Skema: Skema A, Skema B, √ Skema C Jenis Laporan: √ Tengah Tahunan, Tahunan
LAPORAN IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2013
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2013
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD
Periode Anggaran Tahun 2013
1.
Nama Perguruan Tinggi
: Universitas Syiah Kuala
2.
Fakultas
: Kedokteran
3.
Penanggung Jawab
: Prof. Dr. Ir. Samsul Rizal, MEng
4.
Direktur Eksekutif
:
Nama
: Dr. dr. Endang Mutiawati R, Sp.S
Alamat
: Fakultas Kedokteran Unsyiah Gedung E Lt.2 Darussalam Banda Aceh
Telepon Kantor
: 0651-7555599
Telepon Cellular
: 081269666535
Fax
: 0651-7551843
e-mail
:
[email protected]
5.
Skema
:
6.
Jenis Laporan
Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas
Skema A,
Skema B,
Tengah Tahunan,
Skema C
Tahunan
Banda Aceh, 9 September 2013 Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD
Dr. dr., Mulyadi, Sp.P (K)
Dr.dr.Endang Mutiawati R, SpS
NIP. 19620819 199002 1 001
Nip.19641213 198903 2 001
RINGKASAN EKSEKUTIF Rancangan global Program Hibah Kompetisi ini secara keseluruhan disusun untuk meningkatkan kompetensi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum KBK dengan metode PBL, peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tingginya angka kelulusan uji kompetensi, tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manejemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini, PSPD FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun 2011 sebesar Rp. 3.412.800.000,-. Untuk tahun 2012 sebesar Rp.8.157.305.000,00, dan pada tahun 2013 sebesar Rp. 8.224.220.000,- . Dana pendamping dari institusi sebesar Rp. 400.000.000,00 per tahun, atau total sebesar Rp 1.028.280.000.,Program pengembangan yang dirancang dituangkan dalam 4 aktifitas utama, yaitu (1) Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk mencapai Kompetensi Standar Lulusan; (2) Peningkatan Kemampuan Clinical Skills mahasiswa untuk meningkatkan daya saing lulusan; (3) Penguatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dalam Bidang Tropical Medicine dan (4) Peningkatan Kemampuan Lulusan dalam Bidang Disaster Management. Status indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2013 beberapa diantaranya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbaris kompetnsi dari target 90% sudah mencapai 100%. Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama dan kedua (dari yang direncanakan 4 kali tahun 2013), dari target 70% hanya mencapai 36,40%. Sedangkan, nilai rata-rata uji kompetensi lulusan dari target 80% sudah mencapai 72 % . Sementara itu, waktu rata-rata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan. IPK rata-rata lulusan dari target 3,2 sudah mencapai 3,8. IPK lulusan ≥ 3.0 dari target 40% sudah mencapai 79,8%. Rata-rata lama masa studi tahap akademik (tahun, bulan) dari target 3,7 tahun sudah mencapai target keseluruhan. Skor TOLF lulusan lebih dari 450, dari target 90% sudah mencapai 100%. Persentase kehadiran tutor ahli dari target 70% sudah mencapai 80%. Indikator Kinerja utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi Program Studi dari taget A, namun saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karenag akreditasi terakhir baru diperoleh pada tahun 2010 dengan nilai B. Status kemajuan fisik Domestik Degre Training (DDT) untuk 6 peserta S3 dan 7 orang peserta S2 adalah lanjutan kegiatan tahun 2013. Sementara itu ada 12 calon peserta S3 juga mendapat beasiswa PEMDA Aceh yang sedang berjalan pada tahun ini. Status kemajuan fisik Domestik Non Degree Training (DNDT) hingga saat ini baru mencapai 40%. Dari 10 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, baru 4 orang yang sedah menyelesaikan kegiatan training. Sementara ada 6 orang lagi akan diberangkatkan pada bulan oktober 2013. Status kemajuan fisik lokakarya baru mencapai 80%. Dari 5 judul
yang direncanakan, sudah 4 kegiatan terlaksana. Sementara itu 1 judul lainnya belum terlaksana karena masih menyesuaikan dengan jadwal narasumber nasional dan lokal dan direncanakan dilaksanakan pada bulan Oktober 2013. Kegiatan policy study pada tahun 2012 ada 2 kegiatan, sedangkan tahun 2013 program ini tidak dilaksanakan. Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 16 proposal yang masuk telah disahkan pemenang sebanyak 4 judul. Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran, dari 7 proposal yang masuk, telah disahkan 2 judul sebagai pemenang. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi). Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih di bawah 20%. Untuk item NCB luncuran tahun 2012, yaitu Pengadaan alat laboratorium riset sebesar Rp. 1.145.513.000,- dan Pengadaan Furniture sebesar Rp. 850.000.000 telah terlaksana dan pelaksanaan pekerjaan akan berakhir pada bulan september 2013, sedangkan untuk paket alat laboraorium biomedik Rp 860.840.000,-. Sedang menggu pemasukan penawaran dari para rekanan, lain halnya dengan pekerjaan sipil tahun anggaran 2012 dengan metode NCB (Prior) belum terlaksana sampai saat ini masih dalam penyusunan dokumen lelang pada pihak panitia. Hal ini di sebabkan oleh kekurangan sumberdaya pada pihak panitia dan PIU dan minimnya staff pengadaan yang memiliki sertifikat dalam bidang Pengadaan barang dan jasa sehingga panitia agak kewalahan dalam menyusun dokumen lelang untuk segera mendapatkan NOL dokumen lelang dari WB. Item pengadaan tahun anggran 2013 dengan metode shoping (Post) akan segera dilaksanakan dan sedang dalam tahapan evaluasi dokumen, sedangkan untuk satu paket pekerjaan sipil tahun anggaran 2013 sebesar Rp. 427.200.000, dengan metode Shoping (post) belum bisa dilaksana karena masih harus menunggu paket pekerjaan sipil tahun anggaran 2012 dengan metode NCB (Prior) terlaksana. sehingga saat ini sudah dapat dilanjutkan ke penyusunan dokumen lelang. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultan yang bersedia menetap minimal 10 hari. Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2013 baru sebesar Rp. 888.993.000,- dari total anggaran Rp. 8.224.220.000,- atau sebesar lebih kurang 12%. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan lokakarya sebesar Rp.34,952.200,- dan DNDT sebesar Rp. 48.282.000,. Sedangkan DT sebesar Rp. 429.792.000,- Pengadaan sebesar Rp. 1.547.433.800,-.
Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai. Sampai pertengahan tahun 2013 proyek ini, masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011 dan 2012. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari Dirjen Anggaran (DJA) karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Hambatan dalam kegiatan ONDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA. Sementara untuk DT, permasalahannya adalah terlambatnya pengiriman bukti pembayaran SPP dari penerima beasiswa, surat aktif kuliah dari institusi, dan transkrip nilai. Sehinggga amprahan dana beasiswa menjadi terlambat.
DAFTAR ISI
LEMBARAN PENGESAHAN ................................................................................................ 2 RINGKASAN EKSEKUTIF .................................................................................................... 3 DAFTAR ISI ........................................................................................................................... 6 BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................................... 7
BAB II
IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM ................................. 8
1. Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan Struktur Organisasi Perguruan Tinggi yang belaku saat ini. ......................................................................... 10 2. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. ...................... 10 3. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penanggungjawab unit-unit penerima hibah. .................................... 11 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Khususnya menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan ......................... 11 5. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best practices yang diperoleh .......................................................................................... 12
BAB II I
HASIL YANG DICAPAI
1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta analisis.................................................................................... 13 2. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya ....................... 14 3. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas ............... 17 4. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Juli 201 ............................................................................ 17 2 Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. .................................................................. 17
BAB IV
RENCANA SELANJUTNYA
1. Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2012................... 19 2. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 ................................. 19 3. Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember 2011 ................................................................................ 19 BAB V
EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS .................................................................................................. 20
BAB VI
LAPORAN CAPAIAN FISIK ......................................................................... 21
BAB VII
LAMPIRAN ................................................................................................... 22
1. Kemajuan Fisik Pelaksanaan Program Tahun 2012 2. Realisasi Anggaran Per Program dan Aktivitas Tahun 2012 3. Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tahun 2012 4. Rencana Realisasi Anggaran sampai dengan Desember 2012 5. Rencana Realisasi Anggaran per Program dan Aktivitas sampai dengan Desember 2012
BAB I PENDAHULUAN Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang didanai dari proyek HPEQ yang dimulai dari tahun 2011 sekarang memasuki tahun ketiga. Selama kurun waktu tersebut, dalam implementasi proyek HPEQ ditemukan banyak hal yang menjadi catatan yang harus dituangkan dalam laporan ini, baik dukungan maupun kendala. Oleh karena itu penyusunan Laporan Tengah Tahun 2013 PHK-PKPD HPEQ ini penting dilakukan guna mengevaluasi kemajuan Rencana Implementasi Progam (RIP) yang telah disusun agar segera dapat ditemukan titik permasalahan untuk segera diperbaiki. Rancangan global progran hibah kompetisi ini keseluruhannya disusun guna meningkatkan kompetisi lulusan sehingga menghasilkan lulusan yang berkualitas dan profesional di bidang kedokteran. Institusi pendidikan kedokter sebagai tempat mendidik para calon dokter harus mengikuti perkembangan terkini dari paradigma pendidikan dokter yang menuntut banyak perubahan. Salah satu perubahan yang mendasar adalah pergantian kurikulum dari KIPDI III. Selanjutnya, Dengan diberlakukannya KIPDI III tersebut, maka PSPD FK Unsyiah sejak tahun 2006 telah mengganti kurikulum dari konvensional ke KBK dengan metode PBL.Sasaran pokok yang ingin dicapai dalam PHK-PKPD HPEQ ini antara lain adalah penguatan kurikulum tersebut. Untuk mencapai standar kompetensi dokter Indonesia, clinical skills merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap lulusan dokter di Indonesia. Hal ini penting dilaksanakan dalam rangka meningkatkan daya saing lulusan. Sebagai konsekuensinya, seluruh Fakultas kedokteran Indonesia harus menjabarkan kompetensi tersebut ke dalam kurikulum. Pembentukan Clinical Skill laboratory di FK Unsyiah telah dilakukan sejak awal implementasi KBK dengan metode PBL. Oleh karena itu, sasaran berikutnya dari PHKPKPD HPEQ di FK Unsyiah adalah peningkatan kemampuan Clinical Skills mahasiswa. Penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh staf pengajar merupakan unsur tri dharma perguruan tinggi yang harus dipenuhi oleh suatu institusi pendidikan, termasuk didalamnya adalah terbitnya publikasi ilmiah dari staf pengajar, mempunyai kaitan dengan penilaian akreditasi dan reputasi suaatu lembaga pendidikan. Oleh karena itu penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat oleh staf pengajar merupakan sasaran pokok lainnya dalam program ini. Sesuai dengan renstra Unsyiah, maka penelitian yang diutamakan dalam proyek PHK-PKPD HPEQ di FK Unsyiah adalah bidang Tropical Medicine. Program Studi Pendidikan Dokter FK Unsyiah telah merancang Blok Disaster Management sebagai blok khusus dalam kurikulum KBK. Hal ini didasarkan pada kebutuhan, dimana Aceh merupakan wilayah di Indonesia yang rawan bencana. Namun demikian, hasil evaluasi diri menunjukkan bahwa penerapan blok ini belum mencapai learning objective yang diinginkan. Modul dan skenario yang dibuat oleh koordinator blok lebih mengarah pada bidang emergency dan traumatology serta masih terfokus hanya pada
profesi dokter, padahal dalam penanggulangan bencana harus dilakukan koordinasi antar profesi. Implementasi blok ini dilakukan dalam bentuk simulasi bencana dengan melibatkan masyarakat (community-based education), namun ketersediaan modul masih lemah. Untuk itu perlu dikembangkan modul manajemen bencana dalam bentuk pendidikan antar profesi (interprofessional education). Dari uraian di atas maka PHK-PKPD FK Unsyiah telah mengusulkan 4 aktifitas dalam proyek ini. Program pengembangan yang dirancang dituang dalam 4 aktifitas utama yaitu: 1.Penguatan Implementasi KBK dengan Metode PBL untuk Mencapai kompetensi Standar Lulusan. Aktifitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas yaitu:
1.1 Peningkatan Kualitas Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial, 1.2 Peningkatan akses Sumber Belajar Mengajar Dalam Sistem Tutorial 1.3 Penguatan unit Penunjang Pendidikan. 2. Peningkatan kemampuan Clinical Skill mahasiswa untuk meningkatkan daya saing lulusan. Aktivitas kedua juga akan dilakukan melalui 3 sub aktivitas, yaitu:
2.1. Pengatan manajemen Clinical Skil Laboratory 2.2. Peningkatan Kelulusan OSCE mahasiswa pada Ujian pertama, dan 2.3. Peningkatan Kualitas belajar mandiri 3. Penguatan penelitian dan Pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical medicine. Aktivitas ketiga dilakukan melalui 2 sub aktivitas, yaitu:
3.1. Penguatan penelitian dan publikasi staf pengajar dalam bidang Tropical medicine, dan 3.2. Peningkatan Pengabdian kepada masyarakat staf pengajar dalam bidang Tropical medicine 4. Peningkatan kemampuan lulusan dalam bidang disaster management. Aktivitas ini dilakukan melalui 3 subaktivitas, yaitu:
4.1. Pengembangan pendidikan manajemen bencana secara interprofesional education, dan 4.2. Pengembangan pendidikan manajemen bencana berbasis masyarakat (Community-Based Education). Apabila keempat aktivitas di atas dapat tercapai dengan baik maka muaranya yang diharapkan adalah adanya peningkatan akreditasi program studi oleh BAN PT dari akreditasi B menjadi akreditasi A, tercapainya peningkatan kualitas lulusan yang tercermin dari tingginya angka kelulusan uji kompetisi,tercapainya penguatan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Tropical Medicine guna mencapai kompetensi tinggi lulusan dalam bidang tersebut serta tercapainya penguatan kurikulum pendidikan manajemen bencana. Untuk pelaksanaan program ini, PSPD
FK Unsyiah telah mengusulkan anggaran pada tahun 2011 sebesar Rp. 3.412.800.000,-. Untuk tahun 2012 sebesar Rp.8.157.305.000,00, dan pada tahun 2013 sebesar Rp. 8.224.220.000,- . Dana pendamping dari institusi sebesar Rp. 400.000.000.,- per tahun, atau total sebesar Rp 1.028.280.000,-
BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLALAAN PROGRAM
1.
Organisasi pelaksana kegiatan serta keterkaitannya dengan struktur organisasi perguruan tinggi yang belaku saat ini.
Untuk penyelenggaraan proyek PHK-PKPD telah dibuat struktur organisasi dibuat sedemikian rupa sehingga melibatkan pejabat di tingkat rektorat dan Fakultas dengan tujuan untuk dapat mengelola proyek secara efektif. Selain itu juga meyertakan staf pengajar yang memiliki kapasitas dan pengalaman terkait dan merekrut staf pendukung yang bekerja full time. Dalam pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD tahun 2013, rektor berfungsi
sebagai
penanggung jawab dan Pembantu Rektor II sebagai Wakil Penanggung jawab bidang ADM& Keuangan. Selanjutnya, Dekan Fakultas Kedokteran berperan sebagai Ketua Pelaksana. Untuk mengelola kegiatan harian pelaksanaan proyek ditempatkan satu orang Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Ketua Pelaksana. pengelelolaan koordinator
Keuangan,
Koordinator
Pengadaan serta
Dalam
Koordinator
Kesekretariatan, sedangkan pelaksanaan aktivitas-aktivitas dikelola oleh 4 (empat) orang person in charge (PIC). Semua SDM yang ditempatkan sebagai koordinator dan PIC adalah merupakan staf pengajar, kecuali koordinator Kesekretariatan yang merupakan Kepala Tata Usaha Fakultas Kedokteran. Untuk memudahkan koordinasi dengan Biro Keuangan Unsyiah maka Kepala Biro Keuangan ditempatkan sebagai narasumber dalam struktur organisasi. Untuk memudahkan
koordinasi di tingkat Fakultas, maka Pembantu Dekan Bidang
akademik, Bidang Administrasi dan Keuangan dan Bidang Kemahasiswaan juga ditempatkan sebagi Narasumber . 2.
Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi perguruan tinggi, termasuk keterlibatan dari para penganggungjawab unit-unit penerima hibah. Untuk kelancaran pelaksanaan progaram ini, maka Project Implementation Unit
(PIU) PHK - PKPD FK Unsyiah telah diberikan satu ruangan khusus sebagai sekretariat perkantoran, yang berlokasi di lingkungan Fakultas Kedokteran Unsyiah. Semua koordinator dan PIC diwajibkan hadir setiap hari ke kantor walau hanya 1-2 jam saja. Sedangkan untuk urusan administrasi dilaksanakan oleh 5 orang staf pendukung yang bekerja full time. Selain itu secara rutin dilaksanakan rapat mingguan yang dipimpin oleh Direktur Eksekutif pada
setiap pada setiap hari Rabu pukul 14.00 Wib sampai selesai. Absen harian dan absen rapat diberlakukan baik untuk task force maupun staf pendukung. Direktur Eksekutif secara berkala memantau dan mengevaluasi absensi tersebut. Direktur Eksekutif melakukan koordinasi pelaksanaan aktivitas dengan semua koordinator dan PIC dari tiap aktivitas. Dalam pelaksanaan kegiatan, Direktur Eksekutif dibantu oleh koordinator program berkoordinasi dengan para staf pengajar, ketua Unit, Kepala Bagian dan Koordinator Pendidikan dengan meminta masukan dari para Nara sumber PIU. Direktur Eksekutif secara rutin meminta persetujuan semua kegiatan kepada Ketua Pelaksana (Dekan). Selanjutnya, Direktur Eksekutif bersama-sama dengan Koordinator program dan PIC melakukan eksekusi tiap-tiap sub aktivitas. Menyangkut surat-menyurat, arsip dan administrasi alainnya dalam pelaksanaannya, staf pendukung berkoordinasi dengan koordinator Kesekretariatan. Namun demikian, pada tahun ketiga ini, FK Unsyiah mengalami pergantian pimpinan pada bulan Januari 2012. Hal ini sedikit menganggu stabilitas kegiatan karena unsur pimpinan yang baru harus mempelajari terlebih dahulu substansi dari proyek ini. Untuk memudahkan dalam pengeloalaan setiap komponen dari sub aktivitas maka setiap PIC diberi tugas untuk mengelola satu komponen kegiatan hingga tuntas. Misalnya pengelolaan hibah penelitian dikawal oleh 1 orang PIC yang harus bertanggung jawab mulai dari membuat panduan, sosialisasi panduan, undangan penerimaan proposal , penilaian tim Reviewer, permohonan pengesahan pemenang ke CPCU, pengumuman Pemenang, monev Tim reviewer, Permintaan laporan hingga seseminar hasil penelitan. Demikian pula untuk komponen kegiatan lainnya baik hibah pengajaran, Degree Training, non degree training dan lokakarya. Pengelolaaan proyek dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip keterbukaan dan transparansi. Hal ini meliputi pelaporan secara rutin atas pelaksanaan proyek kepada pimpinan universitas dan pimpinan fakultas, serta para stakeholder. Pelaporan tersebuat dilakukan oleh tim Monev-in setiap tiga bulan dan juga dibuat laporan tahunan pada akhir tahun pada tahun 2013. PIU juga telah mengembangkan Web pada situs phk-pkpd hpeq.unsyiah.ac.id.
3. Pengembangan kapasitas pengelola program agar terjadi proses konsolidasi yang lancer
Pengelolaan program PHK merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Disini pengelola dituntut untuk beperan dalam manajemen pengelolaan program. Disamping itu pengalaman dalam penyusun perencanaan, baik perencanaan kegiatan maupun keuangan, merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas
pengelola
program.
Hal
ini
akan
memudahkan dalam
mengaplikasikan penyusunan perencanaan fakultas oleh Tim SP4 yang dilakukan secara rutin yang selama ini masih belum dapat dipahami dengan baik. Namun demikian, tidak semua Tim Task Force memiliki komitmen yang tinggi dalam melaksnakan proyek ini, apalagi seorang klinisi yang waktunya lebih banyak terfokus di klinik. Oleh karena itu, saat ini sepertinya tridharma perguruan tinggi sebagi tugas dosen sudah tidak relevan lagi melainkan haru ditambah satu lagi yaiatu fungsi perencanaan. Pengelolaan program PHK menyita banyak waktu, pikiran, tenaga bahkan materi dari pengelola khususnya yang berstatus staf pengajar. Oleh karena itu sudah selayaknya untuk fungsi ini DIKTI dapat memberikan penghargaan yang lebih dalam penghitungan angka kredit kepangkatan dosen. 4. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program khususnya Menyangkut Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan
Menyangkut masalah keuangan, Direktur Eksekutif bersama dengan Koordinator Keuangan berkoordinasi dengan Biro Keuangan dalam hal pencairan dana di Universitas. Mekanisme pengelolaan keuangan yang diperoleh dari dana Hibah PHK - PKPD dan pendamping dari PNBP FK Unsyiah yang telah dialokasikan ke dalam DIPA Universitas Syiah Kuala dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Pencairan dana kegiatan dilakukan sesuai kebuatuhan dan waktu pelaksanaan dengan merujuk kepada Tor Kegiatan. Setiap pencairan dan penggunaan dana dipertanggungjawabkan dengan bukti yang berlaku. Semuanya dimasukkan ke dalam laporan keuangan untuk dapat diperiksa oleh pihak auditor. Untuk urusan pengadaan khususnya barang, PIU secara intens berkoordinasi dengan Pejabat pembuat Komitmen Proyek Pengembangan Pendidikan tinggi (PPK P2T) Universitas Syiah Kuala. Dalam pelaksnaannya mengacu kepada pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku serta mengacu pada Projek Mangement Manual (PMM). Kesesuaian hasil
pengadaan barang dan jasa dengan spesifikasi pekerjaan yang telah diusulkan akan diverfikasi oleh pengguna pada saat diserah terimakan. 5. Hambatan dan Kendala serta Kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi serta best prictices yang diperoleh
Dalam perjalanan setengah tahun 2011, proyek ini masih dirasakan terulangnya beberapa permasalahan tahun 2011 dan 2012. Permasahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari Dirjen Anggaran. Beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan Juni 2013 setelah semua data pendukung dibahas di Dirjen Anggaran bersama Biro perencanaan Unsyiah. Baik program Degree training, research grant, teaching grant maupun Non Degree Taraining sedangkan kegiatn yang lainnya menggukan sistem UP. Yaitu untuk kegiatan lokakarya hambatan dalam kegiatan DNDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LOA.
BAB III HASIL YANG DICAPAI
Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara serta Analisis Status indikator kinerja utama periode 31 juli 2013 beberapa diantaranya sudah mencapai target. Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi dari target 90% sudah mencapai 100%. Kelulusan uji kompetensi pda ujian pertama dari target 60% sudah mencapai 74,3%. Sementara itu, waktu ratarata alumni menunggu pekerjaan pertama dari target 4 bulan sudah mencapai 3,5 bulan. IPK rata-rata lulusan dari target 3 sudah mencapai 3,1. IPK lulusan ≥ 3,0 dari target 35% sudah mencapai 54,2%. Persentase kehadiran tutor ahli dari target 60% sudah mencapai 65%. Indikator utama yang belum mencapai target adalah Akreditasi program studi dari target A namum hingga saat ini belum dilakukan akreditasi ulang karena akreditasi baru diperoleh pada tahun 2010. Status indikator kinerja utama dan indikator kinerja antara hingga periode 31 Juli 2012 dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.
Table 1: Indikator Kinerja Utama
No
1
2
Indikator
Pelaksanaan kurikulum berbasis kompetensi (%)
Baseli ne (2009 )
T
C
80
90
100
2011
2012 T
2013
C 0
100
T
C
100
100
Kelulusan uji kompetensi pada ujian pertama (%)
53,9
55
70,19
60
55,2
70
36,4 (Feb )
3
Nilai rata-rata uji kompetensi lulusan
50,01
70
59,91
70
70,6 5
80
72 %
4
Nilai rata-rata UN mahasiswa baru
50,12
52
NA
52
NA
53
52
5
Nilai rata-rata SNMPTN mahasiswa baru
87,18
89
NA
89
NA
90
89
6
Akreditasi Program Studi oleh BAN PT
B
A
B
A
B
A
B
7
IPK lulusan > 3.0 (%)
30,05
35
59,74
35
63,3
40
79,8
8
IPK rata-rata lulusan
2,85
3,0
2,91
3,0
3,08
3,2
3,3
9
Rata-rata lama masa studi tahap akademik (tahun, bulan)
3,9
3,8
4,2
3,8
3,11
3,7
3,7
10
Skor TOEFL lulusan 450 (%)
83,7
85
100
85
100
90
100
Status Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juni 2013 beberapa diantaranya juga sudah mencapai target. Persentase kehadiran tutor ahli sudah mencapai 65% dari target 60%, Nilai A dalam sistem tutorial sudah mencapai 3,5% dari target 3%. Namun demikian berberapa indikator kinerja antara masih berstatus NA karena belum di lakukan evaluasi, misal nya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial, Kehadiran instruktur ahli, Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE dan tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kegiatan clinical Skills. Direncanakan evaluasi tersebut akan dilaksanakan pada akhir tahun 2013. Status Indikator Kinerja Antara hingga periode 31 Juli 2013 dapat di lihat pada tabel 2 di bawah.
Tabel 2 Indikator Kinerja Antara N o
2011
Baseline
2012
2013
Indikator (2009)
T
C
T
C
T
C
44,5
50
55,89
60
65
70
72
46,67
55
59,4
60
66,5
70
72
Nilai A dalam sistem tutorial (%) II PENINGKATAN KEMAMPUAN CLINICAL SKILLS MAHASISWA 1 Kehadiran instruktur ahli (%)
2,32
2,7
3,19
3
3,5
3,5
3,5
26
30
40,86
60
44,1
60
63
2
36,4
30
49,59
20
NA
10
59
48,89
60
58,2
60
65,7
80
NA
I 1
PENGUATAN IMPLEMENTASI KBK Kehadiran tutor ahli (%)
2 Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap proses tutorial (%) 3
3
Mahasiswa yang mengikuti remedial OSCE (%) Tingkat kepuasan mahasiswa terhadap clinical skills (%)
4
Jumlah panduan elektronik clinical skills
II PENGUATAN PENELITIAN I DAN ENGABDIAN MASYARAKAT DALAM BIDANG TROPICAL MEDICINE 1 Nilai A mahasiswa blok Tropical Medicine (%) 2 Jumlah penelitian staf pengajar pertahun 3 Jumlah publikasi dosen pada majalah terakreditasi nasional pertahun 4
Jumlah publikasi dosen pada majalah internasional pertahun
5
Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar nasional pertahun Jumlah paper yang dipresentasikan pada seminar internasional pertahun Jumlah pengabdian kepada masyarakat melalui LPM pertahun
6
7
I PENINGKATAN V KEMAMPUAN LULUSAN DALAM BIDANG DISASTER MANAGEMENT 1 Nilai A Mahasiswa pada Blok Disaster Management (%) 2 Tersedia Modul simulasi bencana di laboratorium lapangan 3 Tersedia skenario yang mencakup Comunity Based Education on disaster management 4 Jumlah skenario yang melibatkan stakeholder dalam penyusunannya 5 Jumlah riset di bidang disaster management 6 Jumlah publikasi dosen dalam bidang disaster management
0
10
12
10
12
30
NA
1,2
5
0
5
10
10
NA
11
13
15
13
11
20
11
4
5
4
5
2
8
6
2
2
2
2
0
4
4
7
10
17
10
22
20
10
8
10
9
10
17
15
8
0
3
0
3
0
5
10
3,7
5
0
10
0,75
10
0,42
0
1
1
5
1
5
NA
0
2
4
6
4
6
4
0
2
0
6
1
6
0
0
1
4
3
2
3
1
0
1
1
2
0
2
0
2 . Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya 1. Status Kemajuan Fisik untuk semua komponen biaya Status kemajuan fisik Domestic Degree Training (DDT) untuk 6 orang peserta S3 dan 7 orang peserta S2 merupakan lanjutan kegiatan tahun 2012. Data peserta S3 dan S2 penerima beasiswa adalah seperti pada Tabel 3. Tabel 3. Nama Penerima Beasiswa DDT PHK PKPD HPEQ Unsyiah Lanjutan Thn 2011 No
Nama Peserta
Program
Bidang Studi
Tempat Studi
1
dr. Reno Keumalazia K, Sp.PA
S3
Ilmu Kedokteran
USU
2
dr. Tilaili Ibrahim M. Kes
S3
Ilmu Kesehatan Masyarakat
USU
3
dr. Jufriady Ismy, Sp.U
S3
Ilmu Kedokteran
UNPAD
4
dr. T. Heriansyah, Sp.JP
S3
Ilmu Kedokteran
UI
5
dr Nova Dian Lestari,Sp.S
S3
Ilmu Kedokteran
USU
6
dr. Azhari Gani Sp.PD
S3
Ilmu Kedokteran
USU
7
dr. Fauzul Husna
S2
Farmakologi
UI
8
dr. Winda Aulia
S2
Imunologi
UI
9
dr. Nurwahyuniawati
S2
Imunologi
UNAIR
10
dr. Juwita
S2
Farmakologi
USU
11
dr. Tita Munawati Linsia
S2
Famili Medicine
UNS
12
Nelly Harisah, SKM
S2
Epidemiologi
USU
13
dr. Hidayaturrahmi
S2
Histologi
UNAIR
Status kemajuan fisik Domestik Non Degree Training (DNDT) hingga saat ini baru mencapai 40%. Dari 10 peserta yang direncanakan mengikuti DNDT, baru 4 orang yang sedah menyelesaikan kegiatan training. Sementara ada 6 orang lagi akan diberangkatkan pada bulan oktober 2013. Status kemajuan fisik lokakarya baru mencapai 80%. Dari 5 judul yang direncanakan, sudah 4 kegiatan terlaksana. Sementara itu 1 judul lainnya belum terlaksana karena masih menyesuaikan dengan jadwal narasumber nasional dan lokal dan direncanakan dilaksanakan pada bulan Oktober 2013. Kegiatan policy study pada tahun 2012 ada 2 kegiatan, sedangkan tahun 2013 program ini tidak dilaksanakan. Data peserta DNDT dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Kegiatan DNDT yang telah selesai dilaksanakan No. Nama Judul Pelatihan Ratna Idayati, Ssi, Pelatihan tentang Jaringan 1 MT Networki Penguatan Kompetensi Staf Pengajar Mikrobiologi di 2 dr. tristia Rianda, Bidang Tropical Medicine M.Si Peningkatan Kapasitas Instruktur dalam Bidang Lab 3 Dr. Vivi keumala Patologi klinik sub Meutiawati, Sp.PK mikrobilogi dan infeksi Dr. Mulya Safri, Pelatihan dokter Blok Alergi, 4 M.Kes., Sp.A(K) Imunology dan Infeksi
Institusi tujuan Unair
Status
UI
Unpad
USU
Status kemajuan fisik lokakarya baru mencapai 80%. Dari 5 judul yang direncanakan, sudah 4 kegiatan terlaksana. Sementara itu 1 judul lainnya belum terlaksana karena masih menyesuaikan dengan jadwal narasumber nasional dan lokal dan direncanakan dilaksanakan pada bulan Oktober 2013. Data Lokakarya yang sudah dilaksanakan dapat dilihat pada tabel 5. Tabel 5. Kegiatan Lokakarya yang telah selesai dilaksanakan No.
1
Institusi Asal Jadwal Narasumber Pelaksanaan 13-14 April Peningkatan kualitas Dr. Drs. Hadyana Sukandar, FK UNPAD M.Sc 2012 pembimbing skripsi dalam metodologi FMIPA penelitian Dr. Ir. Mariana, M.Sc UNSYIAH Judul Lokakarya
Narasumber
Kegiatan Hibah Penelitian hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 30%. Dari 10 proposal yang masuk telah disahkan pemenang sebanyak 3 judul (Tabel 7). Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Sementara itu kegiatan Hibah Pengajaran hingga saat ini sudah berjalan dengan kemajuan fisik sekitar 20%. Alokasi anggaran dalam RKAKL yang tersedia untuk Hibah Pengajaran adalah sebanyak 5 judul, dengan demikian proposal yang harus diterima untuk memenuhi 3:1 adalah sebanyak 15 proposal. Namun proposal yang diterima awalnya hanya 3 proposal kemudian dilakukan penambahan waktu sebanyak 2 kali, sehingga proposal yang masuk mencapai 6 judul. Oleh karena itu hanya 2 judul yang dapat didanai(Tabel 7) . Saat ini sudah dilakukan site visit oleh tim reviewer dan akan segera dimintakan laporan kemajuan. Minimnya jumlah proposal yang masuk disebabkan antara lain adalah karena kurang pahamnya staf pengajar tentang model yang akan dibuat untuk Hibah Pengajaran. Persyaratan yang ada dalam Panduan Hibah Pengajaran dari CPCU yang mengharuskan hibah ini diusul oleh Koordinator Blok merupakan kendala tersendiri karena jumlah blok yang ada dalam kurikulum hanya 21 buah (sudah termasuk blok proposal dan skripsi).
Tabel 7. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan RG 2013 No.
1
2
3
4
Ketua Tim
Judul
dr. Kurnia Fitri Jamil, M.Kes., Sp.PDKPTI, FNASIM
Hubungan antara polimorfisme Den Merozoite Surface Protein 1 dan 2 dengan gejala dan respon terapi penderita malaria plasmodium Falciparum di propinsi Aceh
Sofia, S.Si., M.Sc
Mitigasi Bencana dari Aktifitas Pengolahan Emas Tradisional Sebagai Upaya Peringatan dini Muncul nya kasus Penyakit di Masyarakat
dr. Mulkan Azhari, M.Sc
Hubungan antara MMP-3, MM-9 dan Timp-1 jaringan periodontal dan MMP3, MMP-9 Timp-1 Sputum pada penyakit paru Obstruktif Kronik (PPOK)
dr. Darma ,S. Si
Efektivitas terapi Kombinasi antara Klorokuin, Artesunate dengan atorvastatin dan klorfeniramin terhadap kerusakan sel Hepar, Spleen, Parasitemia, dan gula darah pada Mincit yang diinfeksi Malaria
Tabel 8. Nama Ketua Tim dan Judul Kegiatan TG 2013 No.
Ketua Tim dr. Nurjannah, MPH
Peningkatan Kompetensi Dokter melalui pengembangan pembuatan dan review Soal Computer - Based Testing ( CBT) Comprehensive
dr. Saiful Basri, Sp.M
Peningkatan Kompetensi dokter melalui pengembangan Media Audio Visual Keterampilan Medis
1
2
Judul
Status kemajuan fisik kegiatan pengadaan barang diperkirakan masih di bawah 20%. Untuk item pengadaan barang NCB luncuran tahun 2011 hingga saat ini masih stagnan karena belum mendapat Nol BER dari WB namun saat ini sedang diupayakan menyamakan persepsi dengan bagian pengadaan CPCU. Sementara itu untuk item pengadaan barang NCB tahun 2012 belum mendapat NOL proc plan yaitu Pengadaan alat laboratorium riset sebesar Rp. 1.145.513.000,- dan Pengadaan alat laboraorium biomedik Rp 860.840.000,-. Item barang shoping akan segera dilaksanakan karena semuanya sudah mendapat NOL kecuali Pengadaan alat laboratorium keterampilan medik yang belum mendapat NOL proc plan. Civil work yang merupakan NCB sudah mendapat NOL proc plan sehingga
saat ini sudah dapat dilanjutkan ke penyusunan dokumen lelang. Pengadaan jasa hingga saat ini belum dapat dilakukan karena sulitnya mencari konsultan yang bersedia menetap minimal 10 hari.
2. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Status penyerapan keuangan hingga 31 Juli 2013 baru sebesar Rp. 888.993.000,- dari total anggaran Rp. 8.224.220.000,- atau sebesar lebih kurang 12%. Serapan keuangan ini terjadi pada kegiatan lokakarya sebesar Rp.34,952.200,- dan DNDT sebesar Rp. 48.282.000,-. Sedangkan DT sebesar Rp. 429.792.000,- Pengadaan sebesar Rp. 1.547.433.800,-. Beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan namun belum dapat direalisasikan keuangan disebabkan karena pembuatan kontrak dan kelengkapan administrasi pencairan dana yang belum selesai.
3. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan hingga 31 Juli 2013 Empat aktivitas yang diusul dalam PHK PKPD Unsyiah belum berjalan sesuai dengan harapan. Rendahnya capaian kineja per 31 Juli 20132 baik fisik maupun keuangan disebabkan karena banyak faktor. Permasalahan keuangan yang terjadi pada tahun ini antara lain adalah terlambatnya persetujuan DIPA dari DJA karena beberapa mata anggaran atas nama Unsyiah masih diberi bintang. Bintang baru dibuka pada bulan April setelah semua data pendukung dibahas di DJA bersama Biro Perencanaan Unsyiah. Hambatan dalam kegiatan DNDT adalah sulitnya melakukan komunikasi dengan institusi yang dituju untuk mendapat LoA.
4. Analisis Capaian Kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir dll. Perjalanan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHKPKPD) yang didanai dari Proyek HPEQ pada pertengahan tahun ini sudah berada pada pertengahan tahun ketiga. Pengelolaan program PHK ini merupakan pengalaman tersendiri yang tidak diperoleh dari unsur tri dharma perguruan tinggi. Pengelola dituntut untuk berperan dalam manajemen pengelolaan program. Di samping itu pengalaman dalam menyusun perencanaan baik perencanaan kegiatan maupun keuangan merupakan unsur yang sangat penting dalam pengembangan kapasitas pengelola program. Pengalaman mengelola PHK baik PHK PKPD ini atapun PHK sebelumnya, telah menjadi modal untuk meningkatkan kinerja SDM baik di tingkat fakultas maupun universitas. Sebagian personil yang pernah terlibat dalam manajemen PHK sebelumnya maupun task force ada yang telah diangkat menjadi unsur pimpinan di tingkat fakultas dan ada yang telah ditunjuk untuk memimpin lembaga-lembaga strategis di Unsyiah. Dampak yang diharapkan dari penunjukan ini adalah perubahan paradigma pengelolaan institusi. Beberapa good practice dari aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam hibah ini telah menjadi lesson learnt dan mulai dikembangkan secara lebih luas sebagai kegiatan universitas. Staf Pengajar semakin memahami bahwa setiap kegiatan yang akan dilakukan yang berimplikasi pada keuangan yang dikeluarkan, harus melalui suatu perencanaan yang sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku.
BAB IV RENCANA SELANJUTNYA
1.
Rencana Pengeluaran Anggaran sampai Desember 2013
Rencana penegeluaran anggaran sampai Desember 2013 diperkirakan sedikit akan meleset dari perencanaan awal. Beberapa komponen biaya yang dikhawatirkan tidak terserap diantaranya adalah pengadaan jasa, technical assistence (TA). Apabila kegiatan tersebut tidak mampu dilaksanakan, maka diperkirakan serapan anggaran yang bersumber dari WB sampai akhir
Desember
2013
dari total anggaran
Rp. 8.756.391.313,-. hanya mencapai Rp.
8.311.724.513,2.
Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan untuk Periode Agustus hingga Desember 2013
Rencana realisasi keuangan pada bulan Agustus adalah pencairan dana DDT, DNDT, RG, dan TG. Pada bulan September direncanakan akan dilakkan pengadaan barang shopping yang sudah mendapat NOL. Progran DDT (S-2 dan S3) hanya melanjutkan program lama. Untuk untuk ONDT masih menunggu LoA dari institusi yang dituju. Demikian juga dengan lokakarya yang masih menunggu kepastian dari narasumber nasional.
3.
Rencana Pencapaian Target Indikator Kinerja antara Hingga Desember 2013 Pencapaian target indikator kinerja direncanakan akan terpenuhi pada bulan
Desember 2013 kecuali pencapaian akreditasi prodi oleh BAN PT. Upaya-upaya yang telah dilakukan guna mempercepat pencapaian indikator kinerja antara lain adalah Sosialisasi kegiatan PHK PKPD HPEQ bagi seluruh tenaga pengajar di Fakultas Kedokteran Universitas Syiah Kuala kegiatan reguler dalam penyamaan persepsi tutor untuk satu skenario melalui berbagai kegiatan seperti briefing. Peningkatan kapasitas Koordinator Blok dalam membuat modul dan menyusun skenario akan dilaksanakan melalui pengiriman staf pengajar untuk mengikuti pendidikan tidak bergelar. Untuk meningkatkan indikator kinerja terhadap jumlah penelitian staf, maka telah diselenggarakan Pelatihan penyusunan proposal research Grant PHK-PKPD HPEQ FK Unsyiah bagi seluruh staf pengajar.
BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS
Hingga saat ini, desain terhadap perencanaan program yang telah dilakukan sudah cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan . Dalam pelaksanaan di lapangan terdapat beberapa kendala seperti proses birokrasi yang memakan waktu lama, kurangnya pemahaman pihak terkait lainnya terhadap penting pelaksanan aktivitas ini, terbatasnya sumber daya manusia yang hendak dijadikan peserta program, terlambatnya jawaban dari pihak institusi yang dituju akibat padatnya jadwal institiusi tersebut akan kegiatan-kegiatannya serta proses pencairan dana yang berjalan lambat.
