Laporan Tinjauan Manajemen Tahun 2013
Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang
Lembar Pengesahan 1. Jenis Berkas
:
Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit
:
Unit Jaminan Mutu
3. Nama Institusi
:
Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
4. Koordinator Penyusun :
Dhita Morita Ikasari, STP, MP (Ketua UJM)
5. Anggota Penyusun
a) Shyntia Atica Putri, STP, M.Sc (Sekretaris UJM)
:
b) Mas’ud Effendi, STP, MP (Tim UJM) c) Sakunda Anggarini, STP, MP, M.Sc (Tim UJM) d) Beauty Suestiningdyah, ST, MT (Tim UJM) e) Rizky Lutfian R., STP, M.Sc (Tim UJM) f) Wendra G. Rohmah, STP (Tim UJM) g) Laila Fitrya, STP (Tim UJM) h) Firmansyah, SH (Tim UJM) i) Elisa Indarti, SE (Tim UJM) 6. Periode
:
Januari s.d Desember 2013
Malang, 22 Januari 2014 Ketua UJM, Ttd. Dhita Morita Ikasari, STP, MP NIK. 880318 10 1 2 0323
Daftar Isi
I. Pendahuluan ................................................................................. II. Lingkup Bahasan ......................................................................... III. Pelaksanaan............................................................................... IV. Hasil ............................................................................................ IV. 1 Hasil Audit Internal - Surveillance ..................................................... IV. 2 Umpan Balik Pelanggan ................................................................... IV. 3 Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk .............................................. IV. 4 Tindakan Pencegahan dan Koreksi .................................................... IV. 5 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ................................ IV. 6 Perubahan yang Berpengaruh pada SMM .......................................... IV. 7 Saran dan Masukan ......................................................................... Lampiran ..........................................................................................
1 1 1 1 1 2 3 4 4 6 6 7
I.
Pendahuluan Organisasi yang sehat adalah organisasi yang selalu melakukan evaluasi diri dan tanggap terhadap dinamika lingkungan. Dengan melakukan evaluasi diri secara rutin, maka organisasi dapat mengetahui efektifitas dan efisiensi proses manajemennya. Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Jurusan Teknologi Industri Pertanian memiliki komitmen untuk selalu mengadakan rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan secara berkala yaitu setelah Audit Internal Mutu dilaksanakan.
II. Lingkup Bahasan Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi tujuh poin bahasan yang disyaratkan ISO 9001:2008 antara lain : 1. Hasil Audit Internal Mutu-Survaillence 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja proses dan kesesuaian produk 4. Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu 6. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu, dan 7. Saran untuk Koreksi
III. Pelaksanaan Hari, tanggal Jam Tempat Peserta
: Senin, 22 Januari 2014 : 13.00 s.d 16.00 WIB : Ruang Sidang Jurusan Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya : Ketua Jurusan, Manager Representative, KPS S1, KPS S2, Tim UJM (Lampiran 1)
IV. Hasil 1. Audit Internal Mutu (AIM) - Survaillance Dari hasil temuan AIM Siklus 12 untuk UKPA, terdapat beberapa temuan di Jurusan, PS S1 dan PS S2. Hampir semua temuan sudah ditindaklanjuti. Rincian daftar temuan dapat dilihat pada Lampiran 2. Dari temuan di semua unit kerja, terdapat beberapa temuan yang menjadi perhatian penting di masing-masing unit kerja yaitu terkait dengan gap analysis SDM dan skor IKM yang masih rendah. Selama ini memang belum pernah dilakukan upaya analisis yang sistematis terkait kompetensi dosen sehingga hal ini ditindaklanjuti dengan melakukan analisis gap analysis SDM dengan cara :
Jurusan membuat kusioner berisi tentang riwayat tentang pendidikan, pelatihan/kursus, mengajar, penelitian, jurnal dan pengabdian yang harus diisi oleh setiap dosen dan tenaga kependidikan. Jurusan memetakan kompetensi, capaian target, prestasi, dari hasil kusiner tersebut. Jurusan juga memelihara rekaman pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai dari masing-masing dosen dan tenaga kependidikan. Jurusan melakukan analisis dari setiap dosen dan tenaga kependidikan. Salah satu metode yang digunakan adalah menilai pendidikan dan pengalaman pelatihan dari masing-masing SDM. Hasil analisis ini dapat digunakan untuk menilai kekurangan dosen dalam bidang ilmu tertentu atau pengembangan ilmu yang harus dilakukan oleh setiap dosen. Dalam hal peningkatan kualitas dosen, jurusan mengikutkan dosen dan karyawan di kegiatan-kegiatan lokakarya, seminar ilmiah, pelatihan, baik pelatihan mengajar, multimedia, maupun penulisan tentang buku ajar, proposal penelitian dan pengabdian. Untuk karyawan, jurusan mengikutkan dengan program yang telah ada di Fakultas. Begitu juga dengan karyawan yang belum sesuai dengan kompentensi yang disyaratkan maka jurusan mengikutkan dengan program yang telah ada di Fakultas. Untuk menurunkan rasio dosen dan mahasiswa maka jurusan selanjutnya mengusulkan kepada Fakultas untuk melakuan perekrutan baik tenaga dosen maupun karyawan. Selain itu juga mendorong dosen yang belum bergelar Doktor untuk segera mengambil kuliah S3.
Terkait dengan skor IKM, selama ini survey IKM dilakukan oleh pihak fakultas dan di tahun 2012 skor IKM FTP adalah 62,59. Nilai tersebut tergolong masih rendah, sehingga pihak Jurusan berupaya untuk melakukan survey IKM secara terpisah dari pihak Fakultas. Selain itu, dari hasil temuan AIM Siklus 2 untuk Laboratorium juga didapatkan beberapa temuan dan beberapa sudah ada yang ditindaklanjuti. Adapun rincian temuan untuk masing-masing laboratorium di Jurusan TIP dapat dilihat pada Lampiran 3. Sedangkan dari hasil rangkuman temuan surveillance 3rd ISO di beberapa unit kerja di UB juga telah ditindaklanjuti antara lain melakukan analisis laporan keluhan pelanggan, melakukan analisis evaluasi PBM dan analisis tracer study. 2. Umpan Balik Pelanggan Umpan balik pelanggan di Jurusan TIP meliputi evaluasi kepuasan dan penanganan keluhan pelanggan. Untuk evaluasi kepuasan pelanggan, pihak Jurusan telah menyebarkan angket/kuesioner kepada mahasiswa untuk memberikan evaluasi terhadap layanan yang diberikan oleh Jurusan TIP. Dari hasil evaluasi kepuasan pelanggan di Jurusan TIP dapat diketahui bahwa mutu kinerja pelayanan yang telah diberikan kepada stakeholder adalah baik. Namun di dalam kegiatan pelayanan jasa berikutnya diharapkan Jurusan TIP mampu meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik lagi. Hasil dari survey kepuasan pelanggan Jurusan TIP ini diharapkan dapat menjadi bahan dasar peningkatan kualitas pelayanan publik di Jurusan TIP dan sebagai gambaran tentang kinerja pelayanan di Jurusan TIP.
Sedangkan untuk penanganan keluhan pelanggan, telah dilakukan rekapitulasi komplain pelanggan mulai bulan Oktober 2012 hingga Januari 2014 dimana terdapat 33 komplain. Rekapitulasi dilaksanakan per 3 bulan. Komplain pelanggan yang selama ini ada ditujukan untuk kegiatan PBM (60%), sarana prasarana (28%), laboratorium (6%), dan akses internet (6%). Keluhan mengenai kegiatan PBM mencakup jadwal perkuliahan dan praktikum yang padat, dan ketersediaan bahan ajar baik elektronik maupun hardcopy. Kegiatan kampus berlangsung mulai dari pukul 06.30 – 21.00 sesuai dengan kebijakan universitas. Sehingga terdapat beberapa jadwal kuliah maupun praktikum yang terlalu pagi atau malam. Hal tersebut tidak menyalahi aturan. Namun untuk menyiasati ketidakefektifan yang mungkin terjadi, staf pengajar baik dosen ataupun asisten dosen dapat memberikan pengajaran dengan blended learning (tutorial, forum diskusi online, quis online, dll). Bahan ajar pun dapat diakses di e-tp, dan bisa ditunjang dengan referensi lain dari perpustakaan pusat ataupun fakultas. Sarana prasarana yang dikeluhkan adalah kebersihan toilet, ruang kelas, ketersediaan tempat sampah, fasilitas kelas yang kurang layak. Perawatan fasilitas jurusan dilaksanakan oleh tenaga outsourcing. Sementara ruang kelas adalah ranah fakultas, sehingga dari tingkat UJM dapat menyalurkan keluhan ke tingkat di atas jurusan. Keluhan mengenai laboratorium adalah tersebarnya virus komputer dari laboratorium. Solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan maintenance laboratorium yang berhubungan dengan komputer dan jaringannya (pembersihan virus dan update software) sesuai dengan Manual Prosedur Maintenance/Pemeliharaan Peralatan Laboratorium (MP nomor 01003 07907). 3. Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk Sasaran mutu Jurusan TIP telah disusun sejak tahun 2010, dengan target capaian hingga tahun 2014. Rincian tentang capaian sasaran mutu Jurusan TIP dapat dilihat di Tabel 1. Di tahun 2013 beberapa butir sasaran mutu tidak mencapai target, yaitu : Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 4 tahun sebesar 23,21% dari target 25% untuk PS S1 dan masa studi ≤ 2 tahun sebesar 0 untuk PS S2. Rata-rata IPK lulusan PS S1 sebesar 3,16 dari target sebesar 3,20 Rata-rata waktu penyelesaian skripsi 6,43 bulan sedangkan target sebesar 6 bulan Prestasi mahasiswa di bidang penalaran, seni, minat dan bakat di tingkat nasional mencapai juara di tingkat nasional (orang) hanya 3 orang dari yang ditargetkan Jumlah pengabdian dosen hanya 4 judul sedangkan yang ditargetkan sejumlah 10
Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (internasional) sebanyak 4 judul sedangkan yang ditargetkan adalah 5 judul Jumlah karya ilmiah dosen yang didaftarkan paten juga masih belum bisa mencapai target sebesar 2 sementara di tahun 2013 tidak ada pencapaian sama sekali Jumlah penambahan guru besar juga tidak ada di tahun 2013 Berdasarkan hasil tersebut, terlihat bahwa masih banyak indikator yang belum tercapai di tahun 2013 sehingga diharapkan kinerja Jurusan TIP dapat ditingkatkan sehingga target yang sudah ditetapkan untuk tahun 2014 dapat tercapai. 4. Tindakan Pencegahan dan Tindakan Koreksi Dalam pelaksanaan program kerja Jurusan TIP selama tahun 2013, beberapa hal telah dilakukan untuk memperbaiki sistem, proses dan output. Hal ini merupakan salah satu konsentrasi Jurusan TIP untuk memperbaiki mutu layanan. Beberapa hal yang sudah dilakukan terkait dengan hal tersebut adalah : Terselenggaranya lokakarya kurikulum berbasis KKNI dan menata kesetaraan jumlah mata kuliah wajib minat di Jurusan TIP Penambahan dosen dan asisten dosen baru tiap tahun untuk mencapai rasio ideal mengingat jumlah mahasiswa yang tiap tahun jumlahnya semakin bertambah Terselenggaranya kuliah tamu dari luar negeri sebanyak 2 kali dengan dosen tamu yang berbeda dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran Dalam rangka meningkatkan kompetensi dosen, beberapa dosen mengikuti pelatihan dan satu dosen melanjutkan pendidikan ke jenjang doctoral.
5. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Terdapat beberapa hal dalam tinjauan manajemen tahun 2012 yang harus menjadi perhatian dan tindak lanjut untuk tahun 2013. Beberapa hal terkait efektifitas sistem/proses telah ditindaklanjuti. Hal yang telah dilakukan terkait perbaikan sistem/proses adalah tertatanya jadwal praktikum sehingga tidak menumpuk setelah UTS, terselenggaranya lokakarya kurikulum berbasis KKNI, dan tersedianya kotak saran di semua unit kerja Jurusan TIP.
Indikator Target Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 4 tahun (%) S1 Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 2 tahun (%) S2
Target 2010 ≥ 50 40
Capaian 2010 12,35 62,5
Target 2011 ≥ 50 40
Capaian 2011 23,26 33,33
Target 2012 ≥ 50 40
Capaian 2012 20,75 0
Target 2013 25 35
Capaian 2013 23,21 0
Target 2014 25 35
Rata-rata IPK lulusan (S1)
≥ 2,75
3,20
≥ 2,75
3,19
≥ 2,75
3,19
3,20
3,16
3,20
>3,00 ≤ 6≤ 12 >5
>3,25 7,08 14
>3,00 ≤ 6 ≤ 12 >5
>3,25 6,56 5
>3,25 ≤ 6/≤ 12 >5
3,71 6,8 4
3,30 6,0 5
3,72 6,43 6
3,50 6,0 8
1
0
1
0
1
3
4
3
5
<3 >12
NA NA
<3 >12
2,7 12
<3 12
2,39 3
<3 6
2,65 18
<3 18
15 33 33 33
15 4 9 10
20 33 33 33
23 5 4 18
≥ 40 33 33 33
24 8 9 2
25 10 10 20
25 13 9 20
30 15 10 20
10
6
10
4
10
5
5
4
7
2
0
2
0
2
0
2
0
2
2 10
0 8
2 10
0 12
2 12
0 14
1 16
0 16
1 18
5 DN dan 2 LN 1
7 (DN)
5 DN dan 2 LN 1
3 (DN)
5 DN dan 2LN 1
2 DN dan 1 LN 1
1DN dan 1 LN 1
2DN dan 1 LN 1
2LN dan 2DN 1
Rata-rata IPK lulusan (S2) Rata-rata waktu penyelesaian skripsi (bulan) Jumlah PKM mahasiswa yang didanai setiap periode(orang) Prestasi mahasiswa di bidang penalaran, seni, minat dan bakat di tingkat nasional mencapai juara di tingkat nasional (orang) Masa tunggu mendapatkan pekerjaan pertama (bulan) Kuliah tamu baik akademik maupun non akademik (kali) Jumlah dosen yang bergelar Doktor (%) Jumlah penelitian dosen (judul) Jumlah pengabdian dosen Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (nasional) (judul) Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (internasional) (judul) Jumlah karya ilmiah dosen yang didaftarkan paten (kumulatif) (paten) Jumlah penambahan guru besar (dosen) Jumlah dosen tersertifikasi (dosen) Jumlah kerjasama dg berbagai pihak dalam negeri dan luar negeri Memiliki jurnal yang diterbitkan oleh jurusan (jurnal)
0
0
6. Hal-hal yang Mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu Untuk meningkatkan pelayanan akademik, Jurusan TIP telah mendapatkan izin operasional dibukanya PS S3 TIP sesuai dengan SK MENDIKBUD No. 420/E/O/2013. Hal ini tentunya sangat mempengaruhi SMM di FTP pada umumnya dan Jurusan TIP pada khususnya. 7. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Saran dan masukan untuk sistem manajemen mutu di Jurusan TIP diperoleh dari pelanggan dan stakeholder. Beberapa saran yang berkaitan dengan perbaikan/penyempurnaan sistem dan prosedur berdasarkan hasil evaluasi kepuasan pelanggan adalah sebagai berikut : Sebagian besar pelanggan beranggapan bahwa tenaga administrasi perlu meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan Kenyamanan lingkungan di Jurusan TIP juga dirasa masih kurang bagi pelanggan Peralatan laboratorium yang perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa yang semakin banyak
