Jaarverslag Oudervereniging Montessorischool Binnenstad Maastricht Schooljaar 2014-2015 “Openheid & Verbondenheid”
1
Inleiding Beste ouder/verzorger, 1
Voor u ligt het Jaarverslag 2014-2015 van de Oudervereniging Montessorischool Binnenstad Maastricht (OV). Hierin bespreken we kort de voornaamste activiteiten van de OV in schooljaar 2014-2015. Terugkijkend kunnen we zeggen dat veel van onze activiteiten en onderwerpen die we hebben opgepakt passen binnen het thema “Openheid & Verbondenheid”. We hebben als het ware de deuren van de vereniging opengegooid en zijn meer met onze leden, de ouders/verzorgers (hierna ‘ouders’) op onze school, gaan communiceren. We hebben geprobeerd om ouders meer bij activiteiten te betrekken (Helpende Handen initiatief), te informeren (Montessori thema avond, Facebook, OV prikborden) en om de onderlinge banden tussen ouders en school én tussen ouders onderling te verstevigen (OV Nieuwsbrief). Hierdoor wisten ouders ons beter te vinden bij vragen en zorgen. Een andere belangrijke verschuiving dit jaar betrof de verantwoordelijkheden rondom de vrijwillige ouderbijdrage – voor het eerst was school verantwoordelijk in plaats van de OV. Dit heeft geleid tot een stukje herbezinning over het doel van de Oudervereniging bij ons op school en de relatie van de OV tot andere actoren, zoals de MR. Er zijn heel wat vergaderuren besteedt om dit helder te krijgen. Tenslotte hebben we weer met veel plezier meegeholpen bij de organisatie van schoolactiviteiten zoals de Kerstmarkt, Carnaval, de Montessoriweek en het Midzomerfeest. Ook hebben we veel energie gestopt in eigen activiteiten en initiatieven voor ouders en leerlingen, zoals de Avondvierdaagse en de ‘Knuffel voor een knuffel’ actie. En wist u bijvoorbeeld dat de mooie schoolversieringen volledig door ouders worden gedaan? Voor het OV Bestuur was het dit jaar soms even zoeken naar een nieuwe balans en samenwerking. Dat kwam mede omdat we met een flink aantal nieuwe bestuursleden begonnen, waaronder een nieuwe voorzitter, en onderweg ook afscheid hebben moeten nemen van een aantal bestuursleden. Toch hebben we samen veel bereikt en ook (nieuwe) dingen gedaan die veel positieve ervaringen en energie hebben opgeleverd. Voor het vorige jaarverslag verwijzen we naar de volgende link: http://www.montessoribs.nl/SiteAssets/schoolinfo/schooltijden/oudervereniging/Jaarverslag%202013-2014.pdf We willen iedereen, alle ouders/verzorgers, maar zeker ook team leerkrachten, het MT, de MR en de leerlingen bedanken voor hun inzet, prettige en gezellige samenwerking en vertrouwen. Namens het OV bestuur, Nathalie Ummels Voorzitter 18 oktober 2015
1
Oorspronkelijke naam (statuten): “Oudervereniging van de R.K. Montessoribasisschool en de R.K. Montessori kleuterschool te Maastricht”
2
1. Over de Oudervereniging (OV) OV bestuur Het bestuur bestaat uit minimaal 7 en maximaal 11 leden. Bestuursleden worden verkozen tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, tot die tijd draaien ouders mee als ‘aspirant lid’. Bestuursleden nemen in principe voor 3 jaar plaats in het bestuur, daarna kunnen ze eenmaal herkozen worden. We streven naar een evenwichtige representatie van ouders. Voor schooljaar 2014-2015 bestond het bestuur uit: Ouders Nathalie Ummels Natalja Sarneel Monique Poffe Marcel van Doornik Alfred Groenen Desiree Villevoye Catelijne de Jager Marieke Cobben Marc Seegers Patrick Debats Karin Gielen
Voorzitter Vice-voorzitter Penningmeester Secretaris* Secretaris (vanaf november 2014), Aspirant lid Lid* Lid Aspirant lid* Lid Lid* Aspirant lid*
Vanuit het team Ine Hendrickx Mariet Collet Dre Gybels
OB MB BB/MT*
*Gedurende of na afloop van het schooljaar afscheid genomen van het bestuur.
Nieuwe statuten De huidige statuten van de OV stammen uit 1982 en zijn op te vragen bij de secretaris door een email te sturen naar
[email protected]. We zijn aan het onderzoeken hoe deze kunnen worden gemoderniseerd en/of vervangen. Dit hebben we binnen het bestuur besproken en met het MT. Het formuleren van een nieuwe doelstelling en visie was hiervoor cruciaal. Nieuwe doelstelling en visie Vanaf schooljaar 2014-2015 is de verantwoordelijkheid voor de hoogte en besteding van de vrijwillige ouderbijdrage overgedragen aan school. Hier kunt u op pagina’s 10 en 11 meer over lezen. Deze overdracht heeft geleid tot een stukje herbezinning over het doel van de Oudervereniging bij ons op school en de relatie van de OV tot andere actoren, zoals de MR. We hebben dit schooljaar veel nagedacht binnen het OV bestuur en met het MT over het doel van de vereniging, de visie die we nastreven en hoe dit zich vertaalt in activiteiten (wat doen we wel/niet). Hier hebben we ook de missie van Mosa Lira erbij genomen en de resultaten van de Ouderenquête uit 2014. In de loop van schooljaar 2015-2016 zullen we dit met behulp van ouders (nieuwe enquête) nog verder concretiseren.
3
Voor de tekst van de nieuwe doelstelling en visie verwijzen we u naar de vernieuwde webpagina van de OV op de website van school: http://www.montessori-bs.nl/schoolinfo/schooltijden/oudervereniging Bestuursvergaderingen Het afgelopen schooljaar is het bestuur 8 keer bij elkaar gekomen. Vergaderingen vonden ongeveer iedere 6 weken plaats op dinsdagavond van 20-22hr. Ouders werden na afloop (via o.a. de OV Nieuwsbrief) geïnformeerd over de besproken agendapunten. Algemene Ledenvergadering (ALV) Eén keer per jaar organiseren we een Algemene Ledenvergadering (ALV) voor alle ouders (onze leden). Vanaf dit jaar kiezen we voor een nieuw format. Het OV bestuur geeft een presentatie over de activiteiten en onderwerpen die de OV in het afgelopen schooljaar heeft opgepakt en bespreekt de plannen voor het nieuwe schooljaar. De school directeur (Paul Pennock) zal, als eindverantwoordelijke, een korte toelichting geven op de hoogte en besteding (realisatie en begroting) van de vrijwillige ouderbijdrage. Daarnaast nodigen we een interessante gastspreker uit. Vanwege de renovatie zal er dit jaar echter geen gastspreker zijn. In plaats daarvan vertelt directeur Paul Pennock meer over de verbouwing. De vorige ALV vond plaats op 13 oktober 2014. In schooljaar 2015-2016 vindt de ALV plaats op dinsdag 20 oktober 2015 (20-22hr, Gymzaal school). Er zal halverwege het schooljaar een bijzondere ALV worden gehouden om de wijzigingen binnen de vereniging te bespreken. De vergaderingen zullen plaats vinden op locaties die groot genoeg zijn om vele ouders de gelegenheid te geven om de vergadering bij te wonen. Dit jaar vindt vanwege de verbouwing de vergadering plaats in de gymzaal. Meer informatie Op de website van school kunt u meer informatie vinden over de OV, met daarin o.a. de doelstelling van de vereniging, de visie, verschil met MR, vergader data en het bestuur voor 2015-2016. Contact Spreek ons gerust aan. Of email:
[email protected]. We hebben ook een Facebook pagina: Oudervereniging Montessori Binnenstad Maastricht – Like ons om op de hoogte te blijven.
4
2. Terugblik op 2014-2015 De OV bevordert enerzijds ouderinbreng (meedenken, meepraten over inhoud) en anderzijds ouderparticipatie (meedoen, ondersteunen, helpende hand). Wij informeren (thema-avonden), vragen input van ouders (enquêtes) en geven de mogelijkheid aan ouders een helpende hand te bieden bij schoolactiviteiten en in werkgroepen. Daarnaast organiseren we activiteiten voor specifieke doelgroepen en activiteiten die passen bij onze visie en de sociale cohesie op school bevorderen. We denken mee over belangrijke onderwerpen die ouders en leerlingen aangaan en geven hierover gevraagd en ongevraagd advies - daartoe werken we nauw samen met andere actoren zoals het MT, het Team Leerkrachten en de MR. We maken ons sterk voor een goede en heldere informatieverstrekking aan ouders. Hieronder kunt u lezen hoe we hier in schooljaar 20142015 invulling aan hebben gegeven. I. Betere communicatie Een belangrijke ambitie dit jaar was om de communicatie tussen OV bestuur, leden (alle ouders/verzorgers op school), leerkrachten en leerlingen te verbeteren, deels om zichtbaarder te gaan functioneren als OV en deels om de sociale cohesie op school te bevorderen. Hiertoe hebben we een aantal initiatieven ondernomen: OV Nieuwsbrief Door de OV Nieuwsbrief leren ouders, docenten en onderwijs ondersteunend personeel elkaar beter kennen. Gezien de leuke reacties was er blijkbaar echt behoefte om achtergrond informatie te lezen en om beter te weten waar de OV zich mee bezig hield. Uiteindelijk is de Nieuwsbrief 4x uitgekomen en werd verspreid via Facebook, de school website en in een email naar ouders. Facebook Door vaker berichtjes en foto’s te plaatsen op Facebook te zetten verdubbelde het aantal Facebook likes. Ook gingen steeds meer leerkrachten onze pagina volgen. Het bleek ook een goede manier om te laten zien welke inspirerende activiteiten plaats vinden op school, nieuwsberichten en activiteiten te delen, te laten zien wat ouders zoal doen op school, maar ook buiten school. Ouders postten zelf ook af en toe een berichtje op Facebook. Nieuwe schoolkalender In schooljaar 2014-2015 is er geen schoolkalender geweest omdat uit de Ouderenquête van 2014 was gebleken dat ouders weinig meerwaarde zagen in de bestaande kalender. Toch bleef er bij ouders behoefte bestaan om beter geïnformeerd te worden door school. Directeur Paul Pennock heeft daarom het initiatief genomen om samen met Daphne Philippen (huisstijl) een functionele schoolkalender tot stand te brengen met de meest recente en belangrijke informatie uit de schoolgids, overzicht van team leerkrachten/MT en met data van zoveel mogelijk activiteiten. Vanuit de OV is dit initiatief gesteund omdat wij heldere en tijdige communicatie met ouders belangrijk vinden.
5
Nederlands-Engels Ongeveer een kwart van de ouders op onze school heeft een internationale achtergrond. Afgelopen schooljaar hebben we geëxperimenteerd met het aanbieden van informatie in twee talen (meestal op de OV Facebook site en in de OV Nieuwsbrief). Prikborden We hebben in het gebouw van de Onderbouw een tweede OV prikbord gecreëerd. Tijdens het schooljaar hebben we geprobeerd om de informatie op de prikborden regelmatig te vernieuwen, o.a. met een foto van de week en de OV Nieuwsbrief. Ouders informeren: Thema-avond Tijdens de Maria Montessori week hebben we een Thema avond georganiseerd voor ouders over “Montessori ste in de 21 eeuw” met gastspreker en Montessori deskundige Fred Kelpin. De avond werd door ongeveer 30 ouders en vele leerkrachten bezocht. Het werd een mooie avond waarin ouders ook echt met leerkrachten en deskundigen over Montessori onderwijs in gesprek konden gaan en werd door alle aanwezigen ervaren als waardevol.
II. Bevorderen ouderparticipatie Op onze school kunnen ouders op veel verschillende manieren meehelpen op school. Zo kunnen ze zich direct via de leerkracht opgeven voor activiteiten met de klas maar ze kunnen ook meer structureel bijdragen bijvoorbeeld door zich op te geven als klassenouder of voor één van de ouderwerkgroepen. Daarnaast kunnen ouders via de Oudervereniging meedoen met de organisatie van activiteiten en feesten en de versiering van school. Dit schooljaar hebben we gezocht naar manieren om ouderparticipatie op school te bevorderen. Hieronder kunt u lezen wat we hebben gedaan.
6
Schoolactiviteiten De OV ondersteunt school bij de organisatie van de volgende activiteiten en feesten: Tuinborrel ouders Carnaval MB en BB Kerstmarkt Maria Montessoriweek Pasen Sportdag Midzomerfeest
Inkoop en verkoop drank, inkoop knabbels, klaarzetten en afbreken Deurwacht Opbouw en bemanning kerstmarkt, verkoop drank en baksels, opruimen Hulp bij organisatie, o.a. drank verzorgen tijdens Open Dag, Pizza party en schepijs voor alle leerlingen helpen regelen, opbouw Maria Montessori tentoonstelling Paaseieren kopen en verstoppen/uitdelen IJsjes voor alle leerlingen Uitgave drank, uitdelen en opruimen borden
Velen ouders (zowel leden als bestuur) hebben zich ingezet voor het goede verloop van deze activiteiten waarvoor hartelijk dank. Schoolversieringen De schoolversieringen worden door ouders gedaan. Catelijne de Jager is kartrekker van deze oudergroep en juf Regien aanspreekpunt. Er wordt veel tijd gestoken in zelf gemaakte versieringen en de school zag er weer prachtig uit dit jaar. We vonden het ook belangrijk om naar buiten toe uit te stralen dat we een school zijn en zijn dan ook erg blij met de mooie illustraties (behorend bij het nieuwe schoollogo en huisstijl ontworpen door Daphne Philippen en Ilia en Ivan) die Ilia en Ivan op de ramen hebben geschilderd.
OV activiteiten De Oudervereniging organiseert zelf ook activiteiten passend bij de visie van de vereniging. In 2014-2015 heeft Marc Seegers vanuit de OV samen met Iris Houkes de Avondvierdaagse georganiseerd. Het is een gezellige sportieve activiteit waar ouders, kinderen en leerkrachten zich vrijwillig voor kunnen opgeven. Vanuit Sportpark Jekerdal wandelen ze 4 avonden lang 5km. Het was een daverend succes. Meer dan 100 kinderen en ouders van onze school liepen mee. Via Catelijne de Jager konden ouders en kinderen mee doen aan de ‘Knuffel voor knuffel’ actie, waarbij oude knuffels op school werden verzameld en vervolgens naar Afrika werden gevlogen om daar uitgedeeld te worden onder kinderen in Kenia. Wij vinden dit soort activiteiten voor goede doelen passen bij de vorming van leerlingen tot Wereldburgers en werken er daarom graag aan mee. De inzameling was een groot succes en de knuffels leidden in Kenia tot veel blijde gezichtjes.
7
Helpende handen Via het nieuwe Helpende Handen initiatief hebben we geprobeerd om meer ouders beter te betrekken bij school. Dit is in sommige gevallen goed gelukt (bv Midzomerfeest), bij andere activiteiten (bv carnaval) ging dat door omstandigheden nog niet zo soepel. Ook hebben we geëxperimenteerd met een betere samenwerking tussen team en ouders bij de voorbereidingen van het Midzomerfeest. III. Bevorderen ouderinbreng De OV functioneert als klankbord voor ouders en wil een brug vormen tussen ouders, school, MR en andere actoren. We willen graag meedenken over onderwerpen die voor ouders en leerlingen belangrijk zijn. Met de toegenomen zichtbaarheid van de OV wisten ouders ons in schooljaar 2014-2015 beter en eerder te vinden met hun zorgen en vragen. Dit heeft er mede toe geleid dat we als OV bestuur zijn gaan nadenken over de rol van de OV binnen school en onze relatie tot andere actoren. Onderwerpen van ouders In schooljaar 2014-2015 benaderden ouders ons vanwege hun zorgen rondom de volgende onderwerpen: 1. de aanhoudende sluiting van het Doc (dit had te maken met het nieuwe uitleensysteem dat niet de privacy van de leners kon waarborgen), 2. pesten en ruw gedrag (m.n. op de speelplaats tijdens de middagpauze) 3. tijdelijke contracten van leerkrachten Deze onderwerpen zijn zeer uitvoerig besproken in de OV vergaderingen met o.a. directeur Paul Pennock en OV bestuursleden zijn ook aangeschoven bij overleg momenten van ouders onderling. Uiteindelijk zijn de onderwerpen verder opgepakt door school. Als OV bestuur hebben we nagedacht over wat onze rol zou kunnen en moeten zijn in dit soort situaties. Uiteindelijk zijn we tot de conclusie gekomen dat de OV door haar (informele) functionele rol ouders het beste kan steunen door hen door te verwijzen naar de juiste personen binnen school of de MR, door de vervolgstappen te monitoren en door aan te dringen op heldere communicatie vanuit school en MR naar ouders. School is vaak al bezig met de onderwerpen en kan snel actie ondernemen.
8
De oudergeleding van de MR vertegenwoordigt (formeel) wettelijk gezien de ouders op onze school en de MR toetst het beleid van school. Daarmee heeft de MR heeft wél de juridische grondslag om dit soort onderwerpen op te pakken. Waar we als bestuur kansen zien voor de OV is door ouders regelmatig te vragen over hun mening en die uitkomsten als advies terug te koppelen naar school en MR. Ook is het voor ons belangrijk om vanuit school en de MR geïnformeerd te worden over zaken die er spelen. Relatie met andere actoren De OV is één van de actoren op onze school en werkt nauw samen met bijvoorbeeld het Team Leerkrachten, het MT etc. Hieronder kunt u lezen welk soort contact er is geweest in schooljaar 2014-2015:
MT: het contact met het MT van school is zonder meer goed te noemen. Directeur Paul Pennock, Dré Gybels en Sigrid Nelissen maken veel tijd vrij voor de OV en staan open voor samenwerking, ideeën en initiatieven. Sigrid Nelissen heeft namens het MT zitting in het OV bestuur. Team Leerkachten: het contact met het team leerkrachten van school is zonder meer goed te noemen. Mariet Collet (MB) en Ine Hendricks (OB) hebben namens het team leerkrachten zitting in het OV bestuur. MR: de OV vindt het belangrijk om vanuit haar rol als klankbord nauw samen te werken met de (oudergeleding van de) MR op school. Er komen in schooljaar 2015-2016 verkiezingen voor de (oudergeleding van de) MR. Wij zullen hier nog meer op gaan inzetten. Leerlingenraad: het bleek dit jaar niet mogelijk om contact te leggen met leerlingen wegens het ontbreken van een Leerlingenraad. Wij vinden een Leerlingenraad belangrijk en hopen in schooljaar 2015-2016 wel contact te kunnen leggen. Mosa Lira: in schooljaar 2014-2015 is er geen direct contact geweest tussen de OV en Mosa Lira. In 2013-2014 heeft dit wel plaats gevonden i.v.m. het uitzoeken van verantwoordelijkheden rondom de vrijwillige ouderbijdrage. SVMM: de Stichting Voorzieningen Montessori Onderwijs Maastricht (SVMM) is in 1993 opgericht door ouders uit de Oudervereniging om zorg te dragen voor een goede behuizing van de onderbouw en heeft daartoe het pand (inclusief de speelplaats) gekocht. Het 5-koppige bestuur is als volgt samengesteld: 2 zetels worden ingenomen door (oud-leden van de OV (oud-lid Nicole Simons en Tim van Helsland), 1 zetel door de Schoolraad (Dirk Tempelaar) en 1 zetel namens het bestuur van MosaLira (Dave Huntjens). De 5e zetel is voor de onafhankelijke voorzitter (Jos van de Wiel). In schooljaar 2014-2015 is er geen direct contact geweest tussen de OV en SVMM. OR STEPS en MIK: in schooljaar 2014-2015 is er geen direct contact geweest met de Ouderraden van STEPS en MIK.
9
Vrijwillige ouderbijdrage Overdracht verantwoordelijkheid vrijwillige ouderbijdrage In schooljaar 2013-2014 is de juridische rolverdeling tussen school en OV in relatie tot de vrijwillige ouderbijdrage uitgezocht na vragen van ouders over de hoogte en besteding ervan. Op advies van een notaris is er voor gekozen om vanaf schooljaar 2014-2015 de ouderbijdrage uit naam van de directie van school (de directeur) te vragen en niet meer vanuit de Oudervereniging. Ouders gaan dus een overeenkomst aan met school en niet meer met de OV. De ouderbijdrage is losgekoppeld van de verenigingscontributie, welke is gesteld op 0,- euro. Daarmee is de verantwoordelijkheid voor de hoogte en besteding van de vrijwillige ouderbijdrage overgedragen aan school (directeur). Er is afgesproken dat de penningmeester van de OV (Monique Poffé) de school wel nog ondersteunt met de administratie van de vrijwillige ouderbijdrage. Deze keuze werd o.a. gemaakt i.v.m. de directeurswissel. Op die manier kon er toch voor continuïteit worden gezorgd. Dit is conform de geldende wettelijke richtlijnen. Instemming van de oudergeleding van de MR over de hoogte en besteding van de vrijwillige ouderbijdrage is vereist, de OV heeft een adviserende rol. We moesten als OV soms zoeken naar de juiste vorm en volgorde van verantwoordelijkheden, aangezien dat anders lag dan voorheen. Door de verbouwing en directeurswissel was het niet mogelijk om in schooljaar 20142015 de hele financiële overdracht te doen. In de loop van het schooljaar zijn de volgende taken en verantwoordelijkheden overgedragen aan school:
Controle administratie vrijwillige ouderbijdrage Opstellen financieel jaarverslag Opstellen realisatie en begroting vrijwillige ouderbijdrage Vaststellen hoogte vrijwillige ouderbijdrage 2015-2016 Beleid betalingsherinneringen Vragen van ouders over de realisatie/begroting beantwoorden
Bij het opstellen van de begroting is er vanuit de OV geadviseerd om de verschillende uitgavenposten anders te groeperen. In schooljaar 2015-2016 zullen de laatste financiële verantwoordelijkheden worden overgedragen aan school:
Nieuwe tekst vrijwillige ouderbijdrage op website en in schoolgids Aanpassen overeenkomst vrijwillige ouderbijdrage conform wettelijke eisen Verder terugbrengen financiële reserve ouderbijdrage volgens de 5 criteria die hiervoor zijn opgesteld: voor het kind (niet ouders), Montessori gerelateerd, bijdragen aan internationalisering van school, relevant voor alle leerlingen, duurzaam Administratie van de vrijwillige ouderbijdrage
Ook zullen we samen met school een definitieve beslissing nemen over wat te doen met de OV rekening omdat hier nog steeds de vrijwillige ouderbijdrage op binnen komt en er een reserve is die volgens afspraak moet worden teruggebracht..
10
Omgang met vragen van ouders over de vrijwillige ouderbijdrage Vanuit schooljaar 2013-2014 lagen er nog kritische vragen van ouders rondom de hoogte en besteding van de vrijwillige ouderbijdrage. Deze vragen zijn uitgebreid geanalyseerd, het onderbouwde advies is op papier gezet en besproken met het MT. Uiteindelijk is besloten dat directeur Paul Pennock vragen van de ouders zo goed mogelijk zal beantwoorden. Ouders kunnen ook via de oudergeleding van de MR invloed uitoefenen op de besluitvorming rondom de VOB. Informatie over besteding vrijwillige ouderbijdrage Uit de Ouderenquête van 2014 bleek dat ouders niet goed wisten waar de vrijwillige ouderbijdrage aan besteed werd en dat het onderwerp sowieso veel vragen opriep. Wij vonden het belangrijk om hier aandacht aan te besteden, via de OV Nieuwsbrief en op Facebook. Omdat een groot deel van de vrijwillige ouderbijdrage wordt besteed aan kunst en cultuur hebben we vanuit de OV meegewerkt aan het tot stand komen van de nieuwe plekken om kinderkunst ten toon te stellen (i.s.m. juf Carole). Verbouwing Ouder en aspirant OV bestuurslid Saskia Hendricks heeft vlak voor de zomervakantie plaats genomen in de verbouwingscomissie van school zodat de ouderinbreng gewaarborgd bleef – zij volgde daarmee ouder Judith Rousseau op. KIX aanbod Op een Kindcentrum speelt het naschoolse aanbod van activiteiten een belangrijke rol. Vanuit de OV geven we advies over activiteiten die voor Montessori kinderen interessant kunnen zijn.
11
