Alfresco's Simple Records Management Het e erste open source dossie r beh eersysteem
Ee nvoudig beheer van dossiers Nieu w e w et t en , reg el gev i n g en n orm en h eb b en voo r vee l vera n de ri n g g ez o rgd in h o e ver sla ge n en do ssi er s b eh e erd w or den . Rec h t b an k en , a dv oc at en en b e la n gen b eh a rt i ge rs h eb b en o n t de kt da t v er sla ge n en dos sie rs ac cu rat er z i jn dan ge t u ig en . Dos sie rs ku n n en on de rst e u n en d z i jn in h et b e w ijz en v an de on s ch u ld van een v erd a ch t e . Om d ez e ver sl a gen t e ku n n en b en u t t en is h et van b ela n g dat h e t b eh e er, op sla g en geb ru ik v an dos si ers op re gu lie re b as is g eb e ur t en d at de in h ou d de h u id ige si t u a t ie acc u r aa t we erg eef t . Do ssie rs k un n en oo k een s eri eu s ri sic o op leve ren w a n n ee r de z e sle ch t w ord en b eh ee rd.
Traditioneel beheer van dossiers Trad i t io n el e d oss ier b eh ee rsy st emen z ij n v eel al los ge kop p eld e en i n c on s ist en t e op sla gp l aa t se n . Dit ku n n en sys t em en vo or do cu men t en b eh e er, w eb co n t en t m an a ge me n t , e-ma il - en af b ee ldi n g op s la g p l aa t se n z ij n. In for mat ie w ord t “ve rz on d en ” n a ar h et d oss ier man a ge me n t s yst eem om v oo r d e lan ge t er mij n op ge sl agen t e w o rde n e n is daa r mee u it ei n de lij k n iet i n l ijn m et de w erke li jkh eid . H et e ffec t v an de z e b en a der in g res ul t ee rt in : •
Wei n ig geb ru ik va n h et sy st eem – H et i s t e c omp lex i n geb r u i k
•
In con si st en t ie t u s sen o p ge sla ge n d oc u men t en , w eb c on t en t , e-m ai l, afb eel din gen en fax b er ic h t en .
•
Wa ar de loz e
dos sie rs
w a n n eer
in fo rma t ie
in con sis t en t
en
i n com p l eet
w o rd t
ver z on d en •
In con si st en t e
in fo rma t ie
z o rgt
v oor
ve rsc h il le n
t u s sen
de
ver sch il le n de
op sla gp l aa t se n en d oss ier b eh eer . •
Vero u de rde do ssie rs w a n n ee r in form at i e n ie t reg el mat i g w o rdt ve rz o n de n doo r de b eh ee rde rs
•
Ho ge re ko st e n do or on der h ou d van me erd ere o p sla gp l aat sen
•
Ho ge re ri si co' s d an kz ij m ee r n oodz ake li jk e con t rol e, r ege lg ev in g en p ro ces sen .
1/6
Alf re sco Dossie r Beheersysteem Alf res co b iedt één g eïn t eg ree rde op sl ag p l a at s om z o all e b e st an den e n in fo rma t i e t e b eh eren
d ie
ve rde el d
z ijn
ov er
d ocu men t -,
w eb
co n t en t ,
e -m ail
en
af b ee ldi n g
op sla gp l aa t se n . De z e op sl ag p l a at s is een mod ern p lat fo rm met d e vol gen de ken merk en : •
vol doet a an de e ise n va n D OD 5 0 1 5 .2 ;
•
Dra g- an d- Dr op
R ecor ds
m an a ge men t
c ap t u re
vo or
soft war e
z oal s
Mic ros oft
Off ice , M ic roso ft E x ch an g e en Op e n O ffi ce via een Win d ow s Ver ken n e r i n t er fac e; •
Au t oma t isc h e u i t lez in g va n met a d at a en c at e go ris er in g;
•
Con t ro le en w or kflo w in t egr at i e. Ge b ru ike rsv ri en d el ij ke con t r ole van i ede re op ro ep n aar een da t ab ase t ab el di e t oe gan kel ij k i s van u it h et das h b oar d;
•
Uit b reid b a re gea u t o mat ise er de re gel s vo or do ssi er beh ee r;
•
Au t oma t isc h e ar ch i ver in g vo or de la n g e t er mij n da n kz ij au t o mat is ch e co n ver sie van g esl ot en b est a n dsf orm a t en n a ar n eu t ra le for mat e n di e g esc h ik t z ij n voo r geb ru ik op de lan ge te rm ijn z o als h et Op en D ocu m en t F orm at (O DF ) en P ort ab l e Doc u me n t Fo rma t (P DF) ;
•
E en vou di ge ex p or t fu n ct ie vo or ar ch ive ri n g ;
•
Z ero F oot p ri n t op d e cl ie n t in w eb en cl ien t ser ver o mge vi n g en ;
•
De me est sc h a a lb a re , op h u i dig e n orm en geb asee r de JSR- 1 7 0 con t en t op s lag p l aa t s ;
•
H ig h - Ava i l ib il it y , t ole ra n t voo r fou t en en s ch aa lb a ar . Wer kt op ie der aan t a l mac h in es, au t o fai lo ver en k an w or den s amen gev o eg d (c lu s t eri n g) ;
•
E en vou di g t e in st all eren , geb r u i ken en te i mp leme n t er en .
2/6
Gebruike rsfunctionalite it Geb r u ik er s k rij gen g eb ru iker sv rie n de li jk fu n c t ie s aa n ge b od en di e m en k an ve rw a c h t e n van h ig h -e n d do ssie r b eh eer sys t eme n . Dez e fu n ct ie s z i jn : •
Fil ep l an s – A u t om at is ch e cla ss ifi c er in g en p ro gra mm er in g v an d oss ier s geb ase erd op b e st aa n de p lan n en en g est an d a ar d ise er de st r u c tu ren ;
•
Typ e - B as e P la n s – Au t om at i sc h e cl as sif ic er in g en p ro gr amm er in g va n dos sie rs geb ase erd op b est aan de t yp e do ssie rs;
•
Au t oma t ed L ifec y cle ma n a gem en t – Ge a u t o mat is eerd e le ven scy c lu s g eb a se erd op een vo u di ge re gel s;
•
Geau t o mat is eer de n u mm er in g van do cu men t en ;
•
B el eid en reg el ge vin g ron d ar ch iv er in g en b eh ou d;
•
Reg u le rin g
–
gec on t ro leer de
ver z en d in g en , t oevo eg in g en
en
g ep ro gra m mee rde
a rc hive ri n g,
w a ch t t ij den ,
en ver n ie t i gin g d oo r h e t geb ru i k v an re gel s en
gea u t om at is eerd e p ro cess en ; •
Au t oma t isc h e in voer van me t ad a t a – Imp a ct man a g eme nt en au t om at i sc h e up da t es ;
•
Das h b o ard s – V oor ge def in i eerd e rap p ort a ges en d efin it i es van met a d at a t y p es om dos sie rs t e vin d en d ie b in n en k ort w o rd en aan gen o men en b ij z on d ere gev al l en t e ku n n en b eh an del en ;
•
DO D
5 0 15 .2
A dmi n is t r at o r
Tem p la t es
–
Ter
o n der st eu n in g
v an
het
arc h i ver in gss y st e em van h et M in is t er ie v an De fen sie van d e V S voo r me t ad at a defi n it ie s, s jab lon en v oor d oss ier s en fu n ct ion ali te it ; •
Rap id e Dis co ver y – E en vou di g z oeke n b i n n en t eks t en , ma p p en st ru ct u r en , d oss ier man a ge me n t c at ego ri eën en t yp e s.
3/6
Voorde len Dit n ieu we en t e ven s eers t e op en so ur ce d oss ier man ag em en t p la t fo rm l ever t si gn i fi c an t e voor del en op : •
Toen am e va n h et aa n t a l geb ru i ker s ove r al le sys t em en ;
•
Afn a me i n ko st e n , een op sla gp la at s , een vou di g t e in s t al le ren , in g eb r u ik en u i t t e rol len ;
•
Verk or t e t ij d vo or i mp lem en t a t ie va n h et sys t ee m – Z ero f oo t p ri n t cli en t ;
•
Min der ri sico dan kz i j co n sis t en t e dos sie r m an a ge men t v oor a lle i nf orm at i e;
•
Verm in der ve rt r ag in ge n v oor re gelm a t i ge to evo eg in g en di e w orde n v ert raa g d d oo r in e ff ect ie ve of g eli mi t e erd e d oss ier m an a ge men t ;
•
Verm in der d e z oek en on t de kki n gs t ij d en ko st en voo r on de rst eu n i n g t i jde n s p roc esse n .
4/6
Factsheet Alfresco Records Management Simple re cords management •
B an kie ren – FDC I, OC C;
•
Tele co mm u n i ca t ie – Ti t el 4 7 , de el 4 2 ;
•
Far ma ce u t i s ch – FD A T it el 2 1 , dee l 1 1 ;
•
Gez o n dh eid sz org – H I PP A;
•
Defe n s ie – D OD 5 0 1 5. 2 ;
•
Mak ela a rs – S E C Re gel 1 7 a- 3 en 1 7 a- 4 ;
•
Al gem en e z a keli jke Sa rb a n es- Ox l ey w et ;
•
“W at w i st de a n de re p art ij en w an n e er” .
Traditionele beheer van dossiers •
Lo sg ekop p e ld, in con si st e nt e b e h eer van d oss ier s;
•
Mee rde re op sl agp l a at sen – docu me n t e n b eh ee r, w eb co n t e nt b eh eer , e -mai l- en afb e eld in g b e h ee r z ij n a lle n ap art e op sla gp l a at s en ;
•
Alle en op sl aan v oor de la n ge t er mij n .
Gevolg van traditionele beheer van dossie rs •
Wei n ig geb ru ik ers ;
•
In con si st en t e w erk w ij z e ;
•
Wa ar de loz e dos sie rs;
•
In con si st en t e i n fo rm at ie ;
•
Vero u de rde d oss ier s;
•
Ho ge r ri sic o do or gro t er e n ood z ak eli jke ve rsp rei di ng.
5/6
Alf re sco Dossie r Beheer •
É én ge ïn t egre erd e op sl ag p l a at s vo or do cu men t b eh eer, w eb co n t e nt b eh e er, emai l- en afb eel din gb e h e er;
•
On t w orp en om t e v old oen a an d e ei sen va n D OD 5 0 1 5 .2 ;
•
Dra g an d dr op c ap t u re van d esk t o p pr og ra mm at u u r ;
•
Au t oma t isc h e u i t lez in g va n met a d at a;
•
Serv i ce orie n t e d au d it i n g;
•
Uit b reid b a re gea u t o mat ise er de re gel s vo or h et b e h ere n van d oss iers .
6/6
