KATALOG PELAYANAN PUSAT KAJIAN REFORMASI ADMINISTRASI LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI
PUSAT KAJIAN REFORMASI ADMINISTRASI
INTEGRITAS
PROFESIONAL
INOVATIF
PEDULI
1
PENYUSUNAN ROADMAP REFORMASI BIROKRASI PENDEKATAN KONTEKSTUAL
Sesuai amanah Perpres No 81 tahun 2010 tentang Grand Design Refor masi Birokrasi setiap instansi Pemerintah (Kementerian /Lembaga/Pemerintah Daerah) wajib menjalankan reformasi birokrasi. Untuk memberikan arah pelaksanaan reformasi birokrasi, setiap instansi harus memiliki dokumen roadmap reformasi birokrasi. Pusat Kajian Reformasi Administrasi memberikan pelayanan penyusunan roadmap refor masi birokrasi dengan pendekatan kontekstual. Pendekatan ini berbeda dengan pendekatan formal yang cenderung bersifat seragam karena lebih menekankan kepada pengembangan kapasitas organisasi dalam membangun dialog dengan stakeholdernya terhadap arah perubahan dan ukuran keberhasilan perubahan. Pendekatan ini juga memiliki dampak yang sangat positif secara internal karena akan memandu organisasi menfokuskan perubahan dan sumber daya yang dibutuhkan kepada area area yang menjadi pengungkit (leverage) perubahan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun roadmap kontekstual adalah : 1. Diagnostic reading 2. Stakeholder mapping 3. Scoping (penentuan ruang lingkup dan fokus perubahan) 4. Penyusunan millestone secara SMART (specific, measurable, Achievable, Relevant and Time Bound 5. Membangun instrument yang mampu mendorong peran serta aktif stakeholder internal dan eksternal 1
2
MANAJEMEN KINERJA TERPADU (INTEGRATED PERFORMANCE MANAGEMENT) BAGI INSTANSI PEMERINTAH
Untuk mendukung proses transformasi organisasi pemerintah diperlukan adanya manajemen kinerja yang memadukan perencanaan dan evaluasi kinerja dari level organisasi berjenjang tur un kepada kinerja individu. PKRA memberikan pelayanan untuk mengembangkan Manajemen Kinerja Terpadu (MKT) pada Kementerian/ Lembaga Non Kementerian dan Pemerintah Daerah. MKT ber manfaat membantu pimpinan instansi dalam menjabarkan strategi organisasi menjadi sasaran kinerja pegawai. MKT juga membantu dalam menyediakan instrument bagi pemberian remunerasi secara adil, feedback untuk perumusan kebutuhan pengembangan kompetensi dan pengembangan karir pegawai. Beberapa langkah yang dilakukan antara lain adalah sebagai berikut : 1. Penyusunan strategy map 2. Cascading rencana strategis rencana kerja tahunan instansi hingga sasaran kinerja pegawai 3. Penetapan kinerja 4. Penyusunan instrument monitoring kinerja 5. Pengembangan perfomance coaching 6. Membangun metode penilaian yang adil dan transparant
2
3
EFFECTIVE CHANGE MANAGEMENT
Prinsip fundamental reformasi birokrasi adalah bahwa setiap organisasi dituntut berubah untuk lebih baik, lebih berintegritas, efisien dan mampu memberikan pelayanan yang berkualitas kepada seluruh stakeholder. Dalam reformasi birokrasi, kunci sukses bukanlah terletak pada kualitas roadmap yang dirumuskan atau sumberdaya yang digunakan tetapi kemampuan organisasi dalam mengelola proses perubahan. Setiap perubahan akan dihadapkan kepada apa yang disebut dengan organizational inertia yang menghambat atau bahkan membubarkan semua rencana perubahan. PKRA akan membantu merumuskan strategi manajemen perubahan yang efektif dengan melihat secara seksama faktor budaya organisasi yang berpotensi untuk mendukung keber hasilan atau sebaliknya mementahkannya. Solusi dan model yang ditawarkan oleh PKRA adalah : 1. Cultural diagnosis and change readiness analysis 2. Membangun kesadaran dan kapasitas pimpinan dalam mengelola perubahan 3. Merumuskan visi dan strategi perubahan dan komitmen Change Committee pada setiap lini manajerial 4. Merumuskan kondisi yang diharapkan dan indicator keberhasilan 5. Analisa dampak dan risk management 6. Implementasi perubahan 7. Monitoring dan evaluasi 8. Celebrating, learning and alignment 3
4
OPTIMALISASI BUSINESS PROCESS
Business process atau ketatalaksanaan merupakan faktor kunci untuk menghasilkan nilai tambah bagi stakeholder (end users). Birokrasi pemerintah seringkal i dihadapkan pada permasalahan klasik yaitu business process yang berbelit belit, lemah dalam koordinasi, dan lebih berorientasi kepada kepentingan internal (inward looking). Dalam konteks reformasi birokrasi, setiap instansi pemerintah dituntut untuk memperbaiki business processnya agar lebih efisien, efektif dan akuntabel. Business process diarahkan untuk memberikan nilai tambah kepada end user sebagaimana yang akan dirasakan oleh masyarakat berupa pelayanan yang lebih cepat, murah, simpatik dan akurat. PKRA akan membantu instansi pemerintah dalam merancang dan menata business process agar lebih efisien, efektif, akuntabel dan mampu memberikan nilai tambah kepada stakeholder melalui langkah : 1. Business process mapping saat ini 2. Diagnosa kebutuhan penyesuaian dengan strategi organisasi, tatakelola organisasi dan metode pelaksanaan pekerjaan. 3. Diagnosa infrastruktur manajemen sumberdaya manusia, sistem informasi dan budaya organisasi 4. Menyusun millestone penataan dengan target perubahan yang terukur 5. Penguatan kualitas komunikasi antar unit organisasi kunci
4
5
MENDESAIN HIGH PERFORMING ORGANIZATION (HPO)
Salah satu area perubahan dalam agenda reformasi birokrasi adalah penataan organisasi. Baik instansi pemerintah pusat maupun daerah memerlukan penataan organisasi baik untuk memenuhi kebutuhan peraturan perundangan, perubahan strategi dan tugas fungsi organisasi maupun dalam rangka perbaikan pelayanan kepada stakeholder. Tujuan penataan menciptakan organisasi yang berkinerja tinggi dalam pelaksanaan kebijakan maupun dalam pemberian pelayanan secara akuntabel, efisien dan berkualitas. Di Indonesia penataan organisasi seringkali diartikan sebagai perubahan struktur secara formal yang selesai dengan dikeluarkannya peraturan pembentukan organisasi. Praktek ini mengesampingkan kenyataan bahwa organisasi adalah suatu entitas social yang terdiri dari manusia dan berbagai elemen yang mendukung tugasnya. Oleh sebab itu best practices international menunjukkan penataan organisasi dilakukan tidak saja dengan merubah struktur tetapi juga merancang aspek budaya, teknologi yang tepat sesuai tugas fungsi serta streamlining dalam manajemen sumber daya manusianya. Banyak pendekatan yang ditawarkan untuk membangun HPO. PKRA menawarkan pendekatan yang sesuai dengan konteks sistem administrasi di Indonesia. Beberapa kegiatan yang ditawarkan oleh PKRA adalah : 1. Analisis lingkungan strategis 2. Analisis strategy fit 3. Analisis beban kerja 4. Analisis budaya organisasi 5. Desain struktur dan budaya organisasi 6. Desain business process 7. Kesesuaian sumber daya manusia (people alignment) 8. Kesesuaian sarana kerja dan teknologi (technology alignment) 9. Membangun sistem manajemen kinerja 10. Desain evaluasi dan continuous improvement
5
6
SISTEM PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA STRATEGIS (STRATEGIC HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT)
Dengan terbitnya UU no 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN), paradigma pengelolaan kepegawaian telah bergeser dari rule compliance menjadi lebih berorientasi kepada pengelolaan pegawai sebagai asset. Perubahan paradigma ini menempatkan fungsi pengembangan sumberdaya manusia menjadi bagian sentral dalam manajemen ASN. Berbasis kepada riset yang dilakukanya, PKRA menawarkan advokasi kebijakan bagi setiap instansi pemerintah pusat maupun daerah untuk mengembangkan sistem pengembangan sumber daya manusia ASN yang strategis. Disebut strategis karena sistem ini dibangun dengan mendesain program pengembangan sumberdaya manusia melalui berbagai program inovatif dan terkait langsung dengan sasaran strategis organisasi. Beberapa instrument yang diperlukan adalah: 1.Analisa key operations sesuai sasaran strategis organisasi 2. Penyusunan standard kompetensi 3. Penguatan manajemen kinerja 4. Analisa gap kompetensi 5. Analisa gap kinerja 6. Desain program pengembangan klasikal dan non klasikal 7. Integrasi program pengembangan pegawai dan pengembangan karir 8. Penyusunan instrument evaluasi manfaat pengembangan pegawai.
6
7
ADVOKASI PROGRAM REFORMASI BIROKRASI BERORIENTASI HIGH IMPACT CHANGE
Reformasi birokrasi menjadi salah prioritas kebijakan pemerintah. Meskipun demikian reformasi bukanlah tujuan tetapi sebuah proses yang didesain sedemikian rupa untuk menciptakan perubahan berdampak luas bagi penguatan pemerintahan yang bersih dari korupsi, perbaikan kualitas pelayanan publik dan penguatan kinerja kebijakan. Oleh sebab itu setiap organisasi pemerintah yang melaksanakan kebijakan reformasi birokrasi perlu sadar dan mampu merancang agar program program yang dibuat mampu menciptakan perubahan berdampak luas bagi organisasi dan stakeholdernya. Beberapa program dan kegiatan yang terkait dengan hal ini adalah : 1. Problem and opportunity assessment 2. Change for Result Logical Framework 3. Membangun keterlibatan stakeholders dalam desain program 4. Membangun instrument MONEV berorientasi hasil (Result Driven Monitoring and Evaluation)
7
8
PENGUKURAN KOMPLEKSITAS PELAYANAN (REDTAPE SCORE CARD INDEX) DAN STRATEGI SIMPLIKASI ADMINISTRASI
Pelayanan publik berdasar Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundangundangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Tetapi sayangnya yang terjadi di Indonesia sampai saat ini pelayanan publik yang diberikan negara melalui pemerintah kepada masyakarat belum bisa dikatakan optimal dan memiliki kualitas yang baik. Masalah yang paling banyak dialami oleh masyarakat adalah pelayanan dengan prosedur berbelit belit dan cenderung membebani baik dari sisi economic maupun non economic cost. PKRA berbasis riset yang dilakukan, mengembangkan indikator redtape score card untuk mengukur tingkat kompleksitas dan biaya yang harus ditanggung dari suatu produk pelayanan. Assesment dengan penerapan indikator ini akan membantu instansi pemerintah dalam melakukan penyederhanaan prosedur pelayanan yang mereka selenggarakan. Penerapan indikator ini pada akhirnya diharapkan dapat menciptakan pelayanan yang efisien efektif sehingga mendorong daya saing nasional/ daerah serta membantu percepatan kesejahteraan masyarakat. Melalui kegiatan ini PKRA akan membantu dalam hal : 1. Pengukuran derajat kompleksitas pelayanan publik 2. Identifikasi kebutuhan organizational streamlining 3. Rekayasa business process yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna layanan.
8
9
ADVOKASI DAN KONSULTANSI KEBIJAKAN REFORMASI SECTORAL GOVERNANCE DENGAN PENDEKATAN WHOLE OF GOVERNMENT
Reformasi birokrasi dirancang untuk menciptakan perubahan secara organizational pada masing masing instansi pemerintah atau pemerintah daerah. Disisi lain pelayanan kepada masyarakat dan kinerja kebijakan diatur secara sektoral yang melibatkan beberapa instansi pemerintah secara bersama. Oleh sebab itu pemerintah tidak saja membutuhkan reformasi birokrasi tetapi juga perlu didukung dengan strategi reformasi tatakelola atau administrasi sektoral. Strategi ini bertujuan untuk mewujudkan business process yang terintegrasi, akuntabel dan efisien sehingga perlu didukung dengan pendekatan whole of government approach. PKRA sesuai dengan tugas dan fungsi menawarkan advokasi dan konsultansi untuk mendukung reformasi tatakelola atau administrasi sektoral yang terintegrasi. Adapun kegiatan yang dilakukan antara lain : 1. Responsability assigment matrix analysis 2. Business process ownership analysis 3. Regulatory reform mapping 4. Organizational core task streamlining.
9
10
ASISTENSI TEKNIS DAN PENDAMPINGAN IMPLEMENTASI KEBIJAKAN REFORMASI BIROKRASI
Untuk mendukung implementasi kebijakan reformasi birokrasi baik pada instansi pemerintah pusat maupun daerah, PKRA menyediakan layanan asistensi teknis dan pendampingan.Dengan pengalaman dan keahlian serta jaringan informasi kebijakan yang dimiliki, PKRA akan memberikan pendampingan instansi pemerintah dan pemerintah daerah dalam menyediakan living documents dan operasionalisasinya. Disamping itu, PKRA akan mendukung instansi pemerintah yang menjadi mitra untuk membangun program program quick win serta manajemen perubahan. Program pendampingan akan dilakukan dalam implementasi area perubahan : Penataan organisasi Penataan tatalaksana Penataan peraturan perundangan Penataan sumberdaya manusia Penguatan akuntabilitas Peningkatan kualitas pelayanan publik Penguatan pengawasan internal Manajemen perubahan Membangun instrument pendukung perubahan mindset dan cultural
set Quick win
10
