Records Management Terminologie

Records Management Terminologie

Auteur:

Saskia Giesbers

Opdrachtgever:

Records Management Conventie

Datum:

6 maart 2002

Status:

Concept

Inlichtingen: Saskia Giesbers RMC Bureau Westeinde 28 2270 AD Voorburg

Tel: 070 – 30 006 84 E-mail: [email protected] WWW: www.RMConventie.nl

Inhoudsopgave 1

Inleiding

3

2 2.1 2.2 2.3

Het vakgebied Records Management Records Management in Nederland Verschil met andere delen van de wereld Het beroep van de records manager

4 4 4 5

3 3.1 3.2

Terminologische verwarring Oorzaken en belemmerende factoren Oplossingen voor terminologische verwarring

6 6 8

4 4.1 4.2 4.3

Termen en definities Bronnen voor RM terminologie Terminologielijst Index RM termen

10 10 11 45

Afbeelding op de voorpagina: Het verhaal van de Toren van Babel is ontleend aan Genesis 11:1-9. De bekendste verklaring vinden we in de bijbel. Daar wordt verteld dat de mensen in de stad Babel ooit een toren wilden bouwen die tot de hemel zou reiken. Om die hoogmoed te bestraffen, zorgde God ervoor dat de bouwers ineens verschillende talen spraken, zodat ze niet meer konden samenwerken. De bouw aan de toren lag stil en de Babylonische spraakverwarring begon.

Pagina 2 van 45

1 Inleiding Dit document bevat de resultaten van de interviewronde onder sleutelfiguren op het gebied van Records Management (RM). Doel van het onderzoek was het inzicht in terminologische verwarring op het gebied van RM te vergroten. De resultaten zijn verdeeld over twee hoofdstukken met als onderwerpen respectievelijk het RM vakgebied en terminologische problemen op dat vakgebied. De resultaten zijn aangevuld met een overzicht van termen en definities. De termen zijn tijdens een interviewronde onder sleutelfiguren op het gebied van RM genoemd als verwarrende begrippen en als kernbegrippen. De definities zijn ontleend aan bronnen die tijdens de interviewronde door de sleutelfiguren zijn genoemd. De deskundigen die aan het onderzoek hebben meegewerkt zijn (alfabetisch): -

Dhr. J. Bogaarts (Senior ICT Consultant, Algemeen Rijksarchief), Dhr. K. Duijvelaar (Vereniging Nederlandse Gemeenten), Dhr. H. Hofman (Senior Adviseur, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, vertaler ISO standaard 15489), Dhr. P. Horsman (Coördinator Onderzoek en Onderwijs, Archiefschool), Prof. Dr. F.C.J. Ketelaar (Hoogleraar archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam), Mr. A.C.J. Koers (Sectorhoofd Documentaire Informatie, Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij), Dr. K. van der Meer (Docent Documentaire Informatiesystemen aan de opleiding Technische Informatica en begeleider afstudeerders, Technische Universiteit Delft), Drs. J. Möller (Coördinatie en Advies Documentaire Informatievoorziening, Ministerie van Verkeer en Waterstaat), Drs. C. Schönfeld (Hoofd Verwerving & Concerndiensten, Gemeentearchief Amsterdam), Dhr. H. Smit (Programmamanager Taskforce Digitale duurzaamheid, ICTU), Dhr. R. Verdegem (Record Information Analist, Testbed Digitale Bewaring, ICTU), Mvr. T. van Zwol (Record Keeping Expert, Testbed Digitale Bewaring, ICTU)

Dit document is een concept. Voordat een definitief document uitgegeven wordt, krijgt u de gelegenheid de concepttekst te lezen en erop te reageren. Als deskundige denkt u na over de terminologie van uw vakgebied, daarom wordt uw reactie zeer op prijs gesteld. Met reactie worden aanvullingen, aanmerkingen en opmerkingen bedoeld. Het definitieve document wordt uitgereikt op het RMC congres van 20 juni 2002.

Pagina 3 van 45

2 Het vakgebied Records Management 2.1 Records Management in Nederland De deskundigen die betrokken zijn bij dit onderzoek verschillen van mening over de interpretatie van Records Management. De eerste invulling is dat RM hetzelfde is als de archieffunctie, dat de letterlijke vertaling ‘archiefbeheer’ is. Bij deze invulling vindt men dat RM alleen een nieuwe term is voor zaken die al jaren gedaan wordt. Het enige nieuwe is dat men zich nu ook met digitale documenten bezig houdt. De tweede invulling van RM maakt onderscheid tussen RM en de archieffunctie. In onderstaande tabel zijn de verschillen die in het onderzoek naar voren kwamen tegenover elkaar geplaatst. Records Management -

Archieffunctie

Levende archiefbescheiden Onderdeel van het primaire proces Vraag-georiënteerd Proactief en dienstverlenend Archiefbescheiden eigen organisatie Documenten dienen als bewijsmateriaal Verantwoording van het handelen van een organisatie

-

Oude archieven De laatste stap Aanbod-georiënteerd Statisch, passief Archiefbescheiden andere organisatie(s) Documenten moeten bewaard worden en worden vervolgens vernietigd Toegankelijk maken van cultureel erfgoed voor het publiek

De ISO standaard 15489 maakt ook onderscheid tussen beheer van archiefbescheiden van organisaties (records management) en beheer van archiefbescheiden bij archiefdiensten (archival management).

2.2 Verschil met andere delen van de wereld Een aantal factoren beïnvloeden de invulling van Records Management. De eerste factor is de archieftraditie. Nederland heeft een Duits systeem met dossiers, dit systeem bestaat ook in Scandinavische landen. Angelsaksische landen en Zuid-Europese landen hebben een andere archiefsysteem. In China werd alles weggegooid als een keizerrijk aan zijn einde was. Alleen van de laatste keizerdynastie hebben ze daar nog gegevens. Ook culturele aspecten spelen een rol. In Engeland werken mensen bijvoorbeeld vooral in het belang van de zaak, in Nederland maken mensen op de zaak ook documenten voor zichzelf. De tweede factor is de plaats van RM in de organisatie. In Engeland wordt veel overgelaten aan de bureaus, zit RM meer in het lijnmanagement. In de rest van Europa neemt de archieffunctie een plaats in de bureaucratie in. De derde factor is de mate van standaardisatie. In Australië, Engeland en de Verenigde Staten is meer voorgeschreven bij wet dan in Nederland, daar wordt ook al langer met een Records Management norm gewerkt. De NEN/ISO norm is gebaseerd op een Australische standaard. In Nederland staat standaardisatie nog in de kinderschoenen. De vierde factor vormen de beroepen die zich met RM bezig houden. In Angelsaksische landen zijn archivist en records manager verschillende beroepen, in Nederland wordt dan onderscheidt niet gemaakt. In het Frans is geen term voor Records Management, het is daar geen professie. Zij spreken over ‘pré archivage’, voorbereiding voor archiefwerk.

Pagina 4 van 45

2.3 Het beroep van de records manager Het werkveld van een records manager is nog niet uitgekristalliseerd. DIV’ers voelen zich bedreigd door ICT en vinden Records Management een uitvinding van de ICT wereld. Record managers hebben een sterkere positie dan DIV’ers, maar het moet dan wel de ambitie zijn van mensen om zo’n sterkere positie in te nemen. Traditionele DIV’ers zijn misschien niet flexibel genoeg om van positie in de organisatie te veranderen. Aan de Universiteit van Amsterdam probeert men het onderwijs aan te passen op nieuwe ontwikkelingen en opkomst van RM. Dat doet men door systematisch het records continuüm1 te prediken. De rol van de archivaris is veranderd in de rol van records professional. De archiefopleiding is onderdeel geworden van informatiewetenschappen.

Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. Frank Upward. Records Continuum Research Group (RCRG), Monash University. Beschikbaar op Internet. Laatste update: 5 januari 2000. URL: http://rcrg.dstc.edu.au/publications/recordscontinuum/fupp1.html. 1

Pagina 5 van 45

3 Terminologische verwarring 3.1 Oorzaken en belemmerende factoren Algemeen De wereld is in beweging. Meer disciplines gaan met elkaar praten. Buitenlandse termen worden ingevoerd in de Nederlandse taal. Digitalisering zorgt ervoor dat termen en definities de concepten niet helemaal dekken. Records Management is een jong vakgebied. Hoe ouder een vakgebied, hoe stabieler het begrippenkader. In een jong vakgebied evolueren termen omdat de betrokkenen andere inzichten krijgen. Men kan op verschillende manieren tegen begrippen aankijken: als concept op zich, als deel van een aantal begrippen, en naar het draagvlak. In dit document wordt vooral naar begrippen gekeken als concept op zich.

Document explosie Het aantal documenten neemt enorm snel toe. Deze ‘documenten explosie’ zorgt voor problemen. In de traditionele archivistiek heerste de gedachte dat alles bekeken moest worden. Identificatie bestond niet. Dat is niet vreemd omdat in de 19e eeuw mensen alleen schreven als het moest. In de RM is de verwarring rondom selectie en identificatie wel een probleem, omdat mensen tegenwoordig meer vastleggen en niet alles bewaard moet worden. RM is nieuw Een leverancier van document management software ziet RM als een bedreiging omdat RM zich op de hele organisatie richt. Bovendien trekt iets nieuws klanten. Daarbij maakt het niet uit of de activiteiten nieuw zijn of dat alleen de benaming voor activiteiten nieuw is. DIV’ers en archiefmedewerkers zijn bang overbodig te worden met de opkomst van RM. Ze zijn bang niet te kunnen omgaan met nieuwe technieken en dat ze niet kunnen voldoen aan nieuwe eisen ten aanzien van vereiste competenties. Begrippen zijn persoonlijk Wittgenstein, een filosoof, heeft onderzoek gedaan heeft naar het omzetten van mentale beelden in woorden. Het mentale beeld is het beeld dat iemand heeft bij een bepaald object, gebeurtenis, woord etc. Dit wordt gevormd door iemand’s referentiekader. Dus door ervaringen, contact met anderen, opleiding, werkomgeving etc. Het mentale beeld zorgt voor veronderstellingen die mensen doen. In het geval van terminologie gaat het om veronderstellingen ten aanzien van de betekenis van woorden en de context waarin ze gebruikt kunnen worden. In zijn eerste publicatie gaat Wittgenstein in op de (on)mogelijkheid mentale beelden van objecten, gebeurtenissen etc om te zetten in woorden2. In zijn tweede publicatie beschrijft Wittgenstein dat het woord een eenheid van communicatie is, een afbeelding van het geheel3. Een woord is een soort label. Een label dat bij iedereen een andere associatie oproept. Begrippen en bijbehorende definities zijn dus persoonsgebonden.

Ludwig Wittgenstein. 1999. Tractatus logico-philosophicus. Vert. van: Tractatus logico-philosophicus. Oorspr.uitg.: 1922. Nederlandse en Duitse tekst. 1e dr. Nederlandse uitg.: 1975. ISBN 9025360890. 3 Ludwig Wittgenstein. 1993. Filosofische onderzoekingen. Vert. van: Philosophical Investigations = Philosophische Untersuchungen. Oxford : Blackwell, 1953. - Vanaf 1995 impressum: Amsterdam [etc.] : Boom. - Met lit. opg., reg. ISBN 9053520139.

2

Pagina 6 van 45

Zelfde begrip, andere betekenis Dezelfde begrippen worden in verschillende disciplines op een andere manier gebruikt en met een andere betekenis. De betekenis van een term wordt bepaald door de context waarin een term gebruikt wordt. Een ‘record’ heeft in het ene vakgebied de betekenis van archiefbescheiden en in het andere de betekenis van onderdeel van een database. Een begrip als ontsluiten roept ook verschillende reacties op. In de archiefwereld is onderwerpsontsluiting voorstellen bijna vloeken in de kerk, in de bibliotheekwereld is onderwerpsontsluiting heel gewoon. Bibliotheken houden zich bezig met aanbieden van materiaal aan gebruikers, archieven doen dat minder. Onzuiver gebruik van begrippen Mensen gebruiken begrippen zonder dat men weet dat luisteraars of lezers een andere betekenis aan het begrip geven. Men gebruikt bijvoorbeeld van de term archivist wanneer men archivaris bedoelt, zonder op de hoogte te zijn van de associatie die zijn gesprekspartner bij dit begrip heeft. Van vroeger uit is een archivaris iemand die een academische studie heeft afgerond en een archivist iemand die een hbo studie heeft afgerond. Zuiver gebruik van begrippen is belangrijk. Men moet iets bijvoorbeeld niet kennis delen of informatie delen noemen als het gaat om dossiers delen. Binnen organisaties wordt vaak gewerkt met een eigen begrippenlijst. Deze lijsten kunnen een engere betekenis bevatten van algemeen gebruikte begrippen. Mensen denken daarom dat de engere betekenis de betekenis van het betreffende begrip is omdat zij dagelijks met die invulling geconfronteerd worden. Vertalen naar het Nederlands Voor Engelse termen moet een Nederlands woord gevonden worden. Er zijn goede Nederlandse termen dus het gebruik van buitenlandse termen is niet nodig. In plaats van ‘preservering’ kunnen Nederlandse termen zoals ‘bewaring’ of ‘behoud’ gebruikt kunnen worden. ‘conservering’ zou ook kunnen, maar dat heeft een sterke relatie met papier. Bij vertaling van Engelse termen, loopt men ook tegen verschillende betekenissen van termen aan in Engeland en de Verenigde Staten. ‘Disposition’ betekent bijvoorbeeld voor een Engelsman vernietiging. Een Amerikaan duidt hiermee alle handelingen aan die plaatsvinden nadat een record haar functie in het bedrijfsproces heeft verloren. Als een Amerikaan bij een congres spreekt over ‘dispose of’ schrikken de Engelsen daar enorm van. De Engelsen denken dat de Amerikaan alles in de prullenbak gooit. Ook moet rekening gehouden worden met de associatie die termen oproepen. Het begrip ‘archiefstuk’ wordt in Nederland veelal opgevat als een document dat niet meer gebruikt wordt, het begrip ‘records’ omvat echter ook documenten en informatie in de dynamische fase. Het inschakelen van vertaalbureaus en tolken zorgt ook voor belemmeringen. Ketelaar vertelde over een internationale bijeenkomst waaraan hij deelgenomen heeft. Bij die bijeenkomst probeerden tolken direct te vertalen wat gezegd werd naar Engels, Frans en Italiaans. Onder andere werd gesproken over het verschil tussen norm, standard, guidelines en best practices. Naast verschillen tussen talen, bestaan binnen talen ook nog verschillen. Was voor de bezoekers het verschil tussen de termen al niet duidelijk, de tolken zagen de nuances helemaal niet. De tolken hadden dus een nog groter probleem met de terminologie.

Pagina 7 van 45

Digitalisering In de meeste terminologielijsten ontbreken termen met betrekking tot digitale documenten. Termen zoals authenticiteit, contextinformatie, metagegevens, bestand, document, conversie, migratie, emulatie, integriteit en archiefsysteem komen veelal niet in terminologielijsten. Traditionele termen zijn vaak niet meer geschikt, dekken niet meer de hele lading van het concept. De ene persoon definieert ‘document’ als papier met iets erop een ander gebruikt de betekenis alles wat informatie is. Een ander voorbeeld is de term ‘dossier’. Vroeger was het een verzameling ‘documenten’ die fysiek bij elkaar waren gebracht. Het dossier zat in een ‘map’ of in meerdere mappen als het om veel documenten ging. Digitalisering zorgt voor onduidelijkheid over wat een ‘dossier’ en wat een ‘map’ is. Inlevingsvermogen Terminologische verwarring ontstaat door gebrek aan interesse in andere disciplines. ICT’ers en DIV’ers hebben vaak een gebrek aan voorstelling van elkaars taken en verantwoordelijkheden. Het kost energie en mentale flexibiliteit om zich het begrippenapparaat van een ander eigen te maken, wat nodig is om zich in een ander te kunnen verplaatsen. Soms speelt bewuste onwil een rol, in de trant van ‘Ik wil niets met dat vak te maken hebben’. Mensen buiten het RM vakgebied hebben ook vaak een verkeerde voorstelling van zaken. Binnen een organisatie wilde personeelszaken haar documenten scannen, omdat dat ruimte scheelt. De mensen achter deze wens dachten dat een image van het document voldoende was en de papieren documenten weggegooid konden worden. Ze hielden geen rekening met authenticiteit, wisten niet dat een rechter niet even veel waarde hecht aan een image van een document als aan het oorspronkelijke document.

Meerdere initiatieven Iedereen constateert verwarring en gaat terminologie verduidelijken vanuit een eigen perspectief. De verwarring blijft daardoor bestaan, kan zelfs groter worden. Een coördinerend orgaan dat toezicht houdt op terminologie initiatieven is er niet. Initiatieven van DIVA, NEN en BZK moeten geïntegreerd worden. Ook de ICA en de Archiefschool zouden bij een samenwerkingsverband betrokken kunnen worden.

3.2 Oplossingen voor terminologische verwarring Geen jargon gebruiken Het beeld dat mensen hebben bij een bepaald object, een gebeurtenis of een woord wordt gevormd door iemand’s referentiekader. Dus door ervaringen, contact met anderen, opleiding, werkomgeving etc. Deze achtergrond (mentale beeld) zorgt voor de veronderstellingen die mensen doen. In het geval van terminologie gaat het om veronderstellingen ten aanzien van de betekenis van woorden en de context waarin ze gebruikt kunnen worden. Kenmerkend voor jargon is dat de betekenis en context in een relatief kleine groep bekend zijn. In veel gevallen gaat het om woorden die in het jargon van een andere groep een andere betekenis hebben of op een andere wijze en in een andere situatie gebruikt worden. Door te spreken met woorden die meer algemeen bekend zijn kunnen mensen hun mentale beeld overbrengen op anderen. De lezer of luisteraar is vrij om aan de omschrijving een eigen term toe te kennen. Een term die voortkomt uit zijn eigen kennisapparaat. Vermijden van jargon maakt een vakgebied ook meer toegankelijk voor leken. Mensen zullen niet snel geneigd zijn gewone taal te gebruiken in plaats van vaktaal. De macht die spreken in ‘geheimtaal’ met zich mee brengt, gaat immers verloren. Voor presentatie van informatie via een algemeen medium, zoals het Internet, is deze non-jargon optie zeer geschikt.

Pagina 8 van 45

Jargon vermelden Definities van termen zijn context gebonden, dus voor iedere situatie moeten termen gedefinieerd worden. Situaties kunnen zijn: communicatie binnen en tussen projecten, binnen en tussen organisaties en organisatieonderdelen, in artikelen, op congressen etc. Aan het begin van een artikel, bijeenkomst, project en andere situaties waar mensen bij elkaar komen, moeten termen die gebruikt zullen worden gedefinieerd worden. In geval van intermenselijke communicatie is het ook van belang overeenstemming te bereiken over gebruik van een bepaalde term of definitie. Zowel bij schriftelijke als bij intermenselijke communicatie moet rekening gehouden worden met de doelgroep. Het overzicht van termen en definities in dit document (zie paragraaf 4.2) is bedoeld om een definitie te kiezen en te hanteren. Het overzicht is bedoeld als hulpmiddel. Gebruik van de opgesomde termen en definities is vrij. De lijst kan aangevuld worden door te turven welke termen veelvuldig opduiken.

Interface / paraplu voor RM ontwikkelen Ieder domein (ICT, archief, bibliotheek) moet zijn eigen jargon houden. Mensen moeten weten dat een term in een ander domein een andere betekenis heeft. Een interface zou als een soort paraplu termen moeten koppelen over de verschillende disciplines heen. Dat kan op twee manieren: connectie tussen domeinen aanbrengen of een nieuw domein creëren. RM is een nieuw in te vullen gebied. Termen uit archief, bibliotheek, informatiemanagement en kennismanagement zouden opgenomen kunnen worden in de interface. De interface zou meerdere definities kunnen geven of een opsomming van termen zoals in een artikel of wet. Om niet te verdrinken in termen is het raadzaam maximaal 100 termen in de interface op te nemen. Inrichten van een interface is niet gerealiseerd.

Pagina 9 van 45

4 Termen en definities 4.1 Bronnen voor RM terminologie Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12 Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Archiefwet 1995 (versie geldig vanaf 1 september 2001) BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231 Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard. Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. Definities uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Directive. DoD Records Management Program. DoD 5015-2. Department of Defense, 6 maart 2000. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV A 200-1 Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949 Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Pagina 10 van 45

Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

4.2 Terminologielijst 01. Archief EN

Archive

Definitie Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. In meer algemene zin wordt het woord archief ook gebruikt voor (a) archiefdienst, (b) de verzameling archieven die onder een archiefdienst berusten, (c) de ruimte waar deze worden bewaard, (d) het gehele gebouw van de archiefdienst. Bron Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Definitie Een systeem waarin informatie gestructureerd wordt vastgelegd om deze snel en doeltreffend te kunnen terugvinden met een opvraagsysteem. Archieven worden opgedeeld in logische deelgebieden, die vaak worden omschreven als folder, documentatieklasse of documentatiegebied. Een archief is primair bedoeld voor lange termijn opslag. Binnen de huidige document management omgevingen bestaat een archief doorgaans uit optische en/of magnetische opslagsystemen. Bron Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard. Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Definitie An organization that intends to preserve information for access and use by a Designated Community. Bron Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf Definitie 1. Organisch groeiend of volgroeid geheel van documenten, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een bestuurs- of beheerseenheid of een zelfstandig handelende functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten. 2. Organisatie of afdeling die is belast met het bijeenbrengen, beheren en ter beschikking stellen van archiefstukken. 3. Ruimte of gebouw waar het geheel van archiefstukken wordt bewaard. Bron BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. Definitie Originating form a single provenance. Bron Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Definitie Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Bron Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

Pagina 11 van 45

Definitie

Bron

Het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een bestuur of zelfstandige handelend functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten. Archiefbescheiden zijn bescheiden naar hun aar bestemd om te berusten onder het bestuur dat, of de persoon die ze heeft ontvangen of opgemaakt. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV A 200-1

02. Archiefautoriteit EN

Archival authority

Definitie Archiefinstelling, archiefdienst, archiefprogramma. Instelling of programma verantwoordelijk voor de selectie, verwerving en bewaring van archieven, voor hun beschikbaarstelling en voor de vernietiging van andere archiefbescheiden. Bron NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Definitie An institution responsible for the acquisition, preservation and communication of archives Bron Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

03. Archiefbescheiden EN Zie ook Zie ook

Records, archives Digitale archiefbescheiden (enkelvoud) archiefstuk

Definitie 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke in gevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden; Bron Archiefwet 1995 (versie geldig vanaf 1 september 2001) Definitie All books, papers, maps, photographs, machine-readable materials, and other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received by an Agency of the United States Government under Federal law or in connection with the transaction of business and preserved or appropriate for preservation by that Agency or its legitimate successor as evidence of the organization, functions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities of the Government or because of in informational value within them. Information in any medium, and includes operational logistics, support and other materials created or received by the DoD Components in training, contingency, and wartime operations as well as in all routine and peacetime business. Bron Directive. DoD Records Management Program. DoD 5015-2. Department of Defense, 6 maart 2000. Definitie A document made or received and set aside in the course of a practical activity. Bron The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org.

Pagina 12 van 45

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 records omvatten alle boeken, papieren, mappen, foto’s, machine-leesbare materialen en andere documentaire materialen, ongeacht te fysieke vorm of kenmerken, ambtshalve opgesteld of ontvangen door een overheidsorgaan en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Informatie opgemaakt, ontvangen en onderhouden als bewijs en informatie door een organisatie of persoon bij het vervullen van wettelijke verplichtingen of bij zakelijke transacties. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation. A record may incorporate one or several documents (e.g. when a document has an attachment), and may be on any medium in any format. In addition to the content of the document(s), it should include contextual information and, if applicable, structural information (i.e. information that describes the components of the record). A key feature of a record is that it cannot be changed. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/ida (archives) Non-current records preserved with or without selection, by those responsible for their creation of by their successors in function for their own use or by an appropriate archives because of their archival value. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (records) Recorded information (documents) regardless of form or medium created by an agency, institution, organisation or individual in pursuance of its legal obligations or in the transaction of business. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). (archiefstukken) Al die bescheiden die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/haar taken. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

04. Archiefstuk EN Zie ook Definitie

Bron

Record, archive, archival record (meervoud) archiefbescheiden. Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Pagina 13 van 45

Definitie Bron

Document dat ambtshalve is ontvangen of opgemaakt door een bestuurs- of beheerseenheid of een zelfstandig handelende functionaris en bestemd is om daaronder te berusten. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

Definitie Bron

An individual item forming a part of archives. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Definitie

(record) A specific piece of recorded information generated, collected or received in the initiation, conduct of completion of an institutional or individual activity and that comprises sufficient content, context and structure to provide proof of evidence of that activity. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

Bron

Definitie

Bron

(archival record) Permanent records determined to be of sufficient additional historical, continuing or enduring value as to warrant the added cost of storage, conservation and preservation in an archival facility. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

05. Archiefsysteem EN Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Records system Informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd heen. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Het systeem (server, jukebox, tape unit, of optische drive) waarin de documenten daadwerkelijk worden opgeslagen. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Het geheel van procedures, methoden, kennis, middelen en documenten, waarmee een organisatie haar archiveringsfunctie vormtgeeft. Het woord ‘organisatie’ in deze definitie mag ingeruild worden voor enig ander samenwerkingsverband van één of meer personen. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-6

06. Archiefbeheerssysteem EN Zie ook Zie ook

Records management systeem Records management applicatie Record keeping systeem

Pagina 14 van 45

Definitie Bron

Een geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

07. Archiveren Definitie Bron

Het opslaan volgens een bepaalde methodiek van documenten in een archief op informatiedragers zoals papier, microfiche, (magnetische) tape of optische schijf. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

Definitie Bron

Het toewijzen en opslaan van records in de geschikte dossiercategorieën. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

Definitie

Archiveren is het verpakken van verschillende bestanden in één bestand, waardoor het versturen of ontvangen eenvoudiger wordt. De totale omvang van een gearchiveerd bestand is niet kleiner dan de som van de omvang van de afzonderlijke bestanden; om dat te bereiken zou het bestand tevens moeten worden gecomprimeerd. Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

1. Het opbergen van stukken in daarvoor bestemde kasten. 2. Het voor bewaring opslaan van digitale documenten. 3. Het verplaatsen van semi-statische en statische archiefbescheiden naar een voor bewaring bestemde ruimte. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html (digitaliseren van documenten) Bij het scannen wordt de image-informatie vastgelegd op een vaste schijf. Bij het archiveren van de documenten worden deze van de harde schrijf naar één of meer optische schrijven gekopieerd. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 210-7

08. Authenticiteit EN Zie ook Definitie Bron

Authenticity (kenmerken van archiefstuk) betrouwbaarheid, bruikbaarheid, integriteit Het resultaat van een betrouwbare, juiste en volledige overlevering van records, zodat de oorspronkelijke verschijningsvorm en structuur van het record bewaard blijft. Dit betekent dat er geen wijziging in het record optreedt vanaf het moment van vastlegging. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

Pagina 15 van 45

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

The quality of being genuine. In the context of a record, this quality implies that the record is what it purpots to be; it does not address the trustworthiness of the record’s content as a statement of fact. Authenticity is conferred on a record by its mode, form, and/or state of transmission, and/or manner of preservation and custody. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/ida De mate waarin de weergave van een archiefbescheid volledig en volstrekt in overeenstemming is met de oorspronkelijke vastlegging van het bescheid en bovendien de functie die bij ontstaan bedoeld was, behouden blijft. Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. Definities uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. Eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging. De controleerbaarheid ligt in de aanwezigheid en de status van andere documenten die de context, de toegepaste apparatuur en programmatuur en de metagegevens van het archiefstuk waarborgen. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html (Authentiek en betrouwbaar) Archiefstukken moeten zijn wat ze beweren te zijn, en wat ze beweren moet waar zijn. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-4 Measure or statement establishing how much and in what way an electronic publication stored for long-term preservation and access purposes deviates from the digital original. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. (Authenticatie) Vaststellen date en document daadwerkelijk is wat het zou moeten zijn. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

09. Beschrijven EN Zie ook Definitie

Bron

Definitie Bron

Description Metagegevens (archivistische beschrijving) 1. Het opsommen van archivistische kenmerken. 2. Aantekening van het resultaat van de activiteit als onder 1 ten aanzien van één archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel of archiefstuk. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html The preparation of finding aids to facilitate control and consultation of holdings. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Pagina 16 van 45

Definitie Bron

Vastleggen van contextuele informatie en metadata. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12

10. Bestand EN

File, holdings

Definitie Bron

Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Definitie

Een geheel van gegevens in eenzelfde opslagformaat. Een bestand heeft een naam (meestal bestaande uit twee delen, gescheiden door een punt), een omvang (aantal bytes) en een datum (en tijd) van vervaardiging (of laatste wijziging). Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. Definities uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001.

Bron

Definitie Bron

Groep gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaal doel en in onderlinge samenhang te raadplegen. Een bestand kan op papier, microfilm, digitaal of op welke drager dan ook zijn vastgelegd. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Definitie Bron

(file) Two or more records of identical layout treated as a unit. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Definitie

(holdings) The totality of records/archives in the custody of a recordscentre/archives. Also referred to as collections. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Bron

Definitie Bron

Formele eenheid van digitale informatie. Een bestand heeft een naam (meestal bestaande uit 2 delen, gescheiden door een punt), een omvang (aantal bytes) en een datum (en tijd) van vervaardiging (of laatste wijziging). De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

11. Betrouwbaarheid EN Zie ook Definitie

Bron

Reliability (kenmerken van archiefstuk) authenticiteit, bruikbaarheid, integriteit Een betrouwbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de inhoud kan worden vertrouwd als een volledige en nauwkeurige weergave van de transacties, activiteiten of feiten waarvan het getuigt en waarop men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Pagina 17 van 45

12. Bewaring EN Zie ook Definitie Bron

Preservation (technieken) Migratie, Emulatie, Conversie Processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Definitie Bron

A basic archival function of storing and protecting records/archives. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Definitie

1. The provision of adequate facilities to protect, care for, or maintain records. 2. Specific measures, individual and collective, undertaken to maintain, repair, restore, or protect records. 3. Measures aimed at averting damage or reducing the rate of natural, physical or logical ageing of documents (prospective preservation) or the restoration of damaged documents (retrospective preservation). Preservation may be physical (medium refreshing, medium migration), logical (format conversion, emulation) or intellectual (content preservation). The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

Bron

13. Bruikbaarheid EN Zie ook Definitie

Bron

Useability (kenmerken van archiefstuk) authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Het behoort te kunnen worden weergegeven in directe relatie tot het bedrijfsproces of de transactie dat het heeft geproduceerd. De koppelingen met de context behoren informatie te bevatten die nodig is om de transacties, waarbij ze zijn opgemaakt en gebruikt, te kunnen begrijpen. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

14. Catalogus EN Definitie Bron

Definitie Bron

Catalogue 1. geordende inventaris van voorwerpen, documenten enz in een verzameling. 2. in een bibliotheek: volgens bepaalde regels samengestelde en geordende inventaris van boeken en andere documenten, met verwijzing naar de vindplaats. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. An archival finding aid describing individual documents of a specific type. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Pagina 18 van 45

Definitie Bron

Een lijst, houdende een opsomming van voorwerpen die verkrijgbaar zijn en/of tot een verzameling behoren. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

15. Classificatie EN Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Classification Systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en/of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Systemetic identification and arrangement of business activities and or records into categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification scheme (often represented as a hierarchy). Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab 1. Geheel van activiteiten waarbij een reeks of systeem van klassen met een bepaald doel wordt geordend volgens een bepaald principe of idee. 2. Systeem dat het resultaat is van de onder 1 genoemde activiteiten. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

16. Collectie EN Definitie

Bron

Definitie Bron

Collection Groep van documenten, volgens een bepaald criterium bijeengebracht en op of vanuit een plaats beheerd. Een verzameling kan onderdeel uitmaken van een archief, als deze in de context van archiefbescheiden tot stand is gekomen. De definitie is toegespitst op documenten. Schilderijen en de meeste andere museumvoorwerpen zijn er dus buiten gelaten. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Verzameling documenten, doelgericht bijeengebracht op basis van expliciete dan wel impliciete criteria. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

Pagina 19 van 45

Definitie

Bron

Definitie

Bron

1. An artificial accumulation o documents of any provenance brought together on the basis of some common characteristics. 2. A body of documents comprising a record/archive group with together related material of different provenance(s). 3. A loose usage for private records/archives. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Een op inhoudelijke of formele gronden afgebakende verzameling informatiebronnen waarvoor de verantwoordelijkheid voor beheer en beschikbaarstelling geheel of gedeeltelijk bij de bibliotheek ligt. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

17. Content information Definitie

Bron

The set of information that is the original target of preservation. It is an Information Object comprised of its Content Data Object and its Representation Information. An example of Content Information could be a single table of numbers representing, and understandable as, temperatures, but excluding the documentation that would explain its history and origin, how it relates to other observations, etc. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf

18. Context Definitie Bron

Definitie

Bron

The framework in which the action in which the record participates takes place. The types of context include juridical-administrative context, provenancial context, procedural context, documentary context, and technological context. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org. 1. Van een archiefstuk, archiefbestandeel of archiefafdeling: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische gegevens, waarbinnen de functie van het archiefstuk, archiefbestanddeel, of archiefafdeling in relatie tot de activiteiten en taken van de archiefvormer moet worden geïnterpreteerd. 2. Van een archief: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische omstandigheden waarbinnen de activiteiten en de wijze van taakvoering van een archiefvormer moeten worden geïnterpreteerd. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Pagina 20 van 45

19. Contextgegevens EN Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Context Information Gegevens die zijn vastgelegd bij de aanmaak en/of archivering van een record en/of dossier, die daartoe behoren en die aangeven in welke relatie dat record staat tot de omgeving, waarin het is ontstaan en gebruikt, en welke rol het daarin heeft vervuld. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. The information that documents the relationships of the Content Information to its environment. This includes why the Content Information was created and how it relates to other Content Information objects. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf Gegevens zoals afzender, geadresseerde, bedrijfsproces, betrokken organisatieonderdeel, enzovoort. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12

20. Conversie EN Zie ook Zie ook Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Conversion (technieken) Migratie, Emulatie (proces) Bewaring Proces van omzetten van archiefbescheiden van het ene naar het andere of van het ene formaat naar het andere. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Het proces van het verplaatsen van data van een applicatie of opslagmedium naar een ander medium, waarbij een document van een specifiek formaat naar een algemeen of ander specifieke formaat worde omgezet, met als doel om de uitwisselbaarheid van documenten tussen verschillende applicaties te kunnen bewerkstelligen. Er zijn vaak aanpassingen nodig om de werking ervan te garanderen. Wordt ook wel dataconversie of omzetting genoemd. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Het omzetten in of het overzetten van gegevens in een ander opslagformaat. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Pagina 21 van 45

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Het omzetten van gegevens of records in een ander bestandsformaat, zodat een andere versie van dezelfde toepassingsprogrammatuur ermee kan werken. Conversie van records kan alleen plaatsvinden, als de conversie juist en volledig is en de verschijningsvorm en structuur van de records niet wordt aangetast. Indien aan deze eisen niet kan worden voldaan dient tot vervanging te worden overgegaan. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Omzetten van gegevens van het ene formaat in het andere, bijvoorbeeld van databaseformaat naar een pagina-georiënteerde HRML-formaat. Het uitvoeren van een conversie heet converteren. Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949 Het overzetten van digitale documenten naar andere programmatuur met behulp van standaardprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. Conversie wordt gewoonlijk toegepast bij vervanging van computerprogrammatuur en apparatuur door nieuwere versies en bij uitwisseling van documenten tussen digitale systemen die in beginsel automatisch kunnen communiceren. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Het omzetten van programma’s en/of gegevensbestanden naar de eisen van andere apparatuur of programmatuur. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. Het omzetten van het ene format naar een ander. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

21. Digitaal / elektronisch EN

Digital, electronic

Definitie

Bron

Definitie Bron

The word ‘electronic’ is used to mean the same as ‘digital’. Analogue recordings, though they may be regarded as electronic, are not considered as ‘electronic’ as they cannot be stored within a computer system unless they are converted to digital form. Analogue records can only be stored a physical records. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/ida Het gebruik van binaire codes om informatie weer te geven. In tegenstelling tot analoog. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

Pagina 22 van 45

Definitie Bron

Definitie Bron

Wijze van gegevensverwerking gebaseerd op continue waarden, waarbij slechts twee waarden mogelijk zijn. In datacommunicatie worden via normale telefoonlijnen gegeven analoog verzonden en vervolgens in de modem omgezet in digitale gegevens. Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949 Wijze van weergeven van gegevens, waarbij – in tegenstelling tot analoge weergave – alle waarden door middel van cijfers (gehele eenheden) worden voorgesteld. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

22. Digitaal archief EN Definitie Bron

Digital archive 1. A system ensuring the preservation for future access of electronic documentary resources. 2. Long-term, off-line electronic storage, generally on some form of disc or magnetic tape. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

23. Digitale archiefbescheiden Zie ook EN Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Archiefbescheiden Electronic records Archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturings- of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Iedere informatie die is vastgelegd in een vorm die een computer of andere machine vereist om het te bewerken en die voldoet aan de wettelijke omschrijving van een archiefbescheid. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. A record which is in electronic form. It can be in electronic form as a result of having been created by application software of as a result of digitisation, e.g. by scanning paper or microform. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab

Pagina 23 van 45

Definitie Bron

A record that is created (made or received and set aside) in electronic form. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org.

24. (Digitale) duurzaamheid Definitie Bron

Definitie

Bron

Het resultaat van de waarborging van de raadpleegbaarheid, authenticiteit en leesbaarheid van records, gedurende de geldende bewaartermijn. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. (digitale duurzaamheid) In algemene termen: de mate waarin digitale informatie bewaard en toegankelijk kan worden gemaakt en/of gehouden. De duurzaamheid van de informatie is onder meer afhankelijk van de duurzaamheid van de drager waarop het is opgeslagen en de omstandigheden waarin het wordt bewaard. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

25. Digitaliseren EN

(USA) Digitalize, (UK) Digitalise

Definitie

Bron

Het omzetten van analoge informatie in een binaire code, zoals bij scannen gebeurt. Het is de conversie van informatie op papier, film of andere niet-digitale informatiedragers naar een digitale (elektronische) vorm. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

26. DIS Zie

Documentaire informatiesystemen

27. DMS Zie

Document management systeem

28. Document EN Zie ook Definitie Bron

Definitie Bron

Document Elektronisch document Vastgelegde informatie die of vastgelegd object dat als een eenheid kan worden behandeld. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Een verzameling gegevens, georganiseerd in een logische volgorde en gepresenteerd op papier of ander opslagmedium. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

Pagina 24 van 45

Definitie Bron

Opgeslagen informatie ongeacht de fysieke vorm of kenmerken. Een document kan al dan niet voldoen aan de definitie van een record. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

Definitie Bron

Recorded information. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org.

Definitie

Recorded information or object which can be treated as a unit. A document may be on paper, microfilm, magnetic or any other electronic medium. It may include any combination of text, data, graphics, sound, moving pictures, or any other form of information. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab

Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

1. Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager. 2. Geheel van samenhangende digitale gegevens, vastgelegd op een of meer gegevensdragers en bestemd om in één actie te worden opgeroepen. Definitie bij 2 komt overeen met Engelse record. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB): een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijke stuk of een ander materiaal dat gegevens bevat. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 3540-55 Elk object waar aan de functie is of wordt toegekend, te dienen tot kennisname van de gegevens waarvan het drager is. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. 1. A combination of a medium and the information recorded on or in it, which may be used a evidence or for consultation. 2. A single archival, record or manuscript item. (De tweede definitie wordt in het Nederlands ‘stuk’ genoemd) Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

29. Documentair Informatiesysteem AFK Zie ook

DIS Document management systeem

Pagina 25 van 45

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Documentautomatisering houdt zich bezig met het beheer van documenten vanaf het moment dat zij ontstaan in de organisatie of in de organisatie binnen komen. Digitalisering transformeert de papieren documenten tot elektronische kopieën, waarmee de basis wordt gelegd voor een computergestuurde informatiestroom. Voorwaarde daarbij is dat de documenten zo kort mogelijk na hun ontstaan of binnenkomst in de organisatie gedigitaliseerd moeten worden, zodat men de greep op het proces behoudt. Bij documentautomatisering in deze vorm spreekt men van ‘documentair informatiesysteem’. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 210-2 Het geheel aan hardware (waarbij ook analoge middelen als mappen, ordners, archiefkasten etc.) en softwarecomponenten die de gebruiker de mogelijkheid biedt informatie die in documenten is vastgelegd (enigszins) te structureren, te controleren, te beheren, op te slaan en weer terug te vinden. In de regel wordt de digitale versie van dit soort systemen bedoeld, waarbij de gebruiker vanaf zijn desktop de bedoelde informatie volledig kan beheren. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

30. Documentaire informatievoorziening Definitie

Bron

Het proces van communicatie door middel van documenten heet documentaire informatievoorziening; dit begrip impliceert dus papieren en digitale documenten, zowel teksten als financiële, meet- en regelgegevens en afbeeldingen. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

31. Documentair structuurplan Definitie Bron

Definitie

Bron

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Een ordeningsplan waarin de archieforganisatie en archiefstructuur zijn vastgelegd, op basis van een institutioneel onderzoek en een basis selectiedocument (BSD), de indeling van het archief in afdelingen en bestanddelen, de manier waarop de bestanddelen worden gerangschikt en de wijze waarop de bestanddelen toegankelijk gemaakt zijn. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

Pagina 26 van 45

32. Document management systeem AFK Zie ook

DMS Documentair informatiesysteem (DIS)

Definitie

Bron

Een systeem dat functionaliteit aanbiedt voor het acquireren, opslaan, archiveren en opvragen van documenten, inclusief het managen tijdens het uitvoeren, administreren, doorgeven en autoriseren van gebruikers. Document management systemen bewaken de toegang tot bestanden en houden een historisch bestand bij van de inhoud van de bestanden. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

33. Dossier EN

Dossier, file

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Een verzameling records. De term wordt gebruikt om papieren, foto’s, fotokopieën, mappen, machine-leesbare informatie, of andere vastgelegde informatie aan te duiden, ongeacht de fysieke vorm of kenmerken, verzameld of onderhouden in archiefvoorzieningen, dozen, of machine-leesbare informatiedragers, of in archiefinstellingen en kantoor of opslagruimte innemend. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. An interrelated aggregation of records, constituted according to the person, action, or matter to which it refers. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org. Archiefbestanddeel bestaande uit alle bewaarde archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen. Een zaak wordt meestal gedefinieerd als een in de tijd begrensd complex handelingen betreffende een bepaald geval. Een dossier kan geheel of gedeeltelijk digitaal zijn. De digitale vorm van het dossierstelsel is nog in ontwi kkeling, vandaar dat deze nog met Engelse termen record keeping system, record management system of document management system wordt aangeduid. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Definitie Bron

(electronic file) A set of related electronic records. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab

Definitie

Het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt bij de behandeling van één zaak. Het systeem van archiefordening dat hieruit voortkomt, heet dan ook de zaaksgewijze ordening of het dossierstelsel. Als dat geheel van stukken in één ‘map’ wordt opgeborgen, dan zijn in dat geval ‘dossier’ en ‘map’ synoniem. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 3010-5

Bron

Pagina 27 van 45

Definitie Bron

Een bundel documenten die op een zelfde zaak betrekking hebben. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

Definitie

(case papers, files) Files relating to a specific action, event, person, place, project, or other subject. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

(file) An organised unit of documents grouped together for current use or in the process of archival arrangement. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Het geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een instelling, een persoon of een groep personen, bij de behandeling van één zaak. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

34. Elektronisch document EN Zie ook Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Electronic document, electronic publication Document (electronic document) A document which is in electronic form. This includes e-mail messages, spreadsheets, graphics and images, HTML and XML documents, multimedia and compound documents, and other types of office document. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab A document disseminated in machine-readable form. It includes off-line (physical format) publications distributed on CD-ROM or any other portable medium and on-line publications stored using digital technology. Some electronic publications are ‘born digital’ (i.e. are created in digital form) and some are created originally in another form e.g. print on paper, photograph, LP and have subsequently been digitised. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5. Informatie vastgelegd met een bepaalde applicatie in een bepaald format in de vorm van tekst, beeld, audio of video. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

35. Emulatie EN Zie ook Zie ook

Emulation (technieken) Conversie, Migratie (proces) Bewaring

Pagina 28 van 45

Definitie

Bij ‘emulatie’ bewaart men het oorspronkelijke document en men ververst de drager regelmatig. Tevens bewaart men metadata waarin het document bibliografisch en inhoudelijk wordt gedocumenteerd. Er wordt software ontwi kkeld waarmee men een oude omgeving simuleert. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 410-18

Bron

Definitie

The process of setting up a system to perform in the same way as another system of different type in order to run its programs. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

Bron

Definitie

Een in de informatica toegepaste techniek waarbij het gedrag van de ene computer (bijvoorbeeld in de vorm van een applicatie of een besturingssysteem) wordt nagebootst op een ander type computer. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek.

Bron

36. Filing plan / system Zie

(NE) Ordeningsplan

37. File Zie Zie Zie ook

(NE) Bestand (NE) Dossier Electronic file

38. Folder Zie ook Definitie Bron

Dossier A cover in which non-electronic records, belonging in the same dossier, are loosely kept, usually in chronological order. A dossier may be distributed across number of folders. The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project. Number 2000.3. 1 december 2000. University of British Colombia. Vancouver, Canada. Beschikbaar op Internet: www.interpares.org.

39. Identificatie EN Definitie

Bron

Identification Een proces waarbij iemand aan de hand van een identificatiemiddel bewijst dat hij is wie hij zegt te zijn en de wederpartij zulks aan de hand van hetzelfde identificatiemiddel vaststelt. Om identificatie mogelijk te maken is een uniek, alleen aan één bepaalde persoon verbonden identificatiemiddel nodig. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 500-7

Pagina 29 van 45

40. Indexering EN Zie ook Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie

Indexing Ontsluiting Proces van het vaststellen van zoekkenmerken om het terugzoeken van archiefbescheiden en/of informatie te vergemakkelijken. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Een over het algemeen databasegeoriënteerde procedure voor het creëren van (unieke) toegangsinformatie of kenmerken van documenten wat het mogelijk maakt om deze documenten zo snel mogelijk weer uit het archief op te halen. Arttribueren is een vorm van indexeren, evenals full text indexing. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 1. het analyseren van de inhoud van een publicatie op de meest karakteristieke elementen en het vertalen van die elementen in termen en structuur van een indexsysteem. 2. het maken van een register. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. (digitaliseren van documenten) Terugzoekkenmerken koppelen aan de image informatie. Meestal gebeurt dit op document niveau. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 210-7 The creation of a table or list of the contents of a storage medium, file, document, or database, together with keys or references for locating the contents. An index includes physical location information (i.e., which files on which disk) and document identification information (e.g., date, creator, contents). In full-text indexing, every word from a document is extracted by program and used as an access point to that document. A list of frequently occurring words (a, the it etc.) may be used to exclude certain entries (stop list). Full text indexing is usually carried out without human intervention. It may also be termed ‘automatic or key-word indexing’.

Bron

In subject indexing, a document is examined and its main topics are determined. Words or phrases from a closed, pre-defined list (controlled vocabulary, Subject Heading Language, thesaurus) which are considered to reflect the topic(s) discussed in that document are assigned manually according to rules for their application and number. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

41. Informatie- en archiefmanagement Zie

Records Management

Pagina 30 van 45

42. Integriteit EN Zie ook Definitie

Integrity (kenmerken van archiefstuk) authenticiteit, betrouwbaarheid, bruikbaarheid

Bron

Eigenschap van een archiefstuk dat zijn vorm, inhoud en structuur bij raadpleging gelijk zijn aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het werd opgemaakt. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Definitie

There are three levels of integrity: Physical integrity of data. Integrity checking is done to ensure that bits have not been altered and files not been corrupted, during medium refreshing or copying for example. Logical integrity of an electronic publication, consisting of a set of files. Logical integrity checking is done to ensure all files and the structural relationships between them are not impaired.

Bron

Intellectual integrity of an electronic publication. When the content of an electronic publication has been changed thouroug conversion for example, the content is no longer authentic and affects the intellectual integrity of the publication. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

43. Inventaris EN Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Inventory Een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van een afgesloten en bewerkt archief, zodat zij kunnen worden geraadpleegd. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Geordende lijst met beschrijvingen van de in een archief aanwezige of aanwezig geweest zijnde stukken. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. Een systematisch ingedeelde beschrijving van de bestanddelen van een archief of fonds. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

Pagina 31 van 45

44. Metagegevens EN Zie ook Definitie Bron

Definitie Bron

Metadata (proces) Beschrijven Gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Informatie over elektronische records, waarmee kan worden vastgelegd, hoe ze zijn geproduceerd, hoe ze zijn opgeslagen, hun technische en logische structuur, en hoe ze zijn beheerd. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

Definitie Bron

Data about other data Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf

Definitie

Structured of semi-structured information which enables the creation, management and use of records through time and within and across domains in which they are created. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Gegevens die opgeven wanneer, waar en hoe documenten zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd, en hun technische of logische structuur. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Beschrijvingen van beschrijvingen. ‘metadata’ beschrijven verschillende aspecten van een bron en geeft ze een betekenis, context en ordening. Deze zijn nodig om de gedigitaliseerde bron zo goed mogelijk op te sporen. Bibliografische metadata worden gebruikt voor het beschrijven en identificeren van bronnen. Structurele metadata worden gebruikt bij het navigeren en presenteren van de structuur van de elektronische bron. Administratieve (of technische) metadata regelen korte- en langetermijnorganisatie en beheer van digitale collecties. Zij bevatten technische gegevens over de vervaardiging en de kwaliteitscontrole. Slaat gegevens op over licenties, toegang en gebruikscriteria. Geeft informatie die nodig zijn voor het behoud en ‘authenticiteit’ van de digitale gegevens. Handboek informatiewetenschap voor bibliotheek en archief. G.M. van Trier, D.W.K. Jansen, H. Prins. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson. 1996 - … ISBN 9065026347. IV B 410-18 De technische gegevens van het computer- en datacommunicatiesysteem dat het document genereerde, respectievelijk distribueerde. Metadata spelen dus vooral of misschien zelfs uitsluitend een rol in geautomatiseerde systemen. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12

Pagina 32 van 45

Definitie Bron

Definitie

Bron

Data over data. De term wordt in de Internetomgeving gebruikt voor secundaire informatie over een bron, bijv. titel, auteur, format, toegangs- en copyright gegevens. De virtuele bibliotheek: Definitie van kernbegrippen. M. de Niet en M. Peerenboom. Versie 2, februari 2001. Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2001. Beschikbaar op Internet: www.kb.nl Kenniscentrum, Bibliotheek. 1. Structured information, perhaps contained in an attached header, that describe other resources. Catalogue records for library materials are a common example of metadata. While the resources are interesting to the end user, the metadata is interesting to the people or programs that have to manage the information. Metadata assists in the process of retrieving information by enabling users to initially discover the existence of the information, to locate it and then to determine if it is the information that the user wants. Usually the metadata describes the contents, physical description, location, type and form of the information, and information necessary for management including migration history, expiry dates, security, authentication, and file formats. 2. Metadata are structured, encoded data that describes characteristics of informationbearing entities to aid in the identification, discovery, assessment, and management of the described entities. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

45. Migratie EN Zie ook Zie ook Definitie Bron

Definitie

Bron

Migration (technieken) Conversie, Emulatie (proces) Bewaring Handeling waarbij archiefbescheiden worden overgezet van het ene systeem naar het andere, met behoud van hun authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Dataconversie veroorzaakt door upgrade of update. De constante verandering en technology push maken het welhaast onmogelijk om zonder migratie archieven jarenlang te blijven gebruiken. Migratie omhelst derhalve vaak het (hernieuwd) wegschrijven naar nieuwe media. Voor gebruikers betekent dit dat het noodzakelijk is om data zodanig voorbereid weg te schrijven, dat migratie zonder verlies van data en probleemloos uitgevoerd kan worden. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

Definitie Bron

Het overzetten van gegevens en applicatiesoftware naar een ander platform. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Definitie

Het verhuizen van elektronische bestanden van het ene geautomatiseerde informatiesysteem naar een ander, met behoud van de authenticiteit en zonder verandering van bestandsformaat of toevoeging van gegevens; Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. Definities uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001.

Bron

Pagina 33 van 45

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Het overzetten van gegevens of records naar een andere besturingsomgeving, bij verandering van toepassingsprogrammatuur en/of besturingssysteem(versie) en/of hardwareplatform. Migratie van records kan alleen plaats vinden, als de migratie juist en volledig is en de verschijningsvorm en structuur van de records niet wordt aangetast. Indien aan deze eisen niet kan worden voldaan, dient tot vervanging te worden overgegaan. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. Migratie, waarbij zo nodig conversie wordt toegepast, kan noodzakelijk zijn bij veroudering van computerprogrammatuur en apparatuur, bij het uitwisselen van documenten tussen niet automatische communicerende digitale systemen en bij het overzetten van bestanden op elektromagnetische gegevensdragers naar optische gegevensdragers. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Het overzetten naar een andere softwareomgeving. Daarmee gaat vrijwel altijd verlies van eigenschappen gepaard. Het vaststellen welk verlies acceptabel is, is een belangrijk onderdeel van een migratiestrategie. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12 Set of organised tasks designed to achieve the periodic transfer of digital materials from one hardware or software configuration to another, or form one generation of computer technology to a subsequent generation. The purpose of migration is to preserve the integrity of digital objects and to retain the ability for clients to retrieve, display and otherwise use them in the face of constantly changing technology. Migration includes refreshing as a means of digital preservation but differs from it in the sense that it is not always possible to make an exact digital copy or replica of a data base or other information object as hardware and software change and still maintain the compatibility of the object with the new generation of technology. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

46. Ontsluiting EN Zie ook

Indexing, cataloguing Indexeren

Definitie Bron

Het in toegankelijke staat brengen door vervaardigen van toegangen. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Definitie

Activiteit die beoogt volgens een bepaalde methode het (terug)vinden van documenten of in documenten opgeslagen informatie mogelijk te maken. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

Bron

Pagina 34 van 45

47. Opslag EN Definitie Bron

Definitie Bron

Storage Het structureel bewaren van digitale informatie, zoals bestanden en documenten op magnetische of optische media. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801 Het opbergen en bewaren van gegevens in het geheugen van een informatiesysteem. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

48. Ordening Definitie Bron

Definitie Bron

Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Het aanbrengen van de samenhang tussen documenten. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12

49. Ordeningsplan EN Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Filing plan, Filing system, file plan Plan voor de ordening van een archief, waarin de archiefvormer ten minste het ordeningsstelsel van iedere afdeling. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html A predetermined classification plan for the physical arrangement, storage and retrieval of files (1), usually identified by the type of symbols used. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen. Lexicon van Nederlandse Archieftermen. Stichting Archief Publicaties. ‘s Gravenhage: Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1991. 1e uitg. 1983. ISBN 9062551548.

Pagina 35 van 45

50. Overdracht EN

Transfer (custody)

Definitie Bron

Verandering in de zorg, eigendom en/of verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Definitie

Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. Gezien vanuit de nieuwe archiefbeheerder is dit overname. De eigendom hoeft niet over te gaan. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Bron

51. Overbrenging EN

Transfer (movement)

Definitie Bron

Vervoeren van archiefbescheiden van de ene naar de andere locatie. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Definitie

De procedure waarbij (in België) een openbare overheid de archiefbescheiden overdraagt aan het rijksarchief, of (in Nederland) een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Bron

52. Preserveren / preservering Zie

(NE) Bewaring

53. Record Zie Zie

(NE) Archiefbescheiden Record (automatisering)

54. Record (automatisering) EN

Record

Definitie Bron

Aantal bij elkaar horende gegevens in een database. Internet woordenboek. Furore, Amsterdam 2001. Den Haag: SDU Uitgevers. ISBN 9012092949

Definitie

The unit of data forming the basic element of a file and consisting in a turn of a number of inter-related data fields. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Bron

Pagina 36 van 45

Definitie Bron

A collection of related items of data that is treated as a unit in a database. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

55. Records Management NE Definitie

Bron

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Registratuur, Informatie- en archiefmanagement Management verantwoordelijk voor de efficiëntie en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de schoning van archiefbescheiden, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van archiefbescheiden. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. The planning, controlling, directing, organizing, training, promoting, and other managerial activities involved with respect to records creation, records maintenance and use, and records disposition in order to achive adequate and proper documentation of the policies and transactions of the Federal Government and effective and economical management of Agency operations. Directive. DoD Records Management Program. DoD 5015-2. Department of Defense, 6 maart 2000. De planning, de controle, het geven van aanwijzingen, organiseren, opleiden, promoten en andere beheeractiviteiten die de levenscyclus van informatie betreffen, zoals de aanmaak, het onderhoud (gebruik, opslag, terugzoeken) en verwijdering, ongeacht de informatiedragers. Records management procedures worden gebruikt om een doeltreffende en rechtmatige documentatie te realiseren van het overheidsbeleid en – handelen en effectief en efficiënt beheer van de overheidsbedrijfsvoering. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Geheel van methoden en technieken die worden aangewend voor het beheer van lopende archieven. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of records during their entire life cycle. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

Pagina 37 van 45

56. Records management applicatie AFK Zie ook Zie ook Definitie

Bron

RMA Archiefbeheerssysteem Record keeping system Software die door een organisatie wordt gebruikt om zijn records te beheren. De primaire beheersfuncties zijn het categoriseren en verblijfplaats vaststellen van records en het identificeren van records die voor verwijdering in aanmerking komen. RMA software slaat ook op, ontsluit en verwijdert de elektronische records die in zijn ‘repository’ zijn opgeslagen. Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA.

57. Record management systeem AFK Zie

RMS Archiefbeheerssysteem

58. Record keeping Zie

Record keeping system

59. Record keeping systeem AFK Zie ook Zie ook Zie ook Definitie

Bron

Definitie Bron

RKS Archiefbeheerssysteem Records management applicatie Dossier Programmatuur voor beheer van digitale dossiers en de inhoud van de dossiers zelf. De records management application bevat alleen een dossierbeheerssysteem, zonder de inhoud van de dossiers. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html An information system developed for the purpose of storing and retrieving records, organized tot control the specific functions of creating, storing and accessing records, to safeguard their authenticity and reliability. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-7 Gebaseerd op: International Council on Archives, Committee on Electronic Records, Guide for managing electronic records from an archival perspective, Paris, 1997.

Pagina 38 van 45

60. Registratie EN

Registration, capture

Definitie Bron

Handeling die een archiefstuk een uniek kenmerk geeft op het moment van opname in een systeem. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Definitie Bron

The act of giving a record a unique identifier on its entry into a system. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/idab

Definitie

(capture) Registration, classification, addition of metadata and storage of a record in a system that manages records. Model Requirements for the management of electronic records. MoReq specification. IDA programm of the European Commission. Interchange of Data between Administration (IDA). Maart 2001. Copyright: CECA-CEE-CEEA Bruxelles-Luxembourg, 2001. Key terminology, p. 6-8 en Glossary, p. 102-108. Beschikbaar op Internet: http://europa.eu.int/ISPO/ida

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

De keuze of een document wel of niet opgenomen wordt en het opnemen zelf. Bij ‘capture’ zullen ook de contextuele gegevens en metadata opgenomen worden. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12 The act of recording the acquisition and arrival of a document (electronic or otherwise). Not to be confused with cataloguing or the preparation and storage of metadata. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

61. RKS Zie

Record keeping systeem

62. RMA Zie

Records management applicatie

63. RMS Zie

Record management systeem

Pagina 39 van 45

64. Selectie EN

Selection, appraisal

Definitie

Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie Bron

1. Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging te eniger tijd bestemde archiefbescheiden. 2. Activiteiten binnen de selectie onder 1 waarbij de voor blijvende bewaring en de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden daadwerkelijk worden gescheiden. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html Proces van het volgens bepaalde expliciete of impliciete criteria maken van een keuze uit het aanbod van boeken, tijdschriften en andere documenten die voor verwerving door de bibliotheek in aanmerking komen. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231. A basic archival function of determining the eventual disposal of records based upon their archival value. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA). Het bepalen hoe lang documenten door het systeem bewaard moeten worden, keuze of een document wel of niet de status van een archiefstuk (recordness) krijgt vindt al plaats bij registratie. Archiefbeheer in de praktijk. A. van Giessel, F.C.J. Ketelaar, A.J.M. den Teuling. Losbladige uitgaven. Alphen aan den Rijn: Samson BedrijfsInformatie bv. 1986-… ISBN 9065007318. 5710-12

65. Structuur EN

Structure

Definitie Bron

Het logische verband tussen de elementen van een document of van een archief. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

66. Structuur gegevens EN

Structure Information

Definitie Bron

The information that imparts meaning about how other information is organized. For example, it maps bit streams to common computer types such as characters, numbers, and pixels and aggregations of those types such as character strings and arrays. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf

Pagina 40 van 45

67. Structuurplan Documentaire Informatieverzorging Zie

Documentair structuurplan

68. Toegang EN Definitie Bron

Definitie Bron

Access Recht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. The entity that contains the services and functions which make the archival information holdings and related services visible to Consumers Reference Model for Open Archival Information System (OAIS). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Draft recommendation for space data system standards. CCSDS 650.0-R-2, Red Book, July 2001. Beschikbaar op internet: http://www.ccsds.org/documents/pdf/CCSDS-650.0-R-2.pdf

Definitie Bron

1. Staat van beschrijvingen. 2. Staat van gegevens in archiefbescheiden Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Definitie

Mogelijkheid tot gegevensuitwisseling met een geheugen of randapparatuur van een computersysteem. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

Bron

Definitie Bron

The availability of records/archives for consilation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

69. Toegankelijkheid EN Definitie Bron

Definitie Bron

Access, accessibility Mate waarin de authentieke weergave van een (digitaal) archiefbescheid zonder belemmering kan worden geraadpleegd Concept begrippenlijst ministeriële regeling. Carolien Schönfeld. Definities uit Ministeriële regeling goede en geordende staat archiefbescheiden en Archiefwet 1995. januari 2001. In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory. Dictionary of Archival Terminology . P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

70. Vastlegging Zie Zie

Verwerving Registratie

Pagina 41 van 45

71. Verantwoording EN

Accountability

Definitie Bron

Principe dat individuen, organisaties, en de gemeenschap verantwoordelijk zijn voor hun daden/handelingen en gevraagd kunnen worden deze aan anderen toe te lichten NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

72. Vernietiging EN

Destruction

Definitie Bron

Definitie Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer geconstrueerd kunnen worden. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Bij recordbeheer, het belangrijkste type verwijderingactie, waarbij het record ophoudt te bestaan Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus versnippering of verbranding van papier en fotografisch materiaal, het verbrijzelen van optische schrijven en het demagnetiseren van elektromagnetische gegevensdragers (banden, diskettes, harde schijven). Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html The disposal of document of no further value by incineration, maceration, pulping or shredding. Dictionary of Archival Terminology. P. Walne. München: Saur. ISBN 359820275X. International Council on Archives (ICA).

73. Verwerving EN

Acquisition

Definitie Bron

Geheel van activiteiten van een archiefbeheerder gericht op het overnemen in bruikleen of eigendom van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats. Synoniemen: acquisitie, verkrijging. Archieflexicon voor Nederland en Vlaanderen (Concepttekst). A.J.M. den Teuling. 2001. Amsterdam: Stichting Archiefpublicaties, 26 januari 2001. Beschikbaar op Internet: http://www.kvan.nl/nieuws/Archiefterminologie.html

Pagina 42 van 45

Definitie Bron

The process of selecting and procuring books, periodicals, and other materials by purchase, exchange, gift or deposit; of processing invoices for payment where required; and or keeping the necessary records of these acquired items. The NEDLIB list of terms . Genevieve Clavel-Merrin/Schweizerische Landesbibliothek – Bibliothèque Nationale Suisse. NEDLIB Consortium, december 2000. NEDLIB Report Series 7. ISBN 906259151-5.

74. Verwijdering EN

Disposition

Definitie

Bron

Definitie

Bron

Definitie Bron

Reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietiging of overdracht, die zijn vastgelegd in bevoegdheden of andere instrumenten. Het gaat om de vraag wat er moet gebeuren indien archiefbescheiden uit een archiefsysteem worden verwijderd: bewaren, vernietigen of overdragen. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001. Verwijdering betekent die acties die genomen worden met archiefbescheiden, nadat ze niet meer in gebruik zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. Deze acties betreffen: - Overdracht van records naar het semi-statisch archief - Overdracht of vervreemding van het ene overheidsorgaan naar het andere - Overbrenging van permanent te bewaren records naar het Algemeen Rijksarchief - Verwijdering van te vernietigen records, gewoonlijk door vernietiging of soms door donatie Minimum functionele eisen voor records management applicatiesoftware. Jan Möller, Jacques Bogaarts en Hans Nijborg. Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Directie Facilitaire Zaken, Hoofdafdeling Facilitair Advies en Coördinatie. 18 november 1998.Oorspr.: US DoD 5015-2 STD Functionele Eisen RMA. Een document uit de collectie afstoten en uit de bezitsregistratie verwijderen op grond van criteria als inhoudelijke veroudering, slechte staat, lage gebruikscijfers enz. BDI terminologie: verklarend woordenboek van Nederlandse termen op het gebied van bibliotheek en documentaire informatie. P.J. van Swighem, E.J. Slot. Den Haag: Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, 1990. ISBN 9062521231.

75. Volgen EN

Tracking

Definitie Bron

Creëren, vastleggen en onderhouden van informatie over de verblijfplaats en het gebruik van archiefbescheiden NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

Pagina 43 van 45

76. Voortgangsbewaking EN

Action tracking

Definitie Bron

Proces waarin tijdslimieten worden bewaakt en opgelegd aan degenen die taken uitvoeren. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 154891:2001,IDT). Normcommissie 380 046 “Informatie en Documentatie” ICS 01.140.20. – Delft: Nederlands Normalisatie-Instituut, november 2001.

77. Vorm Definitie Bron

De uiterlijke verschijning waarin de structuur en opmaak zichtbaar zijn. Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. 2001. Brochure in de voorlichtingsactie ‘Van regels naar kennis’ bij de introductie van drie nieuwe ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. ’s-Gravenhage: Rijksarchiefdienst. Artikel 1 begrippen p. 15-16. Drie ministeriële regelingen: Regeling duurzaamheid archiefbescheiden, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

78. WFM Zie

Workflow management

79. Workflow management AFK

WFM

Definitie Bron

Het beheer van de binnen de organisatie onderscheiden werkstromen met behulp van een geautomatiseerd systeem. Ook wel werkstroom management genoemd. Begrip in documentmanagement. Pim van Ekelenburg en John de Waard.Amersfoort: F&G Publishing, 1999. ISBN 9075432801

Pagina 44 van 45

4.3 Index RM termen 01. Archief 02. Archiefautoriteit 03. Archiefbescheiden 04. Archiefstuk 05. Archiefsysteem 06. Archiefbeheerssysteem 07. Archiveren 08. Authenticiteit 09. Beschrijven 10. Bestand 11. Betrouwbaarheid 12. Bewaring 13. Bruikbaarheid 14. Catalogus 15. Classificatie 16. Collectie 17. Content information 18. Context 19. Contextgegevens 20. Conversie 21. Digitaal / elektronisch 22. Digitaal archief 23. Digitale archiefbescheiden 24. (Digitale) duurzaamheid 25. Digitaliseren 26. DIS 27. DMS 28. Document 29. Documentair Informatiesysteem 30. Documentaire informatievoorziening 31. Documentair structuurplan 32. Document management systeem 33. Dossier 34. Elektronisch document 35. Emulatie 36. Filing plan / system 37. File 38. Folder 39. Identificatie 40. Indexering

41. Informatie- en archiefmanagement 42. Integriteit 43. Inventaris 44. Metagegevens 45. Migratie 46. Ontsluiting 47. Opslag 48. Ordening 49. Ordeningsplan 50. Overdracht 51. Overbrenging 52. Preserveren / preservering 53. Record 54. Record (automatisering) 55. Records Management 56. Records management applicatie 57. Record management systeem 58. Record keeping 59. Record keeping systeem 60. Registratie 61. RKS 62. RMA 63. RMS 64. Selectie 65. Structuur 66. Structuur gegevens 67. Structuurplan Documentaire Informatieverzorging 68. Toegang 69. Toegankelijkheid 70. Vastlegging 71. Verantwoording 72. Vernietiging 73. Verwerving 74. Verwijdering 75. Volgen 76. Voortgangsbewaking 77. Vorm 78. WFM 79. Workflow management

Pagina 45 van 45