Laporan Tinjauan Manajemen Tahun 2015

Laporan Tinjauan Manajemen Tahun 2015

Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2016

Visi Menjadi pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang ilmu dan teknologi agroindustry yang unggul dan berwawasan entrepreneur.

Misi Melaksanakan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan penyebarluasan ilmu dan teknologi agroindustry guna menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian dan kemampuan untuk menjalankan tugas secara professional serta bersikap mental entrepreneur berlandaskan KetuhananYang Maha Esa, bermoral tinggi dan berkepribadian Indonesia.

Laporan Tinjauan Manajemen Teknologi Industri Pertanian 2015

LEMBAR PENGESAHAN

1.

Jenis Berkas

: Laporan Tinjauan Manajemen

2.

Nama Unit

: JurusanTeknologi Industri Pertanian

3.

Nama Institusi

: Universitas Brawijaya

4.

Penanggungjawab

: Dr. Sucipto STP.MP. (Pimpinan Unit)

5.

Koordinator Penyusun

: Dr. Siti Asmaul STP. MP. (MR Unit)

6.

Anggota Penyusun

:

1) 2) 3) 4) 5)

7.

Periode

Nur Lailatul Rahmah, S.Si., M.Si. (Ketua UJM) Ardaneswari D.P. , STP, MP (Sekretaris UJM) Rizky Lutfian R., STP, M.Sc (Tim UJM) Dr. Ir. Endah Rahayu Lestari, MS. (Tim UJM) Claudia Gadizza, STP, MP (Tim UJM)

: Januari s.d Desember Th. 2015

Malang, 25 November 2016 Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Dr. Sucipto STP. MP. NIP. 19730602 199903 1 001

Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya

i


DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................... i I.

PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1

II. LINGKUP BAHASAN ............................................................................................. 1 III. PELAKSANAAN ...................................................................................................... 1 IV. HASIL........................................................................................................................ 2 1. Hasil Audit Internal ............................................................................................ 2 2. Hasil Audit Eksternal.......................................................................................... 6 3. Umpan Balik Pelanggan ..................................................................................... 9 4. Kinerja dan Evaluasi Proses ............................................................................. 14 5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan .................................................. 17 6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ............................................ 21 7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ............................................................. 22 8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ..................................................... 22 V. PENUTUP ............................................................................................................... 23


ii


I.

PENDAHULUAN Tinjauan manajemen merupakan komponen penting untuk menjamin diterapkannya sistem manajemen mutu demi tercapainya peningkatan yang berkelanjutan. Jurusan Teknologi Industri Pertanian memiliki komitmen untuk selalu mengadakan rapat Tinjauan Manajemen yang dilakukan secara berkala yaitu setelah pelaksanaan Audit Internal Mutu. Hal ini bertujuan untuk segera menindaklanjuti adanya temuan sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin. II.

LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Jurusan Teknologi Industri Pertanian melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu: 1. Hasil audit, Topik yang dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen meliputi Hasil Audit Internal Mutu Siklus 14 dengan jumlah temuan untuk PS S1 sebanyak 13 temuan, PS S2 sebanyak 19 temuan, dan PS S3 sebanyak 38 temuan, serta telah mulai dilaksanakan perbaikan atas temuan-temuan sebelumnya. 2. Umpan balik pelanggan, berupa rekapan IKM dari pelayanan administrasi dan laboratorium. 3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja. 4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi). 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya). 6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal). 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III.

PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen dilakukan dengan mengadakan rapat yang dihadiri oleh Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Anggota UJM, Ketua Laboratorium Bioindustri, Teknologi Agrokimia, Manajamen Agroindustri, dan Komputasi & Analisis Sistem pada tanggal 22 November 2016. Rapat tersebut membahas mengenai temuan pada AIM SIKLUS 14 tahun 2015 dan membahas tindakan perbaikan, akar penyebab dan membahas perbaikan dari akar penyebab.


1


Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan Teknologi Industri Pertanian (tanggal 22 November 2016)

IV.

HASIL

Hasil evaluasi manajemen Jurusan Teknologi Industri Pertanian Tahun 2015 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen. 1. Hasil Audit Internal Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 Berikut ini disampaikan garis besar temuan pada AIM Siklus 14 untuk PS S1, S2 dan S3 Teknologi Industri Pertanian. PS S1 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Standar Penilaian Pendidikan  Belum ada proses validasi metode penilaian. 2. Standar Pendidik dan Tenaga Pendidikan  Penetapan beban kerja dosen sebagai pembimbing skripsi melebihi beban 10 mahasiswa 3. Standar Pengelolaan  Ada program kerja tetapi evaluasi pada tahun 2015 belum dilakukan. 4. Standar Proses Penelitian  Pemindaian anti plagiasi belum dilakukan  Publikasi buku belum mencapai 25%.  Poin ini dalam perencanaan dengan menginisiasi menjadi pembicara di level nasional  Publikasi pada jurnal nasional tidak terakreditasi dan prosiding <35% per tahun Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya

2


 Ada 4 dosen. Dosen yang aktif menulis kurang dari 20%. 5. Standar Proses Pengabdian  Pemindaian anti plagiasi belum dilakukan. Saran : perencanaan / pengajuan software antiplagiasi baik di level Fakultas/Jurusan  Persentase hasil PkM yang dipublikasikan di artikel ilmiah pada jurnal internasional adalah belum mencapai minimal 25% per tahun. PS S2 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Standar Kompetensi  Sudah ada evaluasi kompetensi tetapi olejh tim KEK TKR, telah ada surat tugas no 307/ UN10.10/AK/2015, akan tetapi belum dapat menunjukkan rekaman hasil pengkajian 2. Standar Isi Pembelajaran  Sudah dilakukan redesign kurikulum yang mulai berlaku 2015, akan tetapi belum dilakukan pengkajian lebih dalam terutama evaluasi RPS dan bahan ajar yang digunakan dll.  pengembangan kurikulum dibuat dengan mempertimbangkan dan mengakomodasi hal-hal tersebut. Akan tetapi tracer study mengenai pengembangan kurikulum belum mendetail  Kurikulum yang baru berlaku mulai 2015. Evaluasi sedang dilakukan tetapi belum terdokumentasi dengan baik  UJM belum terlibat dalam evaluasi kurkulum. Akan diusulkan pada tim UJM untuk melaksanakan kegiatan tersebut, diperlukan standarisasi dan job deskription yang jelas antara UJM dan tim kurikulum 3. Standar proses  Sudah dilakukan akan tetapi rekaman yang ada masih 40 %, disarankan untuk dilengkapi. 4. Standar Penilaian Pendidikan  Validasi metode penilaian baru dalam tahap perencanaan. Standar mutu validasi metode penilaian belum disusun 5. Standar Pengelolaan  Masih dalam tahap perencanaan  Sudah dilakukan akan tetapi tidak secara rutin, dilakukan hanya ketika waktu akreditasi (5 tahun sekali) dan jika akan mengajukan PHK.  umpan balik sudah dilakukan akan tetapi rekaman belum dievaluasi dan ditindak lanjuti 6. Standar Proses penelitian  Laporan penelitian belum dilakukan proses pemindaian anti plagiasi sebaiknya PS berkoordinasi dengan fakultas (BP3M) untuk perencanaan pengadaan software antiplagiasi dan membuat MP)


3


PS S3 TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN 1. Standar Kompetensi  PS S3 disarankan mulai menyusun LO dari kompetensi inti dan tambahan dari PS S3 TIP.  Sudah ada pengelola S3 yang sedang menyempurnakan kajian kesesuaian antara Learning Outcome dan visi misi dan KKNI. Apakah ada SK dekan atau surat tugas yang menyebutkan tugas pengelola PS S3 adalah mengkaji kesesuaian LO dan visi misi dan KKNI? 2. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum)  Belum ada dokumen lengkap tentang redesign kurikulum sesuai dengan butir ini  Dokumen tentang pengembangan kurikulum sesuai dengan butir ini belum lengkap  Dokumen tentang pemantauan kesesuaian CP yang diharapkan dan pelaporannya sesuai dengan butir ini belum lengkap  Dokumen tentang pelaksanaan tugas UJM untuk mengevaluasi kurikulum secara internal sesuai dengan butir ini belum lengkap  Dokumen tentang pelaksanaan tugas UJM untuk mengevaluasi kurikulum secara internal sesuai dengan butir ini belum lengkap 3. Standar proses  Butir ini belum diimplementasikan dengan sempurna, dan dokumen tentang proses validasi metode penilaian sesuai dengan butir ini belum lengkap 4. Standar pengelolaan  Dokumen tentang program kerja tahunan dan evaluasinya sesuai dengan butir ini belum lengkap  Implementasi tentang butir ini dan dokumen tentang evaluasi diri sesuai dengan butir ini belum lengkap  Implementasi dan dokumen tentang umpan balik sesuai dengan butir ini belum lengkap 5. Standar Kualifikasi Peneliti untuk Penelitian  PS diminta mulai membuat data base 6. Standar Proses Penelitian  PS diminta mulai membuat data base untuk M01, dengan membuat borang PS sesuai yang diminta PJM 7. Standar Proses Pengabdian kepada Masyarakat  PS S3 berkoordinasi dengan BP3M FTP untuk mendapatkan data sesai dengan standar P01 [untuk mengimplementasikan butir ini] Laboratorium Komputasi dan Analisis Sistem 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008  Fasilitas seperti jumlah dan spesifikasi komputer kurang memadai, padahal dibutuhkan sebagai sarana utama untuk menunjang pelaksanaan praktikum


4




    

Evaluasi kegiatan praktikum belum dibuat dengan format khusus dan evaluasi belum dilakukan terhadap ketercukupan sarana, materi praktikum, penguasaan materi oleh asisten, dll Job analysis dan gap analysis ketercukupan SDM antara kebutuhan dan ketersediaan belum dilaksanakan. nalisis antara kebutuhan dan ketersediaan alat laboatorium belum dilaksanakan. Rekapitulasi hasil evaluasi melalui kuisioner belum ada, dan rekamannya belum didokumentasikan dengan baik. Bukti rekaman verifikasi alat laboratorium belum tersedia, karena masih mengikuti mekanisme pengadaan dari Pusat (Universitas Brawijaya). Evaluasi kepuasan pelanggan sudah dilakukan, telah ditunjukkan contoh dokumen form evaluasi yang masih kosong, namun belum menunjukkan rekaman rekapitulasi/hasil

Laboratorium Bioindustri 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008  Masih membutuhkan SARPRAS karena tidak mencukupi perbandingan mahasiswa dengan alat praktikum. Saran: untuk memudahkan pengajuan kebutuhan sarpras, perlu dilakukan evaluasi penggunaan rasio penggunaan alat dari logbook penggunaan alat  belum sesuai. Saran: Perlu tambahan ruangan laboratorium supaya lingkungan laboratorium lebih nyaman dan kondusif  Belum dilakukan proses verifikasi barang pada Laboratorum Bioindustri Laboratorium Teknologi Agrokimia 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008  Sarana prasarana masih belum mencukupi. Jika dilakukan pengadaan sarana dan prasarana sebaiknya ada bank/inventarisasi sarana dan prasarana serta toko dan harga yang terdokumentasi dengan baik. Lab sudah melakukan gap analisis untuk masing-masing dosen dan sebaiknya terdapat pengarahan bagi anggota lab dalam pengambilan topik studi lanjut agar tidak berpindah ke lab lain.  Belum pernah dilakukan job analysis dan gab analysis di tingkat laboratorium, namun untuk tingkat jurusan sudah pernah. Perlu adanya inventarisasi/bank kompetensi SDM dalam rencana pengembangan SDM.  Daftar sarana prasarana telah ada di web, namun belum ada MP pemeliharaannya.  Terdapat dokumen hasil verifikasi barang (yang disimpan oleh pihak Fakultas Teknologi Pertanian) dan dokumen surat penggunaan Laboratorium Teknologi Agrokimia. Namun belum ada manual prosedur terkait verifikasi hasil pengadaan.  Belum ada rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa


5


   

Belum dapat menunjukkan rekaman milik pelanggan, misalnya logbook pengguna Laboratorium Teknologi Agrokimia Terdapat limbah B3 berupa bahan kimia beracun dan belum dibuang secara khusus Belum ada rencana pembuatan pengolah limbah khusus, masih direncanakan untuk bersama-sama dilakukan di Universitas Pengelolaan limbah sudah dilaksanakan, misalnya limbah B3 diencerkan dulu baru dibuang. Sebaiknya juga dilengkapi Manual Prosedur terkait pengelolaan limbah.

Laboratorium Manajemen Agroindustri 1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008  Struktur organisasi dan tupoksi dari Lab Manajemen Agroindustri perlu diupdate di web  Tupoksi masing-masing anggota laboratorium belum ada dan tertulis di SK  Beberapa MP di web perlu diupdate dan dibuat sesuai dengan standar (3 kolom), MP maintenance tingkat jurusan format kurang kolom dokumen, MP verifikasi pengadaan barang dan jasa serta MP komunikasi internal Laboratorium belum ada.  Evaluasi dan tindak lanjut masih melalui rapat Jurusan, proses PDCA belum dijalankan di tingkat lab  Rekaman evaluasi praktikum belum dilakukan  Dokumentasi notulen beberapa belum ada, perlunya kevalidan dalam dokumen notulen contoh notulen pembahasan IKM belum ada tanggal  Kuisioner pelayanan praktikum belum ada  Perlu penggantian karpet dan sarana menangani sepatu mahasiswa (rak sepatu), kebersihan tirai.  Kuisioner kepada mahasiswa yang melakukan praktikum belum ada hanya rekapan saran dari asisten praktikum saja dan tanggapan dari keluhan harus  surat ijin penelitian, logbook penelitian belum ada hanya ada logbook penggunaan ruangan atau buku tamu  MP verifikasi pengadaan barang dan jasa belum tersedia  Surat ijin masuk lab untuk penelitian belum didokumentasikan

2.

Hasil Audit Eksternal

Audit Eksternal dilakukan pada 23-24 Agustus 2016 oleh Lembaga Sertifikasi Internasional. Sertifikasi AUN-QA ditujukan oleh PS S1 Teknologi Industri Pertanian. Proses audit dilaksanakan oleh auditor dari Singapura dan Vietnam. a. Proses Pelaksanaan Audit Setelah pengiriman SAR AUN QA, dilanjutkan dengan tahap visitasi. Tanggal 23 Agustus 2016 dilakukan penilaian terhadap task force, dosen, Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya

6


karyawan, mahasiswa, alumni, dan stakeholder. Selain itu, dilakukan penilaian terhadap fasilitas baik di tingkat jurusan, fakultas dan universitas. Tanggal 24 Agustus dilaksankan pemaparan hasil temuan dan improvement-nya. b. Evaluasi Temuan dan improvement hasil Assesment AUN-QA antara lain:  Bidang Learning Outcome (kompetensi) - Penekanan terhadap kewirausahaan dan analisis sistem - Blok pengetahuan perlu diseimbangkan - Life long leraning difokuskan pada penerapan dalam industri - Penerapan capaian  Spesifikasi Program - Dibutuhkan update mapping kurikulum - Butuh koneksi dengan industri  Kualitas Mahasiswa - Penyelesaian studi masih lebih dari 4 tahun  Pembimbingan Mahasiswa  Fasilitas dan infrastruktur - Fasilitas kursi plastic tidak sesuai dengan lab, sehingga diperlukan pengadaan kursi lab yang lebih ergonomis - Perlu ditambah buku teks dalam bahasa Inggris  Proses belajar mengajar - Lebih ditekankan pada outcome-centered - Focus terhadap keterampilan komunikasi dan bahasa  Kualitas Staf akademik - Diperlukan bimbingan dosen senior terhadap dosen junior - Pengaturan waktu kerja yang baik terhadap dosen - Perencanaan karir dan studi dosen  Strategi belajar mengajar  Kepuasan stakeholder - Lulusan masih lemah dalam English - Lemah dalam berfikir kritis - Kurang percaya diri  Output - Topic penelitian mahasiswa diharapkan lebih kuat pada masalah industri dan lebih baik dilakukan kolaborasi  Umpan balik stakeholder - Diperlukan hubungan yang tersistem - Jumlah feedback yang kembali hanya 10%  Aktivitas staf - Perlu ada perencanaan tenaga dosen: penambahn dosen untuk mengurangi rasio dosen dan mahasiswa c. Dokumentasi Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya

7


Visitasi AUN QA (tanggal 23 Agustus 2016)



8



3.

Umpan Balik Pelanggan

Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari dua (2) jenis masukan, yaitu evaluasi kepuasan dan keluhan. Evaluasi kepuasan pelanggan berupa IKM. Unsur pelayanan yang diukur pada IKM ditunjukkan pada Tabel 1. Tabel 1. Unsur Pe;ayanan No. Unsur Pelayanan 1 Kesesuaian Persyaratan 2 Kemudahan Prosedur 3 Kecepatan Pelayanan 4 Ketepatan waktu layanan 5 Kesesuaian biaya 6 Hasil layanan Bidang Akademik 7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan 8 Kemampuan SDM 9 Sikap SDM 10 Layanan sesuai Maklumat Layanan 11 Penanganan Pengaduan


9


Evaluasi kepuasan pelanggan berupa IKM diukur sesuai dengan indeks pada Tabel 2. Tabel 2. Pedoman penilai Kepuasan Pengguna Jasa Layanan berdasarkan KEMENPAN No : KEP/25/M.PAN/2/2004 NILAI KINERJA NILAI MUTU INTERVAL NILAI UNIT PERSEPSI PELAYANAN IKM PELAYANAN 1 1,00 – 1,75 25 – 43,75 D Tidak Baik 2 1,76 – 2,50 43,76 – 62,50 C Kurang Baik 3 2,51 – 3,25 62,51 – 81,25 B Baik 4 3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat Baik

Berikut adalah hasil IKM Program Studi S1, S2 dan S3 TIP FTP UB dan Laboratorium Bioindustri, Manajemen Agroindustri, Teknologi Agrokimia dan Komputasi & Analisis Sistem: a. PS S1 TIP

Nilai IKM PS S1 = 2,63 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK. Tabel 2. Keluhan PS S1 No.

Jenis/Aspek/ Layanan dikeluhkan

1. 2.

Bidang/ yang

Uraian Keluhan

Tindaklanjut rencana)

Kecepatan pelayanan

Kurang cepat pelayanannya

Menambah karyawan

Kemudahan prosedur

Birokrasi ruwet


(atau

Status Akhir

jumlah

Closed

Birokrasi dibuat sistematis dan sudah

Closed

10


dibuat SOP

b. PS S2 TIP

Nilai IKM PS S2 = 2,91 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK. Tabel 3. Keluhan PS S2 No.

Jenis/Aspek/ Layanan dikeluhkan

1. 2.

Bidang/ yang

Uraian Keluhan

Tindaklanjut rencana)

Kecepatan pelayanan

Kurang cepat pelayanannya

Kesesuaian biaya

Ditambah fasilitas mushalla


(atau

Status Akhir

Menambah karyawan

jumlah

Closed

Menambah mushalla

fasilitas

Closed

11


c. PS S3 TIP

Nilai IKM PS S3 = 3,09 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK.

d. Laboratorium Bioindustri

Nilai IKM Lab Bioindustri = 3,19 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK.


12


e. Laboratorium Manajemen Agroindustri

Nilai IKM Lab MAI = 2,93 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK. f. Laboratorium Teknologi Agrokimia

Nilai IKM Lab TAK = 2,83 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK.


13


g. Laboratorium Komputasi Analisis Sistem

Nilai IKM Lab KAS = 2,93 Kinerja unit pelayanan dalam kategori BAIK. Secara umum, hasil IKM PS S1, S2, dan S3 serta Lab. Bioindustri, Teknologi Agrokimia, Manajemen Agroindustri, dan Komputasi Analsis Sistem berada pada kategori baik menurut pelanggan. 4.

Kinerja dan Evaluasi Proses

Secara umum program kerja sudah terlaksana, ada beberapa program kerja yang belum tercapai. Sehingga diperlukan perencanaan yang lebih matang antara program kerja pendanaan dan sumber daya manusia yang tersedia. Berikut adalah uraian capaian program kerja berdasarkan skor pembobotan yang ada. No.

Program Kerja

A.

Memperjelas dan menguatkan linieritas dalam kompetensi, learning outcomes dan kurikulum antara Program Studi S1- S2 dan S3 Teknologi Industri Pertanian Kegiatan 1 Lokakarya KKNI-APTA Menguatkan kompetensi staf dosen, laboran dan administrasi akademik yang akan menunjang kegiatan Tri Dharma PT. Kegiatan 1 pengembangan dosen (pelatihan 4 orang dosen) Mengoptimalkan fungsi laboratorium untuk mengembangkan keilmuan, layanan kepada pengguna (mahasiswa,

1. B.

1. C.


Skor Capaian

90 %

90 %

14


1. D.

E.

F.

G.

H.

I.

J.

K.

masyarakat) berupa pelatihan, pengujian / analisa Kegiatan 1 Pengembangan Laboran (pelatihan 2 orang laboran) Membuat program kerja layanan unggulan yang komersial untuk setiap laboratorium dan ditindaklanjuti dengan membuat leaflet untuk meda apromosi Sinergisme program kerja yang dimiliki oleh laboratorium, administrasi akademik, program studi dan jurusan. Kegiatan 1. Penguatan administrasi Pembuatan Data Base untuk efisiensi penataan data (mengacu pada BAN PT dan AUNQA) Evaluasi kinerja akademik untuk dosen setiap semester (pertengahan semester), laboran dan administrasi akademik Kegiatan 1. Evaluasi proses belajar mengajar Kegiatan 2. Penyebaran IKM di layanan administrasi dan laboratorium Sinergisme Program RBA dan Dana Hibah untuk memperkuat LO dan Kompetensi Civitas Akademika TIP Optimalkan dan transparansi pengelolaan sumber keuangan di jurusan dan lab Menguatkan kompetensi staf dosen, laboran dan administrasi akademik yang akan menunjang kegiatan Tri Dharma PT. Kegiatan 1. Pelatihan dosen Kegiatan 2. Pelatihan laboran Kegiatan 3. Pelatihan tenaga administrasi Mengoptimalkan fungsi laboratorium untuk mengembangkan keilmuan, layanan kepada pengguna (mahasiswa, masyarakat) berupa pelatihan, pengujian / analisa untuk kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa Kegiatan 1. Pengadaan alat


90 % 10%

50% 10%

90% 90% 90%

90%

90% 90% 90%

90%

15


L.

M.

N. O. P.

Q.

R. T.

Kegiatan 2. Pengadaan bahan habis pakai Peningkatan kompetensi dosen dalam penulisan publikasi ilmiah Kegiatan 1. Penerbitan industria Kegiatan 2. Penerbitan buku Penataan dan mempersiapkan infrastruktur Jurnal Industria ke status akreditasi Peningkatan kompetensi dosen dalam kegiatan penelitian Restrukturisasi struktur organisasi ABEC (lebih efisien) Membina hubungan kerjasama dengan pihak luar terkait (perusahaan, lembaga riset, magang, pkl, pemda) Kegiatan 1. Inisiasi kerjasama dengan BPPT Kegiatan 2. Inisiasi kerjasama dengan LIPI Mengembangkan dan menguatkan Desa Binaan untuk mendukung penguatan kompetensi dosen Kegiatan 1. Melakukan pengabdian masyarakat pada KUB Bumiaji asri Peningkatan kompetensi dosen dalam kegiatan pengabdian kepada masyarakat Pembenahan infrastruktur jurusan untuk koordinasi dengan fakultas Kegiatan 1. Menambah ruang ujian, LCD dll

90%

90% 50% 10%

50% 90%

90% 90%

100% 90%

90%

Berikut tabel yang berisi uraian capaian sasaran mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian tahun 2015-2016: Target Capaian Target 2015 2015 2016 Indikator target jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 4 tahun s1 32 35 (%) 30 Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 2 tahun s2 22 50 (%) 50 Jumlah lulusan dengan masa studi ≤ 3 tahun S3 (%) Rata-rata IPK lulusan (S1) 3.2 3.25 3.2 Rata-rata IPK lulusan (S2) 3.5 3.81 3.5 Rata-rata IPK lulusan (S3) Rata-rata waktu penyelesaian skripsi (bulan)


6

4.9

6

16


Rata-rata waktu penyelesaian tesis (bulan)

6

Rata-rata waktu penyelesaian disertasi (bulan) Jumlah PKM mahasiswa yang didanai setiap tahun 10 Prestasi mahasiswa di bidang penalaran, seni, minat dan bakat di tingkat nasional mencapai juara di tingkat nasional (orang) (jurusan) 5 Masa tunggu mendapatkan pekerjaan (dalam bulan) (S1) <3 Kuliah tamu bidang akademik dan non akademik per tahun (kali) (Jurusan) 5 Jumlah dosen yang bergelar doktor (%) Jumlah penelitian dosen per tahun (judul) Jumlah pengabdian dosen per tahun (judul) Jumlah publikasi jurnal nasional per tahun Jumlah publikasi jurnal internasional per tahun Jumlah pengajuan paten per tahun Jumlah penambahan guru besar Jumlah dosen tersertifikasi (dosen) Kerja sama dalam dan luar negeri Jurnal diterbitkan jurusan

40 20 15 15 7 2 0 18

11

6

-

18

20

12

10

7

<6

<3

5

5

41.66667 43

31 30 30 30 16 20 11 10 0 0 1 0 20 22 1 LN 2 1 LN 2 1LN 2 DN DN DN 1 1 1

Secara umum sasaran mutu telah dapat dicapai, namun beberapa belum tercapai, sebagai contoh lama penyelesaian tesis masih 11 bulan dengan target 6 bulan. Sudah dilakukan tindakan perbaikan dengan membuat kelompok riset yang mempermudah menentukan topik riset, upaya memperoleh pendanaan, dan memperbanyak frekuensi pembimbingan. Diharapkan pada tahun berikutnya target penyelesaian tesis selama 6 bulan dapat tercapai. 5.

Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No.

Masukan

A.

Keluhan

1.

Pelayanan kurang cepat

Tindakan Perbaikan

Penambahan karyawan admin


Status (Open/ Closed)

Closed

Tindakan Pencegahan

Memastikan setiap karyawan bekerja sesuai tupoksi

17


2.

Birokrasi ruwet

Birokrasi dibuat sistematis dan sudah dibuat SOP

Closed

Pemahaman SOP oleh semua pihak yang berkepentingan

3.

Perlu ditambah mushalla

Ditambahkan mushalla

Closed

Perawatan mushalla yang sudah ada

B.

Evaluasi Kepuasan

1.

Hasil penlilaian tergolong baik

-

-

-

C.

Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1.

Belum ada proses validasi metode penilaian.

Telah dibentuk Tim KEK dan verifikasi soal

Open

UJM memastikan Tim KEK dan verifikasi soal berjalan sesuai dengan prosedur

2.

Penetapan beban kerja dosen sebagai pembimbing skripsi melebihi beban 10 mahasiswa

Telah dilakukan rekruitmen dosen baru sebanyak 3 orang

open

Dilakukan evaluasi beban dosen setiap semester

3.

Ada program kerja tetapi evaluasi pada tahun 2015 belum dilakukan

Telah dilakukan evaluasi program kerja tiap tahun pada saat tinjauan manajemen

Open

Dilakukan tinjauan manajemen setiap tahun

4.

Pemindaian anti belum dilakukan

Pengajuan software pemindai plagiasi pada

Open

Pengajuan software pemindai plagiasi pada

plagiasi


18


fakultas

fakultas

5.

Jumlah publikasi baik jurnal nasional internasional serta buku harus ditingkatkan agar jumlahnya sesuai standar

Dibuat kegiatan yang menunjang peningkatan jumlah publikasi

Open

Dilakukan evaluasi jumlah publikasi setiap tahun

6.

Tracer study mengenai pengembangan kurikulum belum mendetail

Format kuesioner tracer study telah diperbaiki

Open

Dilakukan evaluasi kegiatan tracer study setiap tahunnya

7.

Fasilitas seperti jumlah dan spesifikasi komputer kurang memadai, padahal dibutuhkan sebagai sarana utama untuk menunjang pelaksanaan praktikum

Komputer untuk laboratorium Komputasi sudah ditingkatkan jumlah dan spesifikasinya melalui proses pengadaan barang

open

Dilakukan evaluasi tingkat laboratorium dan tingkat jurusan terkait kecukupan sarana prasarana laboratorium

8

Evaluasi kegiatan praktikum belum dibuat dengan format khusus dan evaluasi belum dilakukan terhadap ketercukupan sarana, materi praktikum, penguasaan materi oleh asisten,

Sudah tercantum dalam umpan balik pelanggan

Open

IKM harus disebarkan sepanjang tahun dan setiap semester hasil IKM dievaluasi

9.

Masih membutuhkan SARPRAS lab Bioindustri karena tidak mencukupi perbandingan mahasiswa dengan alat praktikum.

pengajuan kebutuhan sarpras, perlu dilakukan evaluasi penggunaan rasio penggunaan alat dari logbook

Open

Dilakukan pengaturan jadwal agar tidak overload


19


penggunaan alat 10.

Belum pernah dilakukan job analysis dan gab analysis di tingkat laboratorium, namun untuk tingkat jurusan sudah pernah.

Perlu adanya inventarisasi/b ank kompetensi SDM dalam rencana pengembanga n SDM

Open

Dilakukan evaluasi kompetensi setiap anggota lab setiap tahunnya

D.

Evaluasi Program Kerja

1.

Pembuatan Data Base untuk efisiensi penataan data (mengacu pada BAN PT dan AUNQA)

Pengumpulan laporan setiap kegiatan ke UJM

Open

Menunda pencairan dana kegiatan 30% sebelum penyerahan lap akhir

2.

Penataan dan mempersiapkan infrastruktur Jurnal Industria ke status akreditasi

Penataan jumlah nomor terbitan jurnal per tahun

Open

Menghimbau dosen dalam penulisan jurnal

E.

Evaluasi Sasaran Mutu

1.

Lama waktu tesis lebih dari 6 bulan, rata-rata 11 bulan

Membuat kelompok riset yang mempermuda h pendanaan penelitian dan memperbanya k frekuensi pembimbinga n

Open

Melakukan sosialisasi riset grup dan keahlian dosen pembimbing

2.

Lama waktu S2 tidak sesuai target yaitu dari 50% hanya 22% yang tercapai

Membuat kelompok riset yang mempermuda h pendanaan penelitian dan

Open

Melakukan sosialisasi riset grup dan keahlian dosen pembimbing


20


memperbanya k frekuensi pembimbinga n

6.

No.

Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1.

Sebagian besar pelanggan beranggapan bahwa tenaga administrasi perlu meningkatkan kecepatan dalam memberikan pelayanan

Kecepatan peayanan

Penambahan karyawan admin

kinerja belum bisa diukur

Ketua jurusan memberikan arahan kepada karywan

2.

Kenyamanan lingkungan di Jurusan TIP juga dirasa masih kurang bagi pelanggan

Kesesuaian biaya

Penambahan fasilitas di tingkat jurusan

-

Perawatan fasilitas jurusan

3.

Peralatan laboratorium yang perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa yang semakin banyak

Fasilitas

Pengajuan pengadaan alat lab

Belum / tidak semua alat yang diajukan datang dan kadang tidak sesuai spec.

Melakukan pengajuan alat kembali


21


7.

Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Setelah mendapatkan akreditasi A pada PS S2 TIP dan sertifikasi AUN QA pada PS S1 TIP memberikan dampak pada sistem manajemen mutu di lingkungan Jurusan Teknologi Industri Pertanian. Dampak eksternal meliputi pengakuan dari luar atas kualitas jurusan dan PS setelah tersertifikasinya AUN QA. Kita dapat menjadi rujukan PS sejenis. Dampak internal yang dirasakan adalah proses belajar mengajar dan pelayanan menjadi lebih tertata dengan baik.

8.

Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM Saran dan masukan untuk sistem manajemen mutu di Jurusan TIP diperoleh dari pelanggan dan stakeholder. Beberapa saran yang berkaitan dengan perbaikan/penyempurnaan SMM khususnya untuk unit laboratorium adalah sebagai berikut: - Beberapa peralatan di laboratorium, khususnya Laboratorium TAK dan BIO, belum dioptimalkan penggunaannya. Ada beberapa peralatan yang berusia baru dan memiliki spesifikasi bagus tetapi tidak digunakan. - Perlunya perbaikan mata kuliah untuk beberapa laboratorium, untuk menindaklanjuti masukan dari alumni dan stakeholder. - Peralatan laboratorium yang perlu ditambah jumlahnya mengingat jumlah mahasiswa yang semakin banyak


22


V.

PENUTUP

Pelaksanaan SMM membantu Jurusan dalam memperbaiki mutu dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian serta menjamin terlaksananya semua kegiatan sesuai dengan Manual Prosedur yang berlaku.


23

Laporan Tinjauan Manajemen Tahun 2015

Recommend Documents