Januari Bijlagen

Bijlagen

Januari 2014

Inhoudsopgave Bijlage 1 Strategische analyse 2012 ....................................................................................................... 3 Bijlage 2 Ondernemingsplan 2012 – 2016 .............................................................................................. 9 Bijlage 3 Declaratieformulier reiskosten ................................................................................................ 12 Bijlage 4 Formulier zwangerschapsregistratie ....................................................................................... 14 Bijlage 5 Zwangerschapsverklaring ....................................................................................................... 15 Bijlage 6 Aanvraagformulier ouderschapsverlof .................................................................................... 16 Bijlage 7 Formulier wijziging persoonlijke gegevens ............................................................................. 17 Bijlage 8 Formulier uitdiensttreding ....................................................................................................... 19 Bijlage 9 Protocol internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en gebruik van mobiele apparaten . 20 Bijlage 10 Social Media Richtlijnen ....................................................................................................... 25 Bijlage 11 Ontruimingsplan.................................................................................................................... 27 Bijlage 12 Arbobeleidsplan .................................................................................................................... 40

2

Bijlage 1 Strategische analyse 2012 1.1 Inleiding Het meest recente ondernemingsplan van Van Veen Advocaten is geschreven voor de periode 2008 – 2011. Voor de periode 2012 – 2016 dient een nieuw ondernemingsplan te worden opgesteld. Om te komen tot een nieuw plan, waarin beknopt de uitgangspunten en doelstellingen voor de komende 5 jaar worden weergegeven, is het raadzaam eerst stil te staan bij de volgende vragen: Wat kenmerkt Van Veen Advocaten en waar staat Van Veen Advocaten in de huidige markt? Hoe is de periode 2008 – 2011 verlopen? Wat is er in de markt voor juridische dienstverlening gaande? Wat zijn de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt? Wat zijn de sterkten, de zwakten, de kansen en de bedreigingen van Van Veen Advocaten?

1.2 Kenmerken Van Veen Advocaten en plaats van Van Veen Advocaten in de markt? Algemeen Van Veen Advocaten is in de valleiregio de grootste speler in de markt. Van Veen Advocaten heeft een lokale en regionale basis, maar voert een landelijke praktijk, met name ten gevolge van de zaken die via Graydon worden behandeld. Van Veen Advocaten biedt uitsluitend diensten aan in de advocatuur. Er is geen organisatorische 1 samenwerking met notariaat, belastingadvies of met andere advocatenkantoren . Wel maakt Van Veen Advocaten deel uit van Unilex, een internationaal netwerk van samenwerkende advocatenkantoren. Hierdoor kan Van Veen Advocaten in voorkomende gevallen ook van dienst zijn bij conflicten met in het buitenland gevestigde partijen.

Organisatiestructuur De onderneming wordt gedreven in de vorm van een maatschap van 7 leden. De voorzitter van de maatschap is belast met het dagelijks bestuur, daarbij geassisteerd door de kantoormanager. De (overige) maatschapstaken zijn niet expliciet verdeeld/toebedeeld aan de diverse maatschapsleden. Besluitvorming vindt in beginsel plaats door in een maatschapsvergadering beslissingen te nemen met gewone meerderheid van stemmen. 2

Het winstverdelingssysteem draagt, door de wijze van kostentoerekening, het karakter van een „gematigde kostenmaatschap‟.

Niet-declarabele tijd Bij het vorig ondernemingsplan is afgesproken dat iedere advocaat de niet-declarabele tijd (kantoororganisatie, PR, secties, vergadering, seminars, etc.) nauwkeurig zou bijhouden. Het bijhouden van de niet-declarabele tijd (of tijd in niet-declarabele dossiers) is niet kantoor breed/ maatschapsbreed gedragen. In 2011 is door de maatschap besloten te stoppen met het bijhouden van dergelijke tijd.

Huisvesting Van Veen Advocaten is gevestigd in een representatief kantoorpand. In het verleden werd ook praktijk gevoerd vanuit een pand in Barneveld. De nieuwe huisvesting is qua omvang vergelijkbaar met de vorige. Dat betekent dat de mogelijkheden voor personele uitbreiding uit een oogpunt van huisvesting beperkt zijn. 1 2

Wel spelen notarissen, (belasting)adviseurs en accountants een belangrijke rol als doorverwijzer van zaken. De wijze waarop de winst wordt verdeeld heeft invloed op de manier van „praktijkvoeren‟.

3

Voor afgelegde dossiers geldt een bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Op dit moment worden alle dossiers nog fysiek gearchiveerd en met inachtneming van de wettelijke bewaarplicht in een archiefkelder bewaard.

Personeel Bij Van Veen Advocaten zijn op dit moment in totaal 19 advocaten werkzaam, waarvan 11 als advocaat-medewerker en 1 als advocaat-stagiaire. In totaal kent Van Veen Advcoaten ca. 38 fte‟s. Het ondersteunend personeel is over het algemeen goed opgeleid voor de hen opgedragen werkzaamheden. Wanneer de vergelijking wordt gemaakt met kantoren van min of meer dezelfde omvang, dan valt op 3 dat Van Veen Advocaten relatief veel overhead heeft. Dat kan een kracht zijn wanneer de mogelijkheden ervan optimaal worden benut.

Secties en teams De praktijk van Van Veen Advocaten is onder te verdelen in de navolgende secties: 4 a. ondernemingsrecht b. arbeidsrecht 5 c. bestuursrecht d. vastgoed e. incasso f. personen- en familierecht g. insolventierecht h. strafrecht Tussen de diverse secties zijn de nodige verschillen qua omvang en omzet. De meeste omzet wordt 6 gerealiseerd in de secties incasso, ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Die secties zijn ook het grootst. Het strafrecht is recent weer aan het pallet toegevoegd en is zowel qua personele bezetting 7 als qua omzet het kleinst. De gedachte achter het werken in sectieverband is het (verder) opbouwen van specialistische kennis. Het delen van kennis op de diverse vakgebieden vindt plaats via sectievergaderingen. Het succes van die vergaderingen en de mate waarin ook daadwerkelijk kennis wordt gedeeld, is in sterke mate afhankelijk van de voorbereiding van de vergaderingen door de diverse deelnemers. Dwars door de diverse secties loopt een andere organisatiestructuur: de teams. In beginsel heeft iedere vennoot een eigen team waarvan naast hem, een of meer advocaat-medewerkers deel 8 uitmaken. De vennoot is verantwoordelijk voor de omzetontwikkeling in het team en daarnaast het aanspreekpunt voor eventuele problemen met betrekking tot de leden van het team. Wat destijds de gedachte is geweest achter de indeling van de teams, blijkt niet uit het vorige ondernemingsplan.

Omzetgegevens Voor de meest actuele omzet- en winstcijfers wordt verwezen naar de jaarcijfers 2010 en 2011.

Benchmark In het arrondissement Arnhem behoort Van Veen Advocaten tot de top 5, voorafgegaan door De 9 Kempenaer, Bierman en Brunet. Landelijk gezien is Van Veen Advocaten, gemeten aan het aantal advocaten, met 19 advocaten een middenmoter.

3

Relatief veel secretariële ondersteuning, kantoormanager, ICT-ondersteuning, kennismanager, etc. Met onder meer als subsecties: aansprakelijkheid en IE. Aanbestedingsrecht wordt daar ook onder gerekend. 6 Harde cijfers daaromtrent zijn niet geraadpleegd. CC-LAW biedt de mogelijkheid informatie te verschaffen over de omzet per soort zaak. 7 Met ingang van 1 januari 2010 wordt strafrecht weer aangeboden. 8 of stagiaires 9 Stand van de Advocatuur 2011. In de top 5 per arrondissement worden de kantoren uit de landelijke top 50 buiten beschouwing gelaten. 4 5

4

Het gros van de organisaties in de advocatuur is een eenmanskantoor (50%). Van Veen Advocaten behoort met 19 advocaten tot de ongeveer 500 organisaties binnen de advocatuur met een omvang van tussen de 6 en 20 fee-earners. Omzet- en winstcijfers van de concurrenten zijn niet direct voorhanden. Uit de Stand van de Advocatuur 2011 is, ten aanzien van de top 50-kantoren wel het een en ander af te leiden over de achterliggende periode. Koploper qua omzet (gerelateerd aan het aantal fte‟s) was Lexence. 11 Dommerholt.

10

Hekkensluiter in de top 50 was

Vergelijkingscijfers over kosten en winstmarges van andere kantoren zijn niet of nauwelijks voorhanden. Gelet op de door Van Veen Advocaten in 2011 gerealiseerde omzet (met ca. 38 fte) doet Van Veen Advocaten het niet slecht. De vraag doet zich voor wat wij zouden kunnen leren van de 12 koploper en de hekkensluiter in de top 50.

Acquisitie Veel werk komt binnen via een samenwerkingsovereenkomst, gesloten met Graydon. Die overeenkomst is gebaseerd op „oude banden‟: een jarenlange samenwerking tussen Graydon en Van Veen Advocaten. Daarnaast hebben met name de advocaten die al langer praktijk voeren, een eigen klantenkring opgebouwd, van waaruit een min of meer constante stroom nieuw werk wordt gegenereerd. Wat opvalt is dat de advocaat-medewerkers minder goed slagen in het op eigen kracht binnenhalen van nieuwe zaken. Grotendeels liften zij mee op de praktijkvoering van enkele maten en op het werk dat binnenkomt via Graydon. Zodra de omzet via Grayon terugvalt, is dat direct te merken in de cijfers van de desbetreffende medewerkers. Het nodige werk komt binnen via businessclubs en serviceclubs. De verwachting is dat er in de komende periode het nodige gaat veranderen ten aanzien van de vraag: “Hoe vindt de cliënt Van Veen Advocaten en hoe vindt Van Veen Advocaten de cliënt?” Hierna zal worden ingegaan op de marktontwikkelingen. Onderdeel daarvan is de vraag naar het inzetten van nieuwe media (social media) bij het acquireren.

1.3 Terugblik Evaluatie doelen 2008 – 2011 Het vorige ondernemingsplan (2008 – 2011) had voor Van Veen Advocaten als uitgangspunt handhaving van de bestaande reputatie, maar met een betere juridische kwaliteit. Er diende vakinhoudelijk een sprong voorwaarts te worden gemaakt en het kennisniveau van het kantoor in zijn geheel diende te worden opgevijzeld. Speerpunt was: „het goed behandelen van zaken‟: „let‟s do things (even) better‟. Om goed te kunnen beoordelen of de in het vorige ondernemingsplan gestelde doelen zijn behaald en zo ja in welke mate, dient te worden gemeten. Meetgegevens zijn niet voorhanden, hoewel het nuttig zou zijn om – met enige regelmaat – bij onze cliënten de tevredenheid met de dienstverlening te 13 peilen.

10

in 2008 een gemiddelde omzet van € 264.000,00 per fte (met 88 fte‟s). In 2009 realiseerde Dommerholt € 100.000,00 per fte (bij 86 fte‟s). Fas est ab hoste doceri. 13 In de achterliggende periode is wel een klantonderzoek uitgevoerd door een studente van CHE. Op vergelijkbare wijze zou een nieuw onderzoek kunnen worden uitgevoerd, teneinde vast te stellen hoe de klanttevredenheid zich ontwikkelt. 11 12

5

Nu geen concrete gegevens voorhanden zijn, dient bij de beantwoording van de vraag of de doelen gehaald zijn, te worden afgegaan op „onze eigen algemene indruk‟ en verifieerbare gegevens (de cijfertjes).

1.4 Ontwikkelingen in de markt voor juridische dienstverlening Juridisering/rechtsbijstandsverzekeraars De markt voor juridische dienstverlening verandert. De achterliggende jaren lieten een flinke toename zien van het aantal bij rechtsbijstandsverzekeraars aangemelde zaken. Dat betrof niet alleen maar zaken voor particulieren. De verzekeringsgraad neemt toe, maar ook de „juridisering‟ in het algemeen. Rechtsbijstandsverzekeraars zijn per traditie als voornaamste concurrent van de advocatuur te beschouwen. Een andere ontwikkeling die al enige jaren gaande is, is het fenomeen van de doe-het-zelvendebedrijfsjurist en/of advocaat in dienstbetrekking. Onze inschatting is dat deze laatstgenoemde marktontwikkeling voor de praktijk van Van Veen Advocaten niet direct een bedreiging is. De meeste van onze zakelijke cliënten hebben niet de omvang dat zij zich een juridische afdeling of in-house-bedrijfsjurist kunnen veroorloven. Daar waar Van Veen Advocaten ondernemingen bedient met een in-house-counsel en/of een afdeling juridische zaken, is over het algemeen sprake van een goede samenwerking plaats tussen de aan Van Veen Advocaten verbonden advocaat en de desbetreffende bedrijfsjurist. Wel is aan de onderkant van de markt voor juridische dienstverlening een ontwikkeling te verwachten: gedoeld wordt op het wat lichtere juridische werk. Cliënten blijken in toenemende mate niet langer bereid te zijn de relatief hoge uurtarieven van advocaten te betalen voor het minder zware juridische werk.

Verhoging competentiegrens en griffierecht De verhoging van de competentiegrens van € 5.000,00 naar € 25.000,00 is in 2011 doorgevoerd. Geschat werd dat landelijk ongeveer 19.000 zaken zouden verplaatsen van de sector civiel naar de kantonrechter en dat dus in 19.000 gevallen geen advocaat meer verplicht zou zijn. Het is niet de verwachting dat in al die zaken dus ook geen advocaat meer zal worden ingeschakeld. Vaak wordt, ondanks de verhoging van de competentiegrens, toch gekozen voor bijstand door een advocaat. Toch is het de vraag hoe de markt reageert op de verhoging van de competentiegrens. Zijn er nieuwe 14 spelers die in het ontstane gat springen? Voorlopig zijn geen sterke verschuivingen zichtbaar als gevolg van de gewijzigde competentiegrens. De verwachting is wel dat op termijn rechtsbijstandsverzekeraars en deurwaarders meer binnenshuis zullen afhandelen. Bij de overweging voor cliënten om zichzelf te laten vertegenwoordigen door een advocaat, zal de complexiteit van de zaak bepalend zijn. Bij de gang naar de rechter wordt daarnaast de hoogte van het griffierecht een steeds belangrijker factor. Wanneer de voorgenomen verhoging van de griffierechten wordt doorgevoerd, is de 15 verwachting dat het aantal zaken tot 2017 met een kleine 30.000 per jaar zal teruglopen.

14 15

Consumentenclaim, e-court, allerhande juridische Euroshoppers, zoals Legadex en Legallegion. Advocatie.nl, onderzoek Economisch Bureau van ING, kwartaalbericht november 2011.

6

Nieuwe tijden, nieuwe media 16

There once was a world……. De tijden veranderen…….. Een groot deel van de juridisch relevante informatie is vrij toegankelijk via het internet. Denk aan alle 17 wet- en regelgeving en een stuwmeer aan jurisprudentie. Daarnaast verschijnen vaak diverse publicaties op internet over allerhande juridische onderwerpen. Veel zichzelf respecterende 18 advocatenkantoren gaan online in op actuele jurisprudentie, wetgeving en ontwikkelingen. De cliënten worden veeleisender, mondiger en kritischer. Ook hen staat bovenstaande info ter beschikking. Kennelijk laten zij zich bij hun keuze voor een advocaat leiden door wat de desbetreffende advocaat of het desbetreffende kantoor ten toon spreidt op internet en via sociale media. In dat opzicht dienen ook nieuwe sociale media als Twitter, Facebook en LinkedIn, maar ook Google Alert en RSS te worden genoemd. Van Veen Advocaten heeft daar nog geen beleid op gemaakt. De meeste advocaten hebben een eigen LinkedIn pagina. Wanneer de diverse profielen met elkaar worden vergeleken, dan blijkt dat Van Veen Advocaten geen beleid heeft ontwikkeld ten aanzien van 19 de vraag: “hoe profileren wij ons op internet?” In 2012 is een communicatiemedewerker aan de slag gegaan. Afhankelijk van taak- en functieomschrijving, doelstellingen en verwachtingen, kan een communicatiemedewerker bijdragen aan een verdere professionalisering en profilering van Van Veen Advocaten op internet en via sociale media.

1.5 Arbeidsmarktontwikkelingen Imago advocatuur Op zich heeft de advocatuur onder studenten een goed imago. Toch blijkt het lastig om goed gekwalificeerde medewerkers binnen te halen. Er dient zich duidelijk een nieuwe generatie advocaat-stagiaires en –medewerkers aan: een generatie die niet bereid blijkt om alles opzij te zetten om de top te bereiken. Meer dan voorheen wordt door de nieuwe generatie gezocht naar een andere work-life-balance. Ook binnen Van Veen Advocaten is dat duidelijk merkbaar.

Deeltijd werken Het aantal vrouwen in de advocatuur blijft stijgen. Het aandeel vrouwen in de advocatuur is inmiddels ruim 40%. Gezien de samenstelling van de rechtenstudenten, zal deze trend zich voortzetten. Bij Van Veen Advocaten is op dit moment slechts ca. 17% van de advocaten vrouw. Met de komst van meer vrouwelijke advocaten zal er ook meer deeltijd gewerkt worden. Daarnaast worden de zorgtaken in jonge gezinnen in toenemende mate anders verdeeld dan vroeger. Dit zal er toe leiden dat ook door „de jongens‟ eerder een beroep zal worden gedaan op ouderschapsverlof, een „pappadag‟ of het werken in deeltijd.

16

Prof. Rob van Otterlo, “De professionalisering van de balie in de moderne tijd”. Zij het vaak zonder „commentaar‟. 18 Zonder anderen te kort te willen doen: De app van Dirkzwager is een sprekend voorbeeld. 19 Het ene profiel is „kort en zakelijk‟. Het andere vermeldt zelfs de behaalde basisschooldiploma‟s 17

7

1.6 SWOT-analyse Tegen de achtergrond van hetgeen hiervoor is geschetst komen wij tot de volgende “SWOT-analyse”.

Sterkten a. Van Veen Advocaten is een zelfbewust, goed renderend commercieel kantoor, met een hoogwaardige klantenportefeuille, dat zijn klanten op het grootste deel van de rechtsgebieden adequaat kan bijstaan. b. De aan Van Veen Advocaten verbonden advocaten zijn goed gekwalificeerd en leveren (uit een oogpunt van vakuitoefening) een deugdelijke prestatie. c. De competenties, vaardigheden en expertises van de aan Van Veen Advocaten verbonden advocaten sluiten goed op elkaar goed aan. d. Het uitgangspunt van klantgerichtheid en slagvaardigheid dat in de kantoorcultuur van Van Veen Advocaten besloten ligt wordt breed gedragen. e. De onderlinge verhoudingen binnen Van Veen Advocaten zijn goed.

Zwakten a. Van Veen Advocaten is voor wat betreft de omzet van de medewerkers (te) sterk afhankelijk van Graydon als voornaamste opdrachtgever. b. De medewerkers beschikken in onvoldoende mate over de commerciële vaardigheden om hun praktijk uit te bouwen en de afhankelijkheid van Graydon te verminderen. c. De secties en teams functioneren niet over de hele linie zoals bedoeld.

Kansen a. De ontwikkelingen in de markt voor juridische dienstverlening gaan steeds meer in de richting van een toegankelijke, klant- en resultaatgerichte benadering. b. De voor Van Veen Advocaten kenmerkende kantoorcultuur van goed, snel en slagvaardig handelen biedt in dit verband, bij een actieve benadering van de markt, mogelijkheden voor acquisitie. c. De in het kader van de Graydon-praktijk ontwikkelde expertise en producten (bijvoorbeeld de Legal Scan en de algemene voorwaarden) laten zich ook buiten die praktijk “uitrollen”.

Bedreigingen a. De bevredigende resultaten door de jaren heen verminderen de alertheid op nieuwe ontwikkelingen in de markt voor juridische dienstverlening. b. Nieuwe aanbieders doen hun intrede op de markt voor juridische dienstverlening en voorzien in de behoefte aan tariefdifferentiatie (juridische diensten van meer eenvoudige aard worden tegen een lager tarief aangeboden). c. De situatie op de arbeidsmarkt maakt het lastig goed gekwalificeerde medewerkers met commerciële vaardigheden en het juiste ambitieniveau te vinden.

8

Bijlage 2 Ondernemingsplan 2012 – 2016 2.1 Inleiding Het ondernemingsplan voor de periode 2012 – 2016 is gebaseerd op de bevindingen in de strategische analyse 2012.

2.2 Meten is weten Het is weinig zinvol om goede voornemens en doelstellingen te formuleren om vervolgens niet echt de moeite te nemen om te controleren of de doelstellingen ook zijn gehaald. Het verdient dan ook aanbeveling daar in de komende periode meer aandacht aan te geven. Bij meten kan worden gedacht aan meten op drie verschillende niveaus: 20 a. het periodiek vergelijken van de cijfers; b. het periodiek onderzoeken van klanttevredenheid; c. het periodiek beoordelen van de kennis en vaardigheden van de medewerkers.

Cijfermatig meten Op basis van de jaarstukken en financiële verslagen kunnen de resultaten over enig jaar eenvoudig worden vergeleken met de resultaten uit eerdere jaren. Zo nodig kan vervolgens in meer of mindere mate worden gestuurd op cijfers. Op basis van de cijfers kan ook worden geprognosticeerd voor de langere termijn, zowel aan de 21 omzetkant alsook aan de kostenkant.

Klanttevredenheid Het verdient aanbeveling om het eerder door de CHE-studente uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek tot uitgangspunt te nemen en vervolgens van tijd tot tijd de klanttevredenheid te onderzoeken. Ook aan de hand van de daaruit verkregen informatie kan zo nodig worden (bij)gestuurd.

Juridische kwaliteit In het kader van de permanente opleiding zijn alle advocaten gehouden jaarlijks 20 studiepunten te halen. Om de juridische kwaliteit te verhogen verdient het aanbeveling om: a. meer werk te maken van overdracht van kennis en vaardigheden binnen de secties; b. vaker in-house cursussen/trainingen te organiseren; c. aan te sturen op verdere specialisatie van de medewerkers.

2.3 Doelstellingen Tegen de achtergrond van de strategische analyse 2012 formuleert Van Veen Advocaten voor de periode vanaf 2012 de volgende doelstellingen. a. Het verder ontwikkelen en borgen (zowel in de breedte als in de diepte) van de (juridische) kwaliteit van de dienstverlening. b. Het verder ontwikkelen van de commerciële vaardigheden van de medewerkers van het kantoor. c. Het voeren van een gericht marketing- en communicatiebeleid, met oog voor de ontwikkelingen in de markt voor juridische dienstverlening. d. Het bieden van een aantrekkelijke en uitdagende werkomgeving voor nieuwe stagiaires en medewerkers.

2.4 Uitwerking De realisatie van de onder 3 bedoelde doelstellingen wordt als volgt uitgewerkt.

20 21

Omvang kantoor, omzet en winstcijfers, gecorrigeerd voor inflatie, etc. Overigens blijkt de jaarlijks opgestelde begroting in de regel de werkelijkheid vaak erg goed te benaderen.

9

Structuren / Organisatie a. Van Veen Advocaten blijft onafhankelijk en zoekt geen nauwere samenwerking met andere dienstverleners in de markt. b. Eén vestiging. Eerst bij een autonome groei die leidt tot huisvestingsproblemen wordt een tweede vestiging in een andere plaats overwogen. c. In 2012 wordt een aanvang gemaakt met digitaal archiveren. d. Het werken in secties blijft gehandhaafd. e. De samenwerking binnen Unilex-verband wordt geëvalueerd, waarbij a) wordt nagegaan welke bij Unilex aangesloten kantoren nog in het netwerk actief zijn, b) wordt onderzocht op welke wijze de samenwerking mogelijk kan worden geïntensiveerd en c) wordt onderzocht op welke wijze de toegang tot het netwerk voor de aan Van Veen Advocaten verbonden advocaten kan worden geoptimaliseerd.

Personeel a. De frequentie van de gesprekken met de medewerkers wordt verhoogd van 1 keer (het jaarlijkse functioneringsgesprek) per jaar naar 2 keer per jaar. b. In de gesprekken met de medewerkers zal het accent liggen op de ontwikkeling van de praktijk en de daartoe ontplooide initiatieven. c. In dat kader wordt van de medewerkers verlangd dat zij actief betrokken zijn bij ten minste 1 service- of business club, netwerkorganisatie of andere maatschappelijke activiteit. d. Er wordt toegezien op de mate waarin medewerkers acte de préséance geven op netwerkbijeenkomsten. Op dit punt wordt van de medewerkers (pro)activiteit verwacht, maar ook de verantwoordelijk teamleiders zijn alert op mogelijkheden om (al dan niet gezamenlijk) bijeenkomsten te bezoeken, die uit een oogpunt van acquisitie relevant zijn. e. De medewerkers worden intensiever betrokken bij het beheer van de bestaande relaties van kantoor, in die zin dat zij door de vaste advocaat van de betreffende relatie bij voorkomende werkzaamheden worden betrokken en in dat kader actief aan de relatie worden voorgesteld. f. De werving van nieuwe medewerkers krijgt permanente aandacht. Bij de selectie van nieuwe medewerkers wordt, behalve op de vakinhoudelijke kwaliteiten, sterk gelet op communicatieve en commerciële vaardigheden, uitstraling en ambitie. g. In de periode 2012 – 2016 groeit het kantoor door naar minimaal 20 advocaten. h. Er wordt niet actief gezocht naar nieuwe stagiaires. Wel blijft Van Veen Advocaten openstaan voor het aannemen van stagiaires en medewerkers, indien die zich bij Van Veen Advocaten aandienen en aan het profiel voldoen. i. Uitgangspunt blijft dat de aan Van Veen Advocaten verbonden advocaten hun werkzaamheden vanaf kantoor uitvoeren. j. Voor de maatschapsleden, de kantoormanager, de ICT Manager, de faillissementsmedewerker, de kennismanager en de communicatiemedewerker wordt een (nieuwe) profielschets gemaakt.

Marketing / Communicatie a. In het belang van acquisitie en het werven van nieuw personeel wordt een marketing- en communicatiebeleid ontwikkeld door de kantoormanager en 1 of 2 maten. b. Naast de huidige marketing- en communicatietools dienen ook de „nieuwe media‟ te worden ingezet. c. Daarbij kan worden gedacht aan LinkedIn, Google Alerts, RSS, Twitter, etc. Het is raadzaam om voor het gebruik van de nieuwe media kantoorbeleid te ontwikkelen. Dit gelet op het gegeven dat verkeerd gebruik van sociale media, zeker het verstrekken van verkeerde informatie via sociale media, een zorgvuldig opgebouwde reputatie kan schaden. d. Daar komt bij dat voor advocaten, gelet op de geheimhoudingsplicht, een zekere mate van terughoudendheid heeft te gelden waar het betreft het gebruik van sociale media. e. De komst van een communicatiemedewerker kan bijdragen aan een betere profilering van Van Veen Advocaten op het internet. Voor de toekomst wordt verkend of de functie van communicatiemedewerker kan worden gecombineerd met die van kennismedewerker.

10

Rechtsgebieden / Kwaliteit / Specialisatie a. Gestreefd wordt naar verdere specialisatie van de medewerkers op alle rechtsgebieden die op dit moment door Van Veen Advocaten worden bediend. b. In-house cursussen en trainingen worden uitgebreid. c. De kennisoverdracht (binnen de secties) dient te worden verbeterd. Ook dient werk te worden gemaakt van het in het vorige ondernemingsplan aangekondigde „cursusbeleid‟.

Innovatie / Productvernieuwing / Acquisitie a. Het oprichten van een “B-label” voor relatief eenvoudige juridische diensten (incasso, algemene voorwaarden) wordt niet langer overwogen. b. De in het kader van de relatie met Graydon ontwikkelde producten (legal scan, incasso tegen een “fixed fee”, algemene voorwaarden tegen een “fixed fee” ) voldoen aan een behoefte in de markt en komen er voor in aanmerking om ook buiten de relatie met Graydon om te worden uitgerold. Om dat invulling te geven wordt een task-force in het leven geroepen, waarvan in ieder geval 1 of 2 compagnons en 1 of 2 dragende krachten uit de Graydon-praktijk deel uitmaken. c. Daarnaast dient aandacht te worden besteed aan de ontwikkeling van mediation, hetzij als nieuwe dienst hetzij als “tool” bij het verlenen van bijstand en advies in geschillenbeslechting. d. De sleutel voor het genereren van nieuwe zaken is gelegen in een goede behandeling van lopende zaken en een onberispelijke behandeling van bestaande klanten. Er wordt ten behoeve van de organisatie een “handboek” opgesteld waarin de uit een oogpunt van serviceverlening en klantvriendelijkheid te hanteren uitgangspunten (telefonische bereikbaarheid, terugkoppeling van ondernomen acties, het tonen van interesse in de klant e.d.) nog eens op een rij worden gezet.

11

Bijlage 3 Declaratieformulier reiskosten Naam medewerker:____________________________________________________________ Woonplaats medewerker:_____________________________________________________ Rekeningnummer:___________________________________________________________ Declaratie over de periode:___________________ tot en met ________________________ Reiskosten auto: Datum

Van

Naar

Reden

Aantal km.

Totaal aantal kilometers:___________________________________________________km. Bedrag: € _______________________________________________________________________ (in te vullen door de kantoormanager)

12

Reiskosten openbaar vervoer: (treinkaartjes e.d. bijvoegen) Datum

Van

Naar

Reden

Kosten

Totale kosten openbaar vervoer: €____________________________________________

Totaal uit te betalen: €_________________________________________________________ (in te vullen door de kantoormanager)

Datum:_________________ Handtekening medewerker:__________________________ Handtekening kantoormanager voor akkoord: _________________________________________________________________________________

Dit formulier dien je bij de kantoormanager in te leveren.

13

Bijlage 4 Formulier zwangerschapsregistratie Naam:__________________________________________________________________________ Vermoedelijke bevallingsdatum:______________________________________________ (Zwangerschapsverklaring bijvoegen)

Regeling zwangerschaps- en bevallingsverlof: (aankruisen wat van toepassing is)   

vier weken zwangerschapsverlof en twaalf weken bevallingsverlof vijf weken zwangerschapsverlof en elf weken bevallingsverlof zes weken zwangerschapsverlof en tien weken bevallingsverlof

Na mijn bevallingsverlof wil ik: (aankruisen wat van toepassing is)   

Stoppen met werken Mijn dienstverband continueren voor_________uur per week (______%) Dat weet ik nog niet

Opnemen verlofdagen in verband met zwangerschap: (aankruisen wat van toepassing is)   

Voor mijn zwangerschapsverlof neem ik____________verlofdagen op Aansluitend aan mijn bevallingsverlof neem ik____________verlofdagen op Dat weet ik nog niet

Datum:__________________ Handtekening: __________________________________________

Dit formulier dien je bij de kantoormanager in te leveren.

14

Bijlage 5 Zwangerschapsverklaring 0-99 Zwangerschapsverklaring Bijlage bij aanvraag WAZO-uitkering In te vullen door UWV

100089

Formuliercode

Waarom deze verklaring? Als u in verwachting bent, kunt u een zwangerschaps- en bevallingsuitkering (WAZO-uitkering) krijgen van UWV. Laat uw arts of verloskundige dit formulier invullen. In plaats van dit formulier kunt u ook een verklaring van uw arts of verloskundige gebruiken. Zorg dat de informatie die hieronder gevraagd wordt ook in die verklaring staat. U geeft de ingevulde verklaring aan uw werkgever.

Invullen door arts/verloskundige 1 1.1

Burgerservicenummer

1.2

Achternaam

1.3

Geboortedatum

2.1

Volgnummer Voor uw werkgever De werkgever hoeft het formulier niet op te sturen naar UWV. Wel is hij verplicht om het minimaal 1 jaar te bewaren. Want UWV kan de verklaring achteraf opvragen als dat nodig is voor controle. Meer informatie U vindt meer informatie over het aanvragen van een WAZO-uitkering op uwv.nl. U kunt ook bellen met UWV Telefoon Werknemers via 0900 – 92 94 (lokaal tarief). Als u belt, houd dan uw burgerservicenummer bij de hand. Wij kunnen u dan beter van dienst zijn.

Gegevens betrokkene

Gebruikt betrokkene de achternaam van de partner, vul dan ook de geboortenaam in.

2

Gegevens bevalling

3

Ondertekening door arts/verloskundige

Vermoedelijke bevallingsdatum

3.1

Voorletters en achternaam

3.2

Adres

3.3

Postcode en plaats

Datum en handtekening

Ook te vinden via http://www.uwv.nl/Werkgevers/formulieren/AG14013375.aspx

15

Bijlage 6 Aanvraagformulier ouderschapsverlof Alleen mogelijk bij een dienstverband langer dan één jaar.

Naam:__________________________________________________________________________ Ik wil graag gebruik maken van de regeling ouderschapsverlof met ingang van:____________________________________________________________________ tot en met:_________________________________________________________________________ Maximaal zes maanden.

Dit betreft: Aantal uren per week:________________________________________________________________ Maximaal vijftig procent van de arbeidsduur. Op te nemen op de volgende dag(en): _________________________________________________ _________________________________________________ (vermeld het aantal uren per dag)

Datum:_______________ Handtekening:__________________________________________

Dit formulier dien je bij de kantoormanager in te leveren.

16

Bijlage 7 Formulier wijziging persoonlijke gegevens Ondergetekende: Naam:__________________________________________________________________________ wijzigt met ingang van_______________het volgende (aankruisen wat van toepassing is):  Adresgegevens  Leefsituatie  Dienstverband  Bankrekening  Overige mutaties

Adresgegevens: Straatnaam

:

_________________________________________________

Huisnummer

:

_________________________________________________

Postcode

:

_________________________________________________

Woonplaats

:

_________________________________________________

Telefoonnummer(s)

:

_________________________________________________

Faxnummer

:

_________________________________________________

E-mailadres

:

_________________________________________________

Afstand woon-werkverkeer

:

_________________________________________________

Aangaan relatie/huwelijk: Naam partner

:

_________________________________________________

Geboortedatum partner

:

_________________________________________________

Gehuwd vanaf datum

:

_________________________________________________

Samenwonend vanaf datum

:

_________________________________________________

Beëindiging relatie/huwelijk: Naam ex-partner :

_________________________________________________

Geboortedatum ex-partner

:

_________________________________________________

Echtscheiding ingeschreven op (uittreksel bijvoegen)

:

_________________________________________________

Samenleving beëindigd op Partner overleden op

: :

_________________________________________________ _________________________________________________

Leefsituatie:

17

Dienstverband: Huidig dienstverband

:

_______________ uur per week (__________%)

Wijziging dienstverband

:

_______________ uur per week (__________%)

Werkdagen: (aankruisen wat van toepassing is)  Maandag _____________________ uur  Dinsdag _____________________ uur  Woensdag _____________________ uur  Donderdag _____________________ uur  Vrijdag _____________________ uur

Bankrekening: Huidig rekeningnummer:

________________________________________________________

Nieuw rekeningnummer :

________________________________________________________

Overige mutaties: _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Datum:____________________ Handtekening:_____________________________________

Dit formulier dien je bij de kantoormanager in te leveren.

18

Bijlage 8 Formulier uitdiensttreding Ondergetekende: Naam:_____________________________________________________________________ Treedt uit dienst per:__________________________________________________________ Reden uitdiensttreding: (aankruisen wat van toepassing is)     

indiensttreding bij een andere werkgever vestiging als zelfstandig ondernemer beëindiging arbeidsovereenkomst recht op WAO-uitkering anders, nl: _________________________

Verlofdagen: (aankruisen wat van toepassing is)  Ik neem geen resterende verlofdagen op en wil deze graag uitbetaald krijgen  Ik wil graag __________ resterende verlofdagen opnemen, zodat de datum van mijn laatste werkdag zal zijn: _____________________________________________________________ De overige verlofdagen wil ik graag uitbetaald krijgen  Ik wil graag alle resterende verlofdagen opnemen, zodat de datum van mijn laatste werkdag zal zijn: ____________________________________________________________________

Het opnemen van resterende verlofdagen dient te geschieden in overleg met de kantoormanager.

Datum:_________________ Handtekening:________________________________________

Dit formulier dien je bij de kantoormanager in te leveren. 19

Bijlage 9 Protocol internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en gebruik van mobiele apparaten Van Veen Advocaten biedt aan haar medewerkers de faciliteiten van het gebruik van internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en het gebruik van mobiele apparaten. Daarbij gaat Van Veen Advocaten ervan uit dat de medewerkers de ICT-faciliteiten gebruiken ten behoeve van hun werk. Tevens gaat Van Veen Advocaten ervan uit dat bij medewerkers de intentie bestaat om de ICTfaciliteiten zodanig te gebruiken dat er geen schade aangericht wordt aan het computernetwerk en dat medewerkers de intentie hebben om de ICT voorzieningen zodanig te gebruiken dat de organisatie niet in diskrediet zal worden gebracht. De hierboven geformuleerde uitgangspunten zijn de basis voor de gedragscode. Dit protocol treedt in werking met ingang van uitgave van dit personeelshandboek. Het protocol kan indien noodzakelijk tussentijds worden gewijzigd of aangepast. Aanpassingen of wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd en doorgegeven aan de medewerkers van Van Veen Advocaten.

9.1 Doel en werking a. Het protocol is opgesteld conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens. b. Doel van het protocol: het protocol bevat regels en afspraken over het computergebruik door medewerkers en gasten, die in het netwerk van Van Veen Advocaten zijn ingelogd. Tevens heeft het betrekking op de omgang met ICT-voorzieningen, welke Van Veen Advocaten faciliteert en de manier waarop Van Veen Advocaten omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data inzake het gebruik van hardware, software, e-mail en internet. Doelstelling hiervan is een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en e-mail en bescherming van de privacy van gebruikers op de werkplek. c. Het protocol geldt voor alle in hoofdstuk 9.1c genoemde gebruikers die gebruik maken van het netwerk van Van Veen Advocaten en voor medewerkers die vanaf een andere locatie gebruik maken van het netwerk van Van Veen Advocaten. d. Het protocol omvat internet-, netwerk-, e-mail- en telefoongebruik en het gebruik van mobiele apparaten. Hieronder wordt ieder gebruik van de door Van Veen Advocaten geboden ICTfaciliteiten verstaan.

9.2 Algemene uitgangspunten a. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt, anders dan in dit protocol is afgesproken. b. Persoonsgegevens zullen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. c. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van de gebruikers op de werkplek. d. Indien dit uit een oogpunt van noodzakelijk te verrichten werkzaamheden onvermijdelijk is, is het aan het beheer van het netwerk toegestaan om persoonlijke data van gebruikers tijdelijk ontoegankelijk te maken. Anders dan in acute noodsituaties, worden gebruikers tijdig op de hoogte gebracht van deze tijdelijke ontoegankelijkheid.

9.3 Internetgebruik Onderstaande regels zijn ook van toepassing op de mobiele apparaten die aan sommige medewerkers tot beschikking zijn gesteld door Van Veen Advocaten. Onder mobiele apparaten worden bijvoorbeeld verstaan: mobiele telefoons, smartphones, laptops, notebooks en tablets. a. Medewerkers en deelnemers mogen via het netwerk van Van Veen Advocaten gebruik maken van internet in het kader van functie-uitoefening. b. Werknemers zijn gerechtigd het internet kortstondig voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden voor anderen en het de goede werking van het netwerk niet verstoort. c. Het is niet toegestaan, anders dan in het kader van de behandeling van een zaak, sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend 20

materiaal bevatten. Tevens is het niet toegestaan om pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te downloaden of te verspreiden. d. Het is medewerkers in ieder geval verboden middels het netwerk van Van Veen Advocaten internet te gebruiken om:  Webmails te openen of te lezen (bijvoorbeeld hotmail);  Niet-zakelijke nieuwsgroepen of chatboxen te bezoeken;  Spelletjes te spelen of te downloaden;  Te winkelen;  Te gokken of deel te nemen aan kansspellen;  Funmail te verzenden;  Te handelen in strijd met: o Wetgeving en regelgeving; o De goede naam van Van Veen Advocaten hetzij enig ander doel van dit protocol. e. De werkgever zal niet stelselmatig persoonsgegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites, registeren en/of controleren. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden kunnen plaats vinden.

9.4 Netwerkgebruik Onder het netwerk wordt verstaan het vaste netwerk en het draadloze netwerk. a. Useridentificatie (inlognaam) en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven. Met ingang van dit protocol gebeurd dit ook niet meer wanneer een collega op vakantie is o.i.d. Een oplossing voor het waarnemen van de mail van collega‟s wordt verschaft door de ICT Manager. b. Een systeem waarop de gebruiker heeft ingelogd moet worden afgesloten bij het einde van het gebruik. Een systeem waarop is ingelogd mag door de gebruiker nimmer onbewaakt worden achtergelaten. Vergrendelen van het systeem kan door via de Windows toets op „vergrendelen‟ te klikken of door de toetsen Ctrl+Alt+Delete in te drukken en vervolgens op „vergrendelen‟ te klikken. c. De inhoud en het onderhoud van de homedirectory (het aan de gebruiker beschikbaar gestelde deel van de server) valt onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker zelf. De homedirectory is alleen voor zakelijk gebruik. Een enkel bestand voor privé gebruik is toegestaan. d. Iedere gebruiker dient de aanwijzingen van de ICT Manager op te volgen. e. Bij constatering van storingen of andere onregelmatigheden aan computers of het netwerk, inbreuken op de beveiliging etc. dient de gebruiker dit terstond aan de ICT Manager te melden. f. Het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan, tenzij daarvoor schriftelijk toestemming is verleend door de ICT Manager. Deze toestemming wordt alleen verleend als wordt voldaan aan de geldende rechten en eventuele licenties zijn betaald. Software en applicaties moeten op virussen zijn gescand voor gebruik. g. Het opslaan van bestanden vanaf dragers van data (bijvoorbeeld USB-sticks) of vanuit de cloud (gegevens/documenten opslaan in een map op het internet, bijvoorbeeld Dropbox) is niet toegestaan zonder toestemming van de ICT Manager. h. Het is een gebruiker verboden:  Zelf software te installeren of externe apparatuur aan te sluiten op het computernetwerk.  Virussen te maken en/of bewust te verspreiden.  Het computernetwerk te gebruiken om toegang te krijgen tot gegevens die niet voor de gebruiker bestemd zijn („hacken‟) dan wel ander strafbaar gedrag.  Storingen of andere onregelmatigheden aan computers of het netwerk zelf te verhelpen.  Op andere wijze te handelen in strijd met het doel van dit protocol. i. Gebruik van draadloos netwerk is alleen toegankelijk voor apparaten verschaft of geleverd door Van Veen Advocaten.

21

9.5 E-mailgebruik a. Werknemers zijn gerechtigd het e-mailsysteem voor niet-zakelijk verkeer kortstondig te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden of voor anderen en het de goede werking van het netwerk niet verstoort. b. Het recht van de werknemer om persoonlijke e-mailberichten te ontvangen en versturen is gebonden aan de volgende voorwaarden:  Een correct taalgebruik en een correcte vermelding van afzender.  Het bericht bevat geen dreigend, seksueel intimiderend, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal.  Een duidelijke en ter zake doende onderwerp aanduiding.  Het bericht is niet in strijd met de fatsoensnormen en schaadt het aanzien van de organisatie niet. c. Werknemers zijn verplicht de disclaimer van Van Veen Advocaten mee te sturen bij persoonlijk en zakelijk e-mailverkeer: De inhoud van deze e-mail is vertrouwelijk en kan informatie bevatten beschermd door een beroepsgeheim. Indien deze e-mail kennelijk bij vergissing bij u terecht is gekomen, wilt u mij dan direct op de hoogte stellen? U wordt verzocht in dat geval deze e-mail (en eventuele bijlagen) blijvend te wissen en de inhoud niet te gebruiken of ter kennis van derden te brengen. The contents of this e-mail are confidential and may contain information, protected by professional secrecy. If this e-mail reached you by mistake, would you be so kind to inform me immediately? In that case, please erase the message (and its attachments) and do not use or disclose its contents to other people. d. De werkgever zal de inhoud van persoonlijke e-mailberichten niet lezen. Gegevens omtrent het aantal e-mails, e-mailadressen en andere data hieromtrent worden wel geregistreerd, voor zover dit vereist is i.v.m. wettelijke of contractuele verplichtingen (Telecommunicatiewet). Op incidentele basis kunnen vanwege een zwaarwichtige reden controles plaats vinden. e. Het bepaalde in hoofdstuk 9.3d en hoofdstuk 9.4 van dit protocol is naar analogie van toepassing op het gebruik van e-mail. Daarnaast is het bovendien niet toegestaan door middel van e-mail:  Berichten anoniem of onder een fictieve naam te versturen.  Kettingmailberichten te versturen of het interne netwerk te gebruiken voor verspreiding van niet-zakelijke publicaties/rondschrijven die van buiten de organisatie worden aangeboden.  Iemand elektronisch lastig te vallen.  Op andere wijze te handelen in strijd met het doel van deze gedragscode. f. Het is niet toegestaan inkomende privé-berichten te genereren afkomstig van niet-zakelijke nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, nieuwsbrieven en dergelijke.

9.6 Telefoongebruik Wanneer wordt gesproken over „telefoons‟ worden vaste toestellen en mobiele telefoons bedoeld. Algemeen De volgende regels zijn van toepassing op telefoons: a. Medewerkers mogen telefoons van Van Veen Advocaten gebruiken in het kader van de functie-uitoefening. b. Werknemers mogen incidenteel en kortstondig de telefoon gebruiken voor het voeren van privé gesprekken, mits dit geen storende onderbreking vormt van de werkzaamheden en mits dit niet storend is voor het telefoonnetwerk en de personen in de directe omgeving. c. Het is medewerkers in ieder geval verboden telefoons van Van Veen Advocaten te gebruiken om:  Service- en amusementsnummers te bellen die beginnen met 0900.  Internationale nummers te bellen voor privé-doeleinden. Mobiele telefoon Het bepaalde in hoofdstuk 9.3, 9.5 en 9.7 van dit protocol is naar analogie van toepassing op het gebruik van de mobiele telefoons. 22

9.7 Mobiele apparaten Onder „Mobiele apparaten‟ worden onder andere verstaan mobiele telefoons, smartphones, laptops, notebooks en tablets. Deze regeling is van toepassing op medewerkers wiens functie meebrengt beschikking te hebben over een mobiel apparaat, verschaft door Van Veen Advocaten. De volgende regels zijn van toepassing op de mobiele apparaten zoals hierboven beschreven: a. Medewerkers mogen de mobiele apparaten gebruiken in het kader van de functie-uitoefening. b. De maatschap bepaalt of een medewerker de beschikking krijgt c.q. houdt over een mobiel apparaat. c. Van Veen Advocaten is te allen tijde bevoegd de verstrekte mobiele apparaten te vervangen of in te nemen. d. Het beheer wordt uitgevoerd door de ICT Manager, deels met behulp van software geïnstalleerd op de mobiele apparaten. e. Bij schade aan de verstrekte mobiele apparaten en bij het optreden van storingen in het gebruik ervan dient medewerker dit zo snel mogelijk te melden bij de ICT Manager. f. Het is de medewerker niet toegestaan de verstrekte mobiele apparaten te vervreemden, te verpanden, te verhuren, uit te lenen of aan anderen in gebruik af te staan. g. In die gevallen, waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, kan Van Veen Advocaten afwijkend beslissen. Bring your own device (BYOD) Het kan zijn dat een medewerker een eigen mobiel apparaat zakelijk gebruikt, mits toestemming vanuit kantoor. Omdat er bij Van Veen Advocaten gewerkt wordt met vertrouwelijke gegevens zijn hieromtrent de volgende regels van toepassing: a. Het is verplicht een wachtwoord in te stellen op het privé mobiel apparaat dat zakelijk wordt gebruikt. b. De ICT Manager zal, indien noodzakelijk, software installeren op het eigen mobiele apparaat wat zakelijk wordt gebruikt. Denk hierbij aan antivirussoftware of software voor het beheer van het mobile device. c. BYOD apparaten (m.u.v. telefoons) mogen gebruik maken van het draadloze netwerk van Van Veen Advocaten.

9.8 Cloud De cloud maakt het mogelijk om op elk moment vanaf elk apparaat al je documenten toegankelijk te hebben wanneer jij gegevens/documenten opslaat in een map op het internet (bijvoorbeeld Dropbox). a. Cloudoplossingen zijn alleen toegestaan voor niet kritische bedrijfsgegevens of privé gegevens. b. Hoofdstuk 9.8a volgt uit de voorwaarde van de cloudoplossingen die stellen dat zij (mede) eigenaar worden van jouw gegevens.

9.9 Wet bescherming Persoonsgegevens en de rechten van medewerker a. Inzagerecht: Werknemers hebben het recht de over hem of haar geregistreerde data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen 4 weken ingewilligd. b. Kopierecht: Werknemers hebben het recht van de over hem of haar geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen 4 weken. c. Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de registreerde data te (laten) verbeteren of aan te vullen. Over verzoeken van correctie of aanvulling wordt binnen 4 weken beslist. Indien een verzoek tot correctie of aanvulling wordt ingewilligd wordt de correctie terstond uitgevoerd. d. Verwijderingsrecht: Werknemers hebben het recht om de over de hem of haar geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen en te vernietigen. Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen 4 weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging terstond plaats.

23

9.10 Controle a. Controle op computer- en telefoongebruik vindt slechts plaats in het kader van de doelstelling van dit protocol. Ten aanzien van medewerkers kan controle op computergebruik tevens plaatsvinden in het kader van begeleiding en/of individuele beoordeling. b. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een of meerdere medewerkers ervan wordt verdacht dit protocol te overtreden, kan gedurende een vastgestelde periode gerichte controle plaatsvinden. c. Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het computer- en telefoongebruik. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt controle op de inhoud plaats.

9.11 Sancties a. Bij handelen in strijd met deze regeling, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van het netwerk, internet en e-mail, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. b. Voor medewerkers betreft dit disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, overplaatsing, schorsing of beëindiging van de arbeidsovereenkomst. c. Indien door nalatigheid van de medewerker systemen of het netwerk (gedeeltelijk) wordt platgelegd of hieraan op andere wijze schade wordt veroorzaakt zal de medewerker het gebruik van deze voorzieningen worden ontzegd. Schaden en kosten kunnen door Van Veen Advocaten op de medewerker worden verhaald. d. Voor gasten zijn maatregelen denkbaar als tijdelijke of permanente ontzegging van de toegang tot het netwerk of internet.

9.12 Bezwaren a. Uitvoering van de diverse werkzaamheden voortvloeiend uit dit protocol zijn door de Maatschap in handen gegeven van de ICT-manager. b. Onvrede van medewerkers met maatregelen ten gevolge van werkzaamheden van de ICT Manager dient te worden uitgesproken tegenover de kantoormanager en niet te worden afgereageerd op de ICT Manager.

24

Bijlage 10 Social Media Richtlijnen 10. 1 Ter introductie Sociale media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn kunnen zorgen voor meer naamsbekendheid en een beter imago. Het biedt veel mogelijkheden en kansen. Door informatie te verspreiden en te delen, wordt sociale interactie bevorderd. Dit document is niet alleen bedoeld voor de partners en advocaten, maar ook voor de overige medewerkers van Van Veen Advocaten.

10.2 Waarom sociale media gebruiken? De lancering van de nieuwe website van Van Veen Advocaten is aanleiding om ook de sociale media onder handen te nemen. We willen onze zichtbaarheid vergroten door duidelijker en vaker te communiceren over onze expertises. Zo vallen wij meer op bij onze (potentiële) cliënten. Advocaten Met het gebruik van sociale media willen we een netwerk opbouwen. Een netwerk waarin gecommuniceerd en gediscussieerd kan worden over uiteenlopende juridische onderwerpen. Door cliënten, maar ook door de advocaten. We hebben jouw hulp nodig om de sociale media van Van Veen Advocaten levendig te houden en te laten slagen. Dankzij sociale media heb jij de mogelijkheid om jouw stem te laten horen. Het is een vorm van samenwerken met aan aanzienlijk potentieel om de reputatie van ons kantoor te versterken. Overige medewerkers Sociale media worden natuurlijk niet alleen voor zakelijk doeleinden gebruikt. Wellicht zijn er medewerkers die ook op persoonlijk vlak gebruik maken van sociale media. Deze richtlijnen zijn er niet alleen om handvatten te geven voor het gebruik vanuit zakelijk oogpunt, maar ook voor jouw persoonlijke activiteiten op sociale media. Houd er altijd rekening mee dat je een werknemer bent van Van Veen Advocaten.

10.3 Wij helpen jou op weg We hebben ervoor gekozen om uit naam van Van Veen Advocaten gebruik te maken van Twitter (@VanVeenLegal) en LinkedIn, de meer zakelijke sociale netwerken. Daarbij hebben alle advocaten een zakelijk Twitter en LinkedIn account gekregen. Natuurlijk levert dit vragen op over het gebruik van de sociale media. Daarom hebben we richtlijnen opgesteld. Daarin staat uitgelegd hoe jij jouw werk gerelateerde en persoonlijke activiteiten op sociale media het beste kunt benutten en minder aangename ervaringen kan voorkomen. Sociale media „missers‟ zijn vaak het gevolg van een gebrek aan besef bij mensen, dan hun doen en laten de reputatie van hun werkgever (negatief) kan beïnvloeden.

10.4 Basisprincipes Wij beseffen dat activiteiten op sociale media uiterst persoonlijk zijn. Daarom willen wij jou ook zeker niet de les gaan lezen. Toch reiken we een aantal handvatten aan die gebruikt kunnen worden om de sociale media activiteiten succesvol te laten verlopen. Er zijn een aantal algemene regels binnen ons bedrijf die onder andere van toepassing zijn op het gebruik van sociale media. 1. In het personeelshandboek staat beschreven dat het beroepsgeheim van de advocaat is neergelegd in de wet en in de Gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten. Alle overige medewerkers van Van Veen Advocaten zijn ook tot geheimhouding gehouden op basis van hun arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat er in principe geen informatie geopenbaard mag worden die direct of indirect is te herleiden naar een specifieke client, tenzij de client hier mee akkoord is. Anonimiseren kan helpen, maar is soms niet voldoende. 2. Verder staat er in het personeelshandboek beschreven dat Van Veen Advocaten van al haar medewerkers onberispelijk gedrag verwacht. Het is niet toegestaan direct of indirect uitlatingen te doen en/of handelingen te verrichten, zowel zakelijk als privé, die inbreuk maken of kunnen maken op de goede naam en/of reputatie van onze organisatie. Ook bijzonderheden bekend maken waarvan jij 25

weet of hand kunnen weten dat die bekendmaking onze organisatie schade toebrengt of kan toebrengen is niet toegestaan.

10.5 Do’s   

 



Wees actief of sociale media, maar laat het werk er niet onder lijden. Zorg dat het duidelijk is wie je bent. Als je namens Van Veen Advocaten spreekt, vermeld dan de organisatie en jouw functie. Dit geldt niet voor de zakelijke Twitter accounts van de advocaten. Ga op grond van jouw positie na of je op persoonlijke titel kunt publiceren, zonder de organisatie te schaden. De partners en advocaten hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van sociale media. Zij worden gezien als het gezicht van Van Veen Advocaten, ook wanneer zij een privé mening verkondigen. Onderbouw jouw mening met feiten. Zorg dat de feiten kloppen en wees eerlijk. Vermeld de bron van de informatie. Zoek contact met een van de advocaten of de communicatiemedewerker wanneer een online discussie dreigt te ontsporen of al ontspoord is. Doe dit ook wanneer je twijfelt over een publicatie of over raakvlakken met Van Veen Advocaten. Volg reacties op jouw eigen uitlatingen en zorg ervoor dat deze net zo waarheidsgetrouw, respectvol en wettig zijn als die van jou.

10.6 Dont’s       

Plaats geen materiaal dat je in verlegenheid zou brengen als bijvoorbeeld jouw collega het zou zien. Denk bijvoorbeeld aan een gekke foto. Dit geldt ook voor jouw privé account. Verspreid geen spam. Gebruik geen logo‟s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen enz. zonder toestemming vooraf. Houd dus rekening met auteursrecht. Verspreid geen interne informatie en laat je niet uit over de bedrijfsresultaten of cliënten van Van Veen Advocaten. Citeer geen collega‟s of andere belanghebbenden. Plaats geen materiaal zonder toestemming van de eigenaar. Zoek geen ruzie. Plaats geen lasterlijk, grof, obsceen of bedreigend materiaal. En ook geen godsdienstige of politiek getinte berichten. Publiceer niet zomaar over, of ga niet zomaar in discussie met een klant of concurrent. Verkeer opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor Van Veen Advocaten.

26

Bijlage 11 Ontruimingsplan 11.1 Algemeen Wanneer zich een noodsituatie voordoet zijn de bedrijfshulpverleners verantwoordelijk voor de gang van zaken in het gebouw. Iedereen dient de aanwijzingen van de bedrijfshulpverleners onmiddellijk op te volgen.

Naam en adres bedrijf Naam Adres Telefoonnummer E-mail Contactpersoon Telefoonnummer Hoofdingang

Van Veen Advocaten Keesomstraat 7 , 6717 AH Ede 0318 68 78 78 [email protected] dhr. O. Meijnen 06 29 50 53 06 Aan zijde Ir. Lelystraat

Alarmnummers Intern 333 Extern Spoedeisend Brandweer/politie/ambulance Niet spoedeisend Brandweer Huisartsenpost Politie

112 0318 68 69 11 0318 43 44 44 0800 88 44

Overige belangrijke telefoonnummers Liftstoringsdienst Schindler Gas-, water- en elektriciteitsbedrijf (NUON)

0900 - 7 900 900 0800 - 05 13

11.2 Personeel Aantal personeelsleden Begane grond Maximaal aantal personen Werktijden BHV‟er Verdieping 1 Maximaal aantal personen Werktijden BHV‟er Verdieping 2 Maximaal aantal personen Werktijden BHV‟er

Verdieping 3 Maximaal aantal personen Werktijden BHV‟er

4 08:00 – 17:30 uur Otto Meijnen

14 08:30 – 17:30 uur Stefanie van Asch Chris Tijman 18 08:30 – 17:30 uur Richard Bruinier Monica da Silva Richard Vonk 9 08:30 – 17:30 uur Maarten Blok 27

Werktijden receptioniste/telefoniste De receptioniste of telefoniste is van 08:30 uur tot 17:30 uur aanwezig.

Werktijden coördinator BHV De coördinator bedrijfshulpverlening is van 08:30 uur tot 17:00 uur aanwezig.

Bezoekers Variabel. De bezoekers worden op een bezoekerslijst geregistreerd bij de receptie.

11.3 Gebouw Hoofdaansluitingen De aansluitingen van gas, water, elektra en het luchtbehandelingssysteem zitten in de kast bij de receptie. De sleutels voor deze kast liggen bij de kantoormanager en bij de receptie.

Aanduiding vluchtwegen Zie tekeningen die zijn opgenomen aan het einde van het ontruimingsplan.

Verzamelplaatsen Tijdens een ontruiming moeten alle aanwezigen zich verzamelen op de verzamelplaats. Alle aanwezigen moeten op de verzamelplaats blijven totdat nadere instructies worden gegeven door de coördinator bedrijfshulpverlening, diens plaatsvervanger of de externe hulpdiensten. Verzamelplaats Fase 1 Bij fase 1 gedeeltelijk (horizontale) ontruiming is de verzamelplaats het fietsenhok. Verzamelplaats Fase 2 Bij fase 2 gedeeltelijk (verticale) ontruiming is de verzamelplaats het fietsenhok. Verzamelplaats Fase 3 Bij fase 3 algehele ontruiming is de verzamelplaats de parkeerplaats bij de slagboom.

Opbergplaats ontruimingsplan Bij het opstellen van dit ontruimingsplan is uitgegaan van een brand als calamiteit. Het ontruimingsplan is echter voor alle calamiteiten (zoals een bommelding, een lekkage in een gasleiding, een externe bedreiging) van toepassing. Het ontruimingsplan ligt ter inzage bij de receptie en is als bijlage opgenomen in het personeelshandboek.

11.4 Ontruimingsorganisatie BHV organisatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Otto Meijnen Stefanie van Asch Chris Tijman Monica da Silva Richard Vonk Richard Bruinier Maarten Blok

872 871 892 865 807 891 879

Begane grond Verdieping 1 Verdieping 1 Verdieping 2 Verdieping 2 Verdieping 2 Verdieping 3

28

Te waarschuwen personen 1. 2. 3. 4.

De heer O. Meijnen Mevrouw S. van Asch De heer T.J. van Veen De heer A.J. Stokkers

coördinator bedrijfshulpverlening plaatsvervangend coördinator bedrijfshulpverlening directielid plaatsvervangend directielid

872 871 881 899

Overheidsdrempel Op het moment dat de overheid handelt of dringend optreedt ter handhaving van de openbare orde, veiligheid en ter voorkoming of opsporing van strafbare feiten of bij het onderzoek naar de oorzaak van een incident (calamiteit) is de overheidsdrempel overschreden en hebben zij het opperbevel. De overheid kan zich nu manifesteren in de functie van:  De burgemeester, ter handhaving van de openbare orde en heeft het opperbevel bij brand ( in de praktijk gedelegeerd aan een brandweerofficier).  De minister van justitie.  De politie. Wanneer de overheidsdrempel is overschreden stelt de bedrijfshulpverleningsorganisatie zich dienstbaar op aan bovengenoemde gezagsdragers, met behoud van eigen verantwoordelijkheid.

Ontruimingsalarminstallatie De ontruimingsalarminstallatie wordt ingeschakeld wanneer op de plaats van het incident de handbrandmelder wordt ingeslagen. Bij de centrale kast van de ontruimingsinstallatie bij de receptie kan vervolgens worden afgelezen waar de ontruimingsinstallatie is aangezet en dus het incident plaatsvindt. De ontruimingsalarminstallatie kan worden uitgeschakeld d.m.v. het indrukken van de stopknop op de centrale kast van de ontruimingsinstallatie bij de receptie. De ontruimingsalarminstallatie maakt een Slow-whoop signaal. Het Slow-whoop signaal is een akoestisch signaal en bezit de volgende bepaalde karakteristiek: het signaal begint met een toonhoogte van circa 500 Hz welke in 3,5 seconde oploopt tot circa 1200 Hz, 0,5 seconde rust, waarna het signaal opnieuw begint. Door de ontruimingsalarminstallatie worden alle aanwezige personen gewaarschuwd.

Materialen t.b.v. de ontruiming Communicatiemiddelen Ontruimingsalarminstallatie Aanroepen van aanwezigen Walkie Talkies

zie 11.4

Blusmiddelen Brandslanghaspel Blustoestel

aanwezig op iedere verdieping aanwezig op iedere verdieping

Eerste hulpmiddelen AED apparaat Verbanddozen

bij de receptie aanwezig op iedere verdieping in de werkkasten

29

11.5 Instructie waarnemer brand U ontdekt een brand of ander incident

Roep de BHV‟er van jouw verdieping

BHV‟er reageert niet of is niet aanwezig

BHV‟er arriveert

Bel intern alarmnummer tst. 333

Intern alarmnummer wordt niet opgenomen

Sla handbrandmelder in en bel direct 112

Geef door:  Naam  Verdieping en plaats  Aard en omvang van het incident  Gewonden  Toestelnummer  Bijzonderheden

Verzoek om brandweer gemeente Ede

Waarschuw directe collega‟s

Sluit deuren en ramen

Sluit PC en ga via dichtstbijzijnde (nood)uitgang naar de verzamelplaats. Gebruik geen lift! Wacht op nadere instructies BHV‟er

Wacht op nadere instructies brandweer

30

11.6 Instructie receptioniste/telefoniste De receptioniste/telefoniste en de coördinator bedrijfshulpverlening zijn het centrale aanspreekpunt. De meldingen kunnen mondeling, telefonisch en/of via de ontruimingsalarminstallatie binnen komen.

Brandmelding of ander incident

Mondelinge of telefonische melding: noteer de opmerkingen van de melder

Melding via ontruimingsalarminstallatie

Alarmeer BHV coördinator of diens plaatsvervanger

Zorg dat er geen bezoekers meer binnenkomen en houd de registratielijst van de bezoekers gereed voor de brandweer.

Is inzet brandweer gewenst?

Nee

Ja: start ontruimingsalarminstallatie

Bel 112

Geef door:  Eigen naam  Van Veen Advocaten  Adres  Verdieping en plaats  Aard en omvang van het incident  Gewonden  Bijzonderheden

Wacht op nadere instructies BHV‟er 31

11.7 Instructie werknemers bij ontruiming Ontruimingsalarminstallatie/Slow-whoop gaat af, of mondelinge mededeling „ontruimen‟

Sluit deuren en ramen en zet PC uit.

Verlaat het gebouw via dichtstbijzijnde (nood)uitgang. Maak geen gebruik van lift!

Meld je bij de BHV‟er op de verzamelplaats

Wacht op nadere instructies BHV‟er

32

11.8 Instructie BHV-coördinator 1.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

8. 9. 10. 11.

12.

De coördinator bedrijfshulpverlening is verantwoordelijk voor beslissingen tijdens een ontruiming totdat de brandweer arriveert. Deze wordt gewaarschuwd door de ontruimingsalarminstallatie of door de receptioniste/telefoniste. De coördinator bedrijfshulpverlening neemt direct contact op met de receptioniste/telefoniste en informeert waar de melding vandaan komt en wat de bijzonderheden zijn. De coördinator bedrijfshulpverlening gaat naar de brandverdieping (gebruik geen lift). En neemt Walkie Talkies mee. De coördinator bedrijfshulpverlening geeft leiding aan de bedrijfshulpverleners en verneemt hun bijzonderheden. De coördinator bedrijfshulpverlening laat de bedrijfshulpverleners beginnen met de brandbestrijding. De coördinator bedrijfshulpverlening geeft nadere bijzonderheden via toestel 878 door aan de receptioniste/telefoniste over:  de plaats, aard en omvang van de brand;  of er gewonden zijn;  of er vermisten zijn;  welke acties er genomen zijn;  overige bijzonderheden. De coördinator bedrijfshulpverlening neemt een besluit tot het geven van een opdracht aan de bedrijfshulpverleners tot het laten ontruimen van de aanwezige personen volgens fase 1, fase 2 dan wel fase 3 van het ontruimingsplan. De coördinator bedrijfshulpverlening ziet toe dat alle bedrijfshulpverleners zich bij aanmelden. De coördinator bedrijfshulpverlening houdt zo snel mogelijk een appèl op de verzamelplaats. De coördinator bedrijfshulpverlening noteert de verstrekte gegeven en informeert de directie. De coördinator bedrijfshulpverlening wacht de bevelvoerder van de brandweer op (herkenbaar aan rode band om helm) en informeert de bevelvoerder over de plaats, aard en omvang van de brand en of er personen worden vermist. De coördinator bedrijfshulpverlening gidst de bevelvoerder, indien mogelijk, naar de plaats van het incident.

33

11.9 Instructie BHV’ers 1. 2.

3. 4.

5. 6.

7. 8. 9.

De bedrijfshulpverlener wordt gewaarschuwd door de ontruimingsalarminstallatie die geactiveerd is. De bedrijfshulpverlener gaat direct tijdens de uitzending van het ontruimingssignaal naar de aan de bedrijfshulpverlener toegewezen ruimten (gebruik geen lift). De coördinator BHV zorgt voor de Walkie Talkies als communicatiemiddel tussen de BHV‟ers tijdens het incident. De bedrijfshulpverlener lokaliseert de brand en sluit deuren en ramen. De bedrijfshulpverlener zorgt dat alle personen die zich in de aan de bedrijfshulpverlener toegewezen ruimten bevinden bij elkaar blijven en zich naar de verzamelplaats begeven via de geldende vluchtroutes. De bedrijfshulpverlener overtuigt zich ervan dat bij het ontruimen niemand is achter gebleven. De bedrijfshulpverlener:  zorgt dat ramen en deuren worden gesloten;  zorgt dat elektrische apparaten worden uitgeschakeld (PC uitdrukken);  geeft leiding aan de aanwezige personen. De bedrijfshulpverlener is verantwoordelijk voor beslissingen tijdens de ontruiming van de aan de bedrijfshulpverlener toegewezen ruimten. De bedrijfshulpverlener assisteert bij het ontruimen van (niet) zelfredzame personen. De bedrijfshulpverlener probeert de brand te blussen, indien mogelijk, met het aanwezige draagbare blustoestel of slanghaspel. Slanghaspel niet gebruiken bij brand elektrische apparaten.

Indien blussen niet mogelijk is: 1. 2. 3. 4.

Ga via de dichtstbijzijnde (nood)uitgang naar de verzamelplaats en meld je bij de aangewezen bedrijfshulpverlener. Verleen op de verzamelplaats levensreddende handelingen/eerste hulp aan eventuele gewonden. Geef bijzonderheden omtrent slachtoffers, de omvang en aard van het incident door aan de coördinator bedrijfshulpverlening dan wel diens vervanger. Volg de instructies van de coördinator bedrijfshulpverlening, diens vervanger dan wel van de bevelvoerder van de brandweer op.

34

35

36

37

38

39

Bijlage 12 Arbobeleidsplan In 2014 wordt een vernieuwde RI&E opgesteld voor onze organisatie. Naar aanleiding van dit document wordt het arbobeleidsplan geformuleerd en toegevoegd aan het personeelshandboek.

40