LAPORAN KINERJA (LKj) ASISTEN DEPUTI BIDANG PELAKSANAAN DAN PELAPORAN PERSIDANGAN TAHUN 2014

LAPORAN KINERJA (LKj) ASISTEN DEPUTI BIDANG PELAKSANAAN DAN PELAPORAN PERSIDANGAN TAHUN 2014

SEKRETARIAT KABINET 2015

RINGKASAN EKSEKUTIF Laporan Kinerja (LKj) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 disusun sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja (performance results) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan selama tahun 2014, dikaitkan dengan Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2014 yang sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Kabinet Republik Indonesia 2010-2014. Sesuai dengan dokumen Renstra 2010-2014 dan Perencanaan Kinerja (PK) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014, Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan memiliki tujuan strategis yaitu ”Meningkatnya kualitas dukungan teknis, administrasi, dan pemikiran dalam pengelolaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden”. Tujuan strategis ini selanjutnya dijabarkan dalam 3 (tiga) sasaran strategis: (1) Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden; (2) Terwujudnya peningkatan kualitas risalah, dokumentasi, publikasi dan pendistribusian hasil sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri

Presiden

dan/atau Wakil Presiden; dan (3) Terwujudnya

peningkatan kualitas dukungan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri

Presiden

dan/atau Wakil Presiden. Dari ketiga

sasaran strategis tersebut, salah satunya menjadi sasaran strategis 3 Sekretariat Kabinet yaitu “Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet”. Pengukuran terhadap 3 (tiga) sasaran strategis untuk mencapai tujuan strategis Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dilakukan

melalui

1

(satu)

kegiatan

yaitu

“Penyelenggaraan

dan

pendokumentasian sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden” yang

iii

tercakup dalam 1 (satu) program Sekretariat Kabinet yaitu “Program Penyelenggaraan Dukungan Kebijakan kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan”. Peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet meliputi proses penyelenggaraan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, sampai dengan pendokumentasian hasilhasilnya, yang diukur pencapaiannya dengan menetapakan 6 (enam) Indikator Kinerja Utama (IKU).: Tabel Target, Realisasi, dan Capaian IKU Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 No.

Indikator Kinerja Utama (IKU)

Target

Realisasi

Capaian

1

Persentase penyelesaian pembuatan laporan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

100%

100%

2

Persentase penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

94,69%

94,69%

3

Persentase penyelesaian pembuatan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

96,83%

96,83%

4

Persentase penyelesaian pembuatan arahan dan petunjuk Presiden pada sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

100%

100%

5

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet

A

93,18%

A

6

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet

B

94,44

A

iv

Berdasarkan capaian IKU sebagaimana terlihat pada tabel di atas, maka secara umum Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan telah memiliki kinerja yang “sangat baik” walaupun masih menghadapi beberapa kendala dalam mencapai sasarannya. Untuk mencapai sasaran tersebut dibutuhkan koordinasi, sinkronisasi, dan kerja sama yang optimal, baik antar pegawai di lingkungan Kedeputian Bidang Persidangan Kabinet maupun di lingkungan Sekretariat Kabinet serta dengan instansi lainnya. Keberhasilan Asisten Deputi Bidang pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dalam mencapai target di atas merupakan hasil dari penyelesaian kendala/hambatan yang terjadi selama tahun 2014, seperti: 1. Informasi tentang akan diselenggarakannya sidang kabinet, rapat atau pertemuan sering kali diterima mendadak yang menyebabkan kurang maksimalnya persiapan-persiapan yang harus dilakukan. 2. Hasil rekaman sidang kabinet, rapat atau pertemuan sering tidak maksimal bila penyelenggaraannya yang dilaksanakan di luar kantor Kepresidenan; 3. Jumlah pegawai untuk menyelesaikan pembuatan transkripsi, risalah dan arahan dan petunjuk Presiden masih terbatas; 4. Kurangnya peralatan untuk pencetakan, penggandaan, dan penjilidan risalah sidang kabinet, rapat atau pertemuan; 5. Ruang penyimpanan dokumen hasil-hasil sidang kabinet, rapat atau pertemuan masih terbatas. Adapun langkah-langkah yang telah dilakukan sebagai tindak lanjut dalam menghadapi kendala/hambatan tersebut adalah: 1. Meningkatkan koordinasi yang lebih intensif dengan Biro Protokol Istana Kepresidenan guna memperoleh informasi tentang akan diselenggarakannya sidang kabinet, rapat atau pertemuan secara cepat, tepat dan akurat; 2. Mengajukan permohonan penggantian alat rekam yang lebih baik secara periodik dan pembekalan tambahan pengetahuan dalam menggunakan alat rekam; 3. Mengajukan permohonan permintaan tambahan pegawai kepada Deputi Bidang Administrasi;

v

4. Melakukan

kerja

sama

dengan

pihak

ke

tiga

untuk

pencetakan,

penggandaan, dan penjilidan risalah sidang kabinet, rapat atau pertemuan; 5. Mengajukan permintaan penambahan ruangan dan lemari untuk menyimpan dokumen hasil-hasil sidang kabinet. Beberapa langkah antisipatif untuk menanggulangi kendala yang mungkin terjadi pada tahun mendatang, yaitu: 1. Menyusun jadwal penyelenggaraan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang baku dan tetap yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam rangka melakukan persiapan-persiapan penyelenggaraan sidang kabinet, rapat atau pertemuan; 2. Penggantian alat rekam sidang kabinet, rapat atau pertemuan harus dilaksanakan secara periodik dengan memilih peralatan rekam yang modern agar hasil mutu rekaman menjadi maksimal; 3. Tetap terus mengajukan tambahan pegawai khususnya pegawai yang handal dalam penyelesaian pembuatan trasnkripsi, risalah, dan Arahan dan Petunjuk Presiden; 4. Pencetakan, penggandaan dan penjilidan risalah dengan menggunakan jasa pihak ke tiga yang telah dilakukan saat ini perlu dipertahankan; 5. Perlu disediakan ruang khusus sementara untuk penyimpanan dokumen hasil-hasil sidang sampai terpenuhinya tambahan ruang baru oleh Biro Umum, Sekretariat Kabinet untuk penyimpanan dokumen-dokumen hasil sidang. Total anggaran Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan tahun 2014 setelah revisi sebesar Rp.6.619.146.000,- (enam miliar enam ratus sembilan belas juta seratus empat puluh enan ribu rupiah) dan telah terserap sebesar Rp.3.092.461.191,- (tiga miliar sembilan puluh dua juta empat ratus enam puluh satu ribu seratus sembilan puluh satu rupiah) atau sebesar 46,72%. Pencapaian terhadap target sasaran kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan yang telah dicapai selama tahun 2014

vi

serta penyelesaian permasalahan yang dihadapi, diharapkan dapat menjadi salah satu acuan untuk merumuskan kebijakan dan program di masa yang akan datang. Dengan melakukan monitoring pelaksanaan kegiatan selama tahun 2014 dan analisis yang komprehensif terhadap capaian sasaran yang dijabarkan dalam indikator-indikator utama yang telah dicapai tahun 2014, diharapkan dapat dijadikan umpan balik dan acuan perencanaan berikutnya, hal ini merupakan salah satu fungsi pokok dan tujuan Laporan Kinerja (LKj). _____________________

vii

KATA PENGANTAR Berkat rahmat Allah Yang Maha Kuasa akhirnya Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan telah menyelesaikan Laporan Kinerja (LKj) Tahun 2014. Laporan Kinerja (LKj) ini diharapkan menjadi sebuah tolok ukur bagi peningkatan kinerja para pejabat dan pegawai di lingkungan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan di tahun-tahun mendatang. Laporan Kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 disusun dalam rangka memenuhi Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) yang merupakan wujud pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas sesuai Perjanjian Kinerja (PK) yang dibebankan kepada Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014. Selain itu, laporan ini disusun sebagai sarana pengendalian dan penilaian kinerja dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih (good governance dan clean government) serta sebagai umpan balik dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan pada tahun berikutnya. Laporan Kinerja (LKj) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 memuat pencapaian kinerja sasaran strategis yang didukung oleh pelaksanaan program/kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsi Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan serta Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Kabinet Tahun 2010-2014. Pada Laporan Kinerja (LKj) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan

Persidangan

mempertanggungjawabkan

Tahun

2014

keberhasilan

ini

dijelaskan

maupun

pula

upaya

kegagalan

dalam

pelaksanaan program/kegiatan tahun 2014 dan tingkat pencapaian sasaran

i

dan tujuan serta hasil yang dicapai pada tahun 2014 yang berorientasi pada pencapaian visi dan misi. Kami berharap keberhasilan pada tahun 2014 akan menjadi tolok ukur untuk peningkatan kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan di tahun 2015 yang akan datang terutama dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi di lingkungan Pegawai Negeri Sipil (PNS) khususnya di Sekretariat Kabinet. Jakarta,

Februari 2015

Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan,

Thanon Aria Dewangga

ii

DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar ......................................................................................

i

Ringkasan Eksekutif................................................................................

iii

Daftar Isi ..................................................................................................

viii

Daftar Tabel.............................................................................................

ix

Daftar Gambar..........................................................................................

xi

BAB I

PENDAHULUAN ......................................................................

1

A. Latar Belakang .....................................................................

1

B. Gambaran Organisasi Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan........................................................

1

C. Gambaran aspek strategis (Strategic Issued) Asdep Bidang

BAB II

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan .........................

6

PERENCANAAN KINERJA ....................................................

7

A. Gambaran umum perencanaan kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan ...............................................

7

B. Ringkasan/Ikhtisar PK Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 ..................................

9

C. Ikhtisar IKU Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan

BAB III

Persidangan Tahun 2014 ....................................................

12

CAPAIAN KINERJA ...............................................................

15

A. Capaian Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 .....................................................

17

B. Realisasi Anggaran ............................................................

37

BAB IV PENUTUP.................................................................................

39

A. Kesimpulan Umum Atas Capaian Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan ...........................

39

B. Langkah-langkah/rekomendasi Perbaikan untuk PeningKatan Kinerja .......................................................................

iii

39

LAMPIRAN 1.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan Laporan

2.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan Transkripsi

3.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Risalah

4.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan APP

iv

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel

Tabel

Tabel Tabel

Tabel

Tabel

1 : Perjanjian Kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 .......................

9

2 : IKU Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 ...............................

12

3 : Target, Realisasi dan Capaian IKU Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 …

18

4

: Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu ………………………………………………….

20

5 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 ………………………………

21

6 : Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu …………………………………………………

22

Tabel

7 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahuh 2013 dan Tahun 2014 ……………………………… 23

Tabel

8 : Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu ………………………………………………………… 24

Tabel

9 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014……………………………….

25

Tabel 10 : Capaian Penyelesaian Pembuatan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu …………………………..

27

Tabel 11 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Arahan dan Petunjuk (APP) Presiden Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 ………………………………………………….

28

v

Tabel 12 : Rentang Nilai Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan ………………….

29

Tabel 13 : Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 …….……

29

Tabel 14 : Perbandingan antara Target dan Realisasi Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 …………..

30

Tabel 15 : Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2013 dan Tahun 2014 …………………………………………………..

30

Tabel 16 : Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 ………………………

32

Tabel 17 : Capaian IKU Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet Terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 ………….

33

Tabel 18 : Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014……………………………………………………

33

Tabel 19 : Rincian Realisasi Anggaran untuk Pencapaian Sasaran Strategis (Kinerja) Tahun 2014……………………………..

37

_______________________

vi

DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar ......................................................................................

i

Ringkasan Eksekutif................................................................................

iii

Daftar Isi ..................................................................................................

viii

Daftar Tabel.............................................................................................

ix

Daftar Gambar..........................................................................................

xi

BAB I

PENDAHULUAN ......................................................................

1

A. Latar Belakang .....................................................................

1

B. Gambaran Organisasi Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan........................................................

1

C. Gambaran aspek strategis (Strategic Issued) Asdep Bidang

BAB II

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan .........................

6

PERENCANAAN KINERJA ....................................................

7

A. Gambaran umum perencanaan kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan ...............................................

7

B. Ringkasan/Ikhtisar PK Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 ..................................

9

C. Ikhtisar IKU Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan

BAB III

Persidangan Tahun 2014 ....................................................

12

CAPAIAN KINERJA ...............................................................

15

A. Capaian Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 .....................................................

17

B. Realisasi Anggaran ............................................................

37

BAB IV PENUTUP.................................................................................

39

A. Kesimpulan Umum Atas Capaian Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan ...........................

39

B. Langkah-langkah/rekomendasi Perbaikan untuk PeningKatan Kinerja .......................................................................

viii

39

LAMPIRAN 1.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan Laporan

2.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan Transkripsi

3.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Risalah

4.

Rincian Penghitungan Capaian Target Kinerja Penyelesaian Pembuatan APP

ix

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel

Tabel

Tabel Tabel

Tabel

Tabel

1 : Perjanjian Kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 .......................

10

2 : IKU Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 ...............................

13

3 : Target, Realisasi dan Capaian IKU Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 …

18

4

: Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu ………………………………………………….

20

5 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 ………………………………

21

6 : Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu …………………………………………………

22

Tabel

7 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahuh 2013 dan Tahun 2014 ……………………………… 23

Tabel

8 : Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu ………………………………………………………… 24

Tabel

9 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014……………………………….

25

Tabel 10 : Capaian Penyelesaian Pembuatan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu …………………………..

27

Tabel 11 : Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Arahan dan Petunjuk (APP) Presiden Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 ………………………………………………….

28

x

Tabel 12 : Rentang Nilai Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan ………………….

29

Tabel 13 : Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 …….……

29

Tabel 14 : Perbandingan antara Target dan Realisasi Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 …………..

30

Tabel 15 : Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2013 dan Tahun 2014 …………………………………………………..

30

Tabel 16 : Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 ………………………

32

Tabel 17 : Capaian IKU Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet Terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 ………….

33

Tabel 18 : Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014……………………………………………………

33

Tabel 19 : Rincian Realisasi Anggaran untuk Pencapaian Sasaran Strategis (Kinerja) Tahun 2014……………………………..

37

_______________________

xi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Sekretariat Kabinet mempunyai misi, yaitu memberikan dukungan manajemen kabinet kepada Presiden dan Wakil Presiden dengan memegang teguh pada prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Dalam mewujudkan misi tersebut perlu diterapkan prinsipprinsip good governance dan salah satu wujud penerapan prinsip-prinsip tersebut adalah pembuatan Laporan Kinerja (LKj). LKj merupakan dokumen laporan kinerja yang berisi pertanggunggjawaban kinerja suatu instansi dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis instansi yang disusun dan disampaikan secara sistematik dan melembaga. Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan sebagai salah satu unit kerja eselon II di lingkungan Sekretariat Kabinet dituntut untuk membuat laporan kinerja yang berisi ikhtisar tentang pencapaian sasaran sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen penetapan kinerja dan dokumen perencanaan. Penyusunan LKj Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan pelaporan Persidangan tahun 2014 disesuaikan dengan penataan organisasi Sekretariat Kabinet yaitu Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 4 Tahun 2012.

B. Gambaran Organisasi Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet,

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan merupakan salah satu Asisten yang berada di bawah Kedeputian Persidangan Kabinet.

1

Pada bagian keduapuluh, Pasal 221 Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011, disebutkan bahwa Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan mempunyai tugas membantu Deputi Bidang Persidangan Kabinet dalam penyelenggaraan protokol persidangan dan kegiatan Sekretaris Kabinet, penyusunan risalah dan pendokumentasian, pendistribusian dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau

dihadiri

oleh

Presiden

dan/atau

Wakil

Presiden,

penyelenggaraan urusan pendokumentasian hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sidang kabinet maupu rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat, serta pelaporan dan dukungan persidangan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan menyelenggarakan fungsi: a. Pelaksanaan urusan penyiapan undangan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; b. Penyelenggaraan urusan keprotokoleran persidangan dan kegiatan Sekretaris Kabinet; c. Penyelenggaraan

peliputan,

penyusunan

risalah,

pelaporan,

pendistribusian, pendokumentasian, dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; d. Penyelenggaraan urusan pendokumentasian hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat; e. Pengoordinasian dan penyelenggaraan dukungan persiapan dan pelaksanaan persidangan; 2

f. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Persidangan Kabinet. Adapun Struktur Organisasi Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Sekretariat Kabinet adalah sebagai berikut: 1. Bidang Protokoler dan Undangan Bidang

Protokoler

dan

Undangan

mempunyai

tugas

melaksanakan pelaksanaan urusan penyiapan undangan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan pelaksanaan urusan keprotokoleran sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden serta rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat. Dalam melaksanakan tugas, Bidang Protokoler dan Undangan menyelenggarakan fungsi: a. Pelaksanaan urusan penyiapan undangan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; b. Pelaksanaan urusan keprotokoleran sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden serta rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat; c. Pelaksanaan fasilitasi operasional ketatausahaan, acara dan keprotokoleran, pengumpulan dan penyiapan data manajemen kinerja, serta pelayanan bagi Deputi Persidangan Kabinet. Bidang Protokoler dan Undangan terdiri dari: a. Subbidang Protokol Sidang; b. Subbidang Undangan dan Distribusi;

3

c. Subbidang

Fasilitasi

Operasional

Bidang

Persidangan

Kabinet. 2. Bidang Peliputan dan Pelaporan Bidang

Peliputan

dan

Pelaporan

mempunyai

tugas

melaksanakan penyelenggaraan peliputan, penyusunan risalah, pelaporan, pendistribusian, pendokumentasian, dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan penyelenggaraan urusan pendokumentasian hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat. Dalam

melaksanakan

tugas,

Bidang

Peliputan

dan

Pelaporan menyelenggarakan fungsi: a. Pelaksanaan peliputan

sidang kabinet maupun rapat atau

pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan Wakil Presiden; b. Pelaksanaan peliputan rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat; c. Penyusunan transkripsi dan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; d. Penyiapan laporan, pendistribusian, pendokumentasian, dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; e. Penyiapan laporan hasil rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat. Bidang Peliputan dan Pelaporan terdiri dari:

4

a. Subbidang Perekaman dan Transkripsi; b. Subbidang Risalah dan Laporan. 3. Bidang Dukungan Persidangan Bidang

Dukungan

Persidangan

mempunyai

tugas

melakukan penyelenggaraan dukungan persiapan dan pelaksanaan persidangan. Dalam

melaksanakan

tugas,

Bidang

Dukungan

Persidangan

menyelenggarakan fungsi: a. Penyusunan rencana dan kebutuhan persidangan kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; b. Pemberian

dukungan

dalam

persiapan

penyelenggaraan

persidangan kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden; c.

Pemberian dukungan dalam pelaksanaan persidangan kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden.

Bidang Dukungan Persidangan terdiri dari: a. Subbidang Dukungan Persiapan Persidangan; b. Subbidang Dukungan Pelaksanaan Persidangan.

5

C. Gambaran Aspek Strategis (Strategic Issued) Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Sebagaimana diketahui bahwa Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan mempunyai tugas membantu Deputi Bidang Persidangan Kabinet dalam penyelenggaraan protokol persidangan dan kegiatan

Sekretaris

Kabinet,

penyusunan

risalah

dan

pendokumentasian, pendistribusian dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden

dan/atau

Wakil

Presiden,

penyelenggaraan

urusan

pendokumentasian hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden dan rapat kerja Sekretaris Kabinet dengan Dewan Perwakilan Rakyat, serta pelaporan dan dukungan persidangan. Kegiatan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan tentunya sangat terkait dengan instansi lainnya terutama saat persiapan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan. Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan melakukan koordinasi

dengan

Sekretariat

Presiden,

Sekretariat

Negara,

Kementerian, bahkan dengan instansi lain di daerah bila sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan berlangsung di daerah, terutama dalam hal teknis terkait pengaturan denah tata tempat acara sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dan proses perekaman. Atas dasar tugas tersebut dapat diketahui bahwa Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan memiliki aspek strategis terutama dalam penyelenggaraan sidang-sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dimana para pesertanya terdiri dari para Menteri, Ketua LPND, para pejabat setingkat Menteri serta pejabat tertentu lainnya yang kesemuanya membutuhkan kecepatan dan ketepatan agar penyelenggaraan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dapat berjalan dengan lancar.

6

BAB II PERENCANAAN KINERJA Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan telah menyusun Rencana Strategis (Renstra) Tahun 2010-2014 sebagai pedoman bagi seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Asisten Deputi Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan

agar

dapat

menyelenggarakan kegiatan secara lebih terarah, sistematis, konsisten dan seimbang sehingga pencapaian kinerja dapat diukur dengan mudah. Renstra

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan memuat visi, misi, tujuan, sasaran, kajian lingkungan internal dan eksternal serta arah kebijakan dan strategi dari tahun 2010 sampai dengan 2014 sebagai upaya untuk memberikan informasi yang jelas, tegas, dan akuntabel menyangkut program dan kegiatan untuk mencapai target, tujuan, dan sasaran pembangunan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan. Untuk dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi dengan sebaikbaiknya guna mencapai target yang diharapkan, Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan telah menyusun Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Tahun 2014 yang disesuaikan dengan visi, misi, tujuan dan sasaran strategis, yang tertuang dalam Rencana Strategis Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2010-2014. A. Gambaran Umum Perencanaan Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Sebagaimana diketahui bahwa kinerja instansi pemerintah adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian sasaran ataupun tujuan instansi pemerintah sebagai penjabaran dari visi, misi dan strategi instansi yang mengindikasikan tingkat keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan-kegiatan sesuai dengan program dan kebijakan yang ditetapkan.

7

Visi merupakan rumusan umum mengenai keadaan yang dinginkan pada akhir periode perencanaan. Visi juga diartikan sebagai suatu cara pandang ke depan yang akan menjadi sasaran ataupun tujuan akhir dari satu instansi atau lembaga yang diimplementasikan ke dalam bentuk kegiatan. Dengan kata lain, visi adalah cita-cita yang ingin dicapai di masa depan atau gambaran dari perwujudan kondisi organisasi di masa yang akan datang. Tujuan penetapan visi antara lain adalah mencerminkan apa yang akan dicapai oleh suatu organisasi, memberikan arah dan fokus strategis yang jelas, menjadi perekat dan menyatukan gagasan strategik, dan memiliki orientasi terhadap masa depan. Visi

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan Sekretariat Kabinet adalah Menjadi Asisten Deputi yang profesional dan handal dalam mendukung pelaksanaan dan pelaporan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden. Misi adalah pernyataan mengenai apa yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai visi. Misi merupakan rumusan umum

mengenai

upaya-upaya

yang

akan

dilaksanakan

untuk

mewujudkan visi. Selain itu, misi dapat diartikan pula sebagai apa sebabnya suatu organisasi itu ada (why we exist) dan lebih jauh lagi apa yang diyakini dapat dilakukan oleh organisasi (what we believe we can do) dalam usaha mewujudkan visinya. Misi

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan Sekretariat Kabinet adalah: Memberikan dukungan pengelolaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden yang prima.

8

B. Ringkasan/ikhtisar PK Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan 2014 Perjanjian Kinerja (PK) merupakan lembar/dokumen yang berisi penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja. PK juga merupakan tekad dan janji tahunan yang akan dicapai antara pimpinan instansi pemerintah/unit kerja yang menerima amanah/tanggung jawab kinerja dengan pihak yang

memberikan

amanah/tanggung

jawab

kinerja.

PK

menggambarkan capaian kinerja yang akan diwujudkan oleh suatu instansi pemerintah/unit kerja dalam satu tahun tertentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dikelolanya. PK Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan ditetapkan sebagai ikhtisar perencanaan kinerja yang memuat target kinerja yang ingin dicapai sebagai ukuran keberhasilan sasaran strategis susunan organisasi. PK

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan

Persidangan Tahun 2014 adalah sebagai berikut:

9

dan

Pelaporan

Tabel 1 Perjanjian Kinerja (PK) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 Sasaran Strategis

Indikator Kinerja

Target

(1)

(2)

(3)

Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet

Jumlah

Anggaran

Persentase penyelesaian pembuatan surat undangan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

Persentase penyelesaian pembuatan laporan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

Persentase penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

Persentase penyelesaian pembuatan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

Persentase penyelesaian pembuatan arahan dan petunjuk Presiden pada sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet

A

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet

B

Tahun

2014

setelah

revisi

berjumlah

Rp.6.619.146.000,- (enam miliar enam ratus sembilan belas juta seratus empat puluh enam ribu rupiah).

10

Tujuan

merupakan

penjabaran

atau

implementasi

dari

pernyataan misi yang ingin dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) atau 5 (lima) tahun. Dengan adanya tujuan, maka fokus organisasi dapat lebih dipertajam dan memberikan arah bagi sasaran yang akan dicapai. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh instansi pemerintah dalam jangka waktu tertentu. Sasaran menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan dan memberikan fokus pada penyusunan kegiatan sehingga bersifat spesifik, terinci, dapat diukur dan dapat dicapai. Tujuan dan sasaran disusun berdasarkan hasil identifikasi potensi dan permasalahan yang akan dihadapi pada langkah sebelumnya dalam rangka mewujudkan visi dan melaksanakan misi Kementerian/Lembaga. Dalam hal ini, perumusan tujuan dan sasaran Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dilakukan setelah memperhatikan berbagai potensi dan permasalahan yang dihadapi guna merealisasikan visi dan misi sebagaimana tersebut di atas. Dengan memformulasikan tujuan, maka Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Sekretariat Kabinet dapat secara tepat mengetahui apa yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam mencapai misinya. Berdasarkan misi di atas maka keberhasilan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dapat diukur

dari

”Meningkatnya

keberhasilan

dalam

kualitas

dukungan

mewujudkan teknis,

tujuan

administrasi,

yakni, dan

pemikiran dalam pengelolaan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri

Presiden

dan/atau Wakil

Presiden”. Sasaran strategis yang digunakan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan, sebagai alat ukur pada tahun 2010-2014 adalah:

11

a. Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden. b. Terwujudnya peningkatan kualitas risalah, dokumentasi, publikasi dan pendistribusian hasil sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden; c. Terwujudnya peningkatan kualitas dukungan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden. Dalam dirumuskan

rangka

beberapa

mewujudkan indikator

sasaran

sasaran

strategis

Asisten

tersebut,

Deputi

Bidang

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan yang juga menjadi indikator Sasaran Strategis ketiga Sekretariat Kabinet yaitu ”Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet”. C. Ikhtisar

IKU

Asdep

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan Tahun 2014 Manajemen kinerja merupakan suatu proses strategis dan terpadu

yang

menunjang

keberhasilan

organisasi

melalui

pengembangan performansi aspek-aspek yang menunjang keberadaan suatu organisasi. Pada implementasinya, manajemen kinerja tidak hanya berorientasi pada salah satu aspek, melainkan aspek-aspek terintegrasi dalam mendukung jalannya suatu organisasi. Hakikat manajemen kinerja adalah bagaimana mengelola seluruh kegiatan instansi/unit kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen kinerja yang diterapkan oleh Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan diupayakan berjalan sinergis dengan pelaksanaan reformasi birokrasi yang salah satunya terkait dengan aspek akuntabilitas kinerja dengan cara menyempurnakan dan menyelaraskan dokumem-dokumen akuntabilitas kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dari mulai dokumen perencanaan sampai dengan pelaporannya.

12

Berdasarkan hal tersebut, maka dirumuskan Sasaran Strategis dan Indikator Kinerja Utama (IKU) yang menjadi tolok ukur keberhasilan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan. Tabel 2 IKU Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014

NO

1

Sasaran Strategis

Uraian IKU

Terwujudnya peningkatan kualitas Pengelolaan Persidangan Kabinet

1. Persentase penyelesaian pembuatan laporan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu 2. Persentase penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu 3. Persentase penyelesaian pembuatan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu 4. Persentase penyelesaian pembuatan arahan dan petunjuk Presiden pada sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu 5. Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet 6. Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah penyelenggaraan sidang kabinet

Untuk merealisasikan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan diperlukan

adanya

strategi.

Strategi

merupakan

rencana

yang

menyeluruh dan terpadu mengenai upaya organisasi yang meliputi penetapan kebijakan, program operasional, dan kegiatan atau aktivitas 13

dengan memperhatikan sumber daya organisasi serta keadaan lingkungan yang dihadapi. Guna mencapai tujuan dan sasaran, strategi Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan berpedoman pada strategi yang ada pada Kedeputian Bidang Persidangan Kabinet. Adapun keterkaitan antara sasaran strategis, program, dan kegiatan Kedeputian Bidang Persidangan Kabinet, sebagaimana gambar 1 yang berada di bawah ini: Gambar 1 Keterkaitan Sasaran Strategis, Program, dan Kegiatan Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014

SASARAN STRATEGIS

Terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet

PROGRAM

KEGIATAN

Program Penyelenggaraan Dukungan Kebijakan kepada Presiden dan Wakil Presiden selaku Kepala Pemerintahan

Penyelenggaraan dan pendokumentasian sidang kabinet, rapat dan pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden

14

BAB III CAPAIAN KINERJA Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) disebutkan bahwa SAKIP adalah rangkaian sistematik dari berbagai aktivitas, alat, dan prosedur yang dirancang untuk tujuan penetapan dan pengukuran, pengumpulan data, pengklasifikasian, pengikhtisaran, dan pelaporan kinerja pada

instansi

pemerintah,

dalam

rangka

pertanggungjawaban

dan

peningkatan kinerja instansi pemerintah. LKj Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan tahun 2014 menyajikan akuntabilitas kinerja yang meliputi dan menjelaskan keberhasilan dan kegagalan dalam mencapai sasaran strategis Asisten Deputi

Bidang

Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan

dengan

menggunakan analisis atas capaian indikator hasil (outcome) yang merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU) dari

Asisten Deputi Bidang

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan. Penyajian

informasi

akuntabilitas

kinerja

dalam

LKj

ini

menitikberatkan pada pencapaian sasaran strategis dengan menguraikan hasil pengukuran kinerja, evaluasi dan analisis akuntabilitas kinerja, hambatan/kendala dan permasalahan yang dihadapi dalam pencapaian target kinerja yang telah ditetapkan serta langkah-langkah yang akan diambil untuk perbaikan dan peningkatan manajemen kinerja maupun kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan secara berkelanjutan pada tahun-tahun berikutnya. Disamping itu, LKJ ini juga memuat informasi tentang kehematan (ekonomis), efisiensi dan efektivitas penggunaan dana terhadap output yang dihasilkan dan yang dapat dirasakan oleh stakeholder Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan. Salah satu cara yang tepat untuk dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan manajemen pemerintahan adalah dengan melakukan reformasi

15

pengelolaan dan pertanggungjawaban kinerja instansi pemerintah. Prioritas strategis pemerintah harus ditetapkan berdasarkan kebutuhan masyarakat. Instansi pemerintah berdasarkan prioritas-prioritas tersebut menetapkan sasaran-sasaran strategis di instansi masing-masing dengan ukuran-ukuran kinerja yang jelas dan terukur. Ukuran-ukuran kinerja atau yang kemudian dikenal sebagai indikator kinerja merupakan alat atau media yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan suatu instansi untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Indikator kinerja akan memberikan rambu atau sinyal apakah kegiatan atau sasaran yang diukurnya telah berhasil dilaksanakan atau dicapai sesuai yang direncanakan. Indikator kinerja yang baik akan menghasilkan informasi kinerja yang memberikan indikasi yang lebih baik dan lebih menggambarkan mengenai kinerja organisasi. Selanjutnya apabila didukung dengan suatu sistem pengumpulan dan pengolah data kinerja yang memadai maka kondisi ini akan dapat membimbing dan mengarahkan organisasi pada hasil pengukuran yang andal (reliable) mengenai hasil apa saja yang diperoleh selama periode aktivitasnya. Penetapan indikator kinerja pada tingkat sasaran dan kegiatan merupakan prasyarat bagi pengukuran kinerja yang hasilnya dituangkan dalam LKj tahun 2014. Indikator kinerja sasaran diperlukan dalam mengukur tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang akan diwujudkan pada tahun yang bersangkutan. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu (tahunan) secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis. Indikator Kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan terdiri dari indikator kinerja masukan (input), keluaran (output) dan hasil (outcome). Keseluruhan indikator kinerja tersebut telah dapat dirumuskan walaupun untuk indikator kinerja hasil belum seluruhnya dapat diukur tingkat pencapaiannya. Indikator kinerja input memberikan gambaran mengenai sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Indikator input sebaiknya dibedakan dengan inputnya sendiri. Input adalah segala hal

16

yang digunakan untuk untuk menghasilkan output dan outcome, sedangkan indikator input adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana input itu digunakan untuk menghasilkan output dan outcome. Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan. Sedangkan indikator output adalah alat untuk menggambarkan bagaimana organisasi mengelola input yang digunakan untuk mengahasilkan output, misalnya jumlah laporan pelaksanaan program dan kegiatan. Indikator outcome memberikan gambaran mengenai hasil aktual atau manfaat yang diharapkan dari barang atau jasa yang diproduksi oleh suatu organisasi. Dalam banyak kondisi, hasil atau manfaat baru akan diperoleh setelah rentang waktu yang cukup lama. Indikator kinerja outcome sebaiknya mengukur outcome-outcome yang lebih controllable, misalnya persentase program dan kegiatan yang telah dievaluasi keberhasilannya. Keberhasilan kinerja kegiatan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan sampai saat ini lebih banyak diukur dengan menggunakan indikator kinerja output, namun secara bertahap akan terus dilakukan berbagai tindakan penyempurnaan agar program tersebut dapat diukur keberhasilannya dari sisi manfaat (outcome). A. Capaian Kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 Keberhasilan

pencapaian

kinerja

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 dilakukan dengan membandingkan antara target (rencana) dengan realisasi indikator kinerja utama (IKU) yang menggambarkan keberhasilan pencapaian sasaran strategis Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dari perspektif stakeholder maupun business process Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan.

17

Adapun

capaian

kinerja

Asdep

Bidang Pelaksanaan

dan

Pelaporan Persidangan Tahun 2014 terhadap capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) sebagaimana tabel di bawah ini : Tabel 3 Target, Realisasi dan Capaian IKU Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 No.

Indikator Kinerja Utama

Target

Realisasi

Capaian

1

Persentase penyelesaian pembuatan laporan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

100%

100%

2

Persentase penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

94,69%

94,69%

3

Persentase penyelesaian pembuatan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

96,83%

96,83%

4

Persentase penyelesaian pembuatan arahan dan petunjuk Presiden pada sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

100%

100%

100%

5

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan dan hasil sidang kabinet

100%

93,18%

A

6

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kaibinet

85%

94,44%

A

18

Berdasarkan tabel di atas dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan realisai dan capaian terhadap target yang telah ditetapkan adalah “sangat baik”. Keberhasilan

pencapaian

sasaran

Asisten

Deputi

Bidang

Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014 mengenai ”Terwujudnya

peningkatan

kualitas

pengelolaan

persidangan

kabinet”, diukur melalui pengukuran terhadap Indikator Kinerja Utama (IKU).

Uraian lebih lanjut tentang analisis capaian kinerja atas Indikator Kinerja Utama (IKU) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan tahun 2014 dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Persentase penyelesaian pembuatan laporan pelaksanaan sidang kabinet, rapat maupun pertemuan secara tepat waktu Laporan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dibuat sebelum

dan

sesudah

dilaksanakannya

kegiatan.

Persiapan

penyelenggaraan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dibuat dan dilaporkan secara berjenjang. Bila penyelenggaraan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan tidak dibuatkan undangan, maka ketika selesai penyelenggaraan sidang kabinet dibuatkan “Berita Acara” penyelenggaraan sidang

sebagai

pengganti

laporan

pelaksanaan

sidang

kabinet/rapat/pertemuan. Sedangkan laporan terkait dengan kunjungan kerja Presiden RI baik ke daerah maupun luar negeri dibuat oleh setiap pejabat/pegawai yang meliput kegiatan tersebut setelah dilaksanakannya kegiatan.

Target

penyelesaian

pembuatan

laporan

yang

ditetapkan

berdasarkan SOP Sekretariat Kabinet yaitu selama 1 (satu) hari kerja. Proses

penghitungan

pembuatan

laporan

sidang

kabinet/rapat/pertemuan adalah sebagi berikut: 1. Menghitung waktu penyelesaian yang dibutuhkan setiap kali membuat laporan;

19

2. Setelah didapatkan waktu penyelesaian, lalu disesuaikan dengan target yang telah ditetapkan dalam SOP dengan memberi bobot nilai untuk masing-masing waktu penyelesaian; 3. Kemudian menjumlahkan seluruh kinerja yang sesuai dengan ketepatan waktu SOP, dan membaginya dengan jumlah seluruh laporan yang harus diselesaikan. 4. Selanjutnya, persentase realisasi penyelesaian yang telah diperoleh dibandingkan dengan persentase target sesuai dengan rencana. Tabel 4 Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu Laporan Uraian

Sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Jumlah

Penyelesain Pembuatan sesuai SOP

Juml. Bobot Nilai

Realisasi Penyelesaian

Capaian

136

136

136

100%

100%

Dari tabel di atas dapat dijelaskan, bahwa jumlah laporan yang harus dibuat secara tepat waktu yaitu sebanyak 136 laporan. Penyelesaian pembuatan laporan sesuai dengan SOP sebanyak 136 laporan dengan jumlah bobot nilai sebesar 136. Berdasarkan perbandingan antara jumlah bobot nilai dengan jumlah laporan yang harus dibuat, diperoleh persentase realisasi penyelesaian sebesar 100%. Persentase realisasi penyelesaian tersebut selanjutnya diperbandingkan dengan target persentase di awal perencanaan yakni 100%, sehingga diperoleh capaian sebesar 100%. Tingkat capaian ini dikategorikan “sangat baik”, karena telah sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Rincian penghitungan capaian target kinerja penyelesaian pembuatan laporan dapat dilihat pada lampiran 1. Adapun perbandingan Indikator output terkait dengan tingkat capaian (target) dan realisasi jumlah laporan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang telah dibuat tahun 2013 dan tahun 2014, dapat dilihat pada data tabel di bawah ini: 20

Tabel 5 Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Laporan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2013

Tahun 2014

Uraian

Laporan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Target

Realisasi

Capaian

Target

Realisasi

Capaian

119

125

105,04%

71

136

191,55%

Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa target jumlah laporan pada tahun 2013 sebanyak 119 laporan dan terealisasi sebanyak 125 laporan dengan capaian sebesar 105,04%%. Adapun target jumlah laporan pada tahun 2014 sebanyak 71 laporan dan terealisasi sebanyak 136 laporan dengan capaian sebesar 191,55%. Jika dibandingkan antara capaian pada tahun 2013, dengan tingkat capaian tahun 2014, maka terdapat peningkatan sebesar 82%. Peningkatan capaian jumlah laporan yang selesai dibuat tahun 2014 disebabkan karena perbandingan antara target dan realisasi jumlah laporan tahun 2014 lebih tinggi jika dibandingkan dengan perbandingan antara target dan realisasi jumlah laporan tahun 2013.

2. Persentase penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

Transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dibuat peruntukkannya hanya bagi Presiden, Wakil Presiden, dan Sekretaris Kabinet karena tingkat kerahasiaannya yang tinggi. Langkah-langkah penyelesaian

pembuatan

transkripsi

terdiri

dari;

mengetik

naskah,

menggabungkan naskah, mem-format naskah, meng-edit naskah, memvalidasi naskah, dan memeriksa naskah. Ukuran kinerja yang terkait dengan penyelesaian

transkripsi

tersebut

dengan

menghitung

waktu

yang

dibutuhkan dan dibandingkan dengan Standard Operating Procedures (SOP) yang telah ditetapkan. Target penyelesaian pembuatan transkripsi 21

yang ditetapkan berdasarkan SOP Sekretariat Kabinet yakni selama 3 (tiga) hari kerja. Proses penghitungan penyelesaian pembuatan transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan adalah sebagi berikut: 1. Menghitung waktu penyelesaian yang dibutuhkan setiap kali membuat transkripsi; 2. Setelah didapatkan waktu penyelesaian, lalu disesuaikan dengan target yang telah ditetapkan dalam SOP dengan memberi bobot nilai untuk masing-masing waktu penyelesaian; 3. Kemudian menjumlahkan seluruh kinerja yang sesuai dengan ketepatan waktu SOP, dan membaginya dengan jumlah seluruh trasnkripsi yang harus diselesaikan. 4. Selanjutnya, persentase realisasi penyelesaian yang telah diperoleh dibandingkan dengan persentase target sesuai dengan rencana. Tabel 6 Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu Transkripsi Uraian Jumlah

Penyelesain Pembuatan sesuai SOP

Juml. Bobot Nilai

% Realisasi Penyelesaian

Capaian

113

107

107

94,69%

94,69%

Sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Dari tabel di atas dapat dijelaskan, bahwa jumlah transkripsi yang harus

dibuat

secara

tepat

waktu

yaitu

sebanyak

113

transkripsi.

Penyelesaian pembuatan transkripsi sesuai dengan SOP sebanyak 107 transkripsi

dengan

jumlah

bobot

nilai

sebesar

107.

Berdasarkan

perbandingan antara jumlah bobot nilai dengan jumlah transkripsi yang harus dibuat diperoleh persentase realisasi penyelesaian sebesar 94,69%. Persentase realisasi penyelesian tersebut selanjutnya diperbandingkan dengan target persentase di awal perencanaan yakni 100%, sehingga diperoleh capaian sebesar 94,69%. Tingkat capaian ini dikategorikan

22

“sangat baik” walapun realisasi tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Rincian penghitungan capaian target kinerja penyelesaian pembuatan transkripsi dapat dilihat pada lampiran 2. Adapun perbandingan indikator kinerja output terkait dengan tingkat capaian (target) dan realisasi jumlah transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang telah dibuat tahun 2013 dan tahun 2014, dapat dilihat pada data tabel di bawah ini: Tabel 7 Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Transkripsi Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2013

Tahun 2014

Uraian

Transkripsi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Target

Realisasi

Capaian

Target

Realisasi

Capaian

119

95

78,83%

71

113

159,15%

Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa target jumlah transkripsi pada tahun 2013 sebanyak 119 transkripsi dan terealisasi sebanyak 95 transkripsi dengan capaian sebesar 78,83% Adapun target jumlah transkripsi pada tahun 2014 sebanyak 71 transkripsi dan terealisasi sebanyak

113

transkripsi

dengan

capaian

sebesar

159,15%.

Jika

dibandingkan antara tingkat capaian pada tahun 2013, dengan tingkat capaian tahun 2014, maka terdapat peningkatan sebesar 98,75%. Peningkatan capaian jumlah transkripsi yang selesai dibuat tahun 2014 disebabkan karena perbandingan antara target dan realisasi jumlah transkripsi tahun 2014 lebih tinggi jika dibandingkan dengan perbandingan antara target dan realisasi jumlah transkripsi tahun 2013.

3. Persentase penyelesaian pembuatan risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan secara tepat waktu

23

Hasil sidang kabinet yang digunakan sebagai rujukan bagi para peserta sidang kabinet dalam mengambil kebijakan di kementerian/lembaga masing-masing adalah risalah sidang kabinet. Ukuran kinerja yang terkait dengan penyelesaian hasil sidang tersebut adalah Penyusunan Risalah Sidang sesuai dengan yang ditetapkan berdasarkan SOP Sekretariat Kabinet yakni selama 3 (tiga) hari kerja. Langkah-langkah penyelesaian pembuatan risalah terdiri dari; menganalisa naskah, mengetik naskah, memformat naskah, meng-edit naskah, mem-validasi naskah, dan memeriksa naskah. Proses penghitungan yang dilakukan adalah sebagi berikut: 1. Menghitung waktu penyelesaian yang dibutuhkan setiap kali membuat risalah; 2. Setelah didapatkan waktu penyelesaian, lalu disesuaikan dengan target yang telah ditetapkan dalam SOP dengan memberi bobot nilai untuk masing-masing waktu penyelesaian; 3. Kemudian menjumlahkan seluruh kinerja yang sesuai dengan ketepatan waktu SOP, dan membaginya dengan jumlah seluruh risalah yang harus diselesaikan. 4. Selanjutnya, persentase realisasi penyelesaian yang telah diperoleh dibandingkan dengan persentase target sesuai dengan rencana. Tabel 8 Capaian Kinerja Penyelesaian Pembuatan Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu Risalah Uraian

Sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Jumlah

Penyelesain Pembuatan sesuai SOP

Juml. Bobot Nilai

% Realisasi Penyelesaian

Capaian

63

61

61

96,83%

96,83%

Dari tabel di atas dapat dijelaskan, bahwa jumlah risalah yang harus dibuat secara tepat waktu yaitu sebanyak 63 risalah. Penyelesaian 24

pembuatan risalah sesuai dengan SOP sebanyak 61 risalah, dengan jumlah bobot nilai sebesar 61 risalah. Berdasarkan perbandingan antara jumlah bobot nilai dengan jumlah risalah yang harus dibuat diperoleh persentase realisasi penyelesaian sebesar 96,83%. Persentase realisasi penyelesian tersebut selanjutnya diperbandingkan dengan target persentase di awal perencanaan yakni 100%, sehingga diperoleh capaian sebesar 96,83%. Tingkat capaian ini dikategorikan “sangat baik” walapun realisasi tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Rincian penghitungan capaian target kinerja penyelesaian risalah dapat dilihat pada lampiran 3. Adapun perbandingan Indikator output terkait dengan tingkat capaian (target) dan realisasi sidang kabinet/rapat/pertemuan yang telah dibuat tahun 2013 dan tahun 2014, dapat dilihat pada data tabel di bawah ini: Tabel 9 Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Risalah Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2013

Tahun 2014

Uraian

Risalah sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Target

Realisasi

Capaian

Target

Realisasi

Capaian

108

68

62,96%

60

63

105%

Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa target jumlah risalah pada tahun 2013 sebanyak 108 risalah dan terealisasi sebanyak 68 risalah dengan capaian sebesar 62,96%. Adapun target jumlah risalah pada tahun 2014 sebanyak 60 risalah dan terealisasi sebanyak 63 risalah dengan capaian sebesar 105%. Jika dibandingkan antara tingkat capaian pada tahun 2013, dengan tingkat capaian tahun 2014, maka terdapat peningkatan sebesar 67%. Peningkatan capaian jumlah risalah yang selesai dibuat tahun 2014 disebabkan karena perbandingan antara target dan realisasi jumlah risalah tahun 2014 lebih besar jika dibandingkan dengan perbandingan antara target dan realisasi jumlah risalah tahun 2013 .

25

4. Persentase penyelesaian pembuatan arahan dan petunjuk Presiden secara tepat waktu Selain risalah sidang kabinet, Asisten deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan juga menyelesaikan arahan dan petunjuk Presiden (APP). APP peruntukkannya bagi seluruh eselon 1 yang berada di lingkungan Sekretariat Kabinet. Proses penyusunan arahan dan petunjuk Presiden secara prosedur sama dengan penyusunan risalah sidang kabinet. Sedangkan, ukuran kinerja yang terkait dengan penyelesaian hasil sidang tersebut adalah bagaimana mengukur ketepatan waktunya dibandingkan dengan Standard Operating Procedures (SOP) yang telah disepakati bersama. Target penyelesaian pembuatan laporan yang ditetapkan berdasarkan SOP Sekretariat Kabinet yakni selama 3 (tiga) hari kerja. Proses penghitungan yang dimaksud sama seperti halnya proses penyelesaian risalah sidang kabinet adalah sebagi berikut: 1. Menghitung waktu penyelesaian yang dibutuhkan setiap kali membuat APP; 2. Setelah didapatkan waktu penyelesaian, lalu disesuaikan dengan target yang telah ditetapkan dalam SOP dengan memberi bobot nilai untuk masing-masing waktu penyelesaian; 3. Kemudian menjumlahkan seluruh kinerja yang sesuai dengan ketepatan waktu SOP, dan membaginya dengan jumlah seluruh risalah yang harus diselesaikan. 4. Selanjutnya, persentase realisasi penyelesaian yang telah diperoleh dibandingkan dengan persentase target capaian sesuai dengan rencana.

26

Tabel 10 Capaian Penyelesaian Pembuatan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Secara Tepat Waktu Arahan Dan Petunjuk Presiden (APP) Uraian Jumlah

Penyelesain Pembuatan sesuai SOP

Juml. Bobot Nilai

% Realisasi Penyelesaian

Capaian

63

63

63

100%

100%

Sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan

Dari tabel di atas dapat dijelaskan, bahwa jumlah APP yang harus dibuat secara tepat waktu yaitu sebanyak 63 APP. Penyelesaian pembuatan APP sesuai dengan SOP sebanyak 63 APP, dengan jumlah bobot nilai sebesar 63. Berdasarkan perbandingan antara jumlah bobot nilai dengan jumlah APP yang harus dibuat diperoleh persentase realisasi penyelesaian sebesar 100%. Persentase realisasi penyelesian tersebut selanjutnya diperbandingkan dengan target persentase di awal perencanaan yakni 100%, sehingga diperoleh capaian sebesar 100%. Tingkat capaian ini dikategorikan “sangat baik” karena sesuai dengan target yang telah ditetapkan. Rincian penghitungan capaian target kinerja penyelesaian pembuatan APP dapat dilihat pada lampiran 4. Adapun perbandingan Indikator output terkait dengan target dan realisasi jumlah realisasi sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang telah dibuat tahun 2012 dan tahun 2014, dapat dilihat pada data tabel di bawah ini: Tabel 11 Perbandingan Target, Realisasi dan Capaian Jumlah Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2013

Tahun 2014

Uraian

Arahan dan Petunjuk Presiden (APP)

Target

Realisasi

Capaian

Target

Realisasi

Capaian

108

67

62,04%

60

63

105%

27

Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa target jumlah Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada tahun 2013 sebanyak 108 APP dan terealisasi sebanyak 67 APP dengan capaian sebesar 62,04%. Adapun target jumlah Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) pada tahun 2014 sebanyak 60 APP dan terealisasi sebanyak 63 APP dengan capaian sebesar 105%. Jika dibandingkan antara tingkat capaian pada tahun 2013, dengan tingkat capaian tahun 2014, maka terdapat peningkatan sebesar 69%. Peningkatan capaian jumlah APP yang selesai dibuat tahun 2014 disebabkan karena perbandingan antara target dan realisasi jumlah risalah tahun 2014 lebih besar jika dibandingkan dengan perbandingan antara target dan realisasi jumlah APP tahun 2013 .

5. Tingkat Kepuasan peserta sidang penyelenggaraan sidang kabinet

Untuk

mengukur

kepuasan

kabinet

peserta

sidang

terhadap

terhadap

penyelenggaraan sidang kabinet melalui survey yang dilakukan dengan cara menyampaikan beberapa pertanyaan kepada peserta sidang. Pertanyaan tersebut terkait dengan penyelenggaraan sidang kabinet kurun waktu Januari 2014 sampai dengan Desember 2014. Survei

tingkat

kepuasan

peserta

sidang

kabinet

terhadap

penyelenggaraan sidang kabinet dilakukan dua kali dalam setahun, yaitu pada bulan Juli 2014 dan bulan Desember 2014. Dari

hasil

perhitungan

2

(dua)

kali

penyelenggaraan

survei

selanjutnya diakumulasi, sehingga didapatkan persentase rentang nilai kepuasan peserta sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan dengan mengacu pada penilaian berikut:

28

Tabel 12 Rentang Nilai Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan

No.

Rentang Nilai Kepuasan

Kategori

Nilai

1.

85% - 100%

Sangat Baik

A

2.

70% - <85%

Baik

B

3.

55% - <70%

Sedang

C

4.

<55%

Kurang Baik

D

Adapun

rekapitulasi

atas

jawaban

hasil

survei

tingkat

kepuasan

penyelenggaraan sidang kabinet . Tabel 13 Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 Survei I No

Survei II

Rata-2

Pertanyaan Ya (%)

Tidak (%)

Ya (%)

Tidak (%)

Ya (%)

Tidak (%)

1

Informasi penyelenggaraan sidang kabinet mudah dipahami

50 (100%)

0 (0%)

34 (100%)

0 (0%)

84 (100%)

0 (0%)

2

Jamuan yang disajikan dalam penyelenggaraan sidang kabinet beragam

47 (94%)

3 (6%)

32 (94,12%)

2 (5,88%)

79 (94,06%)

5 (5,94%)

3

Materi paparan yang disajikan dalam sidang kabinet diterima sesuai dengan agenda sidang

44 (91,67%)

4 (8,33%)

28 (80%)

7 (20%)

72 (85,84%)

11 (14,16%)

Penyebarluasan informasi hasil sidang kabinet melalui website.setkab.go.id disajikan dengan cepat

43 (89,58%)

5 (10,42%)

29 (96,67%)

1 (3,33%)

72 (93,13%)

6 (6,87%)

184 (93,88%)

12 (6,12%)

123 (92,48%)

10 (7,52%)

307 (93,18%)

22 (6,82%)

4

Jumlah rata-rata

Catatan: - Jumlah responden survei I sebanyak 50 orang - Jumlah responden survei II sebanyak 35 orang

29

Adapun perbandingan antara target dan realisasi tingkat kepuasan penyelenggaraan sidang kabinet tahun 2014 sebagaimana tabel berikut ini: Tabel 14 Perbandingan antara Target dan Realisasi Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2014 No. -

Uraian

Target (%)

Realisasi (%)

100%

93,18%

Tingkat Kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet

Dari data tabel 13 dan 14 tersebut di atas, dapat diuraikan bahwa jika dihitung rata-rata persentase jawaban puas (ya) terhadap seluruh pertanyaan terkait dengan tingkat kepuasan penyelenggaraan sidang kabinet berdasarkan survei I sebesar 93,88% dan survei II sebesar 92,48%, maka realisasi rata-rata persentase tingkat kepuasan yang diperoleh sebesar 93,18%. Walaupun realisasi tidak mancapai target yang diharapkan yaitu sebesar 100%, namun dapat disimpulkan bahwa tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet masuk dalam kategori “sangat baik” atau mencapai nilai target yaitu nilai “A”. Hal ini menunjukkan bahwa penyelenggaraan sidang kabinet selama tahun 2014 telah memenuhi keinginan pada peserta sidang kabinet. Untuk mengetahui perbandingan antara realisasi dan capaian kinerja tahun 2013 dengan tahun 2014, maka dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 15 Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Penyelenggaraan Sidang Kabinet Tahun 2013 dan Tahun 2014 Tahun 2013 No.

Uraian IKU

-

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet

Tahun 2014

Realisasi (%)

Capaian

Realisasi (%)

Capaian

94,54

A

93,18%

A

30

Dari tabel di atas terlihat bahwa walaupun tingkat capaian kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet antara tahun 2013 dan 2014 adalah sama yaitu memperolah capaian “A”, namun realiasi

atas

target

mengalamai

penurunan

yaitu

sebesar

1,36%.

Menurunnya realisasi ini disebabkan karena responden pada pelaksanaan survei II berbeda, sehingga mempengaruhi terhadap hasil survei. Hal ini dimungkinkan mengingat responden belum mengetahui secara menyeluruh tentang penyelenggaraan sidang kabinet. Sebagai contoh yaitu adanya tanggapan/masukkan dari responden atas pertanyaan tentang ketidakpuasan peserta sidang terkait pelayanan materi sidang kabinet. Responden mengharapkan agar materi sidang kabinet disajikan lebih simpel dan diperoleh sebelum sidang kabinet dimulai. Namun hal tersebut sulit dipenuhi lebih awal mengingat bahan sidang berasal dari Kementerian/Lembaga yang diterima Sekretariat Kabinet sering terlambat, bahkan diterima pada saat sidang kabinet sedang berlangsung. Padahal, Sekretariat Kabinet telah menginformasikan jauh hari sebelumnya kepada Kementerian/Lembaga untuk mempersiapkan materi sidang kabinet. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan dari penurunan tingkat kepuasan dalam penyelenggaraan sidang kabinet.

6. Tingkat Kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet Inidikator sasaran dari Indikator Kinerja Utama (IKU) ke 6 ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan peserta sidang terhadap risalah sidang kabinet. Indikator sasaran terhadap tingkat kepuasan peserta sidang terhadap risalah sidang kabinet ini baru pertama kali dimunculkan pada tahun 2014. Sidang

Kabinet

merupakan

salah

satu

agenda

kegiatan

kenegaraan yang dipimpin oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden guna membicarakan hal-hal penting yang bersifat nasional dan membutuhkan keputusan Presiden. Salah satu hasil sidang kabinet adalah risalah yang didistribusikan kepada para Menteri dan para peserta sidang lainnya. 31

Risalah sidang kabinet memuat ringkasan hal-hal penting yang menjadi pokok pembicaraan dan petunjuk/arahan Presiden dan/atau Wakil Presiden dan sebagai rujukan bagi para Menteri dan peserta sidang lainnya dalam mengambil kebijakan di Kementerian/Lembaga masing-masing. Ukuran kinerja yang terkait dengan risalah sidang kabinet yaitu tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet. Dengan mengukur persentase tingkat kepuasan ini akan dapat diketahui berbagai kekurangan dan kelemahannya sehingga hasilnya dapat menjadi acuan bagi penyusunan risalah diwaktu yang akan datang yang lebih baik lagi. Penyelenggaraan survei tentang tingkat kepuasan terhadap Risalah Sidang Kabinet baru pertama kali diselenggarakan pada tahun 2014. Hasil rata-rata jawaban puas (ya) atas pertanyaan yang disampaikan kepada responden pada survei I dan survei II dapat dilhat pada tabel berikut ini: Tabel 16 Rekapitulasi Hasil Jawaban Survei Tingkat Kepuasan Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 Survei I No

-

Pertanyaan

Isi risalah sidang kabinet mudah dipahami dan membantu upaya perumusan kebijakan pemerintah

Survei II

Rata-2

Ya (%)

Tidak (%)

Ya (%)

Tidak (%)

Ya (%)

Tidak (%)

46 (92%)

4 (8%)

31 (96,88%)

1 (3,13%)

77 (94,44%)

5 (5,56%)

Catatan: - Jumlah responden survei I sebanyak 50 orang - Jumlah responden survei II sebanyak 35 orang (3 orang tidak memberikan jawaban)

Berdasarkan data tabel di atas dapat dijelaskan bahwa rata-rata persentase jawaban puas (ya) terhadap pertanyaan terkait dengan tingkat kepuasan risalah sidang kabinet berdasarkan survei I sebesar 92% dan survei II sebesar 96,88%, maka realisasi rata-rata persentase tingkat

32

kepuasan terhadap risalah sidang kabinet sebesar 94,44%. Rata-rata persentase realisasi ini melebihi dari target yang diharapkan yaitu sebesar 85%, sehingga capaian yang diperoleh sebesar 109,78%. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet masuk dalam kategori “sangat baik” atau mencapai nilai target yaitu nilai “A”. Berdasarkan hasil survei terhadap risalah sidang kabinet ini dapat disampaikan pula bahwa risalah sidang kabinet yang telah disusun selama tahun 2014 telah memenuhi keinginan para peserta sidang kabinet. Adapun tingkat perbandingan antara target dan realisasi tingkat kepuasan risalah sidang kabinet tahun 2014 sebagaimana tabel berikut ini: Tabel 17 Capaian IKU Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 No. -

Uraian IKU

Target (%)

Realisasi (%)

85%

94,44%

Tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet

Dari tabel di atas dapat dijelaskan bahwa target tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap penyelenggaraan sidang kabinet adalah 85% dan realisasinya sebesar 94,44%. Guna mengetahui perbandingan antara realisasi dan capaian kinerja tahun 2014 terkait dengan pengukuran tingkat kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet, dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 18 Perbandingan Realisasi dan Capaian Tingkat Kepuasan Peserta Sidang Kabinet terhadap Risalah Sidang Kabinet Tahun 2014 Tahun 2014 No.

-

Uraian IKU

Kepuasan peserta sidang kabinet terhadap risalah sidang kabinet

33

Realisasi (%)

Capaian

94,44%

A

Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa target yang ingin dicapai terhadap kepuasan dari IKU ke 6 ini sebesar 85%. Realisasi yang diperoleh sebesar 94,44% sehingga capaiannya sebesar 109,78%, sehinggan capaian adalah “sangat baik” atau nilai “A”. Dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dalam penyelenggaraan sidang kabinet dan risalah sidang kabinet, maka capaian IKU ke 5 dan ke 6 ini merupakan sinyal yang baik. Adanya berbagai tanggapan dan masukan dari para peserta sidang kabinet menjadi bagian penting untuk menjadi perhatian terwujudnya peningkatan kualitas pengelolaan persidangan kabinet. Berdasarkan hasil evaluasi dan analisis terhadap keseluruhan jawaban atas survei penyelenggaraan sidang kabinet dan survei risalah sidang kabinet pada tahun 2014, dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. “Informasi Penyelenggaraan Sidang Kabinet mudah dipahami” Pada survei I diperoleh jawaban puas (ya) sebesar 100% dan pada survei II diperoleh jawab puas (ya) sebesar 100%. Rata-rata persentase tingkat kepuasan dari survei tersebut sebesar 100%. Dari hasil jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa seluruh peserta sidang kabinet telah memahami dengan mudah tentang informasi yang disampaikan ketika akan diselenggarakannya sidang kabinet. Mengingat tingkat kecepatan dan keakuratan informasi sidang yang harus disampaikan kepada para peserta sidang kabinet memiliki urgensi yang sangat tinggi, maka diwaktu yang akan datang diperlukan lagi tambahan Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan pra sarana yang lebih baik lagi. 2. “Jamuan yang disajikan dalam penyelenggaraan sidang kabinet beragam” Pada survei I diperoleh jawaban puas (ya) sebesar 94% dan pada survei II diperoleh jawab puas (ya) sebesar 94,12%, sehingga dari dua survei tersebut diperoleh pesentase rata-rata kepuasan sebesar 94,06%. Dari hasil jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa sebagian besar peserta

34

sidang kabinet merasa puas atas jamuan yang

disajikan. Hal yang

menjadi perhatian dimasa yang akan datang dan sesuai dengan saransaran yang disampaikan oleh peserta sidang kabinet yaitu perlunya jamuan yang bervariasi sehingga tidak membosankan. 3. “Materi paparan yang disajikan dalam sidang kabinet diterima sesuai dengan agenda sidang” Pada survei I diperoleh jawaban puas (ya) sebesar 91,67% dan pada survei II diperoleh jawab puas (ya) sebesar 80%, sehingga dari dua survei tersebut diperoleh pesentase rata-rata kepuasan sebesar 85,84%. Dari hasil jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa sebagian besar peserta sidang kabinet merasa puas atas materi paparan yang disajikan dan telah sesuai dengan materi sidang. Hal yang menjadi perhatian dimasa yang akan datang dan sesuai dengan saran-saran yang disampaikan oleh peserta sidang kabinet yaitu agar informasi materi sidang disampaikan lebih awal dan dibagikan merata kepada seluruh peserta sidang. Selain itu materi yang dipaparkan oleh Menteri terlalu panjang dan sebaiknya singkat saja. Untuk itu diperlukan koordinasi dengan para Kementerian terkait dengan persiapanpersiapan baik dari segi kuantitas materi yang harus disampaikan maupun kualitas materi sidang kabinet yang akan dipaparkan. 4. “Penyebarluasan

informasi

hasil

sidang

kabinet

melalui

website.setklab.go.id disajikan dengan cepat” Pada survei I diperoleh jawaban puas (ya) sebesar 89,58% dan pada survei II diperoleh jawab puas (ya) sebesar 96,67%, sehinga dari dua survei tersebut diperoleh pesentase rata-rata kepuasan sebesar 93,13%. Dari hasil jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa sebagian besar

peserta

sidang

kabinet

merasa

puas

atas

kecepatan

penyebarluasan informasi hasil sidang kabinet melalui website. Hal yang menjadi perhatian dimasa yang akan datang adalah ada sebagian peserta sidang kabinet yang belum mengetahui penyebarluasan hasil

35

sidang melalui Website setkab.go id., sehingga diperlukan sosialisasi website setkab.go.id lebih sering lagi. 5. “Isi risalah sidang kabinet mudah dipahami dan membantu upaya perumusan kebijakan” Pada survei I diperoleh jawaban puas (ya) sebesar 92% dan pada survei II diperoleh jawab puas (ya) sebesar 96,88% sehingga dari dua survei tersebut diperoleh pesentase rata-rata kepuasan sebesar 94,44%. Dari hasil jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa sebagian besar peserta sidang kabinet merasa puas atas isi risalah sidang kabinet dan membantu upaya perumusan kebijakan. Hal yang menjadi perhatian dimasa yang akan datang dan sesuai dengan saran-saran yang disampaikan oleh peserta sidang kabinet yaitu agar risalah sidang kabinet sebaiknya disampaikan lebih cepat melalui e-mail kepada seluruh peserta sidang. Terkait dengan hal tersebut diperlukan kebijakan pimpinan untuk mewujudkannya. Adapun kendala-kendala atau permasalahan yang ada saat ini, disebabkan oleh beberapa faktor, baik faktor intern maupun ekstern, seperti masalah koordinasi penyelenggaraan Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan, terbatasnya jumlah Sumber Daya Manusia (SDM), dan terbatasnya sarana dan prasarana dan sebagainya. Faktor eksternal lainnya yang menjadi kendala diantaranya adalah dalam memperkirakan jumlah kegiatan penyelenggaraan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan setiap tahunnya. Hal ini disebabkan karena penyelenggaraan sidang kabinet, rapat dan pertemuan sangat tergantung pada arahan dan petunjuk Presiden yaitu berdasarkan atas pertimbangan urgensi dari setiap permasalahan yang akan dibahas. Terbatasnya jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) serta sarana dan prasarana akan berpengaruh pada kecepatan dalam penyelesaian hasilhasil sidang seperti transkripsi, risalah, dan arahan dan petunjuk Presiden. Namun demikian, semua kendala tersebut bukanlah penghalang dalam

36

merealisasikan target yang ingin dicapai, dengan cara mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan peralatan yang ada saat ini. Dalam menghadapi permasalahan yang ada saat ini, diharapkan adanya

solusi-solusi

nyata

diantaranya

adalah

dengan

lebih

mengintensifkan lagi koordinasi dengan Sekretariat Presiden. Disamping itu, penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas dan sarana dan prasarana yang memadai diwaktu yang akan datang akan juga terus diupayakan dengan berkoordinasi dengan unit ketja terkait. B. Realisasi Anggaran Akuntabilitas

keuangan

merupakan

pertanggungjawaban

lembaga publik untuk menggunakan dana publik secara ekonomis, efisien dan efektif, tidak ada pemborosan dan kebocoran dana. Oleh karena itu, fokus pengukuran pada fungsi dan kegiatan pada suatu unit organisasi dimana setiap kegiatan yang ada harus dapat diukur kinerjanya dan setiap penggunaan anggaran untuk membiayai kegiatan tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan. Kinerja instansi pemerintah tidak hanya diukur dari pencapaian atau penyerapan anggaran, tetapi harus dapat pula diukur prestasi kerja secara keseluruhan dalam satu organisasi/unit kerja khususnya dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Dalam penggunaan anggaran negara harus pula berorientasi pada pencapaian visi dan misi, serta hasil dan manfaat yang diperoleh. Tabel 19 Rincian Realisasi Anggaran untuk Pelaksanaan Kegiatan Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan Tahun 2014

Kegiatan

Penyelenggaraan dan Pendokumentasian Sidang Kabinet maupun Rapat atau Pertemuan yang dipimpin oleh Presiden dan/atau wakil Presiden

Anggaran Awal (Rp)

Anggaran setelah Revisi (Rp)

Realisasi (Rp)

Sisa Anggaran (Rp)

8.000.000.000

6.619.146.000

3.092.461.191

3.526.684.809

37

Berdasarkan tabel di atas dapat dijelaskan bahwa Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan pada tahun 2014 semula

memperoleh

anggaran

setelah

revisi

sebesar

Rp.6.619.146.000,- (Enam miliar enam ratus sembilan belas juta seratus empat puluh enam ribu rupiah). Penyerapan anggaran Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan pada tahun 2014 sebesar Rp.3.092.461.191,(tiga miliar sembilan puluh dua juta empat ratus enam puluh satu ribu seratus sembilan puluh satu rupiah) atau mencapai 46,72%.

38

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Umum Rencana Kinerja Tahunan (RKT) Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan

dan

Pelaporan

Persidangan

tahun

2014

sebagai

penjabaran dari sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana strategis Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan 2010 – 2014 telah dilaksanakan melalui berbagai kegiatankegiatan yang ada saat ini. Tingkat capaian kinerja Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan yang diperoleh dari setiap unsur kinerja yang diukur secara keseluruhan adalah “sangat baik”. Keberhasilan pencapaian atas kinerja Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan tahun 2014 tidak lain atas kerja sama dan partisipasi seluruh jajaran pimpinan dan staf di lingkungan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan yang memiliki dedikasi dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan fungsinya masingmasing.

B. Langkah-langkah/rekomendasi perbaikan untuk Peningkatan Kinerja Dalam rangka peningkatan kinerja di masa yang akan datang, maka perlu dilakukan langkah-langkah antisipatif untuk menanggulangi kendala yang mungkin terjadi pada tahun mendatang, yaitu: 1. Menyusun jadwal penyelenggaraan sidang kabinet, rapat atau pertemuan yang baku dan tetap yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam rangka melakukan persiapan-persiapan penyelenggaraan sidang kabinet, rapat atau pertemuan; 2. Penggantian alat rekam sidang kabinet, rapat atau pertemuan harus dilaksanakan secara periodik dengan memilih peralatan rekam yang modern agar hasil mutu rekaman menjadi maksimal;

39

3. Tetap terus mengajukan tambahan pegawai khususnya pegawai yang handal dalam penyelesaian pembuatan transkripsi, risalah, dan Arahan dan Petunjuk Presiden; 4. Pencetakan,

penggandaan

dan

penjilidan

risalah

dengan

menggunakan jasa pihak ke tiga yang telah dilakukan saat ini perlu dipertahankan; 5. Perlu disediakan ruang khusus sementara untuk penyimpanan dokumen hasil-hasil sidang sampai terpenuhinya tambahan ruang baru oleh Biro Umum, Sekretariat Kabinet untuk penyimpanan dokumen-dokumen hasil sidang. ______________________________

40