirnya waktu itu, Destination. Tapi, JAVA Musikindo tetap berpegang pada deal lama. Menghadapi artis yang mulai menurun popularitasnya ini, JAVA Musikindo harus memeras ide agar konser yang digelar tetap dibanjiri penonton. Di sinilah JAVA Musikindo belajar berpromosi. Pelajaran yang didapat bukan hanya bagaimana Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB


MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER membuat materi promosi cantik, dan menarik perhatian calon penonton. Melainkan juga bagaimana menempatkan materi promosi tadi sehingga mengenai sasaran. Ini pun memerlukan trik khusus. Ambil contoh menyebar flyer di mal. Aturan main yang ada di sana ialah hanya penyewa boleh melakukan penyebaran barang-barang promosi, apakah JAVA Musikindo harus membuka outlet di mal itu hanya untuk menyebar poster? Tentu saja tidak. Karena itu, JAVA Musikindo menjalin kerja sama dengan Disc Tarra yang mempunyai jaringan outlet di banyak mal. Dengan begitu, JAVA Musikindo bisa menyebar ribuan flyer dalam satu akhir pekan. Sebagai imbalan, logo Disc Tarra ditempatkan di semua materi promosi yang ada. Pengalaman juga mengajarkan bagaimana menempatkan diri di hadapan orang lain. Misalnya, sponsor. Saat berhadapan dengan calon penyandang dana konser ini, Adrie menempatkan diri sebagai pihak yang membutuhkan. For the sake of the concert, posisi harus jelas. Kalau disuruh menunggu, ya harus menunggu. Saya melepaskan semua atribut pengalaman bisnis di belakang. Kondisi berbeda dengan bisnis yang lain. Kondisi yang sama juga terjadi ketika berhubungan dengan supplier. Walaupun JAVA Musikindo menerapkan pola tender untuk mendapatkan layanan para supplier ini, bukan berarti JAVA Musikindo bisa sembarangan memperlakukan mereka. Saya (JAVA Musikindo) selalu mengusahakan agar pembayaran uang jasa para supplier tidak terlambat, apalagi menunggak. Itu adalah hak mereka yang harus saya hormati. Sekali JAVA Musikindo terlambat membayar atau menunggak, kepercayaan yang sudah tertanam bisa terkikis sedikit demi sedikit. Bisnis promotor bukan usaha musiman, menurut Adrie. Ini adalah bisnis jangka panjang yang tidak bisa dilakoni dengan pola hit and run. Selama artis masih berkarya, membuat rekaman, ia membutuhkan perusahaan rekaman di satu sisi, dan promotor di sisi lainnya. Makanya, JAVA musikindo harus jatuh bangun saat memulai usaha sebagai event organizer di bidang musik atau yang lebih dikenal dengan sebutan promotor musik, tak akan pernah berhenti. Pelajaran demi pelajaran dari keslahan yang pernah dibuat, seperti sudah disebut di atas, justru membuat JAVA Musikindo makin matang menghadapi masa depan bisnis ini. Untuk sementara, peajaran selama satu dekade itu akhirnya menyulam track record buat JAVA Musikindo. Agen artis mulai mempercayai JAVA Musikindo, terbukti dari banyaknya tawaran yang diajukan. JAVA Musikindo juga mulai mendapat kepercayaan dari sponsor. Demikian pula pihak supplier. Hubungan baik dengan media massa juga semakin hari semakin mesra. JAVA Musikindo akan terus belajar, belajar, belajar dan terus belajar dari pengalaman satu ke pengalaman lainnya dari konser satu ke konser lainnya.




Kesimpulan 1. Pilihlah orang yang tepat dengan tugas yang tepat pula. 2. Modal kepercayaan adalah hal yang paling utama. 3. Memiliki keyakinan bahwa event kita mampu mengalahkan event lainnya dalam hal menarik peserta dan mendatangkan pengunjung. 4. Buatlah jadwal, pembagian kerja dan kontrak secara tertulis untuk semua pihak yang terkait. 5. Lakukan kerjasama dengan pihak media yang benar-benar berpengaruh pada event tersebut. 6. Perlu berkoordinasi dengan berbagai pihak. 7. Mencari alternatif kerjasama untuk kelangsungan event. 8. Berikan paket menarik untuk menarik pengunjung dan peserta 9. Jadikanlah kegagalan sebagai sebuah pelajaran yang berharga dan sebagai Event organizer mau mempelajari kelemahan dan mencari solusinya untuk event selanjutnya.

Bahan Bacaan • • • • •

Evelina, Lidia MM. 2007. Event Organizer Pameran. Cetakan kedua. Jakarta: PT Indeks-Gramedia. Beatrix, Sofie. 2006. I Love Organize. Panduan Praktis Mengelola Event. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Maria Grey, Anne and Kim Skildum Reid. 2006. Event Sponsorship. Edisi Bahasa Indonesia.Jakarta: PPM Suseno, KRMT. Indro Kimpling. 2005. Cara Pinter Jadi Event Organizer. Jogyakarta: Galang Press. Nadeak, Carry. 2006. WOW. It’s JAVA Story. Jakarta PT JAVA Media-Indo Plus.



MODUL KULIAH EVENT ORGANIZER. MODUL Event Management (3 SKS) Disusun oleh Dra Lidia Evelina MM. Tantangan Event

Recommend Documents