information and records management
CZECH REPUBLIC GROUP
Information and Records Management Socitey – Czech Republic Group Profil organizace
Představení sdružení IRMS CRG
Vedle akreditovaného vzdělávání a certifikačních kurzů pořádá sdružení rovněž celou řadu dalších seminářů, školení a workshopů, zaměřených na aktuální témata nebo na úzce vymezené problémy.
Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s. je hlavní profesní organizací sdružující specialisty na problematiku správy informací a dokumentů (Information and Records Management) v České republice. Sdružení je součástí mezinárodní asociace Information and Records Management Society se sídlem v Londýně a představuje její lokální pobočku pro Českou republiku a Slovensko. Na základě příslušnosti k IRMS ve Velké Británii je sdružení oprávněno k udělování osobních certifikátů v oblasti správy záznamů (Records Manager, ISO 15489 Lead Auditor) a k provádění auditu organizací podle normy ISO 15489. Hlavním cílem sdružení je podporovat a propagovat správné postupy správy a řízení dokumentů a informací a usilovat o zlepšování standardů kvality v oblasti jejich správy. Klíčovými činnostmi při naplňování tohoto globálního cíle jsou snaha o odborný růst a vzdělávání členů sdružení, odborné i laické veřejnosti a podpora relevantního výzkumu a publicistiky. Ve snaze o prosazení tohoto cíle uzavřelo sdružení Memorandum o spolupráci s Ministerstvem vnitra České republiky a na jeho základě je partnerem veřejné správy při přípravě certifikace a vzdělávání v oblasti správy dokumentů.
ISO 15489 Vedoucí Auditor (ISO 15489 Lead Auditor)
Vedoucí Trenér (Lead Trainer)
Správa dokumentů: Manažer dokumentů - interní auditor (Records Manager - Internal Auditor)
Správa dokumentů: Manažer spisovny (Records Office Manager)
Správa dokumentů: Manažer dokumentů - Expert (Records Manager - Expert)
Správa dokumentů: Manažer dokumentů - Konsultant (Records Manager - Consultant)
Cíle činnosti sdružení jsou dosahovány prostřednictvím práce Rady sdružení, Pracovních a Regionálních skupin a prostřednictvím publikační a osvětové činnosti na podporu zájmů sdružení a jeho členů.
Vzdělávání a certifikace Občanské sdružení Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s., připravilo program akreditovaných vzdělávacích akcí, jejichž je obsahovým garantem a pro které certifikuje trenéry z řad svých členů. Jednotlivé kurzy jsou koncipovány tak, aby využívaly standardizovaných úrovní znalostí a skládaly se do uceleného vzdělávacího programu, který provádí specialisty v oblasti správy dokumentů v průběhu jejich kariérního růstu až na nejvyšší úrovně. Tento systém certifikačního vzdělávání je navázán na Národní soustavu povolání a Národní soustavu kvalifikací, a prochází akreditací Ministerstva vnitra a Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. Po složení zkoušek obdrží absolventi jednotlivých kurzů Certifikáty prokazující jejich kvalifikaci a odbornost. Schemtaické znázornění celéhko základního systému je uvedeno na přiložené ilustraci.
02
Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s. Thunovská 179/12, 118 00 Praha 1
Nejméně dva absolvované moduly dílčích specializací
Specialista: Politika správy dokumentů
Specialista: Systémy správy dokumentů
Specialista: Procesy správy dokumentů
Specialista: Audit správy dokumentů
Specialista: Komerční spisovna
Správa dokumentů: Manažer dokumentů - základy (Records Manager - Foundation)
Správa dokumentů: Úvod do problematiky (General Overview)
tel.: +420 222 559 569 | mail:
[email protected] www.irms.cz | www.records-management.cz
03
Audit správy dokumentů dle ISO 15489 Východiskem odborné práce naší společnosti jsou mezinárodně ověřené standardy a postupy, promítnuté do vrcholové normy ISO 15489-1:2001 Správa dokumentů. Tato norma umožňuje i certifikaci organizací, jejích procesů a nástrojů a v případě prokázání shody postupem certifikačního orgánu, který je akreditován u IRMS CRG, respektive IRMS UK/Ireland jako Accredited Certification Bodymůže auditor vydat certifikát shody s touto normou.
Certifiktát vhodného dodavatele Protože se v případě ISO 15489 jedná o čistě procesní normu, zaměřenou na imlementaci systému správy dokumentů (tj. souhrnu postupů, nástrojů, procesů a kvalifikací) v konkrétní organizaci, není možné podle ní certifikovat produkt (například systém spisové služby či DMS). Aby ale dodavatelé i přes to mohli dát svým zákazníkům záruku kvality, nabízí naše sdružení ověření shody implementační metodiky produktu dle normy ISO Součástí procesu ověření jsou následující oblasti: > Politiky a odpovědnosti > Požadavky na správu dokumentů – charakteristika dokumentů > Charakteristika systému pro správu dokumentů/spisové služby > Funkčnost systému pro správu dokumentů/spisové služby > Procesy a řídící prvky systému pro správu dokumentů/spisové služby
Memorandum o spolupráci s MV ČR a Pracovní skupina Problematika správy dokumentů a informací, obsažených v informačních systémech veřejné správy je oblastí, která si zaslouží velkou pozornost, tím spíše, že fungování dnešní veřejné správy je do velké míry na elektronických systémech závislé. Moderní technologie, díky nim se daří mnohé postupy zjednodušovat, s sebou nesou i nová situace a výzvy. Nové způsoby vytváření, ukládání a distribuce dokumentů a informací musí mít ve veřejné správě jasná a jednotná pravidla, díky kterým budou uchovány pro budoucnost. Ministerstvo vnitra ČR je si těchto výzev vědomo. Proto iniciovalo vznik skupiny, která se bude koncepčně zabývat standardizací procesů správy dokumentů a informací. Cílem pracovní skupiny je v první fázi vyřešení problematiky nejednotnosti terminologie v oblasti správy dokumentů a informací. To znamená standardizaci pojmosloví v oblasti správy dokumentů (sjednocení pojmů mezi normami ISO, NSESSS, MoReq). Pracovní skupina byla ustavena na základě Memoranda, které bylo podepsáno mezi Ministerstvem vnitra a odbornou společností Information Records Management Society – Czech Republic Group. o.s. v dubnu 2011. IRMS CRG sdružuje zástupce společností a odborníky, kteří se věnují standardizaci a certifikaci správy záznamů a informací. Memorandum, které mohou podepsat i další společnosti, jež budou mít zájem se na řešení této problematiky podílet, konstatuje, že je mimořádně důležité, aby stát a odborná veřejnost v této oblasti spolupracovaly a definovaly základní cíle spolupráce. „Je nesmírně důležité, aby veřejná správa používala v rámci spisových služeb, kterými disponuje, jednotné principy. Ty je nutné popsat a nastavit. Před tím je však nezbytně nutné definovat základní standardy. Nesmíme ani zapomínat na vzdělávání a osvětu,“ vysvětluje Ing. Martina Macek – vedoucí oddělení řízení, metodiky a kontroly spisové služby Ministerstva vnitra.
> Školení, monitoring a audit V rámci ověření shody s požadavky ISO 15489 je prověřena rovněž shoda s požadavky národní legislativy, zejména zákona 499/2004 Sb. a navazujících předpisů, jako je vyhláška 259/2012 Sb. a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby.
04
Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s. Thunovská 179/12, 118 00 Praha 1
tel.: +420 222 559 569 | mail:
[email protected] www.irms.cz | www.records-management.cz
05
Publikační a osvětová činnost
Členství v IRMS CRG
V průběhu roku se sdružení v roli partnera či odborného garanta podílí na realizaci celé řady konferencí a seminářů, na kterých členové sdružení přednášejí o tématech spojených s odbornou činností a globálními sdružení.
Základní model členství v IRMS CRG je nastaven tak, aby vyhovoval jak potřebám odborných konsultantů a auditorů, kteří potřebují dostávat profesionální podporu a služby, tak široké odborné veřejnosti, která se v oblasti správy informací a záznamů pohybuje a přeje si získat a rozvíjet základní povědomí o této komplexní oblasti, případně získat vzdělání umožňující rozvíjení profesionální kariéry v této oblasti.
Současně jsou vydávány publikace, které representují činnost sdružení a zpřístupňují její výsledky. Příkladem může být třeba „Slovník pojmů - Základní pojmy z oboru správy dokumentů podle ISO 15 489 – Správa dokumentů (Records Management) a jejich výklad v kontextu českého právního prostředí“, vytvořený pracovní skupinou Ministerstva vnitra a vydaný péčí sdružení tiskem.
V tabulce jsou přehledně uvedeny jednotlivé typy členství a s nimi svázané výhody, které svým členům IRMS CRG poskytuje.
Typ členství
Osobní
Firemní1
Veřejná správa2
Čestné
Zasílání čtvrtletníku RMQ zdarma
ANO
ANO
ANO
ANO
Zasílání pozvánek na členské akce IRMS CRG a účast na nich zdarma
ANO
ANO
ANO
ANO
Sleva 25 % na všechny publikace vydávané v gesci IRMS CRG (např. česká verze ISO 15489)
ANO
ANO
NE
ANO
Vlajkovou lodí publikační činnosti IRMS se aktuálně stává čtvrtletník, který je zaměřený na několik klíčových oblastí:
Sleva 15 % na akreditovaná školení v rámci vzdělávacího systému IRMS CRG
ANO
ANO
NE
ANO
> vývoj právního řádu (nejen v obecné podobě representované archivním zákonem a spisovou vyhláškou, potažmo NSESSS, ale i specifickými oborovými noramami, jako je třeba zák. 372/2011 Sb., ve zdravotnictví, aj.)
Slevy na akce partnerů IRMS CRG
ANO
ANO
NE
ANO
Přístup k členské části portálu
ANO
ANO
ANO
ANO
Možnost účasti na práci pracovních skupin a přístup k jejich výstupům
ANO
ANO
ANO
ANO
Možnost akreditace organizace a/nebo certifikace pracovníků v rámci systému IRMS CRG
ANO
ANO
ANO
ANO
Certifikát o členství v IRMS CRG
ANO
ANO
ANO
ANO
Karta člena IRMS CRG
ANO
ANO
ANO
ANO
Čtvrtletník „Records Management Quarterly“
> přenos znalostí a témat ze zahraničí (zejména překlady materiálů publikovaných v IRMS Bulletingu ve Velké Británii) > obecné principy správy dokumentů, zejména procesy, role, postupy, best practices, case studies, atp. > systematické vzdělávání a systémy osobních odborných certifikací > problematika komerčních spisoven
1 2
Výhody platí (tam kde je to relevantní) maximálně pro 3 osoby firemního člena. Výhody platí (tam kde je to relevantní) maximálně pro 1 osobu veřejnoprávního člena.
> aplikace a systémy pro správu dokumentů, informací a spisovou službu. Cílem publikační činnosti v periodickém magazínu je vytvoření platformy pro šíření informací o problematice spisové služby, která osloví všechny osoby profesně spjaté s problematikou správy dokumentů a informací.
Další informace a přihláška k členství Detailní informace k členství v IRMS nalzenete na stránkách sdružení na adrese http://www.irms.cz/cz/clenstvi-v-irms.html
06
Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s. Thunovská 179/12, 118 00 Praha 1
tel.: +420 222 559 569 | mail:
[email protected] www.irms.cz | www.records-management.cz
07
Kontakty > Sídlo a kanceláře sdružení se nacházejí na adrese: Thunovská 179/12, 118 00 Praha 1 > Telefoní a mailová spojení: Sekretariát: +420 222 559 569 Mail:
[email protected] URL: www.irms.cz www.records-management.cz
08 Information and Records Management Society – Czech Republic Group, o.s. Thunovská 179/12, 118 00 Praha 1
