Servicebureau De Friese Wouden
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden” Datum Kenmerk
: 30-09-2013 : 13-0192/JH
Opbouw liquidatieplan 1. Algemeen 2. Uitgangspunten liquidatie gemeenschappelijke regeling 3. Inventarisatie van rechten en verplichtingen per liquidatiedatum 3.1. personeel 3.2. Liquidatiebalans 3.3. Overige rechten en plichten 4. Afwikkeling van rechten en plichten 5. Procedure besluitvorming liquidatieplan
1
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden”
30-09-2013
1. Algemeen In 1985 veranderde de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen en waren er regionale herindelingen. Als gevolg daarvan werd eind 1986 het samenwerkingsverband Regio De Friese Wouden opgericht. In de periode 1990 tot en met 1995 hebben er een aantal wijzigingen van de regeling plaatsgevonden. Verandering van taken en wetgeving waren daarvoor verantwoordelijk. Naar aanleiding van het project Bestuurlijke Vernieuwing Friesland in 1998 werd besloten de gemeenschappelijke regeling Regio de Friese Wouden te wijzigen in een kleinere gemeenschappelijke regeling. Dit heeft in 2001 geresulteerd in de gemeenschappelijke regeling Servicebureau “De Friese Wouden” met als voornaamste doel het behartigen van uitvoerende taken op het gebied van geluid en zonebeheer, volkshuisvesting en het faciliteren van de handhavingsamenwerking milieuwetgeving. Na de evaluatie van rampen in Volendam en Enschede is het rijksbeleid gericht op de realisatie van 25 regionale uitvoeringsdiensten voor milieuhandhaving (RUD’s). In onze provincie is dat de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO). Gemeenten zijn verplicht hun basistaken onder te brengen in de FUMO, omdat ze anders de bevoegdheid over die taken verliezen. Alle Friese gemeenten zijn of worden dan ook deelnemer in de FUMO. De FUMO voert binnenkort de basistaken voor de gemeenten uit, waarvan op dit moment een deel door het Servicebureau wordt uitgevoerd. Naast de verplichte uitvoering van de basistaken door de FUMO, biedt de FUMO ook aan de zogenaamde plustaken voor de gemeenten uit te voeren. Vier van de zeven deelnemende gemeenten in het Servicebureau hebben besloten hiervan gebruik te maken. De OWO-gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland zijn voornemens de uitvoering van de plustaken in samenwerking zelf ter hand te nemen. De Friese gemeenten hebben met de komst van de FUMO de intentie uitgesproken om bestaande gemeenschappelijke regelingen te laten opgaan in de FUMO. 2. Uitgangspunten liquidatie gemeenschappelijke regeling • De gemeenschappelijke regeling Servicebureau “De Friese Wouden” wordt per 31 december 2013 opgeheven. Indien mocht blijken dat de activiteiten nog niet door de FUMO kunnen worden overgenomen, dan dragen de colleges van de deelnemende gemeenten er zorg voor dat in overleg met de FUMO de werkzaamheden tot een nader door de colleges te bepalen datum kunnen worden voortgezet. • De activiteiten van Servicebureau “De Friese Wouden” worden door het huidige Servicebureau uitgevoerd tot deze kunnen worden overgenomen door de FUMO. • De liquidatie vindt plaats volgens de Gemeenschappelijke regeling Servicebureau “De Friese Wouden” (zie art. 33). • Bij het inzichtelijk maken van de gegevens ten behoeve van het liquidatieplan is er van uitgegaan dat de rechten en plichten van het Servicebureau overgaan naar de FUMO. • Het liquidatieplan is op hoofdlijnen uitgewerkt in termen van personeel, balans en overige verplichtingen (zoals contracten). 3. Inventarisatie van rechten en verplichtingen per liquidatiedatum Hieronder wordt ingegaan op de te verwachten formele uitgangspositie ten tijde van de liquidatie. Hierbij wordt uitgegaan van de ten tijde van het opstellen van het liquidatieplan beschikbare gegevens. Op onderdelen kan er sprake zijn van fluctuaties. 3.1 Personeel De personeelsformatie van Servicebureau “De Friese Wouden” bestaat uit 4 medewerkers (3,75 fte). Daarnaast is er een huismeester werkzaam voor 2 uren per week (0,06 fte). Deze taken en derhalve ook de medewerker zullen niet overgaan naar de FUMO. De betrokken medewerker zal per 31-12-2013 eervol worden ontslagen. Voor de financiële administratie wordt van een administratiekantoor gebruik gemaakt.
2
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden”
30-09-2013
3.2 Liquidatiebalans per 31 december 2013 Onderstaand is op basis van de huidige stand van zaken (31 augustus 2013) een schatting weergegeven van activa en passiva per 31 december 2013. Er kunnen nog wijzigingen in de balans mogelijk zijn. Er dient te worden opgemerkt dat bij de opstelling van de balans is uitgegaan van het feit dat de beide bestemmingsreserves (investeringsfonds/fonds personeelskosten) zijn opgeheven en de saldi zijn toegevoegd aan de algemene reserve. Formeel zal daartoe in de vergadering van het AB in december het besluit worden genomen. Met de kosten voor de nog uit te voeren werkzaamheden in 2014 is in de balans geen rekening gehouden.
ACTIVA Vlottende activa 1. Liquide middelen 2. Transitoria
Totaal
LIQUIDATIEBALANS SERVICEBUREAU DE FRIESE WOUDEN 31-12-2013 31-dec-13 PASSIVA Eigen vermogen 286.821 3. Algemene reserve 7.035 4. Resultaat 293.856
293.856
31-dec-13 264.615 29.241
Totaal
293.856
293.856
Toelichting activa 1. Liquide middelen bestaan uit de saldi van de Bankrekening en de Kas. 2. Transitoria is het gereserveerde BTW saldo. Toelichting passiva 3. De Algemene reserve is het saldo van de beide bestemmingsreserves. 4. Uitgaande van de huidige cijfers lijkt het aannemelijk dat het resultaat € 29.241.- is. 3.3 Overige rechten en plichten Huisvesting Het gebouw waarin het Servicebureau op dit moment is gevestigd wordt gehuurd van de gemeente Smallingerland. De huur is voor onbepaalde tijd. De huur is vanwege de geldende opzegtermijn op 25-09-2013 per 1-01-2014 pro forma opgezegd. Contracten De contracten die het Servicebureau is aangegaan zijn voornamelijk abonnementen deze zijn/worden waar mogelijk per 31 december 2013 opgezegd.
3
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden”
30-09-2013
4. Afwikkeling van rechten en verplichtingen Personeel Het personeel gaat over naar de FUMO. Één medewerker krijgt eervol ontslag (zie 3.1). Nb. Voor personeelsleden zijn er echter nadelige financiële gevolgen. Mogelijk heeft dit gevolgen voor de finale eindafrekening. De kosten voor een sociaal plan zullen in mindering moeten worden gebracht op het resultaat. Administratie Ten aanzien van de administratie geldt dat het afwerken van de administratie van het Servicebureau tot medio 2014 doorloopt (met name opmaak jaarrekening 2013, afloop balansposities en accountantscontrole van de jaarrekening). Na het afwerken van de administratie zal het archief worden overgedragen aan de gemeente Smallingerland waar nu al het statisch archief en het BWS archief aanwezig zijn. Een eventueel negatief of positief saldo wordt aan de deelnemers toegerekend dan wel toebedeeld naar verhouding van het inwonertal van de gemeenten op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de regeling wordt opgeheven (= 1 januari 2012). Voor de vaststelling van het inwonertal worden de door het Centraal Bureau voor de Statistiek bekend gemaakte bevolkingscijfers (artikel 33 lid 5) aangehouden. Overige werkzaamheden in 2014 Na de formele opheffing per 31-12-2013 zullen er ook in 2014 nog werkzaamheden gedaan moeten worden. Om het liquidatieproces goed te kunnen afronden ligt het voor de hand om voor deze werkzaamheden de voormalige medewerkers van het Servicebureau in te schakelen. Hierover zullen afspraken moeten worden gemaakt met de FUMO. De betrokken medewerkers zullen door het bestuur worden gemandateerd om deze werkzaamheden te mogen doen. In de AB vergadering in december zal dit worden voorgesteld. De kosten van alle werkzaamheden in 2014 worden geraamd op € 41.600,=. Bestuur Na 31-12-2013 blijft het bestuur (AB en DB) nog in functie totdat in de laatste ABvergadering in 2014 de jaarstukken 2013 en 2014 plus de finale afrekening worden goedgekeurd. Na de laatste betaling door de voorzitter van het AB is dan afwikkeling van de gemeenschappelijke regeling voltooid. De verwachting is dat per 1 juli 2014 de regeling zal zijn afgewikkeld. 5. Procedure besluitvorming liquidatieplan Na het horen van de gemeenteraden wordt het liquidatieplan definitief vastgesteld door het algemeen bestuur. Voor het opheffen van de gemeenschappelijke regeling zijn dan de volgende stappen beoogd: Procedurestappen 1. Goedkeuring DB van brief, liquidatieplan en conceptraadsvoorstel 2. Toezenden van brief, liquidatieplan en concept-raadsvoorstel voor behandeling in de gemeenteraden 3. AB plannen op donderdag 12 december voor vaststellen liquidatieplan (kan eventueel schriftelijk). 4. Toezenden opheffingsbesluit aan GS van de provincie Fryslân en inschrijving in het provinciale register met kennisgeving aan de deelnemende gemeenten. 5. Inschrijving van opheffingsbesluit in registers gemeenten met openbare kennisgeving (kan ook na 1 januari 2014). 6. Uitschrijven Kamer van Koophandel
4
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden”
Planning voor 13 september 2013 na 13 september september/december december 2013 december 2013 december 2013
30-09-2013
Opsomming werkzaamheden in 2014: • maken jaarverslagen/jaarrekeningen • accountantscontroles • administratie/boekhoudkundige werkzaamheden (administratiekantoor) • betalingen • opzeggen abonnementen/verzekeringen • ontruimen kantoorpand/schoon opleveren • voorbereiden DB/AB vergaderingen • archiefwerkzaamheden
5
Liquidatieplan Servicebureau “De Friese Wouden”
30-09-2013
