MAGAZINE Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte
Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie
Cloud Computing: Hoofd in de wolken, voeten op de grond
E D I T O R I A A L
3
Van kenniseconomie naar kennisbedrijf We evolueren naar een kenniseconomie, en ondernemingen in alle sectoren worden steeds vaker kennisbedrijven. De marktleider van morgen is tegelijk lokaal, sociaal en mobiel. Winnaar wordt, hij die de aanwezige kennis in de organisatie beter beheert, structureert, toegankelijk maakt voor medewerkers. ICT moet in de eerste plaats een instrument worden om kennis en informatie te verzamelen en te verspreiden. Bij Sofatech weten we maar al te goed hoe belangrijk uw ICT-strategie is voor de toekomst van uw bedrijf. De missie van Sofatech: instaan voor de continuïteit van uw KMO. Met advies, ondersteuning en bewezen standaard-oplossingen. De rode draad doorheen dit alles: onze eigen kennis en ervaring die u helpen om de juiste keuzes te maken en om het maximum te halen uit uw investering in informatica. De getuigenissen door Laconte, O Beton en Aquality Protect verder in dit magazine bewijzen het: de frisse en persoonlijke aanpak van Sofatech als ICT-bedrijf wordt door klanten op prijs gesteld. Voor ons bestaat er geen betere motivatie om op diezelfde weg door te gaan! Wij hopen alvast dat u enkele nieuwe ideeën opdoet bij het doornemen van Sofatech magazine!
MAGAZINE
INHOUD Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte Pag 4 Stap het DigiDesk tijdperk binnen! Pag 6 O Beton uit Rumbeke mikt voor 100% op innovatie Pag 7 Sofatech: Uw externe ICT-servicepartner
Pag 8
Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie Pag 9 Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Pag 12 Cloud Computing: Hoofd in de wolken, voeten op de grond Pag 14
SOFATECH BVBA Vrijbosstraat 19A 8650 Houthulst
+32 51 699 121
[email protected]
www.sofatech.be
4
Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte “Sofatech stelde voor over te stappen naar Microsoft Office 365. We hoeven nu niet meer te investeren in extra servers, software of onderhoud. De oplossing draait volledig in de cloud.” Luc Laconte, zaakvoerder, Laconte Laconte stapte af van een heterogene,
& herstellingen. De klanten van Laconte en
markt stand te houden, is een goede admi-
niet-geïntegreerde verzameling van
zowel particulieren als professionele klan-
nistratieve opvolging & IT-ondersteuning
losse IT-pakketten. Sofatech integreer-
ten, waaronder bedrijven uit de industrie,
hierin essentieel. Doorheen de jaren had
de Bouwsoft met Sage BOB 50. Tegelijk
zorginstellingen en scholen. Laconte is een
Laconte daarvoor diverse aparte pakket-
stapten de medewerkers van Laconte
familiebedrijf met 5 mensen in binnendienst
ten in gebruik genomen, onder meer voor
over op Microsoft Office 365 en ontsloot
en 18 arbeiders “op de baan”.
werkplanning, voorraadbeheer, facturatie
Sofatech het gebruik van Bouwsoft en
en boekhouding. De oplossingen waren
Sage BOB 50 van op afstand met Mi-
Met zaakvoerder Luc Laconte staat reeds de
echter niet geïntegreerd. Dat zorgde voor
crosoft Terminal Server. Het resultaat
vierde generatie aan het hoofd van de on-
veel manuele (her)input, soms tot vier keer
is een omgeving die voor een opmer-
derneming… “We zijn actief in een markt
toe, in vier verschillende systemen… Het
kelijke tijdwinst, productiviteit en effi-
die snel evolueert”, zegt Luc Laconte. “Den-
spreekt voor zich dat die manier van wer-
ciëntie zorgt. Zaakvoerder Luc Laconte
ken we maar aan de opkomst van vloerver-
ken veel druk legde op de administratieve
behoudt dankzij de nieuwe aanpak het
warming, warmtepompen en zonneboilers.
medewerkers. Door het vele manuele werk,
overzicht over de hele flow van het be-
We scholen ons voortdurend bij om op de
bleef ook de juistheid van de data dikwijls
drijf. Dat laat hem toe sneller de juiste
vraag van de klant te kunnen inspelen.” La-
ondermaats.
acties te ondernemen en zo in te spelen
conte levert daarbij een service van hoog
op de vlug veranderende behoeften van
niveau, onder meer via een hersteldienst
Omdat Laconte zelf niet direct de nodige
de markt.
voor dringende interventies die dag en nacht
mankracht noch specialisten in eigen huis
paraat staat.
had, vonden ze in Marc Cuvelier (zelfstandig consultant, MCU Solutions) de ideale
Laconte is gespecialiseerd in HVAC en sanitair, zinkwerk en dakdichting. Het bedrijf
Komaf maken met dubbele
externe “sparring” partner om hun adminis-
uit Rumbeke voert de installaties van A tot Z
gegevensinvoer
tratieve processen grondig te analyseren en
zelf uit en staat ook in voor verder onderhoud
Om in die concurrentiële en snel evoluerende
te optimaliseren.
[email protected] ∙ www.sofatech.be
“Laconte had het pakket Bouwsoft al in ge-
Marc Cuvelier: “Het afpunten van de ver-
medewerkers toe razendsnel alle noodza-
bruik genomen”, legt Marc uit. “Dat is een
koopfacturen gebeurt nu automatisch ! Het
kelijke documenten terug te vinden, bijvoor-
administratief pakket voor de bouwsector
handmatig overtypen van cijfers in onze
beeld via factuurnummer, artikelnummer of
dat in het begin hoofdzakelijk werd gebruikt
bankmodule of boekhouding is hiermee defi-
een korte omschrijving”, zegt Marc Cuvelier.
voor het maken van materiaalbonnen. Het
nitief verleden tijd.”
“Vroeger moesten ze daarvoor soms verschillende mappen met papieren aankoop-
bedrijf wilde een nieuwe stap zetten om ook de werkbonnen van de techniekers, de fac-
In de cloud met Microsoft Office 365
facturen doorzoeken. De winst aan tijd en
turatie en de boekhoudkundige & financiële
Intussen werkte Sofatech ook een oplossing
efficiëntie is enorm.”
opvolging van hun projecten beter te kunnen
uit voor het verouderde serverpark van La-
integreren.”
conte. Bouwsoft en Sage BOB 50 draaien
Luc Laconte toont zich erg enthousiast over
op een lokale server, maar daarnaast koos
de oplossingen die Sofatech in zijn bedrijf
Integratie tussen Bouwsoft en Sage
Laconte ook voor “de cloud”. “Zo hoeven we
neerzette. “De tijdwinst is essentieel: de
BOB 50 met Sofatech
niet te investeren in extra servers, software
projectcyclus is ingekort en we kunnen snel-
Op zoek naar een alternatief voor de diver-
of het bijhorende onderhoud”, zegt Luc La-
ler factureren. Dankzij de automatisering
se pakketten die Laconte in huis had, kwam
conte. Sofatech rolde Microsoft Office 365
kan het bestaande administratieve team de
het bedrijf al snel bij Sofatech terecht. De
uit. Omdat de internetverbinding essentieel
groei van het bedrijf aan. Bovendien hebben
IT-partner uit Houthulst koos resoluut voor
is bij het gebruik van een cloudoplossing,
we op ieder moment een duidelijk zicht op
een geïntegreerde aanpak van Laconte’s
voorzag Sofatech in twee aparte fysieke
de cijfers. We hebben nu een overzicht op
processen. “We hebben Bouwsoft behou-
lijnen bij Telenet en Belgacom. Bij uitvallen
de hele flow binnen het bedrijf.”
den en verder uitgewerkt als basissys-
van de eerste internet verbinding neemt de
teem”, zegt Marc Cuvelier. “We beheren
andere automatisch over: daarmee is de be-
Voordelen
er nu, naast de bestelbonnen, de volledige
schikbaarheid van Office 365 en rest van de
verkoopfacturatie mee. Ook alle informatie
internet toegang gegarandeerd.
integratie van Bouwsoft - Sage BOB 50 - Isabel: eenmalige data-invoer zorgt voor tijdwinst, meer productiviteit en
over prijzen en artikels kunnen we nu auto-
een lagere foutenlast
matisch up to date houden, onder andere via
“Voor onze medewerkers is in principe niets
import van prijslijsten van leveranciers zoals
veranderd”, zegt Luc Laconte. “Of de soft-
Van Marcke & Omniterm.”
ware in de cloud draait of op een lokale ser-
vestering in hardware en software,
ver, maakt voor hen geen verschil.” Een bij-
“any time any place” werken met de
Na een grondige analyse van de processen
komend voordeel is alvast dat Office 365 de
meest recente versie van de oplossing,
en behoeften van Laconte, werd er beslist
zaakvoerder de mogelijkheid biedt om ook
tegen een voorspelbare kostprijs per
om Bouwsoft in te integreren met het boek-
thuis en onderweg het systeem in te kijken.
gebruiker
houdpakket Sage BOB 50. Daarmee schakelt
Microsoft Office 365: geen extra in-
Microsoft Terminal Server: voor toegang
Laconte vandaag een pak manueel werk uit.
Digitalisering van aankoopfacturen
tot alle belangrijke systemen van op
“En er is veel geautomatiseerd. De klan-
Om dezelfde reden implementeerde Sofa-
afstand (draadloos doorheen gans het
ten en facturen worden automatisch van
tech bij Laconte Windows Terminal Server.
magazijn, van thuis uit, op locatie,…)
Bouwsoft ingelezen in Sage BOB 50 zon-
Die oplossing biedt van op afstand toegang
der dat deze opnieuw moeten ingegeven
tot Bouwsoft en Sage BOB 50, waardoor nu
worden.”
ook de magazijnier via een Tablet doorheen gans het magazijn zijn bestellingen kan
Koppeling met Isabel 6
doen….
Sage BOB 50 werd eveneens gekoppeld met de banksoftware Isabel. Onder meer
Met de nieuwe IT-omgeving slaagde So-
de betalingen door leveranciers (inclusief
fatech erin de behoeften van Laconte in te
de berekeningen van contantkortingen) en
vullen. Het sluitstuk vormt de digitalisering
de rekeninguittreksels worden automatisch
van de aankoopfacturen en het gebruik
ingelezen.
van Microsoft Search Server. “Die oplossing fungeert als zoekmachine en laat de
Marc Cuvelier, externe consultant, MCU Solutions
5
Stap het “DigiDesk” FOR PAPER tijdperk binnen! NO FUTURE
6
Gedematerialiseerd beheer en uitwisseling
Gegevens worden overgenomen dank-
Voor een effectief beheer van elektronische
van al uw papierwerk is nu mogelijk. Factu-
zij intelligente dataherkenning (OCR)
facturen, is het aan te raden om te abonne-
ren, betalingsherinneringen, aangetekende
en kunnen op hun beurt door DigiDesk
ren op de Diensten Sage eInvoice. De voor-
zendingen, juridische documenten, BTW-ad-
worden gebruikt. Zo worden bijv. ge-
delen hiervan zijn:
ministratie, ... Weet u precies in welke
gevens automatisch aangevuld bij het
mate dematerialisatie voordelig is voor uw
opstellen van facturen.
onderneming? Dankzij de dematerialisatie kunnen back-upproblemen en ingavefouten voorgoed vaar-
Documenten worden automatisch op-
Automatische melding van nieuwe ontvangen facturen.
Beheer van aanvragen tot elektroni-
geslagen en geklasseerd.
sche facturatie en automatisch bijwer-
Documenten kunnen gemakkelijk wor-
ken van signaletiekfiches klanten.
den opgezocht en gedeeld.
wel worden gezegd! U wisselt informatie in
Elektronische rechtsgeldige archivering in een digitale kluis.
een mum van tijd uit en vermindert hierdoor
Sage Approval staat u bovendien toe een
kosten en transactietermijnen.
goedkeuringscircuit voor betalingen in te stellen. Via een beveiligde link kan de goed-
U kan zich concentreren op uw core business,
keurder, niet noodzakelijk een Sage BOB 50-
terwijl DigiDesk de administratie vergemak-
gebruiker, facturen op elk ogenblik raadple-
kelijkt en zo zorgt voor productiviteitswinst.
gen en goedkeuren.
Extern laten drukken en opsturen van brieven en facturen.
Traceerbaarheid van uitgewisselde facturen.
Deze module gaat hand in hand in hand met Sage BOB 50 Boekhouding. Voor de onder-
Minder administratieve rompslomp en
Nog meer besparen op administratieve
nemingen die voor 100% de boekhouding
meer tijd besparen?
kosten?
aan hun boekhouder overlaten is er Sage
DigiDesk is de nieuwe tool bij uitstek om
Via de optie DigiDesk eInvoice kunnen fac-
DigiDesk, die de administratieve taken van
uw inkomende en uitgaande documenten te
turen voortaan elektronisch in XML-formaat
de onderneming vereenvoudigt.
beheren (papier en PDF-documenten). Hoe
(UBL 2.0, Belgische standaard e-fff) worden
werkt het?
verstuurd en heeft u in slechts enkele muis-
klikken al uw leveranciersfacturen verwerkt.
Fysieke documenten worden ingescand in PDF-formaat.
[email protected] ∙ www.sofatech.be
Vraag ernaar bij Sofatech.
O Beton uit Rumbeke mikt voor 100% op innovatie O Beton, gevestigd in Rumbeke, is een jonge onderneming die begin 2012 werd opgericht en zich voornamelijk toespitst op de productie van standaard betonnen putten voor ondergronds gebruik. Oprichters Odiel Vandenbulcke en Gerdi Vankeirsbilck zijn allebei gepokt en gemazeld in de betonsector. Dé troef van het bedrijf is echter innovatie, met een productiecapaciteit die tot de top behoort in de sector. Sofatech begeleidde met succes de invoering van Sage BOB 50 om de orders bij O Beton op te volgen, de productie beter aan te sturen én de voorraad onder controle te houden. onderneming hebben wij bij de oprichting in één stap 40 jaar concurrentie ingehaald dankzij ons modern machinepark.” Van bij de opstart van het nieuwe bedrijf wilde het management meteen ook een softwaretoepassing in huis halen die mee kon evolueren met de sterke groeiambities. De huidige omzet moet binnen de 3 jaar immers verdubbelen. Geld verdienen door voorraad te beperken In samenwerking met Sofatech voerde O BeOmzetverdubbeling
ton Sage BOB 50 in om de orders beter op te
De oprichters van O Beton, Odiel Vanden-
volgen. De levensnoodzakelijke informatie
bulcke en Gerdi Vankeirsbilck, kennen de
over het orderboek moet immers zor-
sector door en door: hun grootouders werk-
gen voor de rechtstreekse aansturing
ten reeds als aannemer en betonfabrikant.
van de productie bij O Beton en draagt
De ondernemers kozen bij de oprichting
daarmee bij tot een beperking van de
meteen voor een ultramodern en flexibel
voorraad.
machinepark: O Beton produceert vandaag ongeveer 7,000 betonputten per jaar en kan
“Wat betekent een halvering van de voor-
moeiteloos de productie opdrijven wanneer
raad met dezelfde leverbetrouwbaarheid?
de markt erom vraagt.
Dat je een pak kapitaal kan vrijmaken voor andere projecten! Zo levert Sage ons een
Nico Naert, technisch verantwoordelijke
aanzienlijk financieel voordeel op”, vertelt
bij O Beton: “O Beton profiteert niet alleen
Nico Naert.
van een gezonde marktkennis, maar is ook een bijzonder innovatief bedrijf. Als jonge
Bedrijf doorheen seizoensschommelingen loodsen Zoals vele ondernemingen in de bouwsector heeft O Beton te maken met sterke seizoensschommelingen. Het hoogseizoen wordt ingezet vanaf maart/april, en een iets kalmere periode start vanaf oktober. Bedrijfssoftware is volgens Nico Naert dan ook onontbeerlijk als informatie om een bedrijf aan te sturen: “Wat als je orderboek daalt in een periode dat het zou moeten stijgen? Dergelijke objectieve informatie moet je uit je softwaresysteem kunnen halen, zodat je onmiddellijk kan ingrijpen indien nodig.” O Beton maakt vandaag dankbaar gebruik van de BOB OLE-module, die een dynamische koppeling voorziet tussen Sage BOB 50 en Excel. Zo kan O Beton heel makkelijk analyses maken in Excel op basis van actuele gegevens uit de Sage softwaretoepassing.. Toekomst In de toekomst wil O Beton Sage BOB 50 intensiever inzetten door ook de productiemodule van het pakket in gebruik te nemen. “Wij zijn alvast zeer tevreden over de samenwerking met Sofatech. Samen met het bedrijf, is ook de softwaretoepassing aan het groeien: meer kan je toch niet wensen?”, stelt Nico Naert tot besluit.
“Wat betekent een halvering van de voorraad met dezelfde leverbetrouwbaarheid? Dat je een pak kapitaal kan vrijmaken voor andere projecten! Zo levert Sage ons een aanzienlijk financieel voordeel op.” Nico Naert, technisch verantwoordelijke, O Beton
7
8
ICT is bepalend voor het succes van uw onderneming. Niet enkel bij de initiële aankoop moet u de juiste keuzes maken: de beschikbaarheid van uw ICT-infrastructuur, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 is de levenslijn van het bedrijf.
Sofatech: Uw externe ICT-servicepartner Steven Vandenbroucke en Isabel Dumortier, zaakvoerders Sofatech Technologie wordt steeds complexer, en bedrijven hebben niet altijd de tijd of de expertise in huis om de werking van hun ICT-infrastructuur van uur tot uur op te volgen en tijdig in te grijpen. Het garanderen van Business Continuity is dan ook de kernpijler van het dienstenaanbod van Sofatech, met een service van topniveau bij de configuratie, het dagelijks beheer, het periodiek onderhoud en de upgrade van netwerkinfrastructuur en softwaretoepassingen. Steven Vandenbroucke, zaakvoerder van Sofatech: “Sofatech treedt op als de externe ICT-servicepartner voor KMO’s en grote ondernemingen. Vaak blijkt de interne ICT-verantwoordelijke of – afdeling over onvoldoende kennis of tijd te beschikken om het ICT-beheer naar behoren uit te voeren.”
Met geavanceerde diensten als Remote
softwaresystemen naast elkaar, heeft tot
Monitoring voert Sofatech van op afstand
gevolg dat gegevens meerdere malen moe-
een proactieve monitoring uit van de vitale
ten ingevoerd worden. Het gevolg: tijdver-
functies van de ICT-infrastructuur. Dat laat
lies en talrijke fouten.
Sofatech toe om in te grijpen voor zich een ernstig probleem voordoet.
ler van Sage BOB 50, maar streeft er steeds Bedrijfssoftware vertalen naar meer-
naar, om bestaande toepassingen te behou-
waarde voor het bedrijf
den en waar mogelijk met elkaar te integre-
Verliest u ook het overzicht door talloze
ren via Enterprise Application Integration.
documenten en Excel bestanden die in het
Zo verlopen de processen gestroomlijnder
bedrijf circuleren? Worden gegevens meer-
en vermijdt men de dubbele invoer van
maals ingevoerd - op papier en in verschil-
gegevens.”
lende softwaresystemen? Mist u de juiste rapporteringen, aangepast aan uw specifieke wensen? Dan kampt u allicht met een ICT-omgeving die onvoldoende afgestemd is de specifieke noden van uw organisatie. Sofatech pakt uit met een eenvoudige, doch ambitieuze missie: bedrijfssoftware vertalen naar een echte meerwaarde voor het bedrijf. De meeste bedrijven kampen met de welbekende eilandproblematiek: de aanwezigheid van verschillende, niet-geïntegreerde
[email protected] ∙ www.sofatech.be
Steven Vandenbroucke: “Sofatech is verde-
Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie Al dan niet onder druk van externe marktomstandigheden, heeft iedere bedrijfsleider wel bepaalde doelstellingen voor ogen. Of de prioriteit nu gaat naar groei, klantenservice of kostenbeheersing, steeds opnieuw duikt dezelfde vraag op: hoe kan je deze doelstellingen omzetten in concrete objectieven waarvan men het resultaat kan meten? Geïntegreerde bedrijfssoftware blijkt vaak de aangewezen weg… op voorwaarde dat het management nauw betrokken blijft bij het project.
9
10
Wanneer u beslist om te investeren in een geïntegreerd bedrijfssysteem, is dat in de eerste plaats omdat u bepaalde bedrijfsdoelstellingen wil realiseren:
uw groei- en winstdoelstellingen behalen;
de dienstverlening aan uw klanten verbeteren;
de operationele en administratieve kosten verder terugdringen
Een bedrijfssoftwaresysteem kan een belangrijke meerwaarde vormen voor uw KMO, op voorwaarde dat u weet welke doelstellingen u ermee wil bereiken op het niveau van groei, kostenbeheersing of klantenservice. Betrokkenheid van het management
Evolueren naar geïntegreerde
inboeken in uw boekhoudpakket. Rapporten
Uit marktonderzoek blijkt dat de meest
standaardprocessen
maken in Excel, kan best in real-time gebeu-
succesvolle implementaties van bedrijfs-
Steeds meer evolueren boekhoudpakketten
ren op de database van uw bedrijfssysteem;
software steeds uitgaan van welomlijnde
naar totaaloplossingen voor geïntegreerd
zo vermijdt u fouten bij het manueel kopië-
objectieven, vaak vertaald in geplande kos-
bedrijfsbeheer, met inbegrip van voorraad-
ren van de ene naar de andere toepassing.
tenverminderingen en een betere en meer
en magazijnbeheer, klantenbeheer (CRM),
nauwkeurige planning. Deze resulteren dan
productiebeheer en logistiek. ‘ERP’ blijkt
Operationele en administratieve kosten
weer in een hogere klantentevredenheid
hiervoor een gangbare naam, al dekt de
terugdringen
en de mogelijkheid om medewerkers in te
term niet helemaal de lading.
Hoe vlot verlopen de administratieve en fi-
zetten voor taken met meer toegevoegde
nanciële processen in uw bedrijf? Hoeveel
waarde. Vandaag de dag blijkt een bedrijfs-
tijd verloopt er tussen het plaatsen van een
softwaresysteem ook voor veel succesvolle
order en het innen van de factuur? Het is bin-
KMO’s een nuttig hulpmiddel bij het realise-
nen die tijdsspanne dat u onkosten maakt,
ren van deze doelstellingen. Een voorwaarde is echter wel dat het management - nadat de initiële beslissing is genomen - actief betrokken blijft bij de analyse- en implementatiefase van het nieuwe systeem. Helaas wijst de praktijk uit dat dit
en administratieve processen verlengen niet
“Een ERP systeem kan dus een belangrijke meerwaarde betekenen voor uw KMO, op voorwaarde dat u weet welke doelstellingen u ermee wil bereiken”
vaak niet het geval is. Uw boekhoudpakket als eerste - maar
alleen de levertermijn voor de klant, maar verlagen ook de rentabiliteit. Een te hoge voorraad betekent bevroren kapitaal, dat u niet aan andere projecten kan besteden. Dient u soms beroep te doen op overbruggingskredieten omdat u cashflow problemen
Steven Vandenbroucke, zaakvoerver, Sofatech
niet had zien aankomen? Loopt de opvolging van wanbetalers weleens stroef en verloopt
niet enige - draaischijf
er teveel tijd tussen het aflopen van de beta-
De nood aan een nieuw boekhoudsysteem
lingstermijn en het contacteren van een late
binnen de onderneming vormt vaak de recht-
Naarmate een KMO de bedrijfsprocessen
streekse aanleiding om een aantal leveran-
van het begin ontgroeit, moeten handmatige
ciers van bedrijfssoftware aan een grondig
en weinig onderbouwde procedures immers
De waarde van uw projecten in uitvoering,
onderzoek te onderwerpen. In navolging
plaats maken voor meer gestructureerde en
uw ingezette resources en aangekochte
van wettelijke vereisten moet uw financiële
geïntegreerde standaardprocessen. Om uw
goederen, vertegenwoordigen meestal een
software immers een aantal specifieke ta-
kostenstructuur te verlagen, kan u bijvoor-
aanzienlijk kapitaal. Welke middelen kan
ken ondersteunen: het boeken van uw bank-
beeld werk maken van het standaardiseren
u inzetten om voordeliger en sneller te
gegevens, grootboek, BTW-aangiftes, be-
van verkoopdocumenten en betalingsopvol-
factureren?
talingsopvolging... Welke - eventuele extra
ging of het verminderen van artikelvoorra-
- functies u nodig heeft, bekijkt u best met
den. Facturen die elektronisch binnenkomen
De opvolging van operationele en adminis-
uw boekhouder: hij kent uw bedrijf immers
via Isabel of Certipost, zou u liefst van al
tratieve processen is een zeer belangrijk
door en door!
met een minimum aan manuele handelingen
gegeven binnen iedere onderneming. De
[email protected] ∙ www.sofatech.be
betaler?
koppeling tussen boekhouding, voorraadbe-
imago van uw bedrijf ernstige schade toe-
heeft iedere sector een verschillende
heer, aankoop en financiële planning zorgt
brengen. Geïntegreerde bedrijfssoftware
problematiek.
er bijvoorbeeld voor dat u de toekomst beter
kan u ook helpen om de relatie met uw le-
kan inschatten en uw cash flow beter onder
veranciers beter te bewaken. Bij ontvangst
Heeft u als dienstverlener zicht op de reële
controle heeft.
worden goederen rechtstreeks in het sys-
winstgevendheid van uw projecten en dien-
teem geregistreerd. Zo zijn ze niet alleen
sten? Kent u de kost die per afdeling wordt
Dienstverlening aan de klant verbeteren
zichtbaar voor de hele organisatie (boekhou-
gemaakt?
Een betere service houdt in dat u klanten
ding-productie-planning), maar kunt u ook
ten allen tijde correct kan informeren. Van-
de leverbetrouwbaarheid van uw leveran-
In een firma met transportactiviteiten, geldt
uit een online bestelformulier of online pro-
cier opvolgen.
dan weer dat de rentabiliteit wordt bepaald
ductcatalogus zouden klanten bijvoorbeeld
door de bezettingsgraad van het rollend ma-
rechtsreeks orders kunnen plaatsen. Deze
Bedrijven die zelf goederen transporteren
terieel, terwijl een distributiebedrijf nauw-
gegevens komen vervolgens rechtstreeks
staan eveneens voor een aantal uitdagin-
gezet zal toekijken op de marges en rota-
in het bedrijfssysteem terecht zonder dat u
gen. Zo moeten ze niet alleen kostefficiënt
tiegraden van de artikelvoorraad.
alles opnieuw manueel moet invoeren. Dit
werken, maar ook een vlekkeloze service le-
versnelt het verkoopproces niet alleen; het
veren. Ervoor zorgen dat alle goederen tijdig
In alle scenario’s levert bedrijfssoftware u
vermindert ook de kans op fouten en laat u
op bestemming zijn, maar ook dat de klant
geïntegreerde modules waarmee u de ren-
toe om de klant te allen tijde te informeren
goed geïnformeerd wordt. Zo moet hij bij-
tabiliteit van uw specifieke activiteit kan
over de status van zijn order.
voorbeeld altijd kunnen vernemen waar zijn
bewaken. Kijk dan ook nauw toe op de rap-
goederen zich bevinden en wanneer deze op
porteringsmogelijkheden die het systeem
de bestemming zullen zijn.
biedt: hoe vlot kunnen de medewerkers zelf
Ook leveranciers vormen een belangrijke schakel in uw serviceverlening. Grondstof-
rapporten maken en gegevens exporteren
fen of halffabrikaten van slechte kwaliteit
Uw groei en rentabiliteit bewaken
of laattijdig geleverde goederen kunnen het
Wanneer het gaat om groei en rentabiliteit,
naar Excel?
11
12 “IT is essentieel voor ons bedrijf. We ondersteunen de hele processtroom met een geïntegreerde IT-omgeving.” David Houthoofd, zaakvoerder, Aquality Protect
Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Aquality Protect beheert zijn comple-
Aquality Protect uit Wevelgem is gespecia-
partner voor alle andere IT-behoeften van
te processtroom met IT. Een ERP-pak-
liseerd in de behandeling van vochtproble-
het bedrijf, zoals de installatie en het onder-
ket staat in het hart van de omgeving.
men, zoals opstijgend vocht, condensatie
houd van het hardwarepark en de integratie
Sofatech stond daarbij in voor de inte-
en schimmelvorming. Tot de groep behoren
van oplossingen, onder meer voor adminis-
gratie met de financiële software van
ook ISO Protect (isolatie van spouwmuren,
tratie en boekhouding.
Sage BOB 50. Verder ontwikkelde
vloeren en daken in bestaande woningen),
Sofatech een stukje maatwerk voor de
Aquahunt (lekdetectie) en Airlife (ventilatie).
Complete processtroom in IT
berekening van offertes en de nacalcu-
De groep telt 75 medewerkers.
“Uiteraard is IT heel belangrijk voor ons”,
latie van projecten, uiteraard opnieuw
zegt David Houthoofd. “De hele proces-
geïntegreerd met het ERP-pakket. Een
De bedrijven uit de groep concentreren
stroom zit erin vervat. Van de adresgegevens
oplossing op basis van TomTom zorgt
zich voluit op hun kernactiviteiten. Voor de
van een prospect tot de neerlegging van de
voor de automatische administratie van
IT-ondersteuning rekent zaakvoerder David
jaarrekening, alles heeft een IT-component.
gepresteerde uren en verplaatsingen.
Houthoofd daarom sinds jaar en dag op de
Vandaar het belang van de IT-ondersteu-
De complete IT omgeving is gericht op
diensten van Sofatech. Meer nog, Aqua-
ning van onze activiteiten met ERP, CRM,
de productiviteit en de efficiëntie van
lity Protect was destijds de eerste klant
planningsoftware, boekhoudsoftware, BI
de administratie. Het laat Aquality Pro-
van de IT-partner uit Houthulst. Sofatech
en rapportering.” Meer nog, IT speelt al een
tect toe zich concurrentieel op te stel-
schreef voor Aquality Protect onder meer
rol nog voor de eerste prospect in het vizier
len en snel in te spelen op de verande-
een ERP-oplossing op maat. Later, toen het
komt. Zo maakt Aquality Protect onder meer
rende behoeften van de markt.
maatwerk het einde van zijn levenscyclus
gebruik van Google AdWords. “We werken
had bereikt, stapte Aquality Protect over op
in de consumentenmarkt”, zegt David Hout-
een pakket. Sofatech bleef echter actief als
hoofd. “Marketing is belangrijk. We nemen
[email protected] ∙ www.sofatech.be
deel aan beurzen, sturen mailings uit en ha-
intussen ook na over de mogelijkheden die
len referenties aan, maar uiteraard moeten
de cloud te bieden heeft”, zegt David Hout-
we ook online duidelijk aanwezig zijn.”
hoofd. “De feedback die we krijgen is echter niet eenduidig. Wellicht heeft de cloud voor
Integratie Sage BOB 50 met
ons nog geen optimale oplossing.” Aquality
ERP-omgeving
Protect blijft voorlopig met enkele vragen
Het beheer van het operationele luik van
zitten rond de beschikbaarheid van toepas-
Aquality Protect vindt in het ERP-pakket
singen in de cloud. “Uiteraard bestaan daar
plaats. Voor de boekhoudkundige adminis-
oplossingen voor. Tegelijk valt in de cloud de
tratie en financiële rapportering implemen-
investering in servers en onderhoud weg,
teerde Sofatech de oplossing Sage BOB 50.
wat uiteraard wel de nodige voordelen
Tegelijk integreerde Sofatech het pakket met
de mogelijkheid om in de offertes automa-
biedt. Voorlopig zijn we er echter nog niet
de ERP-omgeving. Dat zorgt voor een auto-
tisch referenties te vermelden uit de regio
uit…”
matische doorstroming van de gegevens.
van de prospect. Gebaseerd op de scores die
David Houthoofd: “Het vermijdt dat de me-
geregistreerd werden bij de jaarlijkse tevre-
VOORDELEN
dewerkers van de boekhouding de gegevens
denheidsenquêtes bij klanten!”
integratie van Sage BOB 50 met ERP: tijdwinst en administratieve efficiëntie
manueel in het systeem moeten overtikken.
integratie van maatwerk voor offerte-
De integratie is met andere woorden een
Track- en trace
essentiële voorwaarde om tijdwinst te re-
De tool is tegelijk ook verbonden aan de
berekening en nacalculatie met ERP:
aliseren. Omdat de manuele data-invoer
nacalculatie van het bedrijf. De toepassing
snelle en correcte administratieve af-
wegvalt, neemt ook de kans op fouten en
maakt daarbij de vergelijking tussen de oor-
handeling van projecten
vergissingen sterk af.”
spronkelijke offerte en de data over de gele-
integratie van track- en tracesysteem
verde prestaties uit het ERP-pakket. Op die
met sociaal secretariaat: automatise-
Koppeling met ebanking-software
manier komt het bedrijf automatisch tot de
ring van administratief proces.
Isabel 6
juiste eindafrekening voor de klant.
De koppeling tussen Sage BOB 50 en Isabel 6 is volgens David Houthoofd een zegen
Om de gepresteerde uren en de verplaatsin-
voor de financiële administratie van het
gen van de projectteams correct te beheren,
bedrijf: “Elektronische CODA-afschriften
implementeerde Sofatech een track- en
worden ingelezen en Sage BOB 50 zorgt
tracesysteem op basis van TomTom. Ook
ervoor dat betalingen automatisch worden
hier is integratie een belangrijk element.
toegewezen aan de juiste factuur op basis
De oplossing stuurt de informatie over de
van rekeningnummer en bedrag.”
gepresteerde uren automatisch door naar het sociaal secretariaat. Dat stroomlijnt de
Van gepersonaliseerde offerte tot klant
administratie en schakelt bij Aquality Pro-
Met een uitgebreid netwerk van vertegen-
tect een belangrijke hoeveelheid manuele
woordigers kunnen bij Aquality Protect tot
interventies uit.
tientallen offertes per uur gemaakt worden. Om het complexe offertebeheer in goede
Uitbreiding in de cloud: eerst
banen te leiden ontwikkelde Sofatech een
evalueren
Excel-gebaseerde productconfigurator die
Om de groei van het bedrijf beter te on-
de vertegenwoordiger op de baan toelaat
dersteunen, verhuist Aquality Protect bin-
om zeer snel een gepersonaliseerde prijsbe-
nenkort naar een nieuw locatie op een in-
rekening aan de klant over te maken - ook
dustrieterrein in Gullegem. Sofatech zorgt
wanneer hij niet online is.
ervoor dat het serverpark mee verhuist. Meer nog, op de nieuwe locatie komen er
David Houthoofd: “Sofatech voorzag zelfs in
wellicht extra servers bij. “Toch denken we
“Sofatech integreerde Sage BOB 50 met de ERP-omgeving. Dat zorgt voor een automatische doorstroming van de gegevens, met tijdwinst en een hogere datakwaliteit als resultaat.” David Houthoofd, zaakvoerder, Aquality Protect
13
14
Hoofd in de CLOUD wolken, voeten op COMPUTING de grond De komst van cloud computing als een
bewerkstelligen als dé online productivi-
toekennen. Hij kan daarbij verschillen-
technologisch platform is een haalbaar
teitssuite voor email, documenten en sa-
de beheerdersrollen toewijzen zoals
alternatief voor bedrijfstoepassingen
menwerking. De zakelijke gebruiker kan - al
hoofdbeheerder, gebruikersbeheerder
die ter plaatse geïnstalleerd worden, al
naargelang de gekozen formule - via een
of abonnementbeheerder.
blijft het reële kostenplaatje moeilijk te
abonnementsformule toegang krijgen tot
vergelijken. Aan de ene kant is het voor
zijn vertrouwde Office-toepassingen met net
nologie gescand en direct tegengehou-
traditionele ‘on-premise’ software niet
ietsje meer:
den of bij twijfel afgeleverd in de map
gemakkelijk om de reële kosten per gebruiker per maand en per toepassing
Spam wordt door zware Forefront tech-
‘Ongewenste email’ van de eindgebruiOffice-toepassingen - traditionele pro-
ker, zodat deze direct kan controleren
te berekenen. De kosten verbonden aan
ductiviteitstoepassingen zoals Word,
of de email niet onterecht als spam is
de aanschaf en het beheer van hardwa-
Excel...
aangemerkt.
re, worden in de meeste gevallen ech-
ter sterk onderschat.
Gehoste e-mail - Professionele gehoste
Met Office 365 SharePoint kan men
email met Outlook en Exchange Online,
eenvoudig een volwaardige ‘Team site’
met de mogelijkheid om uw eigen do-
bouwen. Hiermee krijgen externe per-
meinnaam te blijven gebruiken
sonen en medewerkers kosteloos toe-
Webvergaderingen, aanwezigheid en
gang tot bijvoorbeeld een projectsite of
incalculeren. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw
chatberichten met Microsoft Lync®
klantenportal.
cloud-toepassing in dialoog treedt met an-
Online
Aan de andere kant moet dezelfde oefening voor cloud-toepassingen alle kosten
dere systemen, moet u rekening houden met
extra kosten voor gegevensintegratie. Het-
Documenten delen met Microsoft SharePoint® Online en SkyDrive Pro
zelfde geldt voor de kosten verbonden aan de eventuele migratie van uw bestaande
Welke voordelen?
gegevens- en businesslogica naar de cloud.
Als cloud-oplossing geniet Office 365 ui-
De belangrijkste boodschap luidt echter dat
teraard van de algemene voordelen van de
cloud in een aantal gevallen - vaak voor spe-
cloud zoals uitstekende toegankelijkheid,
cifieke processen - goedkoper kan dan de
beperkte investeringen in hard- en software
‘on-site’ equivalent. Zolang u zich naar be-
en automatische updates, onderhoud en
horen informeert, maakt u een goede kans
back-ups. Daar blijft het echter niet bij:
op het nemen van de beste technologische en financiële beslissing voor uw organisatie.
U blijft onderweg productief en mist nooit een vergadering. U opent, be-
Microsoft Office 365
werkt en bekijkt Word-, Excel- en
Microsoft verwacht dat in een tijdsspan-
PowerPoint-documenten op een note-
ne van enkele jaren het merendeel van de
book, Tablet of Smartphone.
KMO’s naar de cloud zal overstappen, en wil met Microsoft Office 365 die migratie
[email protected] ∙ www.sofatech.be
Uw IT-beheerder kan zelf de datastructuur beheren en toegangsrechten
“Office 365 zal de migratie naar de cloud in een stroomversnelling brengen.” Steven Vandenbroucke, zaakvoerder bij Sofatech
Ik wil voor heel mijn bedrijf een efficiënt systeem waarbij we de informatie maar 1 keer moeten invoeren, zei u? Sage, de slimme software voor beter bedrijfsbeheer, helpt u bij het optimaal afstemmen van de verschillende afdelingen in uw bedrijf: administratie, facturatie, boekhouding, sales, productie,... sage.be
> Digitaliseren > Factureren
> Boekhouden > Administratie
> ERP > Klantenrelatiebeheer
> Productiebeheer > Voorraadbeheer
AWARDS
2013 WINNER
Sage nv | Noordkustlaan 16C | 1702 Groot-Bijgaarden | T. ++32 (0)2 721 18 30 | www.sage.be Sofatech BVBA | Vrijbosstraat 19A | 8650 Houthulst | T. ++32 (0)51 699 121 | www.sofatech.be
ICT AUDIT & CONSULTANCY Bepaal de juiste ICT strategie voor uw KMO met advies rond technologiekeuze, procesoptimalisatie en migratie SERVICES & SUPPORT Garandeer de continuïteit van uw ICT-infrastructuur met online monitoring, online backup en Enterprise Application Integration
Door bedrijven met raad en daad bij te
STANDAARDOPLOSSINGEN
infrastructuur, maar ook te helpen bij het
Kies voor de zekerheid van beproefde standaardoplossingen zoals HP, Microsoft Office 365, Sage BOB 50
staan met het dagelijks beheer van de ICTbepalen van de ICT-strategie en bij het maken van de juiste strategische en technologische keuzes.
www.sofatech.be SOFATECH
TEL: +32 (0)51 69 91 21
VRIJBOSSTRAAT 19
EMAIL:
[email protected]
8650 HOUTHULST
VOLLEDIGE BEGELEIDING IT I TELECOM I NETWERKEN I SOFTWARE
SOFATECH IS EEN SUCCESVOLLE EN ONAFHANKELIJKE ICT-DIENSTVERLENER DIE INSTAAT VOOR DE CONTINUÏTEIT VAN DE KMO DANKZIJ INFORMATISERING.
