MANAGEMENT Modelování procesů doc. Ing. Monika MOTYČKOVÁ (Grasseová), Ph.D. Univerzita obrany Fakulta ekonomika a managementu Katedra vojenského managementu a taktiky Kounicova 44/1. patro/kancelář 103 Tel.: +420 973 44 29 75 E – mail:
[email protected]
Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
Obsah • Procesní model organizace a hierarchická struktura procesů • Identifikace oblastí a skupin procesů • Identifikace procesů a popis jejich kontextu • Popis průběhu procesů • Analýza procesů • Optimalizace procesů
Literatura Základní
GRASSEOVÁ, Monika a kolektiv. Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru. [Monografie]. Brno: Computer Press, 2008, 266 s. ISBN 978-80-251-19877. Doporučená ČSN EN ISO 9000:2006, Systémy managementu jakosti – Základní principy a slovník
3
PROCESNÍ MODELOVÁNÍ = POPIS SOUČASNÉHO STAVU PROCESŮ těmi informacemi, které jsou z hlediska následující analýzy a optimalizace procesů rozhodující – v souladu se zadáním. Výsledkem procesního modelování je vytvořený procesní model organizace (případně její části).
4
PROCESNÍ MODEL OBSAHUJE POPIS PROCESŮ A DALŠÍCH STRUKTUR ORGANIZACE Struktura procesů
Struktura cílů
Všechny struktury vzájemně integrovány
Struktura produktů a služeb
Úroveň přehledu procesů: Přehled oblastí, skupin procesů až na úroveň procesů
Struktura aplikací Aplikace
Modul 1
Strategie organizace
Úroveň procesu: Přehled hlavních charakteristik procesu
Úroveň podprocesů: Přehled podprocesů popsaného procesu Úroveň činností: Přehled činností popsaného podprocesu
Posílit vztah se zákazníky ve všech segmentech
Lídr na trhu v segmentu .........
Zvýšit zisk Finanční cíle
Zvýšit obrat
Zvýšit uspokojení zákazníkù
Zlepšit porozumění zákazníkùm Procesní cíle Rozšířit znalosti zamìstnancù
Funkce zprac ování dat
Organizační struktura
Zvýšit profitabilitu
Zlepšit image brandu
Posílit vztah se zákazníky
Zákaznické cíle
Modul 2
Funkce zprac ování dat
Zvýšit úspěch reklamy
Zvýšit produktové know-how
Zvýšit spokojenost zamìstnancù
Zkrátit vývoj
Zkrátit dobu objednání
Optimalizovat současné procesy
Zlepšit management znalostí
Kompetenční cíle
Struktura dokumentace
Mapa znalostí Pracovník vypořádání obchodu vyžaduje
3
3
Komunikační schopnost a pružnost Jistota v jednání a rozhodovací schopnost
5
KLÍČOVÉ ČINNOSTI FÁZE B. A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení
B.
Popis současného stavu procesů
C.
Provedení procesní analýzy
D. Návrh cílového stavu procesů a organizačních změn
E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů a organizačních změn
1. Identifikace oblastí a skupin procesů – hlavní, řídící, podpůrné 2. Identifikace procesů dané oblasti a popis jejich kontextu (informace o nich) 3. Rozdělení procesů na subprocesy (podprocesy) 4. Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech 6
6
AD B1) Identifikace oblastí a skupin procesů – hlavní, řídící, podpůrné Oblasti procesů rozdělujeme do kategorií dle přidávání hodnoty pro externího zákazníka – hlavní, řídící a podpůrné. Je vhodné rozvážit jejich význam pro organizaci a možné dopady při selhání dané oblasti procesu.
7
Klasifikace procesů podle důležitosti – hlavní, řídící, podpůrné Procesy UO OBLASTI PROCESŮ PODLE DŮLEŽITOSTI podle jejich důležitosti Hlavní procesy •Výchovně vzdělávací oblast •Vědecko-výzkumná oblast Řídící procesy •Oblast tvorby vnitřních předpisů a norem •Oblast plánování a hodnocení činnosti a rozvoje UO •Oblast volby orgánů UO a fakult •Oblast Public Relations Podpůrné •Oblast lidských zdrojů procesy •Oblast financování 8 •Oblast logistiky, atd.
AD B1) Identifikace oblastí a skupin procesů – hlavní, řídící, podpůrné VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST – HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ 9
9
Ad B2) Identifikace procesů dané skupiny a popis jejich kontextu (informace o nich) Příklad A) Univerzita obrany VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST – HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování bakalářského vzdělávání Proces XY: Poskytování magisterského vzdělávání Proces XY: Poskytování doktorského vzdělávání b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování kariérového vzdělávání důstojníků Proces XY: Poskytování odborného a speciálního vzdělávání Proces XY: Provádění vyžádaného školení 10
10
Ad B2) Identifikace procesů dané skupiny a popis kontextu PROCESŮ(informace o nich)
Možný postup popisu kontextu procesu: Jaké cíle sleduje proces? Jak měřím cíle (tedy jakými ukazateli)? Jaké jsou parametry procesu (cílové hodnoty)? Jaké regulátory řízení mají vliv na proces? Jaký vstup proces dostane? Kdo dodá tento vstup (tedy jaký proces předchází, případně od jakého externího dodavatele vstup získáme)? Jaký výstup má proces? Kdo dostane výstup (tedy kdo je zákazníkem procesu, a který proces následuje)? Je proces podporován informačními technologiemi? Jsou k dispozici všechny potřebné zdroje? Jsou definována všechna rozhraní procesu (návaznost na procesy ostatní)? Kdo je zodpovědný za proces (vlastník procesu)? Kdo proces vykonává? Kdo proces řídí? Kdo na procesu spolupracuje (součinnost)? Jak často se proces opakuje a jak dlouho trvá? Atd. 11
11
R MO č. 20 /2 007 Zá sady tvorby systematizova ných míst
je potř eb ný pr o
pr o vád í Oddě len í říze ní o brany státu (K401 )
r ozh odu je o
N K 401
r ozh odu je o je potř eb ný pr o Pu b-70-01 -0 1, Příprava příslušn íků AČR
pr o vád í
Oddě len í druh ů vojsk (K40 2)
N K 402
sp olupr a cuje na Externí lektor
Zá kon č. 2 21/19 99, o vojácích z p ovolání
je potř eb ný pr o
pr o vád í Sku pin a správní
Zá kon č. 1 11/19 98 , o vysokých ško lách
po dpo r uje
Zp ra covan ý ročn í plán je vstup em pr o rezortu MO vytvořený uče bní plá n je vstup em pr o dů sto jnického ku rzu
R ozkaz ve věce ch pe rso nálních
Ap lika ce PIS Po dpo ra revize ta bulek po čtů so učástí rezo rtu MO
PR OCES: Po skyto vání karié ro vého vzdě lává vní d ůstojn íků
je vstup em pr o má vý stup
Po skytn uté kariérové vzdě lává ní d ůstojn íků
po sky tu je v stup pr o vy tv ář í v ýstup p r o
Plán čin nosti a rozvoje reozo rtu Mo na rok
po sky tu je v stup pr o po dpo r uje
Profil a bsolventa dů sto jnického ku rzu
U čitelé U O (mimo Ú OTS)
je potř eb ný pr o
D ůstojn ík zařaze ný na slu žebn í místo je vstup em pr o
Po skytn uté magiste rské vzd ělá vání
sp olupr a cuje na
po sky tu je v stup pr o
Prové st kvalitní přípravu na výko n bu dou cí funkce
vy tv ář í v ýstup p r o C ertifikát o u konče ní kurzu
má vý stup da ta báze PIS Eviden ce vojá ků z po volá ní
je vstup em pr o
R ozkaz ve věce ch pe rso nálních
da ta báze PIS Eviden ce vojá ků z po volá ní
12
12
Ad B3) Rozdělení procesů na subprocesy (podprocesy) PROCES: Poskytování kariérového vzdělávávní důstojníků
SUBPROCES: Provedení kurzu vyšších důstojníků
pře dchází
SUBPROCES: Provedení kurzu generálního štábu
13
13
Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech SUBPROCES: Provedení k urzu generálního štábu
KGŠ j e z veřej něn ve Věstníku MO
Příprava KGŠ
Provedení KGŠ
Vyhodnoc ení KGŠ
KGŠ byl proveden
Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech
Organizační prvek, který činnost vykonává (provádí). Těm činnostem kde to bylo logicky a metodicky vhodné, přiřadíme organizační prvky nebo funkční místa, které: činnost řídí; na činnosti spolupracují; výsledek činnosti schvalují. Vstupy (vstupní nosiče informací) nezbytné pro provedení činnosti, dokumenty, databáze. "Regulátory řízení", kterými se řídí realizace činnosti. Výstupy vytvářené činností, tedy co je konkrétně jejím výsledkem. Doba trvání činnosti. Funkce informačního systému (aplikace) podporující provádění činnosti. Atd. 15
Ad B4) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech
RMO č. 20/2007 Zásady tvorby systematizovaných míst
Zákon č. 221/1999, o vojácích z povolání
Pub-70-01-01, Příprava příslušníků AČR
Plán čin nosti a rozvoje reozortu Mo na rok
Rozkaz ve věcech personálních
provádí
Profil absolventa důstojnického kurzu
rozhoduje o
Příprava KGŠ Přehled ex kurzí a jejich finančního zabezpečení
KPSP, PSP
Rozvrh hodin kurzu
provádí
Oddělení řízení obrany státu (K401)
NK 401
Skupin a správní
Přehled ex terních lektorů
16
16
Hierarchická struktura procesů Oblasti procesů Skupiny procesů
Procesy
Subprocesy
Činnosti
17
17
Klíčové činnosti fáze C. A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení
1.
2. 3.
4. 5. 6.
B.
C.
Popis současného stavu procesů
Provedení procesní analýzy
D. E. Návrh Příprava cílového a zavedení stavu cílového procesů a stavu procesů organizačních a organizačních změn změn
Analýza věcné a logické správnosti všech procesů – zjištění procesních nedostatků Analyzování procesních nedostatků v subprocesu Analýza z hlediska nastavení subprocesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti subprocesu Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u subprocesu Analyzování procesních nedostatků v procesu Analýza z hlediska nastavení procesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u procesu Projednání a dokončení návrhu popisu procesních nedostatků Zpracování záznamu o provedení analýzy procesu 18
18
Analýza procesů Proces můžeme analyzovat z různých hledisek s cílem určit potenciál pro zlepšení. Typy analýz: • Analýza z hlediska správnosti nastavení procesu (základní). • Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu (základní). • Analýza variantnosti. • Analýza činností nepřinášejících hodnotu. • Analýza zákazníků. • Analýza obsluhy. • Analýza organizačních přerušení. • Analýza prostorových přerušení. • Analýza časových přerušení. • Analýza informačních potřeb. • Analýza chyb.
Analýza procesu – Typ: Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu U analyzovaného procesu zjistěte, zda existují:
20
činnosti, které nejsou nezbytné pro vytvoření výstupu procesu; zdrojově nebo časově náročné činnosti, které nepřidávají konkrétní hodnotu do výsledku procesu (studium podkladů, vyjasňování, schvalování, kontrola, přeprava, přeskladňování apod.); svým charakterem paralelní činnosti (činnosti je možné provádět souběžně, jelikož na sobě nejsou logicky ani věcně závislé), které probíhají sekvenčně (činnosti probíhají na časové ose za sebou); duplicitní a víceplicitní činnosti; vazby mezi činnostmi, které způsobují nesouslednost v čase nebo z hlediska využívaných výstupů; zpětné smyčky způsobující opakování sekvence činností bez podstatného přínosu pro vytváření výstupu procesu; zbytečné časové prodlevy nebo prostorová přerušení; kompetenční problémy při zapojení organizačních prvků a pracovníků do realizace činností procesu.
Klíčové činnosti fáze D. A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení
B.
C.
Popis současného stavu procesů
Provedení procesní analýzy
D. Návrh cílového stavu procesů a změn
E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů změn
V návrhu cílového (optimalizovaného) procesu se na základě analýzou zjištěných nedostatků uvádí ZPRAVIDLA následující opatření: odstranění činností nebo subprocesů, které nejsou nezbytné pro vytvoření výsledku procesu přeskupení existujících činností nebo subprocesů, které probíhají sekvenčně, ale mohly by probíhat paralelně přeskupení činností nebo subprocesů k odstranění nesouslednosti v čase nebo z hlediska využívaných výstupů úprava kompetencí vlastníka procesu nebo organizačních prvků nebo funkčních míst, kteří jsou do realizace činností procesu zapojeni potřebnost všech stanovených vstupů nebo jsou potřeba jiné vstupy, které chybí (včetně změn ve struktuře a obsahu vstupních nosičů informací) úprava nebo zrušení existujících nebo nutnost vydání nových interních normativních aktů změna v používaných nebo zavedení nových komunikačních a IS
