Stakeholders kick-off meeting minder gedoe rond uw project? Case study
LSSN Seminar, 1 November 2012, Schiphol Jan van Diepen
aankondiging
•
10:15 Case study: ‘Stakeholders Kick-off meeting, minder gedoe rond uw project?’ door Jan van Diepen, Van Diepen Consultancy
• Een stakeholders kick-off doet recht aan het feit dat de lijnmanagers verantwoordelijk zijn voor de organisatie en aan kunnen geven vanuit hun positie hoe ze de oplossing zien. Projecten worden hiermee veel nuttiger voor het management om hun doelen te bereiken. •
©2012
Deze presentatie is gebaseerd op het artikel gepubliceerd op managementsite.nl, zie: http://www.managementsite.nl/24555/verandermanagem ent/projectmanagement-verantwoordelijkheidopdrachgever.html 2
Inhoud
•
Algemene schets - projecten doen in een operationele omgeving – –
•
Case – – –
•
©2012
De organisatie Jaarplan?
Het DMS Project Hoe kunnen we dit aanpakken? Hoe het gelopen is
Lessons learned
3
10 jaar MBB ervaring, vaak dezelfde problematiek
•
Verbeterprojecten zijn goed om te doen –
•
Vaak een kostenbesparende modus –
•
©2012
men is gewend dat men het toch al druk genoeg heeft, er is geen tijd om extra werk op de hals te halen in de vorm van projecten. Als men al tijd heeft weet men vaak geen raad hoe het aan te pakken (w.b.t. methode en tools)
Het management team zit in een prioriteitenworsteling –
•
De bezetting is net genoeg voor de dagelijkse productie
Weinig projectmatige expertise in operations –
•
maar nu even niet
gevolg: ‘adhocratie’
Heldendom en dynamiek van brandjes blussen wordt beloond
4
Algemene schets: Projecten doen in een operationele omgeving
Management team
Sales and Marketing
Production
Purchasing
R&D
Human Resources
Finance
ICT, Facilities, Support
Project team
‘Matrix-organisatie’ dilemma ©2012
5
DIN = Doelen-Inspanningen Netwerk
•
Ideaal gezien zou het management team een jaarplan opstellen met doelen en inspanningen (projecten en activiteiten) om de doelen bewerkstelligen
Uit Programmamanagement, Sturen op samenhang Theo van der Tak en Gert Wijnen (2006, Kluwer)
©2012
6
Jaarplan 2013
• • •
Wanneer start men met het jaarplan 2013? Wanneer is het af? Wanneer worden de resultaten gereviewed?
Het blijkt moeilijk voor een management team om projectmatig te werken
©2012
7
Case •
Het Document Management Systeem (DMS) is verouderd – – – –
•
Voorgeschiedenis
•
Wens: De bestaande kennis in de organisatie beter delen, meer uit het DMS halen
•
De consultant is gevraagd als projectleider – – –
©2012
Groot aantal documenten Onoverzichtelijke structuur Gebruikersonvriendelijk Omslachtig beheersproces
Een project charter opstellen Een kick-off meeting organiseren …
8
Agenda kick-off meeting 10.00-15.00 uur
•
Kennismaken
•
Introductie
•
Bespreken probleemstelling en doelstelling
•
Bespreken van de Deliverables (eisen en wensen)
•
Exercitie Stakeholder Analysis –
©2012
Lunch
•
Exercitie Work Breakdown Structure
•
Exercitie Milestone Planning
•
Exercitie risico- en succesfactoren
•
Bespreken hoe we het project inrichten (b.v. vergaderstructuur)
•
Afspraken korte termijn
•
Meeting evaluatie
9
De teamleden?
Kort voor de meeting werden de deelnemers bekend:
Teamleader Maintenance Teamleader Operations Plant 1 Teamleader Operations Plant 2 Senior Purchaser Coördinator Reliability & Integrity (deel van de Afd. Technology) Coördinator ICT afdeling
©2012
10
Agenda kick-off meeting 10.00-15.00 uur
•
Kennismaken
•
Introductie
•
Bespreken probleemstelling en doelstelling
•
Bespreken Opstellen van de Deliverables (eisen en wensen)
•
Exercitie Stakeholder Analysis –
©2012
Lunch
•
Exercitie Work Breakdown Structure
•
Exercitie Milestone Planning
•
Exercitie risico- en succesfactoren
•
Bespreken hoe we het project inrichten (b.v. vergaderstructuur)
•
Afspraken korte termijn
•
Meeting evaluatie
11
Doelstellingen van de stakeholders kick-off
•
Eisen en wensen m.b.t. het nieuwe DMS definiëren –
©2012
Ook beslissen over welke toeters en bellen
•
Een globaal inzicht in wat er nodig is om daadwerkelijk de eisen en wensen te realiseren
•
Stakeholders zijn bereid teamleden beschikbaar te stellen en het project actief te ondersteunen
12
Voorbeeld: de probleemstelling
•
©2012
Het huidige Document Management Systeem is onvoldoende gebruikersvriendelijk en het beheer is te omslachtig, waardoor beschikbare kennis en ervaring onvoldoende kan worden benut en managementsystemen op het gebied van veiligheid, milieu en kwaliteit in gevaar komen
13
Voorbeeld: Risk Analysis door de Stakeholders Risk Analysis Matrix (Kans versus Impact)
Buy-in Directie
Hoog
Groep 1 Kennis (“peer”system) Groep 2 Halfslachtig werk Slechte overdracht
Medium
Impact
Groep 1 Draagvlak Groep 2 Scope afbakening Ideeen op diverse niveaus Motivatie i.r.l. geïnvesteerde tijd
Groep 1 Geschikte mensen in team
Laag
Klein
Medium
Groep 1 Tijd Workload, prioriteiten/commit ment Resources (persoon) Verzanden/moeras/ waterhoofd Groep 2 Tijd/Resources Groep 1 Systeemkeuze Groep 2 Funds/kosten
Groep 1 Kosten Groep 2 “Wolligheid” (eindeloze discussies)
Groot
Kans ©2012
14
Het verdere verloop van het project
•
Na de stakeholders kick-off een project team kick-off meeting
•
Info uit de voorgeschiedenis is goed gebruikt
•
Selecteren van meest geschikte software pakket – –
©2012
Teamleden gingen de voor- en nadelen op een rijtje zetten en afwegen Teamleden gingen bij andere bedrijven ervaringen verzamelen met software pakketten
•
Een voorstel werd voorbereid en goedgekeurd door management
•
Daarna was het aan de specialisten van het softwarebedrijf om een implementatieproject uit te voeren
15
Lessons learned, voordelen van Stakeholders kick-off •
Creëert multi-opdrachtgeverschap – –
•
Lost het ‘matrix-organisatie’-dilemma op Het doet recht aan de verantwoordelijkheden van het management
Stakeholders communiceren rechtstreeks met elkaar – – –
Er ontstaat respect en vertrouwen tussen de stakeholders Er ontstaat consensus en een groepsgevoel De projectleider hoeft niet iedereen individueel te benaderen
•
Stakeholders zien direct de consequenties van hun eisen en wensen voor de bijdrage die ze moeten leveren
•
Inzicht dat ze de grootste risicofactoren zelf in de hand hebben
Minder gedoe rond uw project? Volmondig: Ja! ©2012
16
©2012
•
Dank voor uw aandacht
•
Vragen of opmerkingen
•
Discussie
17
