Laporan Tinjauan Manajemen Tahun 2014
Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015
Lembar Pengesahan 1. Jenis Berkas :
Tinjauan Manajemen
2. Nama Unit
Unit Jaminan Mutu
:
3. Nama Institusi :
Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
4. Koordinator Penyusun
:
5. Anggota Penyusun
a) Ardaneswari D.P. , STP, MP (Sekretaris UJM)
:
Nur Lailatul Rahmah, S.Si., M.Si. (Ketua UJM)
b) Rizky Lutfian R., STP, M.Sc (Tim UJM) c) Dr. Ir. Endah Rahayu Lestari, MS. (Tim UJM) d) Claudia Gadizza, STP, MP (Tim UJM) 6. Periode
:
Januari s.d Desember 2014
Malang, 1 September 2015 Ketua UJM,
Ttd.
Nur Lailatul Rahmah, S.Si., M.Si. NIP. 19840522 201212 2 002
Daftar Isi
I. Pendahuluan................................................................................. II. Lingkup Bahasan ........................................................................ III. Pelaksanaan ............................................................................... IV. Hasil ............................................................................................ IV. 1 Hasil AIM Siklus 14 ................................................................... IV. 2 Umpan Balik Pelanggan ............................................................ IV. 3 Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk .................................... IV. 4 Tindakan Pencegahan dan Koreksi........................................... IV. 5 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ...................... IV. 6 Perubahan yang Berpengaruh pada SMM ................................ IV. 7 Saran dan Masukan .................................................................. Lampiran .......................................................................................... ..........................................................................................................
1 1 1 1 2 2 3 4 4 6 6 7
I.
Pendahuluan Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Jurusan Teknologi Industri Pertanian memiliki komitmen untuk selalu mengadakan rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan secara berkala yaitu setelah pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan untuk segera menindaklanjuti adanya temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin.
II.
Lingkup Bahasan Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil Audit Internal Mutu Siklus 13 dengan jumlah temuan untuk PS S1 sebanyak 33 temuan, PS S2 sebanyak 38, dan PS S3 sebanyak 55, serta telah mulai dilaksanakan perbaikan atas temuan-temuan sebelumnya.
III. Pelaksanaan Hari, tanggal : Selasa, 1 September 2015 Jam : 13.00 s.d 16.00 WIB Tempat : Ruang Sidang Jurusan Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya Peserta : Ketua Jurusan, Manager Representative, KPS S1, KPS S2, dan KPS S3 dan Tim UJM Agenda : Membahas hasil temuan Audit Internal Mutu Siklus 13 Membahas rencana tindakan perbaikan atas temuan hasil Audit Internal Mutu Siklus 13
IV. Hasil IV.1 Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 13 Berikut ini disampaikan garis besar temuan pada AIM Siklus 13 untuk PS S1, S2 dan S3 Teknologi Industri Pertanian. PS S1 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Standar Isi Pembelajaran : RPKPS belumsesuai format 2. Standar Proses Belumsemuamatakuliahyang memuaturaian RPKPS 3. StandarPenilaianPendidikan Belumada proses validasimetodepenilaian. Belumada SKPI 4. StandarPendidikdan Tenaga Pendidikan
(a)-(i)
dalam
Penetapanbebankerjadosensebagaipembimbingskripsimelebihib eban 10 mahasiswa 5. StandarPengelolaan PerludilakukanevaluasiRenstrasecaraberkaladanterdokumentasi Proker 2014 belumada, belumdievaluasisecara periodic Evaluasidiribelumdilakukan per tahun 6. Website Penempatan sub menu belumsesuai format website Beberapa sub menu belum bilingual Beberapakonten website belum update PS S2 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. StandarKompetensi Belumada unit kerja yang mengkajikesesuaianantara Learning Outcome/CP denganvisimisidan KKNI. 2. Standar Isi Pembelajaran : RPKPS belumbelumlengkap Tim kurikulum yang representtaif belum ada sehingga sangat sulit mengevaluasi metode pembelajaran mahasiswa. Keinginan mahasiswa/alumni utk melakukan long life learning perlu diukur. PS S2 TIP bisa memfasilitasi dengan menyediakan media pembelajaran di website PS S2 TIP 3. Standar Penilaian Pendidikan Penilaian hasil pembelajaran belum semuanya digunakan untuk memperbaiki proses pembelajaran. 4. Standar Pendidik dan Tenaga Pendidikan SKPI belumada 5. Standar Pengelolaan Belum semua tata pamong terimplementasi dengan baik Kepemimpinan public belum berjalan optimal agar bisa menjalin kerjasama (nasional atau internasional) dan PS S2 TIP bisa menjadi rujukan bagi publik Evaluasi diri belum dilakukan per tahun kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan (sesuai dengan MP) belum semuanya didokumentasikan PS belum mempunyai SDM khusus, sebaiknya ada petugas dengan surat tugas yang mengelola Program studi belum mempunyai kebijakan untuk penyelesaian keluhan dan permasalahan mahasiswa (complaint handling mechanism). Sebaiknya dibuat SOP 6. Website Penempatan sub menu belumsesuai format website Website belum bilingual Beberapakonten website belum update PS S3 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Standar Kompetensi PS S3 TIP membentuk tim pengkaji kesesuaian kompetensi/learning outcomes yang sesuai KKNI, serta melaksanakan kegiatan yang relevan (pelatihan, lokakarya, dsb.)
2. Standar Isi Pembelajaran : Melalui penekanan perkuliahan pada aspek teoritis dan aspek praktik diharapkan mahasiswa memiliki kemampuan konseptual yang tinggi di samping kemampuan teknis. Evaluasi kurikulum dan CP tertuang dalam Matriks Struktur Kurikulum Berbasis Kompetensi dan Matriks Pencapaian Kompetensi melalui Mata Kuliah UJM belum melakukan evaluasi internal kurikulum sebagai bagian dari bagian penjaminan mutu yang mencakup evaluasi terhadap output, proses, input 3. Standar proses Sudah direncanakan program-program menggunakan Participant Centered Learning (PCL). Sedangkan untuk mata kuliah yang lebih mentitik-beratkan pada pemecahan masalah dan pendekatan kuantitatif metode yang biasa dipakai adalah Problem Based Learning (PBL) 4. Standar Penilaian Pendidikan Mahasiswa yang dinyatakan lulus memperoleh Ijazah. Untuk SKPI tidak pernah ada 5. Standar Pendidik dan Tenaga Pendidikan Dosen program doktor sebagai pembimbing utama disertasi sudah mempublikasikan paling sedikit 2 jurnal internasional terindeks yang diakui Dikti. Selain itu, dalam rangka mendukung proses belajar mengajar adalah penerbitan buku ajar yang berupa ringkasan bahan pengajaran dosen kepada mahasiswa. Publikasi lainnya adalah berupa buku ilmiah yang dihasilkan mandiri oleh dosen pengajar program doktor melalui berbagai penerbitan. Tidak kalah pentingnya adalah publikasi dalam bentuk Jurnal. 6. StandarPengelolaan Kepemimpinan PS telah berjalan, namun dokumen evaluasi kepemimpinan operasional, organisasi dan publik sedang direncanakan. Perlu dibuat instrumen evaluasi. PS tidak memiliki SDM khusus, karena website sudah dikelola terpusat di universitas 7. Website Website belum bilingual Beberapakonten website belumlengkapdanbelum update
IV.2 Umpan Balik Pelanggan Umpan balik pelanggan di Jurusan TIP meliputi evaluasi kepuasan dan penanganan keluhan pelanggan. Untuk evaluasi kepuasan pelanggan, pihak Jurusan telah menyebarkan angket/kuesioner kepada mahasiswa untuk memberikan evaluasi terhadap layanan yang diberikan oleh Jurusan TIP. Dari hasil evaluasi kepuasan pelanggan di Jurusan TIP dapat diketahui bahwa mutu kinerja pelayanan yang telah diberikan kepada stakeholder adalah baik. Namun di dalam kegiatan pelayanan jasa berikutnya diharapkan Jurusan TIP mampu meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik lagi. Hasil dari survey
kepuasan pelanggan Jurusan TIP ini diharapkan dapat menjadi bahan dasar peningkatan kualitas pelayanan publik di Jurusan TIP dan sebagai gambaran tentang kinerja pelayanan di Jurusan TIP.
IV.3 Kinerja Proses dan Kesesuaian Produk Sasaran mutu Jurusan TIP telah disusun sejak tahun 2010, dengan target capaian hingga tahun 2014. Rincian tentang capaian sasaran mutu Jurusan TIP dapat dilihat di Tabel 1. Di tahun 2014 beberapa butir sasaran mutu tidak mencapai target, yaitu : Rata-rata waktu penyelesaian skripsi adalah 7 bulan dari yang ditargetkan selama 6 bulan Prestasi mahasiswa di bidang penalaran, seni, minat dan bakat di tingkat nasional mencapai juara di tingkat nasional (orang) hanya 4 orang dari yang ditargetkan sebanyak 5 mahasiswa Kuliah tamu baik akademik maupun non akademik hanya 3 kali dari yang ditargetkan 18 kali kuliah tamu Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (nasional) hanya 15 judul dari 20 karya tulis Tidak ada penambahan guru besar dari yang ditargetkan 1 orang Tidak ada penambahan dosen tersertifikasi dari target 2 dosen Berdasarkan hasil tersebut, terlihat bahwa masih banyak indikator yang belum tercapai di tahun 2014 sehingga diharapkan kinerja Jurusan TIP dapat ditingkatkan sehingga target yang sudah ditetapkan untuk tahun 2015 dapat tercapai. IV.4 Tindakan Pencegahan dan Koreksi PS S1 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Mengadakan lokakarya kurikulum dan menyempaikan format RPKPS sesuai dengan aturan 2. Mengagendakan melakukan kegiatan pemantauan terhadap seluruh mata kuliah yang ada setiap semester oleh tim kurikulum 3. Akan disusun mekanisme validasi metode penilaian. Bila dimungkinkan akan dijadikan satu dengan proses verifikasi soal ujian 4. Mengoordinasikan pembuatan SKPI dengan dekanat FTP dan GJM. Sudah dilakukan koordinasi dalam forum GJM dan dekanat tanggal 23 Februari 2015 5. Jurusan dan fakultas bertahap mengurangi jumlah mahasiswa baru tiap tahunnya. Syarat pembimbing skripsi sudah diturunkan, sudah diterapkan mulai bulan Juni 2015 6. UJM TIP menjadwalkan Tinjauan Manajemen periodik tiap akhir semester, dengan salah satu agenda evaluasi Renstra. 7. UJM TIP menjadwalkan evaluasi Proker tiap semester dalam agenda Tinjauan Manajemen. 8. Pembuatan Manual Prosedur evaluasi diri di tingkat Jurusan TIP.
9. Jurusan TIP akan membentuk tim pengelola website yang bekerja bersama dengan UJM TIP. PS S2 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Membentuk tim Komisi Evaluasi Kompetensi (KEK) dan Tim Kurikulum Representatif (TKR) 2. Pembagian tugas tim UJM berdasarkan PS (S1, S2,S3) dan laboratorium 3. meningkatkan koordinasi dan pemahaman tentang tata pamong serta mengiimplemetasikan SOP yang memenuhi 5 pilar 4. Mengunjungi dan mengundang lembaga-lembaga penelitian dan industri yang berpotensi mendapatkan kerjasama 5. Menjadwalkan sistem evaluasi atas pelaksanaan program kerja tahunan sebagai dasar membuat program kerja berikutnya. 6. Mendata aktivitas atau kegiatan yang perlu disusun dalam Manual Prosedur 7. Melakukan sosialisasi kepada dosen, mahasiswa, alumni dan pengguna lulusan bahwa tersedia sarana dalam memberikan umpan balik.Memisahkan website PS S2 dari PS Jurusan TIP dan menyediakan link atau kotak saran sebagai pemberian sarana umpan balik. 8. Menyediakan SDM untuk memperbaiki data, merawat sistem, jaringan dan memasukkan data SIAKAD dan website PS beserta surat tugasnya 9. Pembuatan SOP/Manual prosedur secara terpisah 10. Menyediakan sumber daya manusia yang ditugaskan mengelola website PS S3 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Jurusan akan membentuk komisi evaluasi Kompetensi untuk S1, S2 dan S3 2. akan dijadwalkan lokakarya kurikulum dengan stakeholder dan mahasiswa 3. Akan dibentuk Tim pemantauan kesesuaian capain pembelajaran yang diharapkan tiap semester 4. UJM akan melakukan evaluasi internal kurikulum sebagai bagian dari bagian penjaminan mutu yang mencakup evaluasi terhadap output, proses, input 5. Akan dilakukan pembuatan RPS yang sudah memuat nama PS, dengan nama MK dan kode MK, CP lulusan, kemampuan akhir untuk memenuhi CP lulusan, metode pembelajaran, waktu yang disediakan untuk mencapai kemampuan pada tiap tahap pembelajaran, pengalaman belajar mahasiswa selama satu semester, kriteria indikator dan bobot penilaian, daftar referensi yang digunakan 6. Nantinya akan dirumuskan oleh fakultas dan lulusan akan dilengkapi dengan SKPI 7. Akan dibuat dokumen evaluasi kepemimpinan operasional, organisasi dan publik beserta instrumen evaluasi. 8. Akan diadakan evaluasi secara berkala pendokumentasian terhadap Renstra yang telah dibuat 9. Akan diadakan evaluasi secara berkala dan pendokumentasian PROKER
10. Akan dibuat pelaporan Evaluasi Diri kepada Dekan mengenai Laporan Kinerja Akademik 11. Direncanakan akan dibuat MP 12. Akan dilakukan penyebaran kuesioner untuk memperoleh umpan balik dalam berbagai bidang dari dosen, mahasiswa, alumni, dan pengguna lulusan 13. Sudah direncanakan penunjukkan SDM khusus untuk menangani proses komputerisasi (SIAKAD dan Website) IV.
5 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Terdapat beberapa hal dalam tinjauan manajemen tahun 2014 yang harus menjadi perhatian dan tindak lanjut untuk tahun 2015. Beberapa hal terkait efektifitas sistem/proses telah ditindaklanjuti. Hal yang telah dilakukan terkait perbaikan sistem/proses adalah tertatanya jadwal praktikum sehingga tidak menumpuk setelah UTS, terselenggaranya lokakarya kurikulum berbasis KKNI, dan tersedianya kotak saran di semua unit kerja Jurusan TIP.
V.
6 Perubahan yang Berpengaruh pada SMM Terakreditasinya PS S3 TIP memberikan dampak terhadap perubahan sistem manajemen mutu.
VI.
7 Saran dan Masukan Saran dan masukan untuk sistem manajemen mutu di Jurusan TIP diperoleh dari pelanggan dan stakeholder. Beberapa saran yang berkaitan dengan perbaikan/penyempurnaan sistem dan prosedur berdasarkan hasil evaluasi kepuasan pelanggan adalah sebagai berikut : Sebagian besar pelanggan beranggapan bahwa tenaga administrasi perlu meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan Kenyamanan lingkungan di Jurusan TIP juga dirasa masih kurang bagi pelanggan Peralatan laboratorium yang perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa yang semakin banyak
Indikator Target inerja Jurusan TIP-FTP-UB Keterangan: NA = Not Available
Indikator Target
Target 2010
Capaian
Target 2011
2010 Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 4 tahun S1 (%) Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 2 tahun S2 (%) Rata-rata IPK lulusan (S1)
≥ 50
Capaian
Target
Capaian
Target
2011
2012
2012
2013
Capaian 2013
Target 2014
Capaian 2014
Target 2015
12,35
≥ 50
23,26
≥ 50
20,75
25
23,21
25
27,21
30
62,5
40
33,33
40
0
35
0
35
71.43
50
≥ 2,75
3,20
≥ 2,75
3,19
≥ 2,75
3,19
3,20
3,16
3,20
3,26
3.20
Rata-rata IPK lulusan (S2)
>3,00
>3,25
>3,00
>3,25
>3,25
3,71
3,30
3,72
3,50
3,70
3.50
Rata-rata waktu penyelesaian skripsi (bulan)
≤ 6≤ 12
7,08
≤ 6≤ 12
6,56
≤ 6/≤ 12
6,8
6,0
6,43
6,0
7
6
Jumlah PKM mahasiswa yang didanai setiap periode(orang)
>5
14
>5
5
>5
4
5
6
8
9
10
Prestasi mahasiswa di bidang penalaran, seni, minat dan bakat di tingkat nasional mencapai juara di tingkat nasional (orang)
1
0
1
0
1
3
4
3
5
4
5
Masa tunggu mendapatkan pekerjaan pertama (bulan)
<3
NA
<3
2,7
<3
2,39
<3
2,65
<3
2,69
<3
Kuliah tamu baik akademik maupun non akademik (kali)
>12
NA
>12
12
12
3
6
18
18
3
5
40
1.
Jumlah dosen yang bergelar Doktor (%) 2. Jumlah penelitian dosen (judul) 3. Jumlah pengabdian dosen 4. Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (nasional) (judul) 5. Jumlah karya tulis ilmiah dosen yang dipublikasikan (internasional) (judul) 6. Jumlah karya ilmiah dosen yang didaftarkan paten (kumulatif) (paten) 7. Jumlah penambahan guru besar (dosen) 8. Jumlah dosen tersertifikasi (dosen) Jumlah kerjasama dg berbagai pihak dalam negeri dan luar negeri Memiliki jurnal yang diterbitkan oleh jurusan (jurnal)
15
15
20
23
≥ 40
24
25
25
30
37
40
33
4
33
5
33
8
10
13
15
21
20
33
9
33
4
33
9
10
9
10
15
15
33
10
33
18
33
2
20
20
20
15
15
10
6
10
4
10
5
5
4
7
7
7
2
0
2
0
2
0
2
0
2
0
2
2
0
2
0
2
0
1
0
1
0
0
10
8
10
12
12
14
16
16
18
16
18
5 DN dan 2 LN
7 (DN)
5 DN dan 2 LN
3 (DN)
5 DN dan 2LN
2 DN dan 1 LN
1DN dan 1 LN
2DN dan 1 LN
2LN dan 2DN
1 LN dan 2DN
1 LN dan 2DN
1
1
1
0
1
0
1
1
1 1
1
