Kwaliteitsimpuls servicebureau 2016-2017 Informatie over het servicebureau PPC en de vacature hoofd Bestuursbureau 26 februari 2016
Bestuurs-/directiemodel PCC Een bestuurder, met ondersteunende staf, uitgebreid met controller met directe lijn naar RvT Drie sectordirecteuren, integrale rol binnen sector/vestiging met sectoroverstijgende, schoolbrede portefeuilles Een staf met kwalitatief hoogwaardige invulling portefeuilles Financiën en Beheer (incl ICT) en Personeel en Organisatie ten dienste van Bestuur en Sectoren
CvB
Controller
Sectordirecteur
Oosterhout Afdelingsleider 1 t/m x
Servicebureau
Sectordirecteur
Het Lyceum Afdelingsleider 1 t/m x
Sectordirecteur Fabritius Bergen Heiloo
Afdelingsleider 1 t/m x
Bevindingen 2015 Turbulent jaar voor de staf: veel wisselingen in RvT, CvB en sectordirecties Veel nadruk op de financiële problematiek tgv financiering vastgoed Noodzaak tot samenhangende beleidscyclus Krimp en samenwerking in de regio Samenwerking met de sectoren nog weinig effectief Conclusie: Servicebureau (na vertrek van kerndirecteuren) niet in staat om te anticiperen op de rol die hoort bij het nieuwe bestuurs-/directiemodel
Kwaliteitsimpuls servicebureau Versterking nodig op het gebied van beleidsplanning, financiën en personeelsbeleid Idem op gebied van projectmanagement Logische scheiding tussen beleids- en beheerstaken Anticiperen op natuurlijk verloop van enkele sleutelfunctionarissen (P&O, facilitair) Verbinding zoeken met de sectordirecties
Randvoorwaarden invulling Servicebureau onderverdelen naar aard en samenhang van de werkzaamheden: onderscheid beleid en beheerstaken Versterken beleidskwaliteit p&o en financiën Versterken managementaansturing binnen het servicebureau Versterken klantgerichte opstelling medewerkers en adviesvaardigheid ten behoeve van het bestuur en de sectoren
College van Bestuur
Controller
Sectoren
Projecten -> ICT beleidsplan -> Krimp in de regio -> Samenwerkingsverbanden
Bestuursbureau
-> Secretariaat 2,3 fte -> P&O 3,5 fte (incl. hoofd) -> Onderwijskwaliteit 0,5 fte -> Communicatie 1,0 fte
Centrale Administratie
-> Financiën 1,6 fte -> Leerling administratie 0,6 fte -> Facilitaire zaken 3,3 fte -> ICT beheer 3,8 fte -> Roosterbureau 3,0 fte
Kwaliteitsimpuls per functie Bestuursbureau Controlling Secretariaat Personeel en organisatie Onderwijskwaliteit Communicatie Centrale Administratie Financiën Facilitaire zaken en beheer ICT beleidsplan en beheer Roosterbureau
Controlling Voor het PCC moet een beleidsrijke planning & controlcyclus worden ingevoerd. Onderdelen hiervan zijn duidelijke kengetallen en managementinformatie op weg naar integrale business control. De invoering van Qlikview leidt ertoe, dat op een aantal gebieden met standaardkengetallen op het gebied van onderwijs, personeel en financiën kan worden gewerkt. We willen in ons strategisch beleidsplan de scenario’s baseren op betrouwbare managementinformatie. Daarom is het op in 2016 gewenst: • een volledige set kengetallen samen te stellen gebaseerd op de vraag welke stuurinformatie nodig is; • een planning- en controlcyclus in te richten en deze te verbinden met de beleids- en kwaliteitscyclus; • in Qlikview de mogelijkheden op te nemen om managementinformatie bij alle kengetallen te genereren; • te zorgen dat de informatie in alle systemen waaraan Qlikview-informatie wordt ontleend, betrouwbare gegevens leveren. Voor de uitvoering dit onderdeel wordt op tijdelijke basis extra menskracht ingezet, zodat voor 01-01-2017 kengetallen en managementinformatie op orde zijn. De controller heeft op dit moment in feite alleen tijd voor financial control. In het najaar wordt de vacature van Controller (0,6 fte) opengesteld
Secretariaat Professionalisering ondersteuning van de bestuurder en sectordirecteuren met betrekking tot: • Opstellen en uitwerken van de bestuurlijke jaarkalender voor afstemming en besluitvorming voor bestuur en directie maar ook ten behoeve van RvT en OR. • Verslaglegging van overleggen en besluiten. • Opstellen van de beleidsagenda en totstandkoming van beleid op gebieden van; • P&O • Onderwijskwaliteit • Communicatie • Beleidsvoorbereiding op specifieke vraagstukken
Personeel en organisatie Organisatiegebied P&O ontwikkelen als adviesdomein en sparringpartner voor management. De uitvoering van het strategisch beleidsplan staat of valt met een goede match tussen strategische ambities en het personeel. Hierbij gaat het zowel om kwantiteit (een passende hoeveelheid personeelsleden) als kwaliteit (passende inhoudelijke expertise/vakkennis en competenties). Daarvoor is integraal personeelsbeleid nodig, gericht op de toekomst. Het P&O programma zal in 2016 bestaan uit; • invullen advies-, en sparring partner rol voor management; • opleveren van een strategisch personeelsbeleid bestaande uit; • gezondheid en vitaliteit; • verzuim en re-integratie; • levensfasebewust personeelsbeleid; • arbeidsvoorwaarden- en arbeidsomstandighedenbeleid; • aannamebeleid; • opstellen van strategische (kwantitatieve en kwalitatieve) meerjaren personeelsplanning; • organiseren van een vlootschouw; • opstellen van een PCC brede professionaliseringsagenda; • ondersteuning bij regionale samenwerkingsprocessen. •
Versterking op management en beleidsmatig niveau met 1,0 fte is nodig
Onderwijskwaliteit De kwaliteitsfunctie is in de huidige opzet alleen decentraal vormgegeven. Voor het PCC brede kwaliteitsdenken is het belangrijk om de verbinding tussen locaties en sectoren en ook tussen decentraal en centrale kwaliteit steviger te vormen. In 2016 wordt een kwaliteitsteam opgebouwd waar vertegenwoordigers uit de sectoren in samenhang en samenspraak met elkaar het centrale beleid inhoud gaan geven. De belangrijkste taken van dit team zijn: • • • •
ontwikkelen stuurinstrumentarium (PCC breed, zoals A3 alsook binnen sector en teams); meten en evalueren van onderwijs-, kwaliteitsdoelstellingen aan de hand van Vensters voor verantwoording, studierendementen, adviezen Inspectie OCW, DUO; adviseren hierover binnen sectoren en afdelingen alsmede PCC breed; ondersteunen van beleidsvoorstellen.
Hiermee zal dit team, mits evenwichtig verdeeld over sectoren, de linkin-pin op deze gebieden kunnen zijn voor het leren en verbeteren tussen sectoren / teams en daarmee voor PCC als geheel. Het team verbindt zich inhoudelijk met de ontwikkeling in de planning & control cyclus, de ontwikkeling en het beheer van Qliqview, A3-model en Vensters voor Verantwoording. Een kwalitatieve versterking van 0,5 fte op centraal niveau is noodzakelijk.
Communicatie Op gebied van communicatie zowel interne als externe communicatie verbeteren. Integrale aanpak van interne communicatie zodanig; • dat leerlingen en medewerkers vanaf medio 2016 effectief en efficiënt op de hoogte worden gebracht van beleid en ontwikkeling van de organisatie (intranet, nieuwsbulletins etc); • versterking van de community (PCC) door interne communicatie; • creëren van trots op PCC bij leerling en medewerker. Integrale aanpak van externe communicatie: • leerling werving; • corporate communicatie: versterking van de naamsbekendheid van PCC in de regio; • inzet van sociale media; • persbeleid; • reputatiemanagement. Er wordt een nieuwe communatiebeleidsplan opgesteld. Hiervoor is geen personele uitbreiding voorzien. In materiële zin is in de begroting 2016 € 15.000 extra opgenomen.
Financiën Het organisatiegebied financiën voorziet de organisatie van tijdige en betrouwbare informatie op gebied van financiën, leerling gegevens en formatie. Hiervoor wordt een ontwikkeling verwacht die het volgende oplevert; • • • •
periodieke afsluiting van de financiële administratie; ontsluiten van stuur-, en verantwoordingsinformatie via Qlikview; een AO/IC in te richten; adviesrol vanuit financiën naar bestuur/ sectoren en budgethouders.
Daarnaast wordt onderzocht of de stevigheid in datakwaliteit (snelheid en betrouwbaarheid) kan worden vergroot met overgang van RAET naar AFAS voor de personele en salarisadministratie. Het team verbindt zich inhoudelijk met de ontwikkeling in de planning & controlcyclus, de ontwikkeling van Qliqview, A3-model en kengetallen. Niveau financiële advisering moet worden verhoogd.
Facilitaire zaken en beheer Voor dit organisatiegebied is het belangrijk om een meerjaren huisvestingsplan te maken waarbij zowel de financiële-, kwaliteit-, als onderwijswensen zijn vertaald in verschillende toekomst scenario’s. In dit plan wordt rekening gehouden met; • herhuisvesting PCC Bergen en PCC Oosterhout; • meerjaren onderhoudsplan; • uitwerking van de mogelijke outsourcing van facilitaire beheerstaken aan een externe partij. Omvang / niveau van vervanging Hoofd Facilitair in 2017 nader bezien
ICT beleidsplan en beheer • In het organisatiegebied ICT staat het beleidsplan ICT 2.0 centraal. De implementatie wordt voorzien in 2016-2017. • Voor een goede implementatie wordt gekozen voor een projectmatige aanpak en aansturing van verbeteringen. • Voor aansturing van gewenste veranderingen uit beleidsplan ICT 2.0 wordt een externe projectleider aangetrokken. • Voor de going concern van beheersmatige taken is een hoofd als primus interparis benoemd. Ondertussen…. • Het bestaande ICT park wordt op peil gehouden. Daar waar nodig worden vervangingsinvesteringen gepleegd.
Roosterbureau De kwaliteitsverbetering binnen en voor het roosterbureau hebben betrekking op; • Uitrol Zermelo; • Versterken professionele dienstverlening aan sectoren (bijv. via dienstverleningsovereenkomsten (SLA’s) ten beheove van Magister en Voleta. • Versterken management binnen het team
Samenvatting vacatures In 2016: Vervanging Anton: Hoofd Bestuursbureau met accent op hrm 1,0 fte Vervanging (tevens versterking) Senior medewerker financiën 0,6 fte Coördinator kwaliteitszorg 0,5 fte In
2017: Controller 0,6 fte medewerker facilitaire zaken 0,8 – 1,0 fte medewerker personeelszaken 0,8 - 1,0 fte
Functieprofiel: Hoofd Bestuursbureau PCC, met accent op hrm (1,0 fte) Context De centrale stafdiensten van het PCC zijn ondergebracht in het Bestuursbureau en de Centrale Administratie. Het bestuursbureau ondersteunt de voorzitter van het College van Bestuur (cvb) en de sectordirecteuren bij het opstellen en uitwerken van de jaarlijkse beleidsplancyclus. Daarnaast is de functie gericht op het leiding geven aan de ontwikkeling van het personeels-, organisatie- en formatiebeleid van het PCC. In het kader van de brede beleidsverantwoordelijkheid geeft het hoofd bestuursbureau ook leiding aan de medewerkers die zich bezighouden met het bestuurssecretariaat, onderwijskwaliteit en communicatie. Het bestuursbureau bestaat uit acht medewerkers (7,3 fte), verdeeld over de functies bestuurssecretariaat, personeel & organisatie, communicatie en onderwijskwaliteit. Werkzaamheden Op het gebied van beleidsplanning en advisering: • Ondersteunen van de voorzitter van het CvB en de sectordirecteuren bij het opstellen en uitwerken van de bestuurlijke jaarkalender. • Interne en externe communicatie ten behoeve van het CvB en de sectoren. • Vormgeving van de kwaliteitsfunctie die in 2016 opnieuw wordt opgebouwd, waarin medewerkers uit de sectoren en datadeskundigen met elkaar het kwaliteitsbeleid inhoud gaan geven met behulp van het A3 model voor het jaarplan van het PCC en kengetallen. Op het gebied van personeel, organisatie en formatiezaken: • Invullen adviesrol voor bestuur en sectordirecteuren op gebied van HRM • Ontwikkelen strategisch personeelsbeleid • Opstellen van een strategisch meerjaren personeelsplanning • Opstellen van het jaarlijkse formatieplan en het plan van inzet • Adviseren over begeleiding van veranderingsprocessen en regionale samenwerkingsprocessen en zorgdragen voor ontwikkeling van een sociaal plan. • Bewaken van kwaliteit en uitvoering van werving- en selectieprocedures en functionerings- en beoordelingsgesprekken. • Opstellen van een PCC brede professionaliseringsagenda Functieniveau Schaal 12
