Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning

Risicomodel records management, voorbeeld

1/9

Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning 1. Procestypering en -waardering: classificatie van het proces 1. Wat is de naam van het proces en welke organisatie(s) voer(t)/(en) het uit? Naam (sub)proces: Verlenen omgevingsvergunning Organisatie(s): Stadsontwikkeling, Bureau Omgevingsvergunning

2. Welk type proces betreft het? TYPE PROCES

TYPE ACTIVITEIT

WERKPROCES

sturend proces

Programmeren

Opstellen begroting

KRUIS AAN

Opstellen jaarplan Opstellen capaciteits/afdelingsplan

Beleid vormen

Doorvertalen/ bestuursakkoord Bijstellen begroting en programma’s

Evalueren

Auditen Monitoren Verantwoorden

primair proces

Ontwikkelen

Ontwikkelen regelingen en

voorzieningen

verordeningen Ontwikkelen producten en diensten

Ontwikkelen ruimte

Opstellen bestemmingsplan Bouwgrond ontwikkelen en inrichten Grond aankopen

Informeren

Vragen beantwoorden Voorlichten

Verstrekken producten

Vergunningen en ontheffingen

en informatie

Subsidies Verzoeken Aangiften

Concept versie 0.1

X


2/9

Publieke producten Inkomens- en maatschappelijke ondersteuning beheren en

Repareren

onderhouden ruimte

Onderhouden

Heffen

Heffen

Exploiteren

Verkopen handelsgoederen Verhuren ruimten en goederen Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Verkopen vastgoed

Handhaven

Toezicht houden Opsporen Sanctie opleggen

Nazorg

Meldingen Klachten Bezwaren Attenderen

ondersteunend

Administreren

proces Adviseren Documenteren & archiveren Faciliteren Betalen & innen Inkopen & contracteren Organiseren 3. Hoe zou u het proces beschrijven? a. routineproces X b. creatief/beleidsproces? 4. Vul in tot welk(e) beleidsterrein(en)/-gebied(en) dit proces behoort. BELEIDSTERREIN Bestuur en organisatie Financieel beheer

Concept versie 0.1

KRUIS AAN


3/9

Personeel beheer Beheer van eigendommen en werken Beheer van benodigdheden en hulpmiddelen Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

X

Burgerlijke stand en bevolking/GBA Gezondheidszorg Milieu Openbare orde en veiligheid Verkeer en vervoer Economie Arbeid Welzijn en sociale zorg Onderwijs Cultuur Recreatie en sport

5. Vul in hoe frequent (per jaar) dit proces ongeveer wordt uitgevoerd. FREQUENTIE KRUIS AAN 1-10 X 11-100 X 101-1000 X > 1000 X

SCORE

X

AUTHENTICITEIT/- VINDBAARHEID

RAADPLEEGBAARHEID

INTEGRITEIT

INTERPRETEERBAARHEID

Deze vraag

3

3

3

3

Cumulatief

3

3

3

3

6. Op welk vlak liggen de risico’s voor de gemeente en de burgers wanneer dit proces niet goed wordt uitgevoerd en hoe hoog is dit risico? Geef punten van 1 (lage kans/kleine gevolgen) tot 10 (hoge kans/grote gevolgen) bij elk type risico. Neem hierbij als uitgangspunt de meest zware variant van het proces, bijvoorbeeld bij evenementenvergunning kies voor Bavaria city racing in plaats van kinderkerstkoor.

Concept versie 0.1


4/9

In deze vraag gaat het om het belang van het proces zelf, niet over het belang van goede informatie voor het proces. Oftewel: wat gaat er mis in de gemeente als dit proces niet goed uitgevoerd wordt? BEDREIGINGEN/RISICO

KANS (1-10)

GEVOLG (1-10)

KANS X GEV (1-100)

Politiek (het risico dat het bestuur

2

5

10

6

6

36

2

2

4

5

5

25

5

5

25

2

5

10

afgerekend wordt op foutieve uitvoering/uitwerking proces) Juridisch (het risico dat er rechtzaken worden gestart wanneer proces niet goed wordt uitgevoerd. Let wel op verschil tussen het niet hebben van documentatie (vraag 10) en het uitvoeren van het proces Financieel (het risico dat het slecht uitvoeren van een proces grote financiële gevolgen heeft) Schade aan gezondheid en/of levens (het risico dat het slecht uitvoeren van het proces schade aan gezondheid of levens als gevolg kan hebben) Materiële schade (het risico dat een slechte uitvoering van een proces materiele schade kan veroorzaken aan objecten) Reputatie (het risico dat een slechte uitvoering van een proces reputatie en/of imago schade van de dienst of gemeente tot gevolg heeft) Totaal

SCORE

110


RAADPLEEGBAARHEID

INTEGRITEIT


Deze vraag

2

2

2

2

Cumulatief

5

5

5

5

Concept versie 0.1


5/9

2. Procescontext: wet- en regelgeving 7. Zijn er in wet- en regelgeving (denk aan processpecifieke regels, privacywetgeving, subsidieregels, algemene wet bestuursrecht) maatregelen opgenomen, die eisen stellen aan de kwaliteit van informatie, bewaartermijnen, afhandeltermijnen, bewijswaarde? EISEN T.A.V. JA/NEE WELKE WET/REGELING? 7.1 Langste bewaartermijnen > 7 jaar*

Ja

Archiefwet

7.2 Afhandeltermijnen

Ja

WABO, AWB

7.3 Vormvereisten tbv bewijswaarde

Ja

WABO

7.4 Onderhevig aan controleregime

Ja

WABO

* raadpleeg hiervoor de wettelijke selectielijst voor gemeenten op: http://www.gemeentearchief.rotterdam.nl/informatiebeheer/selectie SCORE


RAADPLEEGBAARHEID

INTEGRITEIT


Deze vraag

6

3

100

3

Cumulatief

11

8

105

8

3. Procesverloop 8. Zijn er belangrijke fasen en subprocessen in dit proces te onderscheiden en zo ja, welke? Mogelijk zijn er binnen één proces verschillen in de kwaliteitsniveau’s die aan informatie gesteld worden. In dat geval moet voor elk subproces of voor elke procesfase vraag 9 tm 11 afzonderlijk worden beantwoord. NR NAAM PROCESFASE APARTE WAARDERING NODIG J/N? 1

Vooroverleg

Nee

2

Faseren en publiceren

Nee

3

Regie ontvankelijkheidstoets

Nee

4

Regie beoordeling, toetsing en advies

Nee

5

Beschikken

Nee

6

Bezwaar en beroep

Nee

7

Toezicht en handhaving

Ja

NR

NAAM SUBPROCES

1

Enkelvoudige aanvraag

Nee

2

Meervoudige aanvraag

Nee

3

Gefaseerde aanvraag

Nee

Concept versie 0.1


6/9

4

Niet-gefaseerde aanvraag

Nee

5

Reguliere procedure

Nee

6

Uitgebreide procedure

Nee

9. Wordt de informatie uit dit proces, tijdens of na afhandeling, geregeld gezocht en geraadpleegd en/of hergebruikt in één van de onderstaande processen, door u of door andere (keten)partners? a. Ja X b. Nee Indien a.: vul in onderstaande tabel in welk(e) proces(sen). TYPE ACTIVITEIT

WERKPROCES

KRUIS AAN

Programmeren

Opstellen begroting

X

Opstellen jaarplan

X

Opstellen capaciteits/afdelingsplan

X

Doorvertalen/ bestuursakkoord

X

Bijstellen begroting en programma’s

X

Auditen

X

Monitoren

X

Verantwoorden

X

Beleid vormen

Evalueren

Ontwikkelen

Ontwikkelen regelingen en verordeningen

voorzieningen

Ontwikkelen producten en diensten

Ontwikkelen

Opstellen bestemmingsplan

ruimte

Bouwgrond ontwikkelen en inrichten Grond aankopen

Informeren

Vragen beantwoorden Voorlichten

verstrekken

Vergunningen en ontheffingen

producten en

Subsidies

informatie

Verzoeken Aangiften Publieke producten Inkomens- en maatschappelijke ondersteuning

beheren en

Concept versie 0.1

Repareren

X


onderhouden

7/9

Onderhouden

ruimte Heffen

Heffen

Exploiteren

Verkopen handelsgoederen Verhuren ruimten en goederen Uitbaten gemeentelijke voorzieningen Verkopen vastgoed

Handhaven

Toezicht houden

X

Opsporen Sanctie opleggen Nazorg

X

Meldingen Klachten

X

Bezwaren

X

Attenderen Administreren Adviseren Documenteren & archiveren Faciliteren Betalen & innen

X

Inkopen & contracteren Organiseren

SCORE


RAADPLEEGBAARHEID

INTERPRETEER-

INTEGRITEIT

BAARHEID

Deze vraag

3

3

Cumulatief

14

8

105

11

4. Procesinformatie: documenten workflow 10. Hoe groot is de schade ten aanzien van de uitvoering van dit proces als de informatie van slechte kwaliteit is? BEDREIGINGEN/TYPE RISICO KRUIS AAN Proces is niet of zeer moeilijk uitvoerbaar Proces is uitvoerbaar, maar niet efficient

Concept versie 0.1

X


8/9

Proces is zonder probleem uitvoerbaar

SCORE


RAADPLEEGBAARHEID

INTEGRITEIT


Deze vraag

3

3

3

3

Cumulatief

17

11

108

14

11.Hoe omvangrijk en complex is de informatie die uit uw proces voortkomt? FACTOR 1-5 6-10 >10 Aantal documenten per zaak

X

Aantal document-soorten per zaak

X

Aantal noodzakelijke zoekcriteria per

X

zaak

SCORE


RAADPLEEGBAARHEID

INTEGRITEIT Deze vraag Cumulatief


8 17

19

108

14

12.Gelden de ingevulde antwoorden bij vraag 9 tm 11 voor het hele proces, inclusief alle subprocessen en/of procesfasen? a. Ja -> u bent klaar met invullen. b. Nee -> vul vraag 9 tm 11 in voor elk(e) subproces/procesfase.

5. Risicoklasse: uitkomst Bepaling risicoklasse AUTHENTICITEIT/- VINDBAARHEID

RAADPLEEGBAARHEID INTERPRETEER-

INTEGRITEIT 17=IV

Concept versie 0.1

19=IV

108=IV

RISICOKLASSE

BAARHEID

TOTAAL

14=IV

IV


9/9

6. Vereiste beheermaatregelen voor de informatie in het proces Verlenen Omgevingsvergunning (risicoklasse IV) Authenticiteit en integriteit Niveau 4. Absoluut

Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) Entiteit Record: 2-7, 9-10, 12-13, 1920 Entiteit Actor: 2-8, 10, 12, 15

Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.6 6.2.1 6.2.2 6.3.1 6.3.2 6.5.1 6.5.2 6.6 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.7.5 6.8.3 6.8.4

Procedures en instrumenten (bijlage 3) 1 2 3 4 5 8 9 10 11

Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) 2, 4-5, 7, 10, 12.1, 15

Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) 6.1.1 6.1.2 6.2.1 6.2.2 6.3.1 6.3.2 6.4.2 6.6 6.7.1 6.8.5

Procedures en instrumenten (bijlage 3) 1 8 9 13 14

Vindbaarheid Niveau 4. Absoluut vindbaar

Raadpleegbaarheid Niveau

Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1)

Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2)

4. Raadpleegbaar voor lange termijn (>7 jaar)

7, 13, 21 (16-17 indien van toepassing)

6.1.3 6.5.1 6.7.3

6.3.1 6.5.2

6.3.2

6.4.3

Procedures en instrumenten (bijlage 3) 2 4 12 13

Interpreteerbaarheid Niveau 4. Voor raadplegers op grote afstand in ruimte en tijd

Concept versie 0.1

Metadata (Eisen Richtlijn: bijlage 1) Entiteit Record 3-6, 9, 12.1, 15 Entiteit Activiteit 3-6, 10, 12.1

Systeemfunctionaliteit (NEN 2082: bijlage 2) 6.1.2 6.1.5 6.1.6 6.2.1 6.2.2 6.3.1 6.6 6.7.1 6.8.2

Procedures en instrumenten (bijlage 3) 1 6 7 9 13 14 15

Risicomodel records management, toegepast op het proces Verlenen Omgevingsvergunning

Recommend Documents