TVV VOERENDAAL
Vastgesteld verslag bestuursvergadering d.d. woensdag 6 maart 2013
Aanwezig: Harry van Dok, Guus Debets, Helma Consten (KC), Chantal Fouarge (JC), Anke Hanssen, Jac Nilwik, Jef Pijls en Eveline Vinken Afwezig: Theo Broekmans en Marianne Treur
1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Hij heet allen van harte welkom en speciaal Anke Hanssen, Helma als vervangster van Theo en Chantal als vervangster van Marianne. Harry introduceert Anke en deelt mee dat zij een jaar lid is van onze vereniging en zitting wilt nemen in de Activiteitencommissie. In het verleden heeft zij bij haar vorige club ervaring met dit soort activiteiten opgedaan. Hij merkt op dat Anke kan aangeven welke naam zij voor de commissie het meest gepast vindt. Te denken valt aan: Activiteitencommissie, Recreatiecommissie of Evenementencommissie. Chantal neemt – voor de eerste keer – deel aan de bestuursvergadering en maakt sinds korte tijd deel uit van de JC.
2. Mededelingen Jac deelt mee dat 4 februari jl. de Kascontrolecommissie de boeken heeft goedgekeurd en tijdens de ALV verslag zal uitbrengen.
3. Conceptverslag vergadering 14 januari 2013 - Agendapunt 3, 2e alinea: 10.00 – 14.00 uur wijzigen in 15.30 – 17.30 uur - Agendapunt 7, pagina 3, onder kopje Theo (KC) laatste regel: Theo stuurt een voorstel voor een toelichtende tekst die ….. wijzigen in Theo heeft een toelichtende tekst beschikbaar die ….. Het verslag wordt vastgesteld onder aanbrenging van bovengenoemde wijzigingen. Het vastgestelde verslag zal ter plaatsing op de website worden gezonden aan de webredacteur. 4. Actiepuntenlijsten – openstaand - 2012 en 2013 De openstaande actiepunten worden puntsgewijs doorgenomen, zo nodig van een nieuwe termijn voorzien of verplaatst naar de lijst van afgehandelde punten. Naar aanleiding van actiepuntenlijst 2012: 21) Fons van Binsbergen vragen om de foto van de commissie te maken. 41) De JC is bij de Gemeente geweest en heeft een gesprek gehad met Mirko Ensinck i.v.m. de subsidie. Jef merkt op dat voor de geplande uitwisseling met Simpelveld wellicht subsidie kan worden aangevraagd. Chantal deelt mee dat dit punt besproken is. 62) Het besluit wordt genomen dat het dak vervangen kan worden in de zomerperiode. Offertes zullen worden opgevraagd via A. Jacobs. Met de vervanging zal een bedrag gemoeid zijn van € 10.000,-/€ 15.000,- excl. btw. 65) De trainers belijnen de banen voor de velden – rood-oranje-groen – op dit moment met de veger. Er is nog geen oplossing voorhanden. M.i.v. 1-9-2013 is voor de jeugdcompetitie deze indeling verplicht. 70) Brief is verzonden. Guus zal contact opnemen met Arcadis inzake het groot onderhoud. Gepland 1 x in de 2 jaar. Vorige onderhoud heeft plaatsgevonden in augustus 2011. Opgemerkt wordt om dit onderhoud over 2 jaar vóór de competitie te laten plaatsvinden in de maanden feb./mrt.
86) Guus deelt mee dat hij nadere info heeft opgevraagd bij de Gemeente. Naar aanleiding van actiepuntenlijst 2013: 2) Na 15 maart zal Jac een nieuw overzicht incl. redenen van opzegging vragen aan Paul en zenden aan Jef. 5) Voorlopig blijven de elektrische boilers gehuurd. Wel zal een kleinere gasmeter worden aangevraagd bij Enexis. 6) Bij dit punt wordt ’t Belke toegevoegd. 9) Chantal deelt mee dat Sandra hiermee bezig is. 12) Na bespreking JC/TC met trainers wordt het plan geagendeerd voor bespreking in de mei-vergadering. 14) Eveline zal de data aan Harry mailen. 15) Na de ALV gegevens aanpassen.
5. Ingekomen en uitgegane stukken – januari /februari Nagekomen: 11-02-2013 ’t Belke: financiële overzicht redactionele jaar 2012. Jac licht toe dat de uitgaven in 2013 minder zullen bedragen omdat de commissie de opmaak zelf zal uitvoeren. Harry informeert naar het aantal Belkes dat per post verzonden wordt. Wellicht kan ook op deze portikosten worden bezuinigd. Een afspraak wordt gepland met Ludo van Rossum, Fons van Binsbergen, Jac en Harry – zie actiepuntlijst nr. 6 – om de financiën van ’t Belke te bespreken. 24-01-2013 Enexis; brief inzake capaciteit van uw gasmeter op Cortenbach 10, Voerendaal. Opm. notulist: zie agendapunt 4: actiepuntenlijst 2013, punt 5. 27-02-2013 KNLTB; e-mail inzake aankondiging onderzoek baansoorten (PC)
6. Voorbereiding ALV 3 april a.s. Eveline deelt mee dat de uitnodiging voor de ALV nog per e-mail aan de leden zal worden gezonden. Jac deelt mee dat een mogelijke kandidaat de functie van penningmeester nog in beraad heeft. Jac zal wel werkzaamheden o.a. enveloppen kantine blijven verrichten. Jef is voornemens een vervanger te zoeken als voorzitter van de TC. Binnen de TC is voor deze functie niemand beschikbaar. Tevens is Jef aftredend als toernooileider voor het Jeugdtoernooi. Een vervanger dient te beschikken over het vtl-certificaat. In de laatste vergadering tussen TC/JC is aangegeven dat er misschien bij de JC interesse is om dit toernooi te organiseren. Jef wil wel betrokken blijven maar niet eindverantwoordelijkheid hebben. Eveline zal enkele prints van de agenda meenemen naar de vergadering plus de presentielijst. Jac zal zorg dragen voor print van de financiële stukken.
7. Stand van zaken commissies e plus info uit gesprek met Gemeente inzake evt. bijdrage voor 7 baan Jef (TC) Jef deelt mee dat het schema: beschikbare banen en uren voor lessen is vastgesteld per 6-3-2013 en op de website zal worden geplaatst. Het aantal aanmeldingen door de jeugd voor het volgen van training valt tegen. Ook het aantal lessen voor senioren neemt af. Jac merkt op dat ieder jaar tussen maart en mei nog nieuwe aanmeldingen voor lidmaatschap volgen en ook het verzoek om les te kunnen nemen. Jef deelt verder mee dat de extra training voorafgaand aan de competitie geen doorgang zal kunnen vinden. De trainer krijgt wegens lesuitval deze extra training niet ingepland. Harry merkt op dat deze training – aangeboden door de TVV – ook gegeven kan worden door een andere trainer. Het bestuur hecht eraan dat deze training wordt aangeboden voor de competitie en wellicht tijdens de competitie. Ook competitiespelers die geen les nemen bij onze vereniging komen voor deze extra training in aanmerking. Desgevraagd deelt Harry mee dat de subsidie aan jeugdteams ongewijzigd blijft ook voor spelers die elders trainen. Evaluatie zal plaatsvinden eind 2013. Tevens zal in deze evaluatie de extra training betrokken worden.
Verder deelt Jef mee dat het Jeugdbeleidsplan in concept klaar is. Agendering zal plaatsvinden voor de meivergadering. Opm. notulist: zie agendapunt 4: actiepuntenlijst 2013, punt 12. Helma (KC) Helma deelt mee dat Corinne Cochin deel blijft uitmaken van de Kantinecommissie. De onderhandeling met een andere drankenhandel heeft niet geleid tot wijziging van onze leverancier. Helma deelt mee dat de KC graag een overzicht wenst te ontvangen van leden die hebben aangegeven vrijwilliger te zijn. Jac zal hiervoor zorgen. Verder deelt Helma mee dat de firma Admirror reclame - zij verzorgen spiegels met reclame – geen interesse heeft om spiegels bij ons te plaatsen; we staan wel op de reservelijst. Er zijn 100 aanmeldingen ontvangen van leden voor het draaien van kantinedienst in het zomerseizoen april t/m oktober. Theo verzoekt in het jaarverslag KC ook de namen op te nemen van de leden van deze commissie. Opm. notulist: verslagen waren al op de website geplaatst. Guus (PC) Guus deelt mee dat de muren in de bestuursruimte geverfd zijn. Het resultaat wordt positief beoordeeld en er wordt besloten de gehele kantine van binnen in dezelfde kleur te verven. Verder deelt Guus mee dat naar aanleiding van de oproep voor vrijwilligers er nog twee ad hoc aanmeldingen bij de PC zijn ontvangen. De volgende punten hebben aandacht binnen de PC: de afrastering en een nieuwe zandbak. De wateroverlast in de technische ruimte wordt opgelost middels dompelpompjes. Chantal (JC) Chantal deelt mee dat met de trainers is gesproken over ideeën om de jeugd te enthousiasmeren. Het was een prettig gesprek met Wim, Boy was helaas verhinderd. De uitwisseling met Simpelveld is verplaatst van zaterdag 23 maart naar zondag 24 maart. Chantal licht toe dat het gemeente subsidiebeleid per activiteit subsidie kan toekennen. Jac merkt op dat de subsidie als basis € 7.000,- bedraagt. Voor bepaalde/speciale activiteiten kan separaat subsidie worden aangevraagd. Te denken valt dan aan: een jeugdactiviteit die opengesteld wordt voor niet-leden; de clubkampioenschappen. Theo kan wellicht aangeven of het indienen van een verzoek bij de Gemeente Voerendaal aan de Adviescommissie Activiteitensubsidie binnen de gestelde kaders valt. Chantal deelt verder mee dat een afspraak tussen TC/JC/trainers gepland staat om te spreken over het Jeugdbeleidsplan. Anke (RC) Anke schets haar ideeën om invulling te geven aan deze nieuw te vormen commissie. Het doel is om een zo breed mogelijk programma op te zetten waarin voor alle leeftijden een activiteit wordt georganiseerd. Zij geeft in het kort aan welke activiteiten zij – uitgaande van een activiteit per maand – wenst te organiseren. Enkele activiteiten passen op dit moment qua timing niet in het programma van reeds geplande competities en toernooien. Harry bedankt Anke voor haar uiteenzetting. Voor de komende Algemene Ledenvergadering zal ter vergadering worden voorgesteld de agenda aan te passen met haar benoeming. Anke geeft aan de commissie te willen noemen: Recreatie- en evenementencommissie (opm. notulist: afgekort RC). Harry (voorzitter) Harry licht toe dat recent een gesprek heeft plaatsgevonden met de Gemeente over de financiering van de e e 7 baan. In een eerdere fase is aangegeven dat deze 7 baan zonder kosten voor de TVV aangelegd zou worden; de TVV zou wel het bruggetje voor haar rekening nemen. Het zal een smashcourtbaan worden met de voorbereiding voor toekomstige verlichting. De Gemeente zal worden verzocht in de toekomst de renovatie van ons clubhuis financieel te ondersteunen.
8. Activiteitenkalender 2013 Harry verzoekt allen data voor de activiteitenkalender door te geven aan Eveline zodat kalender en website bijgewerkt kunnen worden.
9. Genomen besluiten Ag.punt 4: vervanging dak: offertes opvragen (actie: Harry) Ag.punt 7: kantine verven conform kleur in bestuursruimte (actie: Guus) Ag.punt 7: Anke Hanssen benoemen in ALV in Recreatie- en evenementencommissie (actie: Harry)
10. W.v.t.t.k. -
