Leiding geven zonder kopzorgen
1
Hoofdstuk 8: Maak een topteam Jouw groep medewerkers We starten met een groep medewerkers, namelijk jouw groep medewerkers: ‚wat is nu een groep?’. Wel een groep is een verzameling mensen, individuen die werken. Een verzameling kan bestaan uit één of meerdere personen. Ja, als jij leiding geeft aan één persoon, dan heb je ook een verzameling mensen die werken en heb je dus een groep, weliswaar een kleine groep, maar de groep is er. Meestal zal jouw groep medewerkers bestaan uit meerdere personen. Het kan ook zijn dat jij leiding geeft aan een aantal mensen die zelf ook leiding geven, dus dan geef je leiding aan leidinggevenden. Da’s natuurlijk ook een ander verhaal, waardoor jouw groep ook veel groter is. Dus het zou kunnen dat jij leiding geeft aan vijf personen, die zelf ook leiding geven aan telkens een groep van tussen de acht en tien personen, waardoor je eigenlijk op dat moment leiding geeft aan meer dan veertig personen. Jouw groep medewerkers heeft waarschijnlijk ook wel een eigen opdracht. Ken jouw groep Om van jouw groep een topteam te maken is het belangrijk dat je jouw groep goed kent. Ja, da’s een open deur intrappen. Als je natuurlijk bent als leidinggevende dan is de kans groot dat je jouw groep niet meteen zult kennen. Er zijn een aantal zaken die belangrijk zijn om te weten. Als je jouw groep niet goed kent dan kan het interessant zijn om jou eventueel te bevragen bij jouw voorganger of eventueel ten rade gaan bij iemand die jouw mensen wel kent. Misschien is het nodig om je te bevragen bij verschillende mensen. Het is interessant om te weten welke karakters je hebt in jouw groep: zijn het eerder rustige mensen, of zijn het eerder opvliegende mensen, zijn er grote verschillen, zijn er ook gelijkenissen, … Qua karakter kunnen mensen wel wat
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
2
verschillen. Door hier een duidelijk beeld over te hebben, zal je ook beter begrijpen waarom bepaalde mensen op een bepaalde manier reageren in bepaalde situaties. Eveneens is het interessant om op zoek te gaan naar de kwaliteiten van elk groepslid. Elk individu heeft sterke punten, talenten, capaciteiten, … Breng die in kaart zodat je weet wie goed is in wat. Dit zal je zeker van pas komen later als je verder wilt groeien met je groep. En een derde belangrijk iets zijn de realisaties: ‚wat heeft de groep al gerealiseerd?’, ‚wat heeft elk individu gerealiseerd?’. Dit stelt je in staat om te begrijpen wat je groep en jouw medewerkers hebben gepresteerd in het verleden. Interessant ook om te kijken naar de bijdrage van elkeen in de groepsrealisaties. De toekomst met jouw groep Hoe jij de toekomst ziet van jouw groep, is medebepalend voor het resultaat dat je zult bereiken met je groep. Als je geen toekomstbeeld hebt over jouw groep, dan is het niet verwonderlijk dat je groep zal scoren zoals een gemiddelde groep of zelfs minder dan het gemiddelde. Als je een toekomstbeeld hebt over jouw groep, dan bereid je hen voor op een toekomst. Dan geef je hen de kans om te groeien als groep individuen, als groep medewerkers. Een helder doel is een doel dat duidelijk is voor iedereen. Hoe eenvoudiger hoe beter. Bijvoorbeeld een omzetverhoging van 50 % is eenvoudig, helder en duidelijk, waardoor het ook gemakkelijker is voor je medewerkers om hierop te focussen en om hier acties te ondernemen die bijdragen tot het realiseren van deze doelstelling. Een inspirerend doel is een doel dat je medewerkers echt goesting geeft om er voor te gaan, een doel dat motiverend werkt niet alleen vandaag, maar ook morgen en vooral ook wanneer het eens wat moeilijker gaat. Een inspirerend doel brengt jouw mensen in beweging, in actie. Bijvoorbeeld ‚het beste contact centrum zijn van de federale overheid’ is een
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
3
inspirerend doel. Door die inspiratie verhoog je ook de kans op het bereiken van het doel. Dit is natuurlijk super leuk voor jouw medewerkers en ook voor jezelf en jouw organisatie. Een groep of een team? Er zijn 3 belangrijke zaken waardoor jij een verschil maakt met jouw groep en een team vormt. Wel, team is eigenlijk ook een mooie afkorting: TEAM = Together Everyone Achieves More (samen bereikt iedereen meer). Bijkomend is de letter A ook een hele bijzondere letter, als je een vierkante A hebt, dan zie je dat er „i” in of achter de vierkante A staat. De „i” of „ik” staat echter niet op de voorgrond, je moet wel wat zoeken om het te vinden. Een eerste belangrijke zaak die teams van groepen onderscheidt is het duidelijk doel. Teams hebben altijd een glashelder doel en focussen hier ook op. Bijvoorbeeld „onze omzet verhogen met 50 %”. Hoe duidelijker het doel, hoe gemakkelijker de focus. Een tweede verschil tussen groepen en teams is het samenwerken. Teams zijn ontzettend goed in samenwerken en doen er alles aan om steeds zo goed mogelijk samen te werken omdat zij weten dat hun prestaties hier ook van afhankelijk zijn. De teamleden kennen mekaars sterktes en verbeterpunten ontzettend goed en spelen hier ook op in. En een derde belangrijke verschil is dat teams ook voortdurend op zoek zijn naar groei en verbetering. Zowel de persoonlijke groei is belangrijk, als de continue verbetering van hun activiteiten of processen. Ze zoeken voortdurend hoe ze zowel individueel als in groep, sterker en sterker kunnen worden. Van groep naar team Evolueren van groep naar team vraagt wat tijd en ik denk dat je dat ook wel begrijpt. Je ziet waarschijnlijk wel de voordelen om een team te maken. Het kan in 4 stappen. Je moet wel
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
4
weten dat dit niet voor alle groepen zal lukken. De inspanningen die je zult ondernemen zijn echter nooit verloren. Je komt er immers altijd sterker uit als groep. Door de stappen die jullie gezet hebben zullen jullie al zeker rijper zijn als groep en wie weet vroeg of laat transformeren jullie ook nog tot een hechte groep of een performant team. Door 4 stappen te doorlopen kan je evolueren naar een team, het zijn dus 4 fases van teamontwikkeling of teamevolutie. Bij de ene groep gaat het ook sneller dan bij een andere groep. Er zijn ook geen vaste duurtijden voorzien voor elke fase. We starten met „forming” (het vormen), dan komt er „storming” (het stormen) om dan via „norming” (het normeren) te komen tot „performing” (het presteren). Hierna beschrijf ik elke fase wat meer in detail, zodat je dit ook met jouw groep kan toepassen. Forming Een eerste stap om van een groep een team te maken is de fase van ‚forming’ of het ‚vormen’. Denk eens terug naar een periode waar jij als nieuwkomer in een bestaande groep kwam of waar je voor een nieuw project met wildvreemden uit jouw organisatie zou gaan samenwerken: ‚wat gebeurt er dan?’. Herken je die aftastende houding, die waarnemende blikken, die korte gesprekken, … In deze eerste fase tasten mensen af, ze observeren: ze kijken, ze luisteren, ze voelen, … wat er allemaal gebeurt en soms ook wat er niet gebeurt. Tijdens deze eerste stap gaan mensen zich niet zo snel bloot geven. Je hoort er vooral de haantje-de-voorsten, zij nemen vooral het woord en spreken ook wat luider dan de anderen. De gesprekken blijven eerder ook aan de oppervlakte. Het gaat gemakkelijk over onderwerpen als het weer, de verplaatsing, de algemene nieuwsberichten. Iedereen tast als het ware iedereen wat af. Bij de honden zie je dit ook, ze snuffelen mekaar wat af. We onderzoeken als het ware ons nieuwe territorium en vormen ons een idee over de ander, de anderen, de groep, … Zo krijgt de groep ook stilletjes aan vorm, zonder al een hechte groep te vormen. Het is eerder
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
5
een losse groep, het lichtjes aaneen klitten van mensen, van individuen. Storming Na de aftastfase of vormingsfase, komt de ‚storming’ of het stormen. Als er storm op zee is dan gebeuren er tal van dingen. De normale gang van zaken is verstoord en we komen in een woeligere zee. Bijkomend reageren mensen ook anders naar mekaar. Er ontstaan wat botsingen, dynamische debatten, conflicten, … Laat dit ook gebeuren, ga niet in het verzet. Want door deze fase leer je de ander, en waarschijnlijk ook jezelf, anders kennen. In de eerste fase is alles precies rozengeur en maneschijn, in deze fase komt soms ook het ware gelaat van mensen naar boven. Je leert je collega’s op een andere manier kennen. Als je stormen op zee doorstaat dan is er nadien euforie. Ook in groepen is dit hetzelfde als je de botsingen, de conflicten aanpakt en tot een oplossing komt, dan zal je vaststellen dat jullie hier veel rijker uit voortkomen. Jullie zijn als het ware gegroeid omdat jullie geleerd hebben uit de situatie. Soms is het water in de wijn doen, soms is het komen tot oplossingen die je zelf niet verwacht hebt, soms leg je je neer bij een oplossing van de ander. Jullie samenwerking zal er vast en zeker anders uitzien dan voordien. Norming De ‚norming’ of normeerfase is de fase waarin duidelijke afspraken gemaakt worden. De groepsleden beseffen dat een aantal regels hen kan helpen om nog beter te functioneren. Het uitspreken van waarden komt meer en meer voor. Waarden zijn bepaalde dingen waar ik waarde aan hecht, wat ik belangrijk vind. Vanuit het individueel delen van de waarden kan je komen tot groepswaarden. Bijvoorbeeld eerlijkheid, respect, vertrouwelijkheid kunnen belangrijke waarden zijn. Meestal begrijpt iedereen wel deze begrippen, maar toch
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
6
gebeurt het vaak dat er soms wel verschillen in interpretatie zijn in een groep. Het kan interessant zijn om aan die waarden ook praktische voorbeelden te koppelen. Voorbeelden van goede situaties en foute situaties kunnen helpen om dit verder te verduidelijken. Het is goed van regels te hebben. Het is echter nog belangrijker om deze toe te passen. En om mekaar ook aan te spreken indien je vindt dat de afspraken niet gevolgd zijn. Het is echter niet alleen de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om mensen aan te spreken, ook collega’s kunnen onderling mekaar aanspreken. Meestal is het eerste het gemakkelijkst en iedereen verwacht dit ook van de leidinggevende. Het onderling aanspreken over de regels ligt meestal wat moeilijker. Als leidinggevende kan jij een klimaat scheppen waar dit mogelijk is en waar dit ook echt gebeurt. Dan zullen jullie allen vaststellen dat jullie aan het evolueren zijn naar de vierde fase. Performing En dat is ‚performing’ of de prestatiefase. In deze fase zal je merken dat je als groep echt prachtige prestaties neerzet. Niet alleen de prestaties zijn prachtig. In de vorige fases verloopt jullie samenwerking waarschijnlijk als volgt: ‚forming’ afwachtend, ‚storming’ botsend, ‚norming’ afgelijnd. Als je kijkt naar jullie samenwerking in deze fase, zal je merken dat deze ook op een heel andere manier verloopt dan in de vorige fases. Inderdaad de samenwerking verloopt vloeiend. Het is als het ware dat alles synchroon verloopt. In deze fase is samen ook echt samen en samenwerking ook echt samenwerking. Het is als het ware dat „1 + 1 > 2”, sommige zeggen „1 + 1 > 3” en nog anderen beweren dat „1 + 1 > 11”. Het belangrijkste hier is dat de prestaties van het geheel veel groter is dan de som van de individuele prestaties. En da’s toch wel een serieuze verrijking. We zijn dus echt geëvolueerd van een verzameling individuen, een groep, naar een team. Die
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
7
evolutie is natuurlijk niet zomaar gebeurd, daar hebben jullie wel wat voor moeten doen. Als er nu echter iemand nieuw in het team komt of er gaat iemand weg uit het team. Dan gaan we ook weer door die vier fasen maar wel aan een grotere snelheid omdat er al groepsleden zijn die deze teamontwikkeling hebben meegemaakt. Enkele voorbeelden van topteams We gaan eventjes naar de praktijk en gaan op zoek naar enkele voorbeelden van topteams, ttz teams die eigenlijk ver boven het gemiddelde uitsteken. Ik laat je eventjes nadenken over topteams en meer specifiek in de sport, in business en in het verenigingsleven. Ik vraag je ook om deze op te schrijven want straks geef ik je nog een bijkomende opdracht. ‚Heb je een topteam in sport, business, verenigingsleven?’ Ja, da’s prima. Nee, denk nog eventjes verder na en schrijf het eerste topteam op dat in jouw gedachten opkomt. Oké zoals beloofd stel ik je nog een tweede vraag: ‚wat zijn kenmerken van dit topteam?’. Je hoeft je in eerste instantie niet te beperken tot een aantal kenmerken, schrijf er zo veel mogelijk op. Dus voor elk van de drie topteams ga je op zoek naar: ‚wat zijn de kenmerken van deze topteams?’. Waarschijnlijk kom je gemakkelijk tot een lijstje van een tiental kenmerken per topteam, dus in totaal heb je zo’n dertigtal kenmerken. Kies nu de drie belangrijkste kenmerken die op jouw blad staan. Ja, onafhankelijk van de drie topteams. ‚Heb je de drie belangrijkste kenmerken?’ Prima, dan kunnen we verder. Aja, ben je benieuwd naar mijn drie topteams: die Mannschaft, Virgin Group en Junior Chamber International (JCI). Kenmerken van een topteam Topteams vertonen dezelfde kenmerken. En het is dus interessant om te weten wat die kenmerken zijn, zodat jij van
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
8
jouw groep, niet alleen een team kunt maken, maar dat jullie ook kunnen doorgroeien naar een topteam. Een topteam heeft altijd een glashelder doel en kan daardoor ook laserscherp focussen om dit doel te bereiken. Een doel dat iedereen begrijpt en ook achter staat. Een gemeenschappelijk iets waarvoor ze gaan. Ze gaan er niet alleen voor. Ze gaan er allemaal voor, dus samen gaan ze dit doel bereiken. Je zal ook vaststellen indien er één iemand minder voor wil gaan, dat het team ook minder gaat presteren, met alle gevolgen van dien. Samen gaan voor dat glashelder doel. En een derde belangrijk kenmerk is de motivatie. De motivatie bij topteams is altijd super hoog. Die motivatie zorgt er voor dat ze samen ook het doel bereiken. Die motivatie werkt ook besmettelijk naar de andere groepsleden waardoor ze mekaar als het ware versterken in hun motivatie en er samen nog harder voor gaan. Als het wat minder goed gaat, en ja dat kan altijd gebeuren, zorgt die motivatie er voor dat ze er snel weer boven op zijn en dat ze weer vooruit kunnen. Als de basismotivatie, de motivatie bij het begin van de weg naar het doel, niet groot genoeg is, dan is het moeilijk om bij momenten van crisis, van moeilijkheden echt verder te zetten. Dus een sterke basismotivatie is heel belangrijk, zeker voor doelen op lange termijn. Jij en jouw topteam Jij wil ook van een team evolueren naar een topteam. Jij wil ook topprestaties met je team neerzetten. Dat kan door vooral te werken op individuele groei. Er voor zorgen dat je medewerkers kunnen werken vanuit hun sterktes, hun talenten. Je creëert een klimaat waar je medewerkers graag werken, goed werken en waar zij zich verder kunnen ontplooien. Zodat zij kunnen werken aan hun geluk (zich goed voelen) en aan hun succes (goed presteren). Je weet misschien niet altijd wat je hiervoor kan doen. En da’s ok, vraag het eens aan je medewerkers: ‚wat ik doen zodat jij je
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
9
nog beter voelt?’ & ‚wat kan ik doen zodat jij nog beter presteert?’. Je zal versteld staan van de antwoorden die je zal krijgen. Wees ook eerlijk, want de kans is groot dat je medewerker jou misschien iets zal vragen dat niet te verwezenlijken is, en geef dan ook aan wat mogelijk is en wat niet mogelijk is. Het kan ook goed zijn als je die vragen stelt van hen eventjes wat bedenktijd te geven en om een nieuwe afspraak te maken om hierover verder te praten. Kom ook telkens tot concrete acties die jij zal ondernemen als leidinggevende. Voer deze acties dan ook daadwerkelijk uit want zo verbeter je ook nog je voorbeeldfunctie. En dit laatste helpt jouw medewerkers ook om verder te werken aan zijn groei. Op weg naar een topteam Je bent echt op weg om een topteam te hebben als zij ook een topteam zijn zonder dat jij als leidinggevende hoeft aanwezig te zijn. Als zij zonder jou kunnen presteren zowel op het vlak van resultaten als op het vlak van relaties dan ben je schitterend bezig. Dit kan heel zichtbaar zijn. Als iemand anders passeert, bijvoorbeeld jouw leidinggevende, en je bent afwezig, dan zou het kunnen zijn dat hij jouw team bezig ziet en dat hij eigenlijk geen verschil ziet. Hij ziet een team werken zowel met jou als zonder jou op totaal dezelfde manier, je zou ook kunnen zeggen dit is een professioneel team. Met of zonder de chef zie je geen verschil. Het kan ook meetbaar zijn. Als je de cijfers bekijkt en analyseert en je kijkt naar de dagcijfers, dan kan je niet zeggen op basis van de cijfers wanneer jij er was als leidinggevende of niet. De cijfers vertonen eenzelfde trend (bijvoorbeeld stijgend), ben je er of ben je er niet, het maakt geen verschil uit. En een derde manier is voelbaar. Je voelt als het ware dat er een topteam bezig is aan het performen. Je passeert bij een
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
10
groep mensen en je voelt da’s hier wel iets bijzonders, die mensen werken heel gefocust, werken zeer goed samen en zoeken naar verbetering. Je voelt ook hun klantgerichtheid en het zoeken naar oplossingen. Op weg met jouw topteam Met jouw team op weg om een topteam te worden, wat een prachtig doel en oh zo inspirerend. Denk goed na over de verschillende stappen en hoe je dit gaat doen. Communiceer duidelijk met je medewerkers, zodat zij weten waar jij naar toe wilt met hen. Belangrijk ook om aan te geven waar je nu staat met de groep en hoe je naar die top, naar het einddoel zal evolueren. Maak absoluut ook duidelijk wat je verwacht van wie en wanneer. Hoe meer duidelijkheid er hierover is, hoe gemakkelijker jullie samen die prachtige top zullen bereiken. En ik weet het dit zal niet altijd eenvoudig en plezant zijn: „opgevers winnen nooit, winnaars geven nooit op”. Hou de motivatie hoog bij jouw medewerkers, blijf hen inspireren, niet altijd in het begin. Veel leidinggevenden inspireren hun groep in het begin en je voelt ook de adrenaline bij de medewerkers om er tegen aan te gaan, maar weinigen zetten ook effectief door. En als jij als leidinggevende niet doorzet: ‚waarom zouden je medewerkers dan nog verder doorgaan?’. Als jij doorzet, dan gaan je medewerkers ook doorzetten. En krijg je een dubbele kruisbestuiving: jij naar hen en zij naar jou. Prachtig toch zo’n topsamenwerking. Jouw topteam behouden en versterken Je hebt nu jouw topteam. Schitterend: ‚hoe kan je dit topteam behouden en eventueel nog versterken?’. Er zijn een aantal succesfactoren die je kunnen helpen. Allereerst is het heel belangrijk dat je erkentelijk bent naar jouw topteam toe. Dat je hen af en toe ook écht bedankt voor de prestaties. Dit kan je met woorden doen. En nog sterker met daden: bijvoorbeeld
Bene Bailleul
Leiding geven zonder kopzorgen
11
een gezamenlijke maaltijd organiseren, een „after work drink”, een geschenk, … Bedenk iets creatiefs om hen te bedanken. Een andere succesfactor is de lat verhogen. Hier bedoel ik uiteraard met een bepaalde ambitie, niet verhogen om te verhogen. Ik hoor bij velen dat de lat systematisch elk jaar verhoogd wordt. Da’s niet zo motiverend. De lat ambitieus verhogen samen met je medewerkers is heel inspirerend: ‚wat willen wij realiseren volgend jaar?’. De vraag stellen is helemaal iets anders, dan een bepaalde „target”, doelstelling op te leggen. En een derde belangrijke factor ben jij, jij als leidinggevende. Jij bent immers een rolmodel voor jouw medewerkers. Ze kijken op naar jou. Als jij echt toont dat je vooruit wilt met jouw topteam, met hen, dan zullen zij dit ook graag doen. Ze zien jouw acties, horen jouw woorden en voelen jouw passie. Je bent hun voorbeeld. De eerste drie letters van jouw topteam staan voor: „Together Over Performing”.
Bene Bailleul
