Leeftijdbeleid Sector Waterschappen. 69 Best Practices

Leeftijdbeleid Sector Waterschappen

69 Best Practices Juni 2009

Inleiding Met deze inventarisatie van best practice wil het A&O-fonds Waterschappen u een beeld geven van de verschillende activiteiten op het gebied van leeftijdbeleid bij de sector waterschappen. Zoals blijkt, staat leeftijdbeleid niet alleen hoog op de agenda bij de CAO-partners. Binnen de sector waterschappen wordt vanuit verschillende invalshoeken en op verschillende manieren daaraan al vorm gegeven. U kunt deze brochure gebruiken om “bij elkaar in de keuken te kijken”. Uw aanpak kan interessant zijn voor anderen, anderen kunnen u inspireren bij het zetten van nieuwe stappen. Dit is een start. Wij willen dit boekje graag aanvullen met activiteiten die nog niet zijn vermeld en met nieuwe ontwikkelingen. Suggesties kunt u dorgeven via [email protected]. De informatie wordt ook via de website www.aenowaterschappen.nl ter beschikking gesteld. Namens het bestuur bedanken wij een ieder die heeft bijgedragen aan de totstandkoming.

Emma van Vliet, secretaris/projectmanager

Annelies Knoppert projectmedewerker

UItgave behorend bij de regionale werkconferenties “De tijd van je leven” Leeftijdbeleid Sector Waterschappen, d.d. 21 januari, 27 januari, 29 januari en 5 februari 2009

Lococensus  • Thuiswerken o één dag per week thuis te werken • Koppeling junior aan senior o Oudere medewerkers die samen optrekken met een jongere collega en daarmee zorg dragen voor kennisoverdracht • Fitbeleid gekoppeld aan leeftijdfase o Onderzoek naar mogelijkheden van de koppeling van Fitbeleid aan leeftijdfase • Loopbaantrajecten o Inzet van loopbaantrajecten om medewerkers een goed beeld te laten krijgen over hun loopbaanmogelijkheden en om vervolgstappen te kunnen zetten • SAW o Inzet van instrumenten conform de SAW zoals meer/ minder werken, seniorenverlof, opleidingbeleid e.d. Contactpersoon: Gert Westerveld Emailadres: [email protected]

Waterschap Zeeuwse Eilanden • Integraal Personeelsbeleid o Het opzetten van een integraal personeelsbeleid conform vastgesteld Personeelsbeleidsplan • Het invoeren van kennismanagement: o eerste helft 2008 start met de uitvoering pilot deelgebied ‘zuiveren’ • Verhoging instroom van jongeren: o het stagebeleid is geactualiseerd o met de Hogeschool Zeeland afspraken geregeld over duaal traject voor studenten Civiele Techniek om mogelijkheden te creëren voor studenten. Hierdoor kunnen zij worden aangenomen nog voordat ze hun diploma hebben behaald • Vormgeven aan leeftijd-, gezondheid- en seniorenbeleid o d.m.v. DIM-scan o directiebeleidsvoorstel inzake duurzame inzetbaarheid • Loopbaanbeleid / doorgroeimogelijkheden / mobiliteit o Per januari 2009 gaat een student in het kader van afstuderen een aanzet geven voor beleid • Competentiemanagement: o Een verkennend onderzoek start in de eerste helft van 2009 naar nut, noodzaak en mogelijkheden van competentiemanagement binnen het waterschap Contactpersoon: Gerard de Kock Emailadres: [email protected]

Hoogheemraad schap Hollands Noorderkwartier • Mobiliteitsbureau, mobiliteit en loopbaanbeleid o Doorstart huidige mobiliteitsbureau tot volwaardig onderdeel van de staande organisatie gericht op het faciliteren van de door- en uitstroom van medewerkers o Het doel is het bevorderen van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering door de juiste medewerker op het juiste moment op de juiste plaats o Verplichte inzet van het Mobiliteitsbureau voor medewerkers die - met inachtneming van de SAW - wegens reorganisatie, arbeidsongeschiktheid of persoonlijk functioneren van functie moeten veranderen o Niet-verplichte inzet voor medewerkers die vrijwillig van functie willen veranderen o de introductie van demotiefuncties voor oudere leidinggevenden o het faciliteren van functiewisselingen o de introductie van een arbeidspool o de borging van “high potentials” o Uniforme bemiddelingsmethode o Het Mobiliteitsbureau is een herkenbaar onderdeel van de cluster P&O De notitie Mobiliteitsbureau kunt u vinden op www.aenowaterschappen.nl •

Inwerklogboek nieuwe medewerkers o Stappenplan inwerkprogramma o Voorbereiding komst nieuwe medewerker o Ontvangst nieuwe medewerker o Afsprakenformulier voor de inwerkperiode o De algemene introductiebijeenkomst o Toelichting op mentorschap

Het inwerklogboek op www.aenowaterschappen.nl Contactpersoon: Tony Kruijer – Mol Emailadres: [email protected]

Waterschap  Vallei en Eem • Loopbaangesprekken o Een medewerkerster die de opleiding tot loopbaanadviseur heeft afgerond. voert regelmatig loopbaangesprekken met medewerkers • Kennismanagement o In 2009 wordt een medewerker belast met het opstarten van Kennismanagement • Werving & Selectie o in het werving en selectiebeleid is een doelgroepenbeleid gedeeltelijk opgenomen • Telewerken o In 2009 komt er een beleidsnotitie, een pilot is gehouden, richtlijnen zijn geformuleerd voor incidenteel telewerken • Strategisch opleidingsbeleid o Is in 2007 geformuleerd Contactgegevens bij Loopbaangesprekken, Telewerken en Strategisch opleidingsbeleid: Dorien Delfgaauw [email protected] Contactgegevens bij Kennismanagement: Roderick Moolenaars [email protected] Contactgegevens bij Werving & Selectie: Meral Yag [email protected]

Waterschap  Reest en Wieden • Taakvariatie om eenzijdige fysieke belasting te voorkomen o De functies muskusrattenbestrijder en onderhoudsmedewerker zijn ondergebracht in één functie van medewerker waterbeheer o Taken worden flexibel worden uitgevoerd door de medewerkers van de buitendienst o Er wordt rekening gehouden met lichamelijke condities en competenties o Per persoon is een verschillende invulling van de taak mogelijk • Monitoring o Periodieke vragenlijst (naast RI&E en PMO)  o Meerdere zaken worden gecombineerd zoals: o Belasting – belastbaarheid o Loopbaan, leefstijl o Welzijn en werkbeleving van de medewerker o De 4 A’s t.a.v. kwaliteit van het werk 1 Arbeidsinhoud 2 Arbeidsvoorwaarden 3 Arbeidsomstandigheden 4 Arbeidsverhoudingen. o De resultaten worden verwerkt in concrete plannen van aanpak met actieve participatie van leidinggevenden. o Monitoring biedt periodiek input voor de verdere ontwikkeling van leeftijdbeleid • Opleiding o Bij de afdeling Zuiveren zijn op maat opleidingen georganiseerd in samenwerking met de afdeling Nieuwbouw & Technologie om de kennis van de zuiveringstechnici op peil te houden met de voortgaande technologische ontwikkelingen, zonder dat de “oudere” medewerkers de volledige opleiding UTAZ hoeven volgen • Demotie o Op maat zijn oplossingen gezocht voor leidinggevenden die niet langer leiding kunnen/willen geven o Er is een situatie geschapen waarin het mogelijk is om een stapje terug te kunnen doen • Sturingsinformatie o We verspreiden viermaandelijks een matrix met kengetallen over het verzuimpercentage en meldingsfrequentie aan alle leidinggevenden zodat deze hierop kunnen sturen. Met deze kengetallen kunnen leidinggevenden hun afdeling vergelijken met andere afdelingen en met het gemiddelde verzuim van de organisatie

• Loopbaanmogelijkheden o In de POP/functioneringsgesprekken wordt taakvariatie en taakverbreding specifiek benoemd) o Via contacten met diverse opleidingen ervarings- en stageplaatsen aanbieden aan stagiaires o Op brede schaal samenwerking met andere organisaties op het gebied van mobiliteit om mogelijkheden te kunnen bieden voor medewerkers door: – H  et mobiliteitsnetwerk Wisselwerk (waarin vertegenwoordigd de gemeenten Meppel, Midden-Drenthe, Westerveld, de Kamer van Koophandel en de Rabobank Steenwijk). Dit initiatief loopt al verscheidende jaren. – Pilot Oost opgezet om vanuit het CWI (Gelderland en Overijssel), met een aantal enthousiaste organisaties in de collectieve sector wordt samengewerkt op het gebied van werving en selectie van personeel en de uitstroom van personeel. De achterliggende gedachte hierbij is het aantrekken en behouden van personeel binnen de collectieve sector. Dit initiatief loopt al verscheidende jaren. Deelnemende partijen tot nu toe zijn: Belastingdienst, IND (immigratie- en Naturalisatiedienst), gemeenten (4x), Gelderse Roos (psych. Inrichting Gelderland), Travers Welzijn (kinderopvang), bestuursacademie, hulpverleningsdienst, mobiliteitsorganisatie Rijk, DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen), Defensie en een aantal waterschappen. • Ontwikkeling beleid o Workshop voor leidinggevenden Onlangs is een workshop georganiseerd waarin actief met alle leidinggevenden is nagedacht over de knelpunten en kansen in het kader van leeftijdbeleid. o Werkwijze: Alle leidinggevenden hadden van te voren een inventarisatie van hun eigen team of afdeling gemaakt. Samen met onze Arbo-dienst is hiervoor een format ontwikkeld: “Wat kom ik tegen bij mijn personeelsbestand en wat betekent dat voor de toekomst?”. De informatie werd in groepjes uitgewisseld en er zijn mogelijkheden en oplossingen in kaart gebracht. Aan het einde van de dag zijn een 5-tal organisatiebrede thema’s benoemd die in een actieplan worden uitgewerkt. o Conclusie is dat nu eerst gekeken wordt naar de fase per medewerker en de verschillende kansen, behoeftes en beperkingen die dat oplevert Contactpersoon: Heleen Thiescheffer Emailadres: [email protected]

Waterschap  De Dommel • Kennis- en competentiemanagement o Wordt ingepast in het traject Kennis, Vaardigheden Houding (KVH)  • Werving en selectie o Gebruik van KVH in werving en selectie  • Regeling loopbaanoriëntatie o Hiermee kunnen medewerkers eens per 5 jaar een loopbaanscan doen • Doorlichting organisatie- en afdelingsgegevens o Inclusief een benchmark • Oprichting Dommel Aquademie o Om ontwikkeling van medewerkers te stimuleren  • Gezondheidsbeleid o Hierbij wordt zeer breed op gezondheid ingezet (inclusief gezondheidsspel) • Preventieve workshops voor medewerkers o In fysiek zware beroepen i.k.v. belasting / belastbaarheid  • Betaald ouderschapsverlof   • Flexibele (kindvriendelijke) werktijden  • Telewerken / thuiswerken   • C yclus van functioneringsgesprekken (resultaat- en ontwikkelingsgesprek) en beoordelen   Contactpersoon: Mike Hovens Emailadres: [email protected]

Brabantse Delta  • A  ctief werken aan de bevordering van de duurzame inzetbaarheid door een koppeling te maken met de gesprekssystematiek. o Naast onderwerpen als arbeidsomstandigheden, onderlinge relatie tussen leidinggevende en medewerker, werkafspraken voor het komende jaar, en dergelijke, wordt ook gesproken over de ontwikkelingen binnen het vakgebied of waterschapsorganisatie (voor zover dit bekend is) op de middellange termijn o Hierbij wordt ook stil gestaan bij wat dit voor gevolgen voor de medewerker heeft en wat voor acties er ondernomen moeten worden om hem te behouden voor het waterschapswerk o Als er niet teveel directe ontwikkelingen zijn, kunnen leidinggevende en medewerker ook eens spreken over de vraag: Zie ik mezelf dit zelfde werk over vijf jaar ook nog met plezier doen? o Daarnaast komen zaken als motivatie, gezondheid, competenties en loopbaanplanning aan de orde. • V  anuit een open gesprek, op basis van wederzijds respect en oprechte belangstelling spreken de leidinggevende en medewerker over dit soort onderwerpen. Dit wordt gezien als een duidelijke verdieping van de  minimaal voorgeschreven inhoud van de personeelsgesprekken. Vervolgens kunnen afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld: o Competentieontwikkeling o Noodzakelijke opleidingen o Gewenste opleidingen (bijvoorbeeld bij loopbaan- of mobiliteitswensen) o Afstemming werk- en privé o Afstemming, maatwerk als gevolg van bij voorbeeld fysieke beperkingen, leeftijd en/of levensfase en dergelijke. • D  e leidinggevende heeft een stimulerende rol, maar vanuit de eigen verantwoordelijkheid van een medewerker wordt ook van deze kant een actieve houding verwacht.   Contactpersoon: Harry Kroezen Emailadres: [email protected]

Schieland en  Krimpenerwaard • K  ennismanagement in relatie tot verloop (uittredende) medewerkers o Het idee om een Wikipedia-achtig (web based) computerprogramma in te zetten, waar de gehele groep gezamenlijk aan een kennisbank kan werken en onderhouden. Dit wordt toegepast bij onze afdeling Belastingen. De kennis is ook snel op te roepen, bijvoorbeeld bij vragen van burgers over hun belastingen. Het is voorstelbaar dat zoiets ook verder is toe te passen is bij andere afdelingen/ werkprocessen • L oopbaanbeleid ter bevordering behoud (jonge) medewerkers o Meerdere niveaus aanbrengen binnen een bepaalde functiegroepen, zodat er meer doorgroeimogelijkheden bestaan, waarbij het ook mogelijk is schoolverlaters (HBO. Academisch) zonder ervaring aan te nemen en passende werkzaamheden uit te laten voeren en tegelijkertijd ervaring op te laten doen om door te kunnen groeien naar hogere functies. Dit zijn ideeën die nu leven bij lopende organisatieontwikkelingsprocessen • L oopbaanbeleid gericht op bevorderen vitaliteit en ontwikkeling van medewerkers o Interne sollicititanten die niet worden geselecteerd wel een nader gesprek aan te bieden gericht op toekomstperspectieven en indien gewenst een ontwikkelassessment aan te bieden om inzicht te laten krijgen in  de eigen mogelijkheden/ beperkingen en ontwikkelkansen. Vooral interessant bij interne kandidaten die langer dan 6 jaar op hun functie zitten en “het eens een keer gaan proberen”. Dit wordt incidenteel toegepast

• Gezondheidsmanagement o Fitzuil, gezondheidscheck via arbodienst met allerlei metingen en vragenlijsten en op basis daarvan een rapportage aan de deelnemer, waarin adviezen op maat staan om je leven gezonder in te richten. Voor buitenfuncties vooral deze gelegenheid actief aanbieden op locaties waar ze vaak (samen)komen • Kwetsbare functies en vergrijzing o Hierbij worden (fysiek) kwetsbare en (qua bedrijfsprocessen, qua arbeidsmarktkrapte) kwetsbare functies in kaart gebracht. o Daaruit voortvloeiende activiteiten zijn: Stagiaires en nieuwkomers op de arbeidsmarkt benaderen voor werkervarings- en stageplaatsen • O  udere medewerkers in betreffende functies opleiden tot werkbegeleider/coach o De beide groepen aan elkaar koppelen. De jongere kan werkervaring opdoen en kennis overgedragen krijgen, de oudere wordt (fysiek) ontlast en krijgt tegelijkertijd een impuls om zijn ervaring en kennis over te dragen. Daarmee vergroot de kans om vitaler aan de slag te blijven Contactpersoon: Eric van Driel Emailadres: [email protected]

Waterschap  Rijn en IJssel • K  oppeling van een leerling BBL van de MBO opleiding Land, Water en Milieu aan een senior onderhoudsmedewerker o De senior onderhoudsmedewerker fungeerde als mentor, terwijl de jonge leerling het iets zwaardere werk over pakte. WIN-WIN voor beide. Daarnaast komt er jong bloed in de organisatie

Wetterskip  Fryslan • Buiten de formatie werken o Formatieve discussie van Wetterskip Fryslân in de brede context om van het Bestuur de ruimte te krijgen om buiten de formatie te mogen werken. o Dat biedt meer ruimte om zaken in het kader van leeftijdbeleid op te kunnen pakken

• Introductieprogramma o Betreft een nieuw introductieprogramma bestaande uit twee delen: 1 een algemene introductie 2 een werkplekintroductie

• Personeelsplanning o Per afdeling wordt er aan de hand van de concernvisie een plan van aanpak tot op medewerkersniveau gemaakt, waarin de ontwikkeling van organisatie en medewerkers beschreven zijn. o Uitvoering vindt plaats d.m.v. de HRM-cyclus

• Detachering o Bij inhuur van derden voor langer dan drie maanden wordt eerst intern de vraag uitgezet. o Medewerkers kunnen aangeven of zij hiervoor interesse hebben. Hiervan wordt veel gebruik gemaakt

• Seniorenbeleid  o Dit dateert nog vanuit de fusie 2004 en is nu aflopend en niet meer van toepassing op nieuwe groepen.. o Het houdt in: 4 dagen werken tegen 95% salaris en 3 dagen werken tegen 90% salaris.

Contactpersoon: Peter Metz Emailadres: [email protected]

• Stage en mobiliteitsbeleid) o Medewerkers in leer- en ontwikkeltrajecten plaatsen, om ze op grond van capaciteiten en/of beperkingen in te zetten op andere functies. o Dit kan tijdelijk zijn maar ook definitief. • Telewerkbeleid o Hierdoor is er een betere combinatie mogelijk tussen arbeid en zorg. • In 2009 meer vrouwen in dienst o Het aannamebeleid richten op meer (herintredende) vrouwen o Op zich is deze niet alleen gekoppeld aan levensfase personeelbeleid, maar zorgt wel voor een cultuur waarin meer ruimte is voor werkende ouders. • Betaalde ouderschapsverlofregeling o Hierdoor is er een betere combinatie mogelijk tussen arbeid en zorg. • Informatie verstrekken over zorg- en calamiteitenverlof o Dat houdt in het via het informatiecircuit aan medewerkers (pro-actief) informatie verstrekken over zorg- en calamiteitenverlof. o Hierdoor voorkom je dat mensen klem komen te zitten als hun kind ziek is en zich ziek gaan melden (grijs verzuim). Contactpersoon: Gerda Postema Emailadres: [email protected]

Rivierenland 

Waterschap  Veluwe

Gezondheidsmanagement een feit! Betreft de volgende activiteiten:

• DIM, werk maken van duurzaam inzetbare medewerkers o Het beleid is in voorbereiding. Het betreft integraal be• Gezondheidsmanagement leid rondom duurzame inzetbaarheid als resultante van o Dit is een belangrijke pijler binnen het HRM-beleid. de juiste aandacht voor organisatiecultuur, loopbaanHet richt zich op de duurzame inzetbaarheid van de mogelijkheden, de arbeidssituatie en de vitaliteit van medewerkers. Medewerkers hebben een eigen verantmedewerkers. woordelijkheid in hun privéleven en als medewerker. Wij o Door het vaststellen van het beleid spreekt de organisaverwachten dat medewerkers zich proactief in plaats tie de volgende (concept!) intentie uit: van reactief opstellen. Waterschap Rivierenland helpt – Waterschap Veluwe maakt werk van de duurzame hierbij! inzetbaarheid van medewerkers middels gezamenlijk gedragen overtuigingen, het ontwikkelen van speci• QuickScan Vitaliteit fieke managementcompetenties, en managementin o De QuickScan levert aan de hand van een vragenlijst strumenten. bruikbare informatie op. Hierdoor is inzicht gekregen – Waterschap Veluwe biedt een werkomgeving waarin in de vitaliteit en gezondheid van de medewerkers. medewerkers ten opzichte van duurzame inzetbaarHierbij gaat het om leefstijl: bewegen, roken, alcoholheid blijvend positief beïnvloed worden. gebruik, voeding, ontspanning, bevlogenheid etc. – Medewerkers worden uitgedaagd om, naast hun werkgever, vooral ook zelf hun verantwoordelijkheid ten • HealthScan opzichte van hun eigen duurzame inzetbaarheid te o Goede ervaring is opgebouwd met de HealthScan. nemen. Hierbij werd bij alle medewerkers op de meest voorkomende ziekten, namelijk hart- en vaatziekten en • In het proces van de totstandkoming van dit beleid zijn suikerziekten de belangrijkste indicatoren voor de de volgende stappen doorlopen: risico’s gemeten. Alle deelnemers hebben een individu- o IZA DIM-scan, waarmee een uitgangspositie in beeld is eel rapport ontvangen! gebracht o Dit alles leidt tot acties, vervolgstappen om de mede o Resultaten DIM-scan zijn omgezet in een concept bewerker langer en langer gezond inzetbaar te houden. leidsdocument (integraal beleid) Samen bereiken we zo de duurzame inzetbaarheid van onszelf! • Presentatie van de hoofdlijnen en denkrichtingen van het beleid aan het MT met het doel dat het MT de Contactpersoon: Henk de Ruiter integrale lijn begrijpt en overneemtwaarbij het MT Emailadres: [email protected] inhoudelijk nog alle vrijheid heeft om beleidselementen anders in te kleuren. De hoofdstructuur zal echter overeind blijven.   • V  erwachting is dat in maart het beleid kan worden vastgesteld en tot implementatie van een aantal ­i nstrumenten/interventies kan worden overgaan. Contactpersoon: Emailadres: Contactpersoon: Emailadres:

Joyce Deen – van der Wal [email protected] Christian Boxman [email protected]

Waterschap Regge en Dinkel • (Pre-) werving en selectie o Stagiaires en nieuwkomers op de arbeidsmarkt benaderen voor interesse in opleidingen voor de primaire dienstverlening in samenwerking met MBO en HBO opleidingen (open dagen, megamanifestatie) o Populariseren wervingsuitingen (oa advertenties aantrekkelijker maken) o Netwerken (Career Center Twente, Job 2 Job etc.) o Samenwerkingsverbanden opleidingsinstituten regio Twente (input curriculum, beroepenveldcommissie, gastcolleges, praktijkopdrachten voor studenten) o Trainees • Loopbaan o Motivatie- /ontwikkelingsgesprekken: p&o praat in open gesprekken met medewerkers over motivatie, wensen loopbaan, balans werk/privé, latente talenten etc. o Loopbaanscan aanbieden bij onduidelijkheid loopbaanpad • Mobiliteit o Tijdelijke klussen met terugkeergarantie bieden aan medewerkers om interne mobiliteit te vergroten o Detachering bij externe organisaties (andere waterschappen, opleidingsinstituten, ketenpartners) • Diversiteitsbeleid o Allochtonen, arbeidsgehandicapten en langdurig werklozen mogelijkheid bieden om tijdelijk werkervaring op te doen middels diversiteitsbudget • Telewerkbeleid o Flexibiliteit thuiswerkmogelijkheden vergroten om balans werk/privé beter af te stemmen • Gezondheidsmanagement o Fysiotherapeuten begeleiden medewerkers in fysiek zware beroepen o Bedrijfsfitnessregeling o Functieverbreding (door uitbreiding functietaken belastbaarheid beter verdelen) o DIM-scan Contactpersooon: Lisette Bruijs Emailadres: [email protected]

Colofon Opdrachtgever Stichting A&O-fonds Waterschappen Projectleider Emma van Vliet Met dank aan: De leden van de begeleidingscommissie Leeftijdbeleid Vormgeving Ruurd Heijting, Rotterdam Drukwerk Repro Vereniging Nederlandse Gemeenten Oplage 200 Uitgave

© Stichting Arbeidsmarkt- en Opleidingsfonds Waterschappen, Den Haag, juni 2009 Stichting A&O-fonds Waterschappen bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aenowaterschappen.nl Rechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A&O-fonds Waterschappen. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.

A&O-fonds Waterschappen Postbus 30435 2500 GK Den Haag 070 3738356 [email protected] www.aenowaterschappen.nl