5
10
15
VERSLAG VAN DE 139e OVERLEGVERGADERING VAN COLLEGE VAN BESTUUR EN UNIVERSITEITSRAAD D.D. 30 maart 2015 UR/15/18942 Aanwezig: Stolker, Te Beest, Buitendijk (CvB) en Van Slooten (Secretaris CvB). Augusteijn, Bakker, Bouterse, Brüsewitz, Brussee, Van Diepen, Van Duijn, Hogenhuis, De Kort, Krol (voorzitter), O’Neill, Vermolen, Van der Voet, Weeda (griffier), Wolters, Poletiek en Xasan. Afwezig: Fatah-Black. 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 16.02 uur en heet eenieder van harte welkom. In het bijzonder de heer Hogenhuis, die voor de laatste keer als raadslid aanwezig is. Zijn opvolger, dhr. Kaushan, zit reeds op de publieke tribune. De voorzitter deelt voorts mee dat het onderwijsdebat op 19 mei 2015 plaats zal vinden. Na de vergadering wordt er geborreld bij Barrera. De voorzitter nodigt daar iedereen van harte voor uit.
20
2. Verslag vorige vergadering UR/15/13121 - Verslag 138e Overlegvergadering d.d. 2 februari 2015. De voorzitter meldt dat er per e-mail een aantal tekstuele opmerkingen zijn ontvangen.
25
Op pagina 7, regel 24 van het verslag dient aangegeven te worden dat volgens het College de afschaffing van de promotiebonus niet aan de orde is. Met inachtneming van bovengenoemde wijzigingen is het verslag vastgesteld.
30
35
40
3. Studeerbaarheid/studietijd UR/15/11066- notitie `Studeerbaarheid en Jaarindeling’, UR/15/11067- overzicht van de studieduur per opleiding, -conceptadvies UR. Het College is de heer Augusteijn erkentelijk voor de uitgebreide analyse. Het College geeft aan de analyse zeer serieus te nemen. Het zal worden besproken in het onderwijsberaad. Het onderwerp is besproken met de vice-decanen. Hen is verzocht om dit onderwerp met de opleidingsvoorzitters en -directeuren te bespreken, met name om te vragen of de analyse klopt en waarom deze situatie zo is ontstaan. Het College wil nu nog niet ingaan op het onderwerp omdat hij de resultaten hiervan wil afwachten. Er wordt naar gestreefd om dit onderwerp later dit voorjaar te bespreken.
45
Op de vraag van de UR of het College vindt dat het niet aanbieden van 21 weken onderwijs per semester een principieel probleem is, antwoordt het College bevestigend. Het is wel belangrijk om te bezien hoe deze praktijk is ontstaan voordat er een besluit genomen wordt over hoe er met deze problematiek om moet worden gegaan.
50
De UR vraagt of het College bereid is om te laten onderzoeken of dezelfde problematiek zoals geschetst in de notitie ook bij het tweede en derde jaar van de bachelors geldt. Het CvB antwoordt dat er eerst wordt gewacht op de resultaten van de eerder genoemde inventarisatie bij de faculteiten.
1
4. Richtlijn promotietrajecten UR/15/9288 - adviesaanvraag d.d. 3 maart 2015 inclusief de desbetreffende richtlijn, -conceptadvies UR. 5
10
15
20
25
30
35
De voorzitter vraagt aan de voorzitter van commissie Onderwijs en Onderzoek om het conceptadvies nader toe te lichten. De voorzitter van de commissie geeft aan dat hij graag het advies puntsgewijs behandeld wil zien. Voor wat betreft de voorstel in het advies over om gevolgde trainingen en bezochte congressen in uren weer te geven in plaats van EC’s antwoordt het College dat hij dit een goed idee vindt. Het ontbreekt de Raad blijkens zijn conceptadvies aan een heldere definiëring waarmee er een duidelijke de grens tussen contractpromovendi en buitenpromovendi kan worden bepaald. Het College antwoordt dat hij het eens is met de Raad dat de definitie in de richtlijn niet honderd procent duidelijkheid verschaft, maar dat dit de notitie van de VSNU betreft. Het is heel lastig om met een definitie een duidelijke grens te aan te geven. De definitie bepaalt op wie de richtlijn betrekking heeft. Het College vindt het belangrijk dat de richtlijn in ieder geval betrekking heeft op de AIO’s; hij realiseert zich dat er een grijs gebied is. De Raad vindt dat het verplicht zou moeten zijn voor de promotor om tijdig aan te geven dat er twijfels zijn over de voortzetting van het promotietraject. In de richtlijn staat dit nu opgenomen als aanbeveling. Het College vindt het houden van een “go, no go-gesprek” zo vanzelfsprekend dat het eigenlijk niet vastgelegd zou moeten worden in de richtlijn. Als een verplichting in de richtlijn opgenomen wordt, dient de naleving gecontroleerd te worden door het College. Tevens dient dit dan in Converis te worden opgenomen. Het College wil voorkomen dat er teveel regels worden opgelegd die in feite voor de hand liggende zaken betreffen. Hiermee verhoog je de administratieve druk onnodig. Dat het wenselijk is dat promotor en promovendus regelmatig contact met elkaar hebben, spreekt bijvoorbeeld vanzelf maar hoeft niet als verplichting opgenomen moeten worden in de richtlijn. In het conceptadvies geeft de Raad aan dat hij zou graag zou zien dat er een optie bestaat om begeleiders bij te scholen wanneer dit nodig wordt geacht. Het College bevestigt dat de mogelijkheid moet bestaan. Met name in de R&O-gesprekken met de begeleiders zou de gang van zaken besproken moeten worden. Naar aanleiding van deze gesprekken zou de begeleider gevraagd worden om een training of cursus te gaan volgen. Het College geeft aan dat het mogelijk is voor promovendi om een cursus didactiek te volgen en een begin te maken met de verkrijging van een BKO.
40
45
50
In zijn conceptadvies wijst de Raad erop dat het in een vroege fase van het promotietraject duidelijk zou moeten zijn hoeveel onderwijs de promovendus moet gaan verzorgen. Het College is het daarmee eens maar stelt dat het heel lastig is om een universiteitsbrede richtlijn in te stellen over de hoeveelheid onderwijs die een promovendus zou moeten geven. Het moet volgens het College wel ergens worden vastgelegd; wellicht op instituutsniveau. Ook zou het opleidings- en begeleidingsplan een goede plaats kunnen zijn om iets dergelijks op te nemen. In de richtlijn zou dit eventueel als aanbeveling overgenomen kunnen worden. Met betrekking tot de opmerkingen van de Raad inzake publicatie-eisen antwoordt het CvB dat er verschillende publicatieculturen binnen de Universiteit zijn. Ook hierop is het volgens het College daarom niet een goed idee om een universiteitsbrede richtlijn te stellen. Dit zou eerder op faculteitsniveau vastgesteld moeten worden. De Raad vult aan dat het probleem vaak is, dat promovendi er soms te laat achter komen wat er van hem verwacht wordt ten aanzien van publicatie. Het College geeft aan dat ook hier het 2
5
10
15
opleidings- en begeleidingsplan wellicht de aangewezen plaats is om tijdig duidelijkheid te verschaffen. De Raad geeft aan dat het veel vertraging op kan leveren voor de promovendus als er gewacht moet worden op de uiteindelijke, daadwerkelijke publicatie van een artikel. Het CvB blijft erbij dat dit punt te specifiek is voor universiteitsbreed beleid. Het is een onderwerp waarover promotor en promovendus gedurende het promotietraject met elkaar in gesprek moeten zijn. Het College zal op een nader moment de Raad inlichten over de artikelen die niet direct in kunnen gaan. Nieuwe en zittende promovendi zullen uitgebreid ingelicht worden over de nieuwe richtlijn, onder andere via de website, graduate schools en LEO. Er is door de decaan LUMC een notitie met betrekking tot de richtlijn gestuurd. De Raad vraagt of dit nog gevolgen kan hebben voor inhoud van de richtlijn. Het College antwoordt dat dat niet zo is. Op basis van de ervaringen zal de richtlijn eventueel op een nader moment worden bijgesteld. Het definitieve advies van de UR zal in de aansluitende extra UR-vergadering worden vastgesteld.
20
25
30
35
40
45
50
5. Evaluatie Sterker aan de Start UR/15/9307 - evaluatie van project Sterker aan de start inclusief aanbiedingsbrief d.d. 3 maart 2015 en bijlagen, -Conceptreactie UR. De commissievoorzitter van Onderwijs en Onderzoek geeft aan dat het niet helemaal duidelijk is welk doel veel vragen in de studiekeuzecheck nu precies dienen. Oorspronkelijk zou het doel moeten zijn om de aankomend student zelfreflectie te geven op de passendheid van de beoogde studie. Maar veel vragen lijken betrekking te hebben op studeren in het algemeen. De Raad wil graag dat de vragen inhoudelijk worden heroverwogen. Ook wil de raad duidelijkheid over wie nu uiteindelijk de informatie uit de vragenlijsten krijgt. Het College geeft aan dat de doelstellingen in de projectaanvraag zijn geformuleerd, deze aanvraag is ook met de Raad besproken. Dat universiteiten een vorm van Studiekeuzecheck (SKC) moeten doen is door de overheid opgelegd. Het hierbij gestelde doel van de SKC is matching tussen aankomend student en dien beoogde opleiding. Iedere universiteit hanteert daarin zijn eigen methodiek. Uit literatuur over deze vorm van matching blijkt dat dit vaak weinig effect heeft, daarom is er besloten om de vragenlijst voor twee andere doeleinden te gebruiken die van in het verlengde liggen van het primaire doel. Een tweede doel is om met de vragenlijst te informatie in te winnen voor studiebegeleiders, zodat zij op basis van bepaalde predictoren over studiesucces, de studenten beter kunnen begeleiden. Als derde doel wordt er een database opgebouwd waarmee het mogelijk wordt om groepen studenten, nadrukkelijk geen individuen, te volgen om te bezien welke factoren er toe leiden dat de student wel of niet succesvol studeert. Het College bevestigt dat de vragenlijst een universiteitsbreed karakter heeft. Er zijn geen opleidingsspecifieke vragen. Er wordt wel vanuit de optiek van de opleidingen gekeken naar de antwoorden uit de vragenlijst. De hoogte van cijfers voor exacte vakken is bijvoorbeeld bij een opleiding als Sterrekunde relevanter dan bij Rechten. Bij het inrichten van de huidige vragenlijst gaven de opleidingen niet aan dat er meer behoefte was aan meer opleidingsrelevante vragen.
3
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Vanuit de Raad komt de vraag in hoeverre er duidelijk wordt gecommuniceerd naar de aankomend studenten wat de doelstellingen van de vragenlijst zijn. Het College antwoordt dat studenten om toestemming gevraagd wordt omtrent hun medewerking aan het leveren van gegevens voor de database. De Raad reageert op hierop dat er voor de informatie die naar de studiebegeleiders gaat, slechts een disclaimer is. De Raad vraagt zich af of een en ander wel duidelijk genoeg is voor de desbetreffende scholieren. Voor wat betreft de eerste doelstelling van de SKC geeft de Raad aan dat sommige universiteiten aankomend studenten veel uitgebreider inlichten over de opleiding. Verder vraagt de Raad zich af of het wel verstandig is om drie doelstellingen samen te voegen in één vragenlijst. Vragen in het kader van de twee extra doelstellingen zouden na de start van de studie gesteld moeten worden en niet vooraf. Als de studenten eenmaal zijn ingeschreven kunnen zij in alle vrijheid de vragen beantwoorden, zonder dat de indruk kan ontstaan dat er selectie plaatsvindt op basis van de antwoorden. Het College geeft aan dat het moeilijk is om studenten ertoe te brengen om vragenlijsten in te vullen. De respons is juist voor de SKC groot te noemen, zo’n 78%. Met andere enquêtes, zoals bijvoorbeeld de NSE, is men al blij met een respons van 30%. Het risico van het op een later tijdstip bevragen van studenten is daarbij ook dat het niet duidelijk is welke studenten niet reageren; dit zou bijvoorbeeld de groep studenten kunnen zijn die (al) niet meer naar college gaat en dit is juist een belangrijke groep om te bevragen. De Raad geeft aan dat het zijn voornaamste vrees is, dat bepaalde vragen, zoals die naar de opleiding van de ouders, gebruikt worden in het kader van selectie. Het College antwoordt met klem dat zeker gezien het diversiteitsbeleid dit soort vragen nooit gesteld zullen worden in het kader van selectie. Het College is ontstemd over deze suggestie die ook in de lokale pers breed is uitgemeten. Het is juist de bedoeling om studenten die door bepaalde factoren het risico te lopen op studievertraging of vervroegde uitstroom te steunen. Een van de zaken waar het College zich zorgen over maakt is de groep studenten met een migrantenachtergrond. De kloof tussen deze studenten en de anderen wordt steeds groter. Er wordt in dit kader onder andere gedacht over het opzetten van een Summer School ter overbrugging van bepaalde achterstanden. Het College zal zorgvuldig omgaan met het onderzoek en heeft een aantal jaren nodig om effectief en goed beleid te ontwikkelen. De effectiviteit van alle vragen worden uitvoerig geëvalueerd. De Raad verduidelijkt dat de vrees bestaat dat informatie die met de beste bedoelingen wordt ingewonnen onverhoopt toch voor andere doeleinden gebruikt kan worden. Het College garandeert dat hier voor gewaakt wordt. Analyses die op groepen betrekking hebben zullen niet herleidbaar zijn op individuen. Hiertoe zijn er bij FSW en LUMC privacyprotocollen ontwikkeld. Het College zegt toe om de projectgroep erop te wijzen dat er duidelijk gecommuniceerd moet worden over de doelstellingen van het onderzoek. De invuller zou daarbij de keuze moeten hebben om aan te geven voor welke doelstellingen de door hem ingevulde vragenlijst gebruikt mag worden. De definitieve reactie van de UR zal in de aansluitende extra UR-vergadering worden vastgesteld. 6. Rapportage Sirius UR/15/9300 - eindrapportage Sirius inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 3 maart 2015, -conceptreactie UR. De voorzitter van de commissie Personeel, Studentenzaken en Internationalisering vat de reactie desgevraagd kort samen.
4
5
10
15
20
25
30
Het College herkent in de conceptreactie van de UR de aandachtspunten van de Siriuscommissie. De Siriuscommissie was zeer onder de indruk van het honoursonderwijs zoals dat bij Universiteit Leiden wordt verzorgd. Maar er zijn zeker onderwerpen die aandacht vergen. Zo moeten er de komende jaren activiteiten ontplooid worden om tweedelingen tussen het Leiden University College (LUC) en het overige honoursonderwijs alsmede het honours onderwijs en het reguliere onderwijs tegen te gaan. De beide Deans van het LUC en Honours Academy spreken elkaar regelmatig en studenten worden onderling uitgewisseld. Aan studenten uit het reguliere curriculum wordt regelmatig verzocht mee te lopen in het honoursonderwijs en innovaties die in het kader van honoursonderwijs worden ontwikkeld, worden weer ingebed in het reguliere curriculum. De universiteit heeft jarenlang met de Siriuscommissie de discussie gevoerd of er een speciale categorie docenten moet zijn om honoursonderwijs te geven of niet. Tegenwoordig steunt de Siriuscommissie de opvatting van Universiteit Leiden dat alle docenten in staat zouden moeten zijn om honoursonderwijs te verzorgen. De Raad vraagt of docenten die honoursonderwijs geven extra vergoeding krijgen. Het College geeft aan dat dit niet het geval is en dat docenten het meestal leuk vinden om andere vormen van onderwijs te geven. Ook is het aantrekkelijk voor docenten om aan kleinere groepen les te geven. De Raad vindt desondanks dat er meer prikkels zouden moeten komen voor het verzorgen van honoursonderwijs. Het College geeft aan dat dit een aandachtspunt is dat alleszins zijn aandacht heeft. De faculteiten krijgen boven op de reguliere AEG-vergoeding een extra vergoeding voor het verzorgen van onderwijs aan het LUC. Het is aan de faculteit of dit aan een instituut of naar de desbetreffende docenten gaat. Hiervoor is meer dan een miljoen beschikbaar. Het zal de komende tijd nog meer naar rato van de inspanning gaan gebeuren. Maar dit geldt niet voor de overige honoursprogramma’s. Tenslotte wordt er in de conceptreactie gevraagd naar de wijze van werving van nieuwe honoursstudenten. Het CvB antwoordt dat studenten veel persoonlijker worden benaderd dan voorheen. Destijds werden studenten alleen benaderd als zij een 7,5 of meer gemiddeld stonden, nu vindt benadering veel meer plaats op persoonlijke kenmerken. In de aansluitende vergadering zal een definitieve reactie worden geconcipieerd.
35
7. Openingstijden UB UR/15/11065- brief d.d. 5 maart 2015 omtrent de uitbreiding van de openingstijden van de Universiteitsbibliotheek, -conceptreactie UR.
40
Het College geeft aan dat hij begrijpt dat de Raad liever heeft dat de UB op beide weekenddagen van 10:00 tot 23:00 open is, in afwijking tot het voorgestelde in de brief. Uiteraard zullen de uitgebreide openingstijden worden geëvalueerd. De weekendopeningstijden in Den Haag zullen op dezelfde manier worden vormgegeven.
45
In de aansluitende vergadering zal een definitieve reactie worden geconcipieerd.
50
8. Mededelingen en informatie UR/15/8974 - schriftelijke reactie van het CvB op de rondvraag van met betrekking tot de coschappen bij het LUMC, UR/15/9239 - definitief instellingsplan 2015-2020 inclusief de aanbiedingsbrief d.d. 10 februari 2015, conclusies van de CvB-vergaderingen vanaf 16 december 2014.
5
5
10
15
20
De voorzitter deelt mee dat er naar aanleiding van de ingekomen stukken geen vragen zijn ingediend. Hij vraagt of er van de zijde van het College mededelingen te doen zijn. Het College deelt mee dat er tot 1 mei vragen ingediend kunnen worden in het kader van de Nationale Wetenschapsagenda. Morgen is er een sessie met de trekkers van het project, Alexander Rinnooy Kan en Beatrice de Graaf. 9. Rondvragen De eerste rondvraag betreft het beleid ten aanzien van de luchtkwaliteit in de gebouwen van de Universiteit. Het College vraagt eerst om een toelichting van de vraag. De Raad antwoordt dat de vraag oorspronkelijk was gesteld door iemand die zich ongerust maakte over het binnenklimaat bij W&N, mede in verband met de nabijheid van de A44. Het College antwoordt dat het fijnstofgehalte op de Plesmanlaan tegen de bovengrens heeft gezeten maar dat dit door de aanleg van de ongelijkvloerse kruising verholpen zal worden. In algemene zin is het zo dat gebouwen aan wettelijke eisen moeten voldoen. Als er klachten zijn over een specifiek gebouw, dan worden er metingen gedaan en dan kan actie worden ondernomen. Er wordt niet structureel gemeten bij de universiteit. Het zou wellicht een goede suggestie kunnen zijn om periodiek overal te meten, maar dit dient het College nog even terug te leggen. De tweede rondvraag betreft de rol van de medezeggenschap naar aanleiding van de gebeurtenissen bij de UvA.
25
30
Het College antwoordt dat er een goed gesprek is geweest met de Raad. Er waren veel herkenbare punten zoals het zogenaamde “informatiegat”. Graag maakt hij een nadere afspraak voor een vervolg. In de rondvraag worden een aantal voorbeelden van onderwerpen aangereikt die de Raad graag nog zou bespreken. Het College is bereid om hierover in gesprek te gaan. De derde rondvraag betreft de ontwikkelingen bij de Campus Den Haag naar aanleiding van het vertrek van de decaan.
35
40
Het CvB geeft aan dat de faculteit in Den Haag blijft gehandhaafd maar een inhoudelijke naam krijgt. Over die naam zijn er wel ideeën maar dit dient eerst met de faculteit en faculteitsraad aldaar besproken te worden. De opleidingen die gegeven worden in Den Haag maar niet bij de faculteit horen, zoals International Studies, blijven in dezelfde vorm voortbestaan. De nieuwe decaan en opleidingsdirecteuren dienen daarmee goed contact te onderhouden. Voor de campus zelf zal een directeur strategische ontwikkeling worden gezocht. Morgen wordt in het college gepraat over de waarneming van de decaan. De vierde rondvraag betreft de vragen over de deelname van Universiteit Leiden aan Sustainabul en de aanbevelingen van Master Key.
45
50
Het College had in eerste instantie besloten om niet mee te doen aan Sustainabul vanwege de veelheid aan benchmarks en rankings waar de universiteit al wel aan meedoet. Er is nu besloten om toch deel te nemen aan Sustainabul. De aanbevelingen in de rapportage van Master Key zullen niet een op een worden overgenomen maar wel meegenomen worden in het kader van het nieuwe milieubeleidsplan. Dit milieubeleidsplan wordt te zijner tijd voorgelegd aan de Universiteitsraad. De voorzitter vraagt of het college ook al antwoord kan geven op een later geagendeerde rondvraag omtrent maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het College geeft aan dat deze vraag voornamelijk betrekking lijkt te hebben op het niet in het instellingsplan vermelden van 6
de stuurgroep inzake duurzaamheid. Stuurgroepen worden als uitvoeringsinstrument niet opgenomen in het instellingsplan.
5
10
15
20
De vijfde rondvraag betreft de kosten als gevolg van het uitblijven van de mogelijkheid om contactloos te betalen bij de koffieautomaten. Het College geeft aan dat de fabrikant opdraait voor deze kosten. De fabrikant is namelijk de veroorzaker van dit probleem. De zesde rondvraag betreft de klachten over de ondersteuning van programma’s buiten het standaardpakket door ISSC. Het College onderschrijft dat het de afgelopen tijd voorkwam dat aanvragen om onduidelijke redenen bleven liggen en het te lang duurde voordat er antwoord werd gegeven. Vooral de complexere aanvragen waren problematisch. Er is een uitgebreid verbetertraject gestart. Morgen krijgt het College hierover een stand van zaken. Er zal procesmatiger worden gewerkt met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Het College hoopt dat hiermee een gewenste verbetering zal optreden. De zevende rondvraag betreft een nadere vraag over de problemen met de coschappen bij het LUMC. Het College heeft de decaan LUMC benaderd. Deze heeft aangegeven dat hij graag een afspraak maakt met de vragenstellers. Hij is bereid om complete openheid van zaken te geven.
25
10. Sluiting De voorzitter dankt namens de Raad allereerst de Rector Maginificus voor het feit dat alle raadsleden zijn boek “Rethinking the Law School” mochten ontvangen.
30
De voorzitter dankt vervolgens de heer Hogenhuis voor zijn vele inspanningen in het kader van zijn lidmaatschap van de UR. Ook het College dankt de heer Hogenhuis voor de betrokken wijze waarop aan hij zijn UR-lidmaatschap vorm heeft gegeven. De heer Hogenhuis dankt tenslotte college en raadsleden.
35
De voorzitter sluit de vergadering om 17:55. De reacties, adviezen e.d. worden in de aansluitende vergadering vastgesteld en zo spoedig mogelijk naar het CvB gestuurd. De voorzitter verzoekt de raadsleden in de zaal te blijven voor deze korte aansluitende vergadering.
40
7
