KADERS VOOR GEBOUW, HORECA EN VERHUUR A. ALGEMEEN In het Wijkhuis-Brede School De Fonkel werken wijkbewoners en participanten samen aan een betere toekomst. Met deze ontmoetingsplek voor jong en oud heeft de Binnenstad een geheel eigen gezicht. Mensen uit de wijk vergroten er hun kansen op een succesvol leven. Zij kunnen in het wijkhuis-Brede School terecht voor een cursus, voor ondersteuning bij het dagelijkse leven, voor goede ideeën en voor sport, spel, theater, veel plezier en zeker ook voor het ontwikkelen van hun talenten. In het multifunctionele centrum worden kennis overgedragen en ervaringen gedeeld. Vijf afzonderlijke instanties werken er ieder vanuit hun individuele krachten: Brede basisschool De Vuurvogel, Stichting LEV-groep, Spring Kinderopvang, Catalpa Kinderopvang Zuid-Nederland en Vereniging Wijkbeheer Binnenstad. Zij garanderen wijkbewoners en bezoekers een dienstenaanbod op diverse gebieden. Met elkaar samenwerken, vereist een gedegen coördinatie en een goede planning. De ruimten van De Fonkel worden door verschillende participanten gedeeld. Er is een hoofdbeheerder die coördineert en zorgt voor het beheer en het verhuur van de verschillende ruimten in het wijkhuisgedeelte. De Fonkel wil tip top in orde zijn en kwaliteit leveren op ieder onderdeel. Daarnaast zijn er tal van mogelijkheden voor cursussen, dans- en beweging, bijeenkomsten, vergaderingen, symposia, inloopactiviteiten, etc. De Fonkel beschikt over o.a. een theaterzaal, cursus-/vergaderzaal, kleine vergaderruimte, tienerruimte, spreekkamers, leskeuken, creativiteitsruimte en een digitaal trapveld. In de onderstaande richtlijnen beperken wij ons tot de (multifunctionele) ruimten, welke De Fonkel in gebruik heeft. De vaste ruimten van de individuele partners worden buiten beschouwing gelaten.
B. GEBOUW aankleding 1.
Het plaatsen en verzorgen van planten is de verantwoordelijkheid van de primaire gebruikers rekening houdend met de richtlijnen over veiligheid en gezondheid. Het plaatsen van planten in algemene ruimten wordt voorgelegd aan de hoofdbeheerder, die ook voor het bijhouden zorgt.
alarm 2.
Het gebouw is voorzien van een brandmeldinstallatie en een gecompartimenteerd alarmsysteem verbonden met de meldkamer. Voor de alarmopvolging is een contract gesloten, welk jaarlijks wordt geëvalueerd. Het abonnement en opvolging worden volgens de gezamenlijk vastgestelde verdeelsleutel doorberekend aan de participanten.
bedrijfshulpverlening 3. 4.
5.
De hoofdbeheerder is primair verantwoordelijk voor de BHV en ontruimingsplan, die als "Opgeleid Persoon" is aangesteld en opgeleid. Om te komen tot een gezamenlijk ontruimingsplan en ontruimingsoefening wordt een commissie gevormd van BHV’ers van de participanten met als coördinator de hoofdbeheerder. De desbetreffende (herhalings)cursussen worden gezamenlijk georganiseerd. Deze commissie komt maandelijks bij elkaar. Zij kan zich laten adviseren en begeleiden door een professioneel bureau en/of de brandweer. Tenminste eenmaal per jaar moet er een gezamenlijke ontruimingsoefening worden gehouden. De brandweer zal hierbij adviseren en evalueren, waarna zo nodig het gezamenlijk ontruimingsplan en/of vluchtplan wordt bijgesteld en acties worden genomen. Het bestuur wordt hierover ingelicht.
beheer 6.
De uitvoering van het beheer en adviezen aan het bestuur worden besproken in de gebruikersraad, waarin de participanten vertegenwoordigd zijn.
1
7.
De Gebruikersraad komt in principe elk kwartaal bijeen. Hij functioneert als overlegorgaan van het bestuur met als doel een optimale benutting van de multifunctionele ruimten in De Fonkel voor zoveel mogelijk doelgroepen. De raad adviseert het bestuur over kaders voor verhuur, gebruik, beheer, openingstijden van de multifunctionele ruimten. De gebruikersraad stimuleert betrokken organisaties in De Fonkel om op constructieve en collegiale wijze een bijdrage te leveren aan de voorbereiding en uitvoering van gezamenlijke activiteiten. 8. Zeker eenmaal per jaar wordt er een algemeen overleg georganiseerd met alle vaste gebruikers, waaronder dus ook de verenigingen en clubjes die bijvoorbeeld eens per week een ruimte huren. De agenda daarvan kan heel breed zijn: van het vastleggen of bevestigen van afspraken over het gebruik tot klachten over zaken die niet goed lopen, tot een brainstorming over nieuwe activiteiten en ontwikkeling van De Fonkel. Uiteraard kunnen desgewenst de participanten hieraan deelnemen. 9. De aansturing en uitvoering van het beheer door personeel en vrijwilligers is de verantwoordelijkheid van de hoofdbeheerder. 10. De Vuurvogel, de Kinderopvang en de LEV-groep hebben hun eigen ingang, welke afsluitbaar is. Daarnaast beschikken zij over een alarmcode voor de reguliere activiteiten. Iedere hoofdgebruiker is zelf verantwoordelijk voor het openen en sluiten bij de eigen activiteiten.
camerabewaking 11. Er vindt een doorlopende opname op harde schijf plaats. Bezoekers worden middels bordjes met een pictogram hierop geattendeerd. De camera’s zijn primair geplaatst uit oogpunt van preventie en via monitoren houden de receptionisten toezicht. Wel kunnen de camerabeelden aangiftes van vernieling of diefstal ondersteunen. De hoofdbeheerder doet namens de eigenaar, zijnde de gemeente, aangiften.
deuropener/intercom 12. Tijdens openingstijden zijn de toegangsdeuren van de entree en de zij-ingang van slot. 13. Indien er geen bezetting op de receptie is of als de veiligheid dat noodzakelijk maakt, kunnen de deuren gesloten blijven en wordt via de deurbel de ingangen geactiveerd via de handsets, welke aanwezig zijn op de receptie, bij de bar of bij Catalpa. 14. De parkeergarage is ook middels intercom en handset te openen. Op de monitor kan men de ingang van de parkeergarage zien.
openen en sluiten 15. Alleen de beheerders hebben een sleutel voor de opening van het gebouw. Voor barmedewerkers, receptionisten en stagiaires zorgt de dienstdoende beheerder voor toegang middels een sleutel of anders. Voor parkeren van de fiets of auto zorgt hij voor toegang van de fietsenberging en/of parkeergarage middels sleutel of pasje.
parkeergarage/fietsenstalling 16. De parkeergarage en de fietsenstalling worden hoofdzakelijk gebruikt door het personeel van de participanten. De fietsenstalling wordt ook gebruikt door de leerlingen van De Vuurvogel. Incidenteel is het mogelijk om deze ruimten ook open te stellen voor artiesten, bezoekers en gasten, evenwel onder de door het bestuur te stellen voorwaarden.
roken 17. Roken is in het hele gebouw verboden. Dat geldt 24 uur per dag, alle dagen van het jaar. 18. Personen die willen roken, kunnen dat buiten doen bij de hoofdingang. Voor de rokers is bij de entree een afvalbak met sigarettendover geplaatst. Vanuit de voorbeeldfunctie is het uitgangspunt dat bij voorkeur niet gerookt wordt als de peuters zich in de lokalen bevinden en dat de hoofdingang niet geblokkeerd wordt.
C. HORECA alcohol 19. Zowel om gezondheidsredenen als om redenen van veiligheid wordt alcohol in De Fonkel uit standaardglazen geschonken en gedronken. Voor bier een glas van 250 cc, wijn 100c en sterke drank 35 cc. 20. Zwak alcoholische dranken mogen geschonken worden aan personen vanaf 16 jaar en sterke drank vanaf 18 jaar. Dit voorschrift moet op een duidelijke plaats in de foyer hangen. 21. Er is een aanwezigheidsverbod voor personen, die zichtbaar teveel hebben gedronken. 22. Een registratielijst van barvrijwilligers die de Instructie Verantwoord Alcohol schenken hebben gevolgd moet in de foyer aanwezig zijn.
2
23. Barvrijwilligers mogen hun werkzaamheden pas uitvoeren als zij geïnstrueerd zijn over de wijze waarop verantwoord alcohol in De Fonkel kan worden bevorderd, de huis- en gedragsregels van De Fonkel accepteren en de sociale vaardigheden hebben om deze regels uit te dragen en na te leven. 24. Zowel de beheerders als de barvrijwilligers mogen tijdens hun diensttijd geen alcoholische dranken nuttigen.
consumpties 25. Het bestuur stelt de tarieven vast. Als uitgangspunt wordt de horecatoets gehanteerd. Voor koffie, thee en frisdrank worden drempelverlagende prijzen gehanteerd. Voor meer luxe drankjes en speciale bieren worden hogere tarieven berekend. In de desbetreffende ruimten zullen prijslijsten worden opgehangen. 26. Het is niet toegestaan zelf meegebrachte drank of etenswaren in het wijkhuis te nuttigen. Consumpties moeten betrokken worden via het beheer. 27. De bar wordt uitsluitend door de beheerder en/of de door de beheerder aangewezen medewerker beheerd. Indien de kassa om welke reden dan ook onbeheerd achtergelaten moet worden dan dient de beheerder deze met zijn persoonlijke code af te sluiten. 28. De Fonkel is laagdrempelig, hetgeen betekent dat maximaal met vrijwilligers moet worden gewerkt om de kosten binnen de perken te houden. 29. Het aanbod wordt uitgebreid met een kleine kaart voor bijvoorbeeld de lunch. De uitstraling moet modern, klantgericht en professioneel zijn. 30. Voor een kleine groep kan desgewenst een lunch of buffet worden klaargemaakt. Voor een groter aantal personen wordt dit in principe uitbesteed aan derden. De kosten hiervan worden met een vaste toeslag doorberekend aan de huurder. 31. Het gebruik van alle consumpties moet transparant verantwoord worden. Indien om welke reden dan ook bepaalde overheids- en/of maatschappelijke instanties voor een deel hun “thuis” hebben in De Fonkel dan zal de doorbelasting helder in de exploitatiecijfers tot uitdrukking moeten komen.
hygiëne 32. Voldaan moet worden aan de Warenwetregeling. Dit betekent in het kort dat er een dusdanige controle moet zijn dat de veiligheid van alle producten gewaarborgd wordt. Dit bewakingssysteem gaat uit van de beginselen van HACCP met een procescontrole en beheersing van gezondheidsrisico’s. 33. Tenminste twee personen moeten de cursus sociale hygiëne gevolgd hebben en in het bezit zijn van een verklaring daarvan. Zij dienen ervoor te zorgen dat andere personen die drank schenken, zoals de barvrijwilligers, hierover goed worden geïnstrueerd. 34. In verband hiermee zullen barvrijwilligers, die gaan bereiden of serveren, een gezondheidsverklaring moeten invullen. Tevens dienen zij ook de regels omtrent persoonlijke hygiëne en inzet, strikt na te leven evenals alle andere richtlijnen, die in dit kader door het bestuur en/of de hoofdbeheerder worden gegeven.
inkoop 35. In principe dienen alle inkopen op rekening bij de door het bestuur aangewezen leveranciers te gebeuren. 36. Op de facturen mogen geen privé aankopen van het personeel of de vrijwilligers voorkomen. 37. Voor tussentijdse inkopen worden zoveel mogelijk afspraken gemaakt met Binnenstadwinkeliers om de benodigde middelen via een maandelijkse factuur te leveren.
kleding 38. Voor een gezamenlijk en herkenbaar eigen gezicht wordt door de beheerders en barmedewerkers gebruik gemaakt van bedrijfskleding.
D. ORGANISATIE communicatie 39. De communicatie over het beleid en imago van De Fonkel verloopt via de voorzitter van het bestuur. De communicatie over de uitvoering is in handen van de hoofdbeheerder. Bij conflicten of problemen wordt dit voorgelegd aan het dagelijks bestuur.
huisstijl 40. De huisstijl is uitgewerkt en uitgevoerd middels onder andere een logo en letterfont op kop en schotels, mokken, pennen, notitieblokjes, briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, lettertype en posters.
3
post 41. Alle participanten hebben een brievenbus, welke zowel aan de binnen- als de buitenzijde voorzien is van het huisnummer en de naam. 42. De ingekomen poststukken worden, met uitzondering van Catalpa en V.W.B., voor de desbetreffende personen in de postvakken gelegd, welke zich in de personeelruimten bevinden. De uitgaande post kunnen de participanten tijdig gefrankeerd aanbieden bij de receptie, welke voor 17.00 uur dan gepost wordt door de receptionisten.
receptie 43. De administratief medewerkster heeft de leiding over de vrijwilligers, stagiaires en andere personen, die de receptie bezetten. Zij zorgt voor het inroosteren van de vrijwilligers en houdt een overzicht bij van de gewerkte uren. 44. De bezetting van de receptie is op werkdagen in principe van 8.30 - 23.00 uur. Er wordt gestreefd naar een bezetting per dagdeel, hetgeen sterk afhankelijk is van de geplande activiteiten. Dit geldt eveneens voor de weekeinden. 45. Tot de taken van de vrijwilligers behoren het ontvangen en verwijzen van bezoekers, het verstrekken van relevante informatie over de participanten en derden, het actueel houden van de informatieborden, de agenda en berichten, het bedienen van de telefooncentrale, het verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden voor De Fonkel en het op orde houden van de receptieruimte.
repro 46. De participanten hebben individueel een code, terwijl de hoofdbeheerder er een heeft voor het gezamenlijk gebruik.
telefoon 47. De telefooncentrale voor interne en externe oproepen ten behoeve van alle participanten staat in de receptieruimte. 48. Er wordt opgenomen met" Goede .... Wijkhuis Brede School De Fonkel met ... (naam)". 49. Telefonische boodschappen worden op de daarvoor bestemde briefjes genoteerd, aan de desbetreffende personen afgegeven of in de postbak gelegd in de personeelsruimte. 50. Er kan doorgeschakeld worden naar de receptie, handset, bar, antwoordapparaat of belletjes, zodat elke persoon de telefoon kan opnemen met *3600. 51. Op het antwoordapparaat wordt een meldtekst geplaatst met onder meer de openingstijden.
E. VERHUUR aansprakelijkheid 52. Stichting de Fonkel kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadigingen van persoonlijke en/of verenigingsgoederen of eigendommen binnen het wijkhuis. 53. Door de gebruiker veroorzaakte schade aan meubilair, installaties en goederen, zoals breuk van glas, serviesgoed e.d., dient te worden gemeld bij de beheerder. De veroorzaakte schade kan op de gebruiker verhaald worden.
kwaliteitseisen 54. Alle verhuurbare ruimten zijn standaard ingericht in een basisopstelling. Indien een gebruiker, met uitzondering van die genoemd onder 85 en 86, dat wenst, kan hij aan de hand van enkele te hanteren modellen, aangeven op welke wijze hij de zaal ingericht wil hebben. Vanuit De Fonkel wordt deze opstelling aangebracht en later weer afgebroken. De gebruikers onder 85 en 86 dragen zelf zorg voor het inrichten van de gehuurde ruimte(s) en het klaarzetten van het benodigde meubilair. Deze gebruikers dienen na afloop van de activiteit de ruimte zelf in de oorspronkelijke staat terug te brengen en deze veegschoon op te leveren. 55. In principe worden in de te verhuren ruimten geen stoelen en/of tafels gestapeld of opgeslagen. 56. Standaard zijn zonweringen, e.d. open voor daglicht en voor het open karakter van het gebouw. Het beheer is eindverantwoordelijk en houdt hier toezicht op. 57. De buitendeuren in de foyer zijn nooduitgangen. Alleen in geval van calamiteiten mogen deze gebruikt worden. De beheerders zien er op toe dat door deze deuren geen medewerkers en/of bezoekers inkomen of uitgaan. 58. Van de materialen, aanwezig in de ruimten als leskeuken en creativiteitsruimte, e.d., maakt de beheerder een inventarislijst, die door het beheer na verhuur wordt gecontroleerd en zo nodig aangevuld/hersteld. De gebruikers hebben een kopie. 59. Voor het gebruik van de leskeuken wordt een protocol gemaakt door de hoofdbeheerder.
4
60. Van de materialen, aanwezig in het digitaal trapveld, heeft bbs De Vuurvogel een inventarislijst, die door de school na verhuur dient te worden gecontroleerd en zo nodig aangevuld/hersteld. De hoofdbeheerder heeft een kopie en maakt voorstellen voor aanvullingen. 61. De hoofdbeheerder is verantwoordelijk voor schoonmaak, hygiëne, e.d. van de verhuurbare ruimten met uitzondering van het digitaal trapveld.
omgangsvormen 62. In de Fonkel moet iedereen met respect behandeld worden. 63. De huurders en gebruikers van De Fonkel zijn verplicht zich aan de gestelde regels te houden. 64. De beheerder is verantwoordelijk voor de ordelijke gang van zaken. 65. Het veroorzaken van overlast, het maken van discriminerende opmerkingen in welke vorm dan ook door groepen of individuen aan andere gebruikers van het wijkhuis, kan onmiddellijke uitzetting tot gevolg hebben.
onderhoud 66. Het dagelijks onderhoud, storingen en klachten worden uitgevoerd en afgewerkt door de hoofdbeheerder in nauw overleg met Vastgoed van de gemeente.
Openingstijden 67. In principe is De Fonkel van maandag t/m vrijdag van 8.30 tot 23.00 uur geopend. Met de sluitingstijd zal, afhankelijk van het aantal en de aard van de activiteiten, flexibel worden omgegaan. Er wordt een dusdanige planning gehanteerd, dat er elke avond een activiteit wordt gehouden. Voorts is het streven erop gericht dat er tijdens de opening tenminste één beheerder en één vrijwilliger aanwezig is. 68. De openingstijden in het weekeinde zijn afhankelijk van de geplande activiteiten en van de vraag uit de wijk. 69. In overleg met de beheerder kan verlenging van de sluitingstijd worden toegestaan.
Personeelsruimte 70. De personeelsruimte kan door de vouwwand in twee ruimten worden opgedeeld. Beide ruimten kunnen buiten de schooltijden verhuurd worden. 71. Van het serviesgoed c.a. maakt de hoofdbeheerder een inventarislijst. 72. Het schoon serviesgoed staat in de open kast. Na gebruik moet het vuil goed op een verrijdbare kar worden geplaatst. Na elke pauze wordt het vuil goed in de keuken afgewassen en in de kast teruggeplaatst. 73. Voor koffie/thee is een drankenautomaat gehuurd, welke door de medewerkers van De Fonkel eenmaal per dag wordt schoongemaakt. De verrekening van het verbruik van de koffie c.a. geschiedt op basis van een gezamenlijk door de participanten opgestelde verdeelsleutel.
Verhuur 74. De uren, dat de creativiteitsruimte, de personeelsruimte en het digitaal trapveld niet voor de primaire taken door de huurders worden gebruikt, kunnen verhuurd worden aan derden. 75. Voor de volgorde van het verhuur van de ruimten heeft het bestuur criteria opgesteld. 76. Alle reserveringen worden aangevraagd bij de administratief medewerkster. Zij toetst of de activiteiten passen in het beleid van De Fonkel, paracommercie, e.d. en beslist in welke categorie, inclusief eventuele bijkomende kosten, de aanvraag past. Bij twijfel wordt de aanvraag voorgelegd aan het dagelijks bestuur. 77. Huurafspraken, voorwaarden en prijzen worden schriftelijk bevestigd aan de huurder en de huurder dient een exemplaar getekend terug te zenden. 78. De gebruikers van de leskeuken dienen vooraf op last van de Voedsel- en Warenautoriteit een checklist af te werken. Deze lijst, inclusief de thermometer, moet van te voren worden opgehaald bij de beheerder. Voor het gebruik van deze ruimte is een apart reglement van toepassing. 79. Licht, geluid en apparatuur kan alleen bediend worden door daarvoor bevoegde en aangewezen medewerkers. 80. Bij het huren van een ruimte maakt men alleen gebruik van de door de beheerder toegewezen ruimte. 81. Participanten, maatschappelijke groeperingen uit de Binnenstad, maatschappelijke groeperingen van elders dragen zelf zorg voor het inrichten van de ruimte, het klaarzetten van materiaal, het na afloop van de activiteit de spullen opruimen en de ruimte veegschoon opleveren. 82. Begeleiders van groepen zijn tijdig aanwezig en houden tijdens de activiteiten in de toegewezen ruimte toezicht en zorgen voor orde. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor de goede gang van zaken. 83. Bij brand en calamiteiten volgt men de aanwijzingen van de beheerder c.q. BHV-er op.
5
84. De indeling in categorieën huurders wordt door het bestuur van Stichting De Fonkel vastgesteld. Indien nieuwe gebruikers zich aanmelden, waarvoor (nog) geen bestuursbesluit is vastgesteld, zal de administratief medewerkster deze indelen in een categorie op basis van geldende richtlijnen. 85. Voor activiteiten van maatschappelijke groeperingen, welke voor de Binnenstad werkzaam zijn, stelt de Fonkel de ruimten gratis beschikbaar, zoals (informele) bewonersinitiatieven, activiteiten van de wijk- en buurtverenigingen en wijkgerichte activiteiten van medewerkers van de LEV-groep, die in het wijkhuis gehuisvest zijn. 86. Voor activiteiten van overige maatschappelijke groeperingen wordt op de huurprijs een korting van 50% verstrekt. 87. De groeperingen, genoemd onder 85, verzorgen eenmaal per jaar een gratis optreden of verlenen hun medewerking aan andere activiteiten. 88. Verhuur van individuele ruimten van de participanten aan derden is de verantwoordelijkheid van de participant binnen de kaders van het bestuur. 89. Het incidenteel gebruik door de participanten van elkaars ruimten wordt niet doorberekend. 90. Indien de ruimte op de toegekende uren niet wordt gebruikt en de huur niet tenminste drie werkdagen hiervoor is geannuleerd, wordt de volledige huurprijs in rekening gebracht. Huurders, welke 50 of 100% korting op de huurprijs ontvangen, dienen de annuleringskosten ad € 25,-- te voldoen. 91. Voor alle categorieën geldt dat alle gemaakte schade in rekening zal worden gebracht.
F. VERHUURPRIJZEN 92. De huurprijzen zijn als volgt vastgesteld:
Ruimte
per uur
Theaterzaal Podium Spreekkamer Kleine vergaderruimte Leskeuken Crearuimte Digitaal Trapveld Personeelskamer Cursusruimte Foyer deel A Technicus licht en geluid (afhankelijk van inhuur professional)
€ 30,00 € 15,00 € 5,00 € 10,00 € 15,00 € 15,00 € 15,00 € 15,00 € 15,00 € 20,00
per keer € 30,00 € 50,00
Gebruik van beamer/laptop Geluidsinstallatie/podiumlicht
G. SLOT 93. In gevallen, waarin de bepalingen niet voorzien, beslist het bestuur van Stichting de Fonkel. 94. De kaders en tarieven treden met ingang van 1 januari 2013 in werking.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van donderdag 20 september 2012.
6
