EVENT MANAGEMENT Elemen-Elemen Teknologi Peralatan, & Kebutuhan Teknis Event Modul ke:
SUHENDRA, S.E., M.Ikom
Fakultas
Fakultas Ilmu Komunikasi Program Studi
Periklanan dan Komunikasi Pemasaran www.mercubuana.ac.id
1. Rangkaian Event Rangkaian event merupakan tahapan-tahapan yang harus dikerjakan untuk menyelenggarakan event. Pengelolaan setiap event mempunyai bentuk yang sama, yaitu semuanya dimulai dengan : • Perencanaan (Planning), • Pengorganisasian (Organization), • Pelaksanaan (Actuating), • Pengawasan (Controlling), dan • Melakukan Evaluasi (Evaluating).
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organization)
B. Tahap Pelaksanaan Event Pelaksanaan (Actuating) Pengawasan (Controlling)
C. Tahap Post-Event Evaluasi (evaluation)
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) • Merencanakan sebuah event sangat dibutuhkan bagi koordinasi yang baik antar tim, dan fokus pada ide yang ditampilkan. • Proses perencanaan event dimulai dengan menentukan tujuan yang jelas mengapa event tersebut dilaksanakan.
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) Pada penyelenggaraan event terdapat tiga bagian pokok yang dituangkan dalam perencanaan secara detail, yaitu ; Bagian keuangan, Bagian operasional, dan Bagian pemasaran.
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) Bagian keuangan, Bagian Keuangan akan membuat rencana keuangan dengan detail, yaitu menyusun anggaran event, menentukan jumlah tiket yang akan dijual dan menentukan berapa pemasukan yang diharapkan dari event. Siapa saja yang akan menjadi sponsor dan apakah diperlukan sponsor? Berapa besr investasi atau modal yang dibutuhkan untuk penyelenggraan event tersebut?
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) Bagian operasional Bagian Operasional event secara detail harus menyusun rencana operasional seluruh kebutuhan penyelenggaraan event. Kebutuhan tersebut meliputi kebutuhan sumber daya manusia (tim) yang akan terlibat. Mulai dari keterampilan dan kemampuan yang diharapkan, harus sudah disusun sejak rencana ditetapkan. Kebutuhan akan lokasi atau tempat penyelenggraan. Peralatan-peralatan yang dibutuhkan, Set/dekorasi, keamanan, dll keperluan untuk operasional lainnya harus sudah masuk ke dalam daftar yang dibutuhkan bagian operasional event.
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Perencanaan (Planning) Bagian pemasaran. Bagian Pemasaran merupakan bagian yang tidak kalah penting dari bagian lain. Jumlah pengunjung akan dipengaruhi oleh bagaiamana informasi mengenai event sampai kepada sasaran yang tepat. Bagaimana cara promosi yang efektif untuk menjangkau pasar yang tepat serta jadwal pemasaran yang tepat
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Pengorganisasian (Organization) Setiap penyelenggaraan event diperlukan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan operasional event. Penyusunan struktur organisasi akan menentukan pembagian, proses dan alur tugas masing-masing bagian, menggambarkan garis perintah, kewenangan, koordinasi, serta pengambilan keputusan yang bermuara pada efektitas hasil kerja (Karsonno:2016).
1. Rangkaian Event A. Tahap Pre-event Pengorganisasian (Organization)
1. Rangkaian Event B. Tahap Pelaksanaan Event Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan (Controlling) Pengertian pelaksanaan event bukan hanya mengacu pada “hari H” (D-Day) yang hanya berlangsung satu atau dua hari, karena realisasinya memiliki cakupan jauh lebih luas, yaitu memperhitungkan lamanya pembangunan konstruksi lokasi atau set. Agar event berjalan lancar, maka perlu dilakukan Pengawasan (Controlling) dengan membuat checklist peralatan dan kegiatan serta kepastian pengisi acara.
1. Rangkaian Event C. Tahap Post-Event Evaluasi (evaluation) Penyelenggaraan event adalah sebuah kerja keras, dan panjang serta memeras banyak energy yang diakhiri dengan closing ceremony yang sebenarnya menandai dibukanya agenda kegiatan baru guna menyempurnakan event yang sudah diselenggarakan. Agenda tersebut berisi eveluasi, pelaporan dan perencanaan lanjutan, analisis SWOT tentang event tersebut, yang dilakukan untuk mengembangkan event tersebut
Daftar Pustaka Noor, Any. 2013. Manajemen Event. Alfabeta. Bandung. Karsonno, Ala, Dwi. 2016. Bisnis Pameran. Bee Media. Jakarta. Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing, Dasar-Dasar Event Management, Kompas Gramedia,Jakarta. Thesis : http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/20122010 28MCBab2002/page1.html
Terima Kasih SUHENDRA, S.E., M.Ikom
