LSSN
In één keer goed: order tot betaling (P2P) Delesto - Stork
Presentatie LSSN 1 november 2012
LSSN
Introductie Delesto
•
JV van AkzoNobel en Essent
•
Produceren van stoom en stroom voor Chemiepark Delfzijl
Stork •
Service partner voor onderhoud van AkzoNobel Industrial Chemicals in Nederland
Industrial Chemicals, sBU Energy
2
LSSN
Onderwerpen
Define
Measure
Analyse
Improve
1.
Probleemstelling en project doel
2.
Nul meting
3.
CTQ’s
4.
Besparingen
5.
Betrouwbaarheid meetdata
6.
Analyse van het proces
7.
Analyse van de meetdata
8.
Verbeterpunten
9.
Verbeterde proces
10. Resultaten Control
11. Volgende stappen 12. Evaluatie punten Industrial Chemicals, sBU Energy
3
LSSN
1. Probleemstelling en projectdoel Probleemstelling: De administratieve verwerking van opdrachten van Delesto aan Stork gaan niet altijd in één keer goed.
Het gevolg is o.a.: • veel administratief werk dubbel gedaan
• werken zonder opdracht • veel achteraf corrigeren • overschrijding betalingstermijnen
• opdrachtverstrekking niet duidelijk • discussies over meerwerk. Industrial Chemicals, sBU Energy
4
LSSN
1. Probleemstelling en projectdoel Project doel: Minimaal 90 % van het aantal orders van Delesto aan Stork moeten in éénmaal goed afgewerkt worden volgens dan geldende afspraken per 1-3-2012.
Industrial Chemicals, sBU Energy
5
LSSN
2. Nulmeting Gezien de complexe administratie is als meetgrootheid voor een in éénmaal goed afgewerkte order de administatieve doorlooptijd gekozen van een aantal duidelijk herkenbare stappen in het totale P2P proces.
Industrial Chemicals, sBU Energy
6
LSSN
2. Nul meting (Process) Uitleg Span 2/98 F Al verbeteringen gerealiseerd
Span 2/98
De span 2/98 bevat 96% van de meetpunten en is een maat voor de spreiding
Industrial Chemicals, sBU Energy
7
LSSN
3. Critical to quality Item
Delesto
Werkzaamheden niet dubbel doen Een order z.s.m. schriftelijk bevestigen en accepteren In control zijn over wat betaald moet worden
Minimale tijd tussen opdracht uitgevoerd en factuur afgehandeld Vooraf weten voor elke opdracht wat de kosten worden Achteraf weten voor elke opdracht wat de kosten zijn Correcte (proforma) facturen Afhandeling betalingen met SAP Op tijd de jaaropdrachten in inkooporders omgezet Niet meer betalen dan waarvoor gewerkt is Factuur binnen betalingstermijn betaald Niet ‘penny wise, pound foolish’
Meerderheid van de wensen is gelijk!
Stork
Industrial Chemicals, sBU Energy
8
LSSN
4. Besparingen Delesto en Stork Harde besparingen: •
Tijd te besteden aan andere taken die ook belangrijk zijn (lean)
•
Stork: Minder kosten voorfinanciering
Zachte besparingen:
•
Betere communicatie en onderling begrip tussen Delesto en Stork
•
Delesto: Betere controle over de budgetten
Industrial Chemicals, sBU Energy
9
LSSN
5. Betrouwbaarheid meetdata Gebruikte data set: 42 SRM opdrachten met alle data er in, dwz 10 datapunten per opdracht. Van totaal 420 datapunten bleek 1 fout te zijn.
Conclusie: Meetsysteem van Stork is betrouwbaar
Industrial Chemicals, sBU Energy
10
LSSN
6. Analyse van het proces Versie 2 (Measure/Analyse) SAP opdracht maken
Technisch accoord?
Toezicht
Proforma accoord?
A2 (Voor) calcualtie
SRM Order
Nee
Tekenen voor techn. Accoord
Uitvoering (Laatst geboekte uur)
Plannen en Begroten
Proforma factuur
Ja
B
D
Factuur
E
A3 Administratie: Uren Materialen Commitments 3den (Proforma maken)
Factuur betalen
ja
Einde klus kosten overzicht
nee
A1
Goederen ontvangst
Ja
nee
A4 ja
Lijst uren en materialen
Approval in SRM
Afronden administratie
Getekende pro forma binnen bij FEZ
F
C Proforma aanbieden in SRM
Factuur maken en verzenden
Factuur betaald
Opdrachten aan derden Mat + uren derden
Factuur 3den
T
Industrial Chemicals, sBU Energy
11
LSSN
7. Analyse van de meetdata Gemiddelde doorlooptijd 160 140 2011 mean
120 100
80 60 40
20 0 -20 -40 A1. Laatst geboekt uur vs Stork accoord
A2. Stork accoord vs Delesto accoord
A3.Delesto accoord vs Proforma maken
A4. Proforma maken vs Proforma accoord
B. Proforma accoord vs Proforma bij FEZ
C. Proforma bij D. Proforma in E. Approval in F. Factuur T. Laatste FEZ vs SRM vs SRM vs Factuur verzenden vs geboekte uur vs Proforma in Approval in verzenden Factuur betaald factuur SRM SRM verzenden
Industrial Chemicals, sBU Energy
12
LSSN
7. Analyse van de meetdata Span 2/98 van de doorlooptijd Gemiddeld: 74 dagen Span 2/98: 95 dagen
160
2011 span 2
140
2011 span 98
120 100
2011 mean
vb 2
vb 1
Nader te onderzoeken
80 60 40
Geen acties
20 0 -20 -40 A1. Laatst geboekt uur vs Stork accoord
A2. Stork accoord vs Delesto accoord
A3.Delesto accoord vs Proforma maken
A4. Proforma maken vs Proforma accoord
B. Proforma accoord vs Proforma bij FEZ
C. Proforma bij D. Proforma in E. Approval in F. Factuur T. Laatste FEZ vs SRM vs SRM vs Factuur verzenden vs geboekte uur vs Proforma in Approval in verzenden Factuur betaald factuur SRM SRM verzenden
Industrial Chemicals, sBU Energy
13
LSSN
7. Analyse van de meetdata (voorbeeld 1) A1: Laatst geboekte uur vs Stork accoord
Negatieve waarden!
Industrial Chemicals, sBU Energy
14
LSSN
7. Analyse van de meetdata (voorbeeld 2) A4: Proforma maken vs Proforma accoord
Week effect
Industrial Chemicals, sBU Energy
15
LSSN
8. Verbeterpunten Verbeteracties: 1.
Vooraf middels excell format het juiste budget bepalen
2.
Order acceptatie formulier gebruiken
3.
Workflow creëren
4.
Sneller boeken van uren en maken materiaal en uren lijsten
5.
Bindende offertes van leveranciers gebruiken als verrekening
6.
Vaste vervangers regelen bij afwezigheid
7.
Eerste twee loops samenvoegen
Industrial Chemicals, sBU Energy
16
LSSN
9. Verbeterde proces Versie 3 (Improve) SAP opdracht maken
Nee
Technisch accoord?
A2 Tekenen voor techn. Accoord (Voor) calcualtie
ja
Proforma accoord?
A3!
Nee
Proforma factuur
Lijst uren en materialen
D
Plannen en Begroten
Mat + uren derden
Bindende offertes derden
ja
Factuur
E
A1 Administratie: Uren Materialen Commitments 3den (Proforma maken)
Factuur betalen
A4
Einde klus kosten overzicht
Uitvoering (Laatst geboekte uur)
Goederen ontvangst
Ja
Ja
B
SRM Order
Approval in SRM
Nee
F
C Afronden administratie
Getekende pro forma binnen bij FEZ
Proforma aanbieden in SRM
Factuur maken en verzenden
Factuur betaald
Opdrachten aan derden
T
Industrial Chemicals, sBU Energy
17
LSSN
10. Resultaten
Gemiddeld: 59 dagen Span 2/98: 74 dagen
Gemiddeld: 74 dagen Span 2/98: 95 dagen
Attentie: Betalingstermijn van 24 naar 30 dagen
Doorlooptijd verminderd met 21 dagen. Bijna helft van beinvloedbaar deel! Industrial Chemicals, sBU Energy
18
LSSN
10. Volgende stappen 1. First time right meting realiseren 2. Verder verkorten doorlooptijd (voor beinvloedbaar deel) 3. Borgen van de verbeteringen 4. Resultaten delen met andere AkzoNobel plants
Industrial Chemicals, sBU Energy
19
LSSN
11. Evaluatie punten 1. Wees niet bang om met een leverancier een L6S project te doen. 2. Openheid van zaken door beide partners werkt heel stimulerend voor het team. 3. Wederzijds begrip voor voorkomende situaties is verbeterd.
Industrial Chemicals, sBU Energy
20
