Mamut Magazine Herfst 2009 – Een klantentijdschrift gericht op het vereenvoudigen van uw werkdag
Focus op
winstgevendheid Software+Services
Werk minder kantoor gebonden
Interview met Microsoft-topman MKB belangrijk voor economische groei
Inzicht
Bent u klaar voor het nieuwe BTW wettenpakket?
Windows 7 Veel bedrijven zullen upgraden
En ook:
Gebruikerstips Product onder de loep
2
Editorial / Inhoud Mamut Magazine
•
Herfst 2009
!
Betere tijden in het vooruitzicht en nieuwe kansen met Mamut
Nog even en het jaar zit er al weer op. Voor de meesten een jaar gekenmerkt door nieuwe uitdagingen. Consumenten en bedrijven hebben allemaal op de één of andere manier de gevolgen ondervonden van de achteruitgang in de wereldeconomie. Het ergste lijkt echter achter de rug en betere tijden liggen in het verschiet. In de loop van 2009 hebben onze gebruikers nieuwe ervaringen opgedaan, ongetwijfeld heeft het belang van volledige controle op de economische kant van uw bedrijf veel aandacht gekregen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan kernactiviteiten als logistiek, debiteurenbeheer, winstgevendheid, maar ook aan activiteiten gericht op het genereren van meer inkomsten zoals een goede klantenopvolging en verkoop via het internet.
Dave Kroder Country Manager Nederland, Mamut Software BV
Hoofdartikelen
04
08
Andere inhoud Kom achter uw bureau vandaan! Thema: Complete oplossingen
Door het gebruik van de combinatie van lokaal geïnstalleerde software en online diensten, waarbij dezelfde informatie op meerdere plekken toegankelijk zal zijn, zult u profiteren van een sterk toegenomen flexibiliteit in uw werkdag.
MKB -bedrijven zijn de ruggengraat van de wereldeconomie Thema: Het profiel
Het optimisme onder bedrijfsleiders in Noorwegen is groter dan van collega bedrijfsleiders in Zweden en Denemarken, dit blijkt uit een in maart 2009 gehouden onderzoek van Sentio Research in opdracht van Mamut.
10
Focus op winstgevendheid Thema: Kennis
In tijden van economische onzekerheid is er maar één recept om uw bedrijf naar veilige haven te loodsen, draai elk dubbeltje om.
Over Mamut Mamut (OSE “MAMUT”) is opgericht in 1994 en is een toonaangevende leverancier van ERP, CRM en web-based oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen in Europa. Mamut biedt complete en gebruiksvriendelijke oplossingen aan tegen de beste prijs/kwaliteitverhouding met geïntegreerde oplossingen voor de boekhouding, verkoopondersteuning, relatiebeheer (CRM), inkoop/logistiek, werknemers, projectbeheer, e-commerce, domeinen, e-mail en webhosting. Meer dan 400.000 gebruikers vereenvoudigen hun werkdag met Mamut. Aanvullende informatie over Mamut en haar producten vindt u op www.mamut.nl Over Mamut Magazine Mamut Magazine is Mamuts klantentijdschrift met focus op het vereenvoudigen van de werkdag van onze gebruikers. Copyright 2009 Mamut. Alle rechten. Eventuele fouten en/of wijzigingen voorhouden.
Inzicht 06 Bent u klaar voor het nieuwe
BTW wettenpakket?
Technologie 14 Mamut goedgekeurd voor
Microsoft Windows 7
Microsoft 15 Mamut neemt de Britse boekhoudklanten
van Microsoft over
Product onder de loep 16 Mamut Validis verzekert u van
automatische Boekhoudcontrole
Gebruikerstips 18 Gebruikerstips voor uw Mamut-systeem
Uitgever Mamut Software BV, Postbus 22051, 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost. Telefoon: 0800 - 444 66 66, Fax: 0900 - 444 66 67, E-mail:
[email protected] Internet: www.mamut.nl/magazine Hoofdredacteur: Stig Grøndahl Projectleider: Elizabeth Aitken Design/lay-out: Jannicke Valen Productie/ontwikkeling: Mamut Software BV Druk: Media Graphic
Dit drukwerk voldoet aan de milieueisen van de ISO 14001 norm.
Spar miljøet og legg magasinet til na het lezen bij het oud papier. Spaar het milieu en leg dit tijdschrift gjenvinning når det er lest ferdig.
Bedrijfsnieuws Mamut Magazine
Mamut is een vertrouwde leverancier en zeer goed gepositioneerd om toekomstige uitdagingen aan te gaan en dus te voldoen aan uw behoeften. Wij houden nauwlettend in de gaten wat er in de markt speelt en daarbij maken we in het bijzonder gebruik van één belangrijke bron van informatie; onze gebruikers. Uw productwensen en onze focus op de technologische ontwikkeling zijn de twee voornaamste redenen die het mogelijk maken om nieuwe, spannende oplossingen te lanceren. Oplossingen die er in toenemende mate voor zorgen dat u meer controle over uw bedrijf krijgt en tegelijkertijd uw werkdag vereenvoudigen.
•
Herfst 2009
de keuze gemaakt en het programma opgewaardeerd naar het inmiddels al prijsbekroonde Mamut One. Mamut One is onlangs genomineerd voor de prestigieuze Accountancy Awards in Groot-Brittannië en eerder dit jaar won Mamut One al de ‘Microsoft Worldwide Partner Conference Award’ in de categorie’ Software-plus-Services’. In deze uitgave van het Mamut Magazine kunt u lezen waarom de combinatie tussen lokaal geïnstalleerde software en toegankelijkheid van dezelfde informatie via het internet een unieke en dus winnende combinatie is. Ik wens u veel leesplezier!
Mamut’s keuze voor technologische verbeteringen heeft er nu voor gezorgd dat u de optie heeft om overal en altijd door te werken en /of een overzicht heeft van de laatste bedrijfsstatus. Een groot aantal van onze klanten heeft
Mamut winnaar van de Microsoft 2009 Worldwide Partner Award Bij de 2009 Microsoft Worldwide Partner Conference Awards afgelopen juli heeft Mamut een belangrijke prijs gewonnen met het Mamut One product in de categorie Software-plus-Services. Mamut werd gekozen als winnaar uit een totaal van 2.000 inschrijvingen wereldwijd.
“Gebaseerd op Microsofts Software plus Services strategie heeft Mamut een innovatieve oplossing ontwikkeld, waarbij Mamut One op elegante wijze het lokaal geïnstalleerde Mamut Business Software combineert met eersteklas hosting diensten. Hierdoor krijgen klanten meer keuzevrijheid en wordt tegelijkertijd de administratie in het bedrijfssysteem en het gebruik van de IT-diensten eenvoudiger.” – Birger Steen, Vice President, Worldwide SMB & Distribution, Microsoft Corp
Mamut is compatible met Windows 7 Mamut is wereldwijd één van de eerste Microsoft Partners van Windows 7. Het certificaat met het logo ‘’Compatible with Windows 7’’ is in september door Mamut behaald. Mamut is een officiële partner bij de lancering van het product. Lees meer op pagina 14.
Winststijging voor Mamut in eerste 6 maanden van 2009 Mamut behaalde een omzet van 251.4 miljoen Noorse Kronen (29,15 miljoen Euro) in de eerste jaarhelft van 2009. Daarbij werd een EBITDA bereikt van 51.2 Noorse Kronen (5,94 miljoen Euro) en een EBIT van 20,8 miljoen Noorse Kronen (2,41 miljoen Euro), een EBIT verbetering van 11 procent in vergelijking met dezelfde periode in 2008. “Mamut heeft zijn winstgevendheid verhoogd door het stroomlijnen van processen. Het bedrijf heeft een aantal maatregelen gestart en uitgevoerd die een positief effect zullen hebben in de laatste helft van 2009 en gedurende de komende jaren. In combinatie met onze voortdurende ambitie toenemende waarde en voordeel te bieden aan al onze klanten, zijn we goed gepositioneerd voor verdere winstgevendheid en groei in de komende kwartalen”, aldus Eilert Hanoa, CEO van Mamut.
Accountancy Age Awards 2009 De nominaties voor de jaarlijkse Accountancy Age Awards zijn onlangs bekend gemaakt, en Mamut One is genomineerd voor het MKB Software pakket van het jaar! De nominatie onderschrijft de uitmuntende prestaties van Mamut One met betrekking tot de combinatie ‘bedrijf’, ‘praktijk’ en ‘technologie’, waarmee het fundament wordt gelegd voor MKB –bedrijven om goed te kunnen presteren. De criteria voor de prijs zijn functionaliteit, design, technische innovatie, gebruiksvriendelijkheid en een goede prijs-kwaliteitverhouding. De winnaar wordt op 18 November in London bekend gemaakt.
Bezoek voor meer nieuws www.mamut.nl
3
4
Complete oplossingen Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Velen van ons voelen dat we naar kantoor moeten om belangrijke taken te kunnen doen, maar deze tijd gaat ten koste van de uren die men beter kan besteden aan klantenbezoek en daarmee het generen van inkomsten. Door de combinatie van lokaal geïnstalleerde software met online toegankelijkheid tot dezelfde bedrijfsdata kan men belangrijke taken zowel op kantoor als bij de klant uitvoeren.
Kom a
uw bureau vandaan
V
oor veel bedrijven geldt dat reis- en werktijd wordt gebruikt om administratieve taken uit te voeren en het liefst direct na of zelfs tijdens een klantenbezoek. Denk daarbij aan het aanmaken van een order, het registeren van urenregels etc. Voor veel van deze taken geldt dat ze zich voordoen op het moment dat u op klantenbezoek bent en dus niet bij uw kantoor-pc kan. Hiervoor moet u terugkeren naar kantoor. Al met al vaak kleine taken met tijdrovende gevolgen. Een aantal leveranciers biedt oplossingen waarmee u kunt werken waar en wanneer u maar wilt. Dit zijn online oplossingen die traditionele ’installatie software’ zouden moeten vervangen. Dit wordt regelmatig ”Software as a Service – SaaS” genoemd, en de gedachte is dat de applicaties op een centrale server worden geïnstalleerd en vervolgens toegankelijk worden gemaakt via internet. Dit is een oplossing met meerdere voordelen, maar tegelijkertijd ook een oplossing waarbij een aantal uitdagingen, zoals de controle over de data en de stabiliteit ten aanzien van Internet, ter discussie staan. Dit heeft tot de lancering van het Sofware + Services concept geleid (lokaal geïnstalleerde programma’s plus webgebaseerde diensten). Het concept geeft u de voordelen uit beide werelden. U kunt dus nog altijd de kantoorpc met de stabiele, veilige en gebruiksvriendelijke programma’s gebruiken voor het uitvoeren van uitgebreide taken. Tegelijkertijd krijgt u de flexibiliteit om beschikbare informatie online te benaderen. Microsoft gelooft sterk in dit concept en de aankomende lancering van Microsoft Office 2010 zal het eerste omvangrijke Software + Services product zijn van Microsoft. Het nieuwe Office zal een recordhoeveelheid programmaonderdelen bieden en daarnaast wordt er ook een webgebaseerde Office gelanceerd waarin de meeste basisfunctionaliteiten uit het pakket worden aangeboden. Parallel wordt er een online opslagdienst voor bestanden geïntroduceerd waar data van uw harddisk gesynchroniseerd kan worden met online opgeslagen informatie. Centraal in Microsofts oplossingen staat: ”Azure”, een online oplossing voor dataopslag – ook wel ’cloud computing’ genaamd–waar lokale data online gesynchroniseerd kan worden. Hierdoor krijgt u overal toegang tot deze informatie. Microsoft heeft al verschillende op Azure gebaseerde diensten geïntroduceerd voor privégebruikers en bedrijven.
Mamut marktleider op het gebied van Software + Services Microsoft is toonaangevend in de IT-wereld, en Microsofts keuze voor Software + Services betekent dat dit de manier van werken met informatie technologie zal zijn in de jaren die voor ons liggen– zowel op kantoor als
thuis. Mamut was één van de eerste leveranciers die op dit gestoelde concept oplossingen aanbood. In 2008 werd Mamut One gelanceerd, waarmee data kan worden gesynchroniseerd tussen uw lokale PC en online opgeslagen informatie. Dit verloopt via een veilige en gecodeerde verbinding. Om dit te kunnen realiseren heeft Mamut een heel nieuw IT-platform ontwikkeld met de naam Mamut Business Platform. Hierdoor kunt u zelf bepalen of u online of offline wilt werken. Buiten het kantoor krijgt u bijvoorbeeld toegang tot contactinformatie, activiteitenoverzicht,
Complete oplossingen Mamut Magazine
achter
n
•
Herfst 2009
urenregistratie en statusinformatie van uw bedrijfsdatabase. Hier zult u als Mamut gebruiker ervaren dat er doorlopend nieuwe functionaliteiten en toepassingen aan het product worden toegevoegd.
Mamut Online Desktop Een belangrijk onderdeel in Mamuts Software + Services concept is Mamut Online Desktop, een onderdeel van de Mamut One productgroep. Hierbij meldt u zich aan via een internetbrowser om toegang te krijgen tot een aantal webgebaseerde hulpmiddelen. U vindt hier functionaliteit ontwikkeld door Mamut en nieuwe diensten van onze samenwerkingspartners: • Administratie en overzicht van uw klanten, leveranciers en contactpersonen. • Aanmaken en bewerken van activiteiten met betrekking tot uw klanten, medewerkers en projecten. Volledig agenda overzicht. • Registratie, goedkeuring en overdracht van urenregels. • Zie up-to-date kengetallen en status informatie van uw bedrijf. • Geautomatiseerde analyse en validatie van uw boekhoudgegevens. • Met behulp van de jaarplanner kan u uw bedrijf analyseren, doelstellingen formuleren, het jaar vooruit plannen en de ontwikkelingen controleren.
Een typisch probleem met directe gevolgen op de winstgevendheid van uw bedrijf, is het ontbreken van de mogelijkheid om op slimme wijze het klantecontact te beheren. Met Online Activiteitenbeheer heeft u de mogelijkheid om de opvolging van activiteiten direct te registreren terwijl u bij de klant bent. Daarnaast kunt u met Online Urenregistratie veel dubbelwerk besparen en de kans op foutieve registraties reduceren. Met online status heeft u continu een bijgewerkt statusoverzicht van de belangrijkste kerngetallen uit uw systeem, zoals de huidige status van de verkoop, handig voordat u uw volgende klant bezoekt. Naast deze functies krijgt u, in Mamut One, toegang tot een scala van nieuwe online diensten; van geautomatiseerde boekhoudcontrole, Microsoft SharePoint, tot aan de professionele websitepublicatie- oplossing op basis van eZ Publish. Ontdek de voordelen van lokaal geïnstalleerde software gecombineerd met het gemak om overal en altijd te kunnen werken. Het zal ongetwijfeld leiden tot grotere winstgevendheid.
Microsoft Office 2010 – een combinatie van software en services De volgende versie van Microsoft Office wordt verwacht in het eerste halfjaar van 2010, en het belangrijkste nieuws is de combinatie van software en online services. Dit is in overeenstemming met het feit dat kleine bedrijven steeds vaker ondervinden dat klanten en leveranciers meer eisen stellen aan, en verwachtingen hebben over, de beschikbaarheid en mobiliteit van informatie. Het zijn bepaalde onderdelen van de vier belangrijkste applicaties Word, Excel, PowerPoint en OneNote die beschikbaar zullen zijn via Internet door middel van de Microsoft Office 2010 Web Apps.
Enkele andere nieuwtjes in Microsoft Office 2010 • Het importeren en direct bewerken van video’s van verschillende formaten. • Preview van een bepaalde opmaak in de inhoud voordat het wordt geplakt in een document. • Aanpassing van tekst met effecten en verschillende opmaak wordt nog eenvoudiger. • Een eenvoudig en verbeterd hulpmiddel voor het bewerken van afbeeldingen. • Groepering van e-mail berichten met een functie genaamd “Conversation View”. • Een uniek vertaalhulpmiddel. • Directe toegang tot de lijst van contactpersonen vanuit de inbox. • Icoontjes / grafieken in de cellen die u een visueel overzicht tonen van de gegevens. • Verder zijn tabellen en grafieken gebruiksvriendelijker op te zetten. • Verschillende overgangsvormen van slides in PowerPoint 2010.
5
6
Inzicht Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Bent u klaar voor het
nieuwe BTW we Op 1 januari 2010 komt er een nieuw Europees BTW wettenpakket voor alle landen die deel uitmaken van de EU. Alle ondernemingen in de EU zullen zich moeten schikken naar de nieuwe regels.
H
et wettenpakket brengt belangrijke veranderingen voor enkele sleutelgebieden van de BTW en zal een impact hebben op alle bedrijven die handel drijven binnen de EU. De essentie van de nieuwe wetten is het verbeteren van de BTW verwerking en het eenvoudiger maken van het BTW proces. Veranderingen hebben plaatsgevonden met betrekking tot de plaats voor het leveren van diensten, rapporteringsverplichtingen, het terugstorten van de BTW en elektronisch geleverde diensten (meer hierover leest u hieronder). Vanaf 1 januari zullen alle ondernemingen zich moeten schikken naar het wettenpakket om sancties omwille van foutieve boekhouding te vermijden.
Plaats van geleverde diensten De huidige regel stelt dat de plaats van een dienst geleverd voor een ander
bedrijf (business to business) de plaats is waar de leverancier gevestigd is. Vanaf 1 januari 2010 is de plaats voor een geleverde dienst de plaats waar de dienst wordt geleverd, of met andere woorden, de plaats waar de dienst door de consument wordt geconsumeerd. Door het veranderen van de plaats waar de leverancier is gevestigd naar de plaats waar de klant is gevestigd zal de BTW beter passen in de markt waar de dienst is verleend. Als gevolg daarvan zou foute BTW taxatie tussen leden van de EU vermeden moeten worden. De wet met betrekking tot het leveren van diensten is nu zodanig aangepast dat de wet nu gelijk is aan de wet op het leveren van goederen. In deze wet is het land dat instaat voor het aangeven van de BTW het land waarin de aankoop is gedaan (verlegging van de BTW). Het principe van verlegging
van de BTW plaatst de verantwoordelijkheid voor het aangeven van de BTW zowel voor de aankoop als de verkoop bij de koper. De verkoper moet geen BTW aangeven bij de verkoop. Bijvoorbeeld: Als u diensten verkoopt aan een onderneming in Frankrijk dan moet u als verkoper geen BTW aangeven voor de verkoop. In plaats daarvan betaalt de Franse onderneming de BTW (gebaseerd op het Franse BTW percentage). Als uw onderneming een dienst wenst te kopen van diezelfde Franse onderneming, dan bent u verantwoordelijk voor het aangeven van de BTW. (Deze BTW wordt dan berekend met het Nederlandse BTW percentage). Deze regel is het tegenovergestelde van de regel die geldt voor de handel
Inzicht Mamut Magazine
•
Herfst 2009
ettenpakket? 5 tips!
1 tussen ondernemingen en privépersonen: De hoofdregel betreffende het verkopen van diensten naar privépersonen in het buitenland is om de BTW bij de verkoper te factureren. Dit komt omdat de wet zegt dat de dienst is geleverd in het land van de verkoper.
Het rapport moet enkel de diensten bevatten die betrekking hebben op het systeem van verlegging van de BTW, m.a.w. die diensten waarvan de onderneming die de diensten koopt verantwoordelijk is voor het betalen van de BTW.
Verplichte rapportering bij het leveren van diensten
Richtlijn 8 met betrekking tot de BTW teruggave
Het opzet van deze wijziging is om de leden van de Europese Unie een beter overzicht te geven op de verlegging van de BTW en om zo BTW fraude te beperken.
Om het proces van de teruggave van de BTW te stroomlijnen en eenvoudiger te maken wordt het papieren formulier voor het terugkrijgen van de BTW gewijzigd in een nieuwe elektronische teruggave procedure. Ondernemingen kunnen hun aanvraag doen gedurende 9 maanden na het einde van het kalenderjaar waarin de BTW geheven werd in plaats van de 6 maanden die momenteel gelden(30 september wordt dus de deadline in plaats van 30 juni). Ondernemingen zullen de BTW claims indienen op een gestandaardiseerd formulier wat de snelheid van de terugstorting zal verhogen.
Alle ondernemingen die diensten leveren aan landen die lid zijn van de EU moeten een samenvattend rapport schrijven van alle verstrekte diensten. Dit rapport moet de volgende gegevens bevatten: > De klant waaraan diensten verkocht werden > De landcode van de klant > Het BTW nummer van de klant > De totale waarde van de levering
2 3 4 5
De wijzigingen gaan in op 1 januari 2010. De veranderingen moeten voor 1 januari geïmplementeerd worden in uw onderneming zo niet dan kunt u gesanctioneerd worden voor het voeren van een verkeerde boekhouding. De plaats van de levering van de dienst is veranderd van de plaats waar de leverancier is gevestigd naar de plaats waar de consument is gevestigd. Alle ondernemingen in de EU die diensten leveren aan landen van de EU moeten een rapport opstellen met daarin de statistieken van hun verkopen aan andere EU landen. De tot op heden schriftelijke procedure voor de teruggave van de BTW, aangerekend op andere ondernemingen in de Europese Unie dan die waarin u gevestigd bent, zal vervangen worden door een elektronische procedure.
7
8
Het Profiel Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Kleine bedrijven zijn de ruggengraat van de wereldeconomie De nieuwe verantwoordelijke topman binnen Microsoft met betrekking tot producten voor kleine bedrijven, is de Noor Birger Steen. In zijn nieuwe kantoor op het Microsoft hoofdkantoor heeft hij zich ten doel gesteld om IT-oplossingen op de markt te brengen die de werkdag voor kleine bedrijven vereenvoudigen. Mamuts oprichter en algemeen directeur Eilert Hanoa bezocht Birger Steen in de Verenigde Staten op de Microsoft Campus in Redmond voor een gesprek over hoe softwareprogramma’s daartoe bijdragen. Birger Steen en Eilert Hanoa werkten voor het eerst samen toen Birger de baas werd van Microsoft Noorwegen. Ook toen Birger in Rusland werkte behielden zij contact. Nu hij begonnen is als verantwoordelijke voor de wereldwijde MKB markt in zijn nieuwe kantoor in Seattle, is het vanzelfsprekend om de nauwe samenwerking met Eilert en Mamut voort te zetten. De totale markt voor kleine bedrijven (MKB) telt grofweg 135 miljoen bedrijven. Wij vragen Birger Steen om welke uitdagingen hij voor zich ziet in deze enorme markt. – De grote variëteit tussen de verschillende bedrijven maakt de uitdaging groot maar de mogelijkheden des te groter. Een aantal kleine bedrijven hebben het gevoel dat ze niet dezelfde aandacht krijgen van de IT-industrie zoals de grotere bedrijven dat gewend zijn. Dit betekent dat het groeipotentieel enorm is, en wij geloven dat bedrijven die erin slagen om IT-hulpmiddelen op de juiste manier weten in te zetten, de hoeksteen zullen zijn van de economische groei die nu weer verwacht wordt. Dit komt overeen met de ervaringen die Eilert Hanoa heeft opgedaan sinds hij zich vanaf 1994 met Mamut heeft gefocust op kleine bedrijven. Hij legt uit dat een typisch kenmerk van succesvolle bedrijven is dat zij op efficiënte wijze IT-oplossingen in weten te zetten. Dat betekent in de praktijk dat deze bedrijven meer tijd hebben voor klanten en leveranciers en minder onnodige tijd besteden aan de administratie.
Toegenomen verwachtingen ten aanzien van winstgevendheid en mobiliteit Veel kleine bedrijven ervaren dagelijks dat de markt veeleisender wordt. We willen daarom weten wat de belangrijkste uitdagingen zijn die kleine bedrijven in de toekomst kunnen verwachten en hoe Mamut en Microsoft hierbij kunnen helpen. Eilert Hanoa benadrukt dat dit een vraag is waar geen eenduidig antwoord op te vinden is omdat er grote verschillen zijn tussen de verschillende kleine bedrijven. Er zijn echter een aantal gemeenschappelijke aandachtspunten te noemen die belangrijk zullen zijn in de toekomst. -Kleine bedrijven ervaren vandaag de dag al dat de verwachtingen van klanten en leveranciers steeds vaker verband houden met de toeganke-
“De combinatie van so ftware en web-based diensten zal de belan grijkste pilaar van zake ndoen zijn in de komende jar en.” - Eilert Hanoa (links) og Bir ger Steen (rechts)
lijkheid en mobiliteit van informatie. Eén van de belangrijkste concurrerende voordelen van het MKB is dat kleine bedrijven met een efficiënte organisatie zich snel kunnen aanpassen aan de wisselende marktbehoeften. In onzekere tijden zal focus op een betere klantenservice en lagere kosten doorslaggevend zijn om te kunnen overleven. Birger Steen voegt daaraan toe dat dit ook de ervaring is die Microsoft heeft opgedaan. In de grote MKB enquête -2009 Microsoft SMD Insight Report- blijkt dat kleine bedrijven het al lang eens zijn over deze uitdaging. - In Microsoft zijn wij van mening dat IT een belangrijke rol zal spelen in hoe snel en effectief kleine bedrijven weer in staat kunnen zijn om de financiële stabiliteit te waarborgen. Met IT kan de toegankelijkheid van informatie toenemen en is het mogelijk om efficiënter te werken, zonder
het Profiel Mamut Magazine
dat dit grote investeringen of het aannemen van meer personeel vereist. IT kan dus doorslaggevend zijn voor het succes van kleine bedrijven.
Ingezet op de toekomst met Software + Services Eén van de voordelen van een relatief klein softwarebedrijf als Mamut, is de mogelijkheid om de tijd te verkorten van idee tot product, zo vertelt Hanoa. - Een goed voorbeeld hiervan is de eigen Mamut Software + Services-oplossing, Mamut One, gelanceerd in 2008. Wanneer Microsoft volgend voorjaar Microsoft Office 2010 lanceert zullen de meeste mensen voor het eerst de vele mogelijkheden ervaren van Software + Services. Toen we concludeerden dat het voor ons mogelijk was om de combinatie van Software en online diensten aan onze klanten aan te bieden, zagen we al snel in dat dit meest verstandige manier voorwaarts zou zijn. Met onze eigen R&D-afdeling en de steun van Microsoft waren we in staat om relatief snel de eerste oplossingen aan te bieden. Ook Birger Steen laat geen twijfels bestaan over het belang van Software + Services voor hun bedrijf. - Simpel gezegd, dit is waar Microsoft de komende jaren op inzet. Wij denken dat het kunnen combineren van software en online diensten de leidende manier van zaken doen zal zijn in de komende 5 tot 10 jaar. Het kunnen kiezen tussen het beste van beide werelden, maar tegelijkertijd ervoor zorgen dat bedrijfskritische gegevens beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt, ongeacht of je via een PC, browser of een smartphone werkt, is vandaag de dag nodig om aan de eisen en verwachtingen van de bedrijven te voldoen. Uit het SMB Insight Report blijkt bijvoorbeeld dat maar liefst 6 van de 10 kleine bedrijven van plan is om het aandeel van de werknemers, dat bij de klant of vanuit huis werkt, dit jaar te zullen verhogen. Dit is een goed voorbeeld van hoe Software + Services in de praktijk kan werken voegt Eilert Hanoa hieraan toe. –Het gaat om het vinden van een goede balans tussen relevante diensten beschikbaar online en grotere taken die meer functionaliteit vereisen en daarmee automatisch beter geschikt zijn voor informatieverwerking op een lokaal geïnstalleerde PC. Dit opent de deur voor meer flexibiliteit in termen van waar en wanneer u wilt werken. Hoewel er tegenwoordig bijna overal breedband internet is, zal het nog altijd belangrijk blijven om ook werk te kunnen doen in tijden dat u niet bent ingelogd op het internet. Met een laptop waar de gegevens op worden ingelezen en lokaal worden opgeslagen, hebt u die mogelijkheid. Er is ook een duidelijke trend te zien waarin MKB-bedrijven IT-investeringen zien als een kans om de winst te verhogen, efficiëntie van de werknemers te verbeteren en om kortom kosten te besparen.
Geloof in kleine bedrijven Zowel Birger Steen als Eilert Hanoa geloven sterk dat kleine bedrijven met hun flexibiliteit en goede aanpassingsvermogen een belangrijke rol zullen spelen in nieuwe economische groei. – Beide bedrijven hebben een duidelijke ambitie om een bijdrage te kunnen leveren aan kleine en middelgrote bedrijven om verdere efficiëntie en winstgevendheid te bereiken. Door de nauwe samenwerking met Mamut, hebben we veel geleerd over de unieke behoeften en kansen die kleine bedrijven vertegenwoordigen. Daarnaast hebben Microsoft en Mamut een gemeenschappelijk doel: Het vereenvoudigen van de werkdag voor kleine bedrijven. Ik denk dat we er samen in zullen slagen door een nog nauwere samenwerking in de toekomst, zo sluit Birger Steen met vertrouwen af.
09
•
Herfst 2009
MICROSOFT SMB INSIGHT REPORT
Microsoft heeft een grote enquête over de IT-behoeften van kleine en middelgrote bedrijven uitgevoerd. Volgens de enquête werkt meer dan 90 procent van de werknemers in de wereld in het MKB, daarmee zijn de kleine bedrijven de ruggengraat van de wereldeconomie. Vooraanstaande economen hebben erop gewezen dat het de kleine bedrijven zijn, met de enorme flexibiliteit en aanpassingsvermogen, die ons uit de mondiale economische crisis kunnen leiden. Daarbij wordt geconcludeerd dat informatietechnologie de beslissende rol zal spelen of bedrijven hierin al dan niet zullen slagen. Hieronder de 5 belangrijkste conclusies: lese 5 hovedkonklusjoner.
IT-investeringen 1 Strategische versterken de basis.
Kleine en middelgrote bedrijven blijven IT zien als een strategisch instrument, een manier om kosten te snijden, en een hulpmiddel voor het verhogen van de productiviteit van werknemers.
budgetten stellen hogere 2 Kleinere eisen aan meerwaarde.
Aandacht voor het stroomlijnen van IT-oplossingen door middel van virtualisatie en serverconsolidatie zal steeds belangrijker worden en als een betrouwbaar alternatief gezien worden om het bedrijf door te laten groeien en tegelijkertijd de kosten te verlagen.
en de mogelijkheid 3 Klantenservice om snel te reageren op de nieuwe
behoeften van klanten is de sleutel voor het behoud van klanten.
De doelen van zowel verhoogde productiviteit en verbeterde klantenservice dwingen kleine bedrijven om te onderzoeken hoe zij beter in staat zijn de bestaande IT-hulpmiddelen te gebruiken ten aanzien van samenwerking, mobiliteit en zakelijke oplossingen.
bedrijven zullen steeds meer 4 Kleinere gebruik maken van ‘Cloud Computing’. Meer en meer kleine bedrijven zullen online oplossingen gaan gebruiken, want het economische klimaat vraagt om minder dure en meer flexibele oplossingen.
5 Vertrouwen in de leverancier.
Kleine en middelgrote bedrijven zullen zich steeds vaker tot hun leverancier wenden voor hulp bij het in gebruik nemen van meer winstgevende oplossingen.
9
10
Kennis Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Verhoog uw
winstge
Kennis Mamut Magazine
•
Herfst 2009
11
Iedereen die vertrouwd is met de bedrijfswereld zal het bevestigen; er zijn slechts twee manieren om de prestaties van uw onderneming te verbeteren - inkomsten verhogen of kosten verminderen. Om dit in praktijk te brengen hebt u controle nodig over alle aspecten van uw onderneming, daarbij kan Mamut u helpen.
evendheid i n tijden waarin alle kranten volstaan met artikelen over economische onzekerheid is er slechts één manier om de toekomst van uw onderneming veilig te stellen: bekijk iedere mogelijkheid om geld te verdienen en verzeker u ervan dat u meer inkomsten hebt dan uitgaven.
de dag vinden de meeste ondernemingen het moeilijk om hun onderneming te runnen zonder een overzicht van hun voorraad, leveringsdata en alle bestaande en nieuwe aanvragen van klanten.
Daarnaast verwachten uw klanten om up-to-date informatie op uw website te vinden over uw onderneming en uw producten en verwachten ze dat telefoon en e-mail spoedig (dezelfde dag) beantwoord worden.
Veel kleine ondernemingen hebben ervaren dat zowel klanten als leveranciers meer en meer veeleisend worden. Dit maakt een hectische en bij momenten complexe werkdag nog veeleisender. Om tegemoet te komen aan al deze eisen en daarbij ook een goed overzicht te hebben dient u volledige controle over uw onderneming te hebben. Deze controle kunt u slechts bereiken wanneer u het maximale uit uw Mamut systeem haalt.
Draag zorg voor je klanten en voldoe aan hun eisen
Slechts enkele jaren geleden kon u uw onderneming nog gemakkelijk leiden met een eenvoudig boekhoudprogramma. Vandaag
De meeste mensen zullen beamen dat klantenbeleid één van de belangrijkste taken in iedere onderneming is. Velen wensen dat ze meer proactief met hun klanten omgaan en
Succesvolle ondernemingen zijn er allemaal van overtuigd dat een goed klantenbeleid één van de belangrijkste succesfactoren is.
12
Kennis Mamut Magazine
•
Herfst 2009
up-to-date informatie over klanten, orders, voorraad, kostprijs van producten, betalingen in het verleden en nog veel meer.
Identificeer de niet-winstgevende klanten Eén van de meest veeleisende uitdagingen is het identificeren van alle niet-winstgevende klanten. De meest veeleisende klanten zijn niet noodzakelijk de meest winstgevende, bovendien zijn het deze klanten waaraan u de meeste tijd besteedt. dat ze sneller tegemoet kunnen komen aan de wensen van de klanten. Een dergelijk efficiënt klantenbeleid is voor elke onderneming een voordeel op de concurrentie. Eén van de sterkste punten van kleine ondernemingen is dat deze zeer dicht bij de klanten staan. Dit creëert meestal een hoge graad van service waarvoor vele klanten bereid zijn een meerprijs te betalen. Een goede service is één van de belangrijkste factoren om klanten te winnen en dit resulteert in meer verkopen. Een grote uitdaging in de groeifase van een onderneming is het onderhouden of verbeteren van het serviceniveau tijdens groeiperiodes. Wilt u hierin slagen dan is het noodzakelijk om uw tijd efficiënt te besteden. Sleutelfactoren hierbij zijn onder andere het invoeren van goede routines en het ter beschikking stellen van de juiste informatie. Groei betekent meestal dat er meer werknemers nodig zijn om te voldoen aan de vraag. Resultaat hiervan is dat de informatie die slechts enkele mensen nodig hadden nu moet worden gedeeld met anderen. Klanten die gewend zijn om een antwoord op hun vragen te krijgen gedurende dezelfde dag zullen ervaren dat ze nu langer moeten wachten omdat nieuwe werknemers tijd nodig hebben om het correcte antwoord te vinden.
Eén van de misschien wel belangrijkste functies in uw financiële systeem is het efficiënt managen van uw klanten. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat u de klanten waaraan u meer tijd zou moeten besteden prioriteit geeft, en even belangrijk, dat u erachter komt aan welke klanten u minder tijd moet besteden. Er zijn enkele wetenschappelijke regels betreffende de relatie tussen ondernemingen en hun klanten. Eén van deze regels is de 80/20 regel, waarbij 20 procent van uw klanten 80 procent van uw omzet genereert.
support en eventuele nazorg. Bij het gebruiken van de mogelijkheid in uw Mamut systeem om verschillende informatie samen te voegen, bijvoorbeeld voor een project, kunt u eenvoudig een overzicht krijgen van al deze kosten. Dit overzicht maakt het u mogelijk om de beste beslissingen te nemen gebaseerd op up-to-date en volledige informatie. Vele managers worden verrast door de resultaten van een dergelijke analyse wanneer ze ontdekken dat een product waarvan ze dachten dat het een “cash cow” was uiteindelijk een verliespost blijkt te zijn. Haal het maximale uit uw Mamut systeem en maak berekeningen en rapporten met betrekking tot de winstgevendheid van uw producten. Zo kunt u de juiste prioriteiten stellen en uw winstgevendheid vergroten.
Zorg voor een goede cashflow een tekort aan winstgevendheid maar een tekort aan liquiditeit was de oorzaak voor het grootste deel van de faillissementen in 2008 en 2009. Banken die niet voldoende kredieten beschikbaar stelden en daarmee niet tegemoet kwamen aan het gewenste werkkapitaal van de onderneming waren de belangrijkste oorzaak voor vele faillissementen. Geleidelijk begonnen de banken hun leningen opnieuw te verhogen, helaas kwam deze beslissing te laat voor veel kleine bedrijven.
“Prioriteer beter aan welke klanten u minder of juist meer tijd moet besteden”
Om een hoge servicegraad te onderhouden en om de verwachtingen van de klanten in te lossen is het belangrijk dat u voordeel haalt uit de mogelijkheden van uw Mamut systeem en de juiste informatie beschikbaar stelt voor de juiste mensen. Deze informatie bevat
Het is niet moeilijk om te bedenken wat er gebeurt wanneer u die klanten verliest. Echter in de praktijk gebruiken veel ondernemingen de meeste energie juist aan klanten waaraan men weinig of niets verdient. Veel kleine ondernemingen kunnen hun omzet aanzienlijk verbeteren als ze hun niet-winstgevende klanten laten vallen -of minder dramatisch- als ze op de hoogte zijn dat de totale tijd besteed aan een klant in verhouding zou moeten staan tot dat wat ze aan die klant kunnen verdienen.
De juiste producten verkopen Het kan zo gemakkelijk zijn om te focussen op grote volumes, de verkoop van dure goederen of het aanmaken van grote facturen dat u vergeet welke producten nu echt winstgevend zijn. De winstgevendheid van een product is niet bekend zolang u niet weet welke kosten u aan het product kunt toeschrijven, zoals: verkooptijd, commissies,
Er zijn vele oorzaken waardoor ondernemingen in een liquiditeitscrisis terecht kunnen komen, maar sommige oorzaken komen vaker voor dan andere. Ondernemingen die een verkoop niet als afgesloten beschouwen voordat het geld op hun bankrekening staat, hebben minder kans om liquiditeitsproblemen te krijgen dan ondernemingen die de verkoop al als afgesloten beschouwen bij de aanmaak van de order. Een kredietcheck is een must wanneer u grotere deals afsluit, vooral wanneer er lange tijd tussen levering en betaling zit. Onthoud dat u in Mamut meteen met een simpele klik op de contactstatus van de relatiekaart up-to-date en uiterst handige informatie vindt over de desbetreffende klant. In vele gevallen hebben snel groeiende bedrijven af te rekenen met “groeiziektes”.
Kennis Mamut Magazine
Wachten op de steeds grotere betalingen van meer en meer klanten terwijl we zelf een grote factuur aan een leverancier moeten betalen kan een liquiditeitscrisis met zich meebrengen. Goede systemen en een goede planning zijn de enige oplossingen om deze groeipijnen te overwinnen.
Controleer uw kosten Een belangrijke kostenpost in kleine bedrijven is tijd. Tijd kost geld, ook de tijd die u niet hebt heeft zijn prijs. Het is belangrijk om te weten wat de prijs is die u betaalt omdat u onvoldoende tijd hebt om belangrijke zaken in uw onderneming op de voet te volgen. Een manier om tijd te besparen is door informatie snel en eenvoudig te delen met uw accountant. Met Mamut kan uw accountant niet alleen gegevens importeren en exporteren, hij/zij kan ook toegang krijgen tot uw boekhouding via het internet. U bespaart tijd en geld doordat u vanwege een betere informatie-uitwisseling met uw accountant altijd de juiste informatie bij de hand hebt. En omdat u altijd een goed overzicht van het reilen en zeilen van uw onderneming krijgt hebt u een goede basis om beslissingen te nemen voor zowel de korte als de lange termijn.
Maak een goed plan en houd het plan up-to-date Een goed ondernemingsidee met een goed doordacht businessplan zal u helpen bij het succes van uw onderneming. De markt en de klanten veranderen voortdurend. Daardoor is
het belangrijk dat het bedrijfsplan, dat eenvoudig bijgehouden kan worden in uw Mamut systeem, ook altijd up-to-date is. In een hectische werkdag is een businessplan een uiterst geschikt hulpmiddel om goede ideeën van mindere ideeën te scheiden. Bovendien kunt u niet alleen zien of het idee haalbaar is, u kunt ook zien of de onderneming voldoende middelen heeft om het idee uit te voeren en of het idee in de toekomst winstgevend zal zijn. Goed geplande budgetten zijn één van uw meest belangrijke management tools, gebruik ze dus goed! Een budget dat een jaar lang niet is geüpdate is zo goed als waardeloos voor de meeste ondernemingen. Het is belangrijk dat uw budget voortdurend wordt bijgewerkt om de ontwikkeling en de groei van uw onderneming goed weer te geven. Iedere afwijking in het budget moet grondig opgevolgd worden omdat dit kan aantonen dat u te snel groeit, dat u te weinig winst maakt of dat u de opgelegde verkoopdoelstellingen niet haalt.
Uitdagingen aangaan Als uw onderneming rekening houdt met de problemen besproken in dit artikel dan hebt u een goede basis om als onderneming te overleven en, sterker nog, uw winstgevendheid te verbeteren. Als u het maximale uit uw Mamut pakket haalt dan hebt u een efficiënt hulpmiddel op het gebied van groei, liquiditeit, kostencontrole, klantenen productenanalyse... Kortom: Als u er nog niet mee gestart bent, start dan vandaag nog!
•
Herfst 2009
5
tips voor meer verkoop
1 Deel informatie:
klanteninformatie, agenda, documenten, belangrijke cijfers...
2 Meer tijd voor verkoop: antwoord vragen van uw klanten direct via uw mobiele e-mail
3 Selecteer uw klanten: focus op de 20 % van de klanten die 80% omzet genereren
4 Marketing:
zorg dat uw website gezien wordt in zoekmachines
uw 5 Vergroot klantenbestand:
stel een agressieve e-commerce strategie op
5
tips om kosten te verminderen
1 Een compleet overzicht: 2 Reduceer uw investeringen: Doe uw boekhouding en loonadministratie zelf
Focus op de goederenstroom en schrap nietwinstgevende producten
de klanten- en 3 Optimaliseer leveranciersvoorwaarden: Systematiseer de informatie nodig om beslissingen te nemen
reiskosten en 4 Verminder gebruik uw tijd efficiënt: Houd online vergaderingen
relatiebeheer en 5 Efficiënt logistiek: Integreer uw webshop met uw ‘BackOffice’ zoals orderafhandeling, artikelinformatie en voorraadbeheer.
13
14
Technologie Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Goedgekeurd voor
Windows 7 Mamut is er al vroeg bij
Mamut heeft als één van de eerste softwareleveranciers haar oplossingen goedgekeurd zien worden voor Microsoft Windows 7, en heeft hiermee het logo ”Compatible with Windows 7” verdiend. De goedkeuring geldt voor de zeven Europese landen: Noorwegen, Zweden, Denemarken, Nederland, Groot-Brittannië, Ierland en Duitsland. In totaal zijn 18 oplossingen van Mamut goedgekeurd in het logo-programma.
Microsofts nieuwe besturingssysteem heeft geruime tijd vóór de officiële lancering al veel lof en bijval ontvangen van zowel de vakpers als analytici. Een aantal IT-specialisten wijst erop dat veel bedrijven die momenteel met Windows XP werken zullen worden geconfronteerd met een relatief uitgebreid moderniseringsproces.
via andere pc’s in hetzelfde netwerk en via de server. Microsoft heeft tevens veel werk verricht aangaande een betere zoektechnologie. De voordelen zien we meteen in Windows 7 waarin het kinderlijk eenvoudig is om naadloos op alle type informatie te zoeken, zoals bestanden, e-mails, muziek of andere multimedia informatie.
Nog meer gebruiksvriendelijkheid, efficiency en veiligheid
Netwerkbeheer en het delen van bestanden zijn traditioneel gezien geen zaken die kleine bedrijven zelf volledig beheersen. In Windows 7 zijn de aspecten met betrekking tot netwerkinstellingen en het delen van gegevens echter zo eenvoudig geworden dat iedereen dit zelf op een veilige en efficiënte manier kan beheren.
De nieuwe desktop biedt een breed scala aan slimme oplossingen waardoor alle geïnstalleerde programma’s, zoals Mamut, nog eenvoudiger te gebruiken zijn. De taakbalk is opnieuw ingericht zodat u onder meer een voorbeeld van uw geopende vensters kunt zien, en met een paar simpele muisbewegingen het hele bureaublad kunt organiseren. Microsoft heeft de in Microsoft Windows Vista geïntroduceerde bestandsbibliotheken verder doorontwikkeld. Dit maakt het nog makkelijker om bij bestanden te komen op uw pc, maar ook
Alles dat te maken heeft met veiligheid heeft ook veel opmerkzaamheid gekregen van de ontwikkelaars van Microsoft. Met de BitLockertechnologie worden zowel de harde schijf als USB-memorysticks snel en eenvoudig van encryptie voorzien zodat de data totaal ontoegankelijk zal zijn voor onbevoegden.
“Veel kleine en middelgrote bedrijven zullen na 22 oktober de upgrade naar Windows 7 uitvoeren. Wij geloven dat bedrijven die van deze gelegenheid gebruik maken om te kijken naar hun gehele IT-inrichting, en hoe zij dit beter kunnen exploiteren, de bedrijven zullen zijn die het best zijn toegerust om de veeleisende uitdagingen van de toekomst aan te gaan” – Eilert Hanoa, Algemeen Directeur van Mamut Software B.V.
Microsoft Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Mamut neemt de Britse
boekhoudklanten van Microsoft over Mamut zal nieuwe oplossingen en ondersteuning leveren aan de Britse gebruikers van Microsoft Office Accounting. Dit is een belangrijke verantwoordelijkheid en daarnaast is het een grote erkenning dat Microsoft voor Mamut kiest als het gaat om de voortzetting van de strategie ten aanzien van het leveren van boekhoud -en administratiepakketten voor kleine bedrijven in Groot-Brittannië.
Mamut heeft vanaf 30 oktober 2009 de verantwoordelijkheid van Microsoft overgenomen met betrekking tot de productondersteuning voor de ongeveer 100 000 gebruikers van Microsoft Office Accounting in Groot-Brittannië. De distributie van Microsoft Office Accounting wordt per 16 november 2009 stopgezet, en tegelijkertijd krijgen deze klanten het aanbod om het product op te waarderen naar de verschillende versies van Mamut, zoals Mamut Office of de Software + Services oplossing Mamut One. Het aantal supportmedewerkers is uitgebreid om er zeker van te zijn dat er voldoende capaciteit aanwezig is ten aanzien van gebruikersondersteuning, dit komt zowel bestaande als nieuwe klanten ten goede. - Mamut heeft een aantal zeer innovatieve oplossingen ontwikkeld die op één lijn liggen
met de waarden van de Microsoft softwareplus-services strategie. Microsoft heeft er het volste vertrouwen in dat Mamut eersteklas gebruikersondersteuning voor Microsoft Office Accounting zal leveren en dat dit ertoe bij zal dragen dat gebruikers ook in de toekomst in staat zijn om het bedrijf efficiënt te kunnen leiden, vertelt Justin Hutchinson, Director Office Consumer and Small Business Product Management in Microsoft Corporation. Zowel Mamut en Microsoft hebben met de overeenkomstige ambities als uitgangspunt - het vereenvoudigingen van de werkdag van haar gebruikers – sterk ingezet op het leveren van oplossingen met de combinatie software en online diensten. Dat is de reden waarom de twee bedrijven met gelijke aanpak voor software en online diensten nu nog meer zullen samenwerken. - Microsoft heeft voortdurend aangetoond bereid te zijn en zich in te willen zetten om IT toegankelijker te maken voor kleinere
bedrijven door het maken van nieuwe versies van Windows en Office. Wij zijn trots op de samenwerking met Microsoft in Europa en kijken uit naar het aanbieden van nieuwe diensten en voordelen voor de gebruikers van Microsoft Office Accounting in Groot-Brittannië, zegt Eilert Hanoa, algemeen directeur van Mamut ASA. Gebruikers van Mamut kunnen op veel voordelen rekenen door de uitgebreide samenwerking met Microsoft. Met de solide belofte van deze overeenkomst, kunnen gebruikers een nog sneller ontwikkelingstempo van nieuwe producten en diensten verwachten. De sleutel tot succes om dit mogelijk te maken is dat Mamut veel nadruk heeft gelegd op het ontwikkelen van een zeer schaalbaar technologisch platform; Mamut Business Platform. Dit betekent bijvoorbeeld dat producten en diensten die voor één land ontwikkeld worden in de praktijk direct beschikbaar zijn voor alle 7 thuismarkten van Mamut.
“Mamut heeft een aantal zeer innovatieve oplossingen ontwikkeld die op één lijn liggen met de waarden van de Microsoft software-plus-services strategie. – Justin Hutchinson, Director Office Consumer and Small Business Product Management in Microsoft Corporation.
15
16
Product onder de loep Mamut Magazine
•
Herfst 2009
Mamut Validis
automatische financiële kwaliteitsanalyse
Uw financiële gegevens zijn één van de meest belangrijke bronnen - zo niet de meest belangrijke - voor het nemen van bedrijfsbeslissingen. Echter, goede beslissingen vereisen dat alle informatie correct is, en dat mogelijke conflicten spoedig opgelost worden. Met Mamut Validis krijgt u een online hulpmiddel dat de controle op uw boekhouding aanzienlijk zal vereenvoudigen. Nu kunt u complete of aanzienlijke delen van deze taak aan Mamut Validis overlaten. Dit hulpmiddel kan in een paar seconden uw hele financiële administratie analyseren. U kunt deze analyse online gebruiken wat natuurlijk de gewenste flexibiliteit geeft. Het ontdekken van fouten en ontbrekende informatie in de boekhouding was nog nooit zo eenvoudig.
Grondige analyses verzekeren een correcte boekhouding Er zijn vier primaire methodes die gebruikt worden voor analyses – boekhoudregels, trends, uitzonderingen en afwijkende combinaties.
Mamut Validis zorgt voor een grondige analyse van uw boekhouding
Boekingsfouten kunnen natuurlijk voorkomen, en in het ergste geval kunnen deze leiden tot onaangename rondes met de autoriteiten. Door directe, grondige controles van de boekhouding, kunt u dit voorkomen. Wanneer u zelf geen ervaren boekhouder bent, is dit een taak die normaalgesproken aan boekhouders wordt overgelaten.
De analyse van boekhoudregels kunnen boekstukken die tegen een verkeerde rekening zijn geboekt onthullen, een type-rend voorbeeld hiervan is een uitgave die tegen een verkeerde balanspost geboekt is. Trendregels zoeken naar afwijkingen van de normaal ingevoerde cijfers in de boekhouding, bijvoorbeeld wanneer er de laatste drie maanden geen afschrijvingen hebben plaatsgevonden. De variatieanalyse zoekt naar ongebruikelijke kleine of grote waarden, en zal posten identificeren zoals huishuur die drie keer zo hoog is als normaal. Bent u vergeten de juiste Btw op een verkoop in te voeren, dan zal de analysemethode voor onregelmatigheden dit naar voren halen.
Product onder de loep Mamut Magazine
•
Herfst 2009
“Ik heb al enkele ‘aha-zit-dat-zo‘ momenten gehad over hoe kostenstructuren voor verschillende leveranciersdiensten werken. Met het programma krijg ik direct een overzicht van mijn boekhouding, en kan ik inzoomen op onderliggende posten.” – Knut Westgaard, bedrijfsleider van Completto AS Voor alle rapporten geldt dat u snel een overzicht krijgt over de boekstukken die extra aandacht nodig hebben, zodat fouten eenvoudig opgelost kunnen worden. Natuurlijk kan het zijn dat er een boekstuk in een dergelijk rapport voorkomt dat geheel correct is. Deze kunt u als OK markeren, en zo voorkomen dat deze in latere rapporten verschijnt.
Betere controle en winstgevendheid Met Mamut Validis krijgt u een uitstekend hulpmiddel dat u in staat stelt om direct
veel tijd op voorheen tijdrovende analyses – binnen een paar minuten heb ik nu een statusoverzicht. Ik gebruik regelmatig het geautomatiseerde boekhoudkundige analyse hulpmiddel van Mamut Validis om simpelweg te zien hoe we er voorstaan met het bedrijf. Met Mamut Validis krijgt u inzicht in de winstgevendheid en heeft u een unieke mogelijkheid om deze winstgevendheid te verhogen. Indien u niet zelf de controle wenst uit te voeren kunt u dit uiteraard door uw boekhouder via het internet laten doen.
“Met de oplossing krijg ik direct een overzicht van de boekhoudcijfers en kan ik doorzomen op elke boeking.”
Over Mamut Validis
Mamut Validis is ontwikkeld naar aanleiding van een samenwerkingsproject – Knut Westgaard, bedrijfsleider in Completto AS met het Engelse IT-bedrijf Future Route. Future Route een overzicht te krijgen van de kosten- en ontwikkelt al jaren unieke, online diensten voor opbrengstenstructuur, wanneer u maar wilt. periodieke boekhoudkundige controles. Deze Mamut One gebruiker Knut Westgaard, in dienst is beschikbaar gemaakt in Mamut One Completto AS, heeft de vele voordelen van het en werd in 2008 verkozen tot winnaar van de programma al ondervonden. ”Best use of Internet – Business” prijs in de prestigieuze ”Accountancy Age Awards”. Mamut - We besparen nu tijd en geld op de hoeveelheid is op dit moment één van de enige bedrijven die werk die we besteden aan de boekhouding en de dienst geïntegreerd aanbiedt als onderdeel het feit dat we de boek-houdanalyse nu zelf van het boekhoudprogramma. uitvoeren in Mamut One. We besparen vooral
Mamut Validis betekent voor u:
1 Correcte informatie 2 Verhoogde efficiëntie
Neem beslissingen op basis van juiste gegevens
Het duurt minuten in plaats van uren, om uw financiële gegevens te controleren
3 Verhoogde kwaliteit
Markeert potentiële problemen en verlaagt het risico op fouten
uw 4 Vergroot boekhoudcapaciteit
Maakt het eenvoudiger om zelf uw financiën te beheren
informatie5 Snelle uitwisseling
Benut de flexibiliteit om online de analyse uit te voeren Lees meer over Mamut Validis op www.mamut.nl/validis en krijg gedetailleerde beschrijvingen van de functies en voordelen van automatische boekhoudcontrole.
Bezoek voor meer informatie www.mamut.nl/validis
17
18
Gebruikerstips Mamut Magazine
•
Herfst 2009
In deze uitgave van de Mamut Gebruikerstips staan een aantal voorbeelden van nieuwe functionaliteit in de laatste versie van uw Mamut programma. We raden u aan om de update naar de nieuwste versie uit te voeren indien u dat al niet heeft gedaan. De functionaliteit in Mamut Online Desktop is alleen toegankelijk in de Mamut One oplossing. Mamut Validis
Hoe worden mijn boekhoudkundige gegevens geanalyseerd met Mamut Validis? Met Mamut Validis kunt u boekhoudkundige gegevens uit uw eigen Mamut Business Software analyseren. Mamut Validis analyseert uw gegevens op basis van diverse boekhoudkundige regels en op basis van bepaalde trends in uw gevoerde boekhouding. Daarnaast wordt gekeken of de boekhouding in overeenstemming is met fundamentele en logische principes. • Analyseren en valideren: Door te klikken op ‘analyseren en valideren’ zal Validis een inspec tie van uw boekhoudkundige gegevens in Mamut Business Software uitvoeren.
• Resultaten: Klik op de resultaten nadat de gegevens zijn geanalyseerd en gevalideerd. Hier is de analyse opgedeeld in vier afzonderlijke gebieden: Boekhoudresultaten, Trendresultaten, Uitzonderlijke waarden en Ongebruikelijke combinaties. – Boekhoudresultaten: In deze analyse komen ongebruikelijke debet en credit boekingen naar voren, waarin wellicht fouten zijn gemaakt. Deze analyse vindt plaats op basis van logica en algemeen geldende boekhoudkundige principes.
– Trendresultaten: Hier worden geselecteerde periodes met elkaar vergeleken. Zo wordt er bekeken of de totale waarde in een maand sterk afwijkt ten aanzien van andere maanden. – Uitzonderlijke waarden: Het programma controleert op gemiddelde bedragen in een periode en waarschuwt indien er ongebruikelijke hoge of lage waarden voorkomen die sterk afwijken van het gemiddelde. – Ongebruikelijke combinaties: Het programma kijkt naar patronen in de verschillende dagboeken, zoals het overmaken van een vast bedrag per maand aan huur.
Indien er plotseling transacties plaatsvinden die afwijken van deze vaste patronen zullen deze transacties worden uitgelicht ter controle. Hier kan men denken aan een verkeerd rekening nummer of een afwijkend bedrag. U hebt de mogelijkheid om te zien welke transacties leiden tot verschillen en afwijkingen in de boekhouding, en u kunt gemakkelijk de boekhoudregels waarop gecontroleerd wordt veranderen zodat deze op maat zijn afgestemd op uw bedrijf. U hebt ook de mogelijkheid om alle transacties door te lopen en daarbij aan te geven dat u deze transacties heeft bekeken. U kunt zelfs commentaar plaatsen bij elke transactie. Opmerking: De hoeveelheid functionaliteit in Mamut Validis is afhankelijk van de versie die u bezit: Express, Start (Mamut One Bronze), Standard (Silver) of Pro (Gold).
Mamut Online Desktop
Hoe kan ik in Mamut Online Desktop urenregels invoeren? Urenregistratie in Mamut Online Desktop biedt een web-based overzicht van urenregels met eventuele notities binnen uw bedrijf. Hier kunt u op elk gewenst moment en vanaf elke locatie urenregels aanmaken, bekijken en bewerken. Wijzigingen in de online urenmodule worden binnen een paar seconden
gesynchroniseerd naar uw Mamut Software, en vice versa. Urenregels registreren doet u als volgt: 1. Log in op Mamut Online Desktop, hetzij direct via uw Mamut programma of via www.mamutonline.com 2. Ga naar Werkgebieden en selecteer Urenregistratie. 3. Kies in het stroomschema voor
Nieuwe urenstaat. 4. Geef een omschrijving aan de urenstaat en vul alle relevante velden op de urenregel in. Om een nieuwe urenregel in dezelfde urenstaat te creëren kiest u voor Nieuwe toevoegen, gelegen aan de rechterkant net boven de bovenste urenregel. 5. Wanneer u klaar bent met
Bezoek voor meer gebruikerstips www.mamut.nl/support
registeren kunt u de urenstaat via de menubalk ‘opslaan’ of definitief registreren via ‘voltooien’. 6. Nadat de urenstaat is geregistreerd kunt u de urenstaat Goedkeuren of Weigeren. Indien de urenstaat overgedragen moet worden naar andere modules, zal de status van de urenstaat na goedkeuring veranderen in Gereed voor overbrengen.
Gebruikerstips Mamut Magazine
Mamut online desktop
•
Mamut Website
Hoe gebruik ik mijn agenda en gedeelde agenda in Mamut Online Desktop?
Hoe kan ik werken met een minimumbedrag in de webshop?
In de online kalender kunt u de eigen agenda raadplegen ( ”Mijn Agenda”), met persoonlijke activiteiten, of u kunt de ”Gemeenschappelijke agenda” zien en de activiteiten van uw personeel of collega’s bekijken.
In de online winkel heeft u de mogelijkheid om een minimumbedrag in te voeren van wat een klant minimaal moet besteden. Heeft de klant voor een kleiner bedrag dan is toestaan ingekocht, dan zal een bericht tevoorschijn komen zodra de klant naar de ‘kassa’ gaat.
Om uw persoonlijke agenda te openen, moet u zich eerst aanmelden bij Mamut Online Desktop. Vervolgens kiest u Lijsten - Mijn agenda. Hier staan alle activiteiten waarbij de ingelogde persoon hetzij is geregistreerd als ”verantwoordelijke” of als ”Werknemer” en dus deelnemer aan de activiteit. In de takenlijst aan de linkerkant van dit scherm staan taken geregistreerd waar verantwoordelijkheid over wordt gedragen. Om een activiteitenoverzicht voor andere medewerkers / resources te verkrijgen dient u voor gemeenschappelijke agenda te
kiezen. In de gemeenschappelijke agenda kunt u kiezen uit drie verschillende opties: ”Gemeenschappelijk”, ”Enkel” en ”Aangepast”. Gemeenschappelijk: Hier ziet u een overzicht van alle medewerkers en resources, met de mogelijkheid om te filteren op een project of afdeling. Enkel: Hier kunt u kiezen om van één specifieke medewerker of resource de agenda te zien. Aangepast: Hier vindt u een grijze knop met de tekst ’Aangepast’. Door hier op te klikken krijgt u een keuzescherm waar u zelf medewerkers of resources kunt selecteren die u wilt zien in de gemeenschappelijke agenda. Tip: Als u de agenda voor de hele werkweek wilt zien, dient u ”50%” te selecteren in de keuzelijst in de werkbalk.
Mamut Website
Hoe een meer gedetailleerde beschrijving aanmaken van uw producten in uw winkel? In de online winkel is het mogelijk om zowel een korte als een meer gedetailleerde beschrijving per product te geven. Een korte beschrijving van het product zal direct weergegeven worden onder de productnaam, terwijl een gedetailleerde beschrijving zal verschijnen onder de link met ‘meer info’. Voor het aanmaken van een gedetailleerde productbeschrijving gaat u naar Beeld - Artikel - Artikelregister. Selecteer het juiste artikel, kies voor het tabblad webshop en klik op Website-instellingen voor artikel. In de keuzelijst voor ”Artikelomschrijving” selecteert u Uitgebreide omschrijving, en klik op Bewerken. Mamut Boekhouding
Mamut online desktop
Hoe neem ik Mamut Jaarplanner in gebruik? De Jaarplanner helpt u om stap voor stap een gestructureerd en doorzichtig jaarplan met budgettering te maken voor uw bedrijf. Hierdoor verkrijgt u een uitgewerkt jaarplan dat een beschrijving geeft van uw bedrijfsdoelen met een overzicht van de verschillende strategieën, achterliggende analyses en planning om deze doelen te realiseren.
Herfst 2009
Om de Jaarplanner in gebruik te nemen moet u zich aanmelden in Mamut Online Desktop. Vervolgens selecteert u Werkgebieden en Jaarplanner. Kies voor de knop Maak een nieuw jaarplan aan, vul in Naam en Jaar en klik op Ok. Vervolgens komt u in een wizard terecht die u stap voor stap door de jaarplanning zal begeleiden. U kunt later te allen tijde een Jaarplan wijzigen.
Hoe eenvoudig een overzicht verkrijgen van posten die zijn geboekt op een lopende rekening? Bij het boeken van een journaalpost heeft u de mogelijkheid om een overzicht te verkrijgen van de laatste posten die op een lopende rekening zijn geboekt. De lijst krijgt u te zien door te kiezen voor Postenlijst in de keuzelijst aan de rechterkant van de gemaakte boekingen.
In de lijst ziet u alleen de posten van het jaar waarin u de nieuwe boeking wilt aanmaken. Welke posten u te zien krijgt is afhankelijk van het rekeningnummer dat u selecteert in de kolom rekening.
Bezoek voor meer gebruikerstips www.mamut.nl/support
19
“Mamut One maakt flexibel werken werkelijkheid.“ – Marco van Eijbergen, Parrots Avenue
Mamut Alliance Partners
Meer dan 400.000 gebruikers vereenvoudigen hun werkdag met Mamut Copyright 2009. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.
