Leidraad jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015
Deze leidraad is door de NVZ beschikbaar gesteld als onderdeel van de afspraken bij de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg December 2015
Pagina 2/10
Inhoudsopgave 1. Vooraf
3
2. Achtergrondinformatie
5
3. Richtlijnen jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015
7
1. Algemeen
7
2. Financiële verantwoording
8
3. Terugblik op het strategisch opleidingsplan
8
4. Inbedding strategisch personeelsbeleid
9
5. Monitoring, evaluatie en vervolgacties
9
Pagina 3/10
1. Vooraf Met de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg (KiPZ) investeert u in de kwalificaties van uw personeel om de kwalitatief benodigde zorg in 2020 te kunnen leveren. Daarvoor heeft u in het eerste subsidiejaar een strategisch opleidingsplan opgesteld. De uitvoering van dit plan, beschrijft u jaarlijks in een jaarverslag Kwaliteitsimpuls. Dit jaarverslag is door de NVZ vorig jaar geïntroduceerd en maakt onderdeel uit van een (verplichte) monitor bij de regeling (zie hoofdstuk 2 voor meer informatie over de subsidieregeling). Het doel van het jaarverslag Kwaliteitsimpuls is tweeledig:
voor het eigen ziekenhuis maakt dit verslag onderdeel uit van de beleidscyclus van strategisch opleiden;
de NVZ gebruikt uw jaarverslag om voor VWS een monitorrapportage op te stellen op sectorniveau.
In de Leidraad jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 worden slechts richtlijnen gegeven. Op die manier komt de NVZ tegemoet aan de wens van leden om een eigen format te hanteren voor het jaarverslag Kwaliteitsimpuls. Zo kunnen instellingen hun jaarverslag zo optimaal mogelijk laten aansluiten op het eigen beleid. Daarbij hoeft geen accountantsverklaring worden afgelegd, wel een bestuursverklaring. De richtlijnen voor het jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 zijn beschreven in hoofdstuk 3. Het jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 ontvangen we graag digitaal als Word-format vóór 1 april 2016 bij de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Het emailadres dat u daarvoor kunt gebruiken is:
[email protected] Monitorrapportage 2015 De monitorrapportage 2015 zal bestaan uit analyse van herziene strategische opleidingsplannen en jaarverslagen Kwaliteitsimpuls 2015. Hierbij gaan we expliciet kijken naar de beleidscyclus van strategisch opleiden en hoe deze door de instellingen wordt uitgevoerd. Uit de monitorrapportage 2014 blijkt dat er sterk wordt ingezet op kwaliteit en veiligheid. Daarom zullen we in de monitorrapportage 2015 extra aandacht besteden aan de resultaten op dat gebied. De monitorrapportage 2014 kunt u vinden op de website van de NVZ (http://www.nvz-ziekenhuizen.nl/kwaliteitsimpuls).
Pagina 4/10
Meer informatie Heeft u vragen of wilt u meer informatie over KiPZ? Dan kunt u contact opnemen met Niels Oerlemans, projectleider KIPZ,
[email protected] of Jeannette de Graauw, senior projectmedewerker
[email protected]. Zij zijn ook telefonisch bereikbaar via het secretariaat Arbeid & Opleidingen, 030 2739313.
Pagina 5/10
2. Achtergrondinformatie subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Aanleiding Door vergrijzing van de Nederlandse bevolking, toenemende technologische mogelijkheden en verhoging van de pensioengerechtigde leeftijd, moeten ziekenhuizen strategische keuzes maken om kwalitatief goede patiëntenzorg aan te kunnen blijven bieden. Dit betekent dat zij gericht en planmatig gaan investeren in de opleiding en bijscholing van hun medewerkers. Hun kwalificaties moeten immers blijven voldoen aan de zorgvraag van de klanten. Om dit mogelijk te maken heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg geïntroduceerd1. Met deze regeling ontvangen ziekenhuizen in de periode 2014-2017 subsidie voor het opleiden van hun personeel. Hiervoor dienen ziekenhuizen jaarlijks een subsidieaanvraag en eventueel een herzien strategisch opleidingsplan
in, waarna de subsidie wordt vastgesteld.
In de
strategische opleidingsplannen maken ziekenhuizen zichtbaar hoe zij een kwaliteitsimpuls gaan realiseren. Monitor De subsidieregeling is een administratief ‘lichte’ regeling waarbij verantwoording op hoofdlijnen plaatsvindt. Dit vraagt om zelfregulering op brancheniveau. Daarom heeft de NVZ met VWS afgesproken een monitor in te richten. In de subsidieregeling staat daarover het volgende: “Middels een monitor wordt (…) belangrijke informatie verzameld om na te gaan in hoeverre met deze regeling de doelstellingen gerealiseerd worden en in hoeverre de regeling hiertoe aanpassing behoeft. Daarbij gaat het onder andere om informatie met betrekking tot de
uitgevoerde
opleidingsplan
activiteiten, en
de
met
de
relatie
tussen
de
uitgevoerde
deze
activiteiten
activiteiten
en
gerealiseerde
het
strategisch
doelstellingen.”
(Staatscourant, toelichting subsidieregeling 2013-35415). De NVZ vertaalt het doel van de monitor als volgt: het zichtbaar maken van de kwaliteit en volledigheid van de strategisch opleidingsplannen én het zichtbaar maken van de uitvoering en de resultaten ervan.
1
Voor meer informatie over de Kwaliteitsimpuls, zie: www.nvz-iekenhuizen.nl/kwaliteitsimpuls
Pagina 6/10
Uitwerking monitor Het opstellen van een strategisch opleidingsplan in het eerste subsidiejaar is een voorwaarde om in aanmerking te komen voor de subsidie. Voor het opstellen van het strategisch opleidingsplan heeft de NVZ in het voorjaar van 2014 een Handreiking Strategisch opleidingsplan beschikbaar gesteld. Ruim 110 lid-instellingen zijn hiermee aan de slag gegaan en hebben hun strategisch opleidingsplan bij VWS ingediend. Om de uitvoering en resultaten van het strategisch opleidingsplan te monitoren, heeft de NVZ begin 2015 een jaarverslag Kwaliteitsimpuls geïntroduceerd. Ziekenhuizen worden gevraagd om jaarlijks een jaarverslag Kwaliteitsimpuls op te stellen. Voor het eigen ziekenhuis maakt dit verslag onderdeel uit van de beleidscyclus van strategisch opleiden (‘PDCA-cyclus’). In het jaarverslag wordt de stand van zaken beschreven ten aanzien van de implementatie van het strategisch opleidingsplan (‘Check’) en de eventuele vervolgacties die daaruit voortvloeien (‘Act’). Mogelijk mondt dit uit in een herzien strategisch opleidingsplan (‘Plan’). De NVZ gebruikt de jaarverslagen om op brancheniveau zichtbaar te maken wat de ontwikkelingen en resultaten zijn van de uitvoering van de subsidieregeling. Het jaarverslag dient dus niet alleen als interne tussenevaluatie voor de eigen bedrijfsvoering, maar ook om de voortgang te rapporteren aan de raad van bestuur en ondernemingsraad en als monitorinstrument voor VWS. Over
het
jaar
2014
hebben
instellingen
hun
vorderingen
op
het
gebied
van
de
Kwaliteitsimpuls beschreven middels een Formulier jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2014 dat uit een aantal vaste rubrieken bestond. Op grond van de evaluatie van het afgelopen jaar, wordt dit jaar geen vast format gehanteerd zodat iedere instelling haar jaarverslag Kwaliteitsimpuls optimaal kan laten aansluiten bij het eigen strategisch opleidingsplan. In de Leidraad jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 worden alleen richtlijnen gegeven voor het opstellen van het jaarverslag Kwaliteitsimpuls. Instellingen kunnen zelf kiezen voor de wijze en vorm van beschrijving. Voor de monitorrapportage 2014 zijn alle strategische opleidingsplannen en jaarverslagen Kwaliteitsimpuls 2014 geanalyseerd. Deze rapportage is gepubliceerd op de website van de NVZ (www.nvz-ziekenhuizen.nl/kwaliteitsimpuls). Voor de monitorrapportage 2015 zullen alle herziene strategische opleidingsplannen en jaarverslagen Kwaliteitsimpuls 2015 worden geanalyseerd.
Pagina 7/10
3. Richtlijnen jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 In dit hoofdstuk treft u richtlijnen aan voor het opstellen van het jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015. Het jaarverslag omvat vijf onderdelen, vertaald naar enkele specifieke vragen. Graag zien wij deze onderdelen beschreven en de vragen beantwoord in uw jaarverslag. U kunt daarbij zelf kiezen voor de wijze en vorm van beschrijving. Onderdelen jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 De onderdelen van het jaarverslag Kwaliteitsimpuls 2015 zijn: 1. Algemeen 2. Financiële verantwoording 3. Terugblik op het strategisch opleidingsplan 4. Inbedding strategisch personeelsbeleid 5. Monitoring, evaluatie en vervolgacties Hierna worden de onderdelen nader verduidelijkt aan de hand van vragen. Bij de onderdelen zijn tekstboxen geplaatst waarin tips of toelichtingen worden gegeven. 1. Algemeen
Wat zijn de NAW-gegevens van ziekenhuis?
Voeg een bestuursverklaring toe.
Als voorbeeld kunt u de bestuursverklaring van vorig jaar hanteren: Hierbij verklaart … van … dat bijgevoegd jaarverslag in overeenstemming is met de werkelijkheid en dat genoemde bedragen juist en volledig zijn. Plaats: …. Naam: … Functie: …. Instelling: …
Datum: ….
Pagina 8/10
2. Financiële verantwoording
Welk percentage van de bruto loonsom is in 2015 besteed aan het reguliere opleidingsbudget?
Welk percentage van de bruto loonsom is in 2015 besteed aan de subsidie Kwaliteitsimpuls?
Ligt de realisatie van de subsidie Kwaliteitsimpuls voor het jaar 2015 op koers met de begroting?
U bepaalt zelf of en hoe u de realisatie van de subsidie Kwaliteitsimpuls nader specificeert in het jaarverslag voor de eigen raad van bestuur. Let hierbij op de subsidievoorwaarden. Geef een toelichting indien er een aanzienlijke discrepantie bestaat tussen het begroot en besteed subsidiebedrag Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg 2015.
3. Terugblik op het strategisch opleidingsplan
Welke strategische thema’s uit uw strategisch opleidingsplan (SOP) heeft u het afgelopen jaar volgens planning uitgevoerd? Welke resultaten heeft u met uw leerinterventies in 2015 behaald? Welke doelgroepen waren hierbij betrokken? Liggen deze resultaten in lijn met de geformuleerde strategische doelstellingen bij dit thema? Licht dit eventueel verder toe.
Welke
strategische
thema’s
uit
uw
SOP
heeft
u
het
afgelopen
jaar
(nog)
niet/gedeeltelijk volgens planning uitgevoerd? Kunt u aangeven waarom?
Heeft u uw strategische thema’s uit het SOP het afgelopen jaar gewijzigd/anders ingevuld? Kunt u aangeven hoe en waarom?
Aan de monitorrapportages worden thema’s gekoppeld. Deze tweede monitorrapportage krijgt het thema ‘Kwaliteit en Veiligheid’ mee. Dit betekent dat in de rapportage de ontwikkelingen en inspanningen binnen het thema ‘Kwaliteit en veiligheid’ extra worden uitgelicht. Volgend jaar krijgt een ander thema speciale aandacht.
Pagina 9/10
4. Inbedding strategisch personeelsbeleid
In
hoeverre
sluit
uw
opleidingsbeleid
in
2015
aan
bij
de
strategische
personeelsplanning van uw instelling? In hoeverre heeft u zicht op mogelijke personele knelpunten en wat dit betekent voor uw leerinterventies? Heeft u hierover bijvoorbeeld contact met de HR-afdeling?
In hoeverre heeft u zicht op de veranderende behoefte aan personeel naar kwalificatieniveau en –richting, en op de gevolgen die deze veranderende behoefte heeft op uw leerinterventies?
In hoeverre sluit uw opleidingsbeleid in 2015 aan bij de kernthema’s of speerpunten van het HR-beleid van uw instelling? Geef aan op welke manier wel/niet.
Als u geen wijzigingen verwacht op het gebied van het gewenste personeelsomvang (formatie) naar kwalificatieniveau en -richting, dan kunt u dat in dit jaarverslag nogmaals aangeven.
5. Monitoring, evaluatie en vervolgstappen?
Hoe ziet uw beleidscyclus eruit? Is in uw organisatie in 2015 gemonitord aan welke thema's, leerinterventies en doelgroepen de subsidie Kwaliteitsimpuls is besteed? Zo ja, op welke manier?
Op welke manier evalueert u uw leerinterventies? Wordt er onderscheid gemaakt naar leerinterventie
en het
niveau waarop
de
evaluatie van
deze
leerinterventies
plaatsvindt?
Vindt u het nodig om uw SOP aan te passen als gevolg van de opgedane ervaring in 2015 of gegeven veranderingen in uw organisatie of in uw omgeving? Denk hierbij aan veranderende visie/missie/strategie, organisatiedoelen, andere strategische thema’s, veranderde visie op leren, fusie/samenwerkingsverband of andere ontwikkelingen. Zo ja, wat gaat u precies bijstellen en welk gevolg geeft u hieraan?
Pagina 10/10
De evaluatie niveaus van Kirkpatrick (1974) zijn de volgende: Niveau 1 ‘Pleasure’: Op dit niveau gaat het over de tevredenheid van de cursisten. Hoe hebben de cursisten de training ervaren? Vonden ze het leuk? Leerzaam? Is de training relevant voor hun werk? Hoe zijn de werkvormen ervaren? Dit niveau kunt u evalueren door de bekende evaluatieformulieren waarop deelnemers de training een cijfer moet geven. Niveau 2 ‘Potential’: Op dit niveau gaat het over het leerresultaat. Welke kennis en vaardigheden kunnen de cursisten aan het eind van de training reproduceren? Het leerniveau kunt u evalueren door aan het eind van de training een kennis- of vaardigheidstoets af te nemen Niveau 3 ‘Performance’: Op dit niveau gaat het over gedragsverandering. Tot welke gedragsverandering heeft de training in het werk geleid? Dit kunt u na verloop van tijd in de praktijk meten. In hoeverre is het resultaat van de training merkbaar? Voor zowel de deelnemer als zijn/ haar directe omgeving/ leidinggevende. Niveau 4 ‘Productivity’: Op dit niveau gaat het over de gevolgen van de gedragsverandering. Tot welke organisatieresultaten heeft het veranderde gedrag geleid? Wat is het concrete resultaat van de training op de strategische thema’s? Heeft de training ‘timemanagement bijvoorbeeld tot minder ziekteverzuim geleid? Niveau 5 ‘Profitability’: Op dit niveau gaat het over de mate waarin de investering in de leerinterventie financieel resultaat oplevert voor de organisatie. Het effect van de interventie is uit te drukken in winst en financieel toegevoegde waarde (het levert geld op). Voor meer informatie en handige tools zoals voorbeeld effectmetingsplannen: bezoek www.nvz-kennisnet.nl en registreer u voor de werkgroep ‘KiPZ – Leren met rendement’.
