Modul ke:
Manajemen Event Perencanaan Event. Perhitungan waktu & lokasi Irama kerja
Fakultas
Ilmu Komunikasi Program Studi
Advertising & Marketing Communications www.mercubuana.ac.id
Ananta Hari Noorsasetya. S.Sn
Dalam penyelenggaraan event harus mengerti dahulu tahap demi tahap Dalam mengelola suatu kegiatan event tentunya harus ddiperlukan strategi yang tepat. Tahap walnya penetapan tujuan seperti mencari tempat penyelenggaraan event yang sesuai dengan tema event, bekerja sama dengan penyedia jasa akomodasi serta transportasi layanan jasa lainnya.
Tahap perencanaan Merencanakan kegiatan merupakan aspek yang paling penting dalam penyelenggaraan event. Dalam perencanaan terdapat banyak hal yang yang sangat kompleks, terdapat banyak kebutuhan diluar dugaan yang tidak jarang apabila diselenggarakan dalam organisasi, banyak hal yang sangat jarang sekali diketahui oleh penyelenggara secara jelas yang bersifat umum sehingga diperlukan perencanaan yang baik sekali.
Penyelanggaraan event yang efektif •
• • • • • •
Banyak ahli memeiliki pendapat yang hampir sama mengenai penyelengaraan event yang efektif. Menurut Shone dan Parry (2002); Rogers (2003) untuk memudahkan event dapat diselenggrakan dengan baik, maka ada beberapa pertanyaan mendasar harus dijawab: Kenapa harus diselenggrakan event? Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event? Informasi atau riset apa saja yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan pada penyelenggaraan event? Informasi apa saja yang dibutuhkan utnuk terselenggaranya kegiatan tersebut? Bagaimana event akan diselenggarakan? Kapan event akan diselenggrakan?
Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk terselenggaranya kegiatan tersebut? Pencarian informasi tentang event yang akan diselenggarakan akan snagt membantu terlaksananya event dengan baik. Hal ini merupakan proses yang harus dilalui event organizer dalam mengidentifikasi kemungkinan timbulnya masalah sejak awal. Dalam proses mencari kesempatan (opportunity). Misalnya, penyelenggaraan event yang berbeda pada tempat yang sama akan terlihat sebagi pesaing tetapi juga akan terlihat sebagai pelengkap untuk event lainnya.
Bagaimana event akan diselenggrakan. • Untuk mengetahui bagaimana event diselenggarakan maka, penyelengara harus melihat dua sisi penyelenggraan event. • Yaitu kemudahan penyelenggaraan event dan kesulitan yang dihadapi. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa setiap hal penting. Apabila event yang diselenggrakan banyak mengalami kesulitan tau masalah sebaiknya perencanaan terhadap event perlu dikaji ulang atau dilakukan beberapa perbuahan atau penyesuaian terhadap rencana yang telah ditetapkan.
Dimanakah event akan diselenggarakan. • Tempat penyelenggaraan kegiatan bisa merupakan daya tarik utama bagi peserta atau pengunjung terhadap suatu kegiatan. Pemilihan lokasi yang tepat untuk penyelenggaraan event perlu didukung oleh instruktur pendukung pada kegiatan tersebut. • Mislanya alat transportasi menuju tempat tujuan, • Adanya akomodasi yang memadai. • Adanya penyediaan jasa dan pelayanan lainnya.
Kapan event akan diselenggarakan Berhubungan dengan jadwal penyelenggaraan event seperti penetapan tanggal dan waktu perencanaannya. Sangat penting untuk menetapkan jadwal penyelenggaraannya event sejak awal karena hal ini berhubungan dengan banyak pihak yang akan terlibat dalam penyelenggaraan. Waktu penyelenggaran event juga berhubungan dengan besarnya biaya yang ditetapkan misalnya penyelenggaraan event pada musim liburan akan berdampak pada tingginya biaya akomodasi seperti tempat penginapan atau hotel.
Terima Kasih Ananta Hari Noorsasetya S.Sn
